You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Yazar<br />
Ragıp ERTUGRUL<br />
Petrol Ofisi A.Ş.<br />
Pazarlama Etkinlikleri ve Medya İlişkileri Müdürü<br />
Pazarlama Direktörlüğü<br />
ragipertugrul@gmail.com<br />
Kriz Ortamlarında<br />
ETKiNLiK YÖNETMEK<br />
〉<br />
İçinde bulunduğumuz ve kurumsal<br />
yapılar olarak her türlü<br />
faaliyetlerimizi yürütürken düşünmek<br />
zorunda olduğumuz ekonomik<br />
kriz dönemlerinde, çoğu<br />
yönetim tarafından etkinlikler<br />
en öncelikli vazgeçilebilecek işler<br />
kapsamında değerlendirilir.<br />
İster bayi toplantısı, ister lansman,<br />
ister bir workshop olsun aslında<br />
ekonomik krizden bağımsız<br />
olarak düşünüldüğünde etkinliklerin<br />
her biri kurum için gereklidir:<br />
Zira doğru bir amaç için tasarlanmıştır,<br />
doğru hedef kitleyi odağına<br />
almayı amaçlamıştır, iletişim stratejisi<br />
içinde önemli bir yeri vardır.<br />
İşin/projenin/ürünün/hizmetin<br />
yani etkinliğin tasarlanma nedenini<br />
oluşturan her ne ise, onun<br />
geleceği ve başarısı için etkinliğin<br />
yerine konulabilecek bir araç da<br />
yoktur üstelik. Ne bir bülten, ne<br />
bir röportaj, ne bir broşür, ne de<br />
bir reklam aynı etkiyi yaratmaktan<br />
uzaktır.<br />
Öyleyse, gelelim hem etkinlikleri<br />
askıya almadan hem yönetimi<br />
bu etkinlik yatırımını yapmaya<br />
ikna edip hem de kriz ortamında<br />
kurumun bütçesinde gedikler açmamak<br />
için yapılması gerekenlere…<br />
● Öncelikle etkinliğe ayrılabilecek<br />
tahmini bütçeyi belirlemekle<br />
işe başlamak... Bütçeyi ayırabileceğimizden<br />
yüksek tutmak bizi<br />
gerçeklikten uzaklaştırır. İşin<br />
yöneticileri, yapılacak etkinlikte<br />
kimlere nasıl ulaşılacağını, işin<br />
ne derece etkileyici anlatılacağını<br />
bilmek isterler. Bu da doğrudan<br />
bütçeyle bağlantılıdır. Öte yandan<br />
tedarikçiler de tekliflerini bütçeyle<br />
doğru orantılı olarak hazırlayacaklarından,<br />
bu durum hem yaratıcı<br />
çalışmalarını hem de teknik<br />
çizim ve planlarını daha fazla zaman<br />
daha fazla emek harcayarak<br />
detaylandırmalarına sebep olur.<br />
Oysa ne işin yöneticilerinin ne de<br />
tedarikçilerin beklentilerini olabileceğinden<br />
çok yükseğe taşımak<br />
bir fayda getirmez. Tahmini bütçe<br />
paylaşılmadan verilen ‘brief’ler<br />
her iki taraf için de zaman kaybı<br />
yaratır.<br />
● Etkinlik ajanslarına verilecek<br />
‘brief’i doğru hazırlamak... Brief,<br />
etkinliğin amacını, hedefini, iletişim<br />
kurulmak istenen kitlenin<br />
tanımını, hedef kitlede yaratılması<br />
amaçlanan algı değişimini,<br />
anahtar perfomans kriterlerini<br />
içermelidir. Brief ardından ajansların<br />
etkinlikle ilgili sorularını<br />
sormaları için bir ‘debrief’ toplantısı<br />
da yapılması firmaların<br />
yanlış yollarda cebelleşmesini<br />
engeller.<br />
● ‘Brief’i doğru tedarikçilerle<br />
paylaşmak... Zamanın verimli<br />
kullanılması açısından önemlidir.<br />
Günümüzde her tedarikçi her<br />
işi yapmaya muktedir olmasa da<br />
talip olabiliyor; matbaalar promosyon<br />
işine, promosyoncular<br />
organizasyon işine, organizasyon<br />
işi yapanlar doğrudan pazarlama<br />
aktivitelerine teklif vermekte beis<br />
görmüyor. Oysa yaratıcılığın, profesyonelliğin,<br />
dünyayı yakalamanın<br />
ve maliyet düşürmenin sırrı<br />
uzmanlaşmakta.<br />
● İşi alan ajanslardan teminat<br />
mektubu istemek... Ne büyüklükte<br />
bir bütçeyi yönetiyor olursak<br />
olalım, bir etkinliği olması gerekenden<br />
çok daha yüksek maliyetlerle<br />
gerçekleştirmek hem iş<br />
etiğimizin hem de kariyerimizin<br />
zedelenmesi anlamına gelir. Hele<br />
ki bu dönemde tedarikçilerimizin<br />
138
Change language