LOV Förfrågningsunderlag.pdf - Arvika

Antagen: 2012-01-16Rev:Förfrågningsunderlag med bilagor avseendevalfrihetssystem för servicetjänster inom hemtjänst(Lag om valfrihetssystem SFS 2008:962)1

2.5 Tecknande av kontraktAvtal kommer att tecknas med alla utförare som uppfyller ställda krav enligtförfrågningsunderlaget.2.5.1 SekretessHandlingar som lämnas in i samband med ansökan om att bli utförare omfattas avoffentlighetsprincipen. Det innebär att allmänheten har rätt att ta del av handlingar sominkommit. För att en uppgift i en handling skall kunna hemlighållas måste det finnas stöd fördet i sekretesslagen och kan beviljas efter prövning. Begäran om sekretess måste anges iansökan och det måste tydligt framgå vilka uppgifter som avses samt skälet för detta.2.6 Avbrytande av upphandling enligt LOVOm kommunfullmäktige bestämmer att inte längre ha valfrihetssystem för serviceinsatser iArvika kommun enligt detta förfrågningsunderlag skall pågående upphandlingsförfarandeenligt LOV avbrytas och ingångna kontrakt upphöra att gälla. Uppsägningstid med dennagrund är för kommunen tre månader.2.7 Överprövning och begäran av rättelseSökande som önskar överklaga kan begära rättelse hos förvaltningsrätten inom tre veckor fråndet att underrättelsen om beslutet mottogs av sökanden.2.8 SkadeståndUtförare svarar i förhållande till beställare för skadestånd som beställaren, på grund avvållande och/eller oaktsamhet hos utföraren, kan komma att förpliktas utge till tredjeman.3. UteslutningUtföraren får inte vara dömd för sådant brott som framgår av LOV 7 kap. 1 § eller i övrigtbefinna sig i omständigheter som framgår av LOV 7 kap.Utföraren ska i övrigt följa gällande lagar kring bedrivande av näringsverksamhet som gällerskatt och övriga lagar och föreskrifter som gäller i Sverige för bedrivande avnäringsverksamhet.På bifogad ansökningsblankett skall den som ansöker om att få bli godkänd som utförarestyrka att samtliga krav och förutsättningar accepteras och uppfylls, samt i förekommande falllämna begärda uppgifter i separat bilaga. Ansökan ska vara fullständigt ifylld och samtligabegärda handlingar ska lämnas in för att ansökan ska behandlas. Om detta inte görs kommeransökan att avslås. Kraven i enlighet med förfrågningsunderlaget skall vara uppfyllda underhela kontraktstiden.7

4. Kvalificering av utförare4.1 Underlag för kvalificeringUtförare ska• Acceptera den kravspecifikation och de kommersiella villkor som framgår avförfrågningsunderlaget.• Vara registrerade hos Bolagsverket. Registreringsbevis från Bolagsverket eller liknandeskall biläggas ansökan. Intyget/n får inte vara äldre än två månader vid tiden förinlämnande av ansökan.• Inneha F-skattesedel• Inneha ansvarsförsäkring som håller beställare och brukare skadelös för skada orsakadgenom fel eller försummelse i tjänsten av personal hos utföraren.• Utföraren skall uppfylla lagenligt ställda krav avseende skatte- och avgiftsskyldigheter.Leverantörskontroll från Skatteverket eller motsvarande blankett för utländska utförare,skall bifogas. Uppgifterna får inte vara äldre än två månader vid tiden för inlämnande avansökan.• Avge Sanningsförsäkran enligt LOV 7 kap. 1-2 §§ som styrker att kraven i nämndalagrum är uppfyllda. Utföraren och personer som är utsedda att vara ansvariga förutförande av de uppdrag som detta förfrågningsunderlag omfattar, får inte vara försatta ikonkurs eller likvidation, vara under tvångsförvaltning eller vara föremål för ackord ellertills vidare ha inställt sina betalningar eller vara underkastad näringsförbud eller varaföremål för ansökan om sådana åtgärder. Person i den ovan nämnda personkretsen får intevara dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom eller ha gjortsig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen under de senaste tre åren.• Förklara sig beredd att följa riktlinjer för utövande av serviceinsatser inom vård &omsorg fastställda vid Arvika kommun samt övriga lagar och föreskrifter som styr inomverksamhetsområdet hemtjänst.• Vid anlitande av underleverantörer ska samma krav omfatta dem i enlighet med dettaförfrågningsunderlag samt övrigt gällande regelverk och riktlinjer.4.2 Ekonomisk ställning och verksamhetUtföraren skall ha en stabil ekonomisk kapacitet. Utföraren skall ha en sådan ekonomiskbas att utföraren kan upprätthålla ett långsiktigt åtagande. För bedömning av utförarensekonomiska ställning skall företagets senaste årsredovisning bifogas ansökan. Utförare sominte är skyldig att upprätta årsredovisning/årsbokslut skall visa att man har en stabilekonomisk kapacitet genom att tillhandahålla resultaträkning och balansräkning eller påbegäran lämna referens till bank eller annan finansiär. Utförare som har ett nystartat företageller företag under bildande skall visa att företaget har en stabil ekonomisk kapacitet genomatt redovisa till exempel aktiekapital, eller på begäran uppvisa en finansiell säkerhet (tillexempel lämna bankgaranti eller koncerngaranti). Kommunen kommer genom uppföljning attbedöma utförarens förmåga att fullfölja krav enligt förfrågningsunderlag och detta kontraktunder kontraktsperioden.8

