SMART “Security Management Art” - Securitas

SMART
“Security Management Art”
1

SMART
Smart; Securitas’ın hizmet
kalitesini ölçmek ve dolayısıyla
artırmak, anlık raporlama
sağlamak, sahadan hem hizmet
alan tarafa, hem de Securitas’a
hızlı bilgi akışı ve iletişim
kolaylığı sağlamak amacıyla
kullanılan ve geliştirilen bir
sistemdir.
Securitas Türkiye’nin geliştirdiği
SMART, sektörün ve hizmet
verilen kuruluşların
ihtiyaçları doğrultusunda
gelişimi sürekli devam eden bir
operasyonel bilgi bankasıdır.
Yürütülen Güvenlik Hizmetleri
hakkında anlık veriler
toplanmasını ve bu verilerin
gerek Securitas içerisinde
gerekse hizmet alan kurumlarla
paylaşılmasını sağlayan
SMART;
• Kalite kontrol ve hizmet
kalitesini artırmayı,
• Daha hızlı iletişim ve tepki
süreçleri oluşturmayı,
• Verilen hizmeti
sayısallaştırarak güvenliği
ölçülebilir bir hizmet halinde
sunmayı hedefler.
1

2
Smart Kurumsal Portal;
Securitas, sahadan toplayıp
Smart Operasyonel Veri
Tabanına işlediği Denetimleri,
Olay Raporları, Tespit Raporları,
Görev Atama ve Sonuçları,
Personel Bilgileri, Anketleri,
Eğitim -Sınav ve Testleri, Özel
Olarak Oluşturulmuş Elektronik
Formlarla Toplanan Verileri
hizmet verdiği kuruluşun
temsilcileri ile doğrudan
paylaşır.
Securitas Türkiye, teknolojiden
yararlanarak hizmet
kalitesini sürekli artırmak için
çalışmaktadır ve bu süreçte
yapılan tüm işlemlerde
şeffaflığı esas alır. Securitas’ın
kurumsal hafızasında yer alan
kuruluş ile ilgili operasyonel
verilerin tamamına, o
kuruluşun temsilcileri
kurumsal portal üzerinden
doğrudan erişebilirler. Böylece
Securitas’tan hizmet alan
kuruluşların temsilcileri hizmet
aldıkları birimler hakkındaki her
tür bilgiye Securitas ile aynı
anda 7/24 erişime sahiptirler.
Öte yandan, aynı kullanıcı adı ve
şifre kullanılarak tüm bu verilere
Blackberry& Iphone/Ipadlere
indirilebilen Securitas yazılımları
ile de ulaşılabilmektedir.
Blackberry Kurumsal Portal
yazılımı ile Securitas tarafından
hizmet verilen kuruluşlar veya
o kuruluşların görevlendirdikleri
danışman firma çalışanları,
Securitas’ın kullanmakta
olduğu formlar ile ilgili birimleri
denetleyebilir ve Kurumsal
Portal üzerinden kendi denetim
sonuçlarını Securitas sonuçları
ile karşılaştırarak sürecinin
objektifliğini gözlemleyebilirler.

görev doğrulanmaktadır.
Öte yandan, görevlerin
yapılıp yapılmadığı, ne
zaman, ne şekilde ve kim
tarafından yapıldığı da
belgelenmekte ve anlık
olarak raporlanmaktadır.
- Güvenlik şirketinden
nasıl bir hizmet alıyorum?
Hizmet alan kuruluşlar, Securitas’ın
gerçekleştirdiği denetim sonuçlarına; Kurumsal
Portal, Ipad / Iphone ve Blackberry üzerinden,
kendilerine özel açılan firma hesaplarını
kullanarak ulaşabilirler.

6
- Dağ başındaki
tesisimin güvenliği
ne durumda?
PDA’lara atanmış görevler ve rutin kontroller
sayesinde, ilgili kişinin görevi başında olduğunu
ve görevini zamanında yerine getirdiği bilgisine
ulaşılabilir.

