Udbudsplan 2. halvår 2013.pdf - Syddjurs Kommune

Udbudsplan 2. halvår 2013
Syddjurs Kommune 24. maj 2013
Udbudsplan for Syddjurs Kommune
Hvad siger udbudsreglerne?
Når en kontrakt – over kontraktens løbetid (typisk 4 år) - overstiger et samlet beløb på kr. 500.000,
er den annonceringspligtig i henhold til Tilbudsloven. Det vil sige, at kommunerne har pligt til at
annoncere offentligt, at man ønsker tilbud på en given opgave/vare.
Overstiger kontraktens forventede værdi kr. 1.489.820, er kommunen pligtig til at afholde et EUudbud.
Det vil sige, at udbuddet skal offentliggøres i EU-tidende og dermed i hele EU.
De såkaldte Bilag 2B ydelser (typisk tjenesteydelser indenfor social- og sundhedsvæsen) er ikke
længere annonceringspligtige. Man kan pt. nøjes med tilbudsindhentning.
For bygge- og anlægsarbejder er tærskelværdierne kr. 37.245.500, for delarbejder kr. 7.449.100.
Udbud/annonceringer laves flere steder i Syddjurs Kommune
Som kommunen er organiseret i dag, har afdelingerne selv i et vist omfang initiativpligten i forhold
til udbud/annonceringer.
Teknik & Miljø kører udbud på drift- og anlægsarbejde, rådgivningsbistand og personkørsel.
IT kører (i samarbejde med Team Udbud og Indkøb) udbud på IT services og hardware.
Jobcenteret kører (i samarbejde med Team Udbud og Indkøb) udbud på bl.a.
beskæftigelsesindsatser, efter reglerne om Bilag 2B ydelser.
Direktionssekretariatet kører (i samarbejde med Team Udbud og Indkøb) udbud på bl.a.
forsikringer og rengøring.
Ældreområdet kører (i samarbejde med Team Udbud og Indkøb) f.eks. annonceringer på
plejecentre (Søhusparken)
Hvert fagområde kan have specifikke områder der skal udbydes.
Team Indkøb og Udbud er som hovedregel ansvarlig for alle andre vare- og
tjenesteydelsesudbud, der går på tværs af kommunen.
Hvordan man kan afløfte Kommunens udbudspligt?
Syddjurs Kommune har mulighed for at løfte udbudsforpligtelsen på flere forskellige måder:
1. Gennem Jysk Fællesindkøb. Indkøbsfællesskab, bestående af Syddjurs, Favrskov,
Mariagerfjord, Rebild, Skive, Haderslev, Skanderborg og Viborg kommuner, der laver
fælles udbud. Hver kommune skal bidrage med et antal fælles udbud om året. Hovedreglen
er, at vi deltager i alle fællesudbuddene.
2. Gennem SKI aftaler. Her har man, gennem sit medlemskab af SKI, adgang til at bruge de
rammeaftaler, der er indgået efter udbud lavet af SKI. SKI har således afløftet
udbudsforpligtelsen. Hovedreglen er, at vi bruger de aftaler der er økonomisk fordelagtige,
set i forhold til den ressourceindsats det ville kræve at lave udbuddene selv.
SKI udbyder, i et tæt samarbejde med KL og kommunerne, en række fælleskommunale
forpligtende indkøbsaftaler. Der skal etableres 15-20 fælleskommunale indkøbsaftaler frem
mod 2015. Syddjurs Kommune deltager som udgangspunkt i de forpligtende udbud,
medmindre konkrete forhold taler imod det.
Side 1 af 4
1 of 4

Udbudsplan 2. halvår 2013
Foreløbig har Syddjurs Kommune tilsluttet sig alle de forpligtende aftaler der er udbudt.
Således på multifunktionsmaskiner, printere, computere, kontormøbler, aftørringspapir
mm., engangsservice mm., rengøringsmidler mm., kontorartikler, vejsalt.
3. Gennem Statens Indkøb. Statens Indkøb, i regi af Økonomistyrelsen, gennemfører EUudbud
på vegne af staten samt de kommuner og selvejende statslige institutioner, der
herudover ønsker at forpligte sig. Alle myndigheder i staten er forpligtet til at bruge Statens
Indkøbsaftaler. Syddjurs Kommune bruger de af aftalerne, der er økonomisk fordelagtige,
set i forhold til den ressourceindsats det ville kræve at lave udbuddene selv.
4. Egne udbud. Når vi ikke kan få aftaler via de andre muligheder.
Arbejdsopgaver i Team Udbud og Indkøbs udbudsplan
Som udgangspunkt er der foretaget nedenstående prioritering af arbejdsopgaver i Team Udbud og
Indkøb:
1. 2-3 egne JYFI udbud om året, input til ca. 20 JYFI udbud, kørt af de øvrige JYFI
kommuner, herunder udtræk af statistikker, gennemgang af udbudsmateriale,
implementering af aftaler mm.
2. Tilmelding til forpligtende SKI udbud/rammeaftaler. Forberedelse af sag til Direktionen
såfremt forhold taler for ikke at tilmelde sig.
3. Tilmelding til frivillige SKI udbud/rammeaftaler, som kommunen ønsker at benytte sig af.
4. Genudbud/genannoncering af kontrakter der udløber, hvis de udbudspligtige
5. Daglig drift af aftaler overfor såvel leverandører som institutioner
6. Henvendelser fra fagområder om hjælp og bistand
7. Compliance opfølgning
Gennemført januar – juni 2013 Opgaver juli – december 2013
Områder, genudbudt i første halvår 2013 Områder, skal genudbydes i andet halvår
2013
Høreapparater (KL) - undersøges
Ilt og medicinske gasser (JYFI) - gennemført
Sygeplejeartikler (JYFI) – gennemført, klagesag
i gang
Serviceaftale, institutionscykler mm. – forlænget
Stillingsannoncer – forlænget
Elektricitet - forlænget
SKI aftaler, der er taget stilling til: SKI aftaler, der skal tages stilling til:
Kontorartikler, papir i ark og skoleartikler, Skole- og institutionsmøbler og inventar
forpligtende
Vejsalt, forpligtende
Nye udbud i første halvår 2013 Nye udbud i andet halvår 2013
Talegenkendelse (IT) - aflyst 2 udbud vedr. velfærdsteknologi på
ældreområdet (IT)
Kvalitetssikring af rengøring på kommunens Nyt vagtplan system til ældreområdet
institutioner (Direktionssekretariatet) - udsat
Håndildslukningsmateriel og service (JYFI) – Betonvarer og brøndgods JYFI
gennemført
Elevatorservice (JYFI) – gennemført Naturgas – børs JYFI
Side 2 af 4
2 of 4

