National øvelsesvejledning - Beredskabsstyrelsen

NationaløvelsesvejledningBeredskabsstyrelsen1

National øvelsesvejledningIndholdsfortegnelseNational øvelsesvejledning1. Introduktion 31.1. Øvelsestyper 42. Øvelsens opdrag 93. Organisering af øvelsen 124. Planlægning af øvelsen 145. Gennemførelse af øvelsen 236. Erfaringsopsamling fra øvelsen 247. Implementering af læring fra øvelsen 288. Skabeloner 29Udgivet af:BeredskabsstyrelsenDatavej 163460 BirkerødTelefon 45 90 60 00Email: brs@brs.dkwww.brs.dkForsidebillede: Istedgade i det centrale København under skybruddet den 2. juli2011. Foto DMI/Anne Christine Imer Eskildsen2Beredskabsstyrelsen

1. Introduktion1. IntroduktionNational øvelsesvejledning er et redskab til at komme i gang med beredskabsøvelser ellerudvikle nuværende praksis. Vejledningen har til formål at:• Understøtte en fælles referenceramme samt definitioner på øvelsesområdet• Fungere som manual til planlægning, gennemførelse og erfaringsopsamling fra øvelserVejledningen skal tjene som inspiration til øvelsesvirket og bidrage til en løbende udviklingaf beredskabet.Vejledningen skal ses i sammenhæng med hjemmesiden www.øvelsesforum.dk og deøvrige aktiviteter, som løbende planlægges og gennemføres af Det centrale øvelsesforum.Det centrale øvelsesforum består af repræsentanter fra Beredskabsstyrelsen, Forsvaret,Rigspolitiet og Sundhedsstyrelsen, og vejledningen er således udarbejdet på et myndighedsfællesgrundlag. Målgruppen er alle organisationer og personer, der udvikler beredskabetgennem øvelser. Det gælder f.eks. kommuner, regioner, politikredse, ministerier,styrelser eller private virksomheder.Hvad er en øvelse?En øvelse er en aktivitet, som gennemføres med henblik på at træne organisationer og/eller enkeltpersoner med det formål at gøre sig klar til fremtidens beredskabsmæssigeudfordringer. Øvelserne skal bidrage til at skabe organisationer, der kan begrænse konsekvenserog normalisere situationen, når en hændelse indtræffer.Kontrol eller læring?Øvelsesvirksomhed bør, overordnet set, være rettet mod udvikling af organisationens praksis,kompetencer og viden. I den konkrete øvelsesplanlægning kan det omsættes til, atorganisationen arbejder med både kontrol og læring.Ved kontrol er øvelsen primært rettet mod at teste deltagernes færdigheder, f.eks. en medarbejdershåndtering af en bestemt type materiel eller en procedure i beredskabsplanen.Ved læring er øvelsen i højere grad tilrettelagt med fokus på, at deltagerne skal opnå nyehandlemuligheder. Det kan dreje sig om at øve roller og ansvar eller ved at afprøve ogudvikle nye koncepter. Ved varslede øvelser har deltagerne mulighed for at forberede sig,hvilket kan optimere den samlede læring.Etabler en læringskulturØvelser er en mulighed for at træne organisationen og dens medarbejdere inden en skarphændelse. Afhængigt af formålet er øvelser derfor en oplagt lejlighed til at afprøve nye rutinerog procedurer i et trygt miljø.Når medarbejdere begiver sig ud på nyt terræn, vil det ofte føre til fejl og uhensigtsmæssigehandlinger. Derfor bør de deltagende organisationer acceptere uhensigtsmæssighederneog etablere systemer til at opsamle erfaringer og læringspunkter.Beredskabsstyrelsen3

