التميز في ادارة الوقت والاجتماعات
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
موسوعة التميُّز اإلداري<br />
الجزء<br />
- الثالث<br />
<strong>في</strong> التميُّز<br />
<strong>الوقت</strong> إدارة<br />
واواواإلجتماعات<br />
تأليف:<br />
األستاذ معتز عساف<br />
2008<br />
1
التميُّ ز زاإلداري<br />
موسوعة<br />
-<br />
الثالث<br />
الجزء<br />
واالجتماعات<br />
ا <strong>الوقت</strong><br />
إدارة<br />
<strong>في</strong> التميُّز<br />
2
الحقوق محفوظة جميع<br />
3
إهداء<br />
إلى أغلى من فوق األرض<br />
إلى أغلى من تحت األرض<br />
...................................... أمي<br />
...................................... أبي<br />
إلى من وقف معي ودعمني ........ زوجتي شادن وأبنائي سدين وأحمد وراما<br />
إلى إخوتي وأخواتي<br />
إلى كل من أحب العلم ودعمه<br />
كما أود أن أتقدم بجزيل الشكر لكل من ساهم <strong>في</strong> هذا العمل وأخص<br />
بالذكر السيدة رجاء <strong>في</strong>اض واتحاد املصارف العربية.<br />
معتز<br />
4
تقديم<br />
ال تقتصر الثقافة املصر<strong>في</strong>ة اليت يسعى احتاد املصارف العربية اىل تطويرها وتنميتها<br />
يف عاملنا العريب على املصارف واملؤسسات املالية والتطورات املصر<strong>في</strong>ة ومواكبتها<br />
فحسب، بل يهدف أيضاً إىل إجياد أرضية ثقا<strong>في</strong>ة تؤسس ملناخ متعدد الثقافات،<br />
إنطالقاً من مبدأ عدم الفصل يف مكونات املعرفة اليت هي كل ال يتجزأ، إمنا يضاف<br />
اليها التخصص يف جمال معني. من هنا تأيت هذه املوسوعة املهمة والفريدة لألستاذ<br />
معتز عساف مدير املوارد البشرية يف بنك القاهرة عمان، حتت عنوان "موسوعة<br />
<strong>التميز</strong> اإلداري"، لكي تنطلق بداية من أهدافها اىل العمل على تعزيز القدرات<br />
اإلبداعية والتميّز يف استخداماهتا الكامنة داخل اإلنسان، فهي موزعة على سبعة<br />
أجزاء حتمل عناوين خمتلفة، وجدنا أهنا ضرورية ملكتبتنا العربية، وللمواطن العريب<br />
وجلميع املراحل إنطالقاً من املرحلة الثانوية.<br />
وهلذه املوسوعة أهداف أكادميية ثقا<strong>في</strong>ة بشكل عام، لكنها تركز أساساً على<br />
موضوع <strong>التميز</strong> اإلداري الذي تفتقر اليه معظم مؤسساتنا اليت أصبحت حباجة اىل<br />
مواكبة كل التطورات يف هذا اجملال وتطبيقها.<br />
ومن أبرز املوضوعات اليت تركز عليها هذه املوسوعة، فهم إدارة املوارد البشرية<br />
وأنشطتها إنطالقاً من عرض مفهوم وأهداف التحليل الوظي<strong>في</strong> ومبادئه الرئيسية وطرقه<br />
وعوامل جناحه، إضافة اىل توضيح أمهية التوظيف وتقييم وأهدافه وفوائده، وأمهية<br />
التدريب وحتديد االحتياجات التدريبية وتصميم الربامج التدريبية وتن<strong>في</strong>ذها وتقييمها.<br />
كما تعمل املوسوعة على تنمية معارف ومهارات القارئ يف التعامل مع النزاع<br />
التنظيمي وإدارته بفعالية، وشرح جمموعة من مهارات وأساليب النزاع.<br />
ومن املواضيع املهمة اليت تعاجلها هذه املوسوعة أمهية <strong>الوقت</strong> وخصائصه وقيمته<br />
وفوائد إدارته، إضافة اىل أمهية التخطيط اإلسرتاتيجي يف املؤسسات العامة واخلاصة،<br />
وتوضيح عملية التخطيط االسرتاتيجي والتشغيلي وأدوار ومسؤوليات الوحدات<br />
التنظيمية وصوالً اىل ضرورات حتديد االحتياجات التدريبية وختطيط التدريب، ومسألة<br />
–<br />
5
خدمة العمالء ومعاجلتها من كافة جوانبها.<br />
لقد أحاط املؤلف هذه املواضيع بكثري من الدقة هبدف الوصول اىل اإلضافة<br />
الالزمة من خالل التعمّق هبذه املواضيع واستعراض الكثري من التجارب واحلاالت<br />
واستخراج العرب والنتائج.<br />
إن هذه املوسوعة هتم كل قارئ عريب وكل موظف وطالب اجلامعات كوهنا تنري<br />
أمامهم طريق املستقبل وتسلحهم باملعرفة الالزمة ليكونوا على قدر كبري من الثقافة<br />
و<strong>التميز</strong> اإلداري، الذي تعتربه أساس النجاح يف ظل ما ختبئ لنا العوملة من تغيريات<br />
ومفاجئات.<br />
الدكتور فؤاد شاكر<br />
األمين العام إلتحاد المصارف العربية<br />
6
م<br />
قائمة المحتويات<br />
رقم الصفحة<br />
1<br />
3<br />
9<br />
13<br />
14<br />
14<br />
18<br />
21<br />
23<br />
25<br />
26<br />
27<br />
28<br />
33<br />
38<br />
41<br />
44<br />
الموضوع<br />
مقدمة<br />
الفصل األول: مفهوم <strong>الوقت</strong><br />
خصائص <strong>الوقت</strong><br />
فوائد إدارة <strong>الوقت</strong><br />
الفصل الثاني: االستراتيجيات الفعالة <strong>في</strong> إدارة <strong>الوقت</strong><br />
اإلسرتاتيجية األولى: استخدام قائمة األعمال<br />
اإلسرتاتيجية الثانية: احذّر من قانون باركنسون<br />
اإلسرتاتيجية الثالثة: تذكّر قانون باريتو 20<br />
80<br />
اإلسرتاتيجية الرابعة: حاسب نفسك<br />
اإلسرتاتيجية اخلامسة: إنهِ العمل اآلن<br />
اإلسرتاتيجية السادسة: استخدم قائمة التأكد<br />
اإلسرتاتيجية السابعة: نظّم نفسك<br />
اإلسرتاتيجية الثامنة: نظّم مكتبك<br />
اإلسرتاتيجية التاسعة: طوّر مهارتك يف اإلصغاء<br />
اإلسرتاتيجية العاشرة: ارفع كفاءتك يف القراءة<br />
اإلسرتاتيجية احلادية عشرة: ارفع كفاءتك يف الكتابة<br />
اإلسرتاتيجية الثانية عشرة: تعرّف على فرتات نشاطك<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
7<br />
8<br />
9<br />
10<br />
11<br />
12<br />
13<br />
14<br />
15<br />
16<br />
17<br />
7
م<br />
رقم الصفحة<br />
45<br />
45<br />
46<br />
47<br />
49<br />
49<br />
56<br />
63<br />
64<br />
67<br />
68<br />
69<br />
70<br />
71<br />
71<br />
72<br />
73<br />
الموضوع<br />
اإلسرتاتيجية الثالثة عشرة: ال تُضّيع أول ساعة من يوم عملك<br />
اإلسرتاتيجية الرابعة عشرة: عندما تشعر با فاض مستو<br />
حيويتك.............. خذ راحة<br />
اإلسرتاتيجية اخلامسة عشرة: خذ إجازتك األسبوعية والسنوية<br />
وانس العمل هبا ........إالّ عند الضرورة طبعاً<br />
حالة دراسية<br />
الفصل الثالث: استراتيجيات مضاعفة <strong>الوقت</strong><br />
اإلسرتاتيجية األولى: خطّط ألعمالك<br />
اإلسرتاتيجية<br />
اإلسرتاتيجية الثالثة<br />
الثانية :<br />
اإلسرتاتيجية الرابعة<br />
:<br />
:<br />
اإلسرتاتيجية اخلامسة<br />
اإلسرتاتيجية السادسة<br />
اإلسرتاتيجية السابعة<br />
:<br />
:<br />
:<br />
:<br />
فوّض اآلخرين<br />
ركز يف عملك<br />
سيطر على حالتك النفسية<br />
إحرتم ساعتك اخلاصة<br />
حدّد أمهية العمل<br />
أُعثر على وقتك الضائع<br />
اإلسرتاتيجية الثامنة :كن خال<strong>في</strong>اً<br />
اإلسرتاتيجية التاسعة: صَلِّ الفجر يف وقت الفجر<br />
اإلسرتاتيجية العاشرة إصنع ساعاتً إضا<strong>في</strong>ة / اهنض باكراً<br />
اإلسرتاتيجية احلادية عشرة: فكر بكسل<br />
اإلسرتاتيجية الثانية عشرة: ختلص من األعمال غري املطلوبة<br />
الموضوع<br />
18<br />
19<br />
20<br />
21<br />
22<br />
23<br />
24<br />
25<br />
26<br />
27<br />
28<br />
29<br />
30<br />
31<br />
32<br />
33<br />
34<br />
م<br />
رقم الصفحة<br />
8
74<br />
75<br />
78<br />
78<br />
81<br />
83<br />
85<br />
89<br />
90<br />
94<br />
99<br />
100<br />
100<br />
107<br />
112<br />
113<br />
114<br />
115<br />
116<br />
117<br />
اإلسرتاتيجية الثالثة عشرة: جتنّب إزعاجات الزوار واألصدقاء<br />
اإلسرتاتيجية الرابعة عشرة: جتنب املكاملات اهلات<strong>في</strong>ة الزائدة<br />
الفصل الرابع: مضيعات <strong>الوقت</strong> وكي<strong>في</strong>ة تجنبها<br />
األعمال اليت ال تستحق العمل<br />
اليأس املبكر<br />
االجتماعات غري املربرة<br />
النسيان<br />
الذين يقفون فوق األكتاف<br />
التأخري السليب املماطلة<br />
الثرثارون<br />
حالة دراسية<br />
الفصل الخامس: التقنيات الحديثة وإدارة <strong>الوقت</strong><br />
اهلاتف<br />
احلاسب<br />
الفصل السادس: الموازنة بين العمل والحياة االجتماعية<br />
واعد نفسك<br />
اعنت بنفسك<br />
أضف حلياتك<br />
دع اآلخرين يساعدونك<br />
خذ إجازة طويلة<br />
الموضوع<br />
فكر جانبياً<br />
9<br />
35<br />
36<br />
37<br />
38<br />
39<br />
40<br />
41<br />
42<br />
43<br />
44<br />
45<br />
46<br />
47<br />
48<br />
49<br />
50<br />
51<br />
52<br />
53<br />
54<br />
م<br />
رقم الصفحة<br />
118<br />
55
120<br />
121<br />
122<br />
123<br />
131<br />
150<br />
هوّن عليك<br />
ز اوج حياتك الشخصية مع حياتك االجتماعية<br />
اعزّل نفسك<br />
قواعد للمستقبل<br />
الفصل السابع: إدارة االجتماعات<br />
الفصل الثامن: اجتماعات العصف الذهني<br />
56<br />
57<br />
58<br />
59<br />
60<br />
61<br />
10
مقدمة<br />
من املؤكد أن أي عمل نقوم به يف حياتنا اليومية سواء على الصعيد الرمسي<br />
مبجاالت الوظيفة أو على الصعيد االجتماعي واحلياة العائلية حمكوم بوقت. وحال<br />
انتهاء <strong>الوقت</strong> احملدد إلجناز األعمال املطلوبة تتحدد مد فاعليتنا وكفاءتنا يف حتقيق<br />
أهدافنا.<br />
إن عامل <strong>الوقت</strong> يعترب اليوم من أهم مقومات جناح الشركات واملوظفني العاملني<br />
هبا، ذلك أن العصر الذي نعيشه هو عصر السرعة واملنافسة والوصول إىل العاملية<br />
بأسرع وقت ممكن. ومن هنا تربز أمهية <strong>الوقت</strong> على اعتبار انه عنصر غري ملموس<br />
غالباً ما تكون حلظات منه هي احلدود الفاصلة اليت تقرر جناح األعمال وفشلها.<br />
ومن هنا فإن <strong>الوقت</strong> يعترب أحد املوارد اهلامة والنادرة والثمينة ألي إنسان أو<br />
شركة يف العامل. وبالتايل فان جناح األفراد يف حتقيق أهداف شركاهتم مرتبط بشكل<br />
أساسي مبد قدرهتم على إدارة أوقاهتم بكفاءة وفاعلية.<br />
ستجد يف هذا الكتاب الكثري من األساليب والوسائل واالسرتاتيجيات اليت لو<br />
فكرت يف كل واحدة منها بشكل انفرادي وسطحي العتقدت )خاطئاً( بعدم أمهيتها<br />
وعدم تأثريها الكبري على حياتك، وكأنك تنظر إىل حن<strong>في</strong>ة ماء مكسورة تنقط قطرات<br />
صغرية من املاء، لكن لو وضعت وعاءً أسفل احلن<strong>في</strong>ة لوجدت بعد فرتة بسيطة ان<br />
قطرات املاء هذه أصبحت كمية كبرية من املاء ميكن االستفادة منها بأشياء كثرية.<br />
يهدف هذه الكتاب بشكل عام إىل تطوير معارف وقدرات القارئ يف إدارة<br />
وقته وتنظيم اجتماعاته من خالل تقدمي املعلومات األساسية اليت تساهم برفع كفاءته<br />
يف ممارساته اإلدارية ومبا ينعكس إجياباً على مستو أدائه يف حياته العملية<br />
والشخصية.<br />
يهدف الفصللللل األول من الكتاب اىل شرح وتوضيح مفهوم وأمهية <strong>الوقت</strong><br />
باإلضافة إىل خصائصه وقيمته وفوائد إدارته.<br />
11
الفصللللل الثللللاني يهدف إىل توضيح جمموعة من االسرتاتيجيات اليت تساعد<br />
القارئ على االستثمار األمثل للوقت وزيادة فعاليته يف إدارته.<br />
ويسعى الفصل الثالث اىل مناقشة جمموعة من االسرتاتيجيات اليت تساعد<br />
القارئ على مضاعفة وقته رفعكفاءته يف إدارته.<br />
أما الفصل الرابع <strong>في</strong>ساعد القارئ على حتديد مضيعات <strong>الوقت</strong> وكي<strong>في</strong>ة جتنبها.<br />
الفصل الخامس يهدف إىل تعريف القارئ بكي<strong>في</strong>ة االستفادة من التقنيات<br />
احلديثة يف إدارة <strong>الوقت</strong> بكفاءة وفعالية.<br />
ويهدف الفصل السادس إىل تقدمي وعرض جمموعة من الوسائل واألساليب<br />
اليت تساعد القارئ على املوازنة بني حياته اخلاصة وحياته العملية.<br />
أما الفصل السابع <strong>في</strong>هدف إىل توضيح مفهوم وأمهية االجتماعات وكي<strong>في</strong>ة<br />
إدارهتا بفعالية.<br />
وأخرياً فان الفصل الثامن يهدف إىل تقدمي وعرض منهج العصف الذهين يف<br />
االجتماعات.<br />
12
الفصل األول<br />
مفهوم <strong>الوقت</strong><br />
ما هو مفهومك للوقت؟<br />
ما هو مفهومك لليوم، هل هو....<br />
ما هو مفهومك لألسبوع، هل هو.....168 ساعة؟<br />
ما هو مفهومك للشهر، هل هو........720 ساعة؟<br />
ما هو مفهومك للسنة، هل هو.......8760 ساعة؟<br />
24 ساعة؟<br />
هل سبق وان فكرت بأهمية وقتك؟<br />
هل سبق وان سألت نفسك كيف قضيت<br />
واستثمرت وقتك <strong>في</strong> األمس؟<br />
هل سبق وان سألت نفسك كيف قضيت واستثمرت وقتك <strong>في</strong> األسبوع<br />
الماضي؟<br />
هل سبق وان سألت نفسك كيف قضيت واستثمرت وقتك <strong>في</strong> الشهر الماضي؟<br />
هل سبق وان سألت نفسك كيف قضيت واستثمرت وقتك <strong>في</strong> السنة الماضية؟<br />
هل تدرك أهمية وقتكك بكاليوما او باألسكبو ا او بالشكهرا<br />
أم هل أةت ممن يدرك بأهمية الساعة والدقيقة والثاةية؟<br />
بالسكةة؟ أم<br />
ربما تكون ممن يدرك أهمية الجزء من<br />
الثانية...................................؟ هل أنت من<br />
هؤالء.........................................................؟ وهل فعالً<br />
هنالك من يدرك أهمية الجزء من الثانية............................؟<br />
13
ما هي قيمة وقتك؟<br />
هل فكرت <strong>في</strong> قيمة <strong>الوقت</strong> من الجانب الديني؟<br />
هل فكرت <strong>في</strong> قيمة <strong>الوقت</strong> من الجانب االجتماعي؟<br />
هل فكرت <strong>في</strong> قيمة <strong>الوقت</strong> من الجانب الثقا<strong>في</strong>؟<br />
هل فكرت <strong>في</strong> قيمة <strong>الوقت</strong> من الجانب المادي؟<br />
هل فكرت كيف قضيت واستثمرت يومك السابق <strong>في</strong> الجوانب الدينية<br />
واالجتماعية والثقا<strong>في</strong>ة والمادية؟<br />
هل فكرت كيف قضيت واستثمرت أسبوعك الماضي <strong>في</strong> الجوانب الدينية<br />
واالجتماعية والثقا<strong>في</strong>ة والمادية؟<br />
هل فكرت كيف قضيت واستثمرت شهرك الفائت <strong>في</strong> الجوانب الدينية<br />
واالجتماعية والثقا<strong>في</strong>ة والمادية؟<br />
هل فكرت كيف قضيت واستثمرت السنة الماضية <strong>في</strong> الجوانب الدينية<br />
واالجتماعية والثقا<strong>في</strong>ة والمادية؟<br />
من هم الةاجحون <strong>في</strong> ةظرك؟<br />
هل هم الشيوخ والرهبان الذين يقضون حياتهم بالعبادة؟<br />
هل هم أولئك االجتماعيون الذين يقضون حياتهم <strong>في</strong> االتصال والتواصل مع<br />
اآلخرين يحبون اآلخرين ويحبوهم؟<br />
هل هم الذين يقضون أوقاتهم بالقراءة والمطالعة والكتابة؟<br />
أم هم الذين يقضون حياتهم بالعمل وجمع المال؟<br />
14
ما اهم الموارد الموجودة على االرض؟<br />
هل هو الذهب والفضة واأللماس؟<br />
هل هو النفط؟<br />
هل هو اليورانيوم؟<br />
هل هو العلم؟<br />
هل هو البشر؟<br />
ما هي خصائص <strong>الوقت</strong> وكيف تقارن بين اهمية <strong>الوقت</strong> وبين الموارد<br />
السابقة؟<br />
هل فكرت بكل هذه االسئلة......................................؟<br />
اذا لككم تكككن قككد فكككرت بهككا<br />
او علككى االقككل بجككا، مةهككاا<br />
15<br />
فاةككت علككى<br />
االغلب لم تدرك ولم تهتم بوقتك السابق والالحق..................<br />
معظم املختصون يعرفون اإلدارة بأهنا "االستخدام األمثل للموارد البشرية<br />
والمالية المتاحة لتحقيق األهداف بشكل فعال". ميكننا ان نعرف إدارة <strong>الوقت</strong><br />
"بأنها االستخدام األمثل لحياتنا لتحقيق أهدافنا بشكل فعال".<br />
الكثري من الناس حيسب وقته بالسنوات إذ يتذكرون ما مضى من السنة عندما<br />
يدق جرس عيد ميالده. يف تلك اللحظة يتذكرون ان سنة قد فاتت من حياهتم.<br />
القليل من الناس حيسب وقته بالشهر او باألسبوع. بينما القليل القليل من<br />
يتذكر يومه السابق. أما هؤالء الذين يتذكرون دقائقهم وثوانيهم وأجزاء الثواين من<br />
حياهتم فأولئك بالتأكيد الندرة من الناس.
البعض ير ان النجاح يتمثل باألشخاص األثرياء الذين يقضون معظم وقتهم<br />
يف العمل ألهنم ببساطة لديهم املال الذي يستطيعون <strong>في</strong>ه حتقيق كل أهدافهم. بينما<br />
البعض اآلخر ير ان الناجحني هم االجتماعيون احملبوبون الذين يقضون وقتهم يف<br />
بناء العالقات االجتماعية وميرحون ويتفاعلون باجيابية مع كل من حوهلم. يف نفس<br />
<strong>الوقت</strong> ير آخرون ان الناجحني هم املتدينون إىل ابعد احلدود والذين يقضون أوقاهتم<br />
يف العبادة وينسون كل ما حوهلم. وأخرياً هنالك جمموعة من الناس تر ان الناجحني<br />
هم املثقفون الذين يقضون أوقاهتم يف القراءة واالطالع ويعرفون عن كل شيء يف<br />
احلياة.<br />
تخيل المتعبد والمتنسك <strong>في</strong> احد الجبال وال يقوم بشيء سوى<br />
العبادة.............<br />
تخيل ذلك الذي يقضي كل حياته <strong>في</strong> اللهو<br />
والمز اح............................<br />
تخيل ذلك الذي يقضي كل حياته <strong>في</strong> القراءة واالطالع .......................<br />
تخيل ذلك الذي يمضي كل وقته <strong>في</strong> العمل وجمع<br />
المال..........................<br />
هل فكرت يف الناجحني فعالً أال تعتقد ان الناجحني هم أولئك الذين<br />
جيمعون كل هذه الصفات ويقضون أوقاهتم بتوافق بني جوانب احلياة األربعة الدينية<br />
والثقا<strong>في</strong>ة واالجتماعية واملادية.<br />
ال نقول ان علينا ان منضي باليوم ست ساعات يف كل جانب من اجلوانب او<br />
ثالثة أشهر يف السنة يف كل جانب ن اجلوانب بل جيب لن نراعي التوازن يف حياتنا<br />
حبيث ال يطغى جانب على اجلوانب األخر .<br />
ختيل ذلك الشخص الذي يستثمر جزءاً من وقته يف العبادة وجزءاً يف التواصل<br />
من األهل واألصدقاء وجزءاً يف القراءة والتثقف وجزءاً يف العمل. ختيل احد<br />
16
األشخاص السعداء يف حياهتم، أال<br />
يف جوانب حياته.<br />
تر ان هذا السعيد احلقيقي هو ذلك الذي يوازن<br />
من هذا املنطلق فان هذا الكتاب ال يركز على اجلانب املادي والعملي يف احلياة<br />
بل حياول الرتكيز على مجيع اجلوانب وذلك الن االهتمام يف احد او بعض اجلوانب<br />
على حساب اجلوانب األخر يؤدي إىل إضعاف هذه اجلوانب. فمثالً الرتكيز على<br />
العمل ألوقات كثرية على حساب <strong>الوقت</strong> الذي يقضيه الشخص مع عائلته سيؤدي<br />
على املد البعيد إىل مشاكل يف العائلة وبالتايل سيؤثر ولو بشكل غري مباشر على<br />
العمل.<br />
لنعد اآلن للتفكري يف قيمة <strong>الوقت</strong>.<br />
لتدرك قيمة السةة ...............................................<br />
اسأل طالبا<br />
رسب <strong>في</strong><br />
االمتحان النهائي.<br />
لتدرك قيمة الشهر ...............................................<br />
اسأل<br />
أما وضعت مولودا غير مكتمل النضوج<br />
لتدرك قيمة األسبو ..............................................<br />
اسأل<br />
محررا <strong>في</strong> صحيفة أسبوعية<br />
لتدرك قيمة اليوم ................................................<br />
اسأل شخصا لم يستطع الوقوف على جبل عرفة <strong>في</strong> الحج<br />
17
لتدرك قيمة الساعة...............................................<br />
اسأل<br />
المحبوب الذي ينتظر لقاء المحبوبة<br />
لتدرك قيمة الدقيقة...............................................<br />
اسأل<br />
شخصا تأخر عن موعد الطائرة<br />
القطار أو<br />
لتدرك قيمة الثاةية................................................<br />
اسأل<br />
شخصا نجى من حادث<br />
لتدرك قيمة الجا، من الثاةية.....................................<br />
اسأل<br />
شخصا فاز بالميدالية الفضية <strong>في</strong><br />
األلعاب األولمبية<br />
لنعد اآلن للتفكري<br />
األرض.<br />
يف خصائص <strong>الوقت</strong> ونقارنه<br />
بأهم<br />
املوارد املوجودة على<br />
18
▪<br />
▪<br />
ال يمكن استعادته<br />
خصائص <strong>الوقت</strong><br />
هل نستطيع استعادة األمس او جزء من األمس؟<br />
هل نستطيع استعادة يوم او شهر او سنة من حياتنا؟<br />
بالتأكيد.................. ال<br />
هل نستطيع ان نعيد احد الموارد التي تحدثنا عنها سابقاً؟<br />
ترى أيهما أهم <strong>الوقت</strong> أم هذه الموارد؟<br />
ال يتوقف<br />
بالتأكيد.................. نعم<br />
هل نستطيع ان نوقف عجلة الزمان ألخذ قسط من الراحة؟<br />
بالتأكيد.................. ال<br />
هل نستطيع ان نوقف تدفق النفط؟<br />
هل نستطيع ان نوقف تخصيب اليورانيوم؟<br />
هل نستطيع ان نوقف صناعة الذهب واأللماس؟<br />
ترى أيهما أهم <strong>الوقت</strong> أم هذه الموارد؟<br />
بالتأكيد.................. نعم<br />
19
▪<br />
▪<br />
ال يمكن ش ار ؤ ه أو المتاجرة به<br />
هل نستطيع ان نشتري او نتاجر ب<strong>الوقت</strong> )عدى عن وقت العمل(؟<br />
بالتأكيد.................. ال<br />
هل نستطيع ان نشتري او نتاجر بالنفط؟<br />
هل نستطيع ان نشتري او نتاجر باليورانيوم؟<br />
هل نستطيع ان نشتري او نتاجر بالذهب واأللماس؟<br />
ترى أيهما أهم <strong>الوقت</strong> أم هذه الموارد؟<br />
ال يمكن تخزينه<br />
بالتأكيد.................. نعم<br />
هل نستطيع ان نخزن بعض وقت الشباب إلى وقت الكهولة؟<br />
بالتأكيد.................. ال<br />
هل نستطيع ان نخزن ونحتفظ بالنفط؟<br />
هل نستطيع ان نخزن ونحتفظ باليورانيوم؟<br />
هل نستطيع ان نخزن ونحتفظ بالذهب واأللماس؟<br />
ترى أيهما أهم <strong>الوقت</strong> أم هذه الموارد؟<br />
بالتأكيد.................. نعم<br />
20
▪<br />
▪<br />
ال يمكن اقتراضه وتبديله<br />
هل نستطيع ان نقترض <strong>الوقت</strong> او مبادلته )بشكل حقيقي(؟<br />
بالتأكيد.................. ال<br />
هل نستطيع اقتراض او مبادلة النفط؟<br />
هل نستطيع اقتراض او مبادلة اليورانيوم؟<br />
هل نستطيع اقتراض او مبادلة الذهب واأللماس؟<br />
بالتأكيد.................. نعم<br />
ترى أيهما أهم <strong>الوقت</strong> أم هذه الموارد؟<br />
موزع بالتساوي بين الناس<br />
هل النفط موزع بين الناس بشكل متساو؟<br />
هل اليورانيوم موزع بين الناس بشكل متساو؟<br />
هل الذهب واأللماس موزع بين الناس بشكل متساو؟<br />
بالتأكيد.................. ال<br />
هل <strong>الوقت</strong> موزع بين الناس بشكل متساوي؟<br />
بالتأكيد.................. نعم<br />
ترى أيهما أهم <strong>الوقت</strong> أم هذه الموارد؟<br />
21
اليس من الغريب<br />
اننا نرى سلاعة فلي طاعلة اط طويللة ولكلن ملا أسلرع التسلعون دقيقلة فلي لعلب<br />
كرة قدم أو ستون دقيقة <strong>في</strong> ألعاب الكمبيوتر.<br />
كيللف يفللرح النللاس عنللدما تبعطللى المبللاراة وقتللاً اضللا<strong>في</strong>اً ولكللن يشللتكي النللاس<br />
عندما تطول خطبة الجمعة عن وقتها المعتاد.<br />
كيلف انلله مللن المجهللد قللراءة جللزء مللن القللر ن الكللريم وكيللف أنله مللن السللهل<br />
قراءة رواية مختارة من<br />
300 صفحة. الى 200<br />
كيللف تبللدو طويلللة قضللاء سللاعتين فللي المسللجد ولكللن كللم هللي قصلليرة عنللد<br />
مشاهدة <strong>في</strong>لم سينمائي.<br />
كيلف اننلا نحتلا ملن<br />
3-2<br />
اسلابيع لجعلل مناسلبة اسلالمية تتوافلق ملع جلدولنا<br />
ولكن من الممكن تعديله وتضبيطه لمناسبة اجتماعية <strong>في</strong> خر لحظة.<br />
كيلف اننلا نحتلا اللى ملدة طويللة ونواجله صلعوبة فلي حفلظ يلة أو اثنتلين ملن<br />
ي القر ن الكريم ولكن <strong>في</strong> مدة قصيرة وبسهولة <strong>في</strong> حفظ أغنية.<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
و اآلن إذا اقتنعت بأهمية <strong>الوقت</strong> وان له<br />
المواصلة<br />
قيمة<br />
مهمة <strong>في</strong> حياتنا<br />
يمكنك<br />
<strong>في</strong> القراءة، اذا لم تقتنع ........…….اعد حساباتك ومن<br />
ثم استمر <strong>في</strong> القراءة.<br />
22
<strong>الوقت</strong> إدارة فوائد<br />
تحقيق رضا اهلل<br />
تحقيق الرضا الشخصي<br />
تن<strong>في</strong>ذ األعمال<br />
التو<strong>في</strong>ق بين واجبات العمل والحياة االجتماعية والشخصية<br />
االستغالل األمثل للجهد<br />
التقليل من الضغط والتوتر<br />
احترام اآلخرين لك<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
23
الثاةي الفصل<br />
االستراتيجية األولكى:<br />
االستراتيجيات الفعالة <strong>في</strong> إدارة <strong>الوقت</strong><br />
استخدام<br />
قائمة األعمال<br />
قائمة األعمال عبارة عن قائمة يتم هبا حتديد<br />
املهام املطلوب إجنازها. بالرغم من بساطة قائمة<br />
األعمال إالّ أهنا فعالة جداً كوسيلة لتنظيم نفسك ويف<br />
نفس <strong>الوقت</strong> طريقة لتقليل الضغط عليك. يف كثري من<br />
األحيان قد جتد نفسك حماطاً بكثري من األعمال اليت<br />
جتعلك تشعر وكأنه ليس لديك وقتاً كا<strong>في</strong>اً للقيام بأي<br />
منها مما يرتك شعوراً لديك بفقدان السيطرة أو انك<br />
مثقل باألعمال أو انك تواجه عقبات كبرية ال أمل باخلروج منها.<br />
ان حل ذلك بسيط جدا............................................<br />
أكتب املهام املطلوبة منك. إذا ما كانت هذه املهام كبرية فجزئها إىل مكوناهتا،<br />
بعد ان تكتمل القائمة قم بتحديد األولويات من )مهم جداً( إىل )غري مهم<br />
متاماً(. إذا وجدت ان هنالك مهام كثرية قد صُنفت على أهنا أولويات مهمة<br />
مرة أخر إىل القائمة واعد ترتيب األوليات املهمة وصنّف بعضها على أهنا أقل<br />
أمهية. بعد ان تقوم بذلك اعد كتابة القائمة برتتيب أولوياتك.<br />
بعد ذلك تكون قد حصلت على خطة دقيقة وواضحة متّ هبا فصل املهام املهمة<br />
عن تلك غري املهمة واملُضِّيعة للوقت.<br />
ميكن استخدام قائمة األعمال يومياً وأسبوعياً. ميكنك ان تبدأ إعدادها يف هناية<br />
اليوم أو بدايته حسبما يالئمك. ميكنك استخدامها للتخلص من املشاكل اليت<br />
تواجهك وخت<strong>في</strong>ف الضغط عنك.<br />
، عُّد<br />
3<br />
1<br />
24
▪<br />
النقاط التالية تساعدك على استخدام قائمة األعمال بفعالية:<br />
رتب أولوياتك<br />
هل سبق ان عملت بجهد كبير ووجدت نفسك <strong>في</strong> نهاية اليوم غير راض عن<br />
نفسك؟<br />
هل وجدت انه كان بإمكانك استغالل هذا الجهد <strong>في</strong> ما هو أهم من ذلك؟<br />
ان حتديد أمهية األعمال على الئحتك مهم جداً ألنك ال حتتاج فقط إىل حتديد<br />
األعمال املطلوبة منك على قائمة األعمال )الالئحة(. إذا أردت ان تستثمر وقتك<br />
بشكل اكرب ال بد لك من حتديد أولوياتك وإالّ وجدت انك تبذل جهدك <strong>في</strong>ما ليس<br />