Smart-M PDA
Sahada bulunan Securitas
güvenlik görevlileri veri
girişlerini yapmak ve
sistem tarafından gelecek
yönlendirmeleri takip etmek
için Smart Mobile (Smart-M)
PDA’ları kullanmaktadırlar.
Securitas tarafından
sahada yapılan risk analizi
çalışmaları ve hizmet alan
kuruluş temsilcilerinin istekleri
doğrultusunda hazırlanan tüm
görevler PDA cihazlarına sistem
tarafından gönderilmektedir. Bu
görevler genel anlamda devriye
veya sahada yapılan kontroller
ile ilgili olabileceği gibi, hizmet
alan kuruluşun ve ilgili birimin
raporlama, kayıt altına alma
ihtiyaçlarına yardımcı faaliyetleri
de kapsayabilmektedir.
Securitas’ın kullandığı PDA
cihazları suya, toza, darbeye
ve şoka dayanıklı endüstriyel
sınıfta cihazlardır. Kısa bir
eğitim ile güvenlik görevlileri
kolayca cihazı kullanıp, sistemi
uygular hale gelebilmektedir.
Bu sistemin, kullanılan
geleneksel EDKS
sistemlerinden en temel farkı:
kullanıcısını bilgilendirmesi,
yönlendirmesi ve görev
esnasında karşılaşabileceği
öngörülen durumlarda
davranış şeklinin ne olması
gerektiğini aktararak standart
dışı uygulamaları ve insan
hatalarını en aza indirmesidir.
Bu sürecin tamamının anlık
olarak raporlanabilmesi/
yönetilebilmesi de sistemin
diğer önemli avantajıdır.
Bu sistem ve cihazlar
sayesinde, güvenlik görevlisinin
görev alanında bulunan
barkodları okutması ya da
alanın resmini çekmesi ile
gerçekleştirilmiş olan görev
doğrulanmaktadır. Öte yandan,
görevlerin yapılıp yapılmadığı,
ne zaman, ne şekilde ve
kim tarafından yapıldığı da
belgelenmekte ve anlık olarak
raporlanmaktadır.
5

Bir kapının kilitlenmesinin
görev olarak atanması
durumunda;
Bu kapının istenilen zamanda
kilitlenmesini sağlayabilir,
farklı sebeplerden dolayı
kilitlenemiyorsa bu sebeplerin
her biri için farklı önlemler
alınması konusunda güvenlik
görevlisini yönlendirebilir ve
bu durumların her biri için farklı
kişiler haberdar edilebilir. Kapının
kilidi bozuk ise, belirtilen telefon
numarası aranarak çilingir
çağırılması istenebilir, içeride
halen personel çalıştığından
kapı kilitlenemiyorsa personel
müdürünün otomatik
olarak e-posta ile haberdar
edilmesini sağlanabilir ve bu
görevin zamanında yapılıp
yapılmadığının yanı sıra ne
zaman yapıldığı da takip
edilebilir.
Smart-M PDA
Olay Tespit Raporları
Smart-M PDA sistemi ile
hizmet verilen kuruluşlarda
güvenlik tehdidi oluşturabilecek
durumları, herhangi bir şekilde
işletme kurallarına aykırı gelişen
olayları, güvenlik görevlileri
birden çok resim çekip,
ekleyebildikleri olay-durum
tespit raporları ile anlık olarak
gerek kendi üstlerine gerekse
hizmet verilen kurum ilgililerine
raporlayabilmektedirler.
7