Utföraren skall visa att det har dels en ägarstruktur och organisation, dels en affärsidéoch verksamhetsprofil som är ändamålsenlig för uppdragets genomförande. Utföraren skallkunna visa att utföraren har tillräcklig kunskap, erfarenhet och förmåga att genomförauppdraget.Till ansökan skall följande uppgifter om företaget beskrivas enligt bifogad mall förverksamhetsbeskrivning:• Företagets/utförarens huvudsakliga arbetsområde/verksamhetens innehåll• Företagets/utförarens ägarstruktur och organisation• Företagets/utförarens affärsidé och verksamhetsprofil• Antal år i branschen• Antal anställda• Företagets/utförarens verksamhetsansvarige.4.3 Yrkesmässigt kunnandeUtföraren skall senast vid tidpunkten för kontraktsskrivning ha en organisation mederforderlig yrkesmässig kapacitet för de insatser/tjänster som utföraren väljer att utföraenligt detta förfrågningsunderlag. I annat fall kommer inte ansökan att godkännas.Nedan beskrivs vilka krav som ställs på verksamheten och verksamhetschefen.Utföraren skall säkerställa att verksamhetschefen har ingående kunskaper om tillämpligalagar, förordningar, föreskrifter, riktlinjer som gäller för bedrivande av serviceinsatser inomvård och omsorg samt har kunskap om de policys och riktlinjer vid Arvika kommun somgäller för bedrivande av servicetjänster inom vård och omsorg. Verksamhetschefen ska halägst gymnasiekompetens eller motsvarande kunskap och erfarenhet förvärvad på annat sätt.Personal anställd hos utföraren ska ha god känsla för att ge service och erforderlig erfarenhetoch kompetens av tjänster som ingår i de serviceinsatser som omfattas av dettaförfrågningsunderlag för att kunna utföra serviceinsatser hos individer som beviljas stöd enligtSoL. Verksamhetsansvarig hos utföraren är ansvarig för att anställd personal har godakunskaper om tilllämpliga lagar, förordningar, föreskrifter, riktlinjer som gäller för utförandeav serviceinsatser inom vård och omsorg samt har kunskap om de policys och riktlinjer vidArvika kommun som gäller för bedrivande av servicetjänster inom vård och omsorg.Verksamhetsansvarig hos utföraren och personal anställd hos utföraren ska kunnakommunicera på begriplig svenska genom tal och skrift.4.4 ReferenserUtföraren skall i ansökan lämna minst två referenser, som kan styrka att utföraren besittererforderlig kompetens, skicklighet och förmåga för det sökta uppdraget. Referenserna skallinte vara äldre än två år och avse för serviceinsatser relevanta uppdrag som utföraren har haft.Nybildat företag kan lämna personliga referenser. Kommunen kan vid behov komma att taegna referenser.4.5 Kapacitetstak och annan begränsning9

Sökande kan ange i ansökan om kapacitetstak önskas. Kapacitetstaket ska anges i det antaltimmar per månad som utföraren som mest kan utföra. Ett angivet kapacitetstak kan höjaseller sänkas under pågående kontraktstid efter att utföraren har anmält detta till beställaren. Ensådan anmälan skall ske senast 14 dagar innan ändrat förhållande inträffar.Vidare skall sökande ange om man vill etablera sin verksamhet i hela kommunen eller i visstgeografiskt område.4.6 Kvalitetssäkring av utförarens verksamhetUtföraren ska säkerställa att ett systematiskt kvalitetsarbete bedrivs för att säkerställa attkraven i detta förfrågningsunderlag och att gällande lagar och regler för bedrivande avserviceinsatser inom vård och omsorg efterlevs. Utföraren skall:• Systematiskt arbeta med uppföljning, klagomålshantering, dokumentera avvikelsersamt rapportera eventuella behov av förnyad biståndsbedömning till kommunen enligtkrav i detta förfrågningsunderlag.• Kvittera beställda uppdrag och påbörja insatserna hos brukaren i enlighet med dettaförfrågningsunderlag.• Upprätta en genomförandeplan inom 14 dagar.• Garantera kontaktmöjligheter och samverkan mellan utförare och beställare.• Säkerställa att personal kan identifiera sig hos brukaren samt har erforderligkompetens och kunskap för att utföra beställt uppdrag.• Ha en rättsäker dokumentation och en säker nyckelhantering.4.7 MiljöpåverkanUtföraren ska följa Arvika kommuns miljöpolicy vid utförande av serviceinsatser och nyttjaprodukter och färdmedel och på annat sätt bedriva sin verksamhet på ett sätt som är skonsamtför miljön.5. Beslut om godkännandeAlla som ansöker om att bli utförare får ett beslut. Kommunen tecknar kontrakt med deutförare som blir godkända. Kontraktet är giltigt först när det undertecknats av båda parter(beställaren och utföraren). Sökande som inte blivit godkänd kan lämna in förnyad ansökantill kommunen.5.1 UtvärderingsförfarandeI samband med bedömning av den skriftliga ansökan kommer kommunen vid behov att kallasökande utförare till samtal för genomgång av ansökan innan beslut om godkännande10