له أمهية بالنسبة لك أو انك جتد نفسك تتعامل مع مجيع األعمال بالتساوي بغض<br />
النظر عن درجة أمهيتها. كثري من األحيان تقوم ببذل جهد كبري يستغرقك وقتاً كبرياً<br />
لكنك يف النهاية تفاجأ انه مل يبقى لديك <strong>الوقت</strong> للقيام مبا هو أهم من ما قمت به.<br />
هنالك العديد من الطرق اليت ميكنك استخدامها لتحديد أي األعمال أكثر<br />
أمهية. هنالك طريقة ترتب األعمال حسب أمهيتها أو إعطاء األعمال أرقام<br />
لتعرب عن درجة األمهية. قد تتساءل عن الطريقة اليت ميكنك حتديد األعمال األكثر<br />
أمهية أو األولويات، يمكنك استخدام األسئلة التالية:<br />
هل سيساعدني العمل على بلوغ هدف مهم <strong>في</strong> حياتي؟<br />
هل للعمل موعد نهائي؟<br />
هل العمل مفو ض من شخص مهم ال يمكن تجاهله؟<br />
هل تن<strong>في</strong>ذه سينجح مهنتي؟<br />
إذا كانت اإلجابات بال، فهذا يعين ان العمل ال يستحق األولوية املطلقة.<br />
3 ،2 ،1<br />
▪ أكتب الئحة أولوياتك<br />
25
▪<br />
دَوّن الئحة أولوياتك لليوم التايل قبل مغادرة املكتب. قد تعتقد أهنا مضيعة<br />
للوقت لكن كتابتك هلا ميكن ان تساعدك على:<br />
النوم بعمق. إذ ان عدم كتابتها قد يزعجك لفرتات طويلة يف التفكري يف<br />
الليل. قد يبقى ذهنك مشغوالً وتستمر يف القول "ال تنسى عليك غداً ان<br />
…….. ال تنسى عليك غداً ان ………….".<br />
يتحرر عقلك من التفكير بالمشاكل ليصبح منشغالً <strong>في</strong><br />
حلها.<br />
▪<br />
كتابتك لمهامك يفتح الطريق لك نحو االلتزام بها. ان مل تكن هذه<br />
املهام تستحق التدوين فهي على األرجح ال تستحق التن<strong>في</strong>ذ.<br />
▪<br />
اكتب ▪<br />
أولوياتك بشكل منظم<br />
ال تعتمد على املذكرات وقصاصات الورق املبعثرة هنا وهناك. قد يؤدي تدوين<br />
املالحظات بشكل مبعثر إىل إغفال او ضياع بعضها بالتالي قد جتد بعد فرتة ان<br />
هنالك أمور مهمة مل تنفذها.<br />
تأكد من تدوين مالحظاتك وأولوياتك يف مكان واحد، ميكنك مثالً تدوينها<br />
يف مفكرة أو يف جهاز احلاسب.<br />
هنالك مثالً برنامج حاسب امسه أو املنظم. ميكنك ان تستخدمه<br />
بفعالية لكن ال تنسى ان حتتفظ بنسخة إضا<strong>في</strong>ة معك على القرص املغناطيسي إذا<br />
قررت ان حتتفظ مبالحظاتك باحلاسب خوفاً من تعطل اجلهاز أو فقدان املعلومات<br />
نتيجة لفريوس قد يصيب اجلهاز.<br />
Organizer<br />
حاول ان تكتب أولوياتك<br />
بطريقة خمتصرة وليس كتابة موسوعة.<br />
تفحص الئحة أولوياتك بشكل منتظم<br />
راجع الئحة أولوياتك بشكل دوري، انظر إليها يف صباح كل يوم. تأكد من ان<br />
▪<br />
26
كل شيء مدون يف الالئحة. إذا وجدت ان هنالك أعمال عليك القيام هبا وليست<br />
مكتوبة يف الالئحة فاكتبها.<br />
حدد <strong>الوقت</strong> المحدد للتن<strong>في</strong>ذ<br />
ضع الئحة أعمال لموظ<strong>في</strong>ك<br />
▪<br />
▪<br />
يمكنك استخدام او االستعانة بالقائمة التالية:<br />
األعمال المطلوبة<br />
موعد اإلنجاز<br />
األولوية<br />
27
االستراتيجية الثاةية:<br />
لو قلت ألحد موظ<strong>في</strong>ك ان لديه ساعة النجاز<br />
عمل يستحق فعلياً نصف ساعة لالنجاز، كم<br />
من <strong>الوقت</strong> تعتقد سيستغرقه إلتمام العمل؟<br />
على األغلب ساعة.<br />
لو قيل لك ان لديك أربعة ساعات لقراءة<br />
كتاب يستحق فعالً ساعتين، كم من <strong>الوقت</strong><br />
سيستغرقك قراءته؟ على األغلب أربعة ساعات.<br />
أحذّر من قاةون باركةسون<br />
لو ذهبت إلى ميكانيكي وأخبرته بان لديك مشكلة معينة <strong>في</strong> سيارتك وانك<br />
ترغب بترك السيارة لديه لخمس ساعات وإصالحها فعلياً يستحق نصف ساعة.<br />
متى تتوقع ان ينهي إصالح السيارة لك؟<br />
على األغلب بعد مخس ساعات ان مل يكن أكثر. ألنه إما سيأخذ أوقات راحة<br />
طويلة او قد يعمل عليها لبعض الدقائق ويفكر بان لديه وقتاً كا<strong>في</strong>اً ليذهب إىل البيت<br />
او لشرب الشاي او ببساطه للعمل يف سيارة أخر .<br />
لكن، لو قلت له ان لديك نصف ساعة فقط وانك تريده ان يصلح السيارة لك،<br />
هل تعتقد انه بإمكانه ان يصلحها بنصف ساعة؟<br />
على األغلب نعم. ألنه سريكز كل وقته وطاقته على إصالحها.<br />
لو قلت لعامل بناء انك تريد منه ان يبني لك سوراً <strong>في</strong><br />
سيستغرقه البناء؟<br />
ثالثة أيام، كم من <strong>الوقت</strong><br />
18
على األغلب ثالثة أيام ان مل يكن أكثر مع العلم بأنك لو قلت له انك تريده<br />
االنتهاء من البناء يف يومني قد ينهيه يف يومني.<br />
كيف تفسر كل هذه الحاالت؟<br />
قانون باركنسون يفسرها، انه<br />
يقول:<br />
"يتمدد العمل لكي يمأل <strong>الوقت</strong> المتاح إلتمامه".<br />
يشرح القانون ان سبب عدم كفاءة األشخاص بإدارة وقتهم هو أهنم خيصصون<br />
وقتاً أكثر مما يلزم للعمل املقرتح دون حتديد أنفسهم ضمن وقتٍ معني إلمتام العمل<br />
املطلوب. يف كثري من األحيان، فإننا نعطي أنفسنا الكثري من <strong>الوقت</strong> إلمتام عمل ننوي<br />
إجنازه بإتقان. لكن ذلك ال حيصل ألننا بعد ذلك نشعر ان لدينا الكثري من <strong>الوقت</strong>،<br />
وبالتايل ال نركز على العمل مما يقلل من كفاءتنا.<br />
تقول أحد أخصائيات طب نفس األطفال ان أحد مرضاها كان يعاين من<br />
ا فاض حتصيله يف املدرسة رغم قلة املساقات اليت كان يأخذها . فاقرتحت على<br />
والديه زيادة عدد املساقات مما فاجأ والدّي الطفل، إالّ أهنما وافقا على ذلك.<br />
كانت النتيجة مذهلة عندما ارتفع حتصيل الطفل يف <strong>الوقت</strong> الذي ازدادت<br />
أعبا ؤه الدراسية. ما حدث هلذا الطفل هو انه شعر بالضغط من قلة <strong>الوقت</strong> فأصبح<br />
خيصص وقتاً حمدداً بشكل موضوعي ووزع وقته بناء على هذا وبالتايل توجب عليه<br />
القيام بأعمال أكثر، مما تطلب منه ان يصبح أكثر كفاءة يف إدارة وقته. وهذا ما<br />
ساعد على رفع معدل الطاقة لديه.<br />
كيف تربط ما بين قانون باركنسون وقائمة األعمال؟<br />
ان عدم حتديد موعد حمدد إلجناز العمل املطلوب يف قائمة األعمال يشعرك بان<br />
لديك دائماً وقت كاف للقيام بالعمل او األعمال األخر إال ان تصل إىل حلظة<br />
19
جتد نفسك مثقل يف كثري من األعمال وليس لديك وقت كاف للقيام هبا. من هنا<br />
فان حتديد موعد حمدد وموضوعي الجناز العمل يساعدك على عدم الوقوع يف فخ<br />
قانون باركنسون.<br />
20
االستراتيجية الثالثة: تذكّر قاةون باريتو<br />
20<br />
21<br />
80 ك<br />
من عمالء البنك يودعون<br />
هل صحيح ان من مجمل إيداعات العمالء؟<br />
من الموظ<strong>في</strong>ن يشكلون ما<br />
هل صحيح ان من نسبة الغياب بالشركة؟<br />
نسبته من وقت الموظ<strong>في</strong>ن ينتج<br />
هل صحيح ان من مجمل إنتاجيتهم؟<br />
من الموظ<strong>في</strong>ن يحصلون<br />
هل صحيح ان من الرواتب <strong>في</strong> الشركة؟<br />
على من<br />
المغلقة يشترون من المتجولين <strong>في</strong> األسوا هل صحيح ان مجمل المبيعات؟<br />
من العالم؟<br />
من الناس يحكمون هل صحيح ان من ثروات العالم؟<br />
من األشخاص <strong>في</strong> العالم لديهم هل صحيح ان %80<br />
%80<br />
%80<br />
%20<br />
%20<br />
%20<br />
%20<br />
%20<br />
%20<br />
%20<br />
%80<br />
%80<br />
%80<br />
%80<br />
هل فكرت بالنسبة المئوية التي تقضيها من وقتك <strong>في</strong> النشاطات المختلفة و<strong>في</strong><br />
العائد ملن هذه النسبة؟<br />
هل فكرت ان تركز قدراتك وجهودك على نسبة معينة من النشاطات التي تمثل<br />
لك أهمية خاصة؟<br />
هل فكرت أين ذهبت معظم سنوات حياتك؟<br />
هل فكرت بالنسبة المئوية من حياتك التي استثمرتها بأمور م<strong>في</strong>دة لحياتك<br />
ومماتك؟<br />
كيف تفسر كل هذه التساؤالت؟<br />
قانون باريتو يفسرها، انه يقول:
"مجموعة صغيرة من العوامل يمكن <strong>في</strong> كثير من الحاالت<br />
نسبة كبيره من النتائج".<br />
أن تحقق<br />
ماذا يعني قانون باريتو لك بشكل عام؟<br />
ما عالقة قانون باريتو بإدارة <strong>الوقت</strong>؟<br />
كيف يمكنك استغالل قانون باريتو <strong>في</strong> إدارة وقتك؟<br />
انه يعين ان نسبة بسيطة )%20( من حياتنا هي فعالً تكون موجهة حنو أمور<br />
منتجة وم<strong>في</strong>دة وان النسبة العظمى )%80( من حياتنا ذهبت إىل أمور ليست ذات<br />
أمهية. انه يعين ان ال من ما قمنا <strong>في</strong>ه حبياتنا قد أنتج من جممل ما أنتجنا<br />
لدنيانا وآخرتنا. انه يعين أننا يف أعمالنا ننتج من خالل استغالل فقط<br />
من طاقاتنا ومواردنا. هذه اإلنتاجية سببها هو أننا يف أوقات معينة تكون لدينا طاقة<br />
كبرية ونكون مهيئني إلنتاج وحمفزين ولدينا النشاط الكايف إلنتاج كمية كبرية من<br />
النتائج. ختيل لو أننا رفعنا من هذه النسبة إىل فكم ستكون إنتاجيتنا.<br />
%20<br />
%80<br />
%80<br />
%25<br />
%20<br />
كيف تربط ما بين قانون باريتو وقائمة األعمال؟<br />
من امل<strong>في</strong>د هنا بان نقوم باستغالل فرتات النشاط ذات اإلنتاجية العالية يف العمل<br />
على املهام ذات األولوية املرتفعة وبذلك تزداد نسبية انتاجيتنا. ختيل على عكس ذلك<br />
كيف ستكون نتائج قيامنا بالعمل يف فرتات النشاط على املهام ذات االولوية<br />
املنخفضة. بالتاكيد ستكون انتاجيتنا اقل بكثري. وعلى األغلب لن نكون قادرين على<br />
حتقيق األعمال ذات األولوية املرتفعة.<br />
22
االستراتيجية الرابعة:<br />
حاسب ةفسك<br />
ما هو ثمن ساعتك؟<br />
لو سرقت او ضاعت ساعتك ماذا ستكون ردة<br />
فعلك؟ هل تغضب؟ لماذا؟<br />
ما هو ثمن سيارتك؟<br />
لو سرقت او تحطمت سيارتك ماذا ستكون<br />
فعلك؟ هل تغضب؟ لماذا؟<br />
ردة<br />
ما هو ثمن منزلك؟<br />
لو سر او دمر منزلك ماذا ستكون ردة فعلك؟ هل تغضب؟ لماذا؟<br />
لو س ب ر وقتك هل تغضب؟ لماذا؟<br />
أيهما أهم واكبر قيمة ساعتك وسيارتك ومنزلك أم وقتك؟<br />
اذا كانت إجابتك ليست <strong>الوقت</strong> فتذكر قيمة <strong>الوقت</strong> اليت حتدثنا سابقنا وقارناه<br />
بأهم املوارد على األرض.<br />
هل فكرت ب<strong>الوقت</strong> الذي قضيته <strong>في</strong> خر يوم عمل؟ كم عدد الساعات التي<br />
قضيتها <strong>في</strong> يوم العمل هذا؟ كم دقيقة فعلية عملت <strong>في</strong>ها؟<br />
كم دقيقة او ساعة كانت منتجة بحسب قانون باريتو هل أنتجت هذه الدقائق<br />
والساعات أم من إنتاجيتك؟<br />
%20<br />
%80<br />
هل فكرت يوماً بمراجعة نفسك لتتأكد ملن عدد الدقائق أو الساعات أو األيام<br />
التي استثمرتها فعلياً؟<br />
23
هل راجعت نفسك عند شرائك سلعة معينة ووجدت انك دفعت ثمناً أغلى من<br />
الثمن الذي تستحقه؟ هل راجعت نفسك لخسارة خسرتها <strong>في</strong> أحد أعمالك؟<br />
هل فكرت <strong>في</strong> خسارة وقتك؟<br />
ما هو ثمن ساعتك؟ لو سرقت او ضاعت ساعتك ماذا ستكون ردة فعلك؟ هل<br />
تغضب؟ لماذا؟<br />
ما هو ثمن سيارتك؟ لو سرقت او تحطمت سيارتك ماذا ستكون ردة فعلك؟<br />
هل تغضب؟ لماذا؟<br />
ما هو ثمن منزلك؟ لو سر او دمر منزلك ماذا ستكون ردة فعلك؟ هل<br />
تغضب؟ لماذا؟<br />
هل يمكنك تعويض خسارتك <strong>في</strong> فقدان ساعتك <strong>في</strong> المستقبل؟<br />
على األغلب.......................... نعم.<br />
هل يمكنك تعويض خسارتك <strong>في</strong> سيارتك ساعتك <strong>في</strong> المستقبل؟<br />
على األغلب.......................... نعم.<br />
هل يمكنك تعويض خسارتك <strong>في</strong><br />
فقدان منزلك<br />
<strong>في</strong> المستقبل؟<br />
على األغلب.......................... نعم.<br />
هل يمكنك ان تعوض <strong>الوقت</strong> الذي فاتك ؟ كيف ؟<br />
بالتأكيد..........................<br />
ال.<br />
حاسب نفسك على وقتك كما تحاسب نفسك <strong>في</strong> الكثير من أمور<br />
حياتك<br />
24
االستراتيجية الخامسة: إةهِ العمل اآلن<br />
هل سبق ان كنت تقوم بعمل ما وجاء احدهم<br />
وقاطعك؟ ماذا كان تأثير ذلك على وقتك؟<br />
هل سبق ان كنت تقوم بعمل ما ثم تركته<br />
وبدأت بالعمل <strong>في</strong> عمل خر؟ ماذا كان تأثير<br />
ذلك على وقتك؟<br />
على األغلب فانك خسرت الكثري من<br />
<strong>الوقت</strong> نتيجة لذلك.<br />
إذا طلب منك العمل يف مشروعٍ أو تقريرٍ ما وبدأت<br />
وان ال تؤجله لليوم التايل أو لوقت آخر. لماذا؟<br />
به، حاول جاهداً أن تنهيه<br />
بإهنائك العمل على الفور فإنك توفر كثرياً من <strong>الوقت</strong>.<br />
وقت إعادة أفكارك إىل ما كانت عليه يف السابق..........................<br />
ووقت ختزين أو حفظ األوراق...........................................<br />
ووقت استعادة األوراق من التخزين أو امللفات...........................<br />
ووقت الرتتيب والتنظيم................................................<br />
كن صاحب إرادة عالية واعمل على إنهاء عملك <strong>في</strong> نفس الجلسة.<br />
ان أمكن ذلك<br />
طبعا ………..<br />
25
االستراتيجية السادسة:<br />
استخدم قائمة التأكد<br />
هل سبق ان ذهبت <strong>في</strong> رحلة عمل أو استجمام<br />
وبعد وصولك إلى الفند اكتشفت انك قد نسيت<br />
ان تحضر معك فرشاة الشعر أو األسنان أو أي<br />
شيء خر يتعلق بك شخصياً أو بالعمل؟<br />
هل سبق وان سافرت إلى بلد ما و<strong>في</strong> المطار<br />
اكتشفت انك نسيت الحصول على تأشيرة الدخول<br />
إلى البلد التي أنت متجه إليها؟<br />
هل سبق وان ذهبت <strong>في</strong> رحلة صيد او استجمام<br />
وبعد وصولك وجدت انك نسيت ان تحضر قبس من نار، او أسياخ اللحم، او<br />
ان تمأل سيارتك بالبنزين، او ان تحضر ماء الشرب، او الملح؟<br />
قائمة التأكد هي ببساطة قائمة مكتوبة تشتمل على كل ما حتتاجه<br />
للقيام بعمل او نشاط معني وحبيث ال تفاجأ انك نسيت شيء ذا أمهية كبرية بالرغم<br />
من عدم وضوح أمهيته ان مل تكتبه كالطعم الذي تريد صيد السمك به عند ذهابك<br />
يف رحلة حبرية لصيد السمك.<br />
قائمة التأكد ميكن ان تساعدك على تاليف اإلحباط الذي قد ينشأ لديك لعدم<br />
توفر وقت كاف لك لشراء أو احلصول على األشياء اليت نسيتها. فمثالً قائمة التأكد<br />
اليت قد حتتاجها أثناء السفر ميكن ان تضم مالبس مهمة، وبطاقات عمل، وجواز<br />
السفر، وأدوات احلالقة، وتذاكر السفر، وتأشرية الدخول........... اخل.<br />
Checklist<br />
بعد ان تقوم بإعداد قائمة التأكد ضعها داخل احلقيبة للتأكد قبل السفر من أن<br />
مجيع الضروريات متوفرة لديك داخل احلقيبة.<br />
26
االستراتيجية السابعة:ةظّم ةفسك<br />
أال تشعر بأن عدم التنظيم يؤدي إلى<br />
خلق ضغوطات وارتباكات لك <strong>في</strong><br />
عملك؟<br />
أال تعتقد انه يؤدي إلى ضياع وقتك<br />
وطاقتك؟<br />
أال تعتقد انه يعطي اآلخرين انطباعاً سلبياً<br />
عنك؟<br />
النقاط التالية يمكن ان تساعدك على تنظيم نفسك <strong>في</strong> العمل وتقلل من<br />
ضغوطات العمل عليك وإعطاء انطباع إيجابي عنك:<br />
▪<br />
نظم يومك التالي<br />
عند هناية كل يوم ضع قائمة<br />
على<br />
باألعمال اليت عليك القيام<br />
هبا.<br />
رتب القائمة بناءً<br />
أولوياتك.<br />
نظم وقت رئيسك لليوم التالي<br />
ضع قائمة باألمور اليت تعرف ان رئيسك يريد ان ينجزها يف اليوم التايل.<br />
▪<br />
قابل الرئيس ▪<br />
حاول يف كل صباح ان تلتقي برئيسك لتذكره باألمور املوجودة على القائمة اليت<br />
أعددهتا وكذلك لتبحث معه قائمة األولويات اخلاصة بك. عليك ان تعرف منه<br />
األشياء اليت جيب عليك القيام هبا يف اليوم التايل، وبالتايل تكييفها مع القائمة اليت<br />
أعددهتا سابقاً.<br />
27
االستراتيجية الثامةة:<br />
ةظّم مكتبك<br />
هلل سبق ان رأيت مكتب أحد زمالئك أو<br />
أصدقائك وهو يعج بالفوضى واألورا<br />
المبعثرة؟<br />
ما هو انطباعك األول عن هذا الشخص؟<br />
هل الحظت انه كثير التوتر واالنزعا ؟<br />
هل الحظت كم من <strong>الوقت</strong> يستغرقه<br />
للحصول على ورقة أو ملف؟<br />
حاول التفكري للحظات يف مكتبك...........<br />
هل هو منظم ؟<br />
هل تعرف أين تجد أوراقك وملفاتك<br />
وأدواتك؟<br />
هل تبضيع وقتاًكثيراً بحثاً عن قلم أو أداة معينة؟<br />
هل سبق وان جلست تبحث عن ورقة أو شيء معين <strong>في</strong> سلة المهمالت؟<br />
هل سبق ان قلبت المكتب رأساً على عقب بحثاً عن شيء معين و<strong>في</strong> النهاية<br />
وجدت انه ليس <strong>في</strong> المكتب على اإلطال أو انه أمام ناظرك؟<br />
إذا سبق وان حصل معك ذلك ……………<br />
رتّب مكتبك<br />
املكتب غري املرتب واملتسم بالفوضى جيعل من الصعب عليك املرور من خالله<br />
أو احلصول على ما تريد منه يف كل مرة حتاول البحث عن أوراق أو وثائق كما خيلق<br />
لك نوع من الفوضى الذهنية.<br />
28
انقل أو ختلص من األشياء اليت تستخدمها نادراً ونظم األشياء اليت تستخدمها<br />
بكثرة. نظف مكتبك وأوراقك بانتظام. أن معظمنا ميضي وقته يف املكتب لذلك فأن<br />
من الضروري أن هنتم يف املكان الذي نعمل به والذي يؤثر تأثرياً كبرياً على مد<br />
فعاليتنا يف إدارة <strong>الوقت</strong>.<br />
األساليب التالية سوف تساعدك<br />
تنظيم مكتبك :<br />
<strong>في</strong> زيادة الفعالية <strong>في</strong> إدارة وقتك من خالل<br />
▪<br />
▪<br />
اعد النظر بطريقة<br />
تصمم المكتب<br />
إذا كانت املساحة نفسها ال تتناسب مع طريقة عملك، فقم بإجراء بعض<br />
التغيريات اليت قد توفر مئاتٍ من اخلطوات اإلضا<strong>في</strong>ة كل يوم وآالف اخلطوات كل<br />
سنه. اخلطوات اإلضا<strong>في</strong>ة تعين وقتاً وطاقة إضا<strong>في</strong>ة. ضع طاولة املكتب بعيداً عن<br />
مدخل الباب حبيث ال يكون وجهك مقابل للباب وكلما مر شخص من أمام املكتب<br />
إما ان يلقي عليك التحية او انك بعفوية تنظر لرت من ذلك الشخص.<br />
اعد ترتيب المعدات كالطاولة والخزائن و الهاتف والفاكس<br />
إذا ما قمت حبساب هذه األمور و<strong>الوقت</strong> واجلهود املبذولة نتيجة عدم ترتيبها<br />
ستجد كم من <strong>الوقت</strong> قد أهدرت يف املاضي وكم من <strong>الوقت</strong> ميكنك ان توفر يف<br />
املستقبل.<br />
اذا كنت تستخدم الفاكس بشكل كبري ضعه بقرب طاولة املكتب ألن وجوده<br />
بعيداً يتطلب منك يف كل مرة تريد الذهاب إليه إلحضار الفاكسات عدد من<br />
اخلطوات. كذلك احلال بالنسبة خلزانة األوراق اذا مل تكن تستخدمها بكثرة اجعلها<br />
يف هناية املكتب واحضر احد املعدات اليت تستخدمها بشكل مستمر.<br />
تذكر حن<strong>في</strong>ة املاء اليت تقطر نقاط املاء، هذه النقاط هي مبثابة اخلطوات اليت<br />
تسري <strong>في</strong>ها يف مكتبك إلحضار املعدات او اآلالت او األوراق.<br />
29
30<br />
▪<br />
▪<br />
نظم أوراقك وملفاتك وأدواتك<br />
ميكنك تنظيم أوراقك وملفاتك وأدواتك املكتبية من خالل اإلجابة على األسئلة<br />
التالية:<br />
ماذا استخدم كل يوم؟<br />
كل أسبوع؟<br />
كل شهر؟<br />
كل سنه؟<br />
أو ال استخدمه مطلقاً؟<br />
اإلجابة على هذه األسئلة جتعل من السهل عليك ترتيب مكتبك وتصبح قادراً<br />
على وضع األشياء بأماكنها بفعالية أكثر. حيث جيب وضع األشياء اليت تستخدم<br />
يومياً يف مكان قريب جداً مثل درج الطاولة. األشياء اليت تستخدم شهرياً ميكن<br />
حفظها يف خزائن املكتب. أو السنوية ميكن وضعها يف أماكن احلفظ األخر خارج<br />
املكتب.<br />
ضع األقالم اليت تستخدمها بشكل مستمر جبانبك على طاولة املكتب. اذا<br />
كنت تستخدم خرامة الورق بشكل مستمر ضعها جبانبك وإال فضعها يف درج طاولة<br />
املكتب. مرة أخر ضع ورتب املعدات اليت تستخدمها حبسب معدل استخدامها،<br />
كلما زاد استخدامها كلما كان من األفضل وضعها بالقرب منك. تذكر حن<strong>في</strong>ة املاء.<br />
حال انتهائك من عمل معني ختلص من األوراق واملعدات غري الضرورية سواءً باحلفظ<br />
أو اإلتالف.<br />
اشتر المعدات ذات النوعية<br />
الجيدة<br />
تذكر ان للوقت قيمة ميكن ان ترتجم إىل قيمة مالية. عند شرائك للمعدات<br />
ضع ذلك يف ذهنك. قد تشرتي معدات رخيصة ولكنك قد تضيع كثرياً من <strong>الوقت</strong> يف<br />
استخدامها أو إصالحها.
فكر يف سرعة جهاز احلاسب لديك اآلن وما كان عليه قبل سنوات، هل<br />
تعتقد ان جهاز اليوم قد زاد من كفاءة وقتك؟<br />
فكر يف مكبس الورق ذو النوعية الرديئة وكم من مرة عليك ان تكبس الورق<br />
حىت جيمعها.<br />
3<br />
كم من األسالك<br />
تكرر المحاولة؟<br />
خسرت نتيجة لرداءة المكبس وكم من <strong>الوقت</strong> خسرت وأنت<br />
▪<br />
فكر أيضاً يف نوعية اهلاتف الذي تستخدمه فكلما كانت نوعيته سيئة كلما<br />
قلت كفاءة وقتك وأنت حتاول مساع الطرف اآلخر جيداً دون نتيجة. فكر كم من<br />
مرة قلت "نعم نعم، مش سامع، ارفع صوتك لطفاً". فكر أيضاً بالقلم الذي ال<br />
يكتب جيداً وحتاول وحتاول ان جتعله يكتب بوضوح. فكر ب<strong>الوقت</strong> الذي خسرته. اذا<br />
كنت تر انه ليس ب<strong>الوقت</strong> الكثري تذكر حن<strong>في</strong>ة املاء.<br />
اجعل سطح الطاولة نظيفا من األوراق والمعدات<br />
ان سطح الطاولة يف املكتب هو املكان الذي تقضي معظم أعمالك ووقتك<br />
<strong>في</strong>ه وال جيب ان حيتوي على مواد ال تستعملها باستمرار. البعض يعتقد بأن ازدحام<br />
الطاولة باألوراق وامللفات يدل على االنشغال واألمهية، إالّ أن ذلك قد ال يعين ذلك<br />
وإمنا يدل على عدم االهتمام والتنظيم والكسل. حاول ان تبعد األوراق وامللفات اليت<br />
ال تستخدمها ألن وجودها وازدحامها قد يؤدي إىل نوع من اإلجهاد الذهين لك<br />
حيث يرتكز تفكريك على أن هنالك كثرياً من األعمال عليك القيام هبا مما يؤدي اىل<br />
اإلحباط وعدم الرتكيز.<br />
فكر يف اللحظة األوىل اليت تدخل هبا إىل مكتبك وتر انه ممتلئ باألوراق، ماذا<br />
يخطر ببالك للوهلة األولى؟<br />
31
▪<br />
▪<br />
على األغلب ستقول يف نفسك "يا اط عل ي القيام بكل هذه األعمال".<br />
الكثري قد يصيبه اإلحباط لدرجة ان البعض قد يرتك املكتب ويذهب إىل مكتب احد<br />
زمالئه للراحة، مع العلم بان معظم األوراق املوجودة على املكتب قد ال تكون<br />
بالضرورة عمل جيب القيام به بل قد تكون أعمال منتهية لكن مل يتم حفظها<br />
بأماكنها.<br />
استخدم سلة الصادر والوارد<br />
تلعب سلة الصادر والوارد دوراً مهماً يف تنظيم مكتبك، وبالتالي ترتيب<br />
أفكارك. إذ ان عدم وجودها ميكن ان خيلق لك نوعاً من الفوضى ويؤثر على زيادة<br />
الضغط النفسي عليك، وخاصةً عند وجود عدد كبري من األوراق أو امللفات اليت قد<br />
يكون مت اختاذ اإلجراء الالزم عليها.<br />
رَتّب مكتبك<br />
هل الحظت عند زيارتك للميكانيكي كيف يتعامل مع صندوق األدوات<br />
اخلاص به. رمبا قد الحظت كم من <strong>الوقت</strong> يضعه هذا امليكانيكي حبثاً عن أحد<br />
األدوات، أو رمبا العكس قد تكون الحظت ان ميكانيكياً آخراً يتناول أدواته دون<br />
النظر إىل صندوق العدة. ميكن القول ان الثاين يدير وقته بكفاءة.<br />
طبعاً السبب واضح وهو ان امليكانيكي الثاين يعرف أين وضع بالتحديد كل<br />
شيء من أدواته. ومبعىن آخر فقد نظم صندوق عدته بطريقة جتعله أكثر كفاءة يف<br />
استغالل وقته.<br />
32
االستراتيجية<br />
التاسعة:طوّ ر مهارتك <strong>في</strong> اإلصغا،<br />
هل سبق أن تعلمت كيف تقرأ وكيف تتحدث؟<br />
بالطبع اإلجابة................نعم.<br />
هل سبق أن تعلمت كيف تصغي؟<br />
على األغلب فإن اإلجابة ……………… ال.<br />
إن معظمنا مل تتح له فرصة تعلم اإلصغاء ولكن<br />
أتيحت له فرص تعلم القراءة والكتابة والتحدث.<br />
هل تعلم أن الكتابة هي أكثر المهارات التي تعلمناها، لكنها اقلها استخداماً؟<br />
هل تعلم ان اإلصغاء اقل المهارات التي تعلمناها لكنها أكثرها استخداماً؟<br />
هل تواجه مشكلة <strong>في</strong> إصغائك لآلخرين؟ هل أنت مصغ جيد؟<br />
كم من مرة سبق وقال لك أحدهم "أللم اقلل للك ذلك ملن قبل"،<br />
علي أن أقول لك ذلك"، الأ" تسمع"؟<br />
"كم من مرة<br />
<strong>في</strong> نفس <strong>الوقت</strong>،<br />
كم ملن مرة قلت لنفسك "واط ما أنا فاهم شي".<br />
هل فكرت لماذا؟<br />
هل فكرت ب<strong>الوقت</strong> الذي تضيعه نتيجة لعدم إصغائك؟<br />
33
األمور<br />
التالية تساعدك على تطوير قدراتك <strong>في</strong> اإلصغاء:<br />
▪<br />
توقف عن الحديث<br />
خلق اهلل تعاىل لنا أذنني ولساناً واحداً. أليس هذا دالله على أهمية اإلصغاء؟<br />
تذكر أن من الصعب جداً أن نتحدث ونصغي يف نفس <strong>الوقت</strong>.<br />
لقد أثبتت الدراسات أن أكثر األشخاص الذين يتم قبوهلم يف مقابالت<br />
التوظيف هم أولئك الذين يصغون للشخص املقابل أكثر مما يتحدثون. هذا يثبت أن<br />
اآلخرين يُقَدِرُون األشخاص الذين يصغون أكثر مما يتحدثون.<br />
كم من مرة قلت ألحد<br />
يقول لك ذلك؟<br />
"يا أخي اسمع<br />
دقيقة"،<br />
او كم من مرة سمعت أحدهم<br />
كم من <strong>الوقت</strong> أضعت أو استثمرت؟<br />
كن مستعدا<br />
ماذا ترى <strong>في</strong> الشكل التالي:<br />
▪<br />
هيا ........ فكر، ماذا ترى <strong>في</strong> الشكل؟ فكر مرة أخر .<br />
ال بد وانك فكرت يف كثري من األمور لكن مل تفكر يف حرف ال<br />
نبحث عنه يف الشكل هو حرف<br />
K. نعم ما<br />
ال K.<br />
34
حسناً ....<br />
انظر اىل الشكل التايل،<br />
ماذا ترى <strong>في</strong>ه؟<br />
لقد استطعت وبشكل سريع ان تعرف ما نبحث عنه يف الشكل وهو حرف ال<br />
.H<br />
▪<br />
هل تعلم ما السبب الذي جعلك تقضي وقتاً ال بأس به لتعرف ما الذي نبحث<br />
عنه <strong>في</strong> الشكل األول بينما استطعت معرفة ما نبحث عنه <strong>في</strong> الشكل التالي<br />
بسرعة؟<br />
السبب هو انك يف املرة األوىل مل تكن تعرف بالضبط ما الذي نفكر به هل هو<br />
شكل او حرف او رقم او ....... اخل. بينما يف املرة الثانية كنت مستعداً من الناحية<br />
الذهنية للبحث عن حرف، بالتايل استطعت معرفته وحتديده بسرعة. كن مستعداً<br />
ذهنياً ونفسياً لإلصغاء.<br />
اجلس حيث ترى المتكلم<br />
كلما كان نظرك موجهاً جتاه املتحدث وكلما كان هنالك اتصاالً بصرياً بينك<br />
وبني املتحدث،كلما زادت قدرتك على اإلصغاء وزاد اهتمامك وتركيزك.كما ميكنك<br />
ان تصل إىل ابعد من ما يقوله املتحدث، ميكنك االنتباه حلركاته اجلسدية اليت قد تعرب<br />
عن ابعد مما يتحدث به من خالل االتصال اللفظي.<br />
35<br />
▪<br />
أصغِ إلى المضمون<br />
حاول ان تسمع وتفهم وتصغي.<br />
أصغ إىل مضمون كالم املتحدث.<br />
أي ال حتاول ان تركز على أطراف<br />
الكالم.
