TOTM-PRS-04 Düzeltici ve Ãnleyici Faaliyetler Düzeltme Prosedürü ...
TOTM-PRS-04 Düzeltici ve Ãnleyici Faaliyetler Düzeltme Prosedürü ...
TOTM-PRS-04 Düzeltici ve Ãnleyici Faaliyetler Düzeltme Prosedürü ...
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
DÜZELTİCİ VE ÖNLEYİCİ<br />
FAALİYET/DÜZELTME<br />
PROSEDÜRÜ<br />
DOKÜMAN NO <strong>TOTM</strong>-<strong>PRS</strong>-<strong>04</strong><br />
İLK YAYIN TARİHİ 01.01.2008<br />
REVİZYON TARİHİ 05.01.2015<br />
REVİZYON NO 05<br />
SAYFA NO 1/4<br />
1. AMAÇ VE KAPSAM:<br />
Bu prosedürün amacı, <strong>TOTM</strong> bünyesinde meydana gelen <strong>ve</strong>ya gelmesi muhtemel uygunsuzluklara ilişkin<br />
nedenlerin giderilmesi, tekrarının önlenmesi <strong>ve</strong> sürekli iyileştirmenin etkinliğinin sağlanması için yetki,<br />
sorumluluk <strong>ve</strong> yöntemleri tanımlamaktır. Bu prosedür Yönetim Sistemleri kapsamında yürütülen tüm<br />
faaliyetlerle ilgili sistematik uygunsuzlukları <strong>ve</strong> riskleri kapsar.<br />
2. GÖREV VE SORUMLULUKLAR:<br />
Yönetim Sistemleri Kurulu, Yönetim Sistemleri Temsilcisi, Kalite Sistemleri <strong>ve</strong> Yönetim Organizasyon<br />
Müdürü, Hasta Hakları Kurul Başkanı, GGE Lideri, GGE <strong>ve</strong> Tüm Çalışanlar<br />
3. TANIMLAR:<br />
Düzeltici Faaliyet: Saptanan uygunsuzlukların sebeplerini ortadan kaldırmak için yürütülen planlı <strong>ve</strong><br />
sistematik faaliyetlerdir.<br />
Önleyici Faaliyet: Bir sapma <strong>ve</strong>ya uygunsuzluk meydana gelmeden, olası sapma <strong>ve</strong> uygunsuzlukların<br />
tespit edilmesi, meydana gelmelerini engellemek için yapılan planlı <strong>ve</strong> sistematik faaliyetlerdir.<br />
DÖF: Düzeltici Önleyici Faaliyet <strong>ve</strong> Düzeltme<br />
İyileştirici Faaliyet: Yönetim Sistemlerini etkileyen herhangi bir durumun iyileştirilmesi amacıyla<br />
yapılan planlı <strong>ve</strong> sistematik faaliyetlerdir.<br />
Uygunsuzluk: Belirtilen şartların yerine getirilmemesidir.<br />
Sapma: Belirlenen özelliklerden uzaklaşma derecesidir.<br />
Risk: Bir uygunsuzluğun <strong>ve</strong>ya sapmanın meydana gelme olasılığıdır.<br />
Kalite Yönetim Birimi: Hastanemizde yönetim sistemleri çalışmalarını <strong>ve</strong> dokümanlarını takibini yapan<br />
birim.<br />
G.G.E.L.: Gıda Gü<strong>ve</strong>nliği Ekip Lideri<br />
Düzeltmeler: Saptanan uygunsuzluğu gidermek için yapılan faaliyet.<br />
Hata: Bir ürün <strong>ve</strong>ya hizmette farkına varılan, görülen <strong>ve</strong>ya sezilen; kullanılabilirliğini, performansını,<br />
görünüşünü olumsuz yönde etkileyen bir eksiklik, ihmal <strong>ve</strong>ya yetersizliktir.<br />
4. PROSEDÜRÜN DETAYI<br />
Düzeltici önleyici faaliyetlerde <strong>ve</strong> düzeltmelerde, mevcut <strong>ve</strong> potansiyel uygunsuzlukların temeldeki<br />
nedenlerini ortadan kaldırmak için düşünülen çözüm önerilerinin karşılaşılan problemin büyüklüğüne <strong>ve</strong><br />
taşıdığı riske uygun boyutta olması esas alınır. Düzeltici önleyici faaliyetler <strong>ve</strong> düzeltmeler sonucunda<br />
HAZIRLAYAN<br />
Dokümantasyon Ekibi<br />
ONAYLAYAN<br />
Yönetim Sistemleri Başkanı
DÜZELTİCİ VE ÖNLEYİCİ<br />
FAALİYET/DÜZELTME<br />
PROSEDÜRÜ<br />
DOKÜMAN NO <strong>TOTM</strong>-<strong>PRS</strong>-<strong>04</strong><br />
İLK YAYIN TARİHİ 01.01.2008<br />
REVİZYON TARİHİ 05.01.2015<br />
REVİZYON NO 05<br />
SAYFA NO 2/4<br />