fattas. Såväl den skriftliga ansökan som samtal utgör grund för bedömning av ansökan.Referenstagning kommer att genomföras och referenser kontaktas.5.2 Grund för tilldelning av kontraktKontraktet löper tillsvidare. Kommunen äger rätt att omförhandla, säga upp eller hävakontraktet i de fall förutsättningarna för tilldelning av kontrakt ändras genom lag ellerpolitiskt beslut eller kontraktsvillkoren inte uppfylls. Om kraven enligt dettaförfrågningsunderlag eller vad som följer av LOV eller annan tillämplig lagstiftning inomvård och omsorg inte följs äger kommunen rätt att kräva rättelse eller häva avtalet medutföraren.6. Kommersiella villkor6.1 Avtalets parterUppdragsgivare är Vård- och omsorgsförvaltningen i Arvika kommun. Beställare är Arvikakommun. Utförare är part som erhåller avtal i enlighet med detta förfrågningsunderlag.Avtalsparter är beställare och utförare.6.2 AvtalstidKontraktet löper tillsvidare. Uppsägningstiden är två månader för utföraren och tre månadersuppsägningstid för kommunen. Kontraktet upphör automatiskt om utförare inte har någrabrukare efter ett års kontraktstid.6.3 Priser och ersättningssystem (inklusive prisjustering)Utföraren ska själv bekosta och anordna erforderlig lokal för bedrivande av sin verksamhet.Utföraren införskaffar själv erforderliga inventarier, transportmedel, IT-system ocharbetsredskap för att kunna utföra tjänsterna. Den enskilde brukaren står för städredskap samtrengöringsmedel/tvättmedel och dylikt som behövs för att fullgöra serviceinsatsen, det stårdock utföraren fritt att använda egen utrustning istället för brukarens. Ingen särskild ersättningutgår för detta.För aktuell timersättning, se bilaga till detta förfrågningsunderlag. Ersättningen förserviceinsatser kan komma att justeras årligen med hänsyn till kostnadsläget avseendelagstadgade personalkostnader och övriga kostnader samt eventuella ändringar iresursfördelning genom politiska beslut. Ersättningen täcker inte enbart den tid som utförarenär hos brukaren utan ska även täcka verksamhetskostnader såsom restid och gångtid,planering, dokumentation, samverkan med olika aktörer och dylika kostnader somuppkommer vid bedrivande av verksamhet inom hemtjänst.Utgångspunkten för ersättningen till utföraren är den utförda tiden hos brukaren som följerbrukarens biståndsbeslut. För redovisning av utförd tid se bilaga 5, månadsrapportering utförd11

tid. Restid till och från brukaren ersätts inte enligt särskild ordning. Förutsättningen för attersättningen ska betalas är att utföraren har upprättat och till kommunen överlämnat engenomförandeplan då en ny insats påbörjats hos brukaren. Planen ska skickas till ansvarigbiståndshandläggare vid Arvika kommun första tillfället som en utförare påbörjarserviceinsatser hos en ny brukare. För planeringsbesök för upprättande av genomförandeplanutbetalas ersättning motsvarande en timme. Avstämning sker varje månad mot biståndsbeslutoch redovisade utförda insatser. Utföraren ersätts i efterskott för utförda uppdrag efter attfaktura skickats till och godkänts av kommunen. Ersättningen baseras på en schablonmässigtframräknad timkostnad. I fastställd timersättning ingår ersättning för utförarens samtligakostnader för att utföra tjänsterna. Utförare ersätts för planerad insats under tre dagar som ejkunnat utföras på grund av att brukaren oplanerat inte är hemma vid exempelvis akutsjukhusbesök eller inläggning på sjukhus om inte insatsen har ombokats eller avbokats avbrukaren minst två vardagar i förväg. Därefter utbetalas ingen ersättning förrän brukarenåterkommit till hemmet. Utföraren förbinder sig att meddela avgiftshandläggare påbiståndsavdelningen vid Arvika kommun om att planerad insats ej kunnat utföras så snartutföraren har fått kännedom att planerad insats ej kan utföras på grund av brukarensoplanerade frånvaro. Om avbokning av planerad insats sker av brukaren senast två dagar iförväg och detta medför att planerade insatser inte kan genomföras hos brukaren på grund avlängre frånvaro ska detta anmälas av utföraren till biståndsavdelningen vid Arvika kommun.6.3.1 MomsServicetjänster är momspliktigt. Utförare skall lägga på moms på det fastställda beloppet påutförda insatser inom service, se bifogad bilaga över timersättning.6.3.2 Skatter och avgifterLagstadgade skatter och avgifter ska erläggas i enlighet med detta förfrågningsunderlag samt iövrigt gällande regelverk för bedrivande av näringsverksamhet.6.4 BetalningsvillkorKommunen har betalningsvillkor om 30 dagar efter att fakturan ankommit och godkänts.Kommunen äger rätt att hålla inne med betalning och kräva rättelse om utföraren inte fullgjortplikt att redovisa enligt faktureringsvillkoren eller övriga krav i detta förfrågningsunderlag.6.4.1 DröjsmålsräntaDröjsmålsränta betalas enligt räntelagen. Dröjsmålsränta får inte debiteras för fakturor somsaknar ställda krav på identifikation och specifikation enligt avsnitt 6.4.3”Faktureringsvillkor”. Dröjsmålsränta får inte debiteras för fakturor som är felaktigt ellerofullständigt adresserade.6.4.2 Administrativa avgifter12