▪<br />
▪<br />
▪<br />
استفد من قدرتك العقلية<br />
ان معدل قدرة الناس على الكالم يبلغ )120( كلمة يف الدقيقة، ومتوسط قدرة<br />
االستماع يبلغ ما يقارب )480( كلمة يف الدقيقة. هذا يعين ان قدرتنا على االستماع<br />
تبلغ أربع أضعاف قدرتنا على الكالم. إذا حاولنا ان نركز بنصف معدل قدرتنا على<br />
االستماع فهذا يعين )240( كلمة يف الدقيقة. هذا ضعف ما ميكن ان يتحدث<br />
الطرف املقابل. إذاً جند ان من السهل علينا ان نصغي إذا ما أردنا ذلك.<br />
ال تنشغل بالرد على المتكلم أثناء حديثه<br />
هذا يؤدي إىل تشتيت ذهنك. ألن ذلك سيأخذ منك ثوان معدودة لكي تفكر<br />
يف الرد قبل ان تبدأ <strong>في</strong>ه. أصغ للمتكلم وحتدث بعد ان ينهيكالمه.<br />
تعاطف مع المتكلم<br />
بَنيّ ملن يتحدث معك بأنك مهتم به ومبا يقوله. أعطه إشاراتٍ لفظية تعرب عن<br />
اهتمامك ومتابعتك حلديثه. حاول أن تعرب أيضاً عن مشاعرك ومد إدراكك ملا<br />
يقوله. إذا كنت تريده ان يعرف بأنك مل تفهم جزءاً من حديثه أعطه إشارة سريعة<br />
)بطريقه إجيابية( عن ما يدور يف ذهنك وانك تريده ان يوضح فكرته مرة<br />
أخر .<br />
▪<br />
▪<br />
ال تحاول أن تظهر بمظهر "أنا اعرف كل شئ"<br />
استمع وأُصغ لآلخرين حىت لو كنت خبرياً يف املوضوع، حاول ان تظهر وكأنك<br />
ترغب مبعرفة املزيد.<br />
تجنب القفز إلى النتائج<br />
أصغ جيداً. ال حتاول أن تظهر نفسك بأنك تعرف أكثر. قد تضع نفسك يف<br />
كثري من األحيان يف مواقف حمرجة لتسرعك واستنتاجاتك السريعة واخلاطئة.<br />
36
ألم يقل لك الكثير من الناس "يا أخي انتظر …… سآتي إلى الموضوع؟".<br />
▪<br />
ال تتكلم مع نفسك عندما تصغي<br />
مهما كانت مهاراتك اإلصغائية جيدة فإن من الصعب أن تتكلم وتصغي يف<br />
نفس <strong>الوقت</strong>. قد تستطيع ذلك لكن درجة استيعابك لِّما تسمعه تقل.<br />
تذكر..........<br />
كن كال<strong>في</strong>ل<br />
وال تكن كالتمساح، بمعنى كن صاحب<br />
اذنين كبار وليس فمٌ كبير........ اصغ أكثر مما تتكلم<br />
37
االستراتيجية<br />
العاشرة: ارفع كفا،تك <strong>في</strong> القرا،ة<br />
هل سبق وان كنت تقرأ <strong>في</strong> كتاب او صحيفة<br />
او مجلة ووجدت بعد ساعات من القراءة انك<br />
لم تفهم شيئاً؟<br />
كم من مرة شعرت بانخفاض كفاءتك<br />
وفاعليتك <strong>في</strong> القراءة خصوصاً اذا ما قارنتها<br />
مع زمالئك او من حولك؟<br />
هل تعتقد ان القراءة هي موهبة وهبنا إياها اط<br />
تعالى أم هي مهارة نستطيع تطويرها؟<br />
ان القراءة مهارة نستطيع جميعنا تنميتها وتطويرها من خالل النقاط التالية:<br />
38<br />
▪<br />
▪<br />
تدرب على القراءة السريعة<br />
النصائح التالية تساعدك على تطوير مهاراتك <strong>في</strong> سرعة القراءة :<br />
ضع هدفاً لزيادة سرعتك <strong>في</strong> القراءة<br />
ان سرعة القراءة العادية هي حوايل كلمة يف الدقيقة ملعظم الناس، لكن<br />
الدماغ قادر على استيعاب كلمة يف الدقيقة الواحدة. حاول حتديد<br />
سرعتك يف القراءة ومن مث ضع هدفاً لزيادة سرعتك وعلى فرتات حمددة.<br />
250<br />
1000<br />
▪<br />
انتبه لحركات عيونك<br />
ان معدل توقف عيون األشخاص سريعي القراءة مرتني أو ثالثة عند كل سطر،<br />
إالّ أهنا تتوقف عشر مرات يف كل سطر عند الناس بطيئني القراءة. حاول ان<br />
تزيد عدد الكلمات اليت تستوعبها يف كل وقفه، وحرّك عينيك بشكل أسرع بني<br />
الوقفة واألخر .
▪<br />
تعلم قراءة األفكار واآلراء وليس الكلمات<br />
إن حتريك الشفاه يؤدي إىل استنزاف جهد اكرب منك<br />
القراءة باستخدام الطريقتني اآلن والحظ الفرق.<br />
ويبطئ<br />
سرعتك. حاول<br />
شفتيك ال تحرك<br />
▪<br />
إذا غفلت عن قراءة شيء معين، استمر <strong>في</strong> القراءة وال تعاود قراءة<br />
المادة مرة أخرى )إال إذا كنت مضطراً لذلك(.<br />
▪<br />
▪<br />
ضع خطوطا تحت الكلمات والعبارات المهمة<br />
ان وضع اخلطوط أو استخدام األلوان يف حتديد العبارات والكلمات املهمة<br />
طريقة فعالة يف القراءة للتمييز بني ما هو مهم أو غري مهم <strong>في</strong>ما تقرأه، ويرفع من<br />
قدراتك االستيعابية ويزيد من مقدرتك على احلفظ ملا تؤثره على الدماغ من حيث<br />
الرتكيز على هذه الكلمات أو العبارات، باإلضافة إىل سهولة العودة هلا يف أوقات<br />
الحقه وتوفري وقت البحث مرة أخر .<br />
البعض يشبهها بوضع العالمات <strong>في</strong> الربية اليت تساعد على حتديد طريق العودة.<br />
إذا كنت من أولئك الذين يقدمون تقارير إىل رؤسائهم حاول أن تضع خطوطاً<br />
أو عالمات على الكلمات والعبارات املهمة اليت ترغب منهم الرتكيز عليها واالهتمام<br />
هبا. اذا كنت ممن يُقدم لك التقارير من موظ<strong>في</strong>ك اطلب منهم ان يضعوا خطوطاً أو<br />
عالمات على الكلمات والعبارات املهمة.<br />
▪<br />
اطلب من موظ<strong>في</strong>ك أن يقدموا مذكراتهم من صفحة واحدة<br />
إذا طلبت منهم إعداد تقارير أو دراسات طويلة، اطلب منهم<br />
ملخص عنها.<br />
يقدموا أن<br />
39
▪<br />
▪<br />
اشتر ملخصات الكتب والتقارير<br />
تتوفر العديد من املؤسسات ودور النشر اليت تقدم ملخصات لكتب طويلة.<br />
هذه امللخصات اثبتت فعاليتها بشكل كبري ألولئك الراغبني بالقراءة ممن ال يتوفر<br />
لديهم وقت كاف لقراءة تلك الكتب الطويلة. حاول انتقاء دور النشر بعناية عند<br />
شرائك هلذه الكتب والتقارير.<br />
اشترِ الكتب المسجلة على األشرطة<br />
قد تكون طريقة عالية الفعالية ملن حيبون االطالع ولكن لسيوا من هواة القراءة.<br />
كما اهنا وسيلة رائعة وفعالة الستثمار <strong>الوقت</strong> )سنتحدث عنها الحقاً( ألولئك الذين<br />
يقضون اوقات طويلة يف السيارة حيث ميكنهم مساع هذه الكتب وهم يف السيارة.<br />
▪ ركز عندما تق أر، وابتعد عن ما يلهيك ويشغلك<br />
40
االستراتيجية<br />
▪<br />
الحادية عشرة:<br />
ارفع كفا،تك <strong>في</strong> الكتابة<br />
النصائح التالية تساعدك على تطوير مهاراتك <strong>في</strong><br />
الكتابة وتوفر عليك الكثير من <strong>الوقت</strong>:<br />
طوّر طريقة<br />
لالختصار<br />
إذا كنت من أولئك الذين حيضرون<br />
االجتماعات واملؤمترات والندوات بشكل مستمر<br />
يتطلب منك كتابة املالحظات، حاول ان تطور<br />
طريقه خاصة بك الختصار الكلمات. فمثالً إذا<br />
أردت أن تكتب سعادة مدير عام التدريب أختصر<br />
ب س م ع ت.<br />
أما اذا أردت ان تكتب عنواناً معيناً فبدالً من ان تكتب<br />
فهد مشاالً ميكنك أن ختتصر ب ر ش م ف ش.<br />
كم من <strong>الوقت</strong> اختصرت؟<br />
الرياض،<br />
شارع امللك<br />
اذا كنت تر ان <strong>الوقت</strong> الذي استثمرته ليس بكثري، تذكر حن<strong>في</strong>ة املاء. إذا كنت تكثر<br />
من كتابة اخلطابات والرسائل طوّر طريقة فعالة يف اختصار الكلمات واجعل سكرتريك<br />
يتعلم هذه االختصارات.<br />
41<br />
▪<br />
استخدم الخطابات الجاهزة<br />
إذا كنت تستخدم منطية معينه من اخلطابات أو التقارير أو حماضر<br />
االجتماعات، ميكنك أن تستخدم هذه اخلطابات أو التقارير مرة أخر بدالً من<br />
البدء من جديد يف كل مرة. ميكنك أن توفر كثرياً من <strong>الوقت</strong> من خالل استخدام
▪<br />
▪<br />
▪<br />
املادة املكتوبة سابقاً وما عليك سو التعديل البسيط. مع انتشار استخدام احلاسب<br />
يف الطباعة فإن املهمة أصبحت أسهل بشكلٍ كبري إذ ما عليك سو االحتفاظ<br />
بأفضل النسخ ومن مث قص ولصق ما تريد إضافته أو حذفه.<br />
استعر من خطاباتك السابقة<br />
يف كثري من األحيان يطلب منك ان تقدم تقريراً أو كلمة كنت قد قدمت شيئاً<br />
شبيهاً هلا يف وقت مضى. ميكنك العودة هلا واستخدام بعض حمتوياهتا اليت جتد أهنا<br />
تالئم احتياجك.<br />
استعمل المكالمات الهات<strong>في</strong>ة كبديل عن الكتابة<br />
..........كلما أمكن<br />
فكر ب<strong>الوقت</strong> الذي تستغرقه يف كتابة الرسائل واخلطابات. وقت الكتابة ووقت<br />
الطباعة ووقت التدقيق ووقت إعادة الطباعة ووقت إصدار الكتب ووقت الربيد ....<br />
اخل. كل هذا <strong>الوقت</strong> ببساطة ميكن استثماره من خالل مكاملة بسيطة. ان أمكن<br />
طبعاً.<br />
درب نفسك على طباعة<br />
50<br />
▪<br />
كلمة <strong>في</strong> الدقيقة<br />
اذا كنت ممن يكتب باستخدام الطباعة على احلاسب فننصحك باملشاركة يف<br />
دورة تدريبية للطباعة السريعة. فكر ب<strong>الوقت</strong> الذي ميكنك توفريه من خالل تعلم سرعة<br />
الطباعة. ختيل احد االشاص سريعي الطباعة وفكر كيف ميكنك ان تصبح مثله.<br />
أبعد األمور التي تشوش أفكارك من المكان الذي<br />
املكان اهلادئ واملالئم<br />
استثمار <strong>الوقت</strong> بفعالية.<br />
يساعد على سرعة الكتابة<br />
تكتب <strong>في</strong>ه<br />
وتقليل األخطاء وبالتايل<br />
أكتب <strong>في</strong><br />
األوقات التي تكون بها <strong>في</strong> ذروة نشاطك الفكري<br />
▪<br />
42
والجسدي<br />
فكر قبل أن تكتب<br />
فوّض كتاباتك الروتينية إلى موظ<strong>في</strong>ك<br />
▪<br />
▪<br />
43
االستراتيجية<br />
الثاةية عشرة:<br />
هل فكرت بفترة نشاطك اليوم او بمعنى خر<br />
فترة الذروة لنشاطك؟<br />
هل تعرف فعلياً <strong>الوقت</strong> الذي تكون <strong>في</strong>ه <strong>في</strong> قمة<br />
النشاط <strong>في</strong> كل يوم؟<br />
هل أنت من رجال الصباح أم الظهيرة أم<br />
المساء؟ بمعنى خر هل فترة نشاطك <strong>في</strong><br />
الصباح أم الظهيرة أم المساء؟<br />
ماذا تست<strong>في</strong>د من معرفة فترات نشاطك وذروتك<br />
وما عالقة ذلك ببعض االستراتيجيات السابقة؟<br />
44<br />
تعرّف على فترات ةشاطك<br />
ان معرفتنا لفرتات الذروة والنشاط اخلاصة بنا<br />
يساعدنا على رفع كفاءتنا وفاعليتنا يف إدار ة وقتنا<br />
من خالل القيام باملهام والنشاطات ذات األولوية<br />
املرتفعة على قائمة أولوياتنا يف أوقات الذروة والعمل على املهام األقل أمهية يف أوقات<br />
الذروة املنخفضة. هذا ينعكس على زيادة إنتاجيتنا واستغالل قانون باريتو حيث أننا<br />
سنكون قادرين على إنتاج مكن خالل استغالل ال من وقتنا وهي فرتات<br />
الذروة اليت فعلياً هي من جممل وقتنا اليومي.<br />
كما ان استغالل أوقات الذروة املنخفضة على املهام ذات األولوية املنخفضة<br />
حيقق هدفني مهمني األول االنتهاء من تلك املهام املوجودة على قائمة األعمال،<br />
والثاين رفع حافزيتنا نتيجة شعورنا باالجناز وبالتايل تزداد فرتات ذروتنا ونشاطنا<br />
وإنتاجيتنا.<br />
%20<br />
%80<br />
%20<br />
حدد ذروات نشاطك واعمل على إنجاز األعمال الصعبة <strong>في</strong>ها
االستراتيجية الثالثة عشرة:<br />
الكثري من املوظفني يقضون الساعة<br />
األوىل من عملهم يف شرب القهوة وقراءة<br />
اجلرائد واألحاديث االجتماعية.<br />
ال تُضّكككيع أول سكككاعة مكككن يكككوم<br />
عملك<br />
ما المشكلة <strong>في</strong> ذلك؟<br />
قد يكون ذلك أهم أسباب عدم<br />
كفاءتنا وفاعليتنا يف إدارة وقتنا والسبب<br />
طبعاً هو ضياع الساعة الساعات األوىل واليت متثل ذروة نشاطنا. فإذا كان من<br />
وقتنا سينتج يف حاالت الذروة وكانت الساعات األوىل هم فرتة ذروة نشاطنا<br />
فعلى األغلب لن ننتج أكثر من من ما يفرتض ان ننتجه.<br />
االستراتيجية<br />
%20<br />
%30-%20<br />
%80<br />
عشرة: الرابعة<br />
ال تيأس إذا شعرت بالتعب وال يتوفر لك وقتاً<br />
كثرياً لالنتهاء من العمل املطلوب. ببساطة خذ راحة.<br />
قد تعتقد انك ستضيع وقتك يف فرتة الراحة<br />
هذه، لكن هذا ليس بالضرورة صحيح الن أخذك<br />
اسرتاحة قصرية الستعادة نشاطك وحيويتك ال ميثل<br />
مضيعة للوقت بل على العكس قد ميثل استثماراً يف<br />
<strong>الوقت</strong> إذا ما أد فعالً اىل زيادة حيويتك ونشاطك.<br />
عةدما تشكعر باةخفكاض مسكتو<br />
حيويتك..............<br />
خذ راحة<br />
االستراتيجية<br />
عشرة: الخامسة<br />
خكككككككككككذ<br />
45
هل فكرت بأهمية اإلجازة األسبوعية والسنوية؟<br />
فكر لو مل تكن هنالك اجازة اسبوعية وان علينا ان<br />
نعمل طوال األسبوع والشهر والسنة.<br />
كيف كانت ستكون انتاجيتنا؟<br />
إجااتككككك األسككككبوعية والسككككةوية<br />
واةككككس العمككككل بهككككا<br />
عةد الضرورة طبعا<br />
........إالّ<br />
قد تكون هذه االجازات احد أهم اسباب زيادة<br />
اإلنتاجية ورفع ذروة النشاط، فال ختسرها. حاول قدر<br />
اإلمكان استغالل كامل إجازاتك األسبوعية والسنوية<br />
وتذكر أهنا تساعدك على املوازنة بني جوانب احلياة األربعة اليت حتدثنا عنها سابقاً.<br />
46
حالة دراسية<br />
عبد الرمحن الفريد مدير عام إحد الشركات اليت تعمل يف جمال االتصاالت،<br />
ال أحد يستطيع أن ينكر نزاهة وإخالص وتفوق السيد الفريد يف إجنازه ألهداف<br />
العمل واحلرص على العناية باملوظفني والعمالء على حد سواء. فهو أول من يوّقع<br />
على دفرت احلضور واالنصراف وآخر من خيرج من الشركة، إىل الدرجة اليت كان ال جيد<br />
وقتاً ألخذ إجازته السنوية، األمر الذي كان باملقابل يسبب له مشكالت عائلية مع<br />
أفراد أسرته.<br />
يبدأ السيد الفريد يومه بكل نشاط وحيوية حيث يغلق باب مكتبة على نفسه<br />
مدة نصف ساعة كل يوم ليحدد ملياً من أين ومىت يبدأ تن<strong>في</strong>ذ األعمال املطلوبة منة<br />
دون أدىن تردد، حيث ال يضع أي ورقة جانباً ما مل يكن قد انتهى منها. إال أنة عادة<br />
ما يكتشف بنهاية اليوم أن هناك العديد من األعمال مل يقم بإجنازها بعد.<br />
ومما يثري االستغراب كما يقول موظف وه أن السيد الفريد يتأخر عندما تكون<br />
املهام املطلوب إجنازها قليلة وغري هامة، بينما يتم إجناز األعمال الكثرية واملهمة يف<br />
العديد من األيام قبل هناية موعد الدوام الرمسي. ما يثري غضب موظ<strong>في</strong> الشركة من<br />
هذا املدير انه بنهاية الدوام بعد خروجه من مكتبة كثرياً ما يعود ثانية ليطلب تن<strong>في</strong>ذ<br />
بعض األعمال اليت كان قد نسي تبليغها لبعض املوظفني للقيام هبا رغم انه قد<br />
أدرجها يف خطة العمل لذلك اليوم. أما سكرترية اخلاص <strong>في</strong>قول "العودة من باب<br />
الشركة لمكتب المدير <strong>في</strong> نهاية اليوم أصبح أمراً روتينياً، فكثيراً ما ينسى المدير<br />
حاجياته الخاصة كنظارته أو مفاتيحه أو بعض األورا التي يود إنجازها <strong>في</strong> بيته.<br />
األمر الذي يضطرني لفتح المكتب من جديد والبحث عن تلك األغراض".<br />
يقول السيد حممد الصادق املدير ال<strong>في</strong>ن يف الشركة "الشخص الذي يدخل إلى<br />
مكتب المدير العام يعتقد أنه ال يعمل شيء حيث لم ادخل يوما على مكتبة<br />
47
واجد أكثر من مجموعة أورا واحدة أو أكثر من ملف واحد على طاولة مكتبة.<br />
هذا وال يقبل من أي موظف وضع أي ورقه على مكتبة دون علمه".<br />
ويكمل السيد حممد قولة "أتعجب من مهارة المدير العام الخارقة <strong>في</strong><br />
الحصول على األورا والملفات التي يريدها، فما هي إال لحظات وتجده<br />
يتناولها بسرعة دون أدنى جهد أو تردد وكأنة قد وضعها جانباً قبل دخولنا إلى<br />
مكتبة. وكذلك الحال للعديد من األورا المهمة والتي باستمرار ما يستخدمها<br />
إلنجاز العديد من المعامالت، فما هي إال دقائق ويعود من الغرفة المجاورة<br />
لمكتبة حيث خزانته الخاصة وبيده األورا المطلوبة، ثم يعيدها من جديد حال<br />
االنتهاء منها وقبل الدخول بأي مواضيع أو أعمال أخرى".<br />
يذكر مدير الرقابة يف الشركة انه ومن منطلق حرص املدير العام على مصلحة<br />
العمل قام بنقل جهاز الفاكس من قسم الصادر إىل مكتبة ووضعه جبانب هاتفة<br />
اخلاص بعد الكشف عن االستخدامات غري الرمسية للفاكس من قبل بعض املوظفني،<br />
وقد شجعه على اختاذ هذا القرار قلة عدد الفاكسات الصادرة والواردة للشركة.<br />
ما هي الجوانب اإليجابية التي يطبقها المدير العام <strong>في</strong> إدارة<br />
<strong>الوقت</strong>؟<br />
▪<br />
ما هي الجوانب السلبية التي<br />
يقوم<br />
بها المدير العام <strong>في</strong> إدارة <strong>الوقت</strong><br />
▪<br />
▪ ماذا تقترح على المدير العام لزيادة كفاءته <strong>في</strong> إدارة <strong>الوقت</strong>؟<br />
48
الثالث الفصل<br />
استراتيجيات مضاعفة <strong>الوقت</strong><br />
قد يتسائل البعض ويستغرب كيف لنا ان نضاعف وقتنا ويقول<br />
ان عدد ساعات اليوم ستصبح او ساعة".<br />
"هل هذا يعني<br />
30<br />
26<br />
اإلجابة بالتأكيد........................................................... ال<br />
ليس املقصود هنا هو أننا سنجعل عدد ساعات اليوم أكثر من وال أيام<br />
األسبوع أكثر من وال أيام الشهر أكثر من وال أيام السنة أكثر من<br />
سنسعى يف هذا الفصل إىل تقدمي جمموعة من االسرتاتيجيات اليت باستخدامها<br />
سرتفع من كفاءة وقتك حبيث تصل اىل الضعف يف بعض األحيان ومبا يسمح لك ان<br />
تقوم باألعمال احلالية بوقت اقل من <strong>الوقت</strong> الذي كنت تقوم به بالسابق او ان تكون<br />
قادراُ على القيام بأمور أكثر من األمور اليت كنت تقوم هبا يف نفس املدة.<br />
.8760<br />
24<br />
720<br />
49<br />
168<br />
االستراتيجية األولكى :<br />
خطّط ألعمالك<br />
قد تكون اإلجابة للعديد من الطلبات اليت تقدم<br />
إلينا سواء يف العمل أو خارجة انه "ليس لدي متسعاً<br />
من <strong>الوقت</strong>".<br />
إذا ما أردت النجاح ال بد من أن تطوّر بعض<br />
السلوكيات اليت تساعدك على العمل بذكاء اكرب.<br />
االسرتاتيجيات التالية تساعدك على زيادة فعاليتك<br />
وإدارة وقتك بأكثر كفاءة وإضفاء نوع اكرب من<br />
التوازن يف حياتك.<br />
طر تو<strong>في</strong>ر <strong>الوقت</strong> عن طريق التخطيط :
▪<br />
فكر ثم انطلق<br />
ما الفر بين العبي الشطرنج المحتر<strong>في</strong>ن والهواة؟<br />
لماذا يفوز المحترفون <strong>في</strong> معظم األحيان على الهواة؟<br />
يعتمد األشخاص اهلواة يف لعبة الشطرنج على التفكري باخلطوة التالية. إال أن<br />
الالعبني احملرتفني يفكرون بعدة خطوات الحقة.<br />
األشخاص الناجحون يعتمدون على هذه اإلسرتاتيجية. أهنم يتوقعون ما ينجح<br />
وما ال ينجح، وكم من <strong>الوقت</strong> واجلهد واملصادر حيتاجوهنا لكي ينجحوا. إذا فكرت مبا<br />
ستقوم به وخططت له فلن جتد نفسك يف ورطة يف منتصف الطريق.<br />
هل فكرت <strong>في</strong> أسباب انهيار البنايات المتكرر <strong>في</strong> بعض الدول<br />
انهيارها <strong>في</strong> دول أخرى بالرغم من وجود الزالزل والهزات األرضية؟<br />
عدم و<strong>في</strong><br />
طبعاً النوع األول يفكر خلطوات حمدودة ولكن النوع الثاين يفكر وخيطط<br />
خلطوات بعيدة. إن التفكري خالل قيامك بأعمالك واملتابعة هو قاعدة أساسية ميكن<br />
أن تنطبق على مجيع األعمال والنشاطات اليت تقوم هبا.<br />
50<br />
▪<br />
صنّف األوراق<br />
كيف تتصرف عند وجود العديد من الخطابات والدراسات والتقارير على<br />
مكتبك؟<br />
إن حياتنا العملية يف معظم األحيان تتطلب الكثري من التفاصيل. قد يستغرق<br />
النظر إىل خطاب وإعادته إىل مكانه دون اختاذ اإلجراء الالزم بضع ثوان أو دقيقة<br />
على األكثر. طبعاً هذا ليس ب<strong>الوقت</strong> الكثري، لكن فكّر <strong>في</strong>ما إذا قمت بذلك لعشر<br />
مرات يومياً.<br />
كم من <strong>الوقت</strong> يمكن أن يضيع؟
تذكر حن<strong>في</strong>ة املاء اليت ينقط منها قطرات قليلة من املاء. مرة أخر إذا ما نظرت<br />
إليها سريعاً فلن هتتم هلا. لكنك إذا أعرهتا قليالً من انتباهك وفكرت بكمية املاء اليت<br />
هتُدر يف اليوم أو األسبوع أو الشهر فال بد أنك ستعمل على إصالحها على الفور.<br />
يف اجلانب اآلخر، اذا ما قمت بتصنيف وتنظيم أوراقككم من <strong>الوقت</strong> وفرت.<br />
أليس ذلك بمثابة مضاعفة وقتك؟<br />
إن الطريقة األمثل للتعامل مع األوراق والتقارير املبعثرة هي أن تقوم بتصنيفها.<br />
حاول أن تتبع إسرتاتيجية لتصنيف أوراقك. يمكنك تصنيف هذه األعمال إلى<br />
ثالثة أجزاء:<br />
الجزء األول يمثل األعمال المهمة<br />
المطلوب اتخاذ إجراء سريع عليها.<br />
▪<br />
▪ الجزء الثاني يحتوي على أعمال مهمة لكنها ليست مستعجلة.<br />
الجزء الثالث يحتوي على أعمال<br />
ضرورية.<br />
غير مهمة وال مستعجلة لكن<br />
▪<br />
هبذه الطريقة ميكنك التعامل مع األوراق مرتني فقط. املرة األوىل لتصنيفها واملرة<br />
الثانية الختاذ اإلجراء الالزم عليها. هذا بدوره يرحيك من عملية البحث والتفتيش<br />
املستمر عن وبني هذه األوراق. ميكنك إتباع طريقة أخر وهي تصنيف األعمال يف<br />
ملفات ملونة. ميكنك االحتفاظ بالربيد الوارد يف ملف أصفر والربيد الصادر يف ملف<br />
أزرق، والتقارير يف ملف أمحر، وهكذا ….<br />
توقّع المشاكل<br />
قد ال خيطر على بال أحدنا مشروعاً أو عمالً ال يتخلله بعض<br />
املتاعب. البعض<br />
▪<br />
51
من هذه األعمال يستمر بالرغم من مواجهتها للمتاعب والبعض اآلخر يتوقف. يف<br />
كثري من األحيان ألتفه األسباب.<br />
إننا نعيش يف عاملٍ تنعدم <strong>في</strong>ه الكمالية واملثالية. كلما عملت يف مشروع أو عمل<br />
ما، فكر بالعقبات واملشاكل اليت ميكن أن حتدث خالل فرتة املشروع. فكر أيضاً<br />
بالطرق اليت متَُكّنك من التعامل مع هذه املتاعب.<br />
أبسط األمثلة هي أن تكون مدعواً إىل عشاء يف منزل أحد أصدقائك الذين مل<br />
يسبق لك أن زرته يف بيته. ال بد أنه سيعطيك إرشادات للوصول إىل البيت. أكتب<br />
هذه اإلرشادات. حاول أن تسأل خالل مرورك عن اسم شارع أو منطقة. تأكد مرة<br />
أخر من اإلجابة. قد يستغرقك ذلك دقيقة أو دقيقتني إضا<strong>في</strong>تني. لكن فكر يف<br />
<strong>الوقت</strong> الذي ميكن أن ختسره إذا ما غفلت عن شارع واحد.<br />
ال بأس من أن تصل مبكراً قليالً إذا مل تكن متأكداً من الطريق وتتوقع<br />
املشاكل. إذا وصلت باكراً ميكنك قراءة الئحة أولوياتك أو قراءة مقال أو ……<br />
هنالك شيء آخر جيب أن تتذكره وهو أنه عندما خيربك أحد ما عن عمل معني<br />
أو عن تعليمات معينة، فإنه من احملتمل أن ينسى أن خيربك شيئا ما أو خطوة ما. وقد<br />
يعتقد أن هذه اخلطوة ليست ضرورية أو أهنا بديهية بالنسبة له ولذلك فه ال خيربك<br />
عنها. إال أهنا قد ال تكون كذلك بالنسبة لك.<br />
ال تنسى أن تبقي على قنوات االتصال مع هؤالء األشخاص ألنك قد تعود<br />
إليهم سواء لتوضيح التعليمات أو ملعرفة حقائق أخر<br />
.<br />
52
▪<br />
▪<br />
▪<br />
خذ احتياطاتك<br />
هل سبق أن دبعيت إلى مناسبة معينة ونسيت أن تذهب؟<br />
هل سبق أن وضعت ساعة المنبه إليقاظك ولم تعمل؟<br />
هل سبق أن انقطعت الكهرباء ولم تجد شيء لتضيئه؟<br />
هل سبق أن فقدت ملفاً مهماً <strong>في</strong> جهاز الحاسب لعطل حدث <strong>في</strong>ه أو <strong>في</strong> القرص<br />
المغناطيسي؟<br />
حنن مجيعاً مُعرضون ملثل احلاالت السابقة. إال أن درجة أمهيتها وصعوبتها<br />
ختتلف من شخص إىل آخر. البعض يكون قد احتاط وخبأ مشعة يضيئها يف حالة<br />
انقطاع التيار الكهربائي. والبعض يكون قد احتفظ بنسخة إضا<strong>في</strong>ة للملف الذي فقده<br />
على جهاز احلاسب. والبعض اآلخر يضع ساعتني منبهتني إليقاظه إذا كان من<br />
أولئك الذين جيدون صعوبة يف االستيقاظ.<br />
ضع أهدافك السنوية للتطوير الشخصي والتقدم المهني<br />
حوّل األهداف السنوية إىل خطط عمل شهرية وإىل لوائح عمل تراجعها بشكل<br />
أسبوعي ويومي .<br />
خطط ألسبوعك ويومك من خالل الئحة األعمال<br />
اقض عشرين دقيقة يف بداية كل أسبوع وعشر دقائق يف بداية كل يوم وأنت<br />
ختطط الئحة األعمال اخلاصة بك. أسأل نفسك "ماذا سأنجز هذا األسبوع، هذا<br />
اليوم؟". أجنز األعمال ذات األولوية األوىل ومن مث ذات األمهية األقل.<br />
53
15<br />
▪<br />
أعمل جدوال زمنيا لتحليل أعمالك<br />
قسم يومك إىل فرتات زمنية طول كل منها<br />
أمام كل فرتة من هذه الفرتات.<br />
دقيقة. أكتب أعمالك الرئيسية<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
ال تقم بأكثر من عمل واحد <strong>في</strong> نفس <strong>الوقت</strong><br />
إن العمل يف أكثر من مهمة ويف نفس <strong>الوقت</strong> ميكن أن يشتت أفكارك ويضيّع<br />
وقتك. ال ترتك عمالً تقوم به إال بعد أن تنجزه. قيامك بأكثر من عمل يف نفس<br />
<strong>الوقت</strong> قد يؤثر سلبياً على نوعية العمل الذي تنجزه. هل تذكر املثل الشعيب الذي<br />
يقول "ال تستطيع حمل بطيختين <strong>في</strong> يد واحدة؟".<br />
فوّض أحد موظ<strong>في</strong>ك لفتح البريد وتصنيف أهميته لك<br />
الكثري من الربيد الذي يأتيك قد ال يكون له أمهية وبالتايل فإن ذلك يوفر عليك<br />
وقت االطالع عليه. دع احد موظ<strong>في</strong>ك يقوم هبذه املهمة عنك.<br />
أنظر<br />
ألوراقك مرة واحدة أو مرتين على األكثر<br />
أنظر لألعمال املطلوبة منك وال تضعها جانباً إال بعد أن تكون قد قررت اختاذ<br />
إجراءٍ بشأهنا.<br />
%20<br />
▪<br />
ال<br />
ال تنسى قانون باريتو<br />
%80 - %20<br />
من إجنازاتك حتققها من خالل استثمار<br />
املنتجة وحاول أن تزيد عليها.<br />
من جهدك. ركز على هذه<br />
%80<br />
%20<br />
54
▪<br />
▪<br />
▪<br />