Udbudsplan 2. halvår 2013
VVS JYFI - gennemført Børnehjælpemidler JYFI
Tolkeservice (JYFI) – gennemført El-køretøjer JYFI
Værnemidler JYFI – gennemført Juridisk rådgivning/udbudsjura JYFI
Person- og ståløftere JYFI – gennemført Operationel leasing af biler JYFI
Ortoser, bandager, korsetter mv. JYFI
Plejehjemsmøbler JYFI
(Syddjurs tovholder) – i gang
Opbygning og indretning af handicapbiler JYFI Skolemøbler JYFI
(Syddjurs tovholder) – i gang
Rengøring på udvalgte institutioner
Zoneterapi
(Direktionssekretariatet) – i gang
Arbejdstøj JYFI – i gang Fysioterapi
Lokale byggemarkeder i JYFI regi (Syddjurs
tovholder) – i gang
Befæstelse JYFI – i gang
Håndværktøj JYFI – i gang
Arm- og benproteser JYFI – i gang
Serviceaftale, ventilationsanlæg JYFI – i gang
SAS Indkøbsanalyse – i gang
Fødevarer JYFI – i gang
Aktiveringsindsatser i Jobcentret (Jobcentret) –
i gang
Nyt IT system til tandplejen (IT) – i gang
Maskinel gadefejning og tømning af
rendestensbrønde JYFI – Syddjurs ikke med
Solafskærmning og gardiner – Syddjurs ikke
med
Biobrændsel og træpiller JYFI – Syddjurs ikke
med
Musikudstyr og instrumenter JYFI – Syddjurs
ikke med
Landinspektørydelser JYFI – Syddjurs ikke med
Side 3 af 4
Psykologhjælp
Ovenstående JYFI udbud er de udbud der er planlagt for hele 2013. Der vil, ved opstarten af hvert
enkelt udbud, blive taget stilling til, hvorvidt Syddjurs Kommune ønsker at deltage i det fælles
udbud, efter samråd med de primære brugere i fagområderne.
Forbehold for tids- og aktivitetsplanen
Der er flere forhold der gør, at tids- og aktivitetsplanen kan ændre sig. I Jysk Fællesindkøb har
man nu tilrettelagt en udbudsplan for de kommende 4 år, der indeholder såvel genudbud som nye
udbud. Planen bliver løbende revideret efter de enkelte kommuners aktuelle situation og behov,
SKIs aktiviteter mm.
3 of 4

Udbudsplan 2. halvår 2013
De enkelte fagområder i kommunen er som udgangspunkt selv ansvarlige for at tage initiativ til at
udbyde de opgaver, der er udbudspligtige indenfor deres afgrænsede område. Team Udbud og
Indkøb yder bistand til at tilrettelægge udbudsprocessen og giver råd og vejledning. Henvendelser
fra fagområder om hjælp og bistand i forbindelse med udbudsforretninger kan således forsinke
eller erstatte egne opgaver, afhængig af opgavens omfang og karakter.
SKI er i gang med lang række både forpligtende og frivillige udbud, som kommunerne kan gøre
brug af. Kommunerne er i vid udstrækning involveret i arbejdet med at udvælge hvilke områder der
skal udbydes i dette regi, men det opleves at planen ændres, udbud udskiftes, udskydes osv.
Compliance projektet
Team Udbud og Indkøb har hen over vinteren 2012-13 sat fokus på aftaleloyalitet (compliance) i
kommunens institutioner; altså arbejdet med at øge brugen af de indkøbsaftaler der er indgået.
Projektet forventes afsluttet inden sommerferien.
Ny udbudsplan for Syddjurs Kommune
Den 31. maj 2013 kommer en ny opdateret version af SAS Indkøbsanalyse, der giver adgang - til
på en meget simpel måde - at få overblik over kommunens udbudspligtige områder. Denne vil blive
gransket med henblik på at identificere eventuelle udbudspligtige områder, der endnu ikke er
tidsfastlagt i udbudsplanen.
Side 4 af 4
4 of 4