Inga avgifter i form av expeditions, -faktureringsavgifter eller andra former av administrativapålagor accepteras.6.4.3 FaktureringsvillkorFaktura för utförda insatser hos brukare skall vara inkommen senast fem dagar efter månadensslut för vilken räkningen gäller. Till fakturan ska en bestyrkt redovisning av sammanlagd tidför utförda insatser hos brukaren för föregående månad bifogas, se bilaga månadsrapport tilldetta förfrågningsunderlag. På fakturan skall anges fakturaadress, kommunensreferensnummer, bank- eller postgironummer samt utförarens organisationsnummer. Godkändfaktura betalas 30 dagar efter att kommunen har mottagit fakturan och godkänt insatsen.På fakturan skall anges:• Fakturaadress• Kommunens referensnummer• Beställande enhetsnamn ”Biståndsavdelningen”.• På fakturan ska uppgifter om vilken brukare det gäller framgå tydligt.• Moms skall vara särredovisad.• Det ska framgå på fakturan att utföraren har F-skatt sedel.• Utförarens bank- eller postgironummer• Utförarens organisationsnummerFakturan skall ställas till: Arvika kommun, 5 ekonomi, 671 81 Arvika.6.5 Avgifter från enskilda avseende tilläggstjänsterAvgifter för tilläggstjänster betalas direkt till utföraren efter överenskommelse med brukaren.Det skall vid överenskommelse om tilläggstjänst tydligt framgå att det är en tilläggstjänst sominte är en biståndsbedömd insats och som ska betalas direkt av brukaren till utföraren.6.6 Förändringar och omförhandling av avtalsvillkorKommunen förbehåller sig rätten att göra mindre justeringar och tillrättalägganden avavtalsvillkor under pågående kontraktstid utan att ändringarna behöver föranleda att ett nyttkontrakt upprättas med utföraren. Det kan t.ex. handla om att kommunens riktlinjer och policyändras något, efter politiskt beslut eller att det sker lagstiftningsändringar som berör vård ochomsorgssektorn.Om kommunen ändrar kraven måste även tidigare godkända utförare uppfylla dessa. Omutförare inte vill bli bunden av de ändrade villkoren ska utföraren inom 30 dagar skriftligenmeddela Arvika kommun att ändrade villkor inte accepteras. Avtalet betraktas då som uppsagtoch upphör att gälla två månader efter att kommunen mottagit meddelandet. Om sådantmeddelande inte mottagits av Arvika kommun blir utföraren bunden av de ändrade villkoren.Samtliga krav måste vara uppfyllda vid varje given tidpunkt för att utförare ska vara godkänd.13

6.7 Förändringar i utförarens verksamhet och anlitande av underentreprenörUtföraren äger inte rätt att överlåta detta kontrakt på annan. Om utföraren byter juridiskperson eller gör ett namnbyte ska detta anmälas till Arvika kommun. Om det inträffar störreförändringar i utförarens verksamhet som riskerar att påverka säkerställandet av utförandet avbeställd insats ska detta anmälas till Arvika kommun omgående. Sådana förändringar kan t.ex.vara drastiska personalminskningar, byte av geografisk hemvist och dylikt som påverkarmöjligheten att utföra uppdrag som beställts.Utföraren äger inte rätt att utan kommunens skriftliga godkännande anlita underentreprenör.Om kommunen godkänner att underentreprenör anlitas ska den godkända underentreprenörenfölja ställda krav i förfrågningsunderlaget samt i övrigt de lagar och riktlinjer som gäller förbedrivande servicetjänster inom vård och omsorg.6.8 FullgörandegarantiUtförare är förpliktigad att fullgöra uppdrag enligt de villkor som anges i dettaförfrågningsunderlag. I händelse av förändringar i utförarens verksamhet som försvårar elleromöjliggör fullgörande av uppdrag ska utföraren ersätta kommunen för eventuellamerkostnader. Utföraren förbinder sig att omedelbart rätta till fel och brister i sin verksamhetför insatsernas utförande.6.9 Skada på person eller sakUtföraren ska se till att brukare och beställare hålls skadeslösa för skada orsakad genom feleller försummelse av personal anställd hos utföraren.6.9.1 FörsäkringUtföraren ska teckna och under hela kontraktstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring samtandra erforderliga försäkringar som håller kommunen skadeslös vid skada. Bevis om attförsäkring finns ska lämnas till kommunen.6.9.2 Force MajeureUtföraren är skyldig att även under extraordinära förhållanden utföra sitt uppdrag. Se ävenavsnitt 7.26 ” Kris och beredskap”.6.9.3 Vite och skadeståndKommunen har rätt till ersättning för skada som kommunen lidit på grund av utförarenskontraktsbrott om skadan är en följd av att utföraren åsidosatt sedvanlig omsorg eller brustit iyrkesskicklighet som förutsatts vara allmän inom branschen och genom det orsakatbeställaren skada.Kommunen har även rätt till ersättning från utförare för eventuellt skadestånd som kommunenkan komma att förpliktigas att utge till tredje man för skada som orsakats av utföraren ellerdennes personal.14