8
PDA cihazlarına;
Anketler gönderilebilir:
Securitas, böylece personel
ihtiyacı analizini sağlar ve doğru
reaksiyonlar alarak personelin
çalışma şartlarını iyileştirmek
için gereken önlemleri alır.
Eğitimler ve sınavlar
gönderilebilir:
Securitas, sınavlarla
personellerin eğitim
ihtiyaçlarını belirler ve yine
cihazlar üzerinden gönderilen
eğitimlerle bu ihtiyaçları en kısa
sürede gidermeyi hedefler.
Cihazlara bilgi mesajları
gönderilebilir:
Cihazlara alınması gereken
güvenlik tedbirleri ile ilgili
bilgilendirme mesajları
gönderilerek güvenlik
görevlilerine günün ya da görev
yapılan birimin
hassasiyetleri ile ilgili
bilgilendirme yapılabilir.
Güvenlik görevlisi, rutine
alışma ve mesleki körlükten
kurtulabilir:
Sistemde güvenlik görevlilerinin
Rutine Alışma - Mesleki
Körlükten kaynaklanan hatalar
yapmasını engellemek için
geliştirilmiş özel mekanizmalar,
önlemler bulunmaktadır.
Bunların arasında;
• Barkodların karıştırılması,
• Rastgele kaydırılmış görev
zamanlamaları,
• Listelenmeyen saklı görevler
yer almaktadır.

- Deponun kapısı
kilitlenmiş midir?
Securitas, Smart- M PDA sistemini kullanarak
sahada yapılması gereken planlanmış işlerin
istenilen zamanda ve en doğru şekilde
yapılmasını sağlar.

- Tesisim gerçekten
güvende mi?
Kameralar kayıt yapıyor mu?
Tel örgüler ne durumda?
Securitas Smart-M PDA kullanan güvenlik
görevlisi yaşanan olayları, fark ettiği riskleri
PDA cihazını kullanarak resimli şekilde kendi
üstlerine ve hizmet alan kuruma
anlık olarak bildirir.

Smart ve Denetim Süreçleri
Smart üzerinde genel
kullanımda olan formların
yanı sıra hizmet yerlerine özel
denetim formları; Securitas
Kalite Risk Departmanı
tarafından yapılan risk analizleri
ve hizmet verilen kuruluş
temsilcilerinin ihtiyaçları/
istekleri doğrultusunda
oluşturulmaktadır.
Yapılan denetimlerin sonuçları,
ayrıntılı bir şekilde ilgili
birimlere raporlanmakta olup,
birimlerdeki hizmet kalitesinin
zaman içerisindeki değişimi
hergün izlenebilmektedir.
Eksikliklerin belirtildiği
raporlar ilgili birim ve kişilerle
paylaşılmakta ve bu eksikliklerin
en kısa sürede giderilmesi
yolunda Securitas Türkiye
sürekli çalışmaktadır.
Öte yandan, birimler hakkındaki
denetim sonuçları, riskler ve
iyileştirme olanaklarına dair
bilgilere Smart üzerinden
ulaşılabilmekte ve bu
bilgiler kullanılıp doğru
önlemler alınarak, güvenlik
risklerinin en aza indirilmesi
hedeflenmektedir.
Securitas tarafından hizmet
verilen kuruluşlar kurumsal
portal üzerinden detaylı
raporlara ulaşabilmektedirler.
11

