Hent medarbejderhåndbogen her (kort) (3,86 MB) - Folkekirkens ...
Hent medarbejderhåndbogen her (kort) (3,86 MB) - Folkekirkens ...
Hent medarbejderhåndbogen her (kort) (3,86 MB) - Folkekirkens ...
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
medarbejderhåndbog <strong>Folkekirkens</strong> nødhjælp<br />
genbrug<br />
med<br />
arbejder<br />
hånd<br />
g<br />
for folkekirkens nødhjælps genbrugsfrivillige
Kontakt<br />
<strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp<br />
Nørregade 13<br />
1165 København K<br />
Telefon 33 15 28 00<br />
www.noedhjaelp.dk<br />
redaktion & tekst<br />
<strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælps genbrugsgruppe<br />
design<br />
Kit Halding<br />
Kære FrivilliG i<br />
FolKeKirKens nødhjælps<br />
GenbruGsarbejde!<br />
Forord<br />
Det er med glæde, jeg kan byde dig velkommen som medarbejder i <strong>Folkekirkens</strong><br />
Nødhjælp!<br />
Du indgår nu i et stort globalt netværk af frivillige og lønnede medarbejdere,<br />
som sammen arbejder for at hjælpe verdens fattigste ud af sult og anden<br />
nød. Vi er alle et uundværligt led i kæden fra indsamling af penge over planlægning<br />
og kvalitetssikring til den direkte udlevering af hjælpen.<br />
Ruth og Herluf Andersen var de første til sammen med <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp<br />
at åbne genbrugsbutikker i Danmark i 1972. Og siden har de og mange<br />
tusinde andre knoklet, kommet med nye ideer og udviklet <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælps<br />
genbrugsarbejde til det fantastiske arbejde, vi står med i dag. Det er<br />
jer frivillige, som forvandler de mange fyldte sække og indleverede møbler og<br />
nips til varer på hylder og bøjlestænger. Det er jer, som sikrer et inspirerende<br />
butiksmiljø, hvor kunderne føler sig velkomne og bliver betjent med udsøgt<br />
venlighed og ekspertise.<br />
124 butikker spredt ud over hele landet – 124 ”ambassader” for verdens fattigste<br />
og for <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælps arbejde. Sammen leverer I over 17 mio.<br />
kr. til arbejdet blandt verdens mest udsatte mennesker. Det er ganske imponerende.<br />
Pengene som kommer ind via genbrugsbutikkerne bruger vi både<br />
til vore direkte katastrofeindsatser og til arbejdet efter katastrofen, hvor vi<br />
udvikler landbruget og arbejder med sundhed og demokratisk udvikling.<br />
Fra mine utallige besøg i verdens brændpunkter, hvor <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp<br />
arbejder sammen med vore lokale partnere, ved jeg, at hjælpen når frem, og<br />
at den nytter. Den skaber liv og håb.<br />
Endnu engang hjertelig velkommen i medarbejderfællesskabet i<br />
<strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp – jeg glæder mig til samarbejdet!<br />
henrik stubkjær<br />
GeneralseKretær i FolKeKirKens nødhjælp<br />
folkekirkens nødhjælp 1
2 håndbog for genbrugsbutikker<br />
§<br />
ForretninGsorden om FolKeKirKens nødhjælp<br />
Forretningsorden for <strong>Folkekirkens</strong> nødhjælps genbrugsbutikker<br />
§ 1 Genbrugsbutikkens formål er at indsamle midler til <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælps<br />
arbejde ved salg af brugte effekter fra butik med faste åbningstider.<br />
Desuden sælges ting som er fremstillet og doneret til formålet.<br />
§ 2 Ved lukning/ophør vil butikkens kassebeholdning blive tilsendt<br />
<strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp.<br />
§ 3 Alle medarbejder er frivillige og alle ydelser er ulønnede. Man må dog<br />
være villig til at følge de regler, der er opstillet for det daglige arbejde i<br />
butikken.<br />
§ 4 Vigtige beslutninger for butikken afgøres ved afstemning på et medarbejdermøde,<br />
hvortil der er indkaldt mindst 2 uger i forvejen.<br />
§ 5 Der vælges en kontaktperson for 2 år af gangen, som har ansvar for<br />