6.10 HävningBåda parter har rätt att häva avtal om parten gör sig skyldig till avtalsbrott av väsentligbetydelse. Om utföraren inte fullgör sina åtaganden enligt detta kontrakt eller på annat sättmissköter sitt uppdrag äger kommunen rätt att häva kontraktet om avtalsbrottet är av väsentligbetydelse. Innan hävning görs skickar beställaren en skriftlig anmodan om att rättelse skallvidtas snarast möjligt. Om rättelse inte sker trots en anmaning har kommunen rätt att hävakontraktet med omedelbar verkan. Uppsägningstid från kommunen är tre månader och tvåmånader för utföraren. Hävning kan ske utan hänsyn till i övrigt överenskomnauppsägningstider.Avtalsbrott av väsentlig betydelse och därigenom hävningsgrund föreligger om följandenedanstående föreligger. Beställaren har rätt att med omedelbar verkan häva kontraktet omutföraren:• Vid kommunens uppföljning uppvisar allvarliga brister och avsteg från krav som ställsi detta förfrågningsunderlag och vid en anmaning inte vidtar rättelse.• Utföraren saknar fungerande rutiner och system som erfordras i dettaförfrågningsunderlag för att kraven i förfrågningsunderlaget ska uppfyllas.• Tillsynsmyndighet riktar allvarlig kritik mot verksamheten och kritiken inte föranlederrättelse inom skälig tid.• försätts i konkurs eller i övrigt bryter mot bestämmelserna i 7 kap. LOV• befinner sig vara i sådant obestånd och övriga allvarliga omständigheter att utförareninte kan förväntas fullgöra sina åtaganden.• har personer i ledande ställning som under avtalstiden blir dömd för allvarligbrottslighet och fel i yrkesutövningen.6.11 Avbrytande av valfrihetssystemOm kommunstyrelsen i enlighet med politiskt beslut bestämmer att inte längre havalfrihetssystem för serviceinsatser i Arvika kommun enligt detta förfrågningsunderlag skallupphandlingsförfarande enligt LOV och ingångna kontrakt upphöra att gälla.Uppsägningstiden är tre månader för kommunen.6.12 TvistTvist skall i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. I annat fall skalltvist avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Den omständighet atttvist hänskjuts till rättsligt avgörande berättigar inte utföraren att avbryta uppdraget.6.13 Avtalshandlingars inbördes rangordning1. Skriftliga tillägg och ändringar till avtal2. Avtalet mellan beställare och utförare3. Förfrågningsunderlaget inkl. bilagor15

4. Ansökan från utförare och kammarkollegiets och konkurrensverkets föreskrifter omLOV inom vård- och omsorg.Om handlingarna skulle visa sig motsägelsefulla gäller de sinsemellan i ovan angivenordning.7. KRAVSPECIFIKATION7.1 Kompetenskrav och erfarenhet hos utförareUtföraren skall senast vid tidpunkten för kontraktsskrivning ha en organisation mederforderlig yrkesmässig kapacitet för de insatser/tjänster som utföraren väljer att utföraenligt detta förfrågningsunderlag. I annat fall kommer inte ansökan att godkännas.Verksamhetsansvarig för serviceinsatser skall ha god kompetens för sina arbetsuppgifter,det vill säga gymnasial utbildning eller motsvarande och erfarenhet av att utföra uppdragjämförligt med de serviceinsatser som omfattas av detta förfrågningsunderlag. Eventuellny verksamhetsansvarig skall godkännas av beställaren enligt ovanställda krav.Personal anställd hos utförare skall vara serviceinriktad samt ha god kompetens för sinaarbetsuppgifter, det vill säga ha relevant utbildning och erfarenhet för att utföraserviceinsatser enligt detta förfrågningsunderlag. Verksamhetsansvarig hos utföraren ochpersonal anställd hos utföraren ska kunna kommunicera på begriplig svenska genom taloch skrift.7.2 Kontaktmannaskap och samverkanUtföraren ska samverka med företrädare för Arvika kommun, brukaren och dessföreträdare samt eventuella tillsynsmyndigheter och övriga företrädare för svenskamyndigheter vid behov. Varje brukare ska ha en kontaktman hos utföraren. Utförarenska ha rutiner för samarbete och samverkan, både internt och externt för att säkerställaarbetet kring brukarens behov. Samverkan och samarbete kring brukaren kan gällamellan utföraren och exempelvis närstående till brukaren, god man, förvaltare och andraför brukaren viktiga personer och organisationer samt andra utförare.Verksamhetsansvarig för service skall vara tillgänglig mellan kl. 07.00 och 17.00 helgfrimåndag-fredag. Vid frånvaro, som semester eller liknande, skall utföraren informerabeställaren om ersättare för verksamhetsansvarig hos utföraren.Verksamhetsansvarig hos utföraren förbinder sig även att delta i Arvika kommunsintroduktionsutbildning för utförare inom hemtjänst om socialtjänstlagen, övrigt gällanderegelverk, tystnadsplikt samt genomgång av aktuella rutiner kring dokumentation och övrigtför utförande av servicetjänster inom vård och omsorg i Arvika kommun. Utbildningen ärkostnadsfri för utföraren och särskild ersättning för introduktionstiden utgår inte till utföraren.7.3 Kundens önskemål16

