Bakalářská práce - Soukromá vysoká škola ekonomická Znojmo

SOUKROMÁ VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMICKÁ ZNOJMO s.r.o.Bakalářský studijní program:Ekonomika a managementStudijní obor:Účetnictví a finanční řízení podnikuVnitropodnikové směrnice pro účtování,právní úprava, účetní dokumentaceBAKALÁŘSKÁ PRÁCEAutor:Ivana KoukalováVedoucí bakalářské práce:Ing. Milada DandováZnojmo, duben 2009

AbstraktBakalářská práce zpracovává téma "Vnitropodnikové směrnice pro účtování, právníúprava, účetní dokumentace". První část je zaměřená na shrnutí teoretických poznatkůčerpaných především z platných legislativních předpisů a na vymezení základních pojmůupravujících oblast tvorby vnitropodnikových účetních směrnic.Obsahem praktické části je pak analýza vnitropodnikových směrnic pro účtování vespolečnosti ZNOJEMSKÉ STROJÍRNY, s.r.o., porovnání jejich současného stavu slegislativními požadavky, odhalení některých nedostatků a návrh konkrétních směrnic protento podnik.Klíčová slova:vnitropodnikové směrnice, účetnictví, účetní doklad, legislativa, společnost, náležitostisměrnic, odpovědnost, povinnostAbstractThis Bachelor thesis processes topic "The Internal Guidelines for Invoicing, LegalRegulations and Accounting Documentation." The first part is focused on the summary oftheoretical knowledge driven especially on valid legislative regulations and on definitionof basic terms which adjust the field of internal accounting guidelines.The content of the practical part is the analysis of internal regulations foraccounting in ZNOJEMSKE STROJIRNY, Ltd, then comparison of their current conditionwith legislative requirements, revelation of some deficiencies and suggestion of specificguidelines for this company.Keywords:internal guidelines, accounting, accountancy document, legislative, company, directiverequirements, responsibility, obligation

ProhlášeníProhlašuji, že jsem tuto bakalářskou práci vytvořila samostatně pod vedením Ing. MiladyDandové a že jsem v seznamu literatury uvedla všechny zdroje použité při zpracovánípráce.

ObsahÚvod ................................................................................................... 7Cíl práce a metodika ........................................................................ 81. Teoretické poznatky ................................................................. 91.1 Význam a smysl vnitropodnikových směrnic ...................................... 91.2 Právní úprava účetních vnitropodnikových směrnic .......................... 111.3 Směrnice vyžadované jinými předpisy ............................................... 141.4 Tvorba vnitropodnikových směrnic ................................................... 161.5 Úprava vnitropodnikových směrnic ................................................... 181.6 Nejčastěji používané vnitropodnikové směrnice ................................ 212. Praktická část .............................................................................. 312.1 Znojemské strojírny, s.r.o. jako zkoumaná firma ................................. 312.2 Potřeba tvorby vnitropodnikových směrnic .......................................... 332.3 Analýza současného stavu směrnic ve firmě ........................................ 342.4 Vnitropodnikové směrnice v podmínkách firmy .................................. 362.5 Návrhy směrnic včetně účetních předpisů ........................................... 37Závěr ................................................................................................ 73Použité zdroje .................................................................................. 74

ÚvodTéma bakalářské práce Vnitropodnikové směrnice pro účtování, právní úprava a účetnídokumentace jsem si zvolila proto, že tato oblast patří v mnohých účetních jednotkáchk těm, kterým není věnována dostatečná pozornost. Přitom existují takové směrnice,jejichž vydání je právním předpisem přímo vyžadováno. Mezi právní normy, z nichžvyplývá povinnost vést směrnice, patří zejména zákon o účetnictví, zákon o daníchz příjmů, obchodní zákoník a některé další předpisy. Opomíjením tvorbyvnitropodnikových směrnic se tak firma dopouští protizákonného jednání ať již úmyslněnebo z neznalosti legislativních předpisů.V této práci chci poukázat na všeobecnou potřebu vnitropodnikových směrnic ve firmě.Vnitropodnikové účetní směrnice jsou písemné dokumenty popisující a usměrňujícíčinnosti v podniku, které se pravidelně opakují. Směrnice lze členit z různých hledisek,podle činností, kterých se týkají, podle časového hlediska (směrnice dlouhodobéhocharakteru nebo jednorázové směrnice). Všechny vnitřní předpisy společně tvoří souborpravidel každé účetní jednotky, jsou součástí vnitřního řídícího a kontrolního systému apodnikové kultury vůbec. Tvoří oporu pro správné vedení účetnictví. Vhodné vymezeníodpovědností, povinností a pravomocí vede k odstranění neefektivních činností ak zavedení pevného řádu uvnitř organizace. Proto je velmi důležité, aby s obsahem těchtovnitropodnikových směrnic byli řádně a důkladně seznámeny všechny osoby, kterých sedaná oblast přímo týká. Neméně důležité je důsledné dodržování těchto předpisů a jejichpravidelná aktualizace vyplývající z častých změn legislativních předpisů, ale takéz vnitřních potřeb organizace.7

Cíl práce a metodikaPředmětem této bakalářské práce je tvorba vnitropodnikových směrnic pro účtování, kteréjsou základní podmínkou správného vedení účetnictví. Vnitropodnikovými směrnicemijsou upravovány zásady obsažené v obecně platných účetních předpisech podlekonkrétních podmínek firmy. Tvorba některých vnitropodnikových směrnic vyplývá přímoz těchto všeobecně závazných předpisů, tvorbu některých lze pak odvodit přímoz podnikatelské praxe dané účetní jednotky.Teoretická část vymezuje základní pojmy týkající se daného tématu, jsou zde uvedenynázory odborníků zabývajících se problematikou vnitropodnikových směrnic včetně citacíz literatury uvedené v seznamu. Tato část obsahuje rovněž výčet nejčastěji používanýchvnitropodnikových směrnic pro účtování a přehled základních právních předpisůzávazných pro každou účetní jednotku, která by měla tyto směrnice vytvářet.Základ praktické části tvoří zpracování poznatků získaných teoretickým studiempříslušných podkladů a materiálů. Tyto poznatky jsou základem pro jejich aplikaci vezkoumané firmě ZNOJEMSKÉ STROJÍRNY, s.r.o. Prostudování interních materiálů tétofirmy je klíčem ke konkrétním návrhům vnitropodnikových směrnic vzhledemk charakteru a specifickým aspektům činnosti, k cílům podnikatelských aktivit a dalšímpožadavkům stanovených vedením firmy.V této práci si kladu za cíl provést analýzu současného stavu vnitropodnikových směrnicfirmy ZNOJEMSKÉ STROJÍRNY, s.r.o. Na základě získaných teoretických poznatků avýsledků analýzy současného stavu pak doporučit vhodný systém pro tvorbu těchtosměrnic, navrhnout změny stávajících a tvorbu nových směrnic pro oblasti, které zatímnebyly ve firmě popsány. Dále pak eliminovat směrnice, které nemusí být v této účetníjednotce vytvářeny, protože pro ně neexistuje věcná náplň. Tyto návrhy tvořenéZNOJEMSKÝM STROJÍRNÁM, s.r.o. „na míru“ by pak měly přispět k celkovémuzlepšení podnikového řízení. Kvalitně zpracovaný systém vnitropodnikových směrnic setak stane základem bezproblémového fungování podniku a jeho prezentace v tržnímprostředí.8

1. Teoretické poznatky1.1 Význam a smysl vnitropodnikových směrnicKaždá účetní jednotka je povinna respektovat ustanovení zákona o účetnictví, §8ukládá účetním jednotkám povinnost vést účetnictví správně, úplně, průkazně,srozumitelně a způsobem zaručujícím trvalost záznamu. Přitom účetnictví je správnétehdy, jestliže je vedeno tak, že neodporuje tomuto zákonu a ostatním předpisům, anineobchází jejich účel. Toho dosahuje účetní jednotka dodržováním pravidel pevněstanovených zákonem a pravidel vydaných v rámci vlastní působnosti účetní jednotky,tato pravidla se nazývají vnitropodnikové směrnice (vnitřní směrnice, internísměrnice).Vnitropodnikové směrnice jsou ale jednou z nejvíce zanedbávaných oblastí v účetníchjednotkách. Jedním z důvodů je i to, že k jejich vypracování neexistují jasně dané azávazné postupy. Nechuť řídících pracovníků zabývat se sepisováním, schvalováním avydáváním vnitropodnikových předpisů, a následným dodržováním stanovenýchkritérií, často pramení i z neznalosti a nevědomosti. Povinnost vypracovat vnitřnísměrnice však vyplývá přímo (někdy i nepřímo) z textů některých ustanovenípříslušných zákonů a prováděcích předpisů, s odkazem na povinnost, nutnost čipotřebnost stanovit důležitá rozhodnutí, což lze interpretovat jako nařízení k vytvořenísměrnice. Základním předpokladem pro tvorbu těchto směrnic je tedy pouzeskutečnost, že mají být zpracovány v souladu se všemi platnými zákony a předpisy.Např. podle § 12 odst. 2 zákona o účetnictví jsou účetní jednotky povinny provádětúčetní zápisy průběžně v účetním období po vyhotovení účetního dokladu takovýmzpůsobem, který neohrozí splnění požadavků rovněž jiných právních předpisů. Kúčetnímu zápisu musí být připojen podpisový záznam osoby odpovědné za jehoprovedení, není-li shodný s podpisovým záznamem osoby odpovědné za zaúčtováníúčetního případu. Z toho je zřejmé, že v účetní jednotce musí být určitým předpisemvymezeno, která osoba je odpovědná za konkrétní druhy účetních případů a která zajejich řádné zaúčtování. Lze tedy konstatovat, že pokud v účetní jednotcevnitropodnikové směrnice chybí, je možné to považovat za porušení zákona z hlediskaprokázání správnosti používaných účetních postupů.9

Srovnáme-li zhodnocení významu vnitropodnikových směrnic různých autorůzabývajících se touto oblastí, docházíme v podstatě ke shodným závěrům, které jsouuvedeny v následujících odstavcích.Smyslem vnitřních účetních směrnic je podle Cardové (2008) aplikace zákonnýchnorem podle konkrétních podmínek firmy. Z variantního řešení, které platné předpisyumožňují, ale také předepisují, pak vybrat to nejvhodnější. Průkazně vedené účetnictvíje pak samozřejmě předpokladem úspěšného zvládnutí daňové kontroly.Jak uvádí Louša (2006), úloha vnitropodnikových směrnic spočívá v zajištěníjednotného metodického postupu při sledování skutečností nastalých v různýchvnitropodnikových útvarech a mají napomáhat při sestavování vnitropodnikovýchplánů. Tento jednotný postup musí být zajištěn i v čase, tj. vnitropodniková směrniceby měla přispět k zachování stejného postupu a stejného řešení obdobných situacív různých účetních obdobích. Kromě toho jednotný postup řešení stejných situací jepotřebný pro správné vyhodnocování těchto skutečností. Toto správné hodnocenívýsledků společnosti je nutným základem pro vytyčování dalších úkolů a prorozhodovací úlohy, kterými každý podnikatel zajišťuje ziskovost jeho podnikání. Vněkterých případech může takováto směrnice pomoci při prokazování správnostipostupu vedoucího ke stanovení daňového základu při jednání se správcem daně neboke zlepšení, zprůhlednění či zjednodušení auditu.Dle Kovalíkové (2008) je hlavním významem vnitropodnikových směrnic zajištěníjednotného metodického postupu při sledování skutečností a zachycováníhospodářských operací v různých vnitřních útvarech, a to ve stejném čase. Jednotnýpostup při řešení stejných operací je potřebný pro správné posuzování a hodnocenídaných skutečností v účetní jednotce jako celku. Dalším důvodem, proč mít dobřezpracované vnitřní směrnice, je mnohem jednodušší postup při kontrole účetnictvíprováděné pracovníky finančního úřadu. Praxe potvrzuje, že právě takový souborvytvořených směrnic, kterými se organizace při své činnosti řídí, jim poskytujedostatek potřebných informací a kontrolní řízení tak probíhá mnohem snadněji, rychlejia efektivněji.10

Hruška (2002) doplňuje, že vnitropodnikové písemnosti nemají sloužit pouze k účelusplnění povinností daných legislativou. Mohou (a měly by!) být především nástrojemzkvalitnění vnitřního řízení účetní jednotky. To se následně promítne do průhlednější,srozumitelnější a jednodušší vnitřní (bez ohledu na to, zda ve firmě působí vnitřníkontrolor či auditor) i vnější kontroly. Následně pak mohou posloužit ke zlepšení,zprůhlednění či zjednodušení auditu nebo daňové kontroly. Management může správněformulovanou vnitropodnikovou směrnicí prosadit své cíle a záměry. Naplňovánímlitery této písemnosti lze předejít obavám, že operace, které jsou jejím obsahempopsány, budou uskutečňovány neorganizovaně, zmateně nebo zbytečně. Pak postačíprovádět namátkové kontroly, zda průběh případu odpovídá stanoveným pravidlům.1.2 Právní úprava účetních vnitropodnikových směrnicZákladní pravidla účetnictví jsou vymezena zákonnou úpravou. Při výčtu legislativníchúprav lze tato pravidla seřadit podle významu následovně:1 - Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů2 - Vyhláška pro podnikatele č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů3 - České účetní standardy vymezující účetní metodiku dle konkrétních typů účetníchjednotek (nejsou sice závazné, ale pokud budeme respektovat postupy v nich uvedené,neměli bychom se dostat do rozporu se zákonem a vyhláškami)Je třeba konstatovat, že pokud zákon stanoví vydání vnitřního předpisu(vnitropodnikové směrnice), nemůže být účetnictví považováno za správné, jestližetakováto směrnice není vydána. Rozhodující jsou samozřejmě konkrétní podmínkyúčetní jednotky. Naprosto odlišné situace nastávají u drobných podnikatelů, kteří bezvětších problémů vše rozhodují sami a rychle nebo u velkých jednotek se složitýmiorganizačními strukturami, mnoha útvary a diferencovanými povinnostmi,pravomocemi a odpovědnostmi za jednotlivé oblasti.11

I když je úprava v oblasti účetnictví a daní velmi rozsáhlá připouští různá variantnířešení. Zákonné normy v řadě případů výslovně stanoví: „postup stanoví účetníjednotka ve svém vnitřním předpisu …“ nebo „kurs stanovený vnitřním předpisemúčetní jednotky …“ atd. Z některých předpisů lze však vhodnost či jistou povinnoststanovit vnitropodnikové principy a zásady odvodit pouze zprostředkovaně. Ovšem jakpodotýká Louša (2006), lze se často setkat s takovými směrnicemi, ve kterých jsoupouze citována ustanovení zákona, případně vyhlášky nebo standardů, někdy i se všemimožnými alternativami, aniž by bylo stanoveno, která z nich má být použita. Takovétosměrnice nenaplňují na ně kladené požadavky, protože opsání obecně platnýchpředpisů není a nemůže být vnitřní normou, a to ani když jsou tyto předpisy v posledníplatné právní úpravě. Vnitřní směrnice má upravovat postup stanovený pro tu kteroukonkrétní účetní jednotku, přičemž na pravidla daná obecným předpisem je možnépouze poukázat.Hruška (2002) dodává, že v účetních jednotkách často vznikají směrnice obsahujícíformulace heslovitých zásad, které jsou v konečném důsledku nepoužitelné, anebonaopak dlouhosáhlé citace ustanovení zákonů a opatření bez stanovení základníchzásad, kterými se účetní jednotka má řídit. Délkou a rozsahem se kvalita neprokazuje.Vždyť není smyslem opisovat celé pasáže zákonů nebo vyhlášek, které se často mění ajsou platné a závazné pouze obecně, bez jakékoliv možnosti stanovit konkrétnípodmínky pro danou účetní jednotku. Splnění povinnosti takovýmto způsobem jekrátkozraké, neúčinné a zbytečné.Vnitropodnikové směrnice by měly být každoročně revidovány a kontrolovány.Informace o použitých účetních metodách a zásadách, o kterých účetní jednotkarozhodne svým interním předpisem, se zveřejňují v příloze k účetní závěrce a musí býtv souladu s platnou legislativou. Ta se, bohužel, každoročně mění, a proto je třebavěnovat této oblasti zvýšenou pozornost a tyto změny včas do směrnic promítnout.Pokud je směrnice napsána obecněji, se zřetelem na podmínky dané účetní jednotky,zpravidla se tyto změny dotýkají samotných písemností jen okrajově. Záleží pak narozhodnutí účetní jednotky (podnikatele, firmy), zda stávající směrnice bude rušit anahrazovat novými nebo změny provádět číslovanými dodatky.12

