Processer och arkiv - Visa filer

Ida Ed/undVerksamhetsstyrningUppsalahems bevarande- och gallringsplan följertill stor del de relativt få rekommendationer somarkivhandboken har om handlingar rörandeverksamhetsstyrning. I Uppsalahems bevarandeochgallringsplan beskriver 9 av 39 sidor bolagetsstyrelse och administration, vilket innebär att detfinns ett stort antal handlingar utöver de i arkivhandbokenrekommenderade. Många av dessa handlingarbevaras för att tillgodose forskningens behov.Det handlar om företagshistoriska handlingarsom till exempel egenproducerade trycksaker,fotografier och videofilmer, modeller av verksamheternasfastigheter ochfeller anläggningar,tidningsurklipp, ombyggnadsritningar ochomflyttningsstatistik Även handlingar rörandeupphandlingar, styrelsens korrespondens, diarier,diarieplaner, postlista, anbudsbok, värdepostbok,lagfarter och köpehandlingar, skuldebrev ochvillkorsbilagor tilllån och statistik och organisationsplaneroch organisationsscheman finns uppgivnaunder handlingar som Uppsalahem ska bevara.Vissa av dessa handlingar redovisar dockarkivhandboken under andra verksamhetsområden,t.ex. fotografier, handlingar rörande upphandlingaroch statistik under "Byggfrågor". 44EkonomiverksamhetÄven för ekonomiverksamheten motsvararbevarande- och gallringsplanen den bostadsföretagsspecifikamodellen väl. I bevarande- och gallringsplanenfinns även systemdokumentationmed samlingsplan och uppgifter i ADB-systemet,som har betydelse för förståelse av verksamheten,upptaget som handlingar att bevara, vilket visarpå viljan att bevara även metadata för framtidenYPersonalverksamhetFör personalhandlingar finns de flesta, av arkivhandboken,rekommenderade handlingsslagenmed i bevarande- och gallringsplanen och överensstämmelsenmed planen är god. Dock skiftargallringsfristen på ledighetsansökningar, läkarintyg,sjukanmälningar och övertidsredovisning.Dessa handlingsslag rekommenderas i arkivhandbokenatt gallras efter 2 år, men i Uppsalahemsbevarande- och gallringsplan har de en gallringsfristpå ro år. Tidigare anger dock arkivhandbokenatt jourtid, övertid och mertid ska sparas minst 3 årenligt Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter. Dengallringsfrist på r o år, som Uppsalahem har, ärdärmed längre än rekommenderat, men ändåmer korrekt än den tvååriga gallringsfrist somrekommenderas i arkivhandboken. 46Marknadsföring/kundrelationer ochuthyrningUppdelningen av dessa handlingar i bevarandeochgallringsplanen stämmer inte bra överens medrekommendationerna i arkivhandboken. Endast tvåav alla handlingstyperna stämmer helt överens medverksamhetsområdet (hyreskontrakt för p-platseroch garage och bostadsansökningar från sökandesom inte fått bostad). Resterande handlingsslagfinns antingen inte upptagna alls i planen ellerså finns de upptagna under Bolagets styrelse ochadministration, Förvaltningsfrågor (hyresrelateradehandlingar, t. ex. hyreskontrakt) och Ekonomihandlingar(avstämningar av inbetalda hyror ochinformation från post- och bankgiro). I övrigtstämmer inte heller gallringsfristen för mångahandlingar och Uppsalahem tenderar här att hakortare gallringsfrist än vad som är rekommenderati arkivhandbokenYFastighetsförvaltning och byggandeFörutom att hyresrelaterade handlingar finnsupptagna under Marknadsfrågor i rekommendationernai arkivhandboken (något som inte kännshelt naturligt, eftersom det handlar om förvaltningsprocesser)så stämmer rekommendationerna omhandlingarna till stor del överens med bevarandeochgallringsplanen. Huvuddelen av handlingstypernafinns enbart upptagna i kapitlet "Bolagetsstyrelse och administration", vissa finns upptagnabåde där och under respektive tre verksamhetsområden:förvaltning, bygg och fastighetsservice. 48z6ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1