kontakten til <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp samt planlægningen af den daglige<br />
drift.<br />
§ 6 Der vælges en regnskabsfører, som har ansvar for regnskabet. Mindst<br />
en gang i kvartalet udarbejdes der et regnskab, hvoraf indtægter og<br />
udgifter fremgår samt hvor meget, der er indsendt til <strong>Folkekirkens</strong><br />
Nødhjælp. Senest den 1. februar skal det reviderede regnskab for det<br />
foregående år være indsendt til <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp. Det forelægges<br />
efterfølgende på et medarbejdermøde.<br />
§ 7 Det lokale arbejde organiseres selvstændigt, men <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp<br />
skal rådspørges ved større dispositioner.<br />
folkekirkens nødhjælp er en selvstændig organisation, der siden 1922 har<br />
arbejdet med udviklings- og nødhjælpsarbejde til fordel for verdens fattigste.<br />
folkekirkens nødhjælp arbejder primært med landbrug og fødevaresikkerhed,<br />
sundhed, uddannelse af kvinder, minerydning og nødhjælpsarbejde<br />
i katastrofesituationer. Alt arbejdet ude i verden udføres af lokale<br />
partnerorganisationer.<br />
I 2010 blev <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp en del af ACT-alliancen, der er et samarbejde<br />
mellem mere end 100 kirkelige hjælpeorganisationer verden over.<br />
I Danmark er alle aktiviteter koncentreret om forskellige former for indsamlings-<br />
og oplysningsarbejde samt fortalerarbejde. <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp er<br />
en demokratisk organisation,<br />
hvis øverste ledelse, Rådet,<br />
repræsenterer det danske<br />
bagland og danske samarbejdspartnere.<br />
I Rådet sidder blandt<br />
andet to repræsentanter fra<br />
genbrugsarbejdet. Rådet har<br />
nedsat en Styrelse, der i samarbejde<br />
med Generalsekretær og<br />
Staben varetager den daglige<br />
ledelse af organisationen.<br />
I Danmark råder <strong>Folkekirkens</strong><br />
Nødhjælp over et hovedkontor<br />
i København samt mindre kontorer<br />
i Århus, Ålborg, Odense<br />
og Esbjerg. På verdensplan har<br />
<strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp kontorer<br />
i en række lande i Afrika,<br />
Asien, Mellemøsten og Centralasien.<br />
folkekirkens nødhjælp 3
FolKeKirKens nødhjælps GenbruGsarbejde<br />
i 1972 blev folkekirkens nødhjælps – og danmarks - første genbrugsbutik<br />
åbnet i Munkegade i århus. butikken blev åbnet af ruth og <strong>her</strong>luf Andersen,<br />
der siden åbnede mange andre genbrugsbutikker til fordel for<br />
folkekirkens nødhjælp.<br />
<strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp har i dag 124 genbrugsbutikker, der sælger tøj og<br />
møbler. <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp har desuden 1 butik Fisk.<br />
Butik Fisk er en kombineret butik og kaffebar, der udover genbrugstøj også<br />
sælger bæredygtige varer.<br />
Butikkernes formål er at samle penge ind til <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælps internationale<br />
udviklings- og katastrofearbejde. <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp har juridisk<br />
og økonomisk ansvar for alle butikker, men den daglige drift er igennem alle<br />
årene blevet varetaget af frivillige medarbejdere.<br />
<strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælps genbrugsarbejde ledes af Genbrugsgruppen, der<br />
består af ansat personale med overordnet ansvar for drift og udvikling af alle<br />
organisationens genbrugsbutikker.<br />
4 håndbog for genbrugsbutikker<br />
FolKeKirKens nødhjælps GenbruGsbutiKKer<br />
lejekontrakt<br />
<strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælps butikker holder til i lejede lokaler, og hovedkontoret<br />
varetager alt vedrørende lejekontrakter samt kontakt til udlejer.<br />
Forsikring<br />
<strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp har tegnet arbejdsskadeforsikring for alle frivillige<br />