Vnitropodnikovou směrnicí je vyjádřena vůle odpovědných pracovníků účetní jednotkypostupovat v určitých konkrétních situacích tak a ne jinak. Takto stanovené postupyplní úlohu pravidel, která jsou závazná pro všechny zaměstnance dané účetní jednotky,případně i pro pracovníky, kteří zajišťují účetnictví společnosti a nejsou jejímizaměstnanci. Schvalovány by měly být nejvyšším odpovědným pracovníkem pro danýstupeň pravomocí. Obvykle bývá touto osobou majitel firmy, jednatel nebo ředitel.Nepochybně je třeba rozlišovat i váhu jednotlivých písemností a rozhodnutí. Je-liúčetní jednotka většího rozsahu, pravomoci k rozhodování o některých aktivitách bývádelegována na nižší vedoucí.Nedodržení vnitřních pravidel a postupů může být považováno za závažné porušenípracovní kázně. Je tedy nezbytně nutné zabezpečit v účetní jednotce seznámenípříslušných zaměstnanců s vydanými směrnicemi. Rozhodujícím se tak stává obsah auvedení pravidel a postupů do praxe. Není proto důležité jakým způsobem je směrniceformálně napsána, na jakém médiu vydána. Jak tvrdí Hruška (2002), sebelépe grafickya literárně dokonalé dílo je k ničemu, pokud se pracovníci účetní jednotky toutosměrnicí neřídí. Pokud si takovýto pokyn ani nepřečtou, potom myšlenka a záměrvnitropodnikových směrnic pozbývá smyslu a významu.V neposlední řadě je třeba podotknout, že vnitropodnikové směrnice působí také jakoochrana vedení firmy v tom, že provedla vše pro to, aby bylo postupováno řízenýmzpůsobem a v souladu s platnou legislativou. Při tvorbě směrnic je třeba mít na myslikrizovou situaci, kdy je tento dokument v rukou soudce, který rozhoduje o vině činevině zúčastněných stran na vzniklém sporu. Je vhodné mít na paměti, že protistranamůže usilovat o zpochybnění například v tom, že původně zněla směrnice jinak, nebože nebyla v inkriminované době vůbec vydána. Pokud je účetní jednotka dobře aodpovědně řízena, dokáže předem vyloučit i takové alternativy.13

1.3 Směrnice vyžadované jinými předpisyKromě vnitropodnikových směrnic, které jsou nařízeny Zákonem o účetnictví,případně některým z Českých účetních standardů, kdy lze pouze podrobněji rozvádětjejich ustanovení a stanovovat praktické zásady, termíny a osoby zodpovědné za jejichnaplňování, existuje řada dalších případů, které mohou v průběhu činnosti účetníjednotky nastat, a které by měly vnitřní směrnice upravovat. Vzhledem k tomu, žetématem této bakalářské práce jsou vnitropodnikové směrnice pro účtování, pro které jezákladním předpisem Zákon o účetnictví, dále Vyhláška pro podnikatele a České účetnístandardy, budou zde následující legislativní předpisy, ze kterých lze čerpat při tvorběsměrnic, uvedeny alespoň v takových souvislostech, které poměrně úzce souvisí s pracíúčetních.Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, obsahuje některáustanovení, která lze kolektivní smlouvou nebo vnitřním předpisem upravovat. Od roku2008 jsou v zákoníku práce obsaženy i cestovní náhrady, které jsou upravovány vnitřnísměrnicí snad v každé organizaci. Zaměstnavatel zde určuje částky stravného, kterébude poskytovat svým zaměstnancům při služebních cestách. Pokud by však nemělvypracovanou tuto vnitřní směrnici, musel by určovat výši stravného pro každouslužební cestu jednotlivě.V zákoníku práce najdeme též §133, který ukládá zaměstnavateli poskytovatzaměstnancům osobní ochranné pracovní prostředky, dále je jim povinen poskytovatmycí, čistící a dezinfekční prostředky na základě rozsahu znečištění zaměstnanců připráci a též ochranné nápoje. Zákoník práce konečně stanoví, že osobní ochrannépracovní prostředky, mycí, čistící a dezinfekční prostředky a ochranné nápoje poskytnezaměstnavatel zaměstnanci bezplatně podle vlastního seznamu zpracovaného nazákladě vyhodnocení rizik a konkrétních podmínek práce. Účetní pracovníci se pakmusí tímto seznamem řídit při směrování nákladů z hlediska daňové uznatelnosti.Protože takový seznam musí být nějakým způsobem formálně vyhlášen, lze tvrdit, žemusí být vydán formou vnitropodnikové směrnice.Zákon o daních z příjmů č. 586/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů, §6 – tímtoustanovením se dala zaměstnavateli možnost stanovit paušály pro poskytování náhrad14

za udržování stejnokrojů, pracovního oblečení a ochranných pracovních prostředků,dále za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon prácepodle § 131 zákoníku práce. Zákon o daních z příjmů tímto ustanovením stanovízákladní pravidla, která je nutno dodržet proto, aby použité paušální náhrady bylomožno uplatnit v daňovém řízení.Zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů. Podle tohotopředpisu jsou vytvářeny směrnice, kterými se řídí činnost podnikatelských jednotek,právnických osob. Tato směrnice bývá často nazývána Status účetní jednotky a jejímizákladními dokumenty mohou být některé z následujících listin:- společenská smlouva- zakladatelská smlouva, zakladatelská listina- notářský zápis s usnesením ustavující valné hromady společnosti- stanovyV těchto listinách by mělo být upraveno:- výše vkladů jednotlivých společníků- ocenění případného nepeněžitého vkladu- způsob náhrady nesplacené části nepeněžního vkladu- rozhodnutí o stanovení výše vypořádacího podílu- stanovení výše obchodního podílu- splatnost a způsob výplaty vypořádacího podílu- způsob jmenování likvidátora- práva a povinnosti společníků- výše úroku ze včas nesplaceného vkladu, případně jiné důsledky- pověření společníků k vedení společnosti- určení výše příplatků mimo základní kapitál- rozdělení likvidačního zůstatku- povinnost a způsob úhrady ztráty a rozdělení zisku- termín splatnosti dividend a úhrada nákladů s tím spojených- ovládací smlouva a smlouva o převodu zisku- způsob tvorby rezervního (nedělitelného) fondu a jeho výše- způsob tvorby ostatních fondů15

Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty ve znění pozdějších předpisůZákon č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů,ve znění pozdějších předpisůZákon č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, ve znění pozdějších předpisůZákon č. 16/1993 Sb., o dani silniční, ve znění pozdějších předpisůZákon č. 219/1995 Sb., devizový zákon, ve znění pozdějších předpisůZákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisůČeské účetní standardy pro podnikatele1.4 Tvorba vnitropodnikových směrnicSměrnice lze uspořádat do jednoho uceleného souboru, nebo mohou být vytvářenysamostatně. Pod jakým názvem budou vydávány není tak podstatné. Záleží na každéúčetní jednotce, jaké označení zvolí. Směrnice mohou být vydávány zejména jako:- metodické směrnice- organizační směrnice- vnitřní /vnitropodnikové směrnice- pokyny vedoucího pracovníka- oběžníky- příkazy, nařízení, rozhodnutíObvykle se ve větších podnicích vyskytuje několik názvů písemností, podle povahy adůležitosti. Směrnice bývá vnitropodnikovým předpisem s nejvyšší vahou a delšíplatností. Pokyn, rozhodnutí nebo nařízení jsou pak vydávány pro jednorázové anahodilé akce, které reagují na změny v kratším časovém úseku. Pokud si ale účetníjednotka zvolí určitý název, měla by následně v tomto označení pokračovat. Nověvydávané směrnice je vhodné číslovat vzestupně, s uvedením platného účetníhoobdobí. Ve větších podnicích bývá zavedena i jednotná grafická úprava. O tu se starajíspecializovaná oddělení, která vydávají, kontroluji a ve spolupráci s odbornýmipracovníky aktualizují popisované písemnosti. Tento postup však není použitelný umalé účetní jednotky. Té stačí zahrnout informace a postupy do jedné vnitropodnikovésměrnice.16

Potřeba vnitropodnikových směrnic by měla vyplývat z vnitřní potřeby každé účetníjednotky, která si jejich tvorbu přizpůsobí konkrétní činnosti, situaci a používanýmpostupům. Není totiž možné vypracovat absolutně jednotný vzor vnitřních směrnic,který by se dal použít stejně v každé organizaci.Jak již bylo řečeno, podstatným je obsah vnitropodnikových směrnic. Obvykle toznamená stanovení metodiky postupu a určení osob, které budou odpovídat za jejichdodržování, osob odpovědných za udržování směrnic v aktuálním stavu, rozsah a dobujejich platnosti a určení odpovědnosti za kontrolu jejich dodržování. Je třeba, aby tytosměrnice nezůstaly pouze na papíře, ale aby byly živým dokumentem, podle kterého jepostupováno, který je pro pracovníky vodítkem v situacích, kdy potřebují znát, jak jev účetní jednotce pro určitý případ řešen metodický postup a je-li zjištěno, že potřebnýpostup dosud neupravují, musí být zajištěno jejich doplnění nebo provedení případnéobměny, pokud již nevyhovují.Kovalíková (2008) doporučuje, aby byla většina směrnic sestavena minimálně ze dvoučástí. V první obecné části je vhodné uvést předpisy, na základě kterých je směrnicevytvořena, a současně je užitečné uvést i určitou citaci příslušných předpisů. To z tohodůvodu, aby každý, kdo v účetní jednotce bude postupovat podle příslušné směrnice,měl tyto citace uvedené přímo a nemusel je pracně vyhledávat. Pokud budou citacevztahujících se předpisů uvedeny přímo v konkrétní směrnici, pochopí každý mnohemlépe její smysl a zároveň i důvod, proč je daná směrnice vytvořena.Druhá část se má týkat již konkrétního postupu v účetní jednotce. Není na škodupřipomenout, že nikdy by směrnice neměla být pouze obecným konstatovánímprávních předpisů.Kovalíková (2008) též upozorňuje na skutečnost, že určité vnitřní směrnice by mělamít vytvořena i fyzická osoba – podnikatel, a to za předpokladu, že je účetní jednotkou,samozřejmě v rozsahu upraveném podle činnosti svého podnikání.17

1.5 Úprava vnitropodnikových směrnicHruška (2002) uvádí ve své publikaci obecný návod pro tvorbu směrnic. Každýtakovýto písemný materiál by měl obsahovat jednotnou hlavičku či záhlaví. Tyto údajejsou důležité například z důvodu nezpochybnitelnosti platnosti či data účinnosti,nemluvě o identifikaci toho, co materiál popisuje.Údaje, které mohou být v hlavičce obsaženy:- název účetní jednotky – musí být nesporné, že se daná směrnice týká vymezenéhopodnikatelského subjektu a není možná záměna či jiné zpochybnění, např. přikontrole finančního úřadu- datum a místo vydání – den a místo, kdy a kde byla směrnice sepsána (pozor,datum nemusí být shodný s dnem účinnosti!)- název písemnosti a její číselné (jednoznačné) označení – název může být libovolný,záleží na úvaze a zvyklostech každé účetní jednotky. Jedinečné číselné určení musíbýt zcela nezaměnitelné. Např.:= Směrnice č. 1/2009 ředitele společnosti- název směrnice – jde o identifikaci a rozlišení, o čem směrnice hovoří- schválení – na každé vnitropodnikové směrnici musí být podpis (podpisovýzáznam) osoby schvalující danou směrnici. Tímto stvrzením se přikazuje dodržovatdaná pravidla. Touto osobou může být např. majitel, jednatel, ředitel firmy, hlavníúčetní atd., tedy osoba s přidělenou pravomocí přikázat a rozhodnout o danéproblematice.- revize – každá směrnice během času zastará a je třeba vydat směrnici novou čipozměněnou. Údaj pod tímto označením by měl udávat číslo revize, aby bylozřejmé, o kolikáté novelizované vydání se jedná. Bylo by asi nepraktické anepřehledné vydávat každou novelu pod zcela novým číslem.- změněné stránky – v případě menších oprav a zásahů není nutné vydávat celousměrnici znovu. Pokud dochází k úpravám například na jedné stránce, je jistěekonomičtější a jednodušší vyměnit pouze tuto jedinou stránku.18

- účinnost – velice důležitý údaj, podle kterého se řídí například finanční kontrola čiauditor. Je samozřejmé, že změny vyvolané novelami zákonů musí být v souladus účinností vnitropodnikových směrnic každé účetní jednotky.- vypracoval – informace, kdo danou směrnici vypracoval. Tato osoba by měla býtuvedena pro případ nejasností. Na ni se ostatní pracovníci budou obracet v případěřešení problémů. Uvedený pracovník by měl mít na starosti tuto normu po celoudobu její „životnosti“, tzn. sledovat legislativní i vnitropodnikové změny a iniciovat(sám vypracovávat) aktualizace a revize.- vydal – pokud má ve větších účetních jednotkách na starosti vydávánívnitropodnikových směrnic jeden útvar (či jedna osoba), mělo by to být zdeuvedeno. Tento útvar (pověřený pracovník) by měl archivovat tyto písemnosti i poskončení aktuální platnosti (stanovenou dobu).- kontrola – tu provádí nadřízený pracovníka, který směrnici vypracoval (pokud tonení stejná osoba). Pokud směrnici připravuje například hlavní účetní (či účetnímetodik), před definitivním schválením ředitele společnosti by správnostpísemnosti měl schválit parafou např. finanční ředitel. Tato praxe ale může býtv každé jednotce odlišná a je třeba dodržovat zavedená interní pravidla.- vyřizuje – zodpovídá – li za danou problematiku jiná osoba než ta, která směrnicivypracovala, měla by zde být uvedena. Opět záleží na velikosti, organizačnístruktuře a mechanismu každé účetní jednotky.- rozdělovník – jde o informaci o tom, kdo danou směrnici obdrží, kolik exemplářůse bude vydávat. Ve větších podnicích jsou tyto rozdělovníky vymezeny dledůležitosti a významnosti dané písemnosti.Výše uvedené skutečnosti nemusí být na každé vnitropodnikové směrnici, v každé účetníjednotce19

Vzor záhlaví (hlavičky) vnitropodnikové směrniceZNOJEMSKÉ STROJÍRNY, s.r.o. Znojmo 1.1.2009Vzor záhlaví (hlavička) vnitropodnikové směrniceV N I T R O P O D N I K O V Á S M Ě R N I C E č. 1/2009ředitele společnostiNázev: Oběh účetních dokladůSchválil: Ing. Sigmund Josefředitel společnostiRevize: 1Změněné stránky:Účinnost:Vypracoval:Vyřizuje:Vydal:Kontrola:revize celé směrnicednem vydáníekonomický úsekIvana Koukalová, hlavní účetníodbor informační soustavyIng. Kala Ladislav, ekonomický ředitelRozdělovník:ŘS,OÚ,EÚ, EIS, MTZ, VÚ20

1.6 Nejčastěji používané vnitropodnikové směrniceSrovnáme-li publikované materiály Kovalíkové (2008), Cardové (2008) a Louši(2006), můžeme uvést výčet nejčastěji používaných vnitropodnikových směrnic proúčtování, které podnikatelské subjekty vytvářejí. Všichni výše jmenovaní autoři tvrdí,že právě tyto směrnice by měly tvořit základ metodiky účtování v každé účetníjednotce a přispívat tak k dodržování legislativních požadavků kladených na vedeníúčetnictví, ale i požadavků stanovených vedením firmy.Nejčastěji používané účetní vnitropodnikové směrnice u podnikatelských subjektů:1. Systém zpracování účetnictví, účetní metody2. Účtový rozvrh3. Oběh účetních dokladů včetně podpisových záznamů odpovědných osob4. Oceňování majetku a závazků5. Cenné papíry a podíly6. Dlouhodobý majetek a jeho evidence – odpisový plán, zařazovací a vyřazovacíprotokoly, úpravy majetku, technické zhodnocení, rekonstrukce, modernizace7. Drobný majetek a jeho evidence8. Zásoby – oceňování, evidence, účtování, stanovení norem přirozených úbytků aztratného zásob9. Zásady pro časové rozlišení nákladů a výnosů10. Zásady pro tvorbu dohadných položek11. Zásady pro tvorbu a používání opravných položek12. Zásady pro tvorbu a používání rezerv13. Zásady pro vedení pokladny14. Používání cizích měn, kurzy a kurzové rozdíly15. Inventarizace majetku a závazků16. Harmonogram účetní závěrky17. Úschova účetních záznamů, archivace dokladůSměrnice, které souvisí s nároky zaměstnanců podle zákoníku práce:18. Pracovní cesty, cestovní náhrady19. Poskytování osobních ochranných pracovních prostředků20. Stravování zaměstnanců21

