Til samtlige medarbejdere Du er vigtig for din kommune Efterårets ...

KVIK-stafetten:
KVIK styrker fokusering
og prioritering
Institutions- og Skolecentret
har sendt KVIK-stafetten til
Økonomi- og Analysecentret.
Kvalitetskonsulent Sonja
Kruger Walter fortæller her
om at bruge KVIK-processen
blandt andet til at fokusere
og prioritere mellem opgaverne.
Hvornår har I gennemført
en KVIK-proces?
ØAC har gennemført to KVIKselvevalueringer
– senest omkring
årsskiftet 2007-08. Siden
har vi arbejdet på at gennemføre
de forbedringsprojekter, som vi
formulerede i KVIK-processen, og
vi har ”afviklet” nemme og hurtige
ændringsforslag (”Just do it”).
Nævn tre forbedringsområder,
som I har fokus på som følge af
KVIK:
Tre af de forbedringsområder,
som vi enten har gennemført eller
arbejder aktivt med, er:
- Struktureret samarbejde mellem
økonomi- og udviklingskonsulenter.
For at kunne løse
vores opgaver bedst muligt for
vores samarbejdspartnere har vi
meget aktivt arbejdet på at styrke
det interne samarbejde, ressourceudnyttelse
og videndeling
mellem økonomi- og udviklingskonsulenter.
Afsættet er kommunens
værdier: helhed og professionalisme.
udgangspunkt for drøftelse af
prioritering af ressourcerne – bl.a.
i forhold til direktionens strategibrev
og indsatser i øvrigt. Centrets
interne arbejde vil vi efterfølgende
gerne videreformidle til kommunens
øvrige enheder, idet det
kobles til kommunens årshjul.
- Afklaring af stillingsindhold
og kompetencer. KVIK-processen
viste et behov for at afklare
stillingsindhold og kompetencer
for konsulenter i ØAC – bl.a. med
afsæt i ændret behov og efterspørgsel
hos centrets samarbejdspartnere.
Det ledte igen til en
beslutning om, at vi i ØAC måtte
have klarhed over indholdet i
konsulentrollen og forventningsafstemning
med vores samarbejdspartnere.
Hvordan har I arbejdet med forbedringsområderne?
Efter afsluttet selvevalueringsproces
skulle alle medarbejdere i ØAC
melde ind til ledelsen, hvilke af de
prioriterede forbedringsprojekter,
de gerne ville arbejde med i den
kommende periode.
Der blev herefter sammensat
grupper på tværs af centrets
funktioner og teams, som skulle
sørge for at udarbejde oplæg til,
hvordan vi kunne implementere
indsatserne. Projekternes fremdrift
sikres blandt ved, at vi med jævne
mellemrum gør status på de forskellige
projekter på centermøder.
Nogle af forbedringsområderne er
af så stor betydning både strategisk
og praktisk, at vi valgte at
integrere dem i vores aftalestyring
for 2009, nemlig ”Helhedsorienteret
planlægning” og ”Afklaring af
stillingsindhold og kompetencer”.
Således arbejder vi med mange
af de samme mål både i forhold til
KVIK og aftalestyringen, og her har
vi valgt at gøre målene toårige.
Resultater for medarbejdere og
brugere
Hvilke resultater har KVIK-arbejdet
skabt for din enhed/institution?
KVIK-processen har hjulpet os til
at fokusere på sammenhængene i
de forskellige indsatser, strategier
og planer, vi arbejder med. Og dernæst
har KVIK været med at til få
prioriteret. Vi vil mange ting, men
vi må også se i øjnene, at vi ikke
kan alt på én gang. Endelig har
KVIK også været der, hvor vi får
sat fokus på de tiltag, der kan være
med til at sikre, at ØAC forsat er en
attraktiv arbejdsplads med plads til
forskellighed.
Hvilke resultater har KVIK-arbejdet
skabt for jeres brugere?
Institutions- og Skolecentret sendte
os KVIK-stafetten for at høre, hvorvidt
og hvordan vi i ØAC anvender
KVIK som temperaturmåling på
samarbejdet med fagcentrene. Det
korte svar er, at det bruger vi ikke
KVIK direkte til. Vi bruger KVIK til
at få inspiration til, hvordan vi kan
fokusere vores indsatser og udvikle
- Helhedsorienteret planlægning.
I vores KVIK-selvevaluering
fandt vi frem til, at både ledelse
og medarbejdere havde behov
for at få koblet centrets strategier
og planer i relation til hinanden.
Hensigten er, at centret får et
18
Styrket samarbejde indbyrdes og med
centrets samarbejdspartnere har været
et af indsatsområderne i Økonomiog
Analysecentrets KVIK-proces.
(Foto: Anette Vorm).