بأوراق احتفظ<br />
الصقة ودوّن ما ترغب <strong>في</strong> إنجازه<br />
ال جتعلها عادة لكتابة مهامك على هذه االوراق لكن قم بذلك فقط عندما<br />
تريد ان تتذكر مهمة او مهمتني فقط. الن كتابة العديد من األوراق الصفراء الالصقة<br />
ووضعها على طاولة املكتب او على جهاز احلاسب قد يضعك يف مشاكل قد تنتج<br />
عن فقداهنا او ضياعها خصوصاً عندما تسقط ويقوم عامل التنظيف برميها يف سلة<br />
القمامة. تذكر ما حتدثنا عنه سابقاً من كتابة الئحة أولوياتك بشكل منظم.<br />
أحمل معك عملك إلى كل مكان تذهب إليه<br />
حاول استثمار وقتك الذي قد يضيع عندما تضطر لالنتظار يف مكان ما.<br />
تذكّر قاعدة توقّع املشاكل. قد تضطر إىل االنتظار عند طبيب األسنان لبعض <strong>الوقت</strong><br />
ميكنك يف هذا <strong>الوقت</strong> قراءة مقال ترغب بقراءته وهو احد املهام غري املهمة على<br />
الئحة أولوياتك .<br />
عندما تأخذ إجازة، ضع أهدافا لموظ<strong>في</strong>ك ليقوموا بها<br />
اجعلهم يستثمرون أوقاهتم عند غيابك. الكثري من املوظفني يعتربون غياب<br />
املدير فرصة ألخذ الراحة واالبتعاد عن العمل.<br />
▪ سجل األعمال التي ترغب <strong>في</strong> إنجازها <strong>في</strong> نهاية كل يوم<br />
55
▪<br />
االستراتيجية الثاةية :<br />
فوّض اآلخرين<br />
هنالك دائماً متسعاً للوقت للقيام بأعمال كثرية<br />
إذا ما استطعنا ان ندير وقتنا بشكل جيد. أحد أهم<br />
األساليب خللق مزي ٍد من <strong>الوقت</strong> هو التفويض.<br />
التفويض هو تكليف اآلخرين بالقيام باملهام لتن<strong>في</strong>ذها<br />
بدالً منك.<br />
سوف نستعرض اآلن األسباب اليت توجِّبُ َك<br />
على التفويض، وكيف تفوض، وأسباب فشل<br />
التفويض، وما هي األعمال واملهام اليت ال جيب<br />
عليك تفويضها.<br />
لماذا ال يفوض المدرا،؟<br />
بالرغم من اإليجابيات العديدة للتفويض أال ان هنالك الكثير من المدراء الذين<br />
ال يفوضون مسؤولياتهم، وذلك لألسباب التالية:<br />
قلة <strong>الوقت</strong><br />
قد يبدو ذلك تناقضاً إال أهنا حقيقة. ان تفويض املسؤوليات يأخذ وقتاً. يف<br />
املراحل األوىل قد جتد أنك "تضيع" وقتاً يف تعريف وتدريب املوظفني على القيام<br />
باملهام. يف هذه املراحل فان األعمال ميكن ان تأخذ وقتاً اكرب من املوظفني مقارنة لو<br />
انك قمت هبا بنفسك وخاصةً إذا ما احتسبنا <strong>الوقت</strong> الذي ستستغرقه يف تدريبهم<br />
وتوجيههم. لكن بعد ذلك ستجد انك ستوفر وقتاً ال بأس به بعد ان تبدأ جبين مثار<br />
استثمارك يف تدريبهم وتوجيههم.<br />
56
▪<br />
▪<br />
البحث عن الكمال والخوف من األخطاء<br />
الكثري من األشخاص ال يقوم بتفويض موظ<strong>في</strong>ه خوفاً من ان يرتكبوا األخطاء<br />
وانه اذا قام باإلعمال بنفسه فلن يرتكب أية أخطاء. لكن اىل مىت سيبقى يقوم<br />
بالعمل بنفسه ومىت سيتعلم موظف وه القيام بالعمل عنه.<br />
اذا ما أردت ان حتصل على موظفني قادرين على القيام باألعمال بالشكل<br />
الصحيح وبدون ارتكاب أخطاء فعليك ان تدع جماالً الرتكاب األخطاء. معظم<br />
الناس يستطيعون القيام باألعمال بعد مرور <strong>الوقت</strong>. تذكر انك مل تكن تعرف القيام<br />
بالعمل بشكل كامل وانك كنت ترتكب األخطاء.<br />
فكر ب<strong>الوقت</strong> الذي ستضيفه إىل وقتك عندما يصبح موظفوك مدربني وقادرين<br />
على ان يقوم وا باألعمال اليت تقوم أنت هبا يف <strong>الوقت</strong> احلاضر.<br />
االستمتاع بالقيام باألعمال<br />
هنالك الكثري من األعمال اليت نقوم هبا ألننا نستمتع بالعمل هبا وجند أهنا<br />
ليست فقط مسلية ولكن ممتعة. معظم هذه األعمال هي تلك اليت تكون على املهام<br />
السهلة واملوجودة يف أسفل قائمة أولوياتنا، لذلك من الضروري ان ندرب موظ<strong>في</strong>نا<br />
على ممارستها ونفوضهم للقيام هبا حىت نستثمر <strong>الوقت</strong> الذي نقوم هبذه األعمال يف<br />
العمل على املهام ذات األولوية املرتفعة على قائمة أعمالنا واليت يف العادة يكون من<br />
الصعب على املوظفني القيام هبا.<br />
إذا ما قمت باألعمال بنفسك فإن معظم موظ<strong>في</strong>ك سيجلسون دون عمل<br />
ويتعلمون الكسل. تذكر ان تكلفة وقتك أكثر بكثري من تكلفة وقت املوظفني<br />
والعوائد اليت من املمكن ان حتصل الشركة عليها عند استثمارك لوقتك يف التخطيط<br />
والتفكري والقيام باملهام ذات األمهية املرتفعة املوكولة إليك.<br />
57
مظي<br />
فلو كان الراتب الذي تتقاضاه دينار وراتب املوظف الذي يعمل لديك<br />
دينار فان كل جهد تبذله يف عمل من اختصاص املوظف او يستطيع املوظف<br />
القيام فهو عبارة عن وقت تكلفته دينار وليس دينار، وبالتايل فان<br />
اخلسارة تتمثل يف فرق راتبك وراتب املوظف واملتمثل ب دينار.<br />
1000<br />
500<br />
1000<br />
500<br />
500<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
الخوف من فقدان السلطة<br />
التفويض يؤدي إىل تنازلك عن بعض من صالحياتك هذا أمر ال بد منه.<br />
البعض يعتقد بان ذلك سيفقدهم سلطتهم وهيبتهم. وهذا بالتأكيد غري صحيح.<br />
الخوف من االختفاء<br />
بعد ان تقوم بتفويض معظم أعمالك الروتينية ملوظ<strong>في</strong>ك وتصبح دائرتك تعمل<br />
بشكل منظم وكفاءة، قد يبدو لك أنه ليس لديك شيء لعمله. لكن هذا ليس<br />
صحيحاً ألنك ميكن ان تستثمر وقتك يف التخطيط وحتسني العمل والقيام باملهام<br />
ذات األولوية العالية.<br />
سيتسع <strong>الوقت</strong> لك للقيام باملهام اإلدارية املتمثلة بالتخطيط والتن وتوزيع<br />
العمل والتوجيه والرقابة بدالً من القيام باألعمال الفنية املفرتض باملوظفني القيام هبا.<br />
االعتقاد بأن الموظ<strong>في</strong>ن غير قادرين على القيام بالعمل<br />
يف معظم األحيان، تقل إنتاجية املوظفني عند شعورهم بامللل. التفويض يساعد<br />
املوظفني على التخلص من امللل وحيفزهم على اإلبداع. الكفاءة تكتسب من خالل<br />
اخلربة مما يعين ان عليك استثمار <strong>الوقت</strong> يف موظ<strong>في</strong>ك. حىت املوظفني غري األكفاء<br />
ميكن ان يصبحوا فعالني إذا ما تعرفوا على قدراهتم.<br />
58
األسباب التي توجب عليك تفويض المهام<br />
عندما يتعلم اآلخرون طريقة العملل معلك وكي<strong>في</strong>لة القيلام باألعملال، يمكنلك ان<br />
تفوضهم مسؤولية األعمال التي ال يتوفر لك <strong>الوقت</strong> للقيام بها<br />
يمكنك ان تجعل اآلخرين يهتمون بالمهام الروتينية التي ال تمثلل أهميلة كبيلرة<br />
بالنسبة لك من حيث القدرات والمهارات<br />
▪<br />
▪<br />
يمكنك تحويل المهام<br />
إلى أشخاص لديهم مهارات أعلى منك<br />
▪<br />
تفويض المسؤوليات إلى موظ<strong>في</strong>ك يساعد على تطورهم ويجعل أعمالهم أكثلر<br />
إثراءً وأهمية<br />
▪<br />
ان أفضل احلاالت اليت ميكن للمدير ان يصل إليها هو عندما جيد ان موظ<strong>في</strong>ه<br />
يقومون بكامل األعمال الروتينية عنه. هذا يوفر <strong>الوقت</strong> له للتخطيط والتفكري وحتسني<br />
كفاءة األعمال األخر اليت يقوم هبا.<br />
59
كيف تفوض؟<br />
النقاط التالية تساعدك <strong>في</strong> تفويض أعمالك:<br />
60<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
حدد المهام المراد تفويضها<br />
أحد الطرق الفعالة يف حتديد ما تريد تفويضه هو ان تقوم بوضع قائمة<br />
باألعمال اليت تقوم هبا واليت ميكن ان تنجز بفعالية من قبل أشخاص آخرين بتكلفة<br />
اقل.<br />
تذكر مرة أخر ان الراتب الذي حتصل عليه كمدير أعلى بكثري من الراتب<br />
الذي حيصل علية موظفوك، فإذا ما قمت حبساب بسيط جتد انك ستوفر مبالغكبرية<br />
عند تفويضك لألعمال ألشخاص رواتبهم اقل، مما يعين خت<strong>في</strong>ض التكاليف على<br />
الشركة.<br />
اختر األشخاص المهرة والقادرين على القيام باألعمال<br />
ان حجم العمل الذي تفوضه يعتمد اعتماداً كبرياً على قدرات وخربات<br />
موظ<strong>في</strong>ك. املوظفون األكِفاء يستطيعون القيام بأعمال كثرية دون تدخل. ان عدم توفر<br />
موظفني خبربات جيدة سيؤدي إىل تكريس جزء كبري من وقتك يف التأكد من ان<br />
األعمال تنجز بالطريقة الصحيحة. ومع ذلك فإذا ما قمت بتدريبهم وتشجيعهم<br />
فأهنم يصبحون قادرين على التطور والقيام باألعمال بقليل من األشراف والرقابة.<br />
فوّض األعمال كاملة<br />
إذا ما قمت بتفويض األعمال ألشخاص مهرة وقادرين على القيام هبا بكفاءة<br />
وفعالية فاعمل على تفويض كامل األعمال ألن ذلك يرفع من معنويات املوظفني ومن<br />
مستو رضاهم أكثر من ان تقوم بتكليفهم جبزئيات صغرية. التفويض الكامل<br />
لألعمال يف معظم األحيان يؤدي إىل إجناز أعمال بكفاءة أكرب ويشعر املوظفني
▪<br />
▪<br />
حبس االجناز وبالتايل يرفع من معنوياته.<br />
اشرح للموظ<strong>في</strong>ن أسباب القيام بالعمل وما هي النتائج المتوقعة<br />
عند تفويضك لألعمال اشرح للموظفني عالقة العمل املُفَوّض باهلدف الكلي<br />
الذي تسعى إىل حتقيقه. حىت يشعر مبسامهتهم يف حتقيق األهداف الكلية للشركة<br />
ومد أمهيتهم.<br />
تأكد من توضيح ما يلي:<br />
النتائج المرغوبة<br />
أهمية العمل<br />
العوائق التي يمكن ان تواجهه<br />
<strong>الوقت</strong> المحدد لالنتهاء من العمل<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
أطلب منهم أن يبدأوا بتن<strong>في</strong>ذ العمل<br />
بعد ان قررت تفويض العمل اطلب من املوظفني ان يباشروا يف تن<strong>في</strong>ذ العمل<br />
وحاول ان ال تقف فوق رؤوسهم دائماً وال تطلب منهم القيام بالعمل بنفس الطريقة<br />
اليت اعتدت عليها أنت. قد يكون لديهم طريقة أفضل من طريقتك.<br />
عليك تقبل حقيقة ان األعمال ميكن ان تنجز بطرق وأساليب خمتلفة وان أحد<br />
أفضل أساليب التعلم هي من خالل ارتكاب األخطاء. تقبّل األخطاء غري املقصودة<br />
واليت مل حتدث عنكسل وتلك اليت ميكن التعلم منها.<br />
61
▪<br />
▪<br />
▪<br />
قدم لهم المساعدة ودربهم عند الضرورة<br />
من املهم دعم املوظفني عند مواجهتهم صعوباتٍ أو مشاكل. لكن تذكر بأن ال<br />
تقوم باألعمال بدالً منهم، فإذا ما قمت بذلك فلن يستطيع وا تطوير مهاراهتم وزيادة<br />
ثقتهم بأنفسهم للقيام باألعمال املطلوبة منهم بأنفسهم.<br />
ال تقبل إالّ باألعمال المنجزة تماما<br />
عندما قمت بتفويض املسؤوليات للموظفنيكنت قد ختلصت من عبء عليك،<br />
فإذا ما قبلت بأعمال غري منتهية متاماً فهذا يعين ان عليك االنتهاء منها بنفسك مما<br />
يتطلب مراجعتها وإعادة النظر <strong>في</strong>ها، وبالتايل إضاعة وقتك و<strong>الوقت</strong> الذي عمل <strong>في</strong>ه<br />
املوظفني. هؤالء املوظفون سيعتادون على تقدمي أعمال غري منتهية ولن يصبحوا<br />
قادرين على اكتساب خربة يف إهناء األعمال املطلوبة منهم.<br />
اعترف بالعمل الناجح وشجع على االستمرار به<br />
ان اعرتافك ملوظ<strong>في</strong>ك بنجاحهم يف القيام بأعماهلم يؤدي إىل تعزيز سلوكهم<br />
إجيابياً وجيعلهم قدوة للموظفني اآلخرين.<br />
ماذا يجب ان ال تفوضه؟<br />
بالرغم من أن عليك ان تفوض اكرب قدر من املهام اليت تشكل تكاليف إضا<strong>في</strong>ة<br />
عليك من ناحية <strong>الوقت</strong> واملال، تأكد من ان ال تفوض الرقابة على موظ<strong>في</strong>ك. تذكر<br />
انك تتحمل املسؤولية الكاملة على جناح أو فشل ما حتاول ان حتققه.<br />
التفويض الفعال يتضمن تحقيق توازن بين الرقابة على العمل وا فساح<br />
المجال للموظ<strong>في</strong>ن القيام بأعمالهم بالطريقة التي يفضلونها.<br />
62
االستراتيجية<br />
الثالثة<br />
: ركا <strong>في</strong> عملك<br />
حاول ان تركز يف الضوء املوجود يف الغرفة اليت<br />
أنت موجود <strong>في</strong>ها )طبعاً عندما يكون الضوء مضاءً(.<br />
ماذا تالحظ؟<br />
ال بد انك تالحظ بأنه ضوء منتشر يفكافة أحناء<br />
القاعة وبشكلٍ متساوٍ. إذا ما أخذنا نفس الضوء<br />
وركزناه بإحكام من خالل أنبوبة حديدية فإننا بالطبع<br />
حنصل على ضوء ليزر. وأنت تعرف ان الليزر من القوة<br />
حبيث يستطيع قطع املعادن. الرتكيزكالليزر، ميكنه ان يساعدك على قطع اإلزعاجات<br />
الذهنية وجيعلك أكثر إنتاجية.<br />
هنالك مبدأين<br />
لإلنتاجية يمكننا استخدامهما هنا:<br />
▪<br />
▪<br />
تتدفق الطاقة حيثما يتوجَّه االهتمام<br />
عندما تركز على مهمة معينة فأنت تركز انتباهك عليها وهذا بالتايل يركز<br />
طاقتك. لذلك فأنك حتصل على إنتاجية اكرب وكفاءة اكرب.<br />
القوة <strong>في</strong> <strong>الوقت</strong> الحالي<br />
حنن ال نستطيع تغيري املاضي وميكننا فقط ان نتصور املستقبل لكننا نستطيع ان<br />
نتصرف ونفعل يف <strong>الوقت</strong> احلايل. اآلن هي حلظة القوة. الرتكيز يساعدك يف احملافظة<br />
على اآلن اليت تستطيع ان تفعل من خالهلا.<br />
63
االستراتيجية الرابعة :سيطر على حالتك الةفسية<br />
هل فكرت ب<strong>الوقت</strong> الذي تفقده نتيجة للكآبة<br />
والحاالت النفسية السيئة؟<br />
هل تستطيع العمل بفعالية وأنت كئيب أو <strong>في</strong><br />
حالة نفسية سيئة؟<br />
هل ترغب <strong>في</strong> أن تتعلم كيف تقاوم الكآبة<br />
والمزا السيئ؟<br />
إليك بعض النصائح للتخلص من<br />
السيئ:<br />
والمزا الكآبة<br />
أذكر اهلل<br />
قال تعاىل<br />
" الأ بذكر اط تطمئن القلوب".<br />
▪<br />
▪<br />
استعمل طريقة عالج التأكيد<br />
طريقة عالج التأكيد ليست أال حيلة على العقل الباطين إذ ان العقل الباطين<br />
يستجيب لرسالة يعتقد أهنا صحيحة بإرسال إشارات تأكيد إىل كامل اجلهاز<br />
العصيب. ان استخدام هذه الطريقة يتطلب منك ان تضرب قبضة يدك باليد األخر<br />
وتصرخ ثالث مرات "أنا متحمس أنا متحمس أنا متحمس" او "انا فرحان فرحان<br />
فرحان" او " انا سعيد سعيد سعيد". قد تبدو لك بأهنا ممارسة سخيفة يف بادئ<br />
األمر لكنك ستكتشف أهنا طريقة فعالة بعد حني.<br />
ميكن ان تساعدك يف رفع معنوياتك عندما تشعر بالكآبة أو امللل. واآلن قم<br />
مبمارسة عالج التأكيد. هيا حاول وال ختجل.<br />
64
؟.<br />
إفرح ▪<br />
ابدأ باالبتسامة. هيا ابدأ باالبتسامة…....................................<br />
ما األمر …….....................................……… ابتسم.<br />
ان من الصعب جداً الشعور باالكتئاب بينما أنت منشغل يف االبتسامة حاول<br />
ان تبتسم اآلن ابتسامة كبرية وبعدها حاول ان تشعر بالكآبة.<br />
كيف تشعر ……….<br />
▪<br />
بعد ذلك حاول ان تضحك. اضحك …...........................…..<br />
ما األمر ….......................................………. اضحك.<br />
ان االبتسامة والضحك يرفع من الدورة الدموية ويغذي الدماغ باألكسجني مما<br />
يؤدي إىل ضخ هرمونات تزيد من اليقظة وإطالق مضادات األمل.<br />
أحد الكوميديين المحتر<strong>في</strong>ن يقترح الطر التالية لتوظيف المرح:<br />
بصور الكاريكاتير والنكت<br />
بالضحك وامأله خاص احتفظ بملف المضحكة<br />
استعمل أشياء مضحكة مثل صافرة لها صوت البطة او السعدان<br />
جالس شخصاً يجعلك تضحك<br />
احضر مسرحية مضحكة<br />
ابتسم مع أشخاص ال تعرفهم<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
قد تبدو بعض هذه الطرق سخيفة لكن إذا مارستها فستتخلص من الكآبة<br />
على األقل. أليس هذا ما يهمك<br />
65
▪<br />
▪<br />
▪<br />
أخبر مشاعرك وهمومك لشخص تثق<br />
به<br />
ان جمرد احلديث عن مشاعرك ومهومك إىل شخص آخر تثق به ميكن أن خيفف<br />
عليك ويكون عالجاً ممتازاً. هذه الطريقة هي املبدأ يف عمل الطبيب النفسي. أنه<br />
جيعل املريض حيُ دثه براحة وثقه عن مشاكله ومهومه مما يرحيه وخيفف من اكتئابه. أن<br />
جمرد احلديث عن املشاكل يرحيك ويشعرك بأن هنالك من يشعر معك وان احلمل<br />
الذي حتمله يشاركك على محله شخص آخر.<br />
قم باألعمال ذات األهمية المتدنية على الئحة أولوياتك<br />
مارس بعض األعمال اليت ال حتتاج إىل تركيز أو تفكري كبري واليت ال تشكل جزءاً<br />
مهماً على الئحة أولوياتك. قد تكون هذه األعمال مثل ترتيب مكتبك أو سقاية<br />
احلديقة أو االهتمام بالسيارة.<br />
هذه الطريقة تساعدك على ضرب عصفورين حبجر، األول انك تنجز بعض<br />
األعمال اليت ال بد لك ان تنجزها واملوجودة على قائمة أولوياتك، والثاين إهنا رمبا<br />
ختفف عليك االكتئاب والتفكري باملشاكل. كما قد تضرب عصفور ثالث من خالل<br />
إحساسك باالجناز الذي يؤدي اىل رفع معنوياتك وحافزيتك وبالتايل يشعرك بالفرح<br />
وخيلصك من االكتئاب.<br />
مارس ما تجيده<br />
إذا كان اكتئابك ناجتاً عن فشلك يف القيام بعمل أو مهمة معينه، فال حتاول ان<br />
تقوم بعمل يتطلب نفس املهارة والكفاءة. افعل شيئاً جتيده حتى يرفع معنوياتك<br />
وثقتك بنفسك.<br />
اعمل شيئا يختلف عن برنامجك المعتاد<br />
اركض أو اسبح أو امشي أو تسوق. افعل شيئاً خمتلفاً.<br />
▪<br />
66
االستراتيجية :<br />
الخامسة<br />
إحترم ساعتك الخاصة<br />
هل أنت من رجال الصباح؟<br />
من أولئك املتحمسون والنشيطون الذين<br />
يستيقظون باكراً مع آذان الفجر. ويكونون<br />
مستعدين حال انتهائهم من الصالة واإلفطار<br />
للذهاب للعمل، وما ان تصبح الساعة العاشرة إال<br />
وهم يف كامل نشاطهم وحني تأيت الساعة الثامنة<br />
أو التاسعة ليالً حىت جيدون أنفسهم منهكني وال<br />
يريدون شيئاً سو الراحة والنوم.<br />
أم انك من رجال الليل؟<br />
من أولئك الرجال الذين ال يستطيعون العمل<br />
قبل الساعة العاشرة صباحاً. ويف الساعة الثامنة مساءاً يكونون يف ذر وة نشاطهم<br />
ويكونون مستعدين إىل العمل ألكثر من أربع ساعات وال يذهبون إىل النوم قبل<br />
الثانية ليالً.<br />
إذا كنت من رجال الصباح فرتب مقابالتك واختذ قراراتك يف<br />
يف ذروة نشاطك.<br />
الصباح بينما أنت<br />
إذا كنت من<br />
رجال الليل فرتب نشاطاتك املهمة بعد الظهر أو يف املساء.<br />
إذا كان لديك اجتماعاً يف الصباح الباكر فقم بإعداد كل األمور اليت حتتاجها<br />
يف مساء اليوم السابق مما ال يضطرك للتفكري <strong>في</strong>ه كثرياً يف الصباح.<br />
67
االستراتيجية<br />
: السادسة<br />
اسأل نفسك األسئلة التالية حول كل<br />
عمل أو نشاط تقوم به "هل لهذا النشاط<br />
فال تقم<br />
"ال" أهمية" إذا كانت اإلجابة بالنشاط.<br />
إذا كانت اإلجابة "نعم" فاسأل نفسك<br />
"فلمن األهمية وما أهمية الشخص التي<br />
تمثل أهميه له <strong>في</strong> حياتك".<br />
حدّد أهمية العمل<br />
كلما زادت درجة أمهية الشخص كلما<br />
زادت أمهية النشاط بالنسبة لك. فعلى سبيل<br />
املثال، حضور املباراة النهائية لكرة القدم<br />
البنك قد متثل أمهية بالنسبة لك. تقدمي تقرير<br />
عن سري العمل إىل رئيسك قد متثل أمهية<br />
أيضاً.<br />
إذا كان للنشاط أمهية، أسأل نفسك<br />
السؤال التايل "هل هنالك موعد محدد ونهائي للنشاط؟" اذا كانت اإلجابة "ال"،<br />
ولكنه ميثل أمهية، قم برتتيب النشاط حبيث ال يتعارض مع أولويات النشاطات<br />
األخر احملددة زمنياً.<br />
إذا كان هناك موعد حمدد وهنائي للنشاط، اسأل نفسك السؤال التايل "هل<br />
النشاط ملح؟"، أي هل يوجد وقت حمدد زمنياً وقريب الجنازه إذا كان كذلك فابدأ<br />
العمل.<br />
68
االستراتيجية<br />
السابعة<br />
69<br />
:<br />
أُعثر على وقتك الضائع<br />
هل سبق ان تفوهت بعبارات غاضبة على أحد ما ألنه<br />
"أضاع وقتك".<br />
هل سبق ان غضبت من نفسك ألنك "أضعت وقتك".<br />
عند ذهابك إىل طبيب األسنان أو صالون احلالقة<br />
فإنك يف معظم األحيان تكون مضطراً لالنتظار لبعض<br />
<strong>الوقت</strong>.<br />
ماذا تفعل عنده <strong>في</strong> هذا <strong>الوقت</strong>؟<br />
ال بد انك تبحث يف اجملالت املوجودة على الطاولة. ال بد ان تكون قد<br />
الحظت بأن معظمها قدمية وليست من اهتماماتك. الم يكن بإمكانك إحضار<br />
عمل قليل األهمية والقيام به بدالً من العبث <strong>في</strong> تلك المجالت القديمة؟<br />
هل تسافر كثيراً؟ إذا كنت كذلك فال بد انك تفقد كثيراب من وقتك سواء بانتظار<br />
الطائرة أو الحافلة أو <strong>في</strong> <strong>الوقت</strong> المستغر <strong>في</strong> السفر؟ هل فكرت <strong>في</strong> <strong>الوقت</strong><br />
الضائع؟ هل فكرت باستغالل هذه األوقات <strong>في</strong> إنهاء أعمال تعتقد إنها مهمة<br />
لك؟<br />
هل فكرت بأن هذا إضاعة لوقتك؟ هل فكرت باالستفادة من هذه األوقات؟<br />
هل فكرت كيف تضاعف وقتك من خالل استغالل هذه األوقات؟ أال تستخدم<br />
عبارة ليس عندي وقت؟ هل يمكنك استغالل بعض وقتك الضائع؟<br />
هل فكرت كيف يمكنك ان تست<strong>في</strong>د من <strong>الوقت</strong> الذي تقود به السيارة؟ أال<br />
يمكنك ان تستثمر <strong>الوقت</strong> وأنت تقود سيارتك بحفظ القران الكريم من خالل<br />
سماع شريط الكاسيت
االستراتيجية<br />
الثامةة:<br />
كن خال<strong>في</strong>ا<br />
كم من مرة ذهبت بها إلى البنك ووجدت<br />
صفوفا طويلة وندبت حظك للذهاب <strong>في</strong> هذا<br />
<strong>الوقت</strong> غير المناسب؟<br />
كم من مرة ذهبت بها إلى التسو ووجدت ان<br />
هنالك أعداداً كبيرة من الناس الن اليوم هو يوم<br />
صرف الرواتب او خر الشهر؟<br />
كم من مرة غادرت عملك <strong>في</strong> <strong>الوقت</strong> الذي<br />
يكون جميع الموظ<strong>في</strong>ن قد غادروا أعمالهم وان<br />
ازدحام السير يجعلك تفقد صوابك؟<br />
أن تطبيق قاعدة اخلال<strong>في</strong>ة يف إدارة وقتك يوفر لك<br />
24<br />
الكثري من <strong>الوقت</strong> ألنك تصبح قادراً على القيام بأشياء ال يستطيع غريك القيام هبا.<br />
ميكنك تطبيق القاعدة اخلال<strong>في</strong>ة بالذهاب إىل البنك يف <strong>الوقت</strong> الذي ال يذهب<br />
إليه الكثري من الناس، أو التسوق يف غري أوقات الذروة أو هناية الشهر.<br />
بدل ان تتسوق بعد صالة العشاء مباشرة ميكنك الذهاب إىل األسواق اليت<br />
تعمل ساعة وتشرتي حاجاتك يف وقت متأخر او مبكر.<br />
إذا كان طريق سريك إىل العمل مزدمحاً بالسيارات حاول ان جتد طريقاً خمتلفاً<br />
حىت لو كانت املسافة ابعد. إذا أردت ان تشرتي هدايا أو مالبس العيد، اشرتيها قبل<br />
فرتة من موسم العيد.<br />
إذا كنت تسافر كثرياً حاول ان تربمج رحالتك يف الفرتات املسائية وليس<br />
الصباحية أو بعد الظهر حىت تتجنب أزمات املرور يف طريقك إىل املطار أو االزدحام<br />
يف املطار. إذا كانت فرتات الذروة يف قيادة السيارات صباحاً من الساعة 15ر7 ر8<br />
فغادر يف الساعة السابعة.<br />
70
االستراتيجية<br />
التاسعة:صَلِّ الفجر <strong>في</strong> وقت الفجر<br />
إن استيقاظك مع صالة الفجر يعين الوضوء<br />
للصالة ومن مث الصالة. وهذا يعين بداية النشاط.<br />
ميكنك استغالل <strong>الوقت</strong> بعد الصالة للتفكري<br />
والتخطيط والكتابة او القراءة. انه أكثر األوقات<br />
هدوءاً وسكينه. <strong>في</strong> هذا <strong>الوقت</strong> ال يوجد أي<br />
مقاطعات أو إزعاجات. ميكنك التخطيط ليومك<br />
بفعالية يف هذا <strong>الوقت</strong>.<br />
االستراتيجيةالعاشرة<br />
:<br />
إصةع ساعات إضا<strong>في</strong>ة / اةهض باك ار<br />
هذه طريقة سهلة وفعالة جداً يف إجياد وقت<br />
إضايف. إذا ما استطعت ان تستيقظ باكراً مبعدل<br />
ساعة واحدة يف اليوم فهذا يعين انك استطعت ان<br />
توجد ما يقارب عشرة أسابيع عمل إضا<strong>في</strong>ة<br />
يف السنة.<br />
حاول ان حتسب الفوائد املالية واملعنوية اليت<br />
ميكن ان حتصل عليها من خالل النهوض باكراً<br />
ساعة واحدة يف اليوم.<br />
قد جتد ان من الصعوبة القيام بذلك يف<br />
بادئ األمر إالّ انك وبعد فرتة قصرية تعتاد عليه<br />
ويصبح جسدك معتاداً على ذلك بشكل روتيين.<br />
10<br />
71
االستراتيجية<br />
الحادية عشرة:<br />
فكر بكسل<br />
هل فكرت يوماً عن أسباب ودوافع المخترعين؟<br />
ما الذي يحاولوا أن يبتكروه، ولماذا؟<br />
لماذا تم اختراع الحاسب؟<br />
لماذا تم اختراع السيارة والطائرة؟<br />
لماذا تم اختراع الهاتف؟<br />
هل فكرت <strong>في</strong> تطور صناعة السيارة والتكنولوجيا<br />
التي تحدث <strong>في</strong> كل سيارة؟<br />
هل فكرت <strong>في</strong> اإلجابة عن هذه األسئلة؟<br />
ما هو السبب برأيك؟<br />
ان معظم املخرتعات ووسائل التكنولوجيا<br />
املكتشفة واملزمع اكتشافها قام هبا أشخاص يبحثون<br />
عن طرق أسهل للقيام باألشياء.<br />
أُكتُشف احلاسب لتسهيل عملية احلساب يف بداية األمر، مث لتسهيل عملية<br />
الطباعة وختزين املعلومات واملساعدة يف اختاذ القرارات.<br />
اخرتعت السيارة والطائرة لتسهيل عملية النقل واالتصال كما هو احلال بالنسبة<br />
للهاتف.<br />
أسأل نفسك "هل هناك طريقة أسهل للقيام بهذا العمل". حاول ان جتد<br />
طريقة أسهل للقيام باألعمال. الطريقة األسهل تعين وقتاً اقل للقيام باألشياء مما<br />
يساهم يف إعطائك وقتاً إضا<strong>في</strong>اً للقيام بأمور أخر .<br />
72
االستراتيجية<br />
عشرة: الثاةية<br />
تخلكككككص مكككككن األعمكككككال<br />
المطلوبة<br />
غيكككككر<br />
يف بعض األحيان قد جتد نفسك تقضي<br />
وقتاً كثرياً بالقيام بأعمال ليست جزءاً من جوهر<br />
عملك.<br />
تذكر ان معظم الناس ال يرغبون بالقيام<br />
باألعمال البسيطة املهملة أو األعمال الصعبة<br />