Cardová (2008) a Kovalíková (2008) uvádějí ve svých materiálech popis obecných částíjednotlivých vnitropodnikových směrnic takto:1. Systém zpracování účetnictví, účetní metodyTento vnitřní předpis vytváří systém zpracování účetnictví v účetní jednotce a podmiňujeúplnost a průkaznost účetnictví. Zpravidla je účetnictví zpracováno na základěprogramového vybavení na počítači.Obsahem předpisu by měly být zejména:- používaný účetní program – název programu, uvedení autorské firmy, způsobzabezpečení aktualizace a servisu- projekčně programová dokumentace – alespoň uživatelská příručka, popisujícípráci s programem z hlediska uživatele, algoritmy automaticky prováděných prací avýpočtů, navazující agendy a jejich vzájemné propojení- seznam účetních knih – deník (nebo deníky), hlavní kniha, knihy analytických apodrozvahových účtů- seznam ostatních počítačových sestav – rozvedení způsobu a účelu jejichpoužívání, případně uvedení odpovědné osoby- dokladové řady – pro jednotlivé typy účetních dokladů (přijaté doklady-tuzemsko,EU, zahraničí, vystavené doklady-tuzemsko, EU, zahraničí, bankovní doklady dlejednotlivých bankovních účtů, pokladní doklady dle jednotlivých pokladen, vnitřnídoklady)2. Účtový rozvrhÚčtový předpis zpracovává každá firma na základě směrné účtové osnovy vydanéMinisterstvem financí a může být buď samostatným vnitřním předpisem nebo součástípředchozí směrnice. Při vytváření vhodných syntetických a analytických účtů je třebarespektovat požadavky pro výkaznictví směrem navenek, ale i pro vlastní potřeby každéfirmy.Hlavním hlediskem pro správné zachycení účetních operací je dělení účtů na:- rozvahové – jedná se o účty pomocí nichž se zachycují a sledují stavy a pohybyaktiv a pasiv- výsledkové – na těchto účtech se sledují náklady a výnosy účetní jednotky- závěrkové – slouží k uzavření a otevření účtů rozvahových a výsledkových22

- podrozvahové – zde se sledují důležité skutečnosti jak pro účetní jednotky, tak i protřetí osobyOperace na výše uvedených účtech zachycuje účetní jednotka na syntetických účtechvytvořených k jednotlivým účtovým skupinám v rámci jednotlivých účtových tříd.Syntetický účet – na těchto účtech se zachycuje stav a pohyb majetku a jiných aktiv,závazků a jiných pasiv, nákladů a výnosů a výsledek hospodaření.Tyto účty se dále dělí na účty analytické.Analytický účet – jedná se o podrobnější rozvedení údajů uvedených na účtechsyntetických. Dalším kritériem pro stanovení analytických účtů je hledisko daňové.3. Oběh účetních dokladů včetně podpisových záznamů odpovědných osobOběh účetních dokladů:- prokazuje postup předávání dokladů od jejich vyhotovení až po jejich archivaci- vymezuje oprávnění a odpovědnost osob za ověření věcné i formální správnosti- uvádí návaznost pracovních postupů, včetně lhůt předávání dokladů mezijednotlivými pracovišti (pracovníky)Součástí tohoto vnitřního firemního předpisu jsou:- fáze oběhu konkrétních účetních dokladů – obdržení (vystavení) dokladů, třídění,číslování (dle dokladových řad), ověření věcné správnosti a podpisový záznamodpovědné osoby za věcnou správnost případu, ověření formální správnosti, určeníúčtovacího předpisu, zaúčtování- úschova účetních dokladů v běžném roce, archivace, skartace – místnost archivu,případně objekt, osoba zodpovědná za vedení archivu, způsob uspořádání aoznačení účetních záznamů předávaných do archivu, způsob a termíny propředávání účetních záznamů do archivu, způsob vypůjčování účetních záznamůz archivu a jejich vracení do archivu, skartační řád- vymezení odpovědnosti za oběh příslušných dokladů- podpisový řád- smlouvy o hmotné odpovědnosti23

4. Oceňování majetku a závazkůMajetek a závazky se oceňují:- k okamžiku uskutečnění účetního případu (v průběhu účetního období), ve vnitřnímpředpisu je vhodné vymezit použitou cenu pro jednotlivý majetek a závazky –zejména:+ pořizovací cenu (složky pořizovací ceny)+ vlastní náklady (skutečné nebo kalkulované a jejich strukturu)+ reprodukční pořizovací cenu (její stanovení, zjištění)+ jmenovitou hodnotu+ ocenění při prodeji (úbytku) zásob, cenných papírů stejného druhu, tj. váženýaritmetický průměr, FIFO apod.+ ocenění reálnou hodnotou – způsob stanovení reálné hodnoty, její změny běhemúčetního období+ přepočet cizí měny na českou – používaný kurz pro jednotlivé typy dokladů,vymezení okamžiku pro přepočet dle jednotlivých typů dokladů+ ocenění při nabytí více než jedné položky majetku (stanovení metody ocenění)ke konci rozvahového dne – k tomuto okamžiku je třeba:+ v souladu se zásadou opatrnosti vytvořit opravné položky k majetku, rezervy+ provést ocenění reálnou hodnotou (popis použitého oceňovacího modelu)+ provést ocenění ekvivalencí u podílů, které představují účast s rozhodujícímvlivem nebo podstatným vlivem+ přepočíst cizí měnu na českou pro vyjmenovaný majetek a závazky dle ZoÚ5. Cenné papíry a podílyInterně je třeba stanovit zejména:- vymezení cenných papírů a podílů- způsob stanovení reálné hodnoty příslušného majetku a závazků- popis použitého oceňovacího modelu při ocenění cenných papírů a derivátů reálnouhodnotou- změny reálné hodnoty včetně změn v ocenění podílu ekvivalencí podle jednotlivýchdruhů finančního majetku a způsob jejich zaúčtováníPokud nebyl cenný papír, podíl a derivát oceněn reálnou hodnotou nebo ekvivalencí, uvedeúčetní jednotka důvody a případnou výši opravné položky např. při znehodnocení.24

6. Dlouhodobý majetek a jeho evidence – odpisový plán, zařazovací a vyřazovacíprotokoly, úpravy majetku, technické zhodnocení, rekonstrukce, modernizaceVnitřní firemní předpis o dlouhodobém majetku je vhodné rozdělit na dva předpisy.Samostatně řešit dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek a samostatně uvést dlouhodobýfinanční majetek. Ve vnitřním předpisu o dlouhodobém hmotném a nehmotném majetku jevhodné vymezit zejména ty oblasti, kde pravidla zákona připouštějí variantní řešení.Základní bodová struktura:- vymezení dlouhodobého majetku – u nehmotného i movitého hmotného majetku jetřeba stanovit cenovou hranici, od které se konkrétní majetek řadí do majetkudlouhodobého- pořízení dlouhodobého majetku – je třeba rozhodnout o použití účtů skupiny 04- ocenění majetku – dle způsobu pořízení v souladu s vnitřním firemním předpisem ooceňování- technické zhodnocení – rozhodnutí, zda a na jakém účtu se budou sledovat nákladyna technické zhodnocení do výše limitu na jednom majetku za jedno období nebo,zda budou veškeré náklady charakteru technického zhodnocení vždy zvyšovat cenupříslušného majetku- postup při zařazení a vyřazení dlouhodobého majetku – dlouhodobým nehmotnýma hmotným majetkem se stává pořizovaný majetek uvedený do stavu způsobiléhok užívání – je třeba rozhodnout o prokázání momentu zařazení do užívání,například na základě protokolu o zařazení do užívání (obdobně je tomu připrokázání momentu vyřazení majetku na základě protokolu o jeho vyřazení)- odpisový plán – rozhodnout pro konkrétní majetek o jeho účetních a daňovýchodpisech a o postupu při případném přerušení daňového odpisování- případné změny ve způsobu oceňování a odpisování – z pohledu účetních předpisůby k tomu mělo docházet pouze ve výjimečných případech, z pohledu daňovýchpředpisů se postupuje v souladu se změnami zákonů, vhodné je uvedení postupu přizměnách v daňovém odpisování již zařazeného majetku- inventarizace dlouhodobého majetku musí probíhat v souladu s vnitřním předpisemo inventarizaci jedenkrát ročně, v rámci inventarizace je ověřován nejen stavmajetku vykázaný v účetnictví se skutečností, ale posuzuje se i výše oceněnímajetku25

7. Drobný majetek a jeho evidencePořízení drobného majetku nepodléhající zařazení jako majetek dlouhodobý. Pokudcena jednotlivého pořizovaného kusu nepřevyšuje cenu stanovenou jako limitní prodlouhodobý majetek, bude se tento majetek účtovat přímo do spotřeby (na nákladovéúčty). Je třeba přesně vymezit, jaký druh majetku bude považován za drobný.8. Zásoby – oceňování, evidence, účtováníVe vnitřním předpise o zásobách je třeba stanovit zejména:- vymezení zásob – je vhodné uvést zásoby, o kterých firma účtuje, zejménaanalytické členění skladového materiálu (základní suroviny, obaly, náhradní díly),dále vymezit nedokončenou výrobu, případně i polotovary vlastní výroby, hotovévýrobky a také skladované zboží- účtování o zásobách – zásoby je možno účtovat způsobem A (průběžnýmzpůsobem), způsobem B (periodickým způsobem), případně je možné oba způsobyzkombinovat, je proto nutné rozhodnout, které zásoby a jakým způsobem budemeúčtovat, u způsobu A o použití účtu pořízení (11, 13) a dále jak často a jakýmzpůsobem budeme účtovat o přírůstcích a úbytcích zásob vlastní výroby- oceňování zásob při pořízení (pořizovací cena, vlastní náklady, reprodukčnípořizovací cena), při vyskladnění (FIFO, vážený aritmetický průměr, pevnáskladová cena a odchylky)- inventarizace zásob musí probíhat v souladu s vnitřním předpisem o inventarizacijedenkrát ročně (inventarizace zásob může být periodická, průběžná, předcházejícíinventura zásob může být fyzická nebo dokladová, termíny inventury fyzickémohou být variantní dle zákona o účetnictví)- stanovení norem přirozených úbytků zásob – pokud přichází ve firmě v úvahu, jetřeba stanovit pravidla pro zjištění norem přirozených úbytků, včetně jejichaktualizace9. Zásady pro časové rozlišení nákladů a výnosůVnitřním předpisem je vhodné:- stanovit konkrétní tituly časového rozlišení nákladů a výnosů+ náklady příštích období+ komplexní náklady příštích období26

+ příjmy příštích období+ výdaje příštích období+ výnosy příštích období- rozhodnout o časovém rozlišení nevýznamných a pravidelně se opakujících výdajů,popř. příjmů10. Zásady pro tvorbu dohadných položekVe vnitřním firemním předpise je třeba:- stanovit konkrétní tituly dohadných položek (např. nevyfakturované dodávky)- rozhodnout o způsobu jejich účtování v běžném roce i roce následujícím11. Zásady pro tvorbu a používání opravných položekPředpis vymezuje zejména:- tvorbu opravných položek+ opravné položky u dlouhodobého majetku+ opravné položky u zásob+ opravné položky u pohledávek – s rozlišením na daňově účinné a neúčinné- použití opravných položek- účtování o opravných položkách12. Zásady pro tvorbu a používání rezervV případě rezerv je třeba rozhodnout, zda firma bude tvořit:- rezervy, jejichž tvorba a použití je stanovena zvláštním zákonem a zohledněnazákonem o daních z příjmů = zákonné rezervy- rezervy, jejichž tvorba a použití není zohledněna zákonem o daních z příjmů a onichž si rozhoduje účetní jednotka sama = ostatní rezervyV prvním případě se jedná o daňově účinné rezervy, ve druhém případě pak o rezervydaňově neúčinné, jejichž tvorba vyplývá ze zásady opatrnosti stanovené zákonem oúčetnictví. Každou rezervu je vhodné zaznamenat do vnitřního firemního předpisus uvedením účelu, stanovením rozpočtu, zahájením tvorby a použitím (rozpuštěním)rezervy. Je třeba zdůvodnit každou změnu rezervy.27

13. Zásady pro vedení pokladnyVnitřním firemním předpisem je třeba vymezit zejména:- funkci pokladníka- pravidla pro přesuny hotovosti- pravidla pro omezení plateb v hotovosti- inventarizaci pokladní hotovosti- hmotnou odpovědnostPodoba vnitřního předpisu úzce souvisí se systémem zpracování účetnictví, záleží na tom,zda pokladna bude zpracovávána ručně nebo počítačovým programem., který umožnízpracování pokladních dokladů a jejich evidenci přímo na počítači.14. Používání cizích měn, kurzy a kurzové rozdílyVnitřním předpisem je třeba rozhodnout o:- způsobu účtování, tj. o způsobu současného zachycení české i cizí měnyv případech požadovaných zákonem o účetnictví- kurzech pro přepočet cizích měn na českouMajetek a závazky v cizí měně se přepočítávají na českou:- v průběhu roku – k okamžiku uskutečnění účetního případu, je třeba rozhodnout odni uskutečnění účetního případu u konkrétních účetních operací a dále je třebarozhodnout o používání aktuálního nebo pevného kurzu podle jednotlivých typůúčetních dokladů (v souladu s předpisem o oceňování)- ke konci rozvahového dne nebo k jinému okamžiku, k němuž se sestavuje účetnízávěrka15. Inventarizace majetku a závazkůPři inventarizaci porovnáváme stav majetku a závazků a jejich ocenění uvedenév účetnictví se skutečností. Interně (příkazem ředitele) je třeba rozhodnout o:- postupu při inventarizaci, stanovení inventarizačních komisí- náležitostech inventurních soupisů- inventarizačních zápisech podle jednotlivých účtů majetku a závazků- zúčtování inventarizačních rozdílů- ověření, zda ocenění v účetnictví odpovídá tržním cenám- zabezpečení uložení provedených inventarizací28

Účetní jednotka může provádět inventarizaci majetku a závazků nejen ke konci účetníhoobdobí, ale také v jeho průběhu. Termíny si stanoví sama. U pokladní hotovosti sedoporučuje provádět inventarizaci častěji než jedenkrát ročně. Interval si opět účetníjednotka stanoví sama.Účetní jednotka jmenuje inventarizační komisi, která je minimálně dvoučlenná, a tozpravidla 14 dní před provedením inventarizace. Současně určí osobu odpovědnou zaprovedení inventarizace.16. Harmonogram účetní závěrkyÚčetní jednotka stanovuje postup při roční závěrce:- přípravné práce – kontrola zůstatků z minulého roku, účetní a daňová analýza- inventarizace (konkrétní postup je zpracován příkazem ředitele ve směrnici č. 15)- účetní závěrka – uzavírání účetních knih- účetní závěrka - sestavení účetních výkazů a přílohy- výroční zpráva- zveřejňování údajů z účetní závěrky17. Úschova účetních záznamů, archivace dokladůÚčetní záznamy ukládá účetní jednotka odděleně od ostatních písemností do firemníhoarchivu a uschovává je po stanovenou dobu. Před uložením do archivu musí být záznamyuspořádány a zabezpečeny proti ztrátě, zničení nebo poškození a musí být řádně označeny.Účetní záznamy se uchovávají takto:- účetní závěrka a výroční zpráva - 10 let počínajících koncem účetního období,kterého se týkají- účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh,přehledy - 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají- účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá formu vedení účetnictví - 5 letpočínajících koncem účetního období, kterého se týkají- daňové doklady - 10 let následujících po roce, kterého se týkají- účetní doklady a jiné účetní záznamy, které se týkají záručních lhůt a reklamačníchřízení, uschovává účetní jednotka po dobu, po kterou lhůty nebo řízení trvají, účetnízáznamy, které se týkají nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků,29

uschovává účetní jednotka do konce roku následujícího po roce, v němž došlok jejich zaplacení nebo splněníÚčetní jednotka by měla dále vytvářet směrnice, které souvisí s nároky zaměstnanců podlezákoníku práce a jiných předpisů, např. zákona o mzdě, upravující pracovněprávní nárokyzaměstnanců, zejména předpisy v oblasti cestovních náhrad, poskytování mzdy, odměny zapracovní pohotovost a různé další předpisy jako je organizační řád, spisový řád, pracovnířád apod.Je dobré zde znovu připomenout, že účetní jednotka bude vytvářet pouze takové směrnice,pro které má náplň, tedy podle charakteru své podnikatelské činnosti.30