samt forsikring for brand, vand og skader på butik. Alle forsikringssager<br />
håndteres af hovedkontoret, der skal kontaktes i tilfælde at hærværk, tyveri<br />
eller røveri.<br />
I tilfælde af røveri skal røvers anmodning om penge altid imødekommes.<br />
<strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælps forsikring dækker ikke skade på eller tyveri af frivilliges<br />
personlige ejendele. Derfor anbefales alle butikker at investere i et<br />
aflåst skab til de frivilliges personlige ejendele.<br />
rygning<br />
<strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælps genbrugsbutikker er omfattet af den lovgivning, der<br />
gælder for butikker generelt. Derfor er det forbudt at ryge i butiks- og baglokale,<br />
og forbuddet gælder både frivillige og kunder.<br />
arbejdspladsvurdering<br />
<strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp er forpligtet til at udarbejde Arbejdspladsvurderinger<br />
for alle butikker. Arbejdspladsvurdering udarbejdes altid i samråd med de<br />
frivillige.<br />
Grafisk materiale og logo<br />
<strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp har retningslinjer for facade og grafisk materiale såsom<br />
skilte, visit<strong>kort</strong>, prismærker, plakater etc. Disse retningslinjer skal altid<br />
følges, og hovedkontoret hjælper gerne med råd og vejledning samt trykning<br />
og fremsendelse af grafisk materiale. Alle materialer i butikkerne skal have<br />
korrekt logo.<br />
landsmøde<br />
En gang om året holder <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp Landsmøde, hvor alle frivillige<br />
er inviteret med. På Landsmødet orienteres der om det forgangne år og<br />
aktuelle emner diskuteres.<br />
folkekirkens nødhjælp 5
FolKeKirKens nødhjælps GenbruGsbutiKKer<br />
Guldfisken<br />
En redaktion af frivillige udgiver to gange om året bladet Guldfisken til alle<br />
frivillige. Bladet fortæller historier fra forskellige butikker<br />
og nyt fra <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp.<br />
6 håndbog for genbrugsbutikker<br />
<strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp udgiver 6 gange om året<br />
magasinet, der er et blad til alle frivillige og bidragsydere.<br />
Hver butik modtager en stak af bladet, så det kan uddeles til kunder<br />
og andre, som gerne vil vide mere om <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælps arbejde.<br />
Kaffemappen<br />
Genbrugsgruppen har lavet en ’Kaffemappe’ til alle butikker med historier fra<br />
<strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælps internationale arbejde. Kaffemappen er ment som<br />
inspiration og oplysning til frivillige medarbejdere og kan læses, mens man<br />
holder pause og eventuelt drikker en kop kaffe i baglokalet.<br />
Mappen opdateres løbende med nye og aktuelle historier.<br />
Foredrag<br />
Hvis man i butikken har lyst til at høre om <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælps internationale<br />
arbejde, kan man booke et gratis foredrag – dog skal foredragsholders<br />
transportudgifter dækkes af butikken.<br />
Kontakt hovedkontoret for information vedrørende foredrag.<br />
Kurser for butikken<br />
Genbrugsgruppen tilbyder kurser relateret til butiksdrift for alle butikker.<br />
Kontakt hovedkontoret for mere information om kurser.<br />
højskole<br />
En gang om året afholder Genbrugsgruppen højskole for genbrugsfrivillige,<br />
hvor programmet har fokus på <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælps internationale hjælpearbejde<br />
samt genbrugsfaglige emner.<br />
regionale møder<br />
<strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp har inddelt landet i regioner. En gang om året inviteres<br />
alle butikker til regionalmøde i deres region. På mødet fortælles der nyt<br />
fra regionens butikker, der er et oplæg om <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælps internationale<br />
arbejde og et eller flere emner vedrørende den daglige drift sættes til<br />