alınması öngörülen tedbirler uygulanırken, bunların Yönetim Sistemleri dokümantasyonuna etkileri<br />
dikkate alınır <strong>ve</strong> dokümantasyon güncellenir.<br />
4.1. Düzeltici Önleyici Faaliyetin <strong>ve</strong> Düzeltmenin (DÖF) Tespiti:<br />
Hastanemizde sunulan hizmetin iç denetim, dış denetim, hasta şikâyetleri, hasta anketleri, hedeflerdeki<br />
sapmalar, yönetim sistemleri uygulamaları, istatistiksel uygulamalar, yönetimin gözden geçirme toplantısı<br />
<strong>ve</strong> olağan toplantılar gibi faaliyetler sonucunda tespit edilen uygunsuzluklar <strong>ve</strong>ya kusurlar, düzeltici,<br />
önleyici faaliyetler, düzeltme <strong>ve</strong> iyileştirme fırsatları olarak kabul edilir. Ayrıca Gıda Gü<strong>ve</strong>nliği Yönetim<br />
Sisteminde kritik sınırlar aşıldığında <strong>ve</strong>ya operasyonel ön gereksinim programlarına uyulmaması<br />
durumunda düzeltme/düzeltici faaliyetler başlatılır.<br />
4.2. DÖF ‘ün Açılması:<br />
4.2.1. Tüm personel Hastanemizin sunduğu hizmette <strong>ve</strong>ya Yönetim Sistemlerinde uygunsuzluk <strong>ve</strong> kusur<br />
tespiti nedeni ile Düzeltici <strong>ve</strong> Önleyici Faaliyet/Düzeltme Talep Formu düzenleyerek Kalite Yönetim<br />
Birimine iletebilir.<br />
4.2.2. Şikayet yönetim prosedürü kapsamında iletilen şikayetlerin çözümüne yönelik DÖF açılabilir.<br />
4.2.3. DÖF'ü talep edenin adı soyadı, görevi <strong>ve</strong> uygunsuzluğu/ riski tespit ettiği tarih, saat, bölümü /<br />
birimi belirtmeli <strong>ve</strong> DÖF talep formunda imzası bulunmalıdır.<br />
4.2.4. Uygunsuzluk/risk <strong>ve</strong> faaliyet önerisi olarak tanımlanabilecek tespitler <strong>ve</strong> bu tespitlerin ortaya<br />
çıkmasına neden olan unsurlar DÖF formunda tanımlanır.<br />
4.3. DÖF’ün Uygulanması:<br />
4.3.1. Yönetim Sistemleri Başkanı tarafından DÖF talebinin türü, uygunsuzluğun/riskin tespit şekli, ilgili<br />
yönetim sistemi belirtilir.<br />
4.3.2. Faaliyetin başlatılması <strong>ve</strong> faaliyeti yapacak Bölüm/Müdürlük/Birime ilişkin karar Yönetim<br />
Sistemleri Başkanı tarafından alınır. Faaliyet başlatılmaması kararı alınmış ise gerekçesi forma yazılarak<br />
DÖF onaylanıp kapatılır.<br />
4.3.3. Yönetim Sistemleri Başkanı tarafından başlatılmasına karar <strong>ve</strong>rilerek onaylanan DÖF talep formu<br />
Kalite Yönetim Birimi tarafından Düzeltici Önleyici Faaliyet/Düzeltme Takip Formu’na kaydedilerek<br />
DÖF no <strong>ve</strong> kayıt tarihi yazılır <strong>ve</strong> bir kopyası (fotokopisi) faaliyeti yapacak Bölüm/Müdürlük/Birim<br />
amirine <strong>ve</strong>rilir.<br />
4.3.4. Faaliyeti yapacak Bölüm/Müdürlük/Birimin amiri uygunsuzluğun/riskin giderilmesi için planlanan<br />
düzeltici/önleyici faaliyetleri <strong>ve</strong> düzeltmeleri, yapılacak iyileştirmeleri, faaliyet planlanamadıysa<br />
HAZIRLAYAN<br />
Dokümantasyon Ekibi<br />
ONAYLAYAN<br />
Yönetim Sistemleri Başkanı
DÜZELTİCİ VE ÖNLEYİCİ<br />
FAALİYET/DÜZELTME<br />
PROSEDÜRÜ<br />
DOKÜMAN NO <strong>TOTM</strong>-<strong>PRS</strong>-<strong>04</strong><br />
İLK YAYIN TARİHİ 01.01.2008<br />
REVİZYON TARİHİ 05.01.2015<br />
REVİZYON NO 05<br />
SAYFA NO 3/4<br />
gerekçesini, sorumlularını <strong>ve</strong> planlanan bitiş tarihini belirler. DÖF formunu en geç beş iş günü içinde<br />
Kalite Yönetim Birimine iletilmesini sağlar.<br />
4.3.5. Teknik, mali, iş gücü vb. nedenlerden dolayı faaliyet planlaması yapılamıyorsa formda<br />
