Guide till elektronisk följesedel - Posten

Guide tillElektronisk Följesedel2006-10Guide till Elektronisk FöljesedelSid 1

Beskrivning av Elektronisk Följesedel− Elektronisk följesedel är till för dig som skickarbrev eller andra försändelser och betalar viafaktura.− Genom detta verktyg kan alla brevtjänster utomOadresserad Direktreklam (ODR) beställas− I webgränssnittet kan du registrera det som skaskickas och skriva ut en transportsedel.− Följesedeln skickas elektroniskt till Posten. Närförsändelserna lämnas in bifogas transportsedeln.− Tjänsten innehåller också stöd för användarna iform av mallar och sökfunktioner.2006-10Guide till Elektronisk FöljesedelSid 2

Översikt− Åtkomst− Startsida− Administrera sparade uppgifter− Skapa följesedel− Sök följesedel2006-10Guide till Elektronisk FöljesedelSid 3

ÅtkomstAlla företagsanvändare med ettkreditavtal med Posten harmöjlighet att använda dennatjänst.En länk till tjänsten ligger påposten.se första sida.2006-10Guide till Elektronisk FöljesedelSid 4

Forts. ÅtkomstDå kommer du till en sida medstöd och verktyg för att kunnaanvända tjänsten bättre (somdenna guide, Frågor och Svar mm)Nu kommer du tillinloggningssidan och angeranvändarnamn och lösenord tillditt posten.se-konto2006-10Guide till Elektronisk FöljesedelSid 5

Startsida för Elektronisk följesedelDenna sida presenterar verktyget ochinnehåller information om:• Skapa en följesedel• Genomföra en sökning• Administrera personliga ellergemensamma sparade uppgifter2006-10Guide till Elektronisk FöljesedelSid 6

Administrera sparade uppgifterHär anger användaren företagsuppgifter,kontaktpersoner och inlämningsställen somsedan används vid registrering avföljesedlar.Förstagångsanvändaren får hjälp att kommaigång med applikationen genom att förstfölja en guide innan registrering avföljesedel kan påbörjas. Minst ett företag,en kontaktperson och ett inlämningsställemåste registreras i guiden.Observera att guiden visas så snartanvändarna inte har ett kundnummer,inlämningsställe eller kontaktpersonsparad. Detta gäller även dig som baraanvänder systemet för att titta påföljesedlar.För att spara tid vid nästa registrering av enföljesedel bör mall skapas och användas.2006-10Guide till Elektronisk FöljesedelSid 7

Administrera företagsuppgifterAnvändarens kundnummer registreras här. Detta kananvändas vid registrering av följesedel av alla aktörerkopplade till användarens företag eller enskilda användare.1. Först anges ett kundnummer och tillhörandeorganisationsnummer. Därefter sker en kontroll attkundnumret finns och är kopplat till organisationsnumret.Med anledning av att Posten bytt kundnummersystem kananvändaren genom att ange sitt gamla nummer samtorganisationsnummer enkelt söka upp det nya. Se separatavsnitt i slutet av denna guide.2. Om angivna uppgifter är korrekta hämtas företagsuppgifterför valt kundnummer.1233. Användaren väljer om kundnumret ska vara inlämnandeeller betalande (normalt sett är det både och) och om det skavara tillgängligt för hela organisationen (’Alla i minorganisation’ ) eller endast för den enskilda inloggningen(’Bara jag’).2006-10Guide till Elektronisk FöljesedelSid 8

Administrera kontaktpersonerHär registrerar användaren kontaktpersonersom sedan används vid registrering avföljesedel. Kontaktpersonen kopplas till denenskilda inloggningen eller organisation.Användaren anger namn ochtelefonnummer samt om uppgifterna skavara tillgängliga för hela organisationeneller för den enskilda inloggningen.Kontaktperson är den person Postenkontaktar rörande en följesedel. Mångaanvändare har därför bara behov av attregistrera sitt eget namn.2006-10Guide till Elektronisk FöljesedelSid 9

Administrera inlämningsställeHär registrerar användareninlämningsställe. Det kan användas vidregistrering av följesedel av alla aktörerkopplade till användarens företag ellerenskilda användare.1. Användaren börjar med att söka påinlämningsställe genom att ange desspostnummer eller ort.2. Användaren väljer sedan ettinlämningsställe i listan och anger om detska vara tillgängligt för hela organisationeneller endast för den aktuella inloggningen.122006-10Guide till Elektronisk FöljesedelSid 10

Administrera mallarMallar används för att snabba uppregistreringen av en följesedel.1. En lista över användarens sparade mallarpresenteras där ändring och borttag kangöras.Mallen kan vara personlig och inte synas förandra användare på sammaorganisationsnummer, eller gemensam.2. Användaren väljer att skapa en mall förföljesedel samt ger den ett namn.3. I mallen registreras uppgifter på sammasätt som i Skapa följesedel, men ingauppgifter i flödet är obligatoriska ochtransportsedel skrivs ej ut. 444442006-10Guide till Elektronisk FöljesedelSid 11