National øvelsesvejledning1.1. ØvelsestyperOrganisationen bør variere brugen af øvelsestyper med henblik på at udvikle den samledesum af praksis, kompetencer og viden. I denne vejledning opereres med følgende fire øvelsestyper:Procedureøvelser, dilemmaøvelser, krisestyringsøvelser og fuldskalaøvelser.ProcedureøvelserProcedureøvelser kan bruges til at afprøve om en eller flere specifikke procedurer i organisationensberedskab virker efter hensigten. Procedureøvelser kan som regel gennemføresuden omfattende planlægning eller udgifter.Procedureøvelser er gode til:• At afprøve om nedskrevne procedurer, f.eks. action-cards, fungerer, er opdaterede oghensigtsmæssige samt kan anvendes af relevante medarbejdere• At teste om materiel eller elektronik virker samt kan anvendes af relevante medarbejdereAlarmeringsøvelseEn organisation ønskede at teste, om en alarm blev modtaget og videresendt i henholdtil beredskabsplanen. Der blev derfor gennemført en uvarslet øvelse, hvorvagten telefonisk kontaktede relevante medlemmer af krisestaben på baggrund afen alarmeringTest af materielEn organisation ønskede at teste nødstrømsanlægget. Der blev derfor afholdten procedureøvelse, hvor relevante medarbejdere, i henhold til de beskrevneprocedurer, afprøvede overgangen fra almindelig strømforsyning samtanlæggets kapacitetEksempler på procedureøvelserDilemmaøvelserDilemmaøvelser kaldes også diskussionsøvelser eller table-top øvelser. Øvelserne kan brugestil at sætte fokus på konkrete problemstillinger, afveje udfordringer og drøfte alternativefremgangsmåder i indsatsen. Dilemmaøvelser kan gennemføres for egne medarbejdere og/eller i samarbejde med andre organisationer.Fokus er rettet mod at diskutere, hvordan en konkret opgave kan løses, af hvem og underhvilke omstændigheder. Under øvelsen kan deltagerne bidrage bredt til løsningen af dilemmaerne- også i forhold til det, som ligger uden for det daglige opgaveområde.4Beredskabsstyrelsen

1. IntroduktionI øvelsen bør fokuseres på få dilemmaer eller emner, og der bør afsættes tid til, at deltagernekan diskutere de enkelte problemstillinger grundigt igennem.Dilemmaøvelser er gode til:• At diskutere beredskabsplaner og procedurer inden for organisationen• At diskutere løsningen af specifikke opgaver eller relevante problemstillinger, f.eks. iforhold til krisestyringen• At drøfte erfaringer fra tidligere øvelser• At drøfte konkrete problemstillinger som optakt til en større øvelseDilemmaer i relation til krisekommunikationEn organisation ønskede at sætte fokus på dilemmaer i forhold tilkommunikation med befolkningen under en hændelse. Der blev gennemførten øvelse, hvor dilemmaet var rettet mod organisationens håndtering afprocedurer for udsendelse af korrekt, hurtig og relevant information samtidigtmed, at en stor mediebevågenhed skulle håndteres. Øvelsen gav mulighedfor at klarlægge roller og ansvar samt opnå bedre kendskab til gældendeprocedurer i forhold til krisekommunikationDilemmaøvelse som optakt til fuldskalaøvelseOfte anvendes dilemmaøvelser som optakt til en større fuldskalaøvelse.Her kan de, som skal fungere som ledere på fuldskalaøvelsen, gennemspille scenariet,f.eks. på et planspilsbord. Fordelen er, at deltagerne har mulighedfor at lære grundlæggende elementer, som efterfølgende kan afprøves i praksisved fuldskalaøvelsenEksempler på dilemmaøvelserKrisestyringsøvelserKrisestyringsøvelser kaldes ofte stabsøvelser eller ”kontormedarbejdernes fuldskalaøvelse”.I krisestyringsøvelser skal deltagerne øve en rolle, der svarer til deres normalearbejdssituation. Her kan deltagerne, i højere grad end ved dilemmaøvelser, afprøve depraktiske forhold omkring krisestyringen. Beslutninger iværksættes på papiret uden egentligehandlinger i marken. En stor del af udbyttet vil være, at de relevante medarbejdere fårkendskab til krisestyringsopgaver, organisationer og personer, som de skal samarbejdemed under en virkelig hændelse.Beredskabsstyrelsen5

National øvelsesvejledningI forhold til dilemmaøvelser kræver krisestyringsøvelser en mere omfattende planlægning,f.eks. med brug af øvelsesledelse og observatører og udarbejdelse af f.eks.øvelsesbestemmelserog drejebog. Et eksempel på stort anlagte krisestyringsøvelser er de tværgåendenationale krisestyringsøvelser (KRISØV-serien), som normalt afholdes hvert andet år.Krisestyringsøvelser er gode til:• At understøtte kendskabet til og brugen af beredskabsplaner• At afprøve og udvikle praktiske forhold i relation til krisestyringen• At afprøve samarbejdsrelationer og udvikle kendskab til roller og ansvar, både interntog på tværs af organisationerAfprøvning af samarbejde i stabenI forhold til at afprøve stabens rolle og ansvar blev krisestaben i enorganisation alarmeret og indkaldt til 1. stabsmøde. På den måde fikstabens medlemmer afprøvet den rolle og det ansvar, som de var tildelt,jf. beredskabsplanenOpstilling af situationsbilledeI forhold til at afprøve stabens mulighed for at træffe beslutningergennemførte en organisation en krisestyringsøvelse, hvor formålet var atopstille de væsentlige informationer om organisationens andel af enhændelse. Udgangspunktet var de informationer, som organisationenmodtog fra øvelsesledelsens indspilscelleEksempler på krisestyringsøvelserFuldskalaøvelserFuldskalaøvelser retter sig mod det operative niveau og indebærer typisk en indsats på etopmarkeret skadessted, f.eks. brandslukning, håndtering af kemikalieuheld eller håndteringaf smitsomme husdyrsygdomme.En fuldskalaøvelse kan indeholde elementer fra en beredskabsindsats, herunder alarmering,indsættelse af mandskab og materiel samt koordination mellem flere forskellige organisationer.Fuldskalaøvelsen giver derfor den mest intense træning og afprøvning af detetablerede beredskab. Det er dog samtidig en ressourcetung øvelsesform. Øvelsestypenindeholder de samme elementer som krisestyringsøvelser, f.eks. øvelsesbestemmelser ogdrejebog. Hertil kommer logistiske og mandskabsmæssige behov, f.eks. til markeringer ogsom figuranter til at spille f.eks. ofre og pårørende på det fiktive skadessted.6Beredskabsstyrelsen

