Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
40 ÅRSREDOVISNING <strong>2021</strong> FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE<br />
5.8 Riktlinjer för verksamhet<br />
som omfattas av uppdrags avtal<br />
Kyrkans pension arbetar med en hög grad<br />
av utläggning av verksamhet och funktioner<br />
genom att såväl försäkringsadministration,<br />
kapitalförvaltning samt vissa stödprocesser,<br />
utförs av utomstående leverantörer. Frågan<br />
om vilken verksamhet som ska utföras i egen<br />
regi och vilken verksamhet som ska läggas<br />
ut på uppdragstagare är av stor strategisk<br />
betydelse.<br />
Med utläggning av verksamhet och funktioner<br />
avses situationer då hela eller delar<br />
av tjänstepensionsverksamheten läggs ut<br />
på extern uppdragstagare. Utläggning<br />
av verksamhet innebär inte att ansvaret<br />
för verksamheten gentemot myndigheter,<br />
kunder och leverantörer övergår till underleverantören.<br />
Styrelsen och vd ansvarar alltid<br />
ytterst för verksamheten som lagts ut.<br />
Tjänstepensionsföreningens ledning ska<br />
säkerställa att föreningen har kompetens<br />
och resurser för att kunna genomföra en<br />
professionell upphandling av beslutad<br />
utläggning av verksamhet.<br />
Tjänstepensionsföreningen ska vidare<br />
upprätthålla kompetens och resurser för att<br />
upphandla alternativa resurser.<br />
Utläggning av verksamhet eller funktion<br />
inskränker inte Kyrkans pensions ansvar<br />
enligt externa och interna regler. Kyrkans<br />
pension behåller det fulla ansvaret för att<br />
uppfylla alla sina förpliktelser.<br />
För varje utläggning av verksamhet eller<br />
funktion ska vd utse en beställaransvarig<br />
från Kyrkans pensions sida. I normalfallet<br />
ska den som i Kyrkans pensions egen regi<br />
ansvarar för en verksamhet eller funktion vara<br />
beställaransvarig för utläggning av denna<br />
verksamhet eller funktion.<br />
För varje utläggning av verksamhet eller<br />
funktion som är av väsentlig betydelse för<br />
tjänstepensionsverksamheten ska Kyrkans<br />
pension välja externa uppdragstagare<br />
med omsorg och löpande följa upp den<br />
verksamhet som omfattas av uppdragsavtal<br />
för att säkerställa att verksamheten fungerar<br />
tillfredsställande.<br />
Av uppdragsavtal som är av väsentlig betydelse<br />
för tjänstepensionsverksamheten ska<br />
det åtminstone framgå följande:<br />
• Uppdragstagaren ska åta sig att följa de<br />
regler som är tillämpliga för uppdraget.<br />
• Uppdragstagaren ska åta sig att följa<br />
de interna regler som Kyrkans pension<br />
har fastställt och som är relevanta för<br />
uppdraget.<br />
• Uppdragstagaren ska åta sig att<br />
samarbeta med Finansinspektionen<br />
när det gäller den verksamhet eller<br />
de funktioner som omfattas av<br />
uppdragsavtalet.<br />
• Uppdragstagaren ska informera om alla<br />
händelser som kan innebära att denne inte<br />
längre har förmåga att utföra uppdraget<br />
effektivt och i enlighet med tillämpliga<br />
lagar och föreskrifter.<br />
• Uppsägningstiden ska vara tillräckligt<br />
lång för att Kyrkans pension ska<br />
kunna hitta en alternativ lösning om<br />
uppdragstagaren vill häva avtalet.<br />
• Kyrkans pension ska vid behov kunna<br />
avsluta uppdragsavtalet utan att det<br />
inkräktar på försäkringstagarnas, de<br />
försäkrades eller andra ersättningsberättigades<br />
möjlighet till tillfredsställande<br />
och fortlöpande service.<br />
• Kyrkans pension ska ha rätt att få<br />
information från uppdragstagaren om<br />
den verksamhet eller de funktioner som<br />
omfattas av uppdragsavtalet och dess<br />
resultat.<br />
• Kyrkans pension ska ha rätt att utfärda<br />
allmänna vägledningar och enskilda<br />
instruktioner till uppdragstagaren om<br />
vad som måste beaktas vid utförandet av<br />
den verksamhet eller de funktioner som<br />
omfattas av uppdragsavtalet.<br />
• Uppdragstagaren ska skydda alla konfidentiella<br />
uppgifter om Kyrkans pension<br />
och alla personer som föreningen har<br />
uppgifter om.<br />
• Kyrkans pension, dess revisorer och<br />
Finansinspektionen ska ges tillgång<br />
till uppgifter som rör den verksamhet<br />
eller de funktioner som omfattas av<br />
uppdragsavtalet.<br />
• Finansinspektionen, Kyrkans pension och<br />
dess revisorer ska ges faktiskt tillträde till<br />
uppdragstagarens lokaler.<br />
• Finansinspektionen ska, när det krävs<br />
för tillsynen, få ställa frågor direkt till<br />
uppdragstagaren och uppdragstagaren<br />
ska besvara dessa frågor.<br />
• De villkor som ska gälla för att uppdragstagaren<br />
ska få lägga ut den verksamhet<br />
eller de funktioner som omfattas av<br />
uppdragsavtalet på underentreprenad.<br />
• Uppdragstagarens skyldigheter och<br />
ansvar enligt avtalet ska inte påverkas av<br />
att uppdragstagaren använder sig av en<br />
underentreprenör.
Change language