جداً. فإذا ما استطاعوا حتويلها إليك فلن يتوانوا<br />
عن ذلك. إذا كنت متعاوناً أكثر مما ينبغي قد<br />
جتد وقتك مليئاً مبهام غري مرتبطة بعملك<br />
الرئيسي. قد جتد انك مشغوالً جداً ولكنك غري<br />
قادر على القيام بعملك الرئيسي.<br />
املَخرَج من هذه احلالة هو ان تقول "ال"<br />
بطريقة ودية ومؤدبة. إذا أمكنك القيام<br />
باملساعدة دون ان تشكل ضياع وقتك<br />
واستثماره يف العمل …...…. طبعاً ال ضري<br />
يف ذلك.<br />
قد تصادف ان يسألك مديرك القيام بعمل يتعارض مع عملك، فأن الطريقة<br />
الدبلوماسية اليت ميكن ان تستخدمها هي ان تسأله عن أولوية تن<strong>في</strong>ذ طلبه أو العمل<br />
الذي تقوم به.<br />
ان انشغالك يف العمل ال يعين ان ال تصبح متعاوناً مع زمالئك. ميكنك تقدمي<br />
نصائح هلم عن كي<strong>في</strong>ة القيام بالعمل أو تدريبهم على العمل، لكن ليس ان تقوم<br />
بالعمل بدالً منهم.<br />
73
االستراتيجية<br />
الثالثة<br />
.<br />
عشرة:<br />
تجةّككككككككككب إاعاجككككككككككات الككككككككككاوار<br />
واألصدقا،<br />
مهما كانت قدرتك جيدة على ختطيط<br />
واستغالل وقتك بفعالية، يف كثري من األحيان<br />
يؤثر اآلخرون على حركة عملك. قد يأخذون<br />
جزءاً من وقتك الذي قمت بالتخطيط لتكريسه<br />
يف أعمال أخر<br />
هذه اإلزعاجات قد تأيت من العمالء أو<br />
رئيسك، أو مساعديك. ويف جمتمعنا العريب<br />
بالطبع من أصدقائك الزوار.<br />
قد جتد ان هنالك الكثري من املوظفني<br />
الذين يتسع وقتهم لضياع وقتك. وقد جتد<br />
نفسك تفقد الكثري من <strong>الوقت</strong> مبناقشاتٍ<br />
وجمادالتٍ مع زمالئك يف العمل، يأتون<br />
ليحدثونك عن مشاكلهم ، وعن هواياهتم<br />
وينُمُّونَ على زمالئهم أو يتحدثون عن مباريات كرة القدم.<br />
إذا كنت من هؤالء الذين تُرتادُ مكاتبهم باستمرار، فاعلم انك كثري الرتحاب<br />
ومضياف أكثر مما جيب. ميكنك جتنب ذلك من خالل إغالق باب املكتب أو<br />
التخلص من املقاعد كما ميكنك جتنب االتصال البصري أو الوقوف عند دخول<br />
اآلخرين ملكتبك.<br />
طبعاً إذا ما توفر لك سكرترياً خاصاً <strong>في</strong>مكنك إعطاءه تعليمات مبنع أي زائر<br />
دون موعد مسبق.<br />
74
االستراتيجية<br />
عشرة: الرابعة<br />
إذا كنت من هواة التكلم على اهلاتف فإن<br />
ذلك ميكن ان يشكل اإلزعاج األكرب لوقتك.<br />
حىت لو مل تكن من هؤالء فإنك يف كثري من<br />
األحيان تكون جالساً يف مكتبك صاف الذهن<br />
يرن جرس التلفون ويقطع عليك حبل أفكارك. ان<br />
ضياع <strong>الوقت</strong> ال يذهب فقط على وقت املكاملة<br />
ولكن على انقطاع أفكارك وما ميكن ان تفعله<br />
استجابة للمكاملة اهلات<strong>في</strong>ة.<br />
بالطبع للتخلص من إزعاجات اهلاتف<br />
ميكنك ان ترفع السماعة أو تفصل اهلاتف أو ان<br />
تستخدم مكتب أخر ال يتوفر به هاتف)لبعض<br />
<strong>الوقت</strong>(.<br />
تجةب المكالمات الهات<strong>في</strong>ة الائدة<br />
75
استمارة تحليل مضيعات <strong>الوقت</strong><br />
ضع دائرة يف املكان الذي يعرب عن درجة تكرار كل من مضيعات <strong>الوقت</strong> التالية<br />
أحياناً نادراً<br />
بالنسبة لك: دائماً<br />
م ما يضيُّع وقتي<br />
4<br />
4<br />
3<br />
2<br />
1<br />
2 غالباً 3<br />
76<br />
1<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
7<br />
8<br />
9<br />
10<br />
11<br />
12<br />
13<br />
14<br />
15<br />
16<br />
17<br />
عدم وضوح األهداف املراد حتقيقها أثناء العمل<br />
عدم وضوح السلطة لألفراد العاملني<br />
كثرة تعديل القرارات وتغيريها<br />
كثرة األخطاء غري املربرة من قبل األفراد<br />
عدم توفر خطط عمل يومية<br />
البحث عن كل املعلومات والبدائل للمشكالت<br />
اليت تواجهنا<br />
غياب التنسيق بني األفراد واإلدارة<br />
غياب تنظيم العمل وصعوبة توزيعه<br />
عدم وضوح املعايري الرقابية لألداء<br />
ضعف نطاق اإلشراف على العاملني<br />
عدم وضوح األولويات<br />
ازدواجية األوامر والتعليمات<br />
اقرتاض الرشد الكامل يف اختاذ القرارات األفضل<br />
كثرة اجلهات الرقابية وازدواجية عملها<br />
عدم وجود حوافز للعمل<br />
عدم االلتزام مبواعيد العمل وإجراءات التن<strong>في</strong>ذ<br />
غياب املسئولية أو عدم وضوحها
4<br />
3<br />
2<br />
1<br />
م<br />
ما يضيُّع وقتي<br />
18 اخذ الكثري من <strong>الوقت</strong> للوصول للقرارات األفضل<br />
19 قلة توفر املعلومات اليت تسري إجراءات العمل<br />
20 ضعف قدرة اإلدارة يف التعامل مع النزاعات<br />
21 تعارض اآلراء وتناقض األهداف<br />
عدم تناسب <strong>الوقت</strong> املخصص ألداء العمل مع<br />
حجمه<br />
22<br />
23 ضعف الرقابة الذاتية لد األفراد<br />
24 عدم مرونة األداء يف التكييف مع املتغريات<br />
25 عدم إتباع أسلوب تفويض العمل<br />
أنقل إجابات كل فقرة من الفقرات حسب ما هو موضح <strong>في</strong> الجدول التالي:<br />
مشكلة<br />
تخطيط<br />
مشكلة<br />
تنظيم<br />
مشكلة توجيه<br />
مشكلة<br />
رقابة<br />
مشكلة اتخاذ<br />
قرارات<br />
3<br />
4<br />
7<br />
2<br />
1<br />
6<br />
9<br />
10<br />
8<br />
5<br />
13<br />
14<br />
15<br />
12<br />
11<br />
18<br />
19<br />
20<br />
17<br />
16<br />
21<br />
23<br />
24<br />
25<br />
22<br />
المجمو<br />
المجم<br />
المجم<br />
المجم<br />
المجم<br />
ع<br />
وع<br />
وع<br />
وع<br />
وع<br />
77
.1<br />
اجملموع يعرب لك عن مد كفاءتك يف إدارة وقتك يف املهام اإلدارية. كلما كان<br />
اجملموع اقرب إىل ال 20 كلما كنت تواجه مشكلة يف ذلك النشاط اإلداري.<br />
الرابع الفصل<br />
مضيعات <strong>الوقت</strong> وكي<strong>في</strong>ة تجةبها<br />
األعمال التي ال تستحق العمل<br />
ختيل لو أحضرنا قفصاً ووضعنا <strong>في</strong>ه مخسة<br />
قرود ووضعنا يف أعلى منتصف القفص قرن من<br />
املوز ووضعنا أسفل املوز سلماً.<br />
ماذا تعتقد بان القرود فاعلون؟<br />
بالتأكيد سيحاولون الصعود إىل أعلى السلم<br />
واحلصول على املوز.<br />
لو أننا كلما حاول القرود الصعود على<br />
السلم للحصول على املوز نثرنا عليهم ماءً بارداً، ماذا سيحدث بعد فترة؟<br />
بالتأكيد سيتجنبون الصعود على السلم حىت ال ينثر املاء البارد عليهم<br />
حاول احدهم الصعود سيمنعونه او يضربوه حىت يتجنبوا نثر املاء البارد عليهم.<br />
وإذا<br />
لنفرتض اآلن أننا أخرجنا قرداً من القرود<br />
سيحاول القرد الجديد ان يفعل؟<br />
وأدخلنا<br />
قرداً مكانه يف القفص.<br />
ماذا<br />
بالتأكيد سيحاول الصعود على السلم واحلصول على املوز. إال انه سيواجه من<br />
قبل القرود اآلخرين بالضرب الن صعوده يعين نثر املاء البارد عليهم. وبعد فرتة لن<br />
78
▪<br />
يصعد القرد إىل السلم مع انه ال يعرف ملاذا ضربوه. ما سيعرفه فقط هو ان الصعود<br />
إىل السلم سيعين الضرب، وطبعاً دون معرفة األسباب.<br />
لو أخرجنا قرداً من القرود القدمية وأدخلنا قرداً جديداً فعلى األغلب سيحصل<br />
نفس الشيء إىل ان نصل إىل ان رج مجيع القرود القدمية وندخل مخسة قرود جديدة<br />
ال يعرفون شيء عن نثر املاء البارد لكن يف أي وقت حياول قرد الصعود إىل السلم<br />
للحصول على املوز تقوم القرود األخر بضربه.<br />
سؤال المليون دوالر لماذا؟<br />
ببساطة لألسباب التالية:<br />
ألنهم قد يكونوا اعتادوا على ذلك. او<br />
ألنهم شاهدوا من سبقوهم يقومون بذلك. او<br />
ألنهم يستمتعون بالقيام بذلك.<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
هل ترى أي وجه شبه بين سلوكنا كبشر وسلوك هؤالء القرود؟<br />
تأكد ان الشبه كبير فنحن نقوم بكثير من األعمال لألسباب التالية:<br />
ألننا اعتدنا على القيام بها. او<br />
ألننا رأينا<br />
من سبقونا يقومون بذلك. او<br />
▪<br />
▪ ببساطة ألننا نستمتع بذلك.<br />
هل تأكدت من الشبه بين سلوكنا وسلوك القرود؟<br />
79
▪<br />
ان أسوأ ما يمكن ان نقوم به هو ان نقوم بأعمال ال تستحق تن<strong>في</strong>ذها لألسباب<br />
التالية:<br />
ان قيامنا باألعمال التي ال تستحق التن<strong>في</strong>ذ يمكن ان تشعرنا بأننا<br />
أنجزنا شيئا، <strong>في</strong> <strong>الوقت</strong> الذي لم ننجز <strong>في</strong>ه شيئاً مما يجعلنا نشعر<br />
بالفخر والكبرياء ونهنئ أنفسنا علي القيام بإنجاز أعمال ال فائدة منها.<br />
األعمال التي ال تستحق اإلنجاز تُحوّل وقتنا وطاقتنا عن األشياء<br />
األخرى التي تستحق اإلنجاز. ان كل ما يمكن ان نضيعه من وقت<br />
على إنجاز أمور ال تستحق اإلنجاز يمكن ان يستثمر <strong>في</strong> أشياء أكثر<br />
نفعاً.<br />
ان قيامنا لألعمال التي ال تستحق التن<strong>في</strong>ذ يعني أننا بعد فترة قصيرة<br />
سنعتاد على القيام بها ويجعلها جزءاً منتظماً من حياتنا تدريجياً.<br />
الكثير من األعمال والنشاطات التي نقوم بها ربما ما كان يجب ان<br />
تبدأ أصالً. لكننا استمرينا بالقيام بها ألننا اعتدنا على القيام بها<br />
ويمكن ان نشعر بالذنب إذا لم نقم بها.<br />
األعمال التي ال تستحق التن<strong>في</strong>ذ تجنبنا القيام بأعمالٍ أخرى. معظم<br />
هذه األعمال ينتج عنها القيام بأعمال أخرى. وبالتالي إضاعة مزيد من<br />
<strong>الوقت</strong> على هذه األعمال الجزئية. وربما يأتي يوم نجد أنفسنا نعمل<br />
بجد باتجاه هذه األعمال وننسى األعمال الواجب القيام بها.<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
أسأل نفسك دائماً "هل هنالك حاجة فعلية للقيام بذلك؟"<br />
اإلجابة "ال" جتنب تن<strong>في</strong>ذه.<br />
إذا كانت<br />
قال أحدهم "ال تكون عبداً لبريدك اليومي. إن مجرد وجود الشيء <strong>في</strong>ها ال<br />
يعني انك مضطراً إلى عمله".<br />
80
المبكر اليأس 2.<br />
هل سبق وان قمت بعمل صعب وبذلت<br />
جهداً كبيراً عليه ثم وصلت إلى درجة من<br />
اإلحباط لعدم قدرتك على إنهاءه وتوقفت<br />
عن إكماله بالرغم من انجازك لجزء كبير<br />
منه؟<br />
هل سبق ان كنت تتسو وأمضيت أكثر من<br />
ساعتين إلى ثالث ساعات <strong>في</strong> اختيار<br />
مشترياتك ثم وقفت <strong>في</strong> الصف لمدة من<br />
الزمن ثم وصل بك اإلحباط من االنتظار إلى<br />
ترك مشترياتك قبل ان تدفع ثمنها؟<br />
هل تعلم ان البحث عن قرب "توت عنخ مون" قد استغرق ستة سنوات من<br />
اجلهد املتواصل يف مصر عن طريق املكتشفني األجانب. وخالل فصل الشتاء من<br />
السنة السادسة كانت البعثة قد قررت التوقف عن البحث يف املكان والبحث يف<br />
مكان آخر بعد ان فقدت األمل يف العثور على مكان القرب. وبعد ان بدأوا بتجهيز<br />
أنفسهم للرحيل قرر أحدهم ضرب املعول ملرة أخرية يف األرض وكانت<br />
املفاجأة.....................................................................<br />
لقد حصل اكتشاف فاق األحالم. عثروا على كنوز مبهرة من اجملوهرات ومن الذهب<br />
واحلجارة الثمينة والقالئد وآواين الذهب واملرمر وعربات اخليل وتوابيت من العاج<br />
والذهب.<br />
لقد حتقق هذا اإلجناز من ضربة معول واحدة فقط. لو مل يقم أحدهم بتلك<br />
الضربة ملا استطاعوا ان جيدوا شيئاً ورمبا مل يستطع أحد منذ ذلك <strong>الوقت</strong> العثور على<br />
ذلك الكنز.<br />
81
هل تعلم ان أحد املضيعات احلقيقية لوقتنا هو استسالمنا املبكر عند القيام<br />
مبهام او أمور صعبة التحقيق إذ أننا نقضي جزءاً كبرياً من وقتنا يف عمل معني وبعد<br />
ان ننفذ منه فق يف إكمال ال املتبقية اليت ستؤدي إىل حتقيق<br />
اهلدف وذلك افرتاضاً منا بأننا نريد ان نوفر <strong>الوقت</strong> وال نستمر مما حيول دون االستفادة<br />
من من وقتنا.<br />
%20-10<br />
%90-80<br />
%90<br />
عندما تقرر وتبدأ القيام بعمل معني استمر به مهما كانت صعوبته وأجنزه اىل<br />
النهائية. ال حتبط وال تيأس اذا واجهتك معيقات. استمر يف العمل وال حتاول ان توفر<br />
نسبة بسيطة من <strong>الوقت</strong> على حساب <strong>الوقت</strong> الكبري الذي استثمرته، إال يف احلاالت<br />
الىت تر ان مجيع الطرق مسدودة وان نسبة <strong>الوقت</strong> البسيطة قد تطول وتصبح مضيعة<br />
حقيقيقة للوقت.<br />
تذكر ان معظم املبدعني واملكتشفني قد استثمروا وقتا كبريا وحاولوا العديد من<br />
املرات ليحققوا ابداعاهتم وخمرتعاهتم. تذكر ان توماس أديسون قد قام ب جتربة<br />
فاشلة على بطاريته اجلديدة حىت استطاع الوصول اىل اكتشافه. تر لو توقف عند<br />
التجربة رقم هل كان بإمكانه الوصول اىل ما وصل إليه.<br />
10000<br />
9999<br />
تذكر ان اليأس المبكر يعةي ضيا <strong>الوقت</strong> المستثمر<br />
82
▪<br />
.3<br />
االجتماعات غير المبررة<br />
أال تعتقد بان ما يمكن تحقيقه <strong>في</strong> كثير<br />
االجتماعات يمكن ان يتم تحقيقه بدونها؟<br />
أال تعتقد بان الكثير الكثير من االجتماعات<br />
ليست إال مضيعة للوقت؟<br />
أال تعتقد بان الكثير من االجتماعات ليست إال<br />
مكاناً للظهور او مكان للنزاع؟<br />
كم عدد االجتماعات التي حضرتها وكانت فعالً<br />
مبررة؟<br />
ان عقد االجتماعات ميكن ان يكون مضيعة<br />
للوقت عندما ال يكون مُربَ رَاً وال يهدف اىل حتقيق<br />
شيء مهم.<br />
ان اخلطر يف االجتماعات غري املربرة ال يتمثل يف إضاعة وقتك فقط وإمنا<br />
أوقات اآلخرين الذين حيضرون هذا االجتماع. هذا باإلضافة إىل اإلحباط الذي<br />
حيدث عند األشخاص وتوليد شعور بعدم الرغبة يف حضور االجتماعات حىت املربرة<br />
منها.<br />
اإلرشادات التالية تساعدك على استثمار وقت االجتماعات بكفاءة اكبر:<br />
إذا كان الهدف من االجتماع يقتصر على نقل معلومات دون الحاجة<br />
إلى أسئلة وأجوبة واستفسارات، من األرجح انك لست بحاجة إلى<br />
عقد االجتماع. بل يمكنك إرسال مذكرة أو رسالة أو كتابتها <strong>في</strong><br />
النشرة الشهرية للشركة.<br />
83
إذا كان الهدف من االجتماع حل مشكلة معينة ويتوفر لديك معلومات<br />
مسبقة حول هذه المشكلة، يمكنك ان ترسل مذكرات توضيحية قبل<br />
االجتماع بفترة لتعلن عن المشكلة التي سيتم طرحها وذلك إلعداد<br />
الحاضرين مسبقاً وتو<strong>في</strong>ر المعلومات الضرورية لهم للبدء <strong>في</strong> التفكير<br />
بالحلول واستغالل وقت انعقاد االجتماع بأفضل وجه.<br />
ابدأ االجتماع <strong>في</strong> <strong>الوقت</strong> المحدد. ان تأخير االجتماع حتى حضور<br />
كامل المدعوين قد يعني انتظار طويل ويعني إضاعة أوقات اآلخرين.<br />
كما انه سيعني للبعض وكأنه عقاب لهم ألنهم حضروا باكراً، وربما <strong>في</strong><br />
االجتماعات القادمة سيحضرون متأخرين أيضاً.<br />
ابدأ بالمواضيع السهلة التي ال تتوقع ان تستغر وقتاً طويالً وال تحتا<br />
إلى نقاشات حادة قد تؤدي إلى نزاعات أو إحباطات بين المجتمعين.<br />
من ثم انتقل إلى األمور الصعبة التي تستهلك وقتاً أطول. إذا ما قمت<br />
ببدء االجتماع بأحد البنود المعقدة والتي تحتا إلى تعمق كبير<br />
فهنالك احتمال كبير بأنك لن تستطيع بحث البنود األخرى، وربما<br />
يغادر المجتمعون وهم يشعرون بأنهم لم يحققوا الكثير. ان إنجاز بنود<br />
كثيرة وصغيرة <strong>في</strong> بداية االجتماع ي ب ول د لدى المشاركين إحساس<br />
باإلنجاز والنجاح.<br />
ضع جدول أعمال بتوقيت زمني محدد ومطبوع حتى تستطيع ان تدير<br />
<strong>الوقت</strong> بفعالية وتبقى النقاشات <strong>في</strong> نفس مجال الموضوع.<br />
حال انتهاء االجتماع، غادر.<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
84
الةسيان 4.<br />
هل سبق ان كنت <strong>في</strong> مكتبك أو منزلك ونسيت<br />
أين وضعت قلمك أو كتابك أو تقريراً كنت تكتبه؟<br />
هل أنت من كثيري النسيان؟<br />
كم من مرة شعرت بالغضب لعدم قدرتك على<br />
العثور على قلمك الذهبي؟<br />
كم من مرة نسيت أين وضعت مفتاح سيارتك؟<br />
كم من مرة تشاجرت مع زوجتك او أمك )او مع<br />
نفسك( لعدم قدرتهم على معرفة أين خبأوا ساعتك<br />
المفضلة.<br />
كم من مرة حصل ان بحثت عن مفتاح سيارتك <strong>في</strong> جيب بنطالك األيمن<br />
الخل<strong>في</strong> ثم األيسر الخل<strong>في</strong> ثم <strong>في</strong> األيمن األمامي ثم وجدته <strong>في</strong> الجيب األيسر<br />
األمامي؟<br />
الخطوات التالية ستساعدك على التغلب على مشكلة النسيان:<br />
▪ اقرأ سورة الضحى<br />
▪<br />
خصص لكل شئ<br />
مكان، وضعّ كل شئ <strong>في</strong> مكانه<br />
حاول ان تعمل بشكل منهجي ومنظم. اخرت مكاناً تضع <strong>في</strong>ه أشياءك اخلاصة<br />
مثل النظارة، القلم الذهيب، مفتاح السيارة، ومكاناً تضع <strong>في</strong>ه أوراقك اخلاصة مثل<br />
جواز السفر وشهاداتك العلمية وصورة عن رخصة السواقة.<br />
85
▪<br />
فمثالً لو عودت نفسك على وضع القلم الذهيب يف الدرج األول واملفتاح يف<br />
اجليب األمين ألصبح من السهل بل من الفطرة وبدون أي تفكري ان تذهب إىل الدرج<br />
األمين عندما تريد احلصول على القلم. كما انك ستضع يدك يف جيبك األمين<br />
للحصول على املفتاح دون أي تفكري. والسبب طبعاً هو ان دماغنا أصبح يفكر<br />
بشكل منطي واعتيادي.<br />
امحل أشياءك يف نفس اجلزء الذي اعتدت على االحتفاظ به يف ثيابك. مثالً<br />
احملفظة يف اجليب األمين لثوبك ومفتاح السيارة يف اجليب األيسر والنظارة يف اجليب<br />
العلوي.<br />
تنظيمك لنفسك بشكل منهجي ومنظم يساعدك على التفكري مبنطقية معينه<br />
جتعلك بعد فرتة من <strong>الوقت</strong> تستخدمها دون ان تضطر إىل زيادة طاقتك الذهنية.<br />
فأنت تصبح قادراً على الوصول إىل أشيائك ومعرفة مكاهنا بشكل تلقائي. إذا كنت<br />
معتاد على وضع ساعتك يف يدك اليسر وكنت تريد تذكر شيئاً معيناً يف اليوم التايل<br />
أو بعد ساعات وختاف ان تنسى، ضع ساعتك يف اليد اليمىن . ان وضعها يف اليد<br />
اليمىن يعين لك ان هنالك شيء غري منهجي وبالتايل فأنت تتذكر انك وضعت<br />
ساعتك باليد اليمىن حىت تتذكر شيء معني مما يساعدك على تذكره.<br />
ال تخبئ األشياء<br />
ماذا تفعل لو انك خبئت شيئاً ونسيت أين وضعته؟<br />
أال يعني ذلك انك قد فقدته وخسرته؟<br />
حاول ان ال ختبئ األشياء <strong>في</strong> أماكن ال ميكنك التفكري هبا أو تذكرها.<br />
86
▪<br />
▪<br />
أخبر صديقك أو زوجتك أين تخبئ األشياء<br />
دع أحداً تثق به يعرف أين تضع ملفاتك وكتبك وأشيائك اخلاصة اليت تعتقد<br />
انك قد تنسى أمكنتها. ميكنهم ان يساعدوك بشكل سريع على تذكر أمكنتها. تذكر<br />
اذا نسيت أين وضعت األشياء وال احد يعرف أين وضعتها فأنت بالتأكيد قد<br />
فقدهتا.<br />
اكتب اسمك وعنوانك ورقم هاتفك على أشيائك القيمة<br />
قد تفقد هاتفك النقال او كامرية ال<strong>في</strong>ديو او حقائبك وانت يف املطار. اذا مل<br />
توجد أية معلومة تدل على انك صاحبها فعلى األغلب تكون فقد فقدهتا. هنالك<br />
الكثري من الناس االمناء الذين على استعداد ان يرجعوا ما فقده االخرون اذا ما<br />
استطاعوا.<br />
اكتب<br />
عناوين الملفات عليها بشكل واضح<br />
هذا يسهل عليك الرجوع اليها.<br />
▪<br />
▪<br />
اعمل نسخ إضا<strong>في</strong>ة ألشيائك المهمة<br />
هل سبق وان فقدت مفتاح السيارة او البيت ولم يكن معك نسخة إضا<strong>في</strong>ة؟<br />
كم من <strong>الوقت</strong> أضعت وأنت تحاول فتح السيارة او البيت؟<br />
هل سبق ان خز نت معلومات قيمة وكبيرة على قرص الحاسب لكن حدث عطل<br />
أتلفه؟<br />
كم من <strong>الوقت</strong> أستغرقك إلعادة المعلومات؟<br />
87
▪<br />
▪<br />
تعود على التفكير قبل ان تقفز من مكانك<br />
كثرياً ما نفقد أشياءً مثينة ومهمة لتسرعنا. قد تفقد حقيبة اليد يف املطار<br />
لإلحلاق بالطائرة. أو ننسى ان حنفظ ملفاً كبرياً ومهماً يف احلاسب لتسرعنا. حاول ان<br />
تُعوّد نفسك على ان تتذكر أشياءك قبل ان تغادر مكانك. أعط نفسك فرصة<br />
للتفكري ولعدة ثواين فقط قبل تقفز من مكانك وتغادر.<br />
اكتب<br />
هل سبق ان أوقفت سيارتك <strong>في</strong> أحد المواقف الكبيرة وأضعت وقتاً طويالً وأنت<br />
تبحث عن مكان السيارة؟<br />
هل سبق ان مررت من شارع ولم تستطع تذكره إال بعد ان تهت ومررت بمعظم<br />
شوارع المدينة؟<br />
الكثري منا معتادٌ على هذه األشياء. ما ميكنك عمله هو ان تدوّن مالحظاتك<br />
للداللة على األماكن. حاول أن تضع دفرتاً صغرياً للمالحظات يف سيارتك ميَُكنّك<br />
من احلصول على قصاصات ورقية باستمرار. احتفظ بقلم معك أينما ذهبت. هذه<br />
األيام اهلاتف املتنقلة يساعد يف تدوين بعض املالحظات. استخدمها يف كتابة ما ال<br />
تريد ان تنساه.<br />
88
.5<br />
الذين يقفون فوق األكتاف<br />
هل أنت من أولئك الذين يأتون إليهم زمالءهم<br />
وموظ<strong>في</strong>هم ويطلبون منهم مساعدتهم بأمور هم<br />
مبدعون بها كالطباعة او عمل الساليدات على<br />
او <strong>في</strong> البحث <strong>في</strong> االنترنت؟<br />
هل أنت ممن يأتي إليك زمالؤك ويقولون لك أنت<br />
رائع <strong>في</strong> عمل كذا وكذا، هل بإمكانك عمل ذلك لي؟<br />
هل أنت من الذين يجدون أنفسهم مشغولين كثيراً<br />
بمساعدة اآلخرين وال يجدون وقتاً للقيام بمهامهم؟<br />
PowerPoint<br />
إذا أردت ان تدير وقتك بكفاءة فعليك االنتباه من األشخاص الذين يرغبون ان<br />
يكونوا دائماً عاله عليك و "يقفون فو أكتافك". ال تكن من أولئك املدراء الذين<br />
يقفون معظم أوقاهتم يعاجلون مشاكل مرؤوسيهم. ال تدعهم يسيطرون على وقتك.<br />
حيضرون يف الصباح ويقفون على باب مكتبك ليسألونك كيف ميكن ان تعاجل هلم<br />
مشاكلهم وكأنك أنت أصبحت املرؤوس وهم الرؤساء تتلقى الواجبات منهم ويريدون<br />
منك حل مشاكلهم الصغرية قبل الكبرية.<br />
حاول ان جتعلهم يعتادوا على حل مشاكلهم بأنفسهم. ال حتاول حل<br />
مشاكلهم إذا مل يكونوا راغبني هم أنفسهم حبلها. هذا ال يعين ان ال تساعدهم ولكن<br />
ال جتعلهم يقفون فوق أكتافك. درّهبم على حل مشاكلهم. فوّض اآلخرين<br />
ملساعدهتم. تذكّر ان مسئوليتك كمدير هي ان تنجز األعمال من خالل اآلخرين.<br />
طبعاً هذا ال يعين أن تكون عامل إحباطٍ هلم حبيث ال تشجعهم على ان<br />
خيربوك باملشاكل والسلبيات يف العمل. لكن درهبم على ان يكونوا قادرين على حل<br />
مشاكلهم بأنفسهم وان يقدموا حلوالً للمشاكل اليت يقدموهنا لك.<br />
89
6. التأخير السلبي ك المماطلة<br />
من<br />
األسباب التي تؤدي الى حدوث المماطلة:<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
عجز التخطيط<br />
باالخص عدم وضع قائة االعمال وحتديد جدول<br />
زمين يتضمن األعمال ومواعيد تن<strong>في</strong>ذها وأولوية التن<strong>في</strong>ذ.<br />
البحث عن الكمال<br />
ان البحث عن الكمالية قد يؤدي يف كثري من<br />
األحيان إىل عدم الكفاءة وبالتايل إضاعة <strong>الوقت</strong>. يف<br />
الغالب ال يكون الكمال مطلوب وذلك إلتاحة <strong>الوقت</strong><br />
حنو مواجهة مشاكل أخر . تذكر قانون باريتو.<br />
الضجر أو الملل<br />
خصوصاً يف املهام السهلة وذات االولوية املنخفضة على قائمة االعمال. لكن<br />
تذكر اذا تركنا تلك املهام اليت ال نستمتع بالعمل هبا وتسبب لنا الضجر وامللل<br />
سترتاكم حىت تصبح محالً ثقيالً يؤدي اىل مزيد من االحباط لكثرهتا.<br />
العدائية<br />
عندما ال تكون مقتنعاً أو تنظر إىل العمل أو الشخص الذي كلفك بالعمل<br />
بشكل عدائي فمن احملتمل ان تزداد املماطلة. أن أفضل طريقة للتعامل مع املماطلة<br />
هو حتديد <strong>الوقت</strong> النهائي لتحقيق األهداف املرجوة.<br />
Deadline<br />
90
تجةب المماطلة<br />
إذا طلب منك عمل معني، حاول ان تنجزه على الفور. إذا كان لديك<br />
مكاملات هات<strong>في</strong>ه عليك ان تقوم هبا، فاتصل على الفور وال متاطل. األرجح انك<br />
ستقضي بضع دقائق على هذه املكاملات او املهام لكنك إذا انتظرت بعض األيام فان<br />
عليك ان تقضي وقتا اكرب مما كنت ستقضيه لو قمت باملطلوب يف بادئ األمر.<br />
يف معظم األحيان نقوم بتأجيل األعمال ومنها املكاملات اهلات<strong>في</strong>ة واالجتماعات<br />
اليت نعرف أو نتوقع أهنا غري سارة. لكن ذلك ليس الطريقة الصحيحة للتعامل مع<br />
هذه املواقف. حاول ان تنهي هذه األعمال وان تضعها خلف تفكريك ليصبح<br />
مبقدورك العمل على األمور املمتعة واملنتجة بقية يومك. وألنك كلما أجلت التعامل<br />
مع موقف ختشاه، هنالك احتمال كبري بأن تبقى قلقاً حوله وجتري يف عقلك مواقف<br />
متباينة ملا سيكون عليه اللقاء املقبل.<br />
السبب اآلخر الذي يدعوك اىل إهناء األعمال أو املواقف املتخوف منها<br />
كثرياً منها قد ال يكون "مخيفاً" أو "مرعباً"كما ختيلناه ان يكون.<br />
هو ان<br />
املثل العريب يقول "ال تؤجل عمل اليوم الى الغد".<br />
واملثل الصيين يقول "أفضل وقت لزراعةِ شجرة كان قبل عشرين سنة، <strong>الوقت</strong><br />
الثاني األفضل هو اآلن".<br />
األفكار التالية تساعدك عللى وقف المماطلة والتأجيل:<br />
91<br />
▪<br />
حدد موعد نهائي إلنجاز العمل<br />
حدد لنفسك املوعد النهائي إلجناز العمل. إذا كان من املهم جداً أن ينتهي<br />
العمل يف ذلك <strong>الوقت</strong> وأنه ليس هنالك جماالً لتمديد املوعد، كن صارماً وواضحاً يف<br />
ذلك مع نفسك.