Utföraren ska i möjligaste mån tillgodose brukarens önskemål om utförda serviceinsatser. Engenomförandeplan ska upprättas för varje brukare i enlighet med detta förfrågningsunderlagenligt gällande rutiner för upprättande av genomförandeplaner vid Arvika kommun.7.4 ArbetsgivaransvarUtföraren är arbetsgivare för all personal som omfattas av erhållet uppdrag om serviceinsats,vilket innebär att utföraren svarar för samtliga förpliktelser som åvilar arbetsgivare enligt lag,övrig författning eller avtal. Utföraren får inte utföra arbete eller vidta åtgärd som strider motgällande lagstiftning.7.5 Huvudmannaskap och myndighetsutövningKommunstyrelsen vid Arvika kommun är i egenskap av beställare huvudman för de tjänstersom omfattas av detta förfrågningsunderlag. Kommunstyrelsen är ytterst ansvarig förverksamheten oavsett vem som utför den. Vård- och omsorgsförvaltningen vid Arvikakommun ansvarar för myndighetsutövning gällande beslut om den enskildes bistånd samt föruppföljning av beställda serviceinsatser.Utföraren ska bedriva verksamheten enligt de mål och riktlinjer som följer avSocialtjänstlagen (SoL) och i övrigt inom området gällande lagar, förordningar ochföreskrifter, samt Arvika kommuns mål för vård och omsorg inom hemtjänsten.Utföraren ska samverka med närstående och företrädare för brukaren samt med företrädare förArvika kommun. Vid fullgörande av uppdrag ska utföraren iaktta allas likhet inför lagen,saklighet och opartiskhet och rätt till god omsorg.7.6 Biståndsbeslut om insatsUtredning och beslut om behov av stödinsats hos brukare beslutas av handläggare vidbiståndsavdelningen på Arvika kommun. Eventuella förändringar av insatsbehov ska anmälastill biståndshandläggare som tar beslut om förändringar i brukarens insatser efter enindividuell bedömning av brukarens behov.7.6.1 Beställning och bekräftelse av uppdragUtföraren ska uppfylla Arvika kommuns rutiner för bedrivande av servicetjänster inom vårdoch omsorg. Vid beviljande av insats ska en kontaktman utses hos utföraren inom 5 dagarefter att biståndsbeslutet fattats och beställning av insats kvitterats av utföraren. En skriftligkvittering av beställt uppdrag ska göras utan skäligt dröjsmål inom 2 dagar efter attbeställning har skickats till vald utförare.7.6.2 Skyldighet att acceptera uppdragUtföraren har inte rätt att tacka nej till att åta sig uppdrag. Utföraren har dock rätt att angekapacitetstak för antal timmar som insats kan utföras per månad eller ansöka om att bliutförare inom ett geografiskt område, se bifogad karta över Arvika kommun (bilaga 4).17

7.7 TilläggstjänsterExterna utförare har rätt att tillhandahålla tilläggstjänster för insatser som inte ärbiståndsbedömda serviceinsatser.En tilläggstjänst kan vara till exempel fönsterputsning, snöskottning, gräsklippning mm.Erbjuder utföraren tilläggstjänster skall den enskilde betala för tilläggstjänsterna med egnamedel direkt till utföraren. Det ska tydligt framgå i informationen från utföraren om att det ären tilläggstjänst som erbjuds. Utföraren måste erbjuda tilläggstjänster på ett etiskt försvarbartsätt och förvissa sig om att brukaren inte får betala för en tilläggstjänst som denne har rätt tillenligt biståndsbeslutet.Överenskommelser med brukare om tilläggstjänster skall vara skriftliga. Brukare skall harätten att säga nej till tilläggstjänster och det får inte vara obligatoriskt eller uppfattas somobligatoriskt för brukare att ta emot tilläggstjänster.7.8 Lag och avtalUtföraren ska bedriva verksamheten enligt de mål och syften som följer av socialtjänstlagen(SoL) och i övrigt inom området tillämpliga lagar, förordningar och föreskrifter, samt Arvikakommuns mål och riktlinjer för serviceinsatser inom vård & omsorg. Utföraren har enskyldighet att ta del av och förvissa sig om vilka regelverk som finns som gäller vidbedrivande av servicetjänster inom vård- och omsorg, vilket även kommer att informeras omvid den obligatoriska introduktionen för nya utförare. Verksamhetsansvarig hos utföraren ärskyldig att tillse att all personal hos utföraren har kännedom om och är insatt i tillämpligaregelverk för utövande av servicetjänster inom vård- och omsorg.Utföraren ska i övrigt följa gällande lagar, förordningar och föreskrifter som gäller förbedrivande av näringsverksamhet.7.8.1 Lex SarahUtföraren ska, i tillämpliga delar, följa Arvika kommuns rutin samt blankett föranmälningsskyldighet vid missförhållanden som rör en enskild 14 kap. Socialtjänstlagen (SFS2001:453). Utföraren ska se till att anställd personal känner till denna skyldighet. Anmälanska ställas till vård- och omsorgsförvaltningen i Arvika kommun.7.9 Insyn i utförarens verksamhet och tillsyn av SocialtjänstArvika kommun och tillsynsmyndigheter äger rätt att utöva tillsyn och kontroll öververksamheten.Utföraren ska ställa begärd dokumentation, lokaler och personal till Arvika kommuns ochaktuella tillsynsmyndigheters förfogande. Förutom skyldighet att medverka vid tillsynsbesökär utförare skyldig att på eget initiativ informera om förändringar i verksamheten i enlighetmed krav i detta förfrågningsunderlag. Kommunen har rätt att ta del av samtligdokumentation som rör brukaren och dokumentation som har betydelse för serviceinsatsernas18

