Processer och arkiv - Visa filer

Dokumenthantering i teori och praktikEn jämförelse av dokumenthantering i teoriochpraktikDe tvingande inslagen i Uppsalahems bevarandeochgallringsplan består av ett antal lagar, förordningaroch reglementen som reglerar bland annatvad som är allmänna handlingar och vilka gallringsfristersom finns och bildar därmed grunden tillvilka handlingar som finns med i bevarande- ochgallringsplanen. Överensstämmelsen mellan lagar,förordningar, reglementen och bevarande- ochgallringsplanen är huvudsakligen god. Detta framkommeri den komparativa undersökningen mellanden bostadsspecifika modellen och Uppsalahemsbevarande- och gallringsplan (se bilaga 2 ). De handlingstypersom modellen tar upp är till stor delbaserade på ovan nämnda lagar och i och med attöverensstämmelsen mellan modellen och planen ärgod är även överensstämmelsen med de tvingandeinslagen god.Precis som jämförelsen av standarderna ochmodellerna visade, går även bevarande- och gallringsplanenmot det mer detaljerade hållet (sebilaga 1). Den generella modellen och den specifikamodellen stämmer bra överens. Den specifikamodellen stämmer bättre överens med Uppsalahemsbevarande- och gallringsplan än den generellamodellen i detaljeringsgrad, eftersom den ärutarbetad för allmännyttiga bostadsföretag. Detfinns dock även en bra överskådlig överensstämmelsemed den generella planen i struktur och uppläggning.Uppsalahems bevarande- och gallringsplanspeglar den bostadsföretagsanpassade modellendå den inte redovisar bakgrundsarbetet, men attman tydligt kan se i upplägget av planen att förarbetei stil med verksamhetsanalys och processkartläggningmåste ha funnits. J ag finnerockså att Uppsalahems bevarande- och gallringsplan,som är ett styrande dokument, även har utprägladedrag av lägesrapport, vilket alltså stämmeröverens med modellernas karaktär.Den komparativa undersökningen av dokumenthanteringsplaneri teori och praktik ledde till etthuvudsakligen överensstämmande resultat. Uppsalahemsbevarande- och gallringsplan motsvarartill stor del de rekommendationer av handlingstyper,struktur och uppläggning som arkivhandbokenredovisat. Dock innehåller faktiskt planen väsentligtmer detaljerad information än modellerna,även den bostadsföretagsspecifika modellen. AttUppsalahems plan genomgående tar upp mångadetaljhandlingar tyder på att den är välbearbetad.Nya tider kräver dock nya angreppsvinklar ocharbetssätt och en mer processorienterad dokumenthanteringsplanär idag att föredra. En väl utformaddokumenthanteringsplan underlättar ävenåtersökningen av dokument, något som är av stortvärde för till exempel forskningen.I och med att personal från stadsarkivet har upprättatbevarande- och gallringsplanen i samarbetemed personal på Uppsalahem, har de även följtde råd som Sahlen och arkivhandboken har omsamarbete och arkivkompetens.Det finns även vissa nackdelar med bevarandeochgallringsplanen. Om det är så att det är informationensvärde som avgör dess hantering - somdet står i planen - borde man istället göra en plansom är baserad på informationen i handlingarnasnarare än handlingstypernas namn, som oftakan vara svåra att förstå - dvs en plan som följerarbetsprocesserna. Det påpekas även att planen avnaturliga skäl (dessa förklaras dock inte) måste varagenerell, men den metadata som informationenom handlingarna skulle bidra med, menar jag ärbasal. En dokumenthanteringsplan bör kunna ståför sig själv, möjligtvis med eventuella hänvisningartilllagar och bilagor.Uppsalahems bevarande- och gallringsplan hänvisarinte på något ställe till rådande lagar, förordningareller reglementen, utöver att de nämns ibifogat brev till styrelsen vid fastställande avplanen, och de har anpassat bevarande- och gallringsfristerutifrån dessa. Att varken dessa ellersekretessbestämmelser ens nämns i planen är enbrist. Referens till en utförlig sekretessbilaga tillplanen (liknande det interna dokumentet omlARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1