2. Praktická část2.1 Znojemské strojírny, s.r.o. jako zkoumaná firmaZákladní údaje o firměObchodní jménoZNOJEMSKÉ STROJÍRNY, s.r.o.Sídlo: Tovární 11, Znojmo , 670 11IČO: 46972315DIČ:CZ46972315Měsíční plátce DPHZákladní kapitál: 17 640 000,- Kč – splaceno 100%Rozhodující podnikatelskéaktivity:Registrace:Strojírenství, kovoobráběníObchodní rejstřík vedený Krajským soudemv Brně,oddíl C, vložka 7376Bankovní spojení:Certifikáty:KB Znojmo, ČS Znojmo, ČSOB ZnojmoČSN EN ISO 9001:2001 ..... č. C-64982ČSN EN ISO 14001:2005 .....č. C-6883331

Společníci : Jednatelé :Ing. Blažek LuděkIng. Kala LadislavIng. Dvořák JanIng. Maška ZdeněkIng. Kala LadislavIng. Sigmund JosefIng. Maška ZdeněkIng. Straka AntonínIng. Sigmund JosefIng. Straka AntonínTikovská ZdenkaFirma ZNOJEMSKÉ STROJÍRNY, s.r.o. je soukromá firma střední velikosti podnikajícíve strojírenském oboru již od roku 1992. Šestnáctiletá tradice svědčí o její stabilní pozicina českém trhu. Zabývá se obráběním kovů, je výrobcem a subdodavatelem strojírenskýchdílců a sestav pro široký a odvětvově diverzifikovaný okruh finalistů strojů a zařízení.Firma se specializuje na výrobu přesných a technicky náročných dílců vyráběnýchv malých a středních sériích a používané v různých průmyslových odvětvích. Firma mávybudováno široké zázemí spolehlivých odběratelů především ze západní Evropy a Českérepubliky. Jejími odběrateli jsou finalisté a výrobci textilních a tiskařských strojů, výrobcivstřikovacích čerpadel, dodavatelé do leteckého a automobilového průmyslu. Pro výrobudílců jsou používány především CNC obráběcí stroje – soustruhy a obráběcí centra.Management společnosti tvoří 7 společníků, z nichž 4 působí současně jako jednateléfirmy. Společnost zaměstnávala 143 zaměstnanců (údaj k 31.12.2007). K 31.12.2008 bylpočet snížen na 110 zaměstnanců, v tomto roce došlo k propouštění výrobních dělníků iadministrativních pracovníků. V důsledku dopadu finanční krize bude propouštění i nadálepokračovat.Rozdělení podle pracovního zařazení: vedení společnosti, obchodní úsek, ekonomickofinančníúsek, příprava a řízení výroby, personální oddělení, zásobování a doprava.32

Organizační struktura společnostiŘeditelspolečnostiŘeditelobchodníVALNÁ HROMADAHHROMADAHŘeditelekonomickýŘeditel technickovýrobníhoúsekupersonální odběratelé finance technická přípravasekretariát objednávky účtárna a řízení výrobyřízení jakosti fakturace mzdy výroba-dílnadopravazásobování-sklad materiálu2.2 Potřeba tvorby vnitropodnikových směrnicFirma ZNOJEMSKÉ STROJÍRNY s.r.o. je středně velký výrobní podnikatelský subjektpůsobící v oblasti strojírenství a kovoobrábění. I pro tuto firmu vyplývá ze zákonapovinnost tvořit tzv. povinné vnitropodnikové směrnice dle platné legislativní úpravy.Vzhledem k rozsáhlejší organizační struktuře by firma měla tvořit i další směrnicepostihující všechny oblasti podnikání, které vyžadují jednotnou metodiku a postupyzaručující jednoznačnost a jednotnost. Tyto směrnice by pak měly být tvořeny s vědomímjejich významnosti a s důrazem na jejich co nejlepší vypovídací schopnost vzhledem kesplnění svého účelu.Při tvorbě vnitropodnikových směrnic má účetní jednotka možnost volby ze tří základníchpřístupů pro vypracování těchto předpisů. Opět záleží na předmětu podnikání, velikosti čiorganizační struktuře.První přístup je založen na vypracování jedné komplexní směrnice pro vedení účetnictví,která postihuje všechny povinné i nepovinné oblasti, ve kterých je nutno směrnice tvořittak, jak vyplývají z platných legislativních předpisů. Nevýhoda tohoto přístupu je v častýchlegislativních změnách. Při jakékoli takové změně je pak nutné přepracovat celou směrnici.33

Naopak výhodou je existence jediného dokumentu, jehož součást tvoří i všechny směrnicesouvisející. Tento přístup mohou využít spíše malé-rodinné podniky.Druhý přístup spočívá ve vypracování samostatných směrnic zvlášť pro každou určenouoblast. Nevýhodou může být případná nepropojenost až roztříštěnost směrnic v případě, žejejich sestavováním je pověřeno více odpovědných osob. Výhodou je nenáročnost aoperativnost při zapracovávání změn.Třetí přístup je kombinací obou předcházejících. Základem je hlavní směrnice, kteráobsáhne relativně stálé předpisy (např. způsoby oceňování majetku a závazků, zásady provýkon inventarizací, systém zpracování účetnictví či účetní metody). Jako přílohy k tétosměrnici sestaví účetní jednotka směrnice dílčí, které konkretizují a specifikují danouoblast pro nejbližší účetní období. Příkladem může být právě oblast inventarizací ve firmě,kdy hlavní směrnice uvádí zásady jejich konání a příloha konkretizuje termíny, složeníinventarizačních komisí apod. Tento systém spojuje výhody obou přístupů předcházejících,a to ucelenost koncepce vedení účetnictví, ale i možnost operativně reagovat na změnylegislativních předpisů i firemních požadavků.2.3 Analýza současného stavu směrnic ve firměFirma ZNOJEMSKÉ STROJÍRNY, s.r.o. je držitelem dvou certifikátů ISO. V rámcisplnění požadavků pro jejich získání bylo nutné vytvořit kvalitní systém označování aevidence veškerých firemních písemností a také vnitřní firemní předpisy. Zde je však nutnéuvést, že tyto směrnice byly tvořeny na základě specifických požadavků certifikace, kteréjsou odlišné od požadavků na vnitřní směrnice pro účtování. Tyto směrnice jsou vytvořenypro různé oblasti podnikatelské činnosti (řízení jakosti a kvality, interní audit, marketing,bezpečnost práce, řešení reklamací apod.). Specifické směrnice pro účtování zde nejsouobsaženy vůbec nebo ve formě, která nesplňuje požadavky na ně kladené. Pro zajištěnídodržení všech platných legislativních předpisů i předpisů souvisejících je nutné vytvořitspeciální soubor vnitropodnikových účetních směrnic, do kterého mohou být některé„certifikační směrnice“ po určitých úpravách zakomponovány (např. oběh účetníchdokladů nebo úschova firemních dokladů a jejich archivace).34

Na základě studia firemních materiálů a podkladů týkajících se oblasti vnitropodnikovýchsměrnic jsem zjistila, že účetní jednotka využívá druhého přístupu ke tvorběvnitropodnikových směrnic, to znamená, že pro každou určenou oblast tvoří samostatnousměrnici. Domnívám se, že tento přístup je pro firmu vhodný. Vzhledem k tomu, že protvorbu těchto vnitropodnikových účetních směrnic byla vedením společnosti pověřenapouze jedna osoba (ekonomický ředitel firmy jako osoba nejlépe kvalifikovaná pro tutočinnost), lze vyloučit nevýhodu nepropojenosti a roztříštěnosti těchto předpisů.Ekonomický ředitel je zároveň majitelem, společníkem i manažerem firmy, jsou na nějkladeny velké pracovní nároky v rozmanitých oblastech firemního podnikání, tedynejenom v řízení ekonomicko-finančního úseku a jemu podřízené finanční a mzdovéúčtárny. Vnitropodnikové směrnice byly proto delší dobu okrajovou záležitostí, kdy bylyvytvořeny základní, povinné směrnice, které zůstávají od té doby prakticky nezměněny.V současné době budou tyto směrnice aktualizovány podle příslušných legislativníchnorem a přizpůsobeny současným potřebám společnosti. Vzhledem k vysoké vytíženostipověřené osoby jsem byla přizvána, jako hlavní účetní firmy, ke spolupráci při vytvářenínového systému tvorby vnitropodnikových směrnic, který umožní co nejefektivnějizapracovávat časté změny legislativy. Tato bakalářská práce pak bude plně využitaspolečností a předložené návrhy posouzeny vedením firmy a následně aplikovány vefiremní praxi.V současné době má firma vytvořeny vnitropodnikové směrnice vycházející předevšímz předpisů upravujících pracovně-právní vztahy, nároky a povinnost zaměstnanců (tedy zezákoníku práce). Tyto směrnice jsou zpracovány kvalitním a srozumitelným způsobemzaručujícím správné pochopení a následné využití interními i externími uživateli.Seznam zpracovaných „pracovně-právních“ vnitropodnikových směrnic:Cestovní náhradyMzdový předpisPrémiové řádyPracovní doba a doba odpočinkuInventarizace majetku a závazků – (tato směrnice by měla být zařazena do souboruvnitropodnikových směrnic pro účtování)Poskytování pojistného na soukromé a životní pojištění35

V oblasti vnitropodnikových účetních směrnic byly vytvořeny tyto:Systém zpracování účetnictvíÚschova účetních písemnostíInvestiční majetek a jeho evidenceOceňování investičního majetkuOdpisový plánZásoby a jejich evidenceOceňování zásobOceňování majetku a závazkůInventarizace majetku a závazkůZásady pro účtování nákladů a výnosů, časové rozlišení, dohadné položkyZásady pro tvorbu a používání rezervZásady pro tvorbu a používání opravných položekKurzové rozdílyVnitropodnikové účetnictvíHarmonogram účetní závěrkyTabulka termínů inventarizacíVe firmě tedy existují všechny základní směrnice, které by měla mít účetní jednotkavytvořeny pro svou potřebu. Rozbor současného stavu těchto směrnic však prokázalněkteré jejich nedostatky a také potřebu jejich aktualizace, přepracování nebo v některýchpřípadech pouze doplnění stávajícího znění. Je třeba zvolit jednotný systém formálnístránky (označení, číslování, název, schvalování, rozdělení), určit způsob zapracovávánízměn, evidence a archivace.2.4 Vnitropodnikové směrnice v podmínkách firmyÚsekem pověřeným tvorbou a zároveň aktualizacemi vnitropodnikových směrnic proúčtování byl vedením společnosti schválen ekonomický úsek, odpovědnou osobou pakekonomický ředitel firmy, který na základě své pravomoci může zadat zpracováníněkterých oblastí další osobě – hlavní účetní. Vzájemnou spoluprací pak vznikne ucelenýsoubor vnitropodnikových směrnic, který bude předán ke konečnému schválení vedení36

společnosti a podepsán ředitelem firmy. Dle rozdělovníku uvedeném na titulní straně,budou směrnice rozdány oproti podpisu všem osobám určeným. Celý soubor směrnic budeevidován na ekonomickém oddělení, kde bude k dispozici všem případným zájemcůmk nahlédnutí či prostudování. Zároveň zde mohou kompetentní osoby (ekonomický ředitel,případně hlavní účetní) podat informace v případě nepochopení předpisu či vysvětlenímožných nejasností.2.5 Návrhy směrnic včetně účetních předpisůAnalýzou oblasti vnitropodnikových směrnic firmy ZNOJEMSKÉ STROJÍRNY, s.r.o. ajejich porovnáním s požadavky legislativních předpisů jsem vypracovala návrh vnitřníchsměrnic pro účtování, které v souboru již vytvořených směrnic zcela chybí a také návrhzměn stávajících směrnic, které nejsou zcela v souladu s platnou legislativou. Formální iobsahová stránka vnitropodnikových směrnic pak vyplývá z konkrétních potřeb organizacevzhledem k její velikosti (střední), podnikatelské činnosti (výroba - strojírenství,kovoobrábění), způsobu vedení účetnictví (podvojné) i organizační struktuře. Každájednotlivá směrnice bude obsahovat ucelený popis řešené oblasti včetně účetníchpředkontací, tam, kde si to vyžádá obsah předpisu.Titulní strana (záhlaví, hlavička) každé vnitropodnikové směrnice bude odpovídat jižschválenému formátu pro certifikační směrnice. Tento formát obsahuje všechny nezbytnéúdaje, které je potřeba uvést na titulním listu každého podnikového dokumentu vydanéhovedením společnosti či pověřenými osobami včetně příslušných podpisových záznamůodpovědných osob. Každá směrnice bude opatřena pořadovým číslem, pod kterým budevedena v hlavním seznamu vnitropodnikových účetních směrnic.Vnitropodnikové směrnice pro firmu ZNOJEMSKÉ STROJÍRNY, s.r.o.Přehled zákonů a předpisů, podle kterých se řídí firma při vedení účetnictví:- Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZoÚ)- Vyhláška č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991Sb., pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojnéhoúčetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen vyhláška pro podnikatele)37

- České účetní standardy pro podnikatele (dále jen ČÚS)- pokyny a nařízení vlády- Zákon o dani z příjmu č. 586/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZDP)- Zákon o dani z přidané hodnoty č. 235/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů (dále jenZDPH)- Zákon č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů (dále jen ZoR)- Zákoník práce č. 262/2002 Sb.1. Systém zpracování účetnictví, účetní metodyZákladní právní úprava:• ZoÚ – Obecná ustanovení (část I), Rozsah vedení účetnictví, účetní doklady, účetnízápisy a účetní knihy (část II)• ČÚS č. 001, č. 002Základní účetní zásadyÚčetní jednotka bude dodržovat také další níže uvedené účetní zásady, které vyplývajíze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů:1. Nepřetržitá doba trvání účetní jednotky – § 4, § 7 odst. 32. Věcná a časová souvislost – § 33. Komplexnost – § 4 odst. 94. Věrný a poctivý obraz účetnictví – § 75. Srovnatelnost – § 4 odst. 15, § 7 odst. 46. Správnost – § 7 odst. 27. Úplnost – § 8 odst. 38. Průkaznost – § 8 odst. 4, § 33a9. Srozumitelnost – § 4 odst. 8 a 10, § 8 odst. 510. Princip historických cen – § 2511. Opatrnost – § 25 odst. 2, § 2612. Kompenzace – § 7 odst. 613. Tvorba rezerv a opravných položek – § 25 odst. 2, § 2614. Zásada dodržování metod účetnictví – § 4 odst. 838

