Protokoll Arvika Fastighets AB 2013-05-29.pdf

ARVIKA FASTIGHETS ABSammanträdesprotokollSammanträdesdatumBlad2013-05-29 39Plats och tid Sammanträdesrum Kongsvinger, Stadshuset kl 13.15–15.40Konstituerande styrelsemöteBeslutandeLedamöterClaes Pettersson, ordförandeAnn-Sofie Alexandersson, vice ordförandePeter Joensuu, vice ordförande §§ 37-50Uno Eriksson, ledamotInger Hjerpe, ledamotÅge Zetterberg, ledamotPeter Söderström, tjänstgörande suppleantCurt Edenholm, tjänstgörande suppleantJan-Olov Johansson, arbetstagarrepresentantÖvriga närvarandeUlf Richardson, VDJanÅke Hermansson, adjungerad ledamotChristina Nilsson-Särnblad, administrativ chefMikael Engstig, utvecklingschef §§ 37- 45Lennart Gustafsson, teknisk chef §§ 44, 50Anna Åkesson, sekreterareJusterareInger HjerpeJusteringens plats och tid Kommunledningsstabens kansli, Arvika den 10 juni 2013Paragrafer 37-51UnderskrifterSekreterareAnna ÅkessonOrdförandeClaes PetterssonJusterareANSLAG/BEVISInger HjerpeProtokoll är justerat.OrganArvika Fastighets ABSammanträdesdatum 2013-05-29Datum för anslags uppsättandeDatum för anslags nedtagandeFörvaringsplats för protokolletKommunledningsstabens kansli, Ö:a Esplanaden 5, ArvikaUnderskriftAnna ÅkessonJusterandes signUtdragsbestyrkande

ARVIKA FASTIGHETS ABSammanträdesprotokollSammanträdesdatumBlad2013-05-29 40§ 37Val av justerareStyrelsens beslutInger Hjerpe utses att tillsammans med ordförandenClaes Pettersson justera dagens protokoll.Justerandes signUtdragsbestyrkande

ARVIKA FASTIGHETS ABSammanträdesprotokollSammanträdesdatumBlad2013-05-29 41§ 38Fastställande av dagordningStyrelsens beslutDagordning godkännes.Justerandes signUtdragsbestyrkande

ARVIKA FASTIGHETS ABSammanträdesprotokollSammanträdesdatumBlad2013-05-29 42Dnr AFA 2013/27 002§ 39Tecknande av firmaÄrendeIngen förändring jämfört med gällande teckningsrätt föreslås.BeslutsunderlagTjänsteskrivelse Arvika Fastighets AB den 22 maj 2013.Styrelsens beslutFirman tecknas av styrelsen. Firman tecknas även två i förening avordförande Claes Pettersson, vice ordförande Ann-SofieAlexandersson, vice ordförande Peter Joensuu och VD UlfRichardson. Dessutom har VD Ulf Richardson rätt att tecknafirman beträffande löpande förvaltningsåtgärder.Justerandes signUtdragsbestyrkande

ARVIKA FASTIGHETS ABSammanträdesprotokollSammanträdesdatumBlad2013-05-29 43Dnr AFA 2013/28 107§ 40Fastställande av styrelsens arbetsordningÄrendeInga förändringar jämfört med nu gällande arbetsordning.BeslutsunderlagTjänsteskrivelse Arvika Fastighets AB den 22 maj 2013.Styrelsens beslutStyrelsen beslutar att efter redaktionella ändringar godkännaföreslagen arbetsordning.Justerandes signUtdragsbestyrkande

ARVIKA FASTIGHETS ABSammanträdesprotokollSammanträdesdatumBlad2013-05-29 44Dnr AFA 2013/29 107§ 41Fastställande av VD instruktionÄrendeInga förändringar jämfört med nu gällande instruktion.BeslutsunderlagTjänsteskrivelse Arvika Fastighets AB den 22 maj 2013.Styrelsens beslutStyrelsen beslutar att godkänna föreslagen VD-instruktion.Justerandes signUtdragsbestyrkande