1. IntroduktionFuldskalaøvelser er gode til:• At afprøve og træne den taktiske/operative indsats i forbindelse med større hændelser• At afprøve og træne beredskabsroller under de praktiske forhold, som er gældende tildaglig• At afprøve beredskabsplaner, f.eks. alarmerings- og mødeplaner, i praksis• At afprøve og træne indsatspersonales samarbejde og koordinering på tværs af myndighederAfprøvning af indsats i relation til skybrudTo organisationer ønskede at afprøve planerne for håndteringen af øgedevandmængder som følge af et skybrud. Derfor gennemførte de enfuldskalaøvelse, hvor formålet var at teste de planer og det materiel, somvar relevant for skybrudsindsatsen. Organisationerne afprøvede, om dekunne etablere spærringer på strategisk vigtige områder, og om materielletvirkede i praksisSamarbejdsøvelseMyndighederne ønskede at afprøve samarbejdet i relation tilindsatsledelsens håndtering af et trafikuheld. De planlagde og gennemførteen fuldskalaøvelse, hvor formålet var at afprøve samarbejdet på skadesstedet,herunder rolle- og ansvarsfordelingen samt en fælles løsning af delogistiske opgaverEksempler på fuldskalaøvelserBeredskabsstyrelsen7

National øvelsesvejledningOversigt over øvelsestyperneFormålProcedureøvelseAfprøve ellertræne deltagernei brug afprocedurer ellermateriel/elektronikDilemaøvelseUdvikle bestemtefremgangsmåderved brug af planersamt afvejeog vurdereprioriteredeopgaver gennemdiskussionKrisestyringsøvelseAfprøve og udvikleberedskabsplanerAfprøve konkreteopgaverAfprøve samarbejdsrelationerog kendskabtil roller/ansvarFuldskalaøvelseTræne kapaciteter(mandskab ogmateriel) underpraktiske forholdAfprøve operativeopgaver i praksisFokus Kontrol/læring Læring Læring/kontrol Læring/kontrolDeltagereStedPlanlægningPlanlægning varierermellem 1 dagtil? Som hovedregelressourcetung ogkompleks planlægningGennemførelseMetode for erfaringsopsamlingAfrapporteringSammenhængtil øvrige øvelsestyper”Funktionsholdere”Relevant lokaleeller i markenSimpel planlægning(to timer –1 dag)Kan oftestgennemføresenkelt indenforen kort tidsrammeObservationVideoOrganisatoriskdebriefingInterviewsOrganisatoriskdebriefingRapportKan fungeresom forberedelsetil øvrigeøvelsestyperMedarbejdere påsamme niveau ien organisationeller tværorganisatoriskMøderumKan planlæggespå 1 – 2 dageKompleksitet ogressourceforbrugafhænger afformål og målKan ofte gennemførespå 2 – 4timer, afhængigaf dilemmaer ogdeltagereObservationTime-outOrganisatoriskdebriefingOrganisatoriskdebriefingSeminarKan fungeresom afsæt elleropsamling irelation til øvrigeøvelsestyperTværorganisatoriskog på tværs afniveauer og funktionerRelevant lokale ellerpå normal arbejdspladsPlanlægning varierermellem 1 dag til?Ressourceforbrugog kompleksitetafhænger i høj gradaf formål og målTiden kan varieremellem 2 timer og2 dage, afhængigaf øvelsens omfang,herunder deltagerantalog delmålEr som udgangspunktkompleks atgennemføreObservationGennemgang afskriftligt materialeOrganisatorisk debriefingSeminarSpørgeskemaInterviewsOrganisatorisk debriefingSeminarRapportDeltagere kanforberedes gennemdilemmaøvelseMedarbejdere medansvar i den operativeindsatsI markenTiden kan varierefra to timer og optil to uger. Er somhovedregel ressourcetungogkompleks atgennemføreObservationOrganisatoriskdebriefingVideoSeminarSpørgeskemaInterviewsOrganisatoriskdebriefingRapportDeltagere børforberedesgennem øvrigeøvelsestyper8Beredskabsstyrelsen