KOMENTÁŘ: tento vnitropodnikový předpis spolu s vnitřním předpisem č. 2 Účtovýrozvrh a předpisem č. 3 Oběh účetních dokladů včetně podpisových záznamů odpovědnýchosob tvoří systém zpracování účetnictví ve firmě a podmiňuje úplnost a průkaznostúčetnictví.Účetní jednotka vede nepřetržitě podvojné účetnictví ode dne zápisu do Obchodníhorejstříku 21.9.1992.Účetním obdobím je kalendářní rok (12 nepřetržitě po sobě jdoucích měsíců).Účetnictví je vedeno na počítači, v účetním programu SAFÍR (dodavatel programu je firmaARCON Praha), dodavatel zároveň zabezpečuje pravidelné aktualizace účetního softwaruvčetně servisu a hot-line telefonické podpory. Součástí softwaru je i projekčně-programovádokumentace popisující práci s programem z hlediska uživatele, algoritmy automatickýchprocedur – shromáždění údajů z jednotlivých subsytémů programu (faktury vydané,faktury došlé, pokladny, banky, mzdy, sklad nákupů a prodejů, dlouhodobý hmotný anehmotný majetek, drobný majetek, změna stavu nedokončené výroby a skladu hotovýchvýrobků, vnitropodnikové účetnictví) a jejich přenos do subsystému hlavní účetní. Zdejsou nastaveny algoritmy pro zpracování sestav pro uzávěrkové operace a propojení naměsíční přiznání DPH a čtvrtletní souhrnné hlášení. Dále jsou výstupy ze systémupřizpůsobeny i požadavkům pro ty statistické výkazy, které musí účetní jednotkapravidelně předávat ČSÚ.(Tištěná podoba příručky je ve firmě přílohou této směrnice.)V účetním programu SAFÍR využívá účetní jednotka pro zachycení účetních operacía pro řádnou a přehlednou evidenci účetních dokladů následující účetní knihy a evidence:- účetní deník- hlavní kniha- kniha pohledávek v české měně a cizí měně- kniha závazků v české měně cizí měně- evidence dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku- evidence krátkodobého hmotného majetku- skladová evidence- pokladní kniha korunová- pokladní kniha valutová – EUR, USD, CHF, SKK (zrušena v roce 2009)- pokladní kniha – evidence přijatých šeků39

Účetní zápisy účetních případů se provádějí v českém jazyce jasně, srozumitelně,přehledně a způsobem zaručujícím jejich trvanlivost. Účetní zápisy jsou uspořádánytakovým způsobem, který umožní ověřit zaúčtování všech účetních případů účetníjednotky v účetním období tak, aby se zabránilo neoprávněným změnám a úpravám těchtozápisů.Účetní jednotka vyhotovuje tyto účetní sestavy:- účetní deník - účetní zápisy jsou zde uspořádány z hlediska času (chronologicky),prokazují zaúčtování všech účetních případů v účetním období- obratová předvaha- hlavní kniha, ve které jsou zápisy uspořádány z hlediska věcného (systematicky)- rozvaha (bilance) po účtech- rozvaha (bilance) pro finanční úřad- výsledovka podniku – druhové členění- výkaz zisku a ztráty pro finanční úřad- cash flow- saldo neuhrazené (závazky, pohledávky)- sestava dlouhodobého majetku- sestava krátkodobého majetku- podrozvahová evidence2. Účtový rozvrhZákladní právní úprava:• Vyhláška (část III) – Směrná účtová osnova a příloha (k § 4 odst.8 ZoÚ)KOMENTÁŘ: účtový rozvrh je zpracován ve smyslu vyhlášky pro podnikatele a ČÚS.Obsahuje syntetické i analytické účty podle potřeb řízení a kontroly účetní jednotkys ohledem na příslušná ustanovení ZDP, tj. analytické členění položek nákladů a výnosůna daňově uznatelné a neuznatelné a s přihlédnutím na záznamní povinnost DPH v souladuse ZDPH.Tento dokument se vyhotovuje (resp. potvrzuje) pro každé účetní období na základě platnésměrné účtové osnovy.40

Analytické účty mohou být doplňovány podle konkrétních potřeb účetní jednotkyvzniklých v průběhu účetního období. Účty, na kterých bylo v účetním období již účtovánonesmí být zrušeny. Rozšiřování účtového rozvrhu o další analytické účty mohou provádětpouze osoby odpovědné za tuto vnitropodnikovou směrnici.(Konečný účtový rozvrh za dané účetní období je ve firmě uložen u závěrkových sestav.)3. Oběh účetních dokladů včetně podpisových záznamů odpovědných osobZákladní právní úprava:• ZoÚ – Obecná ustanovení (část I), Rozsah vedení účetnictví, účetní doklady, účetnízápisy a účetní knihy (část II), Úschova účetních záznamů (část VI), Ustanoveníspolečná, přechodná, závěrečná (část VII)KOMENTÁŘ: oběh účetních dokladů v účetní jednotce je nutné organizovat tak, abyke schvalování účetních případů a zpracování účetních dokladů docházelo ve lhůtách conejkratších a odpovídajících jejich charakteru. Racionální řešení této směrnice vycházejícíz organizačního uspořádání podniku je při jejím důsledném dodržování předpoklademřádného chodu účtárny. Dále je nezbytně nutné, aby se příslušný doklad vrátil do účtárnyještě před jeho splatností a v případě, že pracovník, který má účetní případ schválit, nenípřítomen, je nutné další odpovědnou osobou (např. jeho nadřízený, případně statutárníorgán) provést odsouhlasení a schválení tohoto dokladu.Oběh účetních dokladů zahrnuje tyto činnosti:- příjem a prvotní evidenci dokladů zabezpečuje sekretářka firmy, která má nastarosti evidenci veškerých písemností přijatých poštou či osobním doručením a písemnostíodesílaných firmou (písemnosti týkající se ekonomického oddělení jsou předány k dalšímuzpracování na účtárnu firmy)- třídění účetních dokladů provádí hlavní účetní firmy, každý účetní doklad předáosobě odpovědné za ověření věcné správnosti účetního případu- odsouhlasení existence operace - po věcné stránce přezkušují účetní dokladyodpovědné osoby uvedené v podpisových vzorech podle seznamu a pověřený zaměstnanecpotvrdí existenci operace, která je obsahem účetního dokladu a oprávněnost operace svýmpodpisem41

- přezkoušení formální správnosti, tedy kontrolu úplnosti náležitostí účetních případůpředepsaných ZoÚ § 11 odst. 1, provádí hlavní účetní nebo účetní firmy (uvedenov podpisových vzorech).Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat:a) označení účetního dokladub) obsah účetního případu a jeho účastníkyc) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádřené množstvíd) okamžik vyhotovení účetního dokladue) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem dle písmene d)f) podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a osobyodpovědné za jeho zaúčtování- očíslování účetních dokladů podle jejich druhu provádí hlavní účetní nebo účetnífirmy, touto činností se rozumí rozdělení dokladů do skupin a dále jejich očíslování podlevzestupných číselných řad podle obsahuPro jednotlivé typy účetních dokladů (přijaté faktury, vystavené doklady, bankovní apokladní doklady, vnitřní doklady) je zvolen takový způsob číslování, aby při postupnémpřibývání dokladů byla vytvořena souvislá vzestupná řada.Druhy dokladů, které bude účetní jednotka používat:1. Přijaté faktury v české a cizí měně (EUR, GBP)2. Vydané faktury v české a cizí měně (EUR,GBP)3. Zálohové faktury vydané v české a cizí měně (EUR,GBP)4. Příjmové a výdajové pokladní doklady pro korunovou pokladnu5. Příjmové a výdajové pokladní doklady pro valutovou pokladnu – EUR6. Příjmové a výdajové pokladní doklady pro valutovou pokladnu – USD7. Příjmové a výdajové pokladní doklady pro valutovou pokladnu - CHF8. Bankovní výpisy (KB, ČSOB, ČS)9. Interní účetní doklady10. Inventární karty dlouhodobého majetku11. Inventární karty krátkodobého majetku12. Skladové karty zásob hotových výrobků13. Skladové karty zásob materiálu42

14. Inventarizační zápisy (jsou součástí roční závěrky)15. Cestovní příkaz a vyúčtování tuzemských pracovních cest16. Cestovní příkaz a vyúčtování zahraničních pracovních cest17. Evidence přijatých šeků- určení účtovacího předpisu (předkontace) - každý prověřený účetní doklad musí býtopatřen účtovacím předpisem, který odpovědná osoba zapíše do předtisku na účetnídoklad, účtovací předpis zajišťuje spojitost mezi účetním dokladem a účetním zápisemv příslušných účetních knihách- zaúčtování se provádí v účetních knihách podle účtovacího předpisu (v účetnímprogramu firmy) odpovědnou osobou- úschovu účetních písemností (založení dokladů do příslušných šanonů, složek)Účetní doklady jsou po dobu běžného účetního období uloženy v účtárně firmy a pakse předávají do hlavního archivu, kde zůstávají po dobu určenou zákonem o účetnictvía ostatními příslušnými právními předpisy (viz. směrnice č. 17).Opravy nebo doplnění účetních dokladů, účetních knih a ostatních účetních písemnostínesmí vést k neúplnosti, neprůkaznosti a nesprávnosti účetnictví. Při opravách účetníchzápisů postupuje účetní jednotka v souladu s ustanovením § 35 zákona o účetnictví.Součástí této směrnice jsou vzory podpisových záznamů odpovědných osob.Podpisovým záznamem podle § 33a odst. 4 zákona o účetnictví se rozumí takový účetnízáznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis nebo elektronický podpis podle zákonač. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, ve znění pozdějších předpisů, anebo obdobnýprůkazný účetní záznam v technické formě.Č.1 - Podpisové záznamy osob, které jednají jménem firmy (4 jednatelé)Způsob zastupování: jménem společnosti jedná a podepisuje kterýkoliv z jednatelů (údajuvedený v Obchodním rejstříku)43

Osoby oprávněné jednat jménem firmy (jednatelé firmy)Jméno Funkce Oddělení Podpisový záznamIng. Kala Ladislav ekonomický ředitel ekonomickéIng. Maška Zdeněk výrobní ředitel příprava a řízení výrobyIng. Sigmund Josef ředitel firmy KŘJ, personálníIng. Straka Antonín obchodní ředitel obchodníČ.2 – Podpisové záznamy osob oprávněných k disponování s bankovními účtyKOMENTÁŘ: jedná se pouze o seznam osob, které mají dispoziční právo k transakcíms bankovními účty, nikoliv o konkrétní podpisové vzory uložené v příslušných bankách.Příkazy k úhradě a výběrové šeky k účtům vedeným v české měně podepisují vždy 2jednatelé společně (viz. podpisové záznamy č. 1).Příkazy k úhradě a výběrové šeky vedené v cizích měnách může podepsat kterýkoliv zjednatelů samostatně.Č.3 – Podpisové záznamy osob odpovědných za účetní případyKOMENTÁŘ: bez podpisového záznamu osob odpovědných za účetní případ nenípřípustné provést zaúčtování příslušného dokladu.Níže uvedené osoby schvalují účetní operace po věcné stránce (potvrzují existenci operace,která je obsahem účetního dokladu) a oprávněnost operace.Osoby odpovědné za účetní případy účetní jednotkyJméno Funkce Středisko Oddělení Podpisový záznamČ.4 – Podpisové záznamy osob odpovědných za náležitosti účetních a daňovýchdokladů a za zaúčtování účetních případůKOMENTÁŘ: účetní jednotka zajistí pro uvedené odpovědné osoby pravidelné informaceo změnách příslušných předpisů týkajících se náležitostí účetních a daňových dokladů,případně zajistí proškolení těchto osob, odpovědnost za zaúčtování účetních případů se44

vztahuje pouze na správnost zaúčtování účetních případů, tj. uvedení správného účtovéhopředpisu a správné zachycení částky uvedené na účetním dokladu.Formulář pro podpisové záznamy těchto osob lze použít stejné jako pro č.3.Č.5 – Podpisové záznamy osob odpovědných za vydání vnitřních směrnicKOMENTÁŘ: na tvorbě směrnic v účetní jednotce měly spolupracovat všechnyzúčastněné osoby, tj. majitelé firem, společníci, případně osoby pověřené statutárnímorgánem.Účetní jednotka vydává níže uvedené vnitropodnikové směrnice pro účtování a stanovujeosoby odpovědné za vydání těchto směrnic, jejich úpravy a aktualizace.Osoby odpovědné za vydání vnitřních směrnicPoř. č.Název směrniceTermínvydáníOddělení Odpovědná osoba Podpisový záznam1Systém zpracování účetnictví, účetnímetodyDoklady, které nebudou obsahovat výše uvedené podpisové záznamy, nesplňují požadavky§ 11 ZoÚ.4. Oceňování majetku a závazkůZákladní právní úprava:• ZoÚ - Způsoby oceňování (část IV)• Vyhláška – Účetní metody (část IV)Při oceňování majetku a závazků a při účtování o výsledku hospodaření bere účetníjednotka za základ:a) veškeré náklady a výnosy, které se vztahují k účetnímu období bez ohledu na datumjejich placeníb) rizika, ztráty a znehodnocení, které se týkají majetku a závazků a jsou účetní jednotceznámy ke dni sestavení účetní závěrkyJednotlivé složky majetku a závazků v účetnictví a v účetní závěrce oceňuje účetníjednotka těmito závaznými způsoby:45

- hmotný a nehmotný majetek se oceňuje pořizovacími cenami (cena pořízení +náklady související) nebo reprodukčními pořizovacími cenami (hmotný aninehmotný majetek vytvořený vlastní činností účetní jednotka nemá)Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, používápro případ ocenění hmotného a nehmotného majetku pojem vstupní cena.- nakoupené zásoby se oceňují pořizovacími cenami (cena pořízení + nákladysouvisející)Zásoby materiálu a zboží na skladě jsou vedeny v průměrných cenách zjištěných jakovážený aritmetický průměr z pořizovacích cen.(Zásoby vytvořené vlastní činností účetní jednotka nemá.)- peněžní prostředky a ceniny se oceňují jejich jmenovitými hodnotami- pohledávky při vzniku jmenovitou hodnotou, při nabytí za úplatu nebo vkladempořizovací cenou- závazky při vzniku jmenovitou hodnotou, při převzetí pořizovací cenou- majetek v případech bezúplatného nabytí anebo majetek v případech, kdy vlastnínáklady na jeho vytvoření vlastní činností nelze zjistit nebo jsou tyto náklady vyššínež reprodukční pořizovací cena tohoto majetku, se ocení reprodukční pořizovacícenou (zatím nebylo účetní jednotkou použito)5. Dlouhodobý majetek a jeho evidence – odpisový plán, zařazovací a vyřazovacíprotokoly, úpravy majetku, technické zhodnocení, rekonstrukce, modernizaceZákladní právní úprava:• ZoÚ - § 19 odst., Způsoby oceňování (část IV) a Inventarizace majetku a závazků(část V)• Vyhláška § 6, §7, §47, § 56, §61, §61a, § 69• ČÚS č. 013 a č. 017 bod 3.11.1• ZDP – zejména § 24 odst. 2 písm. a, b, c, v, § 26 - § 33• pokyn D – 300 k jednotnému postupu při uplatňování některých ustanovení ZDP46

Zařazení majetku, evidence dlouhodobého hmotného a nehmotného majetkuNehmotný majetek:Účetní jednotka rozhodla, že dlouhodobým nehmotným majetkem je majetek, jehožvstupní cena je vyšší než 60 000 Kč a doba použitelnosti je delší než 1 rok.Pořízení dlouhodobého nehmotného majetku je účtováno na základě účetního dokladu naúčet 041.000 a po zařazení do užívání (na základě zařazovacího protokolu) na účet013.100. Přeúčtování 041.000 / 013.100 je provedeno automaticky programem pozaevidování na kartu majetku v subsystému Nehmotný majetek.Nehmotný majetek je oceněn v souladu se směrnicí č. 4 – Oceňování majetku a závazků.Hmotný majetek:Dále stanovila, že jako dlouhodobý hmotný majetek bude zařazen takový majetek, jehožpořizovací cena je vyšší než 40 000 Kč a doba použitelnosti je delší než 1 rok (shodně seZDP § 26 odst. 2 písm. a).Pořízení dlouhodobého hmotného majetku je účtováno na základě účetního dokladu naúčet 042.000 a po zařazení do užívání (na základě zařazovacího protokolu) na účet 022.A(analytické členění podle odpisových skupin).Přeúčtování 042.000 / 022.A je provedeno automaticky programem po zaevidování nakartu majetku v subsystému Hmotný majetek.Hmotný majetek je oceněn v souladu se směrnicí č. 4 – Oceňování majetku a závazků.Na kartě je zaznamenán i způsob odpisování tohoto druhu majetku (viz. odpisový plán).Řádná evidence dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku se vede v knize majetkuna jednotlivých inventárních kartách v účetním softwaru.Hmotný a nehmotný se zapisuje do inventární karty majetku v účetním softwaru firmyna základě protokolu o zařazení majetku do používání, a to ihned při zařazení předmětudo používání, resp. po uvedení předmětu do stavu způsobilého k obvyklému užívání.Inventární karta obsahuje zejména:- inventární číslo majetku / název majetku- vstupní cenu- zvýšenou vstupní nebo zůstatkovou cenu o technické zhodnocení, modernizaci,rekonstrukci47