debat. En gang om året holdes der regionale møder for alle kontaktpersoner.<br />
regionale repræsentanter<br />
I hver region er valgt en frivillig regional repræsentant, der i<br />
samarbejde med Genbrugsgruppen har ansvar for at sikre en<br />
god og positiv udvikling blandt butikker og frivillige i deres<br />
respektive regioner. Den regionale repræsentant kan kontaktes<br />
af regionens butikker, hvis de har brug for hjælp eller har<br />
spørgsmål relateret til den daglige drift. Den regionale repræsentant<br />
er desuden medarrangør af de årlige regionale møder.<br />
Genbrugsudvalget<br />
<strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælps Styrelse har nedsat<br />
et Genbrugsudvalg, der består af en person<br />
fra Styrelsen [formand for udvalget],<br />
de regionale repræsentanter,<br />
de to rådsmedlemmer valgt<br />
af genbrugsmedarbejdere samt<br />
Leder af Genbrug.<br />
Udvalget har til opgave at være<br />
rådgivende organ for <strong>Folkekirkens</strong><br />
Nødhjælps genbrugsarbejde og<br />
dermed sikre de frivilliges input<br />
til overordnede beslutninger på<br />
genbrugsområdet.<br />
folkekirkens nødhjælp 7
daGliG driFt aF butiKKen<br />
i dette afsnit er samlet information om drift af folkekirkens nødhjælps<br />
genbrugsbutikker. noget er krav til alle butikker, men det meste er genbrugsgruppens<br />
anbefalinger til de bedste måder at drive genbrugsbutik<br />
på. Anbefalingerne er samlet sammen på baggrund af erfaringer fra alle<br />
vores butikker.<br />
Åbningstider<br />
Det anbefales at holde genbrugsbutikken åbent på samme tid som byens<br />
øvrige butikker. Enkelte møbelbutikker har særlige åbningstider, der passer<br />
til kundernes behov for aften- og weekendåbent.<br />
vagtplan<br />
Alle butikker skal have en vagtplan. I de<br />
fleste butikker har man et formiddags-<br />
og et eftermiddagshold, der afløser hinanden<br />
efter frokost. Det anbefales at<br />
være to til tre personer pr. hold, så man<br />
er nok til både at servicere kunder og<br />
løse andre opgaver i butikken.<br />
8 håndbog for genbrugsbutikker<br />
Vagtplan for <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælps Genbrugsbutik<br />
Ønsker en butik at holde åbent med kun en frivillig på vagt, skal den frivillige<br />
være tryg ved at stå alene. Ingen frivillige kan tvinges til at stå alene på vagt.<br />
Det anbefales, at man laver en fast vagtplan. På den måde undgår man at<br />
skulle lave vagtplan igen og igen. Langt de fleste frivillige har en vagt om<br />
ugen, men det er op til den enkelte, hvor mange man har lyst til at have.<br />
organisering og ansvarsområder<br />
Alle butikker bør have en klar plan for den daglige organisering af arbejdet.<br />
Det vil sige, at der skal være klare aftaler om, hvem der gør rent, hvem der<br />
sorterer varer, hvem der henter varer etc.<br />
I mange butikker har man gode erfaringer med at fordele de forskellige ansvarsområder<br />
blandt de frivillige. Det kan for eksempel være, at en eller flere frivillige<br />
er særlig gode til at udsmykke vinduer, har styr på prissætning af dametøjet<br />
eller er gode til at skrive skilte. De er så ansvarlige for netop det område.<br />
Hvis uddelegering af ansvarsområder skal fungere, er det vigtigt, at den eller<br />
de, der får ansvar for et særligt område, har de rette kompetencer til at løfte<br />
opgaven. Men det er også vigtigt, at de andre frivillige respekterer ordningen<br />
Uge 30<br />
Formiddag<br />
10-13.30<br />
Eftermiddag<br />
13.30-17.30<br />
Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag<br />
Else<br />
Marie<br />
Yasin<br />
Ruth<br />
Inger<br />
Tine<br />
Hanne<br />
Kirsten<br />
Peter<br />
Rikke<br />
Hans<br />
Gerda<br />
Tine<br />
Gudrun<br />
Helena<br />
Rigmor<br />
Tove<br />
Simone<br />
Anna<br />
Ingrid<br />
Marie W<br />
Ellen<br />
Ove<br />
Anne Marie<br />
Berit<br />
Lisbeth<br />
Oda<br />