▪<br />
▪<br />
▪<br />
نوّع ما بين األعمال المستحبة واألعمال غير المستحبة<br />
اغلب االحيان االعمال املستحبة هي تلك السهلة وغري املستحبة هي األكثر<br />
صعوبة. ينصح بالعمل على األعمال الصعبة ذات األولوية املرتفعة على قائمة<br />
أعمالك يف فرتة الذروة. وبعد ان تقرتب من امللل او الضجر او التعب ابدأ باإلعمال<br />
السهلة اليت تستمتع هبا وتنجزها بوقت سريع مما سريفع من معنوياتك ويعيدك إىل فرتة<br />
الذروة وبالتايل يضاعف من إنتاجيتك.<br />
كافئ نفسك لقيامك بعمل مهم<br />
عندما ينجز احد موظ<strong>في</strong>ك عمالً مهماً فعلى األغلب تقدم له مكافأة سواء<br />
مادية او معنوية. قدم لنفسك مكافأة مادية بالذهاب إىل مطعم او شراء شيء حتبه<br />
او معنوية بالثناء على نفسك خصوصاً اذا كانت املهمة او العمل صعب او ممل<br />
فسيؤدي ذلك إىل تشجيعك للقيام مبهام أخر .<br />
ركز على مصلحتك الشخصية <strong>في</strong> إنجاز العمل<br />
إذا مل يكن هنالك الكثري الذي ميكن أن تَكسَبه ملصلحتك الشخصية، تذكر<br />
أنك ختلصت من أحد األعمال على الئحة أعمالك.<br />
ال تقلق من أين تبدأ ومتى ستنتهي<br />
.................… فقط أبدأ<br />
▪<br />
قم باألعمال الصعبة عندما تكون <strong>في</strong> قمة حيويتك<br />
ال تقلق ألنك لم تنجز عمال معينا …........…. فقط أبدأ العمل<br />
▪<br />
▪<br />
92
التأخير اإليجابي<br />
أحياناً يكون التأخير إيجابيا ونافعاً وذلك <strong>في</strong> الحاالت التالية:<br />
عندما تكون متعباً أو منزعجاً أو غاضباً يكون من األفضل تأخير العمل اللذي<br />
يتطلب صفاء الذهن.<br />
عنلدما ال يتلوفر للديك المعلوملات أو المهلارات للقيلام بالعملل، فملن األفضلل<br />
تأخيره الى حين حصولك عليها<br />
▪<br />
▪<br />
عندما يكون مطلوب<br />
منك القيام بعمل أهم<br />
من العمل الذي تؤخره<br />
▪<br />
بالطبع هذه النواحي اإليجابية للتأخير ال يجب ان تستخدم كأعذار<br />
لتأخير األعمال الضرورية.<br />
93
.7<br />
▪<br />
الثرثارون<br />
كم من <strong>الوقت</strong> أضعته نتيجة للمحادثات او<br />
النقاشات غير الم<strong>في</strong>دة من قبل أولئك الذين ليس<br />
لديهم عمالً سوى إضاعة وقت اآلخرين؟<br />
كم من <strong>الوقت</strong> أضعته نتيجة لزيارات األقارب<br />
واألصدقاء؟<br />
ال بد انك واجهت العديد من األشخاص<br />
الثرثارين الذين يريدون التحدث إليك لفرتات طويلة،<br />
يف <strong>الوقت</strong> الذي ال ترغب أنت بذلك سواء النشغالك<br />
أو جملرد انك تود إهناء احملادثة.<br />
قد جتد صعوبة يف إهناء احملادثة وذلك ألنك ال ترغب بأن ختربهم مباشرة حبقيقة<br />
ما تريد.<br />
يمكنك استخدام بعض اإلشارات والتلميحات التي تساعدك على إنهاء<br />
المحادثات بطريقة مؤدبة وفعالة وتقوي من سمعتك بالبراعة االجتماعية<br />
والمجاملة:<br />
تلميحات تحديد <strong>الوقت</strong><br />
تقدّم هذه التلميحات يف بداية احملادثة. من األمثلة على ذلك "أريد ان أخبرك<br />
ان لدي اجتماع <strong>في</strong> الساعة السادسة بالتحديد".<br />
"أنا مشغلول جداً معي عشر دقلائق فقط ولكن يمكننا مواصلة النقلاش <strong>في</strong><br />
وقت خر". "يجب ان ننهي االجتماع <strong>في</strong> الثانية ألن علي ان اُّحضر أطفالي<br />
من المدرسة". "يمكننا ان نلتقي <strong>في</strong> الساعة أو<br />
."3:50<br />
4:35<br />
94
▪<br />
هذا يعطي االنطباع بان مواعيدك دقيقة جداً.<br />
اإلشارات الصامتة<br />
كأن تبدأ بتجميع أوراقك لتعرب للشخص املقابل بأنك على استعداد ملغادرة<br />
املكتب. أو ميكنك الوقوف والقول انك سعدت بلقائه، أو ميكنك الضرب على<br />
الطاولة بشكل مهذب والقول أو "ماشي يا سيدي".<br />
"OK"<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
إشارات اإلسراع<br />
ميكنك استخدام العبارات التالية "أنا اعرف انك مشغول، لكن لدي سؤال<br />
سريع".<br />
هذه الطريقة توحي للشخص اآلخر بأنه مشغول لكنها طريقة مؤدبة لكي ختربه<br />
انك أنت املشغول.<br />
"عبد العزيز قبل ان ننهي اللقاء أريد ان أسألك …….". "عبداط من<br />
المفترض ان أكون <strong>في</strong> اجتماع اآلن، لكني ال أريد ان استعجل حديثنا. متى<br />
يمكنني ان أحادثك مرة أخرى".<br />
حيلة البحث عن شيء<br />
حاول ان تبني للشخص اآلخر بأنك تبحث عن شيءٍ على مكتبك أو يف<br />
خزانتك. هذا يعطي االنطباع بأنك مشغول وانه قد اخذ وقتاً كافٍ يف احلديث.<br />
ساعة المنبه<br />
ميكنك ان حتتفظ يف جهاز توقيت يف مكتبك أو ساعة يد حتتوي على جهاز<br />
منبه. تستطيع ان توقّت جرس املنبه لرين بعد فرتة قصرية. بعدها خترب الشخص املقابل<br />
بأنك تأخرت عن موعد مهم.<br />
95
تلميحات إنهاء الحديث<br />
بعض هذه التلميحات "حسناً يا محمد سأراك قريباً".<br />
"هل يمكن ان نتحدث عن قريب، أنا أود ذلك بالفعل".<br />
▪<br />
ميكنك أيضاً ان تنظر باستمرار إىل ساعتك.<br />
96
▪<br />
خطوات تحميك من إضاعة <strong>الوقت</strong><br />
ضع الفتة على باب مكتبك تُبيّن للزوار<br />
انشغالك وعدم إزعاجك<br />
ال تنسى أن تزيل الالفتة عندما تفرغ من<br />
انشغالك.<br />
حدد وقتا لكل نقاش<br />
عند انتهاء <strong>الوقت</strong> احملدد للنقاش، إنِه املناقشة.<br />
استقبل الزوار غير المرغوب <strong>في</strong>هم خارج<br />
مكتبك<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
ضع بعض األوراق على كراسي الزوار <strong>في</strong> مكتبك<br />
إن هذا جيعلك تبدو مشغوالً وجيعل زوارك واقفني كما جيعلهم يغادروا بعد فرتة<br />
قصرية.<br />
تخلص من الكراسي اإلضا<strong>في</strong>ة <strong>في</strong> مكتبك<br />
ابتعد عن النقاشات التي ال تؤدي إلى نتائج<br />
▪<br />
▪<br />
97<br />
▪<br />
ضع مكتبك بحيث ال يصل خط نظرك الطبيعي إلى خارجه<br />
هذا يبعدك عن تشتيت أفكارك عند النظر إىل املارين من أمام باب مكتبك.<br />
كما أنه ال يشجع اآلخرين على دخول املكتب وإزعاجك.
▪<br />
إذا طلب أحدهم دقيقة من وقتك ولم<br />
اعتذر ……..<br />
▪<br />
تكن<br />
لديك............<br />
اعتذر<br />
ولكن بطريقة إجيابية. يف كثريٍ من األحيان الدقيقة<br />
نعم<br />
تتحول إىل ساعات.<br />
حاول أن خترب الشخص بعدم توفر دقيقة لديك ولكن بطريقة غري مباشرة. ال<br />
تقل له "ال" قل له "نعم ميكن أن نأخذ أكثر من دقيقة ولكن بعد الساعة الثانية".<br />
جدوِل اجتماعاتك بالدقيقة<br />
مثالً أو أو إذا حددت وقت االجتماع على أنه<br />
سيستغرق ساعة فهذا يعين أن االجتماع سيأخذ ساعة من الزمن حىت لو انتهى بعد<br />
نصف ساعة. بينما إذا حددت موعد وقت االجتماع بنصف ساعة فاالحتمال<br />
األكرب بأن االجتماع سينتهي بعد نصف ساعة. تذكر قانون باركنسون.<br />
.8:55<br />
4:38<br />
4:16<br />
98
حالة دراسية<br />
السيد حممد مدير عام إلحد الشركات التجارية، وميكن وصفه باملدير املتفاين<br />
بالعمل إذ ال يرتك مشكلة كبرية أو صغرية ختص العمل أو العاملني أو حىت األصدقاء<br />
إال قام حبلها. يعترب حممد من أتباع سياسة الباب املفتوح ألي شخص يطرق بابه،<br />
ولعل خجله من اآلخرين واحرتامه الكبري هلم هو الذي يدفعه لذلك وهو السبب<br />
نفسه الذي جيعل املوظفون يتهافتون عليه حال دخوله باب الشركة سعيا حلل<br />
مشاكلهم. كذلك ال خيلو يوما دون أن يرتدد عليه أحد أصدقائه ليتبادلوا أطراف<br />
احلديث. ومن يرتقب السيد حممد أثناء زيارات اآلخرين له يلحظ توتره اخل<strong>في</strong> طيلة<br />
فرتة اللقاء.<br />
أما بالنسبة لقيامة بعملة، فهو يبدأ يومه العملي باستالم الربيد مبا يشمله من<br />
مجيع اخلطابات والفاكسات اليت ترد للشركة، وباملقابل يقوم بتسجيل املالحظات<br />
الالزمة على ورقة خارجية للرد على كافة تلك اخلطابات، حيث يتمتع هذا املدير<br />
مبهارة عالية يف صياغة اخلطابات ومل ال وهو خريج قدمي يف ختصص اللغة العربية.<br />
يف ضوء ما تواجهه شركة السيد حممد من ضغط عمل كبري، فأنة عادة ما حيث<br />
موظ<strong>في</strong>ه على تطبيق شعاره اخلاص الذي يقول "لكسب <strong>الوقت</strong> اترك أي عمل تقوم<br />
به حال مواجهة أي مشكلة تعيق تحقيق هذا العمل". لذلك كثرياً ما يقوم بتأجيل<br />
بعض األعمال عن موعدها احملدد بسب مواجهة بعض العوائق.<br />
ما يعاب على املدير العام ضياعه املستمر لقلمه اخلاص، فكثرياً ما يدخل عليه<br />
موظف و ه لتوقيع بعض املعامالت، <strong>في</strong>بدأ املدير مسلسله املتكرر بالبحث عن قلمه قالباً<br />
املكتب رأساً على عقب، األمر الذي دفع بالعديد من موظ<strong>في</strong>ه إىل أن حيتاطوا بقلم<br />
سائل يف جيبهم عند دخوهلم مكتب املدير العام لتجنيبه االرتباك وضياع <strong>الوقت</strong> يف<br />
إجياد قلمه املفقود دائماً.<br />
▪ ما هي أسباب ضياع وقت المدير العام وكيف يمكن تجنبها؟<br />
99
الخامس الفصل<br />
▪<br />
الهاتف 1.<br />
التقةيات الحديثة وا دارة <strong>الوقت</strong><br />
هل فكرت سابقاً بإمكانية استخدام هاتفك<br />
كإسرتاتيجية فعالة لتوفري <strong>الوقت</strong>. إحد الشركات<br />
العاملية ترفع شعار "إذا كان <strong>الوقت</strong> هو المال، فهذا<br />
)الهاتف( هو بنك".<br />
فكر هباتفك للحظات ومبا ميكن هلذه األداة اليت<br />
أصبحت بسيطة يف عاملنا هذا أن تقدم لك.<br />
ميكن هلذه اآللة أن تقدم لك العديد من<br />
اخلدمات اليت توفر عليك الكثري من <strong>الوقت</strong> إذا ما قمت باستخدامها بفعالية:<br />
يمكنك محادثة الناس <strong>في</strong> أقصى العالم دون الحاجة إلى رؤيتهم<br />
شخصياً.<br />
يمكنك التسو من مختلف أنحاء العالم وأنت جالس <strong>في</strong> مكانك.<br />
يمكنك شراء الكتب والمجالت التي تريدها دون مغادرة غرفتك أو<br />
مكتبك.<br />
يمكنك معرفة رصيدك <strong>في</strong> البنك.<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
مع تقدم التكنولوجيا وثورة املعلومات من خالل اإلنرتنت والربيد اإللكرتوين<br />
ميكنك رؤية األشخاص الذين تتحدث إليهم بأقصى بقع العامل وبتكلفة ال تزيد عن<br />
تكلفة مكاملة حملية داخل البلد الذي تعيش <strong>في</strong>ه.<br />
100
101
اإلرشادات التالية تساعدك على استخدام الهاتف بفعالية<br />
<strong>في</strong> إدارة وقتك:<br />
▪<br />
تحدث إلى صاحب القرار<br />
كم من مرة قمت باالتصال بمؤسسة ووجدت نفسك تتحدث لدقائق أو حتى<br />
لساعات ووجدت بعد ذلك أنك ال تتحدث إلى الشخص المطلوب؟<br />
كلم مرة حاولت االتصال بشخص مهلم )صاحب القرار( وللم تستطع ألنك ال<br />
تعرف فعالً اسم "الشخص المهم" )صاحب القرار(؟<br />
كم من <strong>الوقت</strong> أضعت؟<br />
لتصبح أكثر كفاءة يف استخدام هاتفك وتوفري وقتك، حاول أال تضيع وقتك<br />
مبهاتفة أشخاص ال يقدرون على اختاذ القرارات. بالطبع ميكنك حمادثتهم عندما<br />
ترغب أن حتصل منهم على اسم وهاتف صاحب القرار.<br />
إذا أردت معرفة اسم الشخص صاحب القرار اتصل مبأمور املقسم وأسأله عن<br />
اسم املدير العام ( إذا كان من ترغب بالتحدث إليه (. أسأله عن اسم الشخص<br />
الذي يرتب املواعيد للمدير العام. يف العادة يكون هذا الشخص السكرتري أو مدير<br />
املكتب. حتدث إليه وبصورة شخصية. خاطبه بامسه وكأنك تعرفه. اخربه بأنك تريد<br />
أن تتحدث إىل السيد ……… ( اسم املدير العام (.<br />
كثرياً من األحيان قد ال يوصلك السكرتري مباشرة باملدير العام إال أنه حيول<br />
مكاملتك إىل شخص مهم يستطيع حل مشكلتك أو تلبية رغباتك وخاصة أنه مت<br />
حتويلك من مكتب املدير العام.<br />
إن خماطبتك للشخص املقابل بامسه ومع قليل من اجملاملة ميكنك أن حتصل على<br />
مطالبك وبوقت قياسي إذا ما قورن بالطريقة التقليدية وهي االتصال مبأمور املقسم<br />
ومن مث إىل املوظف ومن مث إىل رئيس القسم ……………اخل.<br />
102
كن جاهزاً إلعطاء الطرف املقابل املعلومات اليت قد يسأل عنها مثل امسك<br />
واسم الشركة واهلدف من اتصالك.<br />
حاول أن تبدأ مكاملتك بالطريقة التالية<br />
شركة االتصاالت مع من أتحدث".<br />
عليكم، "السالم<br />
من أنا عبد العزيز<br />
"أنا أحمد سكرتير المدير العام".<br />
السليد ……..<br />
▪<br />
▪<br />
)اسم<br />
"كيف حاللك يا سيد أحملد، أحاول التحدث إلى<br />
المدير العام( بشأن …………، إذا كلان ملن المملكلن التحلدث إليله. إذا<br />
كان مشغلوالً ملن يملكن أن يساعدني فلي هذه اللحالة. هلل يمكنك تحويللي إليه<br />
مباشرة. سأكون شاكلراً لمساعدتك . بالمناسبلة أتمنلى أن أستطيع خدمتلك فلي<br />
المستقبل رقلم هات<strong>في</strong> هلو …………….".<br />
حدد مواعيد هات<strong>في</strong>ة<br />
إذا كان الشخص الذي ترغب حمادثته غري موجود أو يف اجتماع وال يرغب يف<br />
مقاطعته، أسأل السكرتري عن أفضل وقت لالتصال به. أسأله "هل يمكنك أن<br />
تحدد له موعداً" إذا كان اجلواب "نعم" حدد موعداً. إذا كانت اإلجابة "ال". أسأله<br />
"ما هو أفضل وقت يمكنني االتصال به لتحديد الموعد".<br />
استخدم أسماء المهمين<br />
ميكنك استخدام أمساء بعض األشخاص املهمني والذين يعرفهم الشخص<br />
املقابل. حاول أن تستخدم الطريقة التالية "السالم عليكم ورحمة اط وبركاته، أنا<br />
أن اتصل<br />
عواد الشعالن من طرف سعادة …". أو "طلب مني<br />
سعادة ……..<br />
بالسيد ……….".<br />
103
▪<br />
▪<br />
أثر<br />
لكن تذكر عليك أن تكون صادقاً وال حتاول استخدام أشخاص ال تعرفهم أو<br />
أشخاص ال يرغبون منك أن تستخدم أمساءهم. استخدم أمساء األشخاص الذين<br />
تعرف أهنم ال ميانعون يف استخدامك أمساءهم. باإلضافة إىل أن هؤالء األشخاص ال<br />
بد ان يكونوا من األشخاص الذين على عالقة جيدة مع الشخص الوسيط.<br />
إن استخدامك ألمساء أشخاص غري مرغوبني من قبل الطرف املقابل قد يؤدي<br />
إىل هناية غري سعيدة لتطلعاتك.<br />
دافعيتهم<br />
ليردوا على مكالمتك<br />
إن أحد الطرق الفعالة اليت ميكن أن تساعدك يف جعل األشخاص اآلخرين<br />
يردون على مكاملتك أن تثري فضوهلم ودافعيتهم للقيام بذلك.<br />
ميكنك أن تقول "خالد، كيف حالك؟ هل يمكنك ترك هذه الرسالة لسعادة<br />
….؟ قل له أن هنالك شيئاً مهماً أريد أن أخبره إياه". أو "ال بد أن أكلمة <strong>في</strong><br />
أقرب وقت. أنه شيء مثير لالهتمام وال بد أن أحدثه به".<br />
هذه الطريقة تثري فضوهلم وتدفعهم لالتصال ملعرفة ما هي األمور املهمة أو املثرية<br />
لالهتمام.<br />
لكن تذكر، ال بد أن يكون لديك معلومات مهمة أو مثرية لتحدثه هبا.<br />
اتصل باكرا أو متأخ ار<br />
يف كثري من األحيان يكون الشخص الوسيط )السكرتري( العائق لوصولك إىل<br />
الطرف "المهم" الذي ترغب مبهاتفته. ميكن أن يكون هذا الوسيط شديد الفضولية<br />
ويريد أن يعرف كل شيء.<br />
غالباً ما حيضر الوسطاء إىل أعماهلم حسب أوقات الدوام الرمسي بالتحديد.<br />
مثالً حيضرون الساعة ويغادرون يف الساعة<br />
.4:00<br />
8:00<br />
104
إن معظم صانعي القرارات )األشخاص املهمني( مييلون إىل احلضور باكراً أو<br />
يبقون متأخرين بعد انتهاء الدوام الرمسي. لذلك فإن هذه األوقات من أفضل األوقات<br />
اليت ميكنك الوصول إليهم لعدم وجود الوسطاء وإلمكانية أن يقوموا بالرد مباشرة على<br />
اهلاتف.<br />
105<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
أحصل على الرقم المباشر<br />
او الهاتف المتنقل<br />
إذا ما استطعت احلصول على الرقم املباشر او اهلاتف املتنقل يف أول مرة تتصل<br />
هبا، فأكتب الرقم. ميكنك من خالل األرقام أن تتجاوز السكرتري أو مأمور املقسم<br />
بعد انتهاء الدوام الرمسي وتتحدث إىل الشخص املهم مباشرة.<br />
رد على المكالمة <strong>في</strong> أسرع وقت<br />
إن أفضل وقت ميكنك أن تصل إىل األشخاص الذين هاتفوك ومل جيدوك هو<br />
بعد اتصاهلم بك مباشرة. ذلك ألن العديد من األشخاص خيصصون أوقاتاً معينة من<br />
اليوم للرد على املكاملات.<br />
إن ردك على املكاملة مباشرة جيعلك أكثر كفاءة يف إدارة وقتك. ألن املكاملات<br />
ال ترتاكم عليك بشكل كبري مما يؤدي إىل إحباطك وجيعلك تتغاضى عن الرد على<br />
بعضها واليت قد تكون األهم. إذا كنت يف اجتماع رد على املكاملات فور خروجك<br />
منها.<br />
تقبّل المقاطعة<br />
كثرياً من األحيان يهاتفك أشخاص مهمون ترغب يف حمادثتهم بأي شكل من<br />
األشكال سواء كنت يف اجتماع أو منشغالً يف أمر هام.<br />
إذا كانت لديك خدمة انتظار املكاملات وكنت قد اتصلت بشخص مل جتده<br />
وأنت مهتم جداً يف التحدث إليه، أترك له رسالة تعلمه بأن يقاطعك حىت لو كنت<br />
تتحدث يف مكاملة أخر . أو أخربه أن يقاطعك حىت لو كنت يف اجتماع. هبذه
الطريقة أنت تُشعر الشخص املقابل بأنه مهم وترغب بالتحدث إليه حىت لو أضطر<br />
ملقاطعة مكاملتك اهلات<strong>في</strong>ة أو اجتماعاتك.<br />
ميكنك استخدام األسلوب التايل "السالم عليكم يا سيد …..، أنا مازن<br />
السالم أرغب بالتحدث إليك، أرجو أن تتصل بي فوراً. إذا كنت أتحدث على<br />
الهاتف أو كنت <strong>في</strong> أرجو أن تطلب مقاطعتي".<br />
اجتماع …..<br />
▪<br />
▪<br />
احزن مرة واحدة وال تحزن لسنوات<br />
كن كرمياً عند شرائك جهاز اهلاتف. أدفع أكثر واحزن مرة واحدة أفضل من أن<br />
تشرتي جهاز هاتف ذا خصائص قدمية وصوت منخفض وغري واضح وحتزن مد<br />
الدهر لتندب حظك. أدفع املزيد لتشرتي هاتف ميتاز بوضوح الصوت وذو خصائص<br />
حديثة وإضا<strong>في</strong>ة مثل ختزين األرقام اليت تتصل هبا باستمرار.<br />
استخدم خدمة البريد الصوتي<br />
ميكنك توفري الكثري من <strong>الوقت</strong> من خالل استخدام الربيد الصويت. باستخدام<br />
الربيد الصويت مل يعد هنالك داع للتحدث يف <strong>الوقت</strong> الرمسي. يف كثري من األحيان<br />
تؤدي الرسالة الصوتية العمل أسرع وأفضل من التحدث املباشر إىل الشخص اآلخر.<br />
بالربيد الصويت فأنت تثق بأن رسالتك لن تتسرب أو لن يتم فهمها وحتويلها<br />
بطريقة خمتلفة كما أهنا تضيف ملستك الشخصية على الرسالة.<br />
الكثري من الناس يتعمدون ترك رسائل على الربيد الصويت بدالً من تركها مع<br />
السكرتري أو شخص آخر. ميكنك استخدامه بدالً من كتابة خطاب معني، كما أنك<br />
توفر الكثري من <strong>الوقت</strong> يف األحاديث االجتماعية واجلانبية. ميكنك استخدام الربيد<br />
الصويت لرتك رسائل مثل أوقات تواجدك يف املكتب أو إرشادات معينة.<br />
106
طرق لقضا، وقت أقل<br />
على الهاتف<br />
حدد الموضوع<br />
الذي ستبحثه قبل<br />
إجراء المكالمة<br />
▪<br />
سجّل النقاط الرئيسية على<br />
ورقة وضعها أمامك أثناء المكالمة<br />
▪<br />
▪ إطّلع على تفاصيل الموضوع قبل البدء <strong>في</strong> المكالمة<br />
أبلغ الطرف اآلخر أن وقتك محدد لهذه المكالمة<br />
من يحبون الثرثرة<br />
عند تحدثك مع<br />
▪<br />
حاول<br />
▪ االختصار من األحاديث االجتماعية<br />
قف عندما تتكلم. قد تعتقد أنها طريقة غريبة ولكنك ستكتشف<br />
طريقة عملية الختصار <strong>الوقت</strong><br />
ال تبتعد عن موضوع النقاش<br />
أنها<br />
▪<br />
▪<br />
ال تتحدث مع أشخاص آخرين بينما تتحدث على الهاتف.<br />
يؤثر على درجة استيعابك لما يقوله الطرف اآلخر<br />
هذا قد<br />
▪<br />
إذا قام الطرف اآلخر بالخروج عن الموضوع، فاسأله سؤاال يجعله<br />
يضطر إلعطائك إجابة تتعلق بصلب الموضوع<br />
إنهِ المكالمة حال االنتهاء من الموضوع.<br />
▪<br />
▪<br />
107
108<br />
الحاسب 2.<br />
هل فكرت باستخدامات الحاسب<br />
الموف رة للوقت؟<br />
كيف يمكن للحاسب أن يجعلك أكثر<br />
فعالية <strong>في</strong> عملك أو أكثر كفاءة <strong>في</strong> إدارة<br />
وقتك؟<br />
إن التسارع يف تطوير تقنية احلاسب<br />
مل يسبقه تسارع يف اجملاالت التقنية من<br />
قبل.<br />
هنالك الف الشركات التي تعمل على تطوير استخدامات الحاسب؟ لماذا؟ ما<br />
الهدف من تطوير الحاسب؟<br />
الكثري منا ينظر إىل احلاسب على أنه وسيلة للطباعة وإدخال املعلومات<br />
واستخراجها على النطاق الشخصي. إال أن أمهية احلاسب أبعد من ذلك بشكل<br />
كبري وخاصة بعد توفر خدمة اإلنرتنت.<br />
من خالل احلاسب ميكنك أن تتصل بالعامل. بإمكانه أن يوسع آفاقك العلمية.<br />
ميكنه أن يسهل يف عملية تعلمك وجيعلها أكثر كفاءة ومتعة. ميكنك من خالله أن<br />
تدخل إىل أكرب املكتبات العاملية. وأن حتصل على املعلومات دون أن تدفع قرش<br />
واحد. ميكنك أن تشرتي الكتب من أي بلد يف العامل وبتكاليف أقل من تلك اليت<br />
تشرتيها من أقرب مكتبة لديك. ميكنك بناء العديد من العالقات الشخصية مع<br />
أشخاص مثقفني وباحثني دون أن تراهم. ميكنك أن تبيع ما تريد إىل كافة العامل دون<br />
أن تدفع مصاريف تسويق ودعاية.<br />
يمكنك ويمكنك ويمكنك ……………..
▪<br />
▪<br />
اإلرشادات التالية تساعدك على االستفادة من الحاسب وترفع من قدرتك<br />
وكفاءتك على إدارة وقتك:<br />
استخدم الحاسب <strong>في</strong> إعداد البحوث والدراسات<br />
هل سبق وأن قمت بإعداد دراسة أو بحث؟<br />
هل تذكر المعاناة التي واجهتها وأنت تبحث عن كتب أو مقاالت أو أبحاث<br />
سابقة؟<br />
كم من <strong>الوقت</strong> استغرقك ذلك؟<br />
كم كانت كمية ونوعية المعلومات التي حصلت عليها؟<br />
ميكنك اآلن أن الوصول إىل العديد من قواعد املعلومات واملكتبات واملراجع من<br />
خالل استخدام احلاسب. ما عليك القيام به ال يتعد أن تطبع الكلمة اليت ترغب<br />
يف البحث عنها يف وسيلة البحث يف اإلنرتنت وبالتايل حتصل على مئات أن مل يكن<br />
اآلالف وماليني املعلومات حول املوضوع الذي تبحث عنه.<br />
استخدم الحاسب لضبط حساباتك<br />
هنالك العديد من برامج احملاسبة اليت ميكنك استخدامها لتنظيم حساباتك<br />
البنكية وضبط ميزانيتك. إهنا برامج سهلة االستعمال. بإمكان برامج التحليل املايل<br />
وبرامج امليزانيات أن توفر أفضل األساليب التحليلية وتساعدك على جتنب األخطاء.<br />
استخدامها السهل جيعلك تسري معها خطوة خطوة وتُعلمك على استخدامها.<br />
حتتوي مزايا توفري <strong>الوقت</strong> هذه على حسابات فورية ورسوم بيانية ذات مغز وطرق<br />
تقدمي رائعة.<br />
109
▪<br />
استخدم الحاسب لمتابعة العمالء<br />
هنالك العديد من الربامج احلاسوبية اليت تستخدم ملتابعة العمالء وتقدمي أفضل<br />
اخلدمات.<br />
▪ استخدم الحاسب لتخزين المعلومات واستعادتها<br />
▪<br />
استخدم الحاسب لالتصاالت.<br />
التطورات املتالحقة يف عامل اإلنرتنت، أدت إىل تطور استخدام الربيد اإللكرتوين<br />
E-mail يف علمية االتصاالت الداخلية واخلارجية. إذ أصبح معظم الناس يستخدمون<br />
الربيد اإللكرتوين يف اتصاالهتم.<br />
ميكن استخدام الربيد اإللكرتوين يف إرسال الرسائل املكتوبة إىل كافة أحناء العامل<br />
يف زمن ال يتعد ثواين معدودات. ميكنك إرسال رسالة وإرفاق ملفات طويلة مكتوبة<br />
ومعدة سابقاً إىل عدد كبري من األشخاص يف بالد خمتلفة يف نفس <strong>الوقت</strong> بتكلفة ال<br />
تزيد عن تكلفة مكاملة هات<strong>في</strong>ة داخلية. ختيّل كم ميكنك أن توفر من <strong>الوقت</strong> واملال من<br />
خالل هذه الوسيلة الرائعة.<br />
ميكنك أيضاً أن ترسل رسالة صوتية. كما ميكنك أن تتكلم مع الشخص اآلخر<br />
وتراه يف نفس <strong>الوقت</strong> وهو يف آخر بقاع العامل بتكلفة مكاملة حملية أيضاً.<br />
ميكنك التحدث ورؤية جمموعة من األشخاص يف دول خمتلفة ويف نفس <strong>الوقت</strong><br />
أيضاً بتكلفة مكاملة حملية.<br />
110
النصائح التالية تساعدك على استعمال الحاسب بكفاءة اكبر:<br />
111<br />
▪<br />
▪<br />
تدرّب<br />
قد يكون من السهل أن تتعلم على استخدام احلاسب بنفسك ودون مدرب أو<br />
معلم. قد تستطيع تعلم املزيد كلما استخدمته عن طريق استخدام قاعدة الصح<br />
واخلطأ. إالّ أن ذلك سيستغرقك وقتاً طويالً جداً لدرجة أنك ستجد نفسك تضيّع<br />
وقتاً طويالً ألنك ال زلت بطيئاً يف استخدامه وال تعرف الكثري من استعماالته.<br />
إن تعلم أساسيات احلاسب ال يستغرق منك وقتاً طويالً إذا ما شاركت يف دورة<br />
تدريبية أو اشرتيت كتاباً أو حىت جلأت إىل معلماً خاصاً.<br />
تعلم كيف تطبع بسرعة وبطريقة منظمة وليس فقط بطريقة النقر. بعد فرتة<br />
وجيزة ستجد نفسك توفر الساعات من خالل طباعتك السريعة. كلما زادت قدرتك<br />
على الطباعة السريعة والدقيقة كلما زادت براعتك يف استخدام احلاسب وكفاءتك يف<br />
إدارة وقتك.<br />
يعتقد الكثريون أن املناصب الر<strong>في</strong>عة ال جتعلهم حيتاجون إىل تعلم الطباعة أو<br />
استخدام احلاسوب لتوفر سكرتري ميكنه أن يقوم بذلك عنهم.<br />
حىت لو كنت من هؤالء، وأردت أن تصبح أكثر كفاءة وفاعلية يف إدارة وقتك<br />
سيكون من الضروري أن تستطيع استخدام احلاسب. ستجد نفسك يف مواقف كثرية<br />
ستضطر <strong>في</strong>ها إىل التعامل مع لوحة مفاتيح احلاسب.<br />
أعثر على مرشدك الشخصي<br />
مهما تدربت على احلاسب ستجد أن هنالك الكثري من االستفسارات التي<br />
حتتاج إىل إجابة عليها. هذا يعين إنك يف عملية تعلم مستمر. والسبب يف ذلك هو<br />
التقدم والتغري املستمر يف الربامج احلاسوبية. حاول أن تعثر على شخص )صديق،<br />
أخ، معلم( ميكنه مساعدتك عند حاجتك إليه. إذا وجدت هذا الشخص، سيكون<br />
مبثابة املرشد واملدرب اخلاص لك الذي ترجع إليه كل ما حتتاج.