- analytický účet účtového rozvrhu- způsob pořízení / vyřazení- datum pořízení / vyřazení- datum uvedení předmětu do stavu způsobilého užívání- odpisovou skupinu- způsob odpisování a dobu odpisování- roční daňový odpis- účetní odpis- rozdíl účetních a daňových odpisů- zůstatkovou cenu- rozdíl účetní a daňové zůstatkové ceny,- umístění majetku, středisko- případně osobu odpovědnou za majetekNa kartě majetku v příslušném účetním softwaru je rovněž evidováno 10 % vstupní cenyhmotného majetku, které lze uplatnit podle § 34 odst. 3 zákona ZDP a rok uplatnění tohotoodpočtu. Toto již neplatí u majetku pořízeného od 1. 1. 2005.Kopie dokladů o pořízení / vyřazení dlouhodobého majetku jsou součástí zařazovacího /vyřazovacího protokolu.Odpisový plánÚčetní odpisy jsou stanoveny pro každý předmět samostatně, a to vždy při zařazenípředmětu do používání, resp. uvedení předmětu do stavu způsobilého k používání. Pronehmotný majetek se doba a způsob odpisování stanovuje dle § 32a odst. 4 ZDP. Prohmotný majetek se doba a způsob odpisování stanovuje dle § 30 – 32 ZDP.Evidence účetních a daňových odpisů je vedena na kartách v účetním softwaru.Účetní odpisy se stanovují podle skutečné doby životnosti zařazovaného předměturovnoměrně a to na počet měsíců. Účetně se předmět začíná odepisovat následující měsícpo měsíci zařazení.48

Odpisy se účtují ve prospěch analytických účtů účtové skupiny 073.100 – Oprávkyk dlouhodobému nehmotnému majetku a účtové skupiny 082.A – Oprávkyk dlouhodobému hmotnému majetku a na vrub analytických účtů 551.A – Odpisydlouhodobého nehmotného a hmotného majetku.Jednou ročně, k 31. prosinci, jsou vypočítány daňové odpisy a vyčíslena daňová zůstatkovácena majetku.Rozdíly mezi účetními a daňovými odpisy jsou promítnuty v daňovém přiznání k daniz příjmů právnických osob. Stejně tak je v daňovém přiznání zohledněn rozdíl mezi účetnía daňovou zůstatkovou cenou při vyřazení majetku z používání.Vyřazení dlouhodobého nehmotného a hmotného majetkuÚčetní jednotka vyřazuje majetek na základě protokolu o vyřazení. Odpovědná osobapověřená statutárním orgánem určí způsob vyřazení (likvidace) majetku z používánía zajistí jeho vyřazení (likvidaci).Majetek, který je již plně odepsaný, ale účetní jednotka ho stále používá, není z účetnictvívyřazován.Vyřazení dlouhodobého majetku:a) prodejem – je vystavena faktura (daňový doklad) a následně na základě protokolu jeproúčtováno vyřazení majetku z evidenceb) darováním – je sepsána darovací smlouva a následně na základě protokolu jeproúčtováno vyřazení majetku z evidencec) likvidací – jde-li o majetek neopravitelný, nepoužitelný nebo opravitelný s neúměrněvysokými náklady, je vystaven protokol o likvidaci, který je podkladem pro vyřazenímajetku z evidenced) zcizením – na základě prohlášení od Policie České republiky je vystaven protokolo vyřazení a majetek je následně vyřazen z evidenceDojde-li v průběhu zdaňovacího období k vyřazení nehmotného a hmotného majetkuevidovaného v majetku účetní jednotky na počátku zdaňovacího období, účetní jednotkauplatní daňový odpis ve výši jedné poloviny z vypočteného ročního odpisu za zdaňovacíobdobí.49

Účtový předpis s pro vyřazení majetku:- analytické účty pro nehmotný majetek 073.100 / 013.100- analytické účty pro hmotný majetek 082.A / 022.ATechnické zhodnocení a opravyDefinice pojmů dle legislativních předpisů jako pomůcka při rozhodování o tom, zda sejedná o zhodnocení majetku či nikoliv.Vyhláška č. 504/2002 Sb., § 32 odst. 2 písm. a):- opravou se odstraňují účinky částečného fyzického opotřebení nebo poškození zaúčelem uvedení do předchozího nebo provozuschopného stavu- uvedením do provozuschopného stavu se rozumí provedení opravy i s použitímjiných než původních materiálů, dílů, součástí nebo technologií, pokud tím nedojdek technickému zhodnocení- údržbou se rozumí soustavná činnost, kterou se zpomaluje fyzické opotřebení apředchází poruchám a odstraňují se drobnější závadyZDP – § 33 zkráceno:- technickým zhodnocením se pro účely tohoto zákona rozumí vždy výdaje nadokončené nástavby, přístavby a stavební úpravy, rekonstrukce a modernizacemajetku, pokud převýšily u jednotlivého majetku v úhrnu ve zdaňovacím obdobíčástku 40 000 Kč (od roku 1998)- rekonstrukcí se pro účely tohoto zákona rozumí zásahy do majetku, které mají zanásledek změnu jeho účelu nebo technických parametrů- modernizací se pro účely tohoto zákona rozumí rozšíření vybavenosti nebopoužitelnosti majetku.Pokyn D-300 k § 33 zákona (ZDP):- za změnu technických parametrů podle zákona se nepovažuje jen samotná záměnapoužitého materiálu, a to i v případě výměny oken s dřevěným rámem za oknas rámem plastovým, pokud zůstanou zachovány původní rozměry oken a početvrstev skel oken- za technické zhodnocení se rovněž nepovažuje vybavení motorového vozidlazimními pneumatikami50

KOMENTÁŘ: kritériem pro rozlišení technického zhodnocení a opravy je možno u budovpoužít ustanovení stavebního zákona, které vymezuje „práce udržovací“, na které nenítřeba stavebního povolení, neboť se jedná o drobné činnosti, které neovlivňují stabilitustavby (tyto činnosti je možno v převážné většině chápat jako opravy), a činnosti, na něž jenutno získat stavební povolení, které se vyžaduje, jde-li o změnu stavby, zejménao přístavbu, nástavbu a všechny úpravy, které zasahují do stability staveb (tyto úpravy jemožno chápat jako technické zhodnocení).Pokud se provádějí nějaké změny na budově, určí odpovědná osoba účetní jednotky, o jakýtyp změny se jedná, zda o opravu, nebo o technické zhodnocení, rekonstrukci čimodernizaci.Technické zhodnocení bude sledováno na analytických účtech k účtům skupiny 041.000 –Pořízení dlouhodobého nehmotného a 042.000 – Pořízení dlouhodobého hmotnéhomajetku a pokud dokončené technické zhodnocení, které u jednotlivého majetku v úhrnuza účetní období nepřevýší limit:- u dlouhodobého nehmotného majetku 40.000 Kč, zaúčtuje se na analytický účet 518. A –Ostatní služby- u dlouhodobého hmotného majetku 40.000 Kč, zaúčtuje se na analytický účet 548. A –Ostatní provozní nákladyV případě, že účetní jednotka bude provádět technické zhodnocení na majetku, který jeve vlastnictví účetní jednotky, se vstupní cenou vyšší jak 40 000 Kč, dojde ke zvýšenívstupní, případně zůstatkové ceny majetku již odpisovaného. Účetní odpisy budouprováděny ze zvýšené vstupní ceny.6. Drobný majetek a jeho evidenceZákladní právní úprava (viz. směrnice č.5)KOMENTÁŘ: základním kritériem pro zařazení majetku do kategorie „drobného“:- doba použitelnosti delší než jeden rok- nesplnění cenového kritéria v těch případech, kde je požadováno51

Doba použitelnosti u této kategorie majetku musí být vždy delší než jeden rok, pokud jepředpoklad, že doba použitelnosti bude kratší než jeden rok, potom se jedná vždy o nákladběžného účetního období (drobný krátkodobý majetek).Cenovou hranici si určuje sama účetní jednotka podle svých podmínek, při respektováníúčetních pravidel, tj. zejména principu významnosti a věrného a poctivého zobrazenímajetku.Drobný hmotný majetekDrobným hmotným majetkem je majetek s pořizovací cenou v rozmezí 20 000 Kčaž 39 999 Kč a dobou použitelnosti delší než 1 rok (např. PC, tiskárny, notebooky apod.).Tento majetek se časově rozlišuje na 2 roky.Pořízení tohoto druhu majetku je účtováno na analytické účty časového rozlišení 381.A(pro každý takovýto majetek zvlášť). Každé účetní období je do nákladů na samostatnýanalytický účet 501.450 odepsána poměrná část hodnoty majetku – 50%. Tento majetek jeaž do svého vyřazení veden v operativní evidenci.(Alternativní možností je zaúčtování tohoto druhu majetku na účet 022. a jeho následnéodpisování do daňově uznatelných nákladů poměrnou částí dle rozhodnutí účetní jednotky.Takto účtovaný majetek je pak veden v majetkové evidenci stejně jako dlouhodobýmajetek, na rozdíl od předchozí varianty s časovým rozlišením, kdy se majetek vedev evidenci operativní.)Drobný krátkodobý majetekMajetek, jehož pořizovací cena je nižší než 20 000 Kč a doba použitelnosti kratší než 1rok, zachycuje účetní jednotka v účetnictví prostřednictvím účtu 501 – Spotřeba materiáluna samostatných analytických účtech dle druhu majetku (dle účtového rozvrhu) a dále honeeviduje v operativní evidenci.Účetní jednotka se rozhodla takto účtovat majetek jako je např. vybavení kanceláří –501.371, drobná kancelářská technika – 501.370 apod.7. Zásoby – oceňování, evidence, účtování, stanovení norem přirozených úbytkůZákladní právní úprava:• ZoÚ – Způsoby oceňování (část IV), Inventarizace majetku a závazků (část V)• Vyhláška - § 9, § 20, § 21, § 39, § 49• ČÚS č. 007, č. 001552

O zásobách účtuje jednotka průběžně způsobem A. U způsobu A se v průběhu účetníhoobdobí účtuje s využitím účtů v účtové třídě 1 Zásoby.Účetní jednotka vede skladovou evidenci v účetním softwaru firmy. Analytická evidencese vede podle druhů zásob materiálu na skladových kartách a obsahuje zejména přesnýnázev materiálu, datum pořízení, datum naskladnění, datum vyskladnění, ocenění a údajeo množství.Zásobami jsou:- skladovaný materiál - evidovaný na skladě (č. účtu)základní materiál výrobní a režijní - 112.100obaly - 112.005- nedokončená výroba – 121.100- hotové výrobky – 123.100- skladované zboží – 132.100Oceňování zásobZásoby se oceňují podle § 25 a § 27 ZoÚ a § 49 vyhlášky.Zásoby materiálu a zboží na skladě účetní jednotky jsou vedeny v průměrných cenáchzjištěných jako vážený aritmetický průměr z pořizovacích cen. Vážený aritmetický průměrse přepočítává při každém skladovém pohybu (příjem, výdej).Účetní jednotka oceňuje zásoby cenou pořízení a náklady souvisejícími s jejich pořízením.Mezi tyto související náklady patří zejména clo a celní poplatky, pojistné, přepravné,skladné, manipulace, poštovné, balné, provize, pojistné, apod.Materiál nakupovaný pro výrobu, případně i pro potřebu uvnitř účetní jednotky, účtujejednotka v pořizovacích cenách (cena pořízení i náklady související) na vrub účtu 111.000–Pořízení materiálu a souvztažně na příslušných účtech zúčtovacích vztahů,popř. na finančních účtech. Náklady související s pořízením materiálu jsou rozpočítáványpřímo k materiálu, se kterým souvisejí.Příjem materiálu na sklad na základě faktur nebo dodacích listů se účtuje příjemkouv příslušném analytickém členění na vrub účtu 112.A – Materiál na skladě a ve prospěchúčtu 111.000 – Pořízení materiálu.53

Spotřeba materiálu se účtuje výdejkou na vrub příslušného analytického účtu 501.A –Spotřeba materiálu, u prodeje materiálu na vrub účtu 542.000 – Prodaný materiálsouvztažně na příslušném analytickém účtu 112.A – Materiál na skladě.Zálohy poskytnuté na pořízení zásob materiálu a zboží účtuje účetní jednotka vždyprostřednictvím účtu 151.000 – Poskytnuté zálohy na zásoby.Nedokončená výroba a sklad hotových výrobkůV průběhu účetního období se přírůstky zásob oceněné vlastními náklady (materiál, služby,mzdy, kooperace, zdravotní a sociální pojištění hrazené firmou za zaměstnance) zaúčtujína vrub účtu 121.100 – Nedokončená výroba se souvztažným zápisem ve prospěch účtu611.000 – Změna stavu nedokončené výroby.Při úbytku nedokončené výroby se účtuje na vrub účtu 611.000 – Změna stavunedokončené výroby a ve prospěch účtu 121. 100 – Nedokončená výroba a zároveňpřevzaté výrobky na sklad se zaúčtují na sklad výrobků, a to zápisem na vrub účtu 123.100– Výrobky a ve prospěch účtu 613.000 – Změna stavu výrobků.Při prodeji výrobků se účtuje úbytek výrobků na vrub účtu 613.000 – Změna stavuvýrobků a ve prospěch účtu 123.100 – Výrobky.Manka a přebytkyManka a přebytky zásob lze vzájemně vyrovnávat pouze tehdy, jedná-li se o mankaa přebytky zásob, které vznikly ve stejném inventarizačním období prokazatelněneúmyslnou záměnou jednotlivých druhů, u kterých je tato záměna možná vzhledemk charakteru druhů zásob, například v důsledku různých rozměrů spojovacích materiálůnebo podobného balení zásob. Převyšuje-li po tomto vyrovnání částka mank částkupřebytků, je třeba rozdíl posuzovat jako výsledné manko, převyšuje-li částka přebytkůčástku mank, posuzuje se rozdíl jako výsledný přebytek (jedná se o výjimku ze zákazuvzájemného zúčtování podle § 58 odst. 1 písm. c) vyhlášky č. 500/2002 Sb.).Při uzavírání účetních knih se inventarizační rozdíly, pokud se nejedná o přirozené úbytkyzásob, zaúčtují na vrub účtu 549.000 – Manka a škody. U přebytků zásob se účtujeve prospěch účtu 648.000 – Ostatní provozní výnosy.54

Normy přirozených úbytků zásobÚbytek zásob zjištěný při inventarizaci do výše stanovené normy přirozených úbytkůzásob se nezahrnuje do inventarizačních rozdílů a účtuje se obvyklým způsobem (na vrubdaňových nákladů) – analytického účtu 501.Normy přirozených úbytků zásob je možné stanovit např. procenty z ročního obratu:- skladovaný materiál (podle jednotlivých druhů) 0,05 %Účetní jednotka (výrobní podnik) nemá stanovenou normu pro přirozený úbytek zásob.Materiál účtovaný přímo do spotřebyÚčetní jednotka rozhodla, že bude účtovat pořízení některých zásob materiálu přímodo nákladů na příslušné analytické účty dle účtového rozvrhu, a to i v případě,že o zásobách účtuje způsobem A:- kancelářské potřeby, firemní tiskopisy, tonery- reklamní a propagační předměty- pohonné hmoty- náhradní díly- ochranné a pracovní prostředky a pomůcky- obaly- odborná literatura a předplatnéZmetkyZmetky se nepovažují za škody v účetnictví ani z hlediska daně z příjmů. Považují se zatechnologické a technické úbytky zásob, to znamená, že náklady na zmetky jsou daňověuznatelné.Náklady na vnitřní zmetky jsou součástí nákladů na výrobu (aniž by se pojímaly doocenění zásob vlastní výroby) – analytický účet 548.100.Náklady na vnější zmetky – postupuje se podle uzavřených smluv v oblasti obchodnězávazkových vztahů. V případě, kdy z pozice dodavatele vznikají náklady na vnějšízmetky nejen ve výši dodávky (vyfakturovaných částek), ale i částek dalších náhradodběrateli (např. náklady odběratele na zpracování přijaté nekvalitní dodávky), účtují se navrub analytického účtu 548.200. V souvislosti se zmetky se uplatňují náhrady nákladů na55

zmetky podle právních možností např. vůči zaměstnancům nebo dodavatelům. Uplatněnénáhrady se účtují ve prospěch účtu 648.000 - Ostatní provozní výnosy.Likvidace zásobOd roku 2008 je daňově uznatelným nákladem i hodnota likvidovaných zásob, včetnědalších výdajů souvisejících s likvidací, za podmínky, že likvidace byla prokazatelněprovedena. V účetní jednotce se týká materiálu, zboží, nedokončené výroby, polotovarů ahotových výrobků.K prokázání likvidace se vypracovává protokol, kde se uvádí:- důvod likvidace- způsob likvidace- čas a místo provedení likvidace- specifikace předmětů likvidace- způsob naložení se zlikvidovanými předměty- pracovník zodpovědný za provedení likvidace8. Zásady pro časové rozlišení nákladů a výnosůZákladní právní úprava:• ZoÚ - § 3, § 7 odst. 4, § 19 odst. 6• Vyhláška - § 13, § 19• ČÚS – č. 017 bod 3.11, č. 019 bod 6• ZDP - § 23• pokyn D – 300KOMENTÁŘ: postup při časovém rozlišení stanovený v každé účetní jednotce vnitřnímpředpisem se nesmí každoročně měnit, ke změně může dojít pouze dle § 7 odst. 4 ZoÚ.Náklady příštích období – výdaje, které se týkají nákladů příštích účetních období:- náklady na zařazení většího rozsahu drobného nehmotného nebo hmotného majetkudo používání- nájemné placené předem- předplatné56