X<br />
og ikke laver om på eksempelvis et udsmykket<br />
vindue, ændrer priserne på dametøjet eller<br />
skriver et nyt skilt.<br />
Nogle butikker har med succes fordelt ansvaret<br />
for de enkelte varegrupper blandt de frivillige,<br />
så en gruppe har ansvar for prissætning<br />
og udskiftning af dametøj, en anden for <strong>her</strong>retøjet<br />
etc. Ved at gøre det på den måde får<br />
butikken ’eksperter’, der er rigtig gode til at<br />
prissætte varer inden for deres område, og<br />
som hele tiden følger med i, hvilke varer, der<br />
sælger bedst.<br />
sortering af varer, prissætning og datomærkning<br />
En af de største opgaver i butikken er sortering og prissætning af varer. Sortering<br />
foregår som oftest i baglokalet og/eller på lageret. Ved sorteringen<br />
udvælges de varer, som er af god kvalitet og kan sælges i butikken. Alt andet<br />
kasseres. Det er en god ide at have engangshandsker i butikken, som kan<br />
bruges til sorteringsarbejdet.<br />
vejledninG til sorterinG aF tøj<br />
• Alt ødelagt, hullet eller snavset tøj smides ud.<br />
Snavset tøj af høj kvalitet kan evt. vaskes<br />
• Tøjet stryges om nødvendigt<br />
• Tøjet hænges på bøjler, som passer til den type tøj man hænger op<br />
- bukser på buksebøjler, skjorter på skjortebøjler etc.<br />
• Tøjet prissættes og prismærkes<br />
• Der skrives ugenummer på prisskiltet for den uge,<br />
tøjet kommer i butikken<br />
• Tøjet hænger maks. 2 måneder i butikken<br />
• Tøjet i butikken skal passe til sæsonen med sommertøj om<br />
sommeren og vintertøj om vinteren. I regnvejr kommer<br />
stativet med regntøj hurtigt på gaden og i solskin, badetøjet.<br />
folkekirkens nødhjælp 9
daGliG driFt aF butiKKen<br />
I <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælps genbrugsbutikker<br />
skal alle varer være prismærket med<br />
en fast pris. Erfaringen viser, at faste priser<br />
sikrer, at varen bliver solgt for en højere<br />
pris, end hvis prisen er til forhandling. Langt<br />
de fleste kunder har ikke noget imod faste<br />
priser, da priserne i en genbrugsbutik under<br />
alle omstændigheder er lave.Det er altid<br />
svært at sætte den rigtige pris på en vare.<br />
Prisen afhænger af prisniveauet i byen, konkurrencen<br />
fra andre butikker og varens stand.<br />
De butikker, som er gode til at prismærke varer og holde<br />
øje med salget, kan hele tiden have eftertragtede varer på hylderne,<br />
frem for varer, som tager plads og som ingen kunder ønsker at købe.<br />
Kundebetjening<br />
Som i alle andre butikker er god kundebetjening vigtigt i en genbrugsbutik.<br />
Hvis en butik yder god service betyder det, at kunden får en god oplevelse<br />
og lyst til at handle i butikken igen. Derudover betyder god service i en<br />
<strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælps genbrugsbutik, at kunden får en positiv opfattelse<br />
af organisationen, som kan betyde, at vedkommende vil støtte <strong>Folkekirkens</strong><br />
Nødhjælp igen.<br />
God service er<br />
10 håndbog for genbrugsbutikker<br />
75 KR.<br />
For 75 kroner kan <strong>Folkekirkens</strong><br />
Nød hjælp sikre, at en<br />
flygtninge familie i Uganda får<br />
vanddunke, gryder og tal lerkner<br />
der hjælper dem til overlevelse.<br />
• At tage imod kunden, så snart vedkommende er inde i butikken<br />
• At stoppe privat snak og kaffedrikkeri, når der er kunder i butikken<br />
• At være behjælpelig med at finde varer frem, eksempelvis<br />
et bælte, der matc<strong>her</strong> kjolen eller et par sko<br />
• At respektere, hvis kunden vil gå rundt i fred<br />
• At sige tak for donationen, når folk indleverer brugte varer i butikken<br />
TaK<br />
foR<br />
diT<br />
Køb<br />
indretning af butik<br />
<strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælps genbrugsbutikker er indrettet på mange forskellige<br />
måder. Når <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp åbner en ny butik eller moderniserer en<br />