belirtilmelidir.<br />
4.3.6. Yönetim Sistemleri Başkanı planlanan faaliyeti/gerekçeyi uygun görmeyebilir. Bu durumda<br />
Yönetim Sistemleri Başkanı tarafından onaylanan DÖF talep formunun kopyası Kalite Yönetim Birimi<br />
tarafından tekrar faaliyeti yapacak Bölüme/Müdürlüğe/ Birim amirine iletilir.<br />
4.3.7. Uygunsuzluğun / riskin sebebinin araştırılması <strong>ve</strong> faaliyetin gerçekleştirilmesi faaliyeti yapacak<br />
Bölüm / Müdürlük / Birimin amiri <strong>ve</strong> çalışanlarının sorumluluğundadır.<br />
4.4. DÖF'ün Takibi <strong>ve</strong> Kapatılması:<br />
4.4.1. DÖF'ün takibi Kalite Yönetim Birimi tarafından yapılır.<br />
4.4.2. DÖF doğrulama amacı ile takip edilir <strong>ve</strong> etkinliği değerlendirilir.<br />
4.4.3. Faaliyeti yapacak Bölüm / Müdürlük / Birim sorumluları kendi bölümlerinde <strong>ve</strong>ya gerekiyorsa diğer<br />
bölümlerin de katılımı ile düzeltici <strong>ve</strong> önleyici faaliyeti yapar.<br />
4.4.4. Planlanan bitiş tarihi süresi içinde yapılan faaliyetler Kalite Yönetim Birimi tarafından<br />
değerlendirilir. Yapılan faaliyet yeterli ise bu durum formda belirtilerek tarihi yazılır <strong>ve</strong> onaylanarak<br />
faaliyetin kapatılması için Yönetim Sistemleri Başkanına sunulur.<br />
4.4.5. Planlanan bitiş tarihi süresi içinde yapılan faaliyetler yetersiz <strong>ve</strong> tamamlanmamış ise Yönetim<br />
Sistemleri Başkanının onayı ile ek süre <strong>ve</strong>rilir bu süre DÖF talep formunda uzatma tarihi alanında<br />
belirtilir.<br />
4.4.6. Belirtilen ek süre tarihi sonunda Kalite Yönetim Birimi tarafından ikinci takip gerçekleştirilir <strong>ve</strong><br />
yapılan faaliyet yeterli ise bu durum formda belirtilerek tarihi yazılır <strong>ve</strong> onaylanarak faaliyetin<br />
kapatılması için Yönetim Sistemleri Başkanına sunulur.<br />
4.4.7. Belirtilen ek süre tarihi sonunda yapılan faaliyetler yetersiz <strong>ve</strong> tamamlanmamış ise bu durum<br />
belirtilerek Yönetim Sistemleri Başkanına sunulur. Kapatılmama <strong>ve</strong> yeni DÖF açılması kararı <strong>ve</strong>rildiği<br />
takdirde yeni DÖF açılır <strong>ve</strong> aynı şekilde takip edilir.<br />
4.5. DÖF’ lerin Kaydedilmesi <strong>ve</strong> Dosyalanması:<br />
4.5.1. Bu formlar Yönetim Sistemleri kaydı olup Kalite Yönetim Birimi tarafından saklanır.<br />
4.5.2. Uygunsuzluğun/ riskin çözümlenip çözümlenmediği Düzeltici <strong>ve</strong> Önleyici Faaliyet/Düzeltme Takip<br />
Formundan takip edilir.<br />
HAZIRLAYAN<br />
Dokümantasyon Ekibi<br />
ONAYLAYAN<br />
Yönetim Sistemleri Başkanı
DÜZELTİCİ VE ÖNLEYİCİ<br />
FAALİYET/DÜZELTME<br />
PROSEDÜRÜ<br />
DOKÜMAN NO <strong>TOTM</strong>-<strong>PRS</strong>-<strong>04</strong><br />
İLK YAYIN TARİHİ 01.01.2008<br />
REVİZYON TARİHİ 05.01.2015<br />
REVİZYON NO 05<br />
SAYFA NO 4/4<br />
4.5.3. Çalışmaların tamamlanmasını takiben ilgili taraf (hasta şikayetleri ise hasta) bilgilendirilir.<br />
4.5.4. Hastanemizde düzeltici önleyici faaliyet <strong>ve</strong> düzeltme kayıtları Kayıtların Kontrolü Prosedüründe<br />
tanımladığı şekilde saklanır.<br />
5. REFERANS DOKÜMANLAR:<br />
Düzeltici <strong>ve</strong> Önleyici Faaliyet / Düzeltme Takip Formu<br />
Düzeltici <strong>ve</strong> Önleyici Faaliyet/Düzeltme Talep Formu<br />
Kayıtların Kontrolü Prosedürü<br />
HAZIRLAYAN<br />
Dokümantasyon Ekibi<br />
ONAYLAYAN<br />
Yönetim Sistemleri Başkanı
Change language