Præstationsmåling - Bülow management

Præstationsmåling – kunsten at sætte
de rigtige mål
Af Tenna Jacobsen, Rådgiver og cand.merc.
Topledere bør fokusere på at udarbejde den, for virksomheden, rigtige
strategi, samt nedbryde strategien til målepunkter, alle i virksomheden
kan forstå og arbejde efter at opfylde. Dette kan være særligt svært,
fordi presset for at skabe kortsigtede økonomiske resultater er stort, til
trods for at det i mindst ligeså høj grad er den langsigtede strategi, der
bør fokuseres på. Det er altså vigtigt at topledere både har styr på de
kortsigtede økonomiske resultater, men også indfører en strategi og
mål, der er rigtige for virksomheden i fremtiden. Men hvordan sættes
disse mål, og hvordan vælges den rigtige sammensætning til optimal
styring i virksomheden.
Er det så svært?
Igennem mange undersøgelser er det bevist at virksomheder har svært ved at
implementere deres strategi og samtidig vælge de, for dem, rigtige mål til at
styre efter i det daglige. Undersøgelser viser også, at mange virksomheder
benytter præstationsmålingssystemer, der er alt for komplekse og derfor
bliver uoverskuelige at vedligeholde og arbejde med. Desuden tager det lang
tid for virksomhederne at bruge informationerne, såsom tal og statistikker, fra
systemet bedst muligt.
Alligevel er det undrende, at der er udviklet så mange nye
præstationsmålingssystemer igennem årene. Shareholdervalue, balanced
scorecard og business excellence er blot nogle af de moderne
præstationsmålingssystemer, som konkurrerer mod hinanden, og som alle har
sine tilhængere og kritikere. Flere og flere teoretikere taler om
præstationsmålingssystemer, og hvordan de mener virksomheder bør
håndtere disse. Ofte handler det ikke om hvilken model, der er den bedste,
men i højere grad om på hvilken måde man anvender modellen.
Bülow Management: Målstyring – kunsten at sætte de rigtige mål 1

Derfor må vi konstatere at der er behov for en skarp ledelse til, på en og
samme tid, at udarbejde den rigtige strategi, men også nedbryde strategien
til konkrete målepunkter i virksomheden.
Hvad gør man så.
Præstationsmåling indebærer at virksomheden knytter deres opgaver op imod
ønskede mål. Herefter måles der systematisk på målene og anvender dem i
virksomheden til f.eks. at; udpege indsatsområder, udvikling af ledelse og
virksomhed, give den rette belønning i forhold til indsatser etc..
Målene formuleres ud fra virksomhedens overordnede strategi, og nedbrydes
typisk i delmål for de enkelte opgaver eller afdelinger.
Der er mange fordele ved at indføre mål- og resultatstyring i virksomheden.
Nedenstående er eksempler på fokus, indførelse og mulige resultater;
- Synliggørelse af resultater for interessenter
- Større fokus på fordeling af ressourcer på indsatser
- Større sikring af resultatskabelse i forhold til de strategiske mål for
virksomheden
- Inddragelse af medarbejdere i drift og udvikling ved at omdanne
strategiske mål til operationelle mål for den enkelte
- Medarbejderne får større forståelse for arbejde og for indsats til
målopfyldelse
- Større grundlag for indførelse af selvstyrende grupper
- Bedre ledelsesarbejde ved fokus på præstationsmålinger
Alt ovenstående giver;
- Bedre planlægning og overholdelse af aftaler
- Større overblik og forståelse af mål og
præstationer
- Mere simpel kommunikation
- Større forståelse for andre dele af
virksomheden
- Mere synlig ledelse
Ovenstående fordele og virkninger af indførelse af
præstationsmålingssystemer, bliver kun opfyldt ved at bruge og designe
præstationsmålingssystemet med udgangspunkt i virksomhedens miljø. Det
vigtigste er, at virksomheden anvender systemerne med stor seriøsitet og
fokus. Der tages derfor udgangspunkt i egen virksomhed når man starter på
at omdanne strategi til et præstationsmålingssystem.
Bülow Management: Målstyring – kunsten at sætte de rigtige mål 2