eksisterende butik, indretter vi lyse lokaler med god plads til fremvisning<br />
af varerne. Vi lægger vægt på at indrette butikkerne i en personlig stil, som<br />
afspejler de frivilliges indretningsideer og giver kunderne en oplevelse af en<br />
hyggelig og stemningsfuld butik.<br />
I indretningen er det vigtigt at bruge plads på varer, som sælger godt. De butikker,<br />
som har en god og overskuelig indretning, men hvor kunden alligevel<br />
har fornemmelsen af at skulle lede efter det gode fund, har som oftest en<br />
god omsætning.<br />
telefon og kasseapparat<br />
Alle <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælps genbrugsbutikker bør have en telefon i butikken.<br />
Telefonen er vigtigt for at kunder kan ringe til butikken, og at de frivillige<br />
kan lave arbejdsrelaterede opkald fra butikken.<br />
Inden for en årrække skal alle <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælps genbrugsbutikker<br />
have et kasseapparat, da butikkerne skal svare momsregnskab. Kasseapparatet<br />
kan også bruges til at følge butikkens salg, hvilket mange butikker<br />
benytter sig af. På den måde kan det hurtigt afklares om en varegruppe<br />
sælger eller ej.<br />
Genbrugsgruppen vil i løbet af de kommende år instruere alle frivillige i<br />
brug af kasseapparat samt give gode råd om brug af varegrupper, status<br />
på salg etc.<br />
folkekirkens nødhjælp 11
daGliG driFt aF butiKKen<br />
nye frivillige<br />
Alle butikker er afhængige af at kunne tiltrække og fastholde nye frivillige.<br />
Når man starter som ny frivillig, kender man intet til butikkens daglige rutiner,<br />
og det er derfor vigtigt at bruge tid på at oplære nye frivillige. Det kan man<br />
gøre ved at sætte den nye på vagt sammen med en erfaren frivillig, som<br />
dermed får ansvar for at lære den nye op. I nogle butikker har man vedtaget,<br />
at den første tid er en gensidig ’prøvetid’, hvor nye og gamle frivillige kan se<br />
hinanden an, inden man forpligter sig til at være i butikken.<br />
Nye frivillige kan rekrutteres på flere måder. Det kan være opslag i butikken<br />
med ’frivillige søges’, annoncer i lokalavisen eller mund-til-øre metoden. Forskellige<br />
tiltag virker forskellige steder, så den lokale frivilliggruppe afgør, hvordan<br />
det bedst vil fungere i deres by. Hovedkontoret kan hjælpe med fremstilling<br />
af opslag samt give gode råd om rekruttering af nye frivillige.<br />
pr og branding<br />
Der er i dag hård konkurrence på genbrugsmarkedet.<br />
Derfor er PR og synlig branding vigtigt for den lokale<br />
butik. Nogle butikker har en eller flere frivillige, som<br />
tager sig af al PR. Måske fordi de er gode til at skrive<br />
historier, eller fordi de har gode forbindelser til lokale<br />
medier. De fleste lokalaviser er glade for gode og positive<br />
historier fra lokalmiljøet og tager derfor gerne<br />
imod historier fra den lokale genbrugsbutik.<br />
Branding handler om at gøre det synligt at det er en folkekirkens nødhjælps<br />
genbrugsbutik. Butikken brander sig ved hjælp af facade og udstillingsvinduer,<br />
plakater i butikken, plastposer og visit<strong>kort</strong> med logo og ved altid at yde<br />
en god service og dermed give <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp et godt ry i byen.<br />
sociale arrangementer<br />
En vigtigt ting ved at være frivillig er fællesskabet i butikken. I mange butikker<br />
afholder man sociale arrangementer såsom julefrokost, sommerfest eller<br />
forårsudflugt.De fleste steder betaler de frivillige selv for arrangementerne,<br />
men nogle butikker afsætter et lille beløb fra butikkens overskud til sociale<br />
aktiviteter. Nogle butikker får sponsoreret maden til julefrokosten af den<br />
lokale slagter eller søger det lokale menighedsråd om tilskud til en udflugt.<br />
12 håndbog for genbrugsbutikker<br />
orGaniserinG aF butiKKen<br />