▪<br />
تعرف على ما هو جديد<br />
كما ذكرنا سابقاً فإن التطور يف عامل احلاسوب وبراجمه يف تسارع مستمر.<br />
ملواكبة هذه التسارعات والتطورات حاول أن تنمي معارفك من خالل قراءة اجملالت<br />
وزيارة املتاجر املتخصصة وسؤال األصدقاء واملختصني. يف كل مرة ستجد الكثري من<br />
األشياء اجلديدة اليت مت تقدميها.<br />
112
السادس الفصل<br />
الموااةة بين العمل والحياة االجتماعية<br />
العديد من الناس استطاعوا أن ينظموا<br />
أوقاهتم ويستخدموا اسرتاتيجيات ناجحة<br />
يف إدارة وقتهم وبالتايل أصبحوا ناجحني يف<br />
أعماهلم. إال أن الكثري من هؤالء الناس ال<br />
يشعرون بالسعادة بالرغم من النجاحات<br />
اليت حقوقها.<br />
ما السبب <strong>في</strong> رأيك؟<br />
أن حياتك العملية هي جزء من<br />
حياتك العامة. اجلزء الثاين من حياتك<br />
و<strong>الوقت</strong> الذي تقضيه يف العمل هو ذلك<br />
<strong>الوقت</strong> الذي يتوفر لك حلياتك اخلاصة.<br />
فهل أنت قادر<br />
على الموازنة بين وقت العمل ووقت حياتك الخاصة؟<br />
كلما استطعت املوازنة بني حياتك العملية وحياتك الشخصية كلما زاد من<br />
إمكانية سعادتك وجناحك. تذكر أيضاً أن هنالك ارتباط وثيق ما بني وقت احلياة<br />
العملية ووقت احلياة اخلاصة. إذا ما جعلت حياتك كلها منصبة على العمل، فعلى<br />
األغلب لن تكون سعيداً. وإن مل تكن سعيداً يف حياتك، فعلى األغلب أيضاً انك<br />
لن تكون فعاالً وكفؤاً يف عملك. ويف املقابل إذا ما كان تركيزك على حياتك اخلاصة<br />
وأغفلت وقت العمل، بالتأكيد لن تكون ناجحاً.<br />
113
اإلرشادات التالية تساعدك على الموازنة بين وقت العمل ووقت الحياة<br />
االجتماعية مما يؤدي إللى زيادة حماسك وحيويتك:<br />
114<br />
.1<br />
واعد ةفسك<br />
هل تحترم مواعيدك مع اآلخرين؟<br />
كم مرة قلت لنفسك بأنك تريد أن تمارس<br />
السباحة ولم تقم بذلك؟<br />
كم مرة قلت أن عليك ممارسة رياضة<br />
الجري أو المشي ولم تفعل ذلك؟<br />
كم مرة قررت أن تذهب <strong>في</strong> رحلة استجمام<br />
ولم تفعل؟<br />
إذا كنت من أولئك الذين حيرتمون<br />
مواعيدهم مع الناس ويهتم كثرياً بعمله، تذكر أن لنفسك عليك حق. ابدأ بوضع<br />
مواعيد مع نفسك. نعم، ضع نفسك على سجل املواعيد. ضع موعداً حمدداً يف<br />
األسبوع للسباحة أو للعب التنس أو لتعلم هواية جديدة.<br />
حدّد هذا املوعد كأن تقول يف كل يوم مخيس ما بني صالة املغرب وصالة<br />
العشاء سأذهب للسباحة. أو يف كل يوم أثنني سأذهب ملمارسة رياضة املشي من<br />
الساعة التاسعة والنصف وحىت العاشرة والربع. تأكد دائماً من حتديد الزمان و<strong>الوقت</strong>.<br />
ضع نفسك على الئحة أولوياتك.<br />
إن عدم رغبتك يف حتديد مواعيد مع نفسك وااللتزام بتطبيقها يكشف عن<br />
مشاعر بالنقص جتاه نفسك. العمل واآلخر ون مهمون........... أنت أيضاً مهم.<br />
كن صديقاً مع نفسك وليس فقط مع اآلخرين. اهتم بتحقيق أهدافك<br />
الشخصية كما هتتم بتحقيق أهداف اآلخرين. أكتب مواعيدك مع اآلخرين ويف نفس<br />
<strong>الوقت</strong> أكتب مواعيدك مع نفسك. أهتم بنفسك. خطط للقيام بأعمال خاصة بك<br />
بشكل منظم.
.2<br />
اعتن بةفسك<br />
هل تهتم وتعتني بعمالئك؟<br />
هل تهتم وتعتني بزمالئك؟<br />
هل تهتم وتعتني بموظ<strong>في</strong>ك؟<br />
هل تهتم وتعتني برؤسائك؟<br />
هل تهتم وتعتني بعملك؟<br />
إذن فلتعتين بنفسك.<br />
معظم األشخاص الناجحني هم أولئك<br />
الذين يهتمون بأنفسهم، يهتمون بنومهم<br />
وأكلهم وميارسون الرياضة.<br />
مارس الرياضة فهي تساعدك من<br />
الناحية الذهنية والعاط<strong>في</strong>ة والروحية باإلضافة<br />
إىل املنفعة اجلسدية. كلما كنت تتمتع بصحة<br />
جيدة كلما زادت مقدرتك على العمل<br />
بشكل أفضل وملدة أطول.<br />
أهتم بطعامك ونومك أيضاً. ألن إمهاهلما كإمهال سيارتك، مع مرور <strong>الوقت</strong><br />
هترت ء وتكثر أعطاهلا.<br />
115
.3<br />
أضف لحياتك<br />
كم من مرة ذهبت <strong>في</strong>ها إلى رحلة عمل ولم تفعل شيئاً<br />
إال العمل؟<br />
كم من مرة زرت القاهرة ولم تزر األهرامات؟<br />
كم من مرة زرت األردن ولم تزر البتراء؟<br />
كم من مرة حضرت مؤتمراً خار البالد ولم ترى<br />
سوى المطار والطريق والفند ؟<br />
قد تقول نعم، مل استطع القيام بأشياء إضا<strong>في</strong>ة ألنين<br />
يف رحلة عمل وليس لدي <strong>الوقت</strong> الكايف.<br />
ميكنك أن تضيف حلياتك الكثري بأن تدفع قليالً<br />
من الدنانري وتذهب مبكراً ليوم أو ليومني وتستمع يف<br />
رحلتك. ميكنك أن تصطحب عائلتك وتدفع مبلغاً<br />
إضا<strong>في</strong>اً وتصبح رحلة عملك نزهة أيضاً. طبعاً ليس على<br />
حساب العمل.<br />
قد تعتقد أن هذا مضيعة للوقت. ال تعترب ذلك هبذا<br />
الشكل. اعتربها وكأهنا جزءاً من برنامج حياتك الشخصية. عندما تسافر، حاول أن<br />
تتعلم الثقافات املتعددة وأن ترفه عن نفسك. طبعاً ال تبتعد عن دينك وعاداتك<br />
وتقاليدك.<br />
ميكنك أيضاً أن تنمي حياتك االجتماعية من خالل قاعدة اإلضافة. فكر يف<br />
االنضمام إىل منظمة أو مؤسسة تطوعية. فكر يف اجلمعيات اخلريية ويف املسجد<br />
وكيف ميكنك أن تساهم يف جمتمعك احمللي. يف معظم األحيان هذه النشاطات ال<br />
تؤدي إىل حتسني حياتك االجتماعية فقط وإمنا وضعك الوظي<strong>في</strong> أيضاً. فأنت تتعرف<br />
على أشخاص جدد وتتعلم أشياء جديدة.<br />
116
.4<br />
د اآلخرين يساعدوةك<br />
هل أنت ممن يساعد اآلخرين؟<br />
دعهم يساعدونك أيضاً.<br />
ميكن أن نقسم الناجحني إىل نوعني النوع<br />
األول هم احملظوظون والثاين هم احملظوظون.<br />
النوع األول من احملظوظني هم أولئك الذين<br />
خلقهم اهلل بقدرات ذهنية أعلى من اآلخرين والذين<br />
استطاعوا أن يوظّفوا هذه القدرات الذهنية يف أعماهلم. النوع الثاين هم أولئك الذين<br />
استطاعوا أن يشقوا طريق النجاح من خالل مساعدة اآلخرين هلم.<br />
الكثري من الناس يشكك يف كفاءة املدراء الذين ينجزون األعمال من خالل<br />
اآلخرين. يعتقدون أن هؤالء املدراء ليسو على درجة من الكفاءة والقدرة على<br />
األعمال. إال أن معظم هؤالء املدراء هم األكفاء ألهنم ينجزون األعمال من خالل<br />
اآلخرين. أليست هذه هي المهارة القيادية؟<br />
هنالك الكثري من النشاطات اليت تضيع وقتك لكنها ليست كذلك بالنسبة<br />
لآلخرين. إن استثمارك لوقتك طبقاً ألولوياتك وأمهيته واستخدام اآلخرين إلجناز<br />
األعمال املضيعة للوقت كتحديد املواعيد أو طباعة اخلطابات هو أحد مؤشرات<br />
النجاح. الناجحون يدربون مساعديهم حىت يفهموا أولوياهتم وكي<strong>في</strong>ة التعامل معها.<br />
إذا تراكمت األعمال عليك فإن أفضل بديل لك هو أن تتخلص من بعضها.<br />
قد جتد أن بعضها جيب أن ال يأخذ من وقتك شيئاً ألن على اآلخرين أن يقوموا هبا.<br />
درب مساعديك على القيام باألعمال واستثمر وقتك يف األعمال املهمة اليت ال<br />
يستطيع أحد غريك القيام هبا.<br />
117
.5<br />
خذ إجااة طويلة<br />
ينصح معظم األطباء النفسيني باالبتعاد عن العمل<br />
ملدة طويلة )أسبوعني إىل شهر( ملا هلا من فوائد كبرية<br />
للصحة البدنية والنفسية. وكذلك ينصح خرباء اإلدارة إذ<br />
أهنم يُشَبهون اإلجازة بأهنا قطعة كبرية من <strong>الوقت</strong> مرتوك<br />
تقديرها لك.<br />
فكر بآخر إجازة سنوية قضيتها بعيداً عن العمل.<br />
كيف أثرت على استعدادك النفسي وحيويتك للعمل.<br />
ال تذهب بعيداً ……. فكر بعطلة اليومني )اجلمعة<br />
والسبت( يف الشركة. كيف لو كانت فقط يوم اجلمعة.<br />
هل ستأتي يوم السبت إلى العمل بنفس االستعداد<br />
الذهني والجسدي عنها لو كانت كما هي عليه اآلن؟<br />
إذاً ما رأيك بالنسبة لإلجازة الطويلة؟<br />
تذكر أن املدير الناجح ال يأخذ إجازته السنوية فحسب،<br />
ليأخذوها أيضاً.<br />
بل خيطط ملوظ<strong>في</strong>ه<br />
118
.6<br />
فكر جاةبيا<br />
يُعد الربو<strong>في</strong>سور إدوارد دي بونو أحد أشهر<br />
العلماء يف عصرنا احلايل الذين حتدثوا عن اإلبداع.<br />
تتمثل فكرته <strong>في</strong>ما يعرف بالتفكري اجلانيب<br />
إذ يشرح الفكرة على أنك إذا أردت أن<br />
تبدع وتكتشف أشياء جديدة فعليك أن تفكر<br />
وتعمل بغري الطريقة اليت اعتدت على التفكري هبا.<br />
فمثالً إذا كان طريقك الذي اعتدت الذهاب به إىل<br />
املنزل من النقطة أ إىل النقطة ب فلماذا ال تفكر<br />
بالذهاب عن طريق النقطة ج.<br />
قد تقول يف نفسك بأنك متأكد من ان الطريق<br />
Lateral<br />
،Thinking<br />
ب<br />
أ<br />
ج<br />
من أ إىل ب مباشرة هي اقرب عنها لو كانت عن الطريق النقطة ج. لكن قد<br />
تكتشف ان هذا غري صحيح او قد يكون صحيحاً لكن قد يكون أسرع إلمكانية<br />
جتنب زمحة املرور. او ببساطة قد يكون أكثر متعة.<br />
قد تكون ممن حيبون الطعام الصيين ومعتاد على مطعم حمدد وأنت مرتاح يف التعامل<br />
119
.<br />
معه غري هذا املطعم قد تكتشف ان هنالك أفضل منه!<br />
قد تكون من هواة سيارات املرسيدس، جرب سيارة االودي او اليب أم قد تعجبك!<br />
حاول بني فرتة وأخر أن تغري منط التفكري والعمل الذي تقوم به. حاول أن تسلك<br />
طريقة غري تلك اليت اعتدت عليها.<br />
قد يستغرقك ذلك وقتاً أطول إال أنك قد تكتشف أشياء جديدة من خالل هذا<br />
الطريق اجلديد.<br />
قد تر أشخاصاً يلعبون التنس فتستهويك اهلواية. قد جتد أحد احملالت يعلن عن<br />
خت<strong>في</strong>ضات كرب<br />
قد جتد مكتبة تبحث عنها من مدة. أو حىت قد جتد أن هذه الطريق أقصر من الطريق<br />
اليت اعتدت عليها.<br />
جرب شيئاً جديداً. طريقة جديدة يف العمل. حمطة راديو جديدة، نوعية طعام<br />
جديدة. طريقة جديدة يف اللبس، أكسر تفكريك النمطي. قم بأشياء جديدة.<br />
فكر مبا ستقوله عندما يسألك أحدهم عن ما تعمله بعد تقاعدك. هل تريد أن<br />
تقول له متقاعد. أم تقول له إين أعتين باحلديقة والعب التنس وأمارس السباحة وأعلم<br />
أوالدي على استخدام احلاسوب ………..اخل.<br />
120
.7<br />
هوّ ن عليك<br />
Take it Easy<br />
هل أنت مجبر على عمل كل شيء؟<br />
هل أنت مجبر على التدخل <strong>في</strong> كل شيء؟<br />
هل أنت مجبر على إصالح كل شيء؟ بالطبع ال.<br />
هون عليك فأنت لست جمرباً على عمل كل<br />
شيء. أعمل ما هو مهم. دع األمور األخر لغريك.<br />
د ع اآلخرين يفكرون أيضاً مبشاكلهم. ال ميكنك أن<br />
تقوم بكل شيء وتركز طيلة <strong>الوقت</strong>. بالطبع عندما<br />
يكون الرتكيز ضرورياً ……. ركز.<br />
ال تتصارع مع نفسك.<br />
كن لطيفاً مع نفسك.<br />
أعمل جبهد.<br />
أعمل حبماس.<br />
أعمل بقوة ونشاط.<br />
أعمل لتصبح األفضل ولتحقق ما تريد.<br />
كن حمرتفاً.<br />
لكن دع جماالً للتسامح مع نفسك. ال ميكنك أن تصبحكفؤاً بإدارة وقتك مائة<br />
باملائة. وال تتوقع أن تصبح كذلك. إذا فشلت يف عمل ما حاول أن تسأل نفسك<br />
"هل بذلت أفضل ما أستطيع من جهد؟" إذا كانت إجابتك "نعم"، فهون عليك<br />
وأقبل بالنتيجة.<br />
قال تعاىل "ال يكلف النفس<br />
إال وسعها لها ما كسبت وعليها ما اكتسبت".<br />
121
.8<br />
اوج حياتك الشخصية مع حياتك االجتماعية<br />
كم من مرة احتد النقاش بينك وبين زوجتك او<br />
أطفالك او عائلتك بشكل عام حول تأخرك <strong>في</strong><br />
العمل باستمرار؟<br />
كم من مرة احتد النقاش بينك وبين زوجتك او<br />
أطفالك او عائلتك بشكل عام حول عدم قدرتك<br />
على قضاء وقت كاف معهم لضغط العمل، او<br />
النشغالك <strong>في</strong> مشروع جديد او لغياب زميلك <strong>في</strong><br />
العمل وقيامك بمهامه ..... الخ؟<br />
إحد االسرتاتيجيات الفعالة يف حتقيق التوازن<br />
بني عملك وحياتك االجتماعية هي حماولة التزاوج<br />
بينهما. وتعمل هذه اإلسرتاتيجية من خالل ختصيص أيام معينة للعائلة بعد فرتات<br />
طويلة من العمل وإشراك عائلتك أو من يهمك أمرهم <strong>في</strong>ما تقوم به من عمل.<br />
اخربهم مبشاكلك ومهومك يف العمل. اخربهم ان تأخرك يف الفرتة األخرية سببه<br />
العمل على مشروع جديد او لضغط العمل يف هناية السنة او لقيامك مبساعدة<br />
زميلك. دعهم يشعرون معك.<br />
ليس املطلوب هنا أن ينغمس هؤالء األشخاص يف حياتك العملية اليومية لكن<br />
ميكنهم أن يكونوا قريبني من تفكريك يف العمل. أطلعهم على إجنازاتك ومشاريعك<br />
ومهومك. فإذا ما أدرك األشخاص الذين يهمك أمرهم ما تفعله يف حياتك العملية<br />
فهم يصبحون أكثر تفهماً ويشاركونك يف جناحاتك وإخفاقاتك. إهنم يصبحون أكثر<br />
قابلية إلبداء آرائهم وإعطائك نصائح نافعة. سيتقبلون ابتعادك وانشغالك عنهم وقد<br />
تكتشف أهنم قد يساعدونك أيضاً.<br />
122
.9<br />
اعاّ ل ةفسك<br />
هل تقوم بواجباتك من حيث الزيارة تجاه<br />
عائلتك، وأصدقائك ومعارفك؟<br />
هل تمضي معهم <strong>الوقت</strong> الذي يستحقون؟<br />
هل فكرت بان تعطي وقتاً لنفسك؟<br />
أال ترغب <strong>في</strong> كثير من األحيان باالنعزال عن<br />
اآلخرين؟<br />
أال ترغب أن تجلس لوحدك على شاطلئ<br />
البحر؟ أال ترغب بأن تنعزل وتقرأ القر ن؟<br />
هل تلعب السوليتير لوحدك؟<br />
كلنا مارسنا أو نود القيام هبذه األشياء.<br />
البعض يذهب إىل أبعد من ذلك وميارس رياضة<br />
اليوجا.<br />
إذا ما تأملت هبؤالء الذين ميارسون اليوجا<br />
فقد تعتقد أنه قد أصاهبم جن. إال أهنم ميارسون هذه الرياضة ويستمتعون هبا<br />
ويشعرون بعد ذلك بالراحة النفسية والنشاط.<br />
كن اجتماعياً. حتدث إىل الناس. أعمل مع الناس. صل مع اجلماعة. يف نفس<br />
<strong>الوقت</strong> حدد لك وقتاً مع نفسك.<br />
ّ<br />
123
.1<br />
سّن الفأس<br />
قواعد للمستقبل<br />
فكر <strong>في</strong> الحالة التالية:<br />
ذهب سعود كالعادة لتحطيب الشجر.<br />
كان قد اشرت فأساً حادة يف اليوم األول.<br />
بذل جهداً كبرياً واستطاع أن يقطع<br />
شجرات.<br />
يف اليوم الثاين ذهب إىل احلقل باكراً<br />
وهو يشعر بالنشاط واحلماس. بعد أن عمل<br />
جبد وعمل وقتاً أطول مما عمل باليوم السابق،<br />
مل يستطع قطع سو<br />
يف ذلك اليوم قرر أن يذهب إىل النوم<br />
باكراً لريتاح ويصحوا بنشاط أكرب ليقطع أكرب<br />
كمية من األشجار. بالفعل استيقظ باكراً<br />
وهو يشعر بنشاط أكرب مما كان عليه يف اليوم<br />
السابق. بذل جهداً كبرياً يف تقطيع األشجار<br />
إال انه مل يستطع أن يقطع أال سبع أشجار.<br />
يف اليوم التايل مل يستطع قطع سو أشجار ويف اليوم الذي يليه ثالث<br />
أشجار وبالرغم من أنه بذل نفس اجلهد و<strong>الوقت</strong> يف كل األيام.<br />
5<br />
10<br />
8 شجرات.<br />
كيف تفسر انخفاض إنتاجية سعود؟<br />
على األغلب معظمنا قد مر بتجربة مشاهبة.<br />
124
يف معظم األحيان نكون مشغولني يف قطع األشجار )القيام بأعمالنا( ونعتقد<br />
بأن سن األشجار )اإلعداد ألعمالنا( قد ميثل مضيعة للوقت.<br />
فكر للحظات يف <strong>الوقت</strong> الذي كنا نستخدم به آلة الطابعة..................<br />
حىت ال تبتعد كثرياً، فكر هبؤالء األشخاص الذين ال زالوا يستعملون اآللة<br />
الطابعة. ملاذا يستخدموهنا<br />
إذا سألت أحدهم عن السبب قد تكون اإلجابة لعدم معرفتهم باستخدام<br />
احلاسب. وإذا سألتهم ملاذا ال يتعلمون احلاسب قد تكون إجابتهم "ليس لدينا<br />
وقت لنضيعه <strong>في</strong> تعلم الحاسب. تعودنا على اآللة الطابعة".<br />
هذا السلوك طبيعي لإلنسان البشري الذي ال حيب التغيري وخياف منه.<br />
حاول أن تستثمر يف وقتك لزيادة وقتك. أن تعلمك الطباعة على احلاسب قد<br />
يتطلب منك حضور برنامج تدرييب يف هذا اجملال. قد يستغرقك أسبوعاً أو أسبوعني.<br />
إال أن هذا االستثمار سيوفر عليك الكثري من <strong>الوقت</strong> يف املستقبل ويعوضك عن<br />
سلبيات استخدام اآللة الكاتبة.<br />
تدرب على رفع مهاراتك وقدراتك وتعلم مهارات جديدة. ميكنك طلب<br />
املساعدة من زمالئك أو أصدقائك أو حىت موظ<strong>في</strong>ك.<br />
خصص وقتاً إضا<strong>في</strong>اً للقيام بواجبات صغرية جتعلك أكثر كفاءة. استثمر بعض<br />
<strong>الوقت</strong> يف برجمة هاتفك حىت يطلب رقماً تطلبه باستمرار بشكل آيل.<br />
ستجد أن حتطيبك بفأس حادة سيجعلك أكثر كفاءة وفعالية يف استثمار<br />
وقتك. فكر باملقولة التالية ألبراهام لنكلن يف عام "إذا كان لدي ثماني<br />
ساعات لقطع شجرة، فإنني سأمضي الست ساعات األولى منها <strong>في</strong> شحذ<br />
بلطتي".<br />
1860<br />
125
أكتب 2.<br />
يقول املثل اإلجنليزي<br />
من الذاكرة الطويلة".<br />
"التعلم القصير أفضل<br />
ما هي قدرتك على التذكر؟<br />
هل تذكر أهم ما تم تقديمه <strong>في</strong> مؤتمر أو دورة<br />
تدريبية قبل ثالث سنوات أو حتى قبل ستة<br />
أشهر؟<br />
رمبا ال زلت تذكر القليل القليل مما تعتربه مهماً.<br />
إذا حاولت الرجوع إىل دفرت مالحظاتك ستجد<br />
الكثري من النقاط املهمة اليت كتبتها لكنك نسيتها.<br />
إن قدرتنا على التذكر قليلة وال ميكننا تذكر<br />
جمموعة كبرية من املعلومات.<br />
حاول أن حتمل معك قلماً وورقة. ال تكتب كل شيء. إذا كتبت كل شيء، قد<br />
جتد نفسك حماطاً بكتلٍ من املعلومات واملالحظات مما يعين أنك لن ترجع إليها على<br />
األغلب ولن تستعملها.<br />
فكر للحظات كم مرة شاركت يف دورة تدريبية أو اجتماع وكم من املعلومات<br />
القيمة كان ميكن االستفادة منها لو قمت بتسجيلها.<br />
126
حالة الدكتور سالم<br />
حضر الدكتور سامل إىل السعودية لتقدمي دورة تدريبية. كان العقد بني الدكتور<br />
سامل والشركة التدريبية على قضاء ستة أيام يف الفندق على حساب الشركة.<br />
عندما سجل يف الفندق الحظ أن فرتة إقامته اجملانية املكتوبة على خطاب<br />
الفندق هي مخسة أيام فقط. أخرب املوظف املسئول عن أن هنالك خطأ ما، فوعده<br />
املوظف أن يشرح األمر إىل إدارة الفندق ومن مث يتصل به ليخربه عن النتيجة.<br />
بعد ساعة من جلوسه يف غرفته رن جرس اهلاتف وكان املوظف على الطرف<br />
اآلخر. قال له "أنه على حق وأن هنالك خطأ ما قد حدث وأنه يعده بتصحيح<br />
هذا الخطأ".<br />
بعد انتهاء فرتة إقامته يف الفندق وعندما كان يقدم مفتاح غرفته. أخربه موظف<br />
االستقبال أن عليه أن يدفع مبلغ ليلة واحدة. وعند استفسار سامل عن السبب أخربه<br />
املوظف أن إقامته اجملانية هي خلمسة أيام فقط وأنه قد أقام ستة أيام.<br />
حاول سامل أن يشرح للموظف بأنه هنالك خطأ ما وأن املوظف أخربه يف اليوم<br />
األول من إقامته انه أصلح اللبس يف املوضوع وان إقامته ستة أيام وليس مخسة.<br />
عندها أجابه املوظف "أي موظف أخبرك ذلك؟ يوجد عندنا ستة موظ<strong>في</strong>ن<br />
استقبال".<br />
أجابه سامل أنه رجل يبدو أنه يف منتصف الثالثينات. فأجابه املوظف أن مجيع<br />
موظ<strong>في</strong> االستقبال يف منتصف الثالثينات من عمرهم.<br />
كان املوظف مهذباً وأخرب سامل أنه يصدقه وعليه معرفة موظف االستقبال حىت<br />
يتم شطب اليوم السادس عنه. اضطر املوظف إىل البحث عنه واالتصال مبوظ<strong>في</strong><br />
االستقبال الستة ليستفسر عن صحة املعلومة وأخذ موافقتهم على إلغاء اليوم<br />
السادس. بعد ساعة ونصف حضر موظف االستقبال املعين وأصلح املشكلة، واعتذر<br />
لسامل عن التأخري.<br />
ما الخطأ الذي وقع <strong>في</strong>ه سالم وجعله يفقد ساعة ونصف من وقته؟<br />
127
لقد كان خطأ سامل أنه مل يكتب اسم مساعد املدير منذ البداية، هذا اخلطأ<br />
البسيط جعله يفقد ساعة ونصف من وقته ورمبا كان من املمكن أن يفقد موعد<br />
طائرته.<br />
حاول دائماً عند عقد اتفاقية أو عقد أو إذا أعطاك أحدهم خصماً أن حتصل<br />
على اسم الشخص وتكتبه. إذا ما قام باالتصال بك أحد العمالء يستفسر عن أمر<br />
ما. خذ امسه ورقم هاتفه إذا ما كنت ستضطر لالتصال به أو التعامل معه.<br />
حاول أن تكتب أمساء وأرقام هواتف األشخاص الذين تعتقد بأنك ستحتاجهم<br />
يف املستقبل. أكتب اسم وهاتف موظف شركة الطريان إذا تعرفت عليه يف مناسبة ما.<br />
قد يوفر عليك الكثري من <strong>الوقت</strong> واملال أيضاً.<br />
أكتب اسم وهاتف زميلك الذي تعرفت عليه حديثاً يف إدارة الصيانة قد حتتاجه<br />
يف يوم ما. أكتب أمساء وأرقام هواتف زمالئك يف هذه الدورة. قد حتتاج إليهم وقد<br />
يوفرون عليك وقتاً كثرياً إذا ما احتجت إليهم.<br />
128
.3<br />
صَلِّح قبل أن يةكسر<br />
هل سبق وأن وجدت إطار سيارتك على وشك<br />
االهتراء ولم تصلحه مباشرة ألنك تكاسلت أم لم<br />
يتوفر لديك <strong>الوقت</strong> لذلك؟ ماذا كانت النتيجة؟<br />
على األغلب حصل لك حادث او تعطل اإلطار وأنت<br />
يف حلظة ليس من السهل عليك تغيريه.<br />
هل سبق وان رأيت خراطيم السيارة لديك على وشك<br />
االهتراء ولم تغيرها؟ ماذا كانت النتيجة؟<br />
على األغلب انفجرت وأنت تقوم السيارة او يف مكان يصعب إصالحها.<br />
هل سبق وان رأيت مؤشر الوقود <strong>في</strong> سيارتك يظهر ان الوقود على وشك<br />
االنتهاء؟ ماذا كانت النتيجة؟ على األغلب انتهى الوقود وأنت يف الطريق او يف<br />
مكان بعيد عن حمطات الوقود.<br />
كم من <strong>الوقت</strong> خسرت وأضعت <strong>في</strong> هذه الحاالت؟<br />
يقول املثل العريب "الوقاية خير من العال ". ويقول املثل اإلجنليزي<br />
وقتها توفر تسعة".<br />
"غرزه <strong>في</strong><br />
يف كثري من األحيان ال بد أن تكتشف بأن اطار السيارة على وشك التلف وأن<br />
عليك تغيريه ورمبا مل يتوفر لديك إطار احتياطي. حاول دائماً إصالح األشياء قبل أن<br />
تضطر إىل تغيريها بشكل كامل. إذا استبدلت خراطيم وملبات السيارة قبل أن حتتاج<br />
إىل ذلك فإنك ستوفر <strong>الوقت</strong> وأنت حتاول أن جتدها بعد أن حترتق. إذا أطفأت شعلة<br />
املشاكل واألزمات يف عملك فإنك تتجنب النار الناجتة عن هذه األزمات. جتنب<br />
اإلدارة )واحلياة( يف ظل األزمات وحاول أن توقف األزمة وتتخذ اخلطوات ملنعها<br />
واحلد من حدوثها.<br />
129
.4<br />
تعرف على ما يدور حولك<br />
هل أنت مطلع على القوانين واألنظمة <strong>في</strong> الشركة؟<br />
هل تعرف خفايا األمور <strong>في</strong> الشركة المكتوبة وغير<br />
المكتوبة؟<br />
هل تعرف من هم األشخاص المؤثر ون؟<br />
هل تعرف ما هي الحدود الفاصلة بين ما هو ممنوع<br />
ومسموح؟<br />
هل تعرف حقوقك وواجباتك؟<br />
هل تعرف من يستطيع ماذا؟<br />
هل أنت مدرك للثقافة التنظيمية السائدة <strong>في</strong><br />
الشركة؟<br />
هل تعرف كيف تصل إلى ما تريد ومن خالل من؟<br />
هل تعرف قواعد اللعبة من حولك؟<br />
إن فهمك ملا يدور حولك يف الشركة من قوانني وأنظمة وبيئة تنظيمية سواء<br />
كانت مكتوبة أو غري مكتوبة ميكن أن يساعدك على التصرف بكفاءة. ميكن أن<br />
يساعدك على ختطي الكثري من احلواجز واالحباطات ويوفر عليك الكثري من <strong>الوقت</strong>.<br />
130
النصائح التالية تساعدك على زيادة قدرتك <strong>في</strong> تعلم ما يدور حولك:<br />
اق أر<br />
تهيأ<br />
اقرأ قوانني وأنظمة الشركة..............................................<br />
اقرأ النظام األساسي للشركة.............................................<br />
تعرف على حقوقك وواجباتك..........................................<br />
اقرأ النشرة الشهرية اليت تصدرها الشركة.................................<br />
تعرّف على أهداف الشركة وأهداف إدارتك..............................<br />
أبق عينيك وإذنيك مفتوحتني.......................................…..<br />
اعرف من هم املؤثرين واملهمني….......................................<br />
أعرف من يعاقب ومن يكافئ…........................................<br />
أصغ جيداً ….........................................................<br />
تعرف على ما يدور حولك ….......................................<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
أحصل على مدرب شخصي<br />
Mentor<br />
تعرّف على أحد املوظفني القدماء وكون صداقة معه. املوظفون القدماء ذوي<br />
اخلربة ميكن أن يساعدوك يف مشاركتهم لك خلرباهتم وجتارهبم ومعارفهم. يستطيع<br />
هؤالء األشخاص أن يرشدونك إىل القيام باألشياء الصحيحة وتطوير نفسك. ميكنهم<br />
أن يساعدوك يف ختطي الكثري من احلواجز والعقبات.<br />
131
%60<br />
الفصل السابع<br />
إدارة االجتماعات<br />
هل تعلم إن من إجمالي أوقات المدراء<br />
يصرفونها <strong>في</strong> االجتماعات؟<br />
مفهوم<br />
االجتما ؟<br />
"مجموعة من األفراد يجتمعون <strong>في</strong> مكان<br />
وزمان محددين للنقاش حول موضوعات معينة<br />
وصوالً إلى نقاط اتفا مشتركة تمثل تن<strong>في</strong>ذاً<br />
فعلياً لهدف االجتماع".<br />
الحاجة إلكى االجتما<br />
كم مرة حضرتَ اجتماعاً ووجدت نفسك خالله تقول لنفسك "ماذا أفعل<br />
هنا"، "هل هنالك حاجة لوجودي هنا"، "ما كان يجب أن أحضر"، "أنهم<br />
يضيعون وقتي <strong>في</strong> هذا االجتماع"؟.<br />