Skapa följesedel, steg 1Här registrerar användaren en nyföljesedel som skickas in förhantering.Följesedeln kan också baserasutifrån tidigare mallar som gjorts.Användaren börjar med att väljapå vilket sätt följsedeln skaskapas och går sedan vidare iflödet.TIPS! – att använda mallarsnabbar upp ditt dagliga arbete2006-10Guide till Elektronisk FöljesedelSid 12

Skapa följesedel, steg 21. Användaren anger vem som betalarför inlämningen och vem som lämnarin försändelsen. Listorna hämtas från”Sparade företagsuppgifter”.2. Användaren anger en kontaktpersonsom Posten kontaktar vid eventuellafrågor. Listan hämtas från ”Sparadekontaktpersoner”.3. Användaren anger detinlämningsställe som ska användas.Listan hämtas från ”Sparadeinlämningsställen”.4. Användaren anger närförsändelserna lämnas in (dagensdatum väljs automatiskt).12344444442006-10Guide till Elektronisk FöljesedelSid 13

Skapa följesedel, steg 3Här anger användaren uppgifter omsina försändelser.1. Användaren specificerar en ellerflera försändelser genom att välja typav försändelse, typ av tjänst ochartikel.2. Användaren fyller i antalsuppgifteroch lägger till försändelsen till en listadär ändringar och borttag kan göras.122006-10Guide till Elektronisk FöljesedelSid 14

Skapa följesedel, steg 4Här anges eventuell fakturatext ochegna anteckningar.2006-10Guide till Elektronisk FöljesedelSid 15

Skapa följesedel, steg 51. En sammanställning överföljesedeln visas och användaren kanhär - liksom under hela registreringen -göra ändringar genom att klicka påTillbaka- och Fortsätt-knapparna.2. Användaren väljer Skicka följesedeloch följesedeln skickas in i systemet.555555OBS – en insänd följesedel kan intetas tillbaka. Vid ändring ellermakulering måste Posten kontaktas2006-10Guide till Elektronisk FöljesedelSid 16

Skapa följesedel, steg 6Här är följesedeln skickad till Postenoch användaren får en kvittens.1. En eller flera transportsedlar medstreckkod visas i popupfönster somanvändaren skriver ut och lämnar inmed de fysiska försändelserna.2. Följesedeln kan därefter sökas uppoch transportsedeln skrivas ut på nytt.2006-10Guide till Elektronisk FöljesedelSid 17

Sök följesedel, steg 1Användaren matar in sökdata ochväljer Sök.Observera att även följesedlarskapade av andra för din räkning ärtillgängliga här.När användaren klickar på sökkommer alla följesedlar sommotsvarar angivna uppgifter attvisas.2006-10Guide till Elektronisk FöljesedelSid 18

Sök följesedel, steg 2En lista med matchande följesedlarvisas.Detaljerad information finns underknappen Visa info.För att underlätta hantering avföljesedelsstatistik kan resultatet avsökningen sparas ner i en fil somman sedan kan titta på i programsom tex Excel.För att resultatet ska visas på rättsätt är det viktigt att först spara filenoch sedan öppna den i tex Excel.Den ska alltså inte öppnas direkt!2006-10Guide till Elektronisk FöljesedelSid 19

Sök följesedel, steg 3Här visas detaljinformation för enuppsökt följesedel.1. Följesedlar kan ej ändras eller tasbort när de väl skapats.2. Det är möjligt att skriva uttransportsedeln för en redan lagradföljesedel.OBS: Redan insända följesedlar kanbara ändras/makuleras av Posten.Kontakta Posten Kundtjänst påtelefon 020-2322202006-10Guide till Elektronisk FöljesedelSid 20

Hantering av kundnummer, steg 1Posten har infört nyttfaktureringssystem och därföranvänds nya 8 siffriga kundnummeri Elektronisk Följesedel. Tidigarekundnummer var oftast 9 tecken.1. Gamla kundnummer som angeshär kommer inte att hittas!2. Information om att nyakundnummer ska anges. Det finnsockså en länk till en söktjänst därdet nya kundnumret kan fås.2006-10Guide till Elektronisk FöljesedelSid 21

Hantering av kundnummer, steg 21. Användaren anger sitt gamlakundnummer (9 tecken) samttillhörande organisationsnummer.2. Användaren klickar på visa nyttkundnummer.2006-10Guide till Elektronisk FöljesedelSid 22

Hantering av kundnummer, steg 31. Användaren får information omsitt nya kundnummer. Detta är 8tecken långt. Användaren får ocksåupp tillhörande företagsuppgiftersom verifikation på att rättkundnummer angavs.2. Användaren kan antingen väljaatt kopiera kundnumret ochanvända det i steg 1 eller att klickapå lägg till.2006-10Guide till Elektronisk FöljesedelSid 23

Hantering av kundnummer, steg 4Denna bild visas efter att det nyakundnumret angetts!Kunden väljer som vanligt hurkundnumret ska sparas. Se avsnitt”Administrera företagsuppgifter”.2006-10Guide till Elektronisk FöljesedelSid 24