12
Smart-M Blackberry
Securitas Türkiye İdari
Personeli, Blackberry Akıllı
telefonlar ile donatılmıştır.
Securitas idari personelleri,
ilgili Bölge Müdürlüğü veya
Proje Koordinatörlüğü
tarafından planlanan
denetimleri, Blackberry ile
sahada, yerinde ve doğrudan
gerçekleştirebilmektedir.
Denetimlerin, gerçekleşip
gerçekleşmediği ve sonuçları
sürekli takip edilebilmektedir.
Amaç hizmet verilen birimlerde
yaşanabilecek aksaklıkları
yaşanmadan önlemek, sahada
verilen hizmetin kalitesini
sürekli kontrol altında tutmaktır.
Yapılan denetimlerin sonucu,
denetimin yapıldığı anda
otomatik olarak e-posta ile
hizmet alan kuruluş temsilcileri
ile de paylaşılmaktadır.
Securitas personeli, Blackberry
platformu üzerinde çalışan
özel bir yazılım ile saptadıkları
riskleri ve yapılan müşteri
görüşmelerini kayıt altına alarak,
verilen hizmeti iyileştirme
odaklı hareket eder.
*Smart-M Dinamik Form;
Hizmet verilen kuruluşların veri
toplama ihtiyaçlarına destek
olunması amacıyla özel olarak
tasarlanan formlar “dinamik
form” ile oluşturulmaktadır.
Dinamik form ile elde edilen
veriler, hizmet verilen
kuruluşların isteğine göre özel
raporlara dönüştürülebilir.
Excel tabloları veya kağıt
üzerinde tutulan kayıtların
dinamik formlara aktarılarak
PDA üzerinden doldurulması
sağlanmaktadır. Böylece
ihtiyaç duyulan kayıtlara
dosyaları karıştırmadan,
faks beklemeden Securitas
Kurumsal Portal üzerinden
kolayca ulaşılmaktadır.
* Smart tarafından geliştirilen yeni bir
modül olan Smart - M Dinamik Form
aktif olarak kullanılmakta.

- Acaba bugün
Bursa’daki fabrikamıza
kaç araç giriş yaptı?
- Peki geçen ay
kaç araç giriş yapmıştı?
Securitas Smart-M Dinamik Form kullanılarak
PDA cihazları üzerinden istenilen kayıtları,
istenilen şekilde tutabilir ve istenilen başlıklar
altında raporlanabilir.

14
Smart üzerinden oluşturulan
formlara;
Barkod okuması, fotoğraf,
çizim ve fotoğraf üstü açıklayıcı
çizimler gibi kağıt üzerinde
gerçekleştirilemeyecek
dökümanlar eklenebilmektedir.
Böylece sadece kağıt
üzerindeki formu aktarmakla
kalmayarak mevcut formlara
değer katılmaktadır.
Bu formlarda bulunan her
bir veri parçası için sınırsız
filtreleme yapabilmekte
ve bu sayede aranan bilgiye
kolayca ulaşılabilmektedir.
Öte yandan, doldurulan her
formun bir kopyası istenen
e-mail adreslerine otomatik
olarak gönderilebilmektedir.
İstenilen sayısal veriler için
otomatik toplam alanları
oluşturulabilmektedir.
Mesela tek birime gün içinde
kaç kg hammadde girişi
yapıldığını ya da geri
kazandırılan ürün bedelinin ne
kadar olduğunu ya da x plakalı
aracın saat kaçta giriş / çıkış
yaptığı sadece birkaç ‘tık’ ile her
zaman her yerden öğrenilebilir.

Securitas, iş süreçlerini
optimize etmek, verimli ve
hızlı çalışma anlayışı ile hizmet
verdiği kuruluşlara daha iyi
hizmet sunmak ve kendi
kurumsal yapısı içerisinde iş
zekasından faydalanmak için
Oracle E Business Suite ERP
sistemini kullanmaktadır. Ayrıca
Securitas, Smart sistemini
gerekli bilgiler ile buradan
beslemektedir.

Kuzey Amerika’da, Avrupa’da, Latin Amerika’da, Orta
Doğu’da, Afrika’da ve Asya’da toplam 50 ülkede, her
müşterimizin bireysel gereksinimlerine uygun güvenlik
çözümleri sağlamaya odaklanıyoruz. Küçük ve orta ölçekli
işletmelerden, havalimanlarına kadar birçok alanda,
300.000 çalışanımızla hizmette fark yaratıyoruz. Çalışma
felsefemizin temelini “güvenlik bilgisi” oluşturuyor.
Securitas Güvenlik Hizmetleri A.Ş.
Ceyhun Atıf Kansu Cad.
112/15-18 Balgat Ankara
0312 473 59 90
securitas.com.tr