Der skal udarbejdes strategi, vision, mission etc…
Før formuleringen af målene påbegyndes, er det vigtigt at virksomheden har
defineret deres mission og vision. Visionen fortæller hvor virksomheden gerne
vil hen – en ønskestatus, og det er ud fra denne, målene skal formuleres.
Herefter påbegyndes planlægningen af strategien – hvordan når
virksomheden sine mål og vision?
Et præstationsmålingssystems kvalitet afhænger af udviklingen af strategien,
men det er også vigtigt at præstationsmålingssystemet anvendes på den
korrekte måde. En definition af brug og værdier omkring systemet kan være
en fordel for virksomheden når de senere skal implementere systemet.
Strategien skal nedbrydes til konkrete mål.
Nedbrydningen af strategi til konkrete mål er selve designet af
præstationsmålingssystemet. Flere faktorer har indvirkning på systemernes
værdi for virksomheden, og designerne af præstationsmålingssystemet bør
derfor være opmærksom på forskellige kriterier til systemet. Kriterierne skal
sikre at virksomheden anvender ressourcer på de aktiviteter, der skaber
værdi, og at der sker en motivation af medarbejderne til at arbejde for
virksomhedens mål.
Kongruens er det første kriterium, hvor designerne af
præstationsmålingssystemet skal sikre at den enkelte medarbejders mål
arbejder for opnåelse af virksomhedens mål.
Andet kriterium er komplethed, der skal sikre sig at
præstationsmålingssystemet indeholder alle opgaver der skaber værdi for
virksomheden. Det kan være svært at identificere de værdiskabende
aktiviteter og svært at måle nogle aktiviteter, derfor er det særlig vigtigt at
der arbejdes meget med dette kriterium.
Ukomplethed kan skabe problemer, da medarbejdere kun fokuserer på de mål
der er indeholdt i systemet. En motivation af medarbejderne socialt kan skabe
incitament til at arbejde på elementer udenfor systemet. Ofte kan det være
tilfældet at en medarbejders mål har en negativ påvirkning på andres mål,
også kaldet suboptimering. Virksomheden bør så vidt muligt undgå
suboptimering, da det ikke skaber værdi for virksomheden.
Bülow Management: Målstyring – kunsten at sætte de rigtige mål 3

Målingerne skal være præcise, hvilket betyder at medarbejderens indsats har
indflydelse på målet. Hvis ikke en medarbejder kan påvirke målet eller at
indsatsen ikke afspejles i målet, kan der ske et tillidsbrist til
præstationsmålingssystemet og mindske medarbejderens lyst til at skabe
værdi for virksomheden.
Ovenstående hænger sammen med de sidste kriterier for
præstationsmålingerne, der omhandler sensitivitet, troværdighed og
forståelighed. Alle kriterier omhandler medarbejderens arbejde med systemet.
Systemets sensitivitet skal overvejes i forhold til at skabe incitament hos
medarbejderen og skabe mest mulig værdi for virksomheden. Er det nemt for
medarbejderen at se sine indsatser på målene, øges medarbejderens
incitament, men det øger ikke nødvendigvis virksomhedens værdi.
Medarbejderens indsats optimeres, hvis der er en forståelse og tillid til
systemet, da risikoen ellers vil være en modarbejdelse af målene.
Ud over ovenstående kriterier bør der tænkes over, hvor mange finansielle vs.
ikke-finansielle mål der skal medtages. Desuden bør det selvfølgelig også
overvejes hvor mange resultatmål der skal være i forhold til indsatsmål.
De typiske fejl ved udarbejdelse af målene er følgende;
- Ingen sammenhæng mellem finansielle og ikke-finansielle
præstationsmål
- For stor fokus på finansielle mål
- Manglende evaluering og opfølgning på målene
- For mange mål – mistet fokus
- Manglende forståelse for målene og deres betydning, i virksomheden
Integration af målene.
Efter udarbejdelsen af de konkrete mål for virksomheden og dennes enheder,
skal målene synliggøres i hele virksomheden. Dette er ofte den sværeste del
af processen, da det kan være svært at overbevise medarbejderne om
vigtigheden af arbejdet mod opfyldelse af målene.
Integrationen af målene sker bl.a. ved brug af værktøjer såsom Business
Excellence modellen og andre præstationsmålingssystemer, hvor målene
direkte kan nedbrydes på afdelings- og medarbejderniveau. En integration af
målene betyder at hver enkelt medarbejder forstår strategien, og i sit daglige
arbejde stræber efter at nå de mål, der på lang sigt skal opfylde strategien.
Bülow Management: Målstyring – kunsten at sætte de rigtige mål 4

