Það

K Y N N I N G
RÁÐSTEFNUSKRIFSTOFA ÍSLANDSFERÐA:
Einstakir viðskiptavinir – frábært starfsfólk
Ég fæ oft spurninguna: „Í hverju er starf ykkar á ráðstefnuskrifstofunni
fólgið? Þessu er ekki hægt að svara í fáum orðum, enda starfið
innan þessarar deildar fyrirtækisins svo viðamikið, en við erum
sérstök deild innan Íslandsferða, „Iceland Travel“, sem er dótturfyrirtæki
„Icelandair Group,“ segir Helga Lára Guðmundsdóttir, deildarstjóri Ráðstefnuskrifstofu
Íslandsferða.
„Í deildinni starfa sex manns auk mín. Við þjónum um sex þúsund
manns á ári en sú tala getur farið í níu til tíu þúsund eftir því hve viðamikil
verkefnin eru en þau eru ráðstefnur, fundir, viðburðir og sýningar.
Verkefnin koma í hús eftir ýmsum leiðum: Með föstum viðskiptavinum,
með tilboðum, í gegnum persónulegan kunningsskap og á Netinu. Ráðstefnuþjónusta
er mjög persónuleg og þess vegna nefni ég kunningsskap
sérstaklega. Í litlu samfélagi eins og okkar þekkir maður mann og góður
orðrómur er okkar besta markaðssetning. Í persónulegri þjónustu felst
að hugsað er um viðskiptavininn frá A til Ö en þjónusta er mismikil eftir
umfangi verkefnisins. Stærri ráðstefnum, sem hafa verið í undirbúningi
í allt að tvö ár, fylgja töluvert mikil samskipti og persónulegri þjónustu
og náin tengsl myndast oft milli starfsmanna skrifstofunnar og viðskiptavinarins
við tíðar fundarsetur og mikil samskipti. Ég á því láni að fagna
að vera með frábært fólk sem er tilbúið að gefa af sér það sem þarf og
stuðlar að okkar góða orðspori.“
Mikill undirbúningur „Ráðstefnuhaldi fylgir gríðarlegur undirbúningur
og þjónustan felst m.a. í að aðstoða við nákvæmar tímasetningar, bóka
gistingu, funda- og sýningaraðstöðu og aðstoða við auglýsinga- og bæk-
Ráðstefnuskrifstofan hefur séð um Norðurlandaráðsþing,
ráðstefnu norrænna bæklunarlækna og
Evrópuþing sérfræðinga í svefnrannsóknum. Í undirbúningi
eru, t.d. ráðstefna á vegum Háskólans í
Reykjavík, European Marketing Academy og alþjóðleg
ráðstefna um málefni mænuskaddaðra.
lingagerð. Erlendir ráðstefnugestir kjósa oft að bæta dögum framan eða
aftan við ráðstefnudagana og þá kemur oft til okkar kasta að skipuleggja
það. Einnig þarf að skipuleggja ýmsa atburði utan formlegrar dagskrár,
makaferðir og skoðunarferðir.
Sjá þarf um að nægt starfsfólk sé á ráðstefnustað sem er gestum innan
handar og sér um skráningu og sölu aukaatburða. Eftir á felst vinnan í
uppgjöri og ýmsum frágangi. Nálgunin er mismunandi eftir verkefnum.
Nú vinnum við t.d. með Félagi heyrnarlausra, sem heldur á Akureyri
norræna menningarhátíð heyrnarlausra um miðjan júlí. Allir fundir með
undirbúningsnefndinni fara fram með táknmálstúlkun sem hefur gefið
okkur heilmikla innsýn í heim heyrnarlausra. Þegar verið var að ákveða
hvar gestirnir ættu að gista, kom upp spurningin hvernig staðið væri
að brunavörnum á viðkomandi hótelum, nokkuð sem ekki er hugsað
út í daglega. Annað dæmi er norræn ráðstefna fatlaðra sem haldin var
í Reykjavík fyrir nokkrum árum og varð til að bæta aðgengi fatlaðra til
muna á nokkrum stærstu hótelum borgarinnar.
Starfmenn ráðstefnuskrifstofu Íslandsferða.
108 F R J Á L S V E R S L U N • 5 . T B L . 2 0 0 6