نعم …، كلنا شاركنا يف اجتماعات ال داعي هلا وكانت يف كثري من األحيان<br />
ليست إال "مضيعةً للوقت".<br />
إذا أردت أن تعرف ما إذا كان هنالك ضرورة لحضور االجتماع أم ال، إذاً ال بد<br />
من أن تكون الحاجة مبنية على المواقف التالية:<br />
عندما تكون هنالك حاجة لإلبداع<br />
عندما يكون قبول الحل من أعضاء المجموعة ضروريا<br />
▪<br />
▪<br />
132
عندما تكون المشكلة معقدة وتتطلب معرفة واسعة لحلها<br />
عندما يكون فهم الحل من أعضاء المجموعة ضروريا<br />
▪<br />
▪<br />
عندما يريد المدير أن يُبني جسور الثقة مع<br />
موظ<strong>في</strong>ه<br />
▪<br />
عندما يتطلب األمر اتخاذ مواقف تنطوي على مخاطرة أكبر لحل<br />
المشكلة<br />
عندما تريد المجموعة زيادة فهمهم لبعضهم البعض<br />
عندما تقع مسئولية اتخاذ القرار على المجموعة كلها<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
عندما يريد<br />
القائد أن يستمع إلى آراء فريقه حول صالحية أفكاره<br />
▪<br />
▪ عندما يتوفر <strong>الوقت</strong> الكا<strong>في</strong> للمجموعة لمناقشة وبحث الموضوع<br />
133
مسئوليات قائد االجتما<br />
متر االجتماعات بثالثة مراحل أساسية يتقاسم األدوار<br />
<strong>في</strong>ها كل من قائد أو رئيس االجتماع وسكرتري االجتماع<br />
واألعضاء. وهذه المراحل هي:<br />
أوال :<br />
قبل اةعقاد االجتما<br />
إن من أعمال االجتماع الفعال تتم قبل<br />
انعقاده. وكثرياً ما حنضر اجتماعات ال نعرف السبب او<br />
اهلدف احملدد لعقدها أو أنه كان جملرد رغبة املدير يف طلب ذلك وقد يكون حلظة<br />
عقد االجتماع هي نفس اللحظة اليت فكر رئيس االجتماع يف عقده.<br />
%90<br />
هناك مجموعة من الترتيبات يجب مراعاتها عند اإلعداد ألي اجتماع<br />
)مسؤوليات قائد االجتماع قبل االنعقاد(:<br />
تحديد هدف االجتماع<br />
وموضوعاته<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
تحضير جدول األعمال<br />
تقع مسئولية تحضير جدول األعمال على عاتق رئيس االجتماع . ويجب أن<br />
يتوفر <strong>في</strong> جدول األعمال ما يلي:<br />
تاريخ ومكان وزمن االجتماع ومدته<br />
الهدف العام لالجتماع<br />
أسماء المدعوين. وأن أمكن دور كل منهم<br />
قائمة بالمواضيع التي سيتم مناقشتها<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
134
<strong>الوقت</strong> الذي سيتم توزيعه لمناقشة كل موضوع<br />
المهام والنشاطات الواجب أن يقوم بها كل عضو قبل االجتماع<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
ال تنسى أن توزع جدول األعمال قبل أسبوع من انعقاده. عليك التأكد أيضاً<br />
من استالم أعضاء الفريق جلدول األعمال قبل املوعد احملدد. تأكد أيضاً من توفر<br />
نسخ إضا<strong>في</strong>ة يف االجتماع يف حال نسيان أحد األعضاء إحضار نسخته.<br />
النقاط التالية تساعدك على إعداد جدول األعمال:<br />
اإلشارة باختصار لكل بند من بنود االجتماع<br />
الترتيب المنطقي للموضوعات المطروحة<br />
وضع البنود الصعبة التي تحتا لمناقشات عميقة <strong>في</strong> الثلث األوسط<br />
من وقت االجتماع<br />
المرونة <strong>في</strong> استيعاب أي مستجدات طارئة على مسودة جدول<br />
األعمال قبل إعداده بشكله النهائي<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
تحديد مكان االجتماع<br />
من حيث مالءمة وسهولة الوصول إليه وتناسب مساحة القاعة مع عدد<br />
األعضاء اجملتمعني. ولذلك ال بد لك من أن تسأل نفسك "هل هنالك عدد كاف<br />
من المقاعد؟ هل يتناسب المكان مع الهدف من االجتماع؟ هل اإلضاءة<br />
والحرارة والتبريد جميعها مناسبة؟".<br />
135
▪<br />
▪<br />
التأكد من جاهزية المعدات والمواد<br />
ال بد من التأكد من جاهزية كل من:<br />
أجهزة الصوت<br />
التدفئة أو التكييف واإلضاءة والتهوية.<br />
مقاعد وطاولة االجتماعات<br />
التجهيزات الكهربائية<br />
الخدمات المساندة / دورات المياه ، خدمات الهاتف … الخ<br />
القرطاسية واألقالم<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
تحديد المشاركون <strong>في</strong> االجتماع<br />
ال بد من معرفة مد إمكانية حضورهم أو السماح هلم بانتداب أشخاص<br />
عنهم. وكذلك ال بد من حتديد العدد املثايل لالجتماع. فمثالً يف جمال االجتماعات<br />
الداخلية يفضل أن يرتاوح عدد األعضاء ما بني أشخاص.<br />
9 –6<br />
▪<br />
تحديد موعد بدء وانتهاء االجتماع<br />
وذلك لتمكني أعضاء االجتماع من التفرغ حلضوره. وهنا ال بد من التحديد<br />
الدقيق للوقت األفضل لعقد االجتماع وكذلك يفضل أن يعقد االجتماع يف الفرتة<br />
الصباحية. كما يفضل أن ال يزيد وقت االجتماع عن دقيقة، وإذا كان ال بد من<br />
االستمرار يف االجتماع <strong>في</strong>فضل ختصيص وقت اسرتاحة، دون جعل وقت االنتهاء<br />
مفتوحاً ألن ذلك يلغي الرتكيز لد األفراد وجيعل أعصاهبم مشدودة.<br />
90<br />
136
▪<br />
النقاط التالية تساعدك على جعل االجتماع أقصر ما يمكن:<br />
أعلن عن وقت انتهاء االجتماع منذ بدء عقده<br />
أجعل بنود االجتماع متناسبة مع <strong>الوقت</strong> المخصص لها<br />
وزع األعمال ضمن أوقات محددة<br />
▪<br />
▪<br />
ضع ساعة أمامك لتذكرك ب<strong>الوقت</strong> المحدد<br />
تجهيز كافة القرطاسية المطلوبة<br />
لالنتهاء<br />
▪<br />
▪<br />
توزيع<br />
▪ جدول اعمال االجتماع قبل االجتماع بفترة كا<strong>في</strong>ة<br />
137
ثاةيا :<br />
▪<br />
أثةا، االجتما<br />
وهنا تظهر موهبة ومهارة رئيس االجتماع يف مد قدرته على االستفادة من<br />
الطاقات الكامنة من املشاركني وحثهم على النقاش وطرح اآلراء.<br />
النقاط التالية تمثل مسؤوليات رئيس االجتماع أثناء االنعقاد:<br />
بدء<br />
االجتماع <strong>في</strong> <strong>الوقت</strong> المحدد<br />
ال تعط فرصة للمجموعة للتعوّد على احلضور متأخراً . كن صارماً يف ذلك.<br />
كافئ األفراد الذين حيضرون باكراً أمام املتأخرين بكلمات مجيلة ومعربة.<br />
مراجعة جدول األعمال مع المجموعة<br />
تفويض أحد األشخاص بكتابة محضر االجتماع<br />
االنتقال من بند آلخر <strong>في</strong> جدول األعمال حسب تسلسل الموضوع<br />
عدم السماح بالخروج عن جدول األعمال<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
عدم ترك المجال ألي فرد<br />
باحتكار الحوار<br />
▪<br />
▪ تشجيع األعضاء على المشاركة <strong>في</strong> الحوار<br />
اإلصغاء<br />
▪ لكل ما يقال<br />
االتصال البصري لكامل المجموعة<br />
وفهم الرسائل غير اللفظية<br />
▪<br />
138
تشجيع التفاعل واحترام آراء اآلخرين<br />
إحكام السيطرة على الصراعات والعداوات<br />
تشجيع التحدث بصراحة وصدق<br />
اختتام االجتماع بتلخيص ما تم تحقيقه، وتوضيع الخطوات التالية<br />
لألعضاء<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
139
األسئلة<br />
التالية تساعدك على تقييم فعالية رئيس االجتماع:<br />
هل وضح<br />
قائد االجتماع الهدف من االجتماع<br />
▪<br />
هل عبر األعضاء عن آرائهم بحرية<br />
هل تم فحص اآلراء بشكل كاف قبل رفضها أو<br />
هل استغل وقت االجتماع بشكل جيد<br />
قبولها<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
هل تم حل االختالفات <strong>في</strong> وجهات النظر بصورة بناءة<br />
هل أصغى األعضاء لبعضهم البعض وبنو آ ارءهم على آراء<br />
اآلخرين<br />
هل ساد جو الثقة <strong>في</strong> االجتماعات<br />
هل شارك كل عضو بالحديث <strong>في</strong> كافة المواضيع<br />
هل كانت هنالك أحاديث جانبية بين المشاركين<br />
هل تم احتكار الحديث من قبل أشخاص معينين<br />
هل توفرت الروح اإليجابية واالحترام بين أعضاء الفريق<br />
هل اتسمت إدارة قائد االجتماع بالكفاءة والفعالية<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
140
هل أنب قائد االجتماع<br />
المتأخرين<br />
▪<br />
هل شجع قائد االجتماع على المشاركة واحترام اآلراء<br />
هل أعد قائد االجتماع جدول األعمال ووزعه على المشاركين<br />
هل راجع قائد االجتماع جدول األعمال مع المجموعة<br />
هل سمح قائد االجتماع بالخروج عن جدول األعمال<br />
هل لخص قائد االجتماع نتائج االجتماع<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
هل<br />
▪ سيطر على الصراعات والعداوات<br />
141
ثالثا: ما بعد االجتما<br />
ال ينتهي االجتماع مبجرد انتهاء <strong>الوقت</strong> املخصص له،<br />
تنجم عنها قرارات تتطلب تن<strong>في</strong>ذ ومتابعة ورمبا اجتماعاً آخر.<br />
بل هناك أمور مستمرة<br />
النقاط التالية تمثل مسؤوليات<br />
رئيس االجتماع بعد االنعقاد:<br />
▪<br />
▪<br />
كتابة محضر االجتماع<br />
وتشمل حماضر االجتماعات على خمتصر موجز لألحداث والقرارات اليت متت<br />
داخل قاعة االجتماعات دون التطرق إىل وصف لكافة تفاصيل االجتماع. وعادة ما<br />
يكلف سكرتري االجتماع بإعداد ذلك بالتنسيق والرجوع إىل رئيس االجتماع ألخذ<br />
موافقته النهائية على بنود احملضر.<br />
توزيع محضر االجتماع<br />
ال بد لرئيس االجتماع من التأكد أن األعمال والقرارات اليت مت االتفاق عليها<br />
خالل االجتماع تسري يف طريقها لإلجناز سواء من خالله أو بواسطة أشخاص<br />
يفوضهم للقيام بذلك.<br />
▪ المتابعة<br />
142
من الضروري ان يشتمل<br />
محضر االجتما<br />
محضر االجتماع على ما يلي:<br />
▪ االجتماع اسم<br />
مكان وزمان بدء وانتهاء<br />
االجتماع<br />
▪<br />
اسم ووظيفة رئيس االجتماع<br />
اسم ووظيفة كاتب المحضر<br />
توقيع األعضاء الذين حضروا االجتماع<br />
أسماء األشخاص الذين اعتذروا والذين تغيبوا عن االجتماع<br />
تلخيص لكل بنود االجتماع<br />
االقتراحات والتعديالت التي تمت على االجتماع<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
القرارات التي تم التوصل<br />
إليها<br />
▪<br />
األعمال التي تم االتفاق على إنجازها مع تحديد مواعيد اإلنجاز<br />
النهائية<br />
مكان وزمان االجتماع القادم<br />
▪<br />
▪<br />
143
مهارات إعداد محضر االجتما<br />
استعن بجدول أعمال االجتماع<br />
ذلك سيساعدك يف احلصول على األفكار الرئيسية لكتابة احملضر.<br />
ال تعزو كل قول إلى قائل محدد ما لم يكن مطلوب منك<br />
لخص ما تم االتفاق عليه دون اسهاب.<br />
حدد األشخاص المكل<strong>في</strong>ن بتن<strong>في</strong>ذ األعمال ومتى وأين سيتم<br />
ذلك.<br />
ذلك.<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
ابتعد عن األفعال المبينة للمجهول<br />
مثل "تم االتفا على، تمت دراسة المشاريع"، واستخدم الصيغ الفعلية<br />
املبنية للمعلوم مثل "وافقت اللجنة على، درست لجنة التخطيط المشاريع".<br />
راجع المحضر مع رئيس االجتماع قبل توزيعه على األعضاء<br />
أختصر الجمل بعبارات محددة<br />
تجنب الحوارات غير الضرورية<br />
مثل "قال فالن ، أفاد ، ناقش ، اقترح".<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
تجنب اللبس والغموض <strong>في</strong> العبارات<br />
كأن تقول مثالً "إن بعض المدراء يستاءون من النظام الجديد". بل وضح<br />
من هم هؤالء المدراء.<br />
144
ةموذج لمحضر اجتما<br />
اجتما تقييم مستو خدمة الهاتف<br />
المتةقل<br />
:<br />
:<br />
:<br />
:<br />
:<br />
:<br />
اليوم والتاريخ<br />
<strong>الوقت</strong><br />
رئيس االجتماع<br />
مكان االجتماع<br />
الحضور<br />
االعتذارات<br />
الغياب<br />
السبت<br />
2006/7/24<br />
من الساعة الثامنة وحىت التاسعة النصف صباحاً.<br />
مدير عام الشركة<br />
رئاسة الشركة / قاعة امللك عبد العزيز<br />
–<br />
–<br />
–<br />
–<br />
–<br />
–<br />
–<br />
–<br />
:<br />
الرئيس<br />
السيد علي عبد القادر نائب الرئيس<br />
السيد حممود السعيد مقرر االجتماع<br />
السيد رضاء األسعد نائب الرئيس للشؤون اإلدارية<br />
السيد كمال السامل نائب الرئيس للشؤون املالية<br />
السيد حممود أمحد نائب الرئيس للموارد البشرية<br />
السيد عبد اهلل عبد الرمحن نائب الرئيس لتقنية املعلومات<br />
السيد أمحد محدان نائب الرئيس للهاتف الثابت<br />
السيد خالد النافع السيد سعيد الغائب<br />
ال يوجد<br />
145
▪<br />
النقاط التي تم مناقشتها:<br />
الخدمة الجديدة مقارنة بالخدمات األخرى<br />
ارتفاع رسوم اشتراك<br />
قلة عدد المشاركين<br />
بسبب زيادة التكاليف على الشركة<br />
▪<br />
▪<br />
زيادة عدد الشكاوى المقدمة<br />
سرعة تمديد خط هاتف جوال مقارنة بالهواتف الثابتة<br />
قلة عدد الفواتير المسددة مقارنة بالهاتف الجوال بنسبة<br />
5ر2/1<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
جهة التن<strong>في</strong>ذ<br />
الدائرة املالية<br />
دائرة الشبكات<br />
دائرة العالقات<br />
العامة<br />
دائرة االستثمار<br />
سكرتري االجتماع<br />
<strong>الوقت</strong> المخصص<br />
2006/8/3 –8/14<br />
2006/9/0 –8/14<br />
2006/9/2 –8/13<br />
2006/12/2–9/13<br />
2006/10/9–7/25<br />
القرارات التي تم اتخاذها:<br />
القرار<br />
ختصيص رسوم فتح اخلط مقابل رفع رسوم<br />
االشرتاك الشهري<br />
توسيع الشبكة األرضية للهاتف اجلوال<br />
إصدار نشرات ودعايات خاصة خبدمات<br />
الشركة والتخ<strong>في</strong>ضات<br />
متابعة الشركات املنافسة والتعرف على<br />
اخلدمات اجلديدة وأسعارها<br />
يعقد ا الجتماع القادم يف القاعة الرئيسية<br />
بتاريخ<br />
2006/10/10<br />
توقيع مقرر االجتماع<br />
توقيع رئيس االجتماع<br />
146
كيف تايد من ةسبة الحضور<br />
احضر <strong>في</strong> <strong>الوقت</strong> المحدد<br />
وفر مواقف للسيارات<br />
أبدأ االجتماع واختمه <strong>في</strong> <strong>الوقت</strong><br />
المحدد<br />
زوّد األعضاء بنسخ من جدول<br />
األعمال<br />
أعقد االجتماع <strong>في</strong> المكان والزمان األكثر مالءمة لألعضاء<br />
جهز قاعة اجتماعات بكافة التجهيزات المناسبة<br />
قدم ضيافة مناسبة خالل فترات الراحة<br />
أذكر أسماء الغائبين <strong>في</strong> محضر االجتماع<br />
استبدل األشخاص الذين يتكرر غيابهم<br />
ادع لالجتماع اصحاب العالقة المباشرة<br />
اخلق جوا وديا ومهنيا <strong>في</strong> االجتماع<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
147
كيف تشجع األعضا، على الحضور <strong>في</strong> <strong>الوقت</strong> المحدد<br />
أحضر <strong>في</strong> <strong>الوقت</strong> المحدد<br />
برمج االجتماعات <strong>في</strong> أوقات ملفتة<br />
لالنتباه<br />
مثالً الساعة اخلامسة والسبع دقائق<br />
أبدأ االجتماع <strong>في</strong> <strong>الوقت</strong> المحدد وال<br />
تنتظر المتأخرين<br />
أغلق الباب عند بدء االجتماع<br />
ضع أهم النقاط <strong>في</strong> أرس جدول األعمال<br />
أنّب المتأخرين بطريقة إيجابية وبشكل فردي<br />
أطلب من األعضاء الملتزمين بالضغط على زمالئهم لإللتزام<br />
بالمواعيد<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
148
كيف تايد من أهميتك كعضو <strong>في</strong> االجتما<br />
أحضر <strong>في</strong> <strong>الوقت</strong> المحدد<br />
اجلس مقابل قائد االجتماع<br />
كن مستعدا<br />
شارك بإيجابية<br />
ال تحتكر النقاش<br />
أصغ جيدا<br />
تكلم بصوت واثق وواضح<br />
ال تخرج عن جدول األعمال<br />
أبنِ أفكارك على أفكار اآلخرين<br />
تحدى المجموعة بإيجابية<br />
ال تنتقد األشخاص بل أنتقد اآلراء<br />
ال تتحدث أحاديث جانبية<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
149
كن مستعدا للقيادة إذا ما تطلب األمر<br />
ابتسم ابتسامة الواثق وليس المتعالي<br />
أثن على آراء اآلخرين<br />
ال تتثاءب<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
▪<br />
150
الثامن الفصل<br />
اجتماعات العصف الذهةي<br />
تعترب اجتماعات العصف الذهين أسلوباً<br />
متميزاً لتطوير حلول متعددة ومبدعة للمشاكل.<br />
يركز هذا األسلوب على مشكلة حمددة ومن مث<br />
يتم السعي حنو الوصول إىل جمموعة كبرية من<br />
احللول الغريبة هلا.<br />
جيب أن تكون األفكار عامة ومتحررة<br />
كلما أمكن. من مث جيب تطويرها بشكل<br />
سريع. أنه أحد أساليب التفكري اجلانيب وهو<br />
مصمم للمساعدة على التخلص من منط<br />
التفكري االعتيادي والتحول إىل طريقة جديدة<br />
يف النظر إىل األمور. يف العادة يتم من خالل<br />
االجتماعات وذلك للحصول على اكرب قدر ممكن من األفكار.<br />
اجتماعات العصف الذهين طريقة للوصول إىل حلول خالقه وإبداعيه حلل املشاكل.<br />
تطبق من خالل الرتكيز على مشكلة معينه ومن مث يتم تقدمي اكرب قدر من احللول اليت<br />
قد تعترب يف بادئ األمر نادرة أو استثنائية من خالل طرح اكرب قدر من األفكار.<br />
أحد مناهج اجتماعات العصف الفكري هو بدء االجتماع بطرح مشكلة معينه<br />
ومن ثم توليد األفكار حلل هذه املشكلة. خالل االجتماع ال يسمح بانتقاد األفكار،<br />
إذ أن األساس هنا هو أن يفتح اجملال ألكرب قدر من األفكار والتخلص من األفكار<br />
حمددات املشكلة.<br />
املسبقة<br />
Preconceptions حول<br />
151
بعد أن يتم ذلك )توليد اكرب قدر من األفكار( تبدأ مرحلة حتليل واختيار أفضل<br />
احللول من خالل املزيد من العصف الذهين أو الطرق التقليدية<br />
األخر .<br />
ميكن القيام بالعصف الذهين من خالل األفراد أو اجلماعات أو كليهما.<br />
اجتماعات العصف الذهين الفردي ينتج عنه تقدمي عدد كبري من األفكار أكثر من<br />
تلك اليت تنتج عن العصف الذهين اجلماعي. لكنه يف نفس <strong>الوقت</strong> ال ينتج أفكاراً<br />
فعالة كاليت تنتج عن العصف الذهين اجلماعي. خاصة إذا ما تذكرنا بأن األفراد<br />
يفرتض بأن يقدموا أفكارهم حبرية وبدون خوف من االنتقاد ودون سيطرة أي من<br />
األفراد اآلخرين. باإلضافة إىل استخدام أفكار اآلخرين يف توليد أفكار جديدة.<br />
العصف الذهين اجلماعي يُنتج أفكاراً أكثر عمقاً وفعالية. ألن األفكار يتم<br />
تنقيتها من قبل أفراد اجملموعة أوالً ومن مث تقدميها. عادةً ما تكون األفكار املقدمة من<br />
اجملموعة اقل من تلك اليت تقدم من األفراد. إذ ميكن أن تؤدي إىل قمع أشخاص<br />
لطفاء وهادئني، يف نفس <strong>الوقت</strong>، مبدعني من خالل أشخاص مزعجني وغري<br />
مبدعني.<br />
ميكن تطبيق اجتماعات العصف الذهين الفردي واجلماعي معاً وذلك من خالل<br />
طرح مشكلة معينه على اجملموعة ومن مث القيام بالعصف الذهين بني اجملموعة نفسها<br />
ومن مث تقدمي األفكار بعد حتليلها وتقييمها من خالل اجملموعة يف اجتماع عصف<br />
فكري للمجموعات.<br />
152
طريقة استخدام<br />
اجتماعات العصف الذهةي<br />
•<br />
•<br />
•<br />
وجود<br />
قائد يمارس الرقابة والتوجيه<br />
يقوم القائد بدايةً بتوضيح اهلدف من االجتماع للمشاركني واملشكلة املراد حلها<br />
وتوعيتهم بقوانني اجتماعات الصف الذهين. جيب ان يشجّع القائد وحيمّس<br />
املشاركني على التصرف بإجيابية واحرتام آراء اآلخرين وإبداء آرائهم حبرية وراحة تامة.<br />
على القائد ان يوضح بأنه ال يسمح باحلديث املسهب وإمنا فقط طرح األفكار<br />
واحللول. ال يسمح القائد باالبتعاد عن موضوع االجتماع وحياول ان يوجهها حنو<br />
تطوير وإجياد احللول العملية.<br />
تعدد<br />
خبرات ومعارف المشاركين<br />
ان وجود أشخاص بنفس املؤهالت واخلربات والتجارب جيعل األفكار املقدمة<br />
موجهه باجتاه واحد أو بنوعية واحدة. أما تعدد خربات وجتارب وأمناط املشاركني فهو<br />
يؤدي إىل توليد عدد كبري من األفكار املبدعة والغريبة واملختلفة. فلو كان اهلدف من<br />
االجتماع إنتاج سلعة جديدة وكان مجيع املشاركني من العاملني يف التصنيع أو اإلنتاج<br />
فعلى األغلب فان معظم أفكار املشاركني ستكون متقاربة. أما إذا شارك أشخاص<br />
من العاملني يف تقنية املعلومات واملوارد البشرية والتسويق واملبيعات فعلى األغلب فان<br />
األفكار ستكون متنوعة وخمتلفة وقد تصل إىل اإلبداع خصوصاً ان هؤالء األشخاص<br />
يسمح هلم بتطوير أفكار زمالئهم العاملني يف اجملاالت املختلفة.<br />
األفكار جميع تسجيل<br />
أو على اللوح<br />
الورق لتحليلها وتقييمها<br />
يقوم القائد او من يفوضه بتسجيل مجيع األفكار اليت يتم يقدمها املشاركني<br />
بغض النظر عن أمهيتها او فائدهتا او ارتباطها باملوضوع. فمثال لو كانت املشكلة هي<br />
خت<strong>في</strong>ض تكاليف إنتاج سلعة معينة وكانت احد أفكار املشاركني هي "قتل رئيس<br />
153
الشركة" <strong>في</strong>تم تسجيل هذه الفكرة. من الضروري هنا ان يتم تسجيل األفكار يف لوح<br />
كبري او مكان واضح للجميع حىت يتسىن جلميع املشاركني رؤية األفكار.<br />
بعد ان يتم تسجيل مجيع أفكار املشاركني، واليت تكون يف العادة كثرية جداً، يتم<br />
التصويت الختيار أهم تلك األفكار. أحد الطرق امل<strong>في</strong>دة يف عملية التصويت هو<br />
ان يقوم كل مشارك باختيار أفضل مخسة أفكار من وجهة نظره ويقوم برتتيب أمهيتها<br />
حبيث يقوم بتوزيع الدرجات على األفكار كالتايل:<br />
ترتيب أمهية األفكار<br />
الدرجة املخصصة<br />
5<br />
4<br />
3<br />
2<br />
1<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
هذا يعين انه يتم ختصيص مخس درجات ألهم فكرة، وأربع درجات لثاين أهم<br />
فكرة وهكذا اىل ان يتم ختصيص درجة واحدة خلامس أهم فكرة.<br />
يقوم القائد بوضع الدرجات حسب توزيعها من قبل املشاركني جبانب كل فكرة.<br />
بالنهاية يتم مجع الدرجات اليت مت توزيعها لكل فكرة ليتم اختيار األفكار اليت<br />
حصلت على أعلى الدرجات.<br />
154
•<br />
•<br />
•<br />
•<br />
استخدام أفكار الزمالء وتطوير ها إلى أفكار أكثر إبداعا<br />
هنا تأيت أمهية تسجيل مجيع األفكار بغض النظر عن أمهيتها ويف مكان واضح<br />
للجميع والسبب هو إتاحة الفرصة للجميع برؤية أفكار اآلخرين واستخدام األفكار<br />
املسجلة لتطوير أفكار أكثر إبداعاً. فلو عدنا إىل فكرة "قتل رئيس الشركة" قد تُطور<br />
هذه الفكرة إىل أفكار أخر مثل "عزل رئيس الشركة" أو "تدريب رئيس الشركة"<br />
أو أية أفكار أخر قد يستنبطها اآلخرون من خالل التفكري يف هذه الفكرة.<br />
عدم السماح<br />
بانتقاد األفكار أو تقييمها<br />
ألن االنتقاد قد يؤدي إىل إحباط بعض األشخاص عن تقدمي أفكار غريبة<br />
وجديدة وقد تكون يف نفس <strong>الوقت</strong> أفكاراً خالقة ومبدعة. وبالتايل قد يؤدي إىل قتل<br />
روح التفكري اإلبداعي اليت هي الركن األساسي لعملية العصف الذهين.<br />
تشجيع المشاركين على االستمتاع <strong>في</strong> االجتماع<br />
كلما كانت بيئة االجتماع مرحية وممتعة يشارك <strong>في</strong>ها األعضاء جبو يتسم<br />
باالنفتاح والرتحيب يف اإلبداع كلما زادت فرص توليد وطرح عدد كبري من األفكار<br />
املبدعة واخلالقة.<br />
السماح للمشاركين برؤية بعضهم البعض<br />
االتصال البصري بني املشاركني خصوصاً إذا ما كان االجتماع يتسم باالنفتاح<br />
والرتحيب، يساهم يف توفري جو إجيايب من االتصال والتفاعل بني املشاركني. يفضل<br />
أن ال يزيد عدد املشاركني عن العدد األمثل هو<br />
20 و .15<br />
155
عدم الحصول على إجابات سريعة<br />
ألن اجلواب الصحيح سيظهر يف النهاية.<br />
ال يتم تحديد وقت معين لهذه االجتماعات<br />
الن جلسات العصف الذهين تنتهي بانتهاء أفكار املشاركني.<br />
•<br />
•<br />
من أهم<br />
إيجابيات اجتماعات العصف الذهةي<br />
•<br />
•<br />
•<br />
مشاركة الجميع<br />
إذ ان أسلوب االجتماع مبين على ان يقوم كل شخص بطرح أفكاره حلل<br />
املشكل كما بإمكانه ان يضيف على هذه األفكار تلك األفكار اليت استنبطها أو<br />
طورها من أفكار اآلخرين.<br />
موافقة الجميع على القرارات<br />
السبب طبعاً هو إهنم شاركوا مجيعاً يف اختاذ القرار. أما إذا مل يكن القرار الذي<br />
مت اختاذه مالئماً ألحد األشخاص فعليه ان يتقبله الن القرار مت التصويت عليه من<br />
قبل اجملموعة، وهو بالتايل قرار اجملموعة.<br />
أفكار كثيرة ومبدعة<br />
كما مت توضيحه فان أسلوب االجتماعات يشجع وحيفز على تقدمي اكرب قدر<br />
ممكن من األفكار باإلضافة إىل بناء أفكار من أفكار مت طرحها من قبل الزمالء. هذا<br />
جيعل كمية األفكار كبرية ويف نفس <strong>الوقت</strong> مبدعة.<br />
156
• متعة اكبر<br />
االستمتاع يف االجتماع من<br />
العام باالنفتاح واحلرية والراحة.<br />
أهم<br />
شروط االجتماع<br />
ألنه<br />
يُفضل ان يتسم اجلو<br />
•<br />
•<br />
ال إحراج<br />
للمشاركين<br />
ألنه كلما كانت األفكار غريبة وغري واقعية وغري اعتيادية، كلما دل على ان<br />
االجتماع ناجح فاهلدف منه توليد اكرب قدر ممكن من األفكار غري تقليدية.<br />
التجرد من األفكار المسبقة<br />
فاملطلوب من املشاركني طرح ما خيطر يف أذهاهنم يف وقت االجتماع وعدم<br />
االعتماد على أفكارهم املسبقة بل االعتماد على األفكار اليت يتم تقدميها يف<br />
االجتماع والعمل على تطويرها.<br />
أما سلبيات<br />
اجتماعات العصف الذهةي<br />
وقتا طويال.<br />
فهو اةه يستغرق<br />
157
158
Change language