genomförande i enlighet med detta förfrågningsunderlag. Utföraren ska bereda personal vidArvika kommun, eller av Arvika kommun utsedd granskare, tillträde och insyn i sådanutsträckning att uppföljning, kontroll och utvärdering möjliggörs. De uppgifter som samlas inbetraktas, med undantag av uppgifter om enskilda personer, som offentlig handling.Det åligger utföraren att på eget ansvar och på egen bekostnad svara för de åtgärder som kankomma att krävas inför tillsynsbesök eller på grund av synpunkter från tillsynsmyndighetefter granskning av verksamheten. Underlåter utföraren att vidta de åtgärder som krävs kankommunen på utförarens bekostnad vidta nödvändiga åtgärder. Utföraren förbinder sig ocksåatt medverka i de kvalitets- och attitydundersökningar som vård och omsorgsförvaltningeneller Socialstyrelsen genomför.För att tillgodose allmänhetens möjligheter att få insyn i utförarens verksamhet är utförarenskyldig att utan oskäligt dröjsmål, efter att kommunen framställt begäran om detta, tillkommunen lämna information i enlighet med Kommunallagen 3 kap. 19 a §. Sådan begäranlämnas skriftligt. Informationen från utföraren skall lämnas i skriftlig form om inte annatavtalas.7.10 Ledningssystem för kvalitet i verksamhetenUtföraren skall ha rutiner för kvalitetssäkring och väl utarbetade metoder för sitt arbete medkvalitetsutveckling det vill säga kvalitetssäkring, kvalitetsledning och kvalitetskontroll.Kvalitetssystemet skall säkerställa att tjänsterna utförs på ett sådant sätt att kvalitet uppnåsoch upprätthålls. Kvalitetssäkringsarbetet skall bedrivas med stöd av metoder och rutiner somunderlättar och möjliggör uppföljning från kommunen och andra myndigheters sida. Iansökan skall en beskrivning av hur utföraren arbetar med att säkra kvalitet i sin verksamhetfinnas.7.11 MeddelarfrihetPersonal anställd hos utföraren ska ha rätt att uttala sig i enlighet med den meddelarfrihet somgäller i tryckfrihetsförordningen 1 kap. 1 § samt 13 kap. i Offentlighets- och sekretesslagen(SFS 2009:400).7.12 TystnadspliktUtföraren ansvarar för att all personal inom verksamheten iakttar den sekretess som ärgällande för socialtjänstens personal enligt Offentlighet och sekretesslagen 26 kap. 1,7 §§.7.13 Marknadsföring av tjänsterUtföraren ansvarar för att informationen om verksamheten som lämnas till Arvika kommunsom beställare och till individuella brukare är saklig, korrekt och aktuell. Utförarna förutsättsvid förändringar översända aktuell information till beställaren. Språket ska vara enkelt ochvårdat. Utföraren ska senast i samband med kontraktsskrivningen lämna information omverksamheten i enlighet med de rutiner som beställaren bestämt enligt den mall förmarknadsföring som beställaren tagit fram.19

Av informationen skall det framgå hur brukarna kan få kontakt med utförarna för att fåytterligare information. Utförare ska följa de lagar och regler som finns kring marknadsföringoch följa god marknadsföringssed samt visa hänsyn och respekt för den enskildes integritetvid kontakt med potentiella brukare samt visa hänsyn gentemot andra utförare i sinamarknadsföringsaktiviteter.7.14 Utförarens skyldighet vid byte av utförareUtförare är skyldiga att samverka med Arvika kommun och ny utförare då brukare väljer attbyta utförare. När brukaren byter utförare skall dokumentation som upprättats om brukarenhos den gamla utföraren överföras till Arvika kommun utan skäligt dröjsmål och senast inom7 dagar.7.15 IT-systemUtföraren ansvarar för att ha tillämplig IT-utrustning, licenser, IT-säkerhetsprogram ochövriga dataprogram samt kunskaper i IT-användning som krävs för att bedriva verksamhetinom serviceinsatser. Ingen särskild ersättning kommer utgå från beställaren för atttillhandahålla detta.Utföraren är skyldig att följa Arvika kommuns riktlinjer för dokumentation av service insatsersom beviljats enligt SoL. Verksamhetsansvarig hos utföraren har en skyldighet att medverka iintroduktionsutbildning kring dokumentation och tillämpliga IT-system vid Arvika kommunsamt andra framtida utbildningar kring IT-system och dokumentation vid Arvika kommunsom kan bli aktuella.7.16 Skyldighet att verkställa uppdragUtföraren har skyldighet att verkställa uppdrag hos brukaren enligt det beslut om bistånd sombrukaren har. Insats hos brukaren ska påbörjas senast inom 5 dagar efter att beställning ominsats har skickats från Arvika kommuns biståndshandläggare. Om större förändringar iutförarens verksamhet leder till att utförande av uppdraget ej långsiktigt kan säkerställas skadetta anmälas till Arvika kommun omgående.7.17 Förändring av kundens behov av insatsBiståndshandläggare vid Arvika kommun fattar beslut om biståndsinsats. Om kundens behovav insats förändras skall utföraren kontakta brukarens biståndshandläggare snarast möjligt,dock senast inom 5 dagar efter att ett förändrat behov identifierats för utredning om beslut omgällande insatser bör förändras.7.18 Vid avbokning eller brukares oplanerade frånvaroBrukaren har rätt att avboka sin insats. Avbokning skall göras till utföraren minst två vardagari förväg. Om brukaren är oplanerat frånvarande på grund av akut läkarbesök ellersjukhusvistelse eller liknande händelse som brukaren inte kunnat förutse och ej har avbokatsitt besök, har utföraren rätt till ersättning i tre dagar för den tid som utföraren hade planerat20