Zúčtování nákladů příštích období na příslušný účet nákladů se provede v účetním období,s nímž časově rozlišené náklady věcně souvisejí.Komplexní náklady příštích období – obsahují položky, které se týkají nákladů příštíchúčetních období a které se souhrnně vztahují k danému účelu:- náklady na přípravu a záběh výkonů a náklady na výzkum a vývoj (pokud se časověrozlišují)- náklady na dlouhodobou propagaci- náklady na předzásobení (na skladování)Zúčtování komplexních nákladů příštích období se provede v účetním období, s nímžčasově rozlišené náklady věcně souvisejí, nejpozději však do čtyř let od zaúčtovánínákladů na příslušný účet časového rozlišení.Příjmy příštích období obsahují částky účetní jednotkou nepřijaté, které časově a věcněsouvisejí s výnosy běžného účetního období a nejsou účtovány přímo na účtechpohledávek za právnickými a fyzickými osobami:- výnosové provize- provedené a odebrané dosud nevyúčtované práce a službyÚčtuje se souvztažnými zápisy ve prospěch příslušných účtů účtové třídy 6.Výdaje příštích období obsahují náklady, které souvisejí s běžným účetním obdobím,avšak výdaj na ně nebyl dosud uskutečněn:- nájemné placené pozadu- prémie a odměny placené po uplynutí rokuLze vyúčtovat pouze částky, u nichž je známo, že se v budoucích obdobích vynaloží napříslušný účel a v určité výši.Výnosy příštích období obsahují příjmy, které věcně patří do výnosů v příštích účetníchobdobích:- nájemné přijaté předem- částky přijatých paušálů předem na zajištění servisních služeb- přijaté předplatnéZúčtování výnosů příštích období se provede v období, s kterým věcně souvisejí.57

Hlediskem pro účtování účetních případů časového rozlišení je skutečnost, že jsou známy:- věcný titul, k němuž se vztahují- částka vynaložená nebo získaná- účetní období, kterých se týkajíČasově rozlišovat nelze pokuty, penále, manka a škody.Stanovení konkrétních titulů časového rozlišení nákladů a výnosůNáklady i výnosy bude účetní jednotka rozlišovat v každém případě, tedy bez ohledu navýši časově rozlišovaných položek z hlediska jejich významnosti i opakovatelnosti.381 – Náklady příštích období381.108 – leasing 1: časově rozlišená první nerovnoměrná splátka Peugeot Boxer381.A – časové rozlišení krátkodobého majetku s pořizovací cenou v rozmezí 20 000 Kč –39 999 KčČasové rozlišení nevýznamných a pravidelně se opakujících výdajů, popř. příjmůÚčetní jednotka dále stanovila, že pravidelně opakující se platby a platby nevýznamnéhocharakteru nebude časově rozlišovat. Za položku nevýznamného charakteru jsoupovažovány částky nepřesahující 10000 Kč. V případě, že níže uvedené položky překročítento limit, budou tyto položky časově rozlišované.Jedná se zejména o:- předplatné odborných časopisů a publikací- nákup kalendářů a diářů- nákup novoročenek- zákonné pojištění odpovědnosti z provozu firemních vozidel- pojištění podnikatelské činnosti- pojištění majetku účetní jednotkyVýše uvedený postup nelze uplatnit v případech, které se řeší pomocí dohadných položek(například platby za spotřebu elektrické energie, plynu, vody, tepla) nebo časovýmrozlišením (například přijaté a placené nájemné včetně finančního pronájmu s následnoukoupí najaté věci, náklady na technický rozvoj, přípravu a záběh výroby atd.).Při roční inventarizaci účtů časového rozlišení se posuzuje jejich výše a odůvodněnost.58

9. Zásady pro tvorbu dohadných položekZákladní právní úprava:• ZoÚ – zejména § 3• Vyhláška - § 10 odst. 7, § 11 odst. 2, § 17 odst. 7, § 18 odst. 2• ČÚS – č. 017 bod 3.11• ZDP - § 23• pokyn D – 300KOMENTÁŘ: dohadné položky jsou náklady a výnosy (návazně závazky a pohledávky),jejichž vznik věcně a časově patří do běžného účetního období, pro jejichž zaúčtování všakúčetní jednotka neobdržela podklady (doklad).V účetní jednotce je účtování dohadných položek součástí uzávěrkových účetních operacíběžného roku. Počátkem roku se dohadná položka stornuje, potvrzená pohledávka nebozávazek se proúčtuje běžným způsobem.U dohadných položek aktivních – účet 388. a pasivních – účet 389. neznáme všechny třinezbytné skutečnosti pro časové rozlišení, tzn. obvykle známe účel, ale neznáme přesněčástku či období čerpání. Při stanovení hodnotové výše se vychází z dostupnýchskutečností, informací a podkladů, např. smlouvy, dohody, obvyklé ceny, předešlédodávky apod.388 – dohadné účty aktivníPřípady, které se mohou v účetní jednotce vyskytnout:- nepotvrzený nárok náhrady za škodu od pojišťovny ke konci rozvahového dne- výnosové úroky, které nebyly zahrnuty do bankovního vyúčtování za běžné účetníobdobí, respektive toto bankovní vyúčtování bylo chybnéVýše uvedené případy se vyúčtují se souvztažným zápisem ve prospěch příslušného účtuúčtových skupin 64 – Jiné provozní výnosy nebo 66 – Finanční výnosy.59

389 – dohadné účty pasivníPřípady, které se mohou v účetní jednotce vyskytnout:- dodavatelem dodané nevyfakturované dodávky- nevyúčtovaná spotřeba elektřiny, plynu, vody- nákladové úroky, které nebyly zahrnuty do bankovního vyúčtování za dané účetníobdobí, respektive toto bankovní vyúčtování je chybné- a závazek k úhradě z odpovědnosti za způsobenou škodu v případech, kdy není možnoke konci rozvahového dne stanovit konečnou výši závazku- náhrada mzdy nebo platu za nevyčerpanou dovolenou, pokud na ni vzniknezaměstnanci nárok podle zvláštních právních předpisů, bude-li proplacena v příštímúčetním obdobíVýše uvedené případy se vyúčtují se souvztažným zápisem na vrub příslušného účtuúčtových skupin 56 – Finanční náklady a příslušného účtu účtové skupiny 54 – Jinéprovozní náklady, popřípadě na vrub příslušného účtu majetku, respektive nákladův případě nevyfakturovaných dodávek.10. Zásady pro tvorbu a používání opravných položekZákladní právní úprava:• ZoÚ - § 25 odst. 2, § 26 odst. 3• Vyhláška - § 26, § 31, § 39, § 55• ČÚS – č. 005• ZDP - § 24 odst. 2 písm. i• ZoR - § 1 - § 4, § 8, §8a, § 8b, § 8cKOMENTÁŘ: Opravné položky se tvoří způsobem a k účelům stanoveným ZoRa uplatňují se za zdaňovací období. Účetní jednotka je povinna v souvislosti s podánímdaňového přiznání prověřit odůvodněnost tvorby opravných položek a jejich skutečný stavporovnat s výší, kterou může poplatník uplatnit v základu daně z příjmů.Zákonné opravné položky se zahrnují do základu pro výpočet daně z příjmů.Při inventarizaci se posuzuje výše a odůvodněnost těchto opravných položek.60

Účetní jednotka může tvořit podle ZoR:- opravné položky k pohledávkám za dlužníky v insolvenčním řízení a opravnépoložky k nepromlčeným pohledávkám splatným po 31. prosinci 1994, jejichž rozvahováhodnota v okamžiku vzniku nepřesáhne částku 200 000 Kč a bylo-li ohledně těchtopohledávek zahájeno rozhodčí řízení nebo správní řízení, jehož se poplatník daně z příjmůřádně účastní a řádně a včas činí úkony potřebné k uplatnění jeho práva za podmínky,že od konce sjednané lhůty splatnosti pohledávky uplynulo více než:č. Doba% neuhrazenérozvahové hodnotypohledávky1. 12 měsíců 33 %2. 18 měsíců 50 %3. 24 měsíců 66 %4. 30 měsíců 80 %5. 36 měsíců 100 %- opravné položky k nepromlčeným pohledávkám splatným po 31. prosinci 1994,jejichž rozvahová hodnota v okamžiku vzniku je vyšší než 200 000 Kč a bylo-li ohlednětěchto pohledávek zahájeno rozhodčí řízení, soudní řízení nebo správní řízení, jehožse poplatník daně z příjmů řádně účastní a řádně a včas činí úkony potřebné k uplatněnísvého práva za podmínky, že od konce sjednané lhůty splatnosti pohledávky uplynulo vícenež:č. Doba% neuhrazenérozvahovéhodnotypohledávky1. 6 měsíců 20 %2. 12 měsíců 33 %3. 18 měsíců 50 %4. 24 měsíců 66 %5. 30 měsíců 80 %6. 36 měsíců 100 %61

- opravnou položku až do výše 100 % její neuhrazené rozvahové hodnoty bezpříslušenství, lze vytvořit v případě, že:+ se nejedná o pohledávku vymezenou v § 8a odst. 3 ZoR+ rozvahová hodnota pohledávky bez příslušenství v okamžiku jejího vznikunepřesáhne částku 30 000 Kč+ od konce sjednané lhůty splatnosti pohledávky uplynulo nejméně 12 měsíců+ celková hodnota pohledávek bez příslušenství vzniklých vůči témuždlužníkovi, u nichž uplatňuje postup podle tohoto ustanovení, nepřesáhneza zdaňovací období částku 30 000 KčÚčtový předpis pro opravné položky k pohledávkám558.100 (daňově uznatelné) / 391.A558.200 (daňově neuznatelné) / 391.ATyto opravné položky se zruší, pokud pominou důvody pro jejich existenci.Účetní opravné položkyTyto položky, které se nezahrnují do základu pro výpočet daně z příjmů, se vytváří pouzek účtům majetku v případech snížení jejich ocenění v účetnictví prokázaném na podkladěúdajů inventarizace majetku. Tyto opravné položky se vytvářejí jen v případech, kdysnížení ocenění majetku v účetnictví není trvalého charakteru (pohledávky, zásoby,dlouhodobý majetek, krátkodobý finanční majetek).Tyto opravné položky zatím účetní jednotka nevytváří.11. Zásady pro tvorbu a používání rezervZákladní právní úprava:• ZoÚ - § 25 odst. 2, § 26 odst. 3• Vyhláška - § 16, § 26, § 31, § 39, § 57• ČÚS - č. 004• ZDP - § 24 odst. 2 písm. i• ZoR - § 1 - § 4, § 7, § 9 - § 1162

KOMENTÁŘ: rezervy tvořené dle zákona o rezervách (tvorba zahájena od r. 2009) jsoudaňově účinné, pokud budou peněžní prostředky v plné výši rezervy připadající na jednozdaňovací období převedeny na samostatný účet v bance, který je určen výhradně proukládání prostředků rezerv tvořených podle zákona o rezervách, a to nejpozději do termínupro podání daňového přiznání. Nebudou-li peněžní prostředky v plné výši rezervypřipadající na jedno zdaňovací období převedeny na samostatný účet nejpozději do termínupro podání daňového přiznání, rezerva se zruší v následujícím zdaňovacím období.Rezervy dle ZoR se nesmějí vytvářet na výdaje (náklady) na pořízení hmotného anehmotného majetku:- který je určený k likvidaci- u něhož jde o opravy v důsledku škody či jiné nepředvídané nebo nahodilé události- u něhož jde o opravy, které se pravidelně opakují každý rok- k němuž má vlastnické právo poplatník, vůči jehož majetku trvají účinky prohlášeníkonkursuMaximální doba tvorby rezervy je u hmotného majetku následující:Odpisová skupinaPočet zdaňovacích období2 33 64 85 106 10Zákonné rezervyPokud bude účetní jednotka vytvářet rezervu na opravu majetku, musí doložit oprávněnosttéto tvorby rozpočtem nákladů na opravu, stanoví počet let, po které se bude rezervavytvářet a stanoví předpokládaný termín zahájení provádění opravy. V případě, že nebudeosoba odpovědná za tvorbu rezervy schopná zpracovat rozpočet sama, zajistí se zpracovánírozpočtu u odborné firmy.63

Tvorba rezerv se účtuje na vrub nákladů, jejich použití ve prospěch nákladů účtu 552.000 –Tvorba zákonných rezerv.Zůstatky rezerv se převádějí do následujícího účetního období a nesmí mít aktivní zůstatek.Způsob tvorby rezerv za zdaňovací období a jejich výše musí být prokazatelné.Rezervy podléhají dokladové inventarizaci, při níž se posuzuje jejich výše a odůvodněnost.Rezervy se zruší ve prospěch nákladů ve stejném zdaňovacím období, kdy pominulydůvody, pro které byly vytvořeny.Každá vytvořená rezerva na opravu majetku bude evidována samostatně na inventárníkartě rezerv. V účetnictví budou pro každou rezervu zavedeny samostatné analytické účty.K prokazování čerpání rezerv postačí běžné účetní doklady zachycené v účetnictví,na základě kterých je čerpání rezerv také prokazováno.Jestliže nastanou skutečnosti odůvodňující změnu výše rezervy, musí se provést její úpravapočínaje zdaňovacím obdobím, v němž byly tyto skutečnosti zjištěny.Interní účetní doklady, na základě kterých se bude do účetnictví zachycovat účtovánítvorby i čerpání, resp. zrušení rezervy, budou vždy ještě před zaúčtováním podepsányosobou odpovědnou za účetní případ.V případě, že nebude provedena oprava hmotného majetku, zruší se rezerva ve prospěchnákladů a současně zpracuje a předloží finančnímu úřadu dodatečné daňové přiznání, a toza jednotlivá období, do kterých danou rezervu provedla a zaúčtovala jako daňový náklad.Ostatní rezervyRezervy, jejichž tvorba a použití není zohledněna zákonem o daních z příjmů a o nichžzpravidla rozhoduje účetní jednotka sama = rezervy na důchody a podobné závazky,rezerva na daň z příjmů, ostatní rezervy.V současné době účetní jednotka rezervy nevytváří.12. Zásady vedení pokladnyZákladní právní úprava:• ZoÚ• Zákon č. 254/2004 Sb. o omezení plateb v hotovosti64