Alle folkekirkens nødhjælps genbrugsbutikker<br />
er demokratisk styrede. det vil<br />
sige, at medarbejdermødet er den højeste<br />
instans, hvor større og principielle beslutninger<br />
om butikkens drift tages.<br />
Kontaktperson og regnskabsfører<br />
Alle butikker skal have en kontaktperson, der<br />
har ansvar for kontakten til <strong>Folkekirkens</strong><br />
Nødhjælp. Kontaktpersonen vælges på<br />
et medarbejdermøde for en periode på 2<br />
år af gangen, og vedkommende kan genvælges.<br />
Alle butikker skal også vælge en regnskabsfører,<br />
der har ansvar for butikkens<br />
økonomi og årsregnskab. Regnskabsfører<br />
skal løbende informere butikkens frivillige<br />
om økonomien.<br />
butiksudvalg<br />
Historisk har kontaktpersonen fungeret som uformel leder af butikken, og<br />
mange steder har det fungeret uden problemer. Det kan dog være problematisk,<br />
når vedkommende takker af på posten efter 10 eller 15 år. Derved<br />
forsvinder megen viden om butikken, og mange steder har ingen lyst til at<br />
overtaget hvervet, da kontaktpersonen ofte har brugt mange timer om ugen<br />
på arbejdet.<br />
<strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp anbefaler derfor, at butikken vælger et butiksudvalg.<br />
Et butiksudvalg er ideelt set tre personer, hvoraf den ene varetager kontakten<br />
til <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp. Butiksudvalget kan deles om det ansvar, som<br />
tidligere var samlet hos kontaktpersonen og kan bruge hinanden som sparringspartnere<br />
i forhold til at træffe mindre beslutninger. Butiksudvalget er<br />
som kontaktpersonen på valg hvert andet år.<br />
Det er en god ide, at butiksudvalget mødes regelmæssigt for at holde styr på<br />
dagligdagen i butikken.<br />
folkekirkens nødhjælp 13
orGaniserinG aF butiKKen<br />
<strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp hjælper gerne med at afholde valg til både kontaktperson<br />
og butiksudvalg samt rådgiver om ansvar og opgaver.<br />
KontaKtpersonens ansvar<br />
• Kontakt til <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp og den regionale repræsentant<br />
• Dele information fra <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp med hele frivilliggruppen<br />
• Vagtplan<br />
• Organisering af daglig drift<br />
• Indkaldelse til og afholdelse af medarbejdermøder<br />
• Træffe mindre beslutninger relateret til daglig drift<br />
• Tage initiativ til at løse konflikter og skabe enighed i frivilliggruppen<br />
Kontakt til <strong>Folkekirkens</strong> nødhjælp og den regionale repræsentant<br />
Kontaktpersonen modtager al butikkens post fra <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp. Det<br />
vil også være kontaktpersonen, som <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp eller den regionale<br />
repræsentant kontakter, hvis de skal have fat i en fra butikken. Det er en<br />
fordel, hvis vedkommende har en e-mail adresse, da det muliggør hurtig og<br />
billig kommunikation.<br />
dele information fra <strong>Folkekirkens</strong> nødhjælp<br />
Al information fra <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp skal deles med hele frivilliggruppen.<br />
Det kan gøres på medarbejdermødet, ved ophængning af information i<br />
butikkens baglokale eller ved hjælp af infomail til hele frivilliggruppen. Som<br />
oftest vil det være en kombination af ovenstående.<br />
medarbejdermøder<br />
Det er kontaktpersonens ansvar at indkalde til og afholde medarbejdermøder<br />
for hele frivilliggruppen. Der skal som minimum afholdes 2 medarbejdermøder<br />
om året. På mødet bør kontaktpersonen informere om sidste nyt, og<br />
aktuelle sager skal diskuteres og tages beslutning om. Det kan eksempelvis<br />
være afholdelse af udsalg, oprydning i dametøjsafdelingen, butikkens deltagelse<br />
i Landsmødet eller status på økonomi.<br />
Der skal indkaldes til medarbejdermøder med en skriftlig dagsorden, som<br />
