Arkiv og samfunn

gruppens navn og derfra blive direkte henvist til
medlemmemes freiles udlrendingesag. I forbindelse
med opstanden i Ungarn i 1956 kom der mange
flygtninge til Danmark, og man reserverede en lang
rrekke fortl0bende udlrendingenumre, så alle flygtede
ungarere blev samlet - det gjorde det lettere at
behandie disse srerlige sager. Der blev også skabt et
nationalitetsregister over udlrendinge, opdelt efter
oprindelsesland, og inden for hver nation sorteret
alfabetisk efter familienavn. Det blev brugt til
statistiske opg0relser og som hjrelpemiddel til identifikation
af udlrendinge med udgangspunkt i nationaliteten.
Til kontroi af, om udlrendinge med visum
eller opholdstilladelse udrejste rettidigt, skabte man
et dataregister, som bestod af l0bende ajourf0rte
sedler, der var ordnet kronologisk efter viseringens
eller opholdstilladelsens udl0bsdato. Nationalitetsregistret
og datoregistret forsvand t med indf0relsen
af det elektroniske Udlrendingeregister i 1993, da
deres berettigelse alenevar at drekke opslagsbehov,
' som de 0Vfige manuelle registre ikke kunne im0dekomme,
men som i dag kan drekkes ved et udtrrek
fra det elektroniske U dlrendingeregister. M samme
årsag gik de 0Vfige srerlige registre også ud af brug
i forbindelse med overgangen til det elektroniske
U dlrendingeregister.
Administrationens behov for srerlige opslag kunne
altså også drekkes, når der var tale om et papirregister,
men vi må nok regne med, at det var mere
besvrerligt at oprette disse srerlige registre end det
er at få lavet en foresp0rgsel i et elektronisk register
om et bestemt sp0rgsmål. Til gengreld har disse
srerlige papirregistre afsat sig spor i arkiveme -
registrets administrationshistorie ligger så at sige i
registret selv. Det er ikke n0dvendigvis tilfreldet
med en foresp0rgsel. Når den er k0rt, kan den slettes
ud en at efterlade nogen spor i registret- eller i
arkivet.
Elektroniske registre kan skabe ny viden
Det egentlige brud mellem papirregistre og elektroniske
registre ligger ikke i f0rste rrekke i store
nye administrative ordninger som ressortrendringer.
Bruddet ligger heller i, at der blev registreret nye
oplysninger. Derimod sker der en stor forandring,
ARKiv, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:2
Elektroniske registres infR!relse i den danske centraladministration
et brud, mellem papirregistrene og de elektroniske
registre med hensyn til, hvordan data kan benyttes.
Kort sagt kan data i elektroniske registre skabe ny
viden. Det kan foregå på forskellig vis:
- Der kan foretages beregninger på de en gang
indtastede data
- Data kan l0bende opdateres i en proces, hvor
reldre data overskrives
- Data fra flere registre kan ilettes sammen, og på
den måde danne nye informationer
- Det er muligt med svarkoder at standardisere
registrets oplysninger, og dermed g0re dem
sammenlignelige
- De samme data kan deles af flere myndigheder
Og efterhånden som systememe har udviklet sig, er
det i stadig st0rre omfang blevet muligt at integrere
det egentlige registerarbejde med den 0Vfige sagsbehandling
- og også med styring og planlregning
af arbejdet, f eks i forbindelse med ressourcetildeling
Elektroniske registre og arkiveme
I forlrengelse af unders0gelsen af de administrationshistoriske
forhold ved de elektroniske registres
indf0relse har der rejst sig nogle sp0rgsmål til
arkivemes dokumentation og registrering af disse
registre. Ved bevaring af elektroniske arkivalier er
der tre synsvinkler, som spiller ind. Ud over de tekniske
hensyn, som ikke skal behandies her, er der
de heuristiske hensyn og hensynet til muligheden
for at 0Ve kildekritik. Hvordan beskriver arkiveme
et elektronisk system, så en broger kan finde netop
de informationer, der ledes efter? Hvordan er data
skabt - er de pålidelige? - og hvordan de er blevet
brugt af myndigheden? 2Z Som bekendt er det den
danske strategi at bevare data i systemuafhrengige
versioner med anvendelse af den såkaldte konverteringsstrategi.'J
Det vil sige, at data kan bevares,
ud en at viden om brogen af data n0dvendigvis også
bevares. Bevaring af viden om brogen af data krrever
dermed en srerlig indsats fra arkiveme.
Et register - flere arkivskahere
Siclen indf0relsen af proveniensprincippet for omtrent
100 år siden har detvreret almindeligt at finde
45