S osobou odpovědnou za nakládání s peněžními prostředky v hotovosti, ceninami a šeky(dále jen pokladník) je uzavřena dohoda o hmotné odpovědnosti.Pokladník:- vede evidenci o pohybu peněžních prostředků v hotovosti, cenin a šeků- zhotovuje pokladní doklady a odpovídá za jejich formální správnost- zajišťuje průběžné číslování pokladních dokladů- ověřuje výši plateb v hotovosti- zajišťuje doplňování pokladní hotovosti a cenin- zajišťuje odvody pokladní hotovosti do banky- zajišťuje příjem a výdej peněžních prostředků v hotovosti a výdej cenin- připravuje pokladní doklady k zaúčtováníV účetní jednotce jsou zavedeny tyto pokladny:- pokladna korunová – analytický účet 211.101- pokladna EUR - analytický účet 211.103- pokladna GBP - analytický účet 211.104- pokladna CHF – analytický účet 211.105- pokladna USD – analytický účet 211.106- pokladna šeková – analytický účet 211.200Pokladní vydává a přijímá peněžní prostředky pro potřeby zaměstnanců účetní jednotkyv souvislosti s plněním jejich pracovních povinností.Pro disponování s pokladní hotovostí je pověřen odpovědný zaměstnanec účetní jednotky.Každá výplata musí být doložena paragonem, stvrzenkou apod. Současně k těmtodokladům musí být vyhotoven výdajový pokladní doklad, případně vyúčtování firemníchvýdajů nebo vyúčtování tuzemské (zahraniční) pracovní cesty. Tyto doklady budou předvýplatou předloženy k odsouhlasení odpovědné osobě, jinak nesmí být doklad proplacen.Obdobně toto platí i pro příjmové pokladní doklady. Zaměstnancům je možno poskytnoutprovozní jednorázovou nebo stálou zálohu, kterou jsou povinni vyúčtovat. O tom, komubude poskytnuta stálá provozní záloha, rozhoduje opět určená osoba.65

Poskytnutí jakékoliv provozní zálohy bude zachyceno v účetnictví jako pohledávkaza zaměstnancem, případně za společníkem, nikdy nesmí být poskytnuta záloha bezvyhotovení výdajového pokladního dokladu.13. Používání cizích měn, kurzové rozdílyZákladní právní úprava:• ZoÚ - § 4 odst. 12, § 24 odst. 6, 7, 8• Vyhláška - § 39, § 58, §60• ČÚS – č. 006Majetek a závazky vyjádřené v cizí měně se přepočítávají na českou měnu kurzemdevizového trhu vyhlášeným Českou národní bankou, a to k okamžiku ocenění.Účetní jednotka rozhodla o používání kurzů následovně:- pro přepočet majetku a závazků vyjádřených v cizí měně se použije pevný kurzvyhlášený ČNB vždy k 1. dni kalendářního měsíce- při každé operaci, tj. i při částečných úhradách pohledávek a závazků bude vyčíslena proúčtován kurzový rozdíl- ke dni 31. 12. vyhotoví sestavu neuhrazených pohledávek a závazků v cizí měně,vyčíslí kursové rozdíly a prostřednictvím interního účetního dokladu tyto rozdíly proúčtujev rámci uzávěrkových operací- dále provede přepočet konečného zůstatku na valutových pokladnách a devizovýchúčtech, vyčíslí kursové rozdíly a prostřednictvím interního účetního dokladu tyto rozdílyproúčtuje v rámci uzávěrkových operacíRozdíly, které vznikly z důvodu jiného kurzu než jaký byl použit v okamžiku zaúčtovánípohledávky nebo závazku apod., se vyúčtuje do finančních nákladů na analytický účet563.100 – Kurzové ztráty nebo do finančních výnosů 663.100 – Kurzové zisky. Doklademje bankovní výpis nebo příjmový pokladní doklad.Kurzové rozdíly při postupném splácení pohledávek a závazků se účtují při platbě (inkasu)na vrub finančních nákladů nebo finančních výnosů k okamžiku platby.66

14. Inventarizace majetku a závazkůZákladní právní úprava:• ZoÚ - § 6, § 8, § 25, § 26, § 29, § 30• ČÚS – č. 007KOMENTÁŘ: účetní jednotky inventarizací zjišťují skutečný stav veškerého majetkua závazků a ověřují, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazkův účetnictví.Fyzickou inventuru hmotného majetku, kterou nelze provést ke dni účetní závěrky, lzeprovádět v průběhu posledních čtyř měsíců účetního období, popřípadě v prvním měsícinásledujícího účetního období.Druhy inventarizace:- fyzická – u majetku hmotné, popř. nehmotné povahy- dokladová u závazků a pohledávek a ostatních složek majetku, u nichž nelzeprovést fyzickou inventuru- řádná – periodická a průběžná- mimořádná – při namátkové kontrole, při mimořádných událostechTento vnitřní firemní předpis upravuje postup při inventarizaci majetku a závazků.Inventarizaci provádějí inventarizační komise, které jsou jmenovány ředitelem společnostivždy na jedno účetní období.Postup při inventarizaci:- zjistit účetní stav a ocenění majetku a závazků- zjistit skutečný stav, tj. provést fyzickou nebo dokladovou inventuruPodkladem pro inventury jsou inventurní soupisy majetku a závazků. Povinné náležitostiinventurního soupisu jsou stanoveny v § 30 ZoÚ:- vypracovat inventarizační zápisy podle jednotlivých účtů majetku a závazků suvedením výsledků inventury:+ inventarizační rozdíly (manko, schodek, přebytek)+ příčina vzniku rozdílu+ návrh na vypořádání rozdílu+ podpisy odpovědných pracovníků67

- zaúčtovat inventarizační rozdílyInventarizační rozdíly musí být proúčtovány do účetního období, za které se inventarizacíověřuje stav majetku a závazků.15. Harmonogram účetní závěrkyZákladní právní úprava:• ZoÚ – Účetní závěrka (část III)• Vyhláška - § 3 - § 44 a dále přílohy k vyhlášce č. 1 - 3KOMENTÁŘ: pro správné zpracování daňového přiznání k dani z příjmů a roční závěrkyje nutné zabezpečit veškeré podklady a doklady, které účetní, auditor i daňový poradcepotřebují. Některé hospodářské operace mohou být v účetnictví zachyceny chybně nebovůbec. To vše může mít dopad na správné stanovení základu daně z příjmů a následnédaňové povinnosti a zobrazení věrného a poctivého obrazu účetní jednotky.K zajištění uzávěrkových prací za období …….. je stanoven následující jednotný postup.Z důvodu věrného a poctivého zobrazení stavu účetnictví v účetní závěrce zaúčtuje účetníjednotka tyto účetní případy:- v případě, že z objektivních důvodů nebude možné do 31. 12. vystavit za některáplnění faktury, proúčtuje se výnos z nich prostřednictvím účtu 388.000 – Dohadné účtyaktivní- dodavatelské faktury za všechna plnění týkající se uzavíraného roku , které budoudodavatelem vystaveny v období od 1. 1. do 31.3., budou účtovány na účet 383.000 –Výdaje příštích období, pokud faktury za některá z těchto plnění neobdrží účetníjednotka do 31.3., vyúčtují se jako nevyfakturované dodávky prostřednictvím účtu389.000 – Dohadné účty pasivní, a to na základě patřičných písemných podkladůpro zaúčtování (viz. vnitřní předpis č. 9)- proúčtovat výsledky všech inventarizací provedených podle směrnice „Inventarizacemajetku a závazků“- případně zjištěná manka a škody nebo přebytky, opravné položkyk majetku, trvalé snížení hodnoty majetku, popř. zvýšení hodnoty závazků (viz. vnitřnípředpis č. 14)68

- kurzové rozdíly na účtech účtových skupin 21, 22, 25 a 26 do nákladů, popř. výnosů(účty 563.100 a 663.100)- vytvoření účetní opravné položky, daňové opravné položky k nepromlčenýmpohledávkám podle ZoR (viz. vnitřní předpis č. 10)- tvorbu rezerv podle směrnice č. 11- účetní případy časového rozlišování podle směrnice č. 8Účetní závěrka, uzavření a zhodnocení výsledků za příslušný rok v souladu s ustanovením§ 18 odst. 1 ZoÚ tvoří účetní závěrku podnikatelů:- rozvaha- výkaz zisku a ztráty- přílohaVzory rozvahy a výkazu zisku a ztráty včetně obsahového vymezení položek a jejichuspořádání upravuje vyhláška č. 500/2002 Sb., v platném znění, stejně tak i obsah přílohy.Účetní závěrka může zahrnovat i přehled o peněžních tocích nebo přehled o změnáchvlastního kapitálu.Podle ZoÚ § 37 odst. 1 a 2 se účetní jednotce, která nesestaví účetní závěrku nebonevyhotoví výroční zprávu, uloží pokuta až do výše 6 % hodnoty aktiv celkem. V případě,že účetní jednotka sestaví neúplnou účetní závěrku, neověří účetní závěrku nebo výročnízprávu auditorem, ač jí zákon tuto povinnost stanoví, nezveřejní účetní závěrku nebovýroční zprávu, uloží se jí pokuta až do výše 3 % hodnoty aktiv celkem.16. Úschova účetních záznamů, archivace dokladůÚschova účetních záznamů a archivování dokladů se řídí § 31 a § 32 zákonač. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 235/2004 Sb.,o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, a zákonem č. 499/2004 Sb.,o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů. Určité časové lhůtyvyplývají také ze zákona č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, ve znění pozdějšíchpředpisů.69

Před uložením do firemního archivu jsou záznamy uspořádány a zabezpečeny proti ztrátě,zničení nebo poškození a řádně označeny. Účetní záznamy jsou ukládány odděleněod ostatních písemností do firemního archivu a uschovány po níže stanovenou dobu.V souladu s § 31 zákona o účetnictví a § 27 zákona o dani z přidané hodnoty se účetnípísemnosti, záznamy na technických nosičích dat nebo mikrografické záznamyuschovávají s výjimkami uvedenými v § 32 zákona o účetnictví takto:- účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetníhoobdobí, kterého se týkají- účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh,přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají- účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá formu vedení účetnictví, po dobu5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají- daňové doklady po dobu 10 let následujících po roce, kterého se týkají- účetní doklady a jiné účetní záznamy, které se týkají záručních lhůt a reklamačníchřízení, uschovává účetní jednotka po dobu, po kterou lhůty nebo řízení trvají. Účetnízáznamy, které se týkají nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků, uschováváúčetní jednotka do konce roku následujícího po roce, v němž došlo k jejich zaplacení nebosplněníPodle zákona ČNR č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku nastátní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů, jsou plátci pojistného povinniuschovávat účetní záznamy o údajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného podobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.Podle zákona ČNR č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, veznění pozdějších předpisů, je zaměstnavatel povinen uschovávat účetní záznamy o údajíchpotřebných pro účely důchodového pojištění uvedené v § 31 odst. 2 zákona o účetnictví 30kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.Účetní záznamy jsou po uzavření účetního období uloženy ve firemním archivu.Osobou odpovědnou za úschovu účetních záznamů a archivování dokladů je ………70

17. Pracovní cesty, cestovní náhradyZákladní právní úprava:• Zákoník práce (část VII)• ZDP - § 24 odst. 2 písm. k, § 25 odst. 1 písm. j• pokyn D – 300 k § 24Firma má zpracován tento předpis v souboru „pracovně – právních“ směrnic dostatečnýmzpůsobem. Je zde popsán způsob nařizování a schvalování pracovních cest, způsobpřepravy, ubytování, pravidla pro poskytování záloh (i zapůjčení platební karty), lhůty propředkládání vyúčtování pracovních cest, lhůty zaměstnavatele pro vyúčtování, náležitosticestovního příkazu, cestovní náhrady – sazby stravného pro tuzemské i zahraniční pracovnícesty, náhrady cestovních výdajů, náhrady nutných vedlejších výdajů.V této směrnici nejsou uvedeny účtovací předpisy. Proto je zde doplňuji:- poskytnutí zálohy na služební cestu zaměstnanci 335.100 / 211.A- poskytnutí zálohy na služební cestu společníkovi 355.100 / 211.A- vyúčtování nákladů na služební cestu 512.110 / 335.100 (335.100)- zúčtování zálohy na služební cestu – doplatek 335.100 (355.100) / 211.A- zúčtování zálohy na služební cestu – vratka 211.A / 335.100 (355.100)Veškeré náhrady cestovních výdajů a stravného jsou poskytovány dle příslušných zákonůdo výše limitů stanovených pro daňovou uznatelnost nákladů.18. Stravování zaměstnancůZákladní právní úprava:• ZDP - § 6 odst. 9 písm. b, § 24 odst. 2 písm. j) bod 4, § 25 odst. 1 písm. k• pokyn D – 300 k § 24 odst. 2KOMENTÁŘ: zaměstnanci je možné poskytnout za sníženou úhradu jedno hlavní jídlo vprůběhu jedné pracovní směny. V případě, že pracovní směna bude delší než 11 hodin jemožné (považuje se za daňový výdaj) poskytnout příspěvek na další jedno hlavní jídlo.71

Forma stravování zaměstnanců ve firmě ZNOJEMSKÉ STROJÍRNY, s.r.o.:- vlastní závodní jídelnaFirma provozuje vlastní kuchyň a jídelnu. Do daňových nákladů zahrnuje náklady naprovoz vlastního zařízení závodního stravování kromě hodnoty potravin.Stanovení výše příspěvku zaměstnance a způsob jeho úhrady:Na základě kalkulace na jedno hlavní jídlo byla stanovena cena: 30,- KčZ toho 20,- Kč uhradí zaměstnanec16,80 + 19% DPH 3,209,20 Kč uhradí firma – jako ostatní sociální náklad nad rámec zákona(firma tuto nákladovou položku účtuje jako daňově neuznatelnou)Zaměstnanci nebude poskytován příspěvek na závodní stravování jestliže:- odpracuje pouze část směny- je vyslán na pracovní cestu a přísluší mu stravné podle zákoníku práce72

ZávěrV této bakalářské práci jsem se zabývala problematikou potřeby tvorby vnitropodnikovýchsměrnic jako celku. V první části jsem uvedla charakteristiku a základní popis směrnic,které jsou pro účetní jednotku závazné na základě platných právních předpisů. Teoretickéinformace jsem čerpala z uvedené odborné literatury. Na základě studia těchto materiálůjsem se pokusila o obecnou formulaci povinných i doporučených metod a postupů přitvorbě vnitropodnikových směrnic pro účtování. Dále jsou zde shrnuty názory autorůodborných publikací včetně citací a výčtu nejčastěji používaných vnitropodnikovýchúčetních směrnic.Cílem této práce byla aplikace získaných teoretických poznatků v konkrétní firmě.Zkoumanou firmou zde byla společnost s ručením omezeným ZNOJEMSKÉSTROJÍRNY, s.r.o. Studiem interních materiálů této firmy v oblasti vnitropodnikovýchsměrnic jsem získala potřebné informace pro porovnání stávajícího stavu této oblasti sestavem, který vyžadují zákonné normy. Zkoumaná firma má vytvořeny všechny povinnésměrnice i směrnice popisující specifické oblasti podnikatelské činnosti. Přesto jsemzjistila určité nedostatky. V některých vnitřních předpisech chyběly účetní předpisy,některé směrnice pouze citovaly paragrafy zákonů, další pak byly vytvořeny zbytečně,protože pro ně podnik neměl obsahovou náplň (Cenné papíry a podíly). Tyto směrnicenebyly delší dobu aktualizované a některé z nich obsahovaly odkazy na již neexistujícíparagrafy zákonů. Proto jsem jednotce doporučila přepracování, doplnění a aktualizacisouboru podnikových směrnic, navrhla jsem jednotný titulní list a formální úpravu, kteráby měla být společná všem vnitřním předpisům. Pro firmu jsem vypracovala komplexnísoubor jednotlivých směrnic, které splňují legislativní požadavky a zachycují i dalšípotřeby organizace.Závěrem mohu říci, že ještě před dokončením mé bakalářské práce došlo ve firměk zásadnímu přehodnocení přístupu ke zpracovávání vnitropodnikových účetních směrnic,a to pozitivním směrem.Jsem přesvědčena, že tato práce bude přínosem pro zkoumanou firmu a navrhovanézměny, které jsem předložila k posouzení vedení firmy, budou efektivně využity v dalšípodnikatelské praxi.73

Použité zdrojeCARDOVÁ, Zdenka. Vnitřní firemní předpisy - předpoklad bezproblémové daňovékontroly. Praha: Verlag Dashöfer, 2008.HRUŠKA, Vladimír. Vnitropodnikové směrnice. Praha: BILANCE, 2002. 349 s. ISBN80-86371-32-8.KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele. 6. aktualiz. vyd. Olomouc:ANAG, 2008. 240 s. ISBN 978-80-7263-448-4.LOUŠA, František. Vnitropodnikové směrnice v účetnictví. 4. aktualizované vydání.Praha: GRADA, 2006. 112 s. ISBN 80-247-1259-8.Zákon o dani z příjmů 586/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů.Zákon o účetnictví 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů.České účetní standardy. Finanční zpravodaj. Praha: Ministerstvo financí ČR, 2003, č.11 – 12, s. 294.74