ARVIKA FASTIGHETS ABSammanträdesprotokollSammanträdesdatumBlad2013-05-29 45§ 42Föregående mötesprotokollStyrelsens beslutFöregående mötesprotokoll från 2013-04-10 gås igenom och läggsmed godkännande till handlingarna.Justerandes signUtdragsbestyrkande

ARVIKA FASTIGHETS ABSammanträdesprotokollSammanträdesdatumBlad2013-05-29 46Dnr AFA 2013/8 042§ 43VD rapport/Delårsbokslut T1ÄrendeVD Ulf Richardson rapporterar aktuellt läge i Arvika FastighetsABs olika verksamheter till och med 30 april 2013. Administrativchef Christina Nilsson Särnblad ger information om delårsbokslutT1.BeslutsunderlagTjänsteskrivelse Arvika Fastighets AB den 22 maj 2013.Styrelsens beslut1. Styrelsen tar del av rapporten och lägger den med godkännandetill handlingarna.2. Styrelsen uppdrar till VD Ulf Richardson att upprätta enaktivitets/beslutslogg över aktuella projekt.Justerandes signUtdragsbestyrkande

ARVIKA FASTIGHETS ABSammanträdesprotokollSammanträdesdatumBlad2013-05-29 47Dnr AFA 2012/35 287§ 44Investering Ingesund MusikhögskolaÄrendeProjektet för utveckling av Ingesunds Musikhögskola har eftergenomförd upphandling av de sista etapperna visats bli dyrare änursprunglig bedömning på 45 Mkr. Kostnadsökningen är beräknadtill 12,5 Mkr. Totalt uppgår projektet till 57,5 Mkr.Den ökade kostnaden täcks i sin helhet via hyresgästen Karlstadsuniversitet.BeslutsunderlagTjänsteskrivelse Arvika Fastighets AB den 22 maj 2013.Styrelsens beslutStyrelsen beslutar att1. godkänna investering för projektets genomförande inom ramen57,5 Mkr.2. godkänna upprättat ”Tillägg 2013-05-06 till Överenskommelseom avtal angående lokalutveckling inom IngesundsMusikhögskola”.Justerandes signUtdragsbestyrkande

ARVIKA FASTIGHETS ABSammanträdesprotokollSammanträdesdatumBlad2013-05-29 48Dnr AFA 2013/30 287§ 45Investering Hamnen 1:6ÄrendePå grund av problem med ventilationen finns behov av ombyggnadav ventilationen i byggnaden Olssons Brygga. Viss del avkostnaden är hänförlig till ordinarie drift och underhåll, men mednya myndighetskrav fördyras den ursprungliga kostnaden från 900tkr till 1,500 tkr. 600 tkr bedöms vara investering.Ny scen planerades att byggas i samband med återuppförandet avOlsson Brygga efter branden, men av bland annat kostnadsskälgenomfördes det inte i det läget. Befintlig scen har visats inteuppfylla ljudmiljö. För att minimera störande ljud byggs nu en nyscen till en budgeterad kostnad av 900 tkr. Kostnaden är eninvestering.BeslutsunderlagTjänsteskrivelse Arvika Fastighets AB den 29 maj 2013.Styrelsens beslut1. Styrelsen beslutar att godkänna investering avseendeventilationsombyggnad och scen inom ramen 1,500 tkr.2. Finansiering sker med egna medel.Justerandes signUtdragsbestyrkande

ARVIKA FASTIGHETS ABSammanträdesprotokollSammanträdesdatumBlad2013-05-29 49§ 46Organisationsförändring, vice VD-tjänstÄrendeVD Ulf Richardson informerar att förslag att inrätta tjänst som viceVD i bolaget. Förslaget är att utvecklingschef, Mikael Engstig somi dag är inhyrd från ANC, blir vice VD direkt underställd VD, medstart 1 augusti 2013. I samband med detta avvecklas tjänsten somutvecklingschef. Tjänsten som marknadschef har tidigare under åretavvecklats och förslaget att inrätta tjänst som vice VD innebärdärmed ingen kostnadsökning.Styrelsens beslutStyrelsen beslutar att godkänna att Mikael Engstig blir vice VDfrån och med 1 augusti 2013.Justerandes signUtdragsbestyrkande