Innan insatsen påbörjas ska ett planeringsbesök göras hos brukaren. Vid planeringsbesöketska utföraren tillsammans med brukaren upprätta en genomförandeplan. Genomförandeplanenför varje enskild brukare ska upprättas av kontaktman eller annan behörig personal hosutföraren och färdigställas inom 14 dagar efter att beställning har kvitterats och planenupprättats tillsammans med den enskilde och/eller dess företrädare. Genomförandeplanen skainnehålla uppgifter om när insatsen ska genomföras, hur insatsen ska utföras och när den skauppdateras. Vid varaktiga förändringar i insatsen ska genomförandeplanen revideras.Brukaren och utföraren ska skriva under var sitt exemplar av genomförandeplanen. Brukaresamt utföraren ska sedan förfoga över varsitt underskrivet exemplar av genomförandeplanen.Utföraren ska förvara genomförandeplanen oåtkomlig för obehöriga. Genomförandeplanensom förvaras hos utföraren ska kunna uppvisas vid uppföljning och tillsyn.Genomförandeplanen ska även skickas in ett exemplar till ansvarig biståndshandläggare påbiståndsavdelningen i Arvika kommun i samband med det första faktureringstillfället förserviceinsatser hos en ny brukare.7.25 Klagomålshantering och synpunkterUtföraren ska lägga stor vikt vid att skapa förutsättningar för brukaren och närstående attframföra sina åsikter, önskemål och synpunkter på verksamheten. Utföraren ska följa Arvikakommuns fastlagda rutiner på klagomålshantering och upplysa om möjligheten att lämnasynpunkter på kommunens hemsida. Brukarens rätt till delaktighet, inflytande ochsjälvbestämmande ska respekteras.Arvika kommun har riktlinjer för hantering av synpunkter och klagomål som utföraren skafölja. Synpunkter och klagomål som lämnas till Arvika kommun i egenskap av beställarekommuniceras med ansvarig utförare för vidare hantering och utredning.7.26 Kris och beredskapVid extraordinär händelse ska utförare delta i Arvika kommuns beredskapsplanering och vidbehov övrig planering som kan krävas för att hantera extraordinära händelser. Utföraren skallvidare samverka och vara beställaren behjälplig i krissituationer, utifrån den situation somuppkommer och det behov som uppstår av samverkan.8. Uppföljning och utvärdering av genomförda insatserBeställaren har det yttersta ansvaret för att brukarna får de insatser de har rätt till och attinsatserna är av god kvalitet. För att garantera god kvalitet för brukarna och för att garanteramedborgarnas insyn i av beställaren finansierad verksamhet förbehåller beställaren sig rättenatt göra uppföljningar av utförarens verksamhet genom bland annat anmälda och oanmäldaverksamhetsbesök, enkäter och intervjuer hos såväl brukare som personal och ansvariga hosbeställaren.Under kontraktstiden genomför beställaren kontinuerliga uppföljningar för att kontrollera attutföraren uppfyller sina åtaganden gentemot beställaren. Minst en gång per år kontrollerarbeställaren att krav i förfrågningsunderlaget, avtal samt att övriga krav är uppfyllda.Eventuella merkostnader för utföraren i samband med uppföljning står utföraren själv för.22

Följande punkter kommer att följas upp:• Trygghet och säkerhet för brukaren• Samverkan och samarbete• Rutiner för synpunktshantering och klagomål• Dokumentation• Rutiner för uppfyllelse av krav i förfrågningsunderlaget.• Systematiskt kvalitetsarbete och uppfyllelse av övriga ekonomiska och juridiska krav samtuppfyllelse av gällande lagar och regler för biståndsbedömda serviceinsatser i enlighet meddetta förfrågningsunderlag.Beställaren kommer även på nedanstående sätt att följa upp kvalitén i utförarens verksamhet:· Tillsyn – ta del av (samtliga/stickprov) genomförandeplaner och därmed tillhörandedokumentation, företagsuppgifter samt ta del av övrigt material som är relevant föruppföljning av verksamheten.· Brukarundersökningar – en gång per år då utföraren skyldig att medverka.· Statistik – Utföraren skall vid förfrågan lämna underlag till Arvika kommun ochmyndighet vid behov, till exempelvis Socialstyrelsen, Sveriges Kommuner ochLandsting (SKL) och Statistiska Centralbyrån (SCB).· Övrigt – utföraren är skyldig att på begäran lämna uppgifter till beställaren ochmedverka vid uppföljningsbesök.Båda parter har en ömsesidig skyldighet att underrätta varandra vad som framkommit irespektive uppföljnings- och kvalitetsarbete.Godkänd utförare förbinder sig att underlätta för beställarens uppföljning genom att lämnatillträde till verksamheten som beskrivet i detta förfrågningsunderlag. Utföraren skallockså tillhandahålla relevanta dokument som rör verksamheten som finansieras avbeställaren.Information om olika utförares resultat i brukarundersökningar kommer beställaren attpublicera på kommunens hemsida. Även övriga resultat av uppföljningar ochutvärderingar kan kommunen komma att publicera.8.1 Övrig uppföljning och utvärderingUtföraren är även skyldig att medverka och lämna andra uppgifter om brukare och utförarensverksamhet som kan behövas för uppföljning och utvärdering.9. BILAGOR TILL FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG23

1.ANSÖKAN BLANKETT2.TIMERSÄTTNING SERVICE3.SERVICEINSATSER4.KARTA ARVIKA KOMMUN5.MÅNADSRAPPORTERING UTFÖRD TID24