14 håndbog for genbrugsbutikker<br />
enten sendes ud til alle frivillige eller hænges op i butikken. Der skal indkaldes<br />
til mødet mindst 2 uger før, så alle kan nå at reservere datoen. Kontaktpersonen<br />
kan med fordel bede alle frivillige melde punkter ind til dagsorden.<br />
Der tages skriftligt beslutningsreferat af alle medarbejdermøder. På den måde<br />
sikres det, at alle kan huske trufne beslutninger. Efter mødet er det kontaktpersonens<br />
ansvar at sørge for, at alle får set referatet – også selvom de ikke<br />
deltog i mødet. Referatet kan enten sendes til folk eller hænges op i butikken.<br />
organisering og vagtplan<br />
Kontaktpersonen har ansvar for, at der er lavet en organisering af det daglige<br />
arbejde i butikken. Det kan enten være i form af en plan for udførelse af opgaver<br />
eller en plan over ansvarlige.<br />
Kontaktpersonen har også ansvar for, at der er en vagtplan i butikken. At<br />
bytte vagter eller finde afløser er dog den enkelte frivilliges eget ansvar.<br />
beslutninger relateret til daglig drift<br />
Mindre beslutninger vedrørende daglig drift tages af kontaktpersonen. Det er<br />
derfor vigtigt, at den resterende frivilliggruppe har tillid til, at vedkommende<br />
kan tage gode beslutninger på vegne af alle. Derudover<br />
skal frivilliggruppen respektere de beslutninger, som<br />
kontaktpersonen træffer. Diskussion af beslutninger<br />
kan tages på et efterfølgende medarbejdermøde, hvis<br />
der er behov for dette.<br />
Konflikter og uenigheder<br />
Hvis der i frivilliggruppen opstår konflikter eller uenigheder,<br />
er det kontaktpersonens ansvar at tage hånd<br />
om dette. Generelt er det godt at tage så mange principielle<br />
diskussioner på medarbejdermøderne som muligt,<br />
da det skaber enighed blandt de frivillige.<br />
Opstår der deciderede konflikter kan det være nødvendigt<br />
at tage samtaler med de involverede for at komme<br />
til bunds i uenighederne. Genbrugsgruppen og de regionale<br />
repræsentanter hjælper gerne kontaktpersonen<br />
med råd og vejledning om konfliktløsning eller deltager<br />
i medarbejdermøder for at løse op for uenigheder.<br />
folkekirkens nødhjælp 15
noter noter<br />
16 håndbog for genbrugsbutikker<br />
folkekirkens nødhjælp 17
noter<br />
18 håndbog for genbrugsbutikker<br />
noter<br />
folkekirkens nødhjælp 19
indholdsForteGnelse<br />
Forord 1<br />
Forretningsorden 2<br />
om <strong>Folkekirkens</strong> nødhjælp 3<br />
om genbrugsarbejdet 4<br />
om genbrugsbutikkerne 4<br />
Lejekontrakt 5<br />
Forsikring 5<br />
Rygning 5<br />
Arbejdspladsvurdering 5<br />
Grafisk materiale og logo 5<br />
Landsmøde 5<br />
Guldfisken 6<br />
Magasinet 6<br />
Kaffemappen 6<br />
Foredrag 6<br />
Kurser for butikken 7<br />
Højskole 7<br />
Regionale møder 7<br />
Regionale repræsentanter 7<br />
Genbrugsudvalget 7<br />
den daglige drift af butikken 8<br />
Åbningstider 8<br />
Vagtplan 8<br />
Organisering og ansvarsområder 8<br />
Sortering, prissætning<br />
og datomærkning 9<br />
Kundebetjening 10<br />
Indretning af butik 11<br />
Telefon og kasseapparat 11<br />
Nye frivillige 12<br />
PR og branding 12<br />
Sociale arrangementer 12<br />
20 håndbog for genbrugsbutikker<br />
organisering af butikken 13<br />
Kontaktperson og regnskabsfører 13<br />
Butiksudvalg 13<br />
Kontaktpersonens ansvar<br />
Kontakt til <strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp<br />
14<br />
og den regionale repræsentant<br />
Dele information fra<br />
14<br />
<strong>Folkekirkens</strong> Nødhjælp 14<br />
Medarbejdermøder 14<br />
Organisering og vagtplan<br />
Beslutninger relateret til<br />
15<br />
daglig drift 15<br />
Konflikter og uenigheder 15<br />
noter 16<br />
indeks 20
medarbejderhåndbog <strong>Folkekirkens</strong> nødhjælp<br />
genbrug<br />
med<br />
arbejder<br />
hånd<br />
g<br />
for folkekirkens nødhjælps genbrugsfrivillige
Change language