ARVIKA FASTIGHETS ABSammanträdesprotokollSammanträdesdatumBlad2013-05-29 50§ 47Förvärv av järnvägsstationen och planering församordning kollektivtrafikÄrendeVD Ulf Richardson informerar att från och med den 1 juni 2013 ärjärnvägsstationen inklusive parkering, Hamnen 1:1, i ArvikaFastighets ABs ägor. Vidare ges information kring planeringen aven samordnad kollektivtrafik.Styrelsen beslutarStyrelsen tar del av informationen.Justerandes signUtdragsbestyrkande

ARVIKA FASTIGHETS ABSammanträdesprotokollSammanträdesdatumBlad2013-05-29 51§ 48Aktuellt planeringsläge bostadsbyggnadÄrendeVD Ulf Richardson informerar om nya hyresnivåer ochhyreskalkyler. Teknisk chef, Lennart Gustafsson informerar om detaktuella planeringsläget för det nya LSS boendet i Kvarteret Bietsamt bostadplanerna i Kvarteret Dungen och Kvarteret Garvaren.Ytterligare tänkbara områden för bostadsbyggnad diskuterades.Styrelsens beslutStyrelsen beslutar att:1. uppdra VD Ulf Richardson och ordförande Claes Pettersson attansöka om planändringar avseende Kv Garvaren och Kv Hjorten.2. uppdra VD Ulf Richardson och ordförande Claes Pettersson attupprätta underlag och anbudsförfrågan avseende nytt LSS boende iKv Biet samt för bostadsbyggnader i Kv Dungen.3. uppdra VD Ulf Richardson att utreda möjligheterna till förvärvav ytterligare alternativa tomter och byggrätter förbostadsbebyggelse i stadskärnan.Justerandes signUtdragsbestyrkande

ARVIKA FASTIGHETS ABSammanträdesprotokollSammanträdesdatumBlad2013-05-29 52§ 49Aktuella verksamhetsfrågorÄrendea) RäntebindningUtvecklingschef, Mikael Engstig informerar om aktuell låneränta.b) UnderhållsplaneringVD Ulf Richardson informerar att arbetet med underhållsplaneringintensifierats, i steg 1 fokuseras på bostadsfastigheterna.c) FörsäkringsutredningVD Ulf Richardson informerar att Länsförsäkringar vill att enriskanalys av framförallt brandrisker ska genomföras påTaserudsskolan.d) Åtgärder föranledda av K3-redovisningenFrån och med den 1 januari 2014 ska bolaget användaredovisningssystemet K3. Bland annat ska mer av det som i dagredovisas som underhåll, redovisas som investeringar. K3 systemetkräver mer upplysningar angående fastigheternas verkliga värde,vilket även ska anges i noterna i årsredovisningen. Arbetet attgenomföra systemändringen har påbörjats och ska intensifierasväsentligt under närmaste halvåret.e) Uthyrning lokalerUtvecklingschef, Mikael Engstig informerar att 2000 m² av 3000m²i fastigheten Vallen är uthyrt och förhandlingar pågår meduthyrning av resterande lokalyta.Justerandes signUtdragsbestyrkande

ARVIKA FASTIGHETS ABSammanträdesprotokollSammanträdesdatumBlad2013-05-29 53§ 49 fortsättning…f) Personalutveckling, samordning lokaler, värdegrundsarbeteVD Ulf Richardson informerar att arbetsgrupper har upprättats förvidare arbete med samordning av lokaler. Vidare information gesom arbetet med gemensam värdegrund.g) Översyn av områdeOrdförande Claes Pettersson informerar om pågående arbetet medöversyn av Viks- och Parkhallsområdet.Styrelsens beslutStyrelsen tar del av informationen.Justerandes signUtdragsbestyrkande

ARVIKA FASTIGHETS ABSammanträdesprotokollSammanträdesdatumBlad2013-05-29 54§ 50Övriga frågorÄrendeInga övriga frågor.Justerandes signUtdragsbestyrkande

ARVIKA FASTIGHETS ABSammanträdesprotokollSammanträdesdatumBlad2013-05-29 55§ 51Nästa möteÄrendeNästa möte den 28 augusti i sammanträdesrum Kongsvinger,Stadshuset.Justerandes signUtdragsbestyrkande