Det er vigtigt at ledelsens engagement og kommunikationsniveau er højt, da
dette har stor betydning for medarbejdernes forståelse af mål og strategi, og
ikke mindst vigtigheden i at arbejde efter disse.
Evaluering og opfølgning på målene.
At sikre opfølgning og evaluering af målene er måske den vigtigste delproces i
arbejdet med præstationsmålingssystemet. Hvis der ikke sker en opfølgning
kan alt foregående arbejde være spildt, da det kan medføre en lav motivation
til arbejdet mod målene.
Det er i høj grad ledelsens opgave, at sørge for opfølgning og evaluering.
Samtidigt er det netop dét, at organisationen kan ændre deres mål, så de
passer til virksomhedens situation, der er fordelen ved brugen af systemerne,
og netop dét, der er behov for i et samfund med konstante forandringer.
En evaluering skal foretages såvel på målene som på den bagvedliggende
strategi. Dette bør være en løbende proces, og ikke kun noget der foretages
én gang årligt. Typisk evalueres der kun på afvigelser fra planer og opstillede
mål, men der evalueres ikke på retningen, virksomheden er ved at gå. Ved
løbende at evaluere denne, er man som virksomhed mere fleksibel i forhold til
forandringer, og har bedre overblik over virksomhedens situation.
Ovenstående proces beskriver hvordan strategien nedbrydes til konkrete mål,
og hvordan arbejdet med målene foregår. Dette er også processen for
implementeringen af strategien i virksomheden, hvor man netop anvender de
konkrete mål, længere nede i organisationen.
Hvad bruger vi så egentlig målene til.
Det at sætte mål og anvende et præstationsmålingssystem har store fordele
for virksomheden. Det bliver ikke længere tilfældigt i hvilken retning
virksomheden bevæger sig. Endvidere giver det et meget bedre
beslutningsgrundlag til at træffe, de for virksomheden, rigtige beslutninger.
Virksomhederne anvender systemerne til synliggørelsen af indsats- og
resultatfokus overalt i virksomheden. Det er nemmere for de ansatte, at se
deres konkrete mål for afdelingen eller kunderne, end det kan være at
gennemskue den kommende periodes budget og konsekvenserne heraf.
Bülow Management: Målstyring – kunsten at sætte de rigtige mål 5

Derudover arbejdes der proaktivt med ressourcer og ud fra virksomhedens
mål og strategi anvendes ressourcerne på de vigtigste indsatser. Det kan
være svært at ændre handlingerne ud fra finansielle tal, der er historie og
derfor ikke kan korrigeres, men kun forbedres. De nyere
præstationsmålingssystemer giver ud fra ovenstående, en større handlevidde
og flere muligheder for at optimere virksomheden.
Præstationsmålingssystemerne hjælper ledelsen i beslutningsprocessen
vedrørende ressourceforbrug og -fordeling i virksomheden. Ved at måle på
både indsatsmål og resultatmål, kan systemet fortælle, hvor det er
nødvendigt at bruge flere ressourcer og hvor der ikke er behov for dette.
Systemet giver i virkeligheden virksomheden en besparelse i form af
nedbringelsen af spildte ressourcer. Det sætter krav til ledelsens evne til at
prioritere og foretage de korrekte beslutninger på baggrund af resultater og
mål.
Endvidere skaber systemet et konkret krav til medarbejderne vedrørende
fokus, arbejdsmetoder og prioriteringer. Systemet hjælper den enkelte
medarbejder til at prioritere sine arbejdsopgaver og aktiviteter.
Indsatsfokus sætter dog krav til ledelsens arbejde med strategi og vision samt
ledelsens kompetencer til at træffe de rigtige beslutninger på baggrund af
resultater og mål. Ved hjælp af præstationsmålingssystemer er det muligt at
foretage korrigerende handlinger på baggrund af resultaterne fra systemet.
Der sker derfor en prioritering af ressourcer ud fra resultaterne.
Præstationsmålingssystemer hjælper med at sætte fokus på de rigtige
indsatser, da de tager udgangspunkt i strategien og evaluere på baggrund af
strategien, samt de medtager både finansielle og ikke-finansielle mål, der
giver et helhedsbillede før ressourcerne skal prioriteres.
Ud fra ovenstående er der derfor
gode grunde til at sætte sig ned og
tænke over og diskutere med
andre, om den måde I udarbejder
mål og styring for virksomheden er
rigtige, og om de mål I arbejder
efter nu stadig driver virksomheden
i den rigtige retning.
Bülow Management: Målstyring – kunsten at sætte de rigtige mål 6