2. Øvelsens opdrag2. Øvelsens opdragAlle organisationer med et beredskabsansvar bør øve med henblik på at styrke evnen til athåndtere hændelser. Øvelserne bør have afsæt i en klart defineret opgave – et opdrag, hvordet beskrives, hvordan øvelsen kan bidrage til at styrke organisationens robusthed. Opdragetbør være omdrejningspunkt for øvelsens øvrige dele.Ved større øvelser vil en styregruppe typisk være opdragsgiveren. Ved mindre øvelser kanopdraget aftales mellem de organisationer eller personer, der deltager i øvelsen. Øvelsensopdrag bør være funderet i organisationens behov og øvelsesplanlægning.En øvelse har til formål at udvikle praksis, kompetencer eller viden, f.eks. ved at:• Udvikle medarbejderne i forhold til at kunne varetage opgaverne i en krisesituation• Afprøve om beredskabsplaner og procedurer er hensigtsmæssige og kendte af de personer,der skal bruge dem• Afprøve om teknologi og materiel fungerer som planlagt• Udvikle kendskabet til roller og ansvarØvelser indgår i beredskabsplanlægningen og skal bidrage til at forberede organisationernepå at håndtere hændelser, hvad enten de er forudsete, uforudsete eller udvikler siguventet. 1 Ledelse OpdragBeredskabsplanerOrganiseringEvalueringerPlanlægningsgrundlagNy praksisPlanlægningØvelserForebyggelseImplementeringaf læringGennemførelseUddannelseErfaringsopsamlingØvelsens faser i relation til “Helhedsorienteret beredskabsplanlægning”1. Se Beredskabsstyrelsens vejledning i ”Helhedsorienteret beredskabsplanlægning” på www.brs.dk.Beredskabsstyrelsen9

National øvelsesvejledningBehovsanalyseFor at sikre at øvelserne er relevante, kan organisationen med fordel udarbejde en behovsanalysemed udgangspunkt i f.eks. beredskabsansvar, trusselsbillede, medarbejdersammensætning,planer, materiel og/eller erfaringer fra øvelser/skarpe hændelser.Trin1. Gennemgå beredskabsplanerneHandling• Hvilke trusler står organisationen overfor – og hvad er de sandsynligekonsekvenser af disse?• Hvilke områder i organisationen er sårbare?• Hvad er organisationens nuværende prioriteringer?• Hvilke dele af planen kan med fordel øves?2. Brug erfaringernefra tidligere øvelser• Hvilken type øvelse er sidst gennemført – og med hvilket formål?• Hvilke dele af organisationen blev sidst øvet?• Hvilke samarbejdspartnere indgik i øvelsen?• I hvilken grad blev målene for øvelsen nået?• Hvad virkede/virkede ikke i øvelsen?• Hvordan er der fulgt op på erfaringerne fra øvelsen?3. Få overblik over tilgængeligeressourcer• Hvilke ressourcer (budget og personel) er til rådighed?• Hvilke ressourcer (primært personel) er til rådighed forplanlægning, erfaringsopsamling og opfølgning?• Er der sandsynlige begrænsninger?4. Overvej og brugresultaterne afanalysen• Hvilke områder (f.eks. plan, materiel og/eller medarbejdere) ersårbare?• Bør samarbejdet med andre organisationer øves?• Er der problemer, som gentages?• Bør organisationen sætte fokus på en særlig øvelsestype?• Hvordan er sammenhængen mellem anvendte ressourcer og detønskede resultat?• Hvilke risici er forbundet med planlægningen og gennemførelsenaf fremtidige/kommende øvelser?Eksempel på hvordan organisationen kan gennemføre en behovsanalyse10Beredskabsstyrelsen

2. Øvelsens opdragBrug kort- og langsigtet øvelsesplanlægningBehovsanalysen bør omsættes til kort- og langsigtet planlægning af organisationensøvelsesaktiviteter. Med udgangspunkt i beredskabsansvaret bør organisationen udarbejdeen samlet, langsigtet plan, hvor det beskrives, hvordan øvelsesvirksomheden kan styrkeberedskabet. Organisationen bør herefter overveje, hvordan den med planlægningen afenkelte øvelser kan bidrage til den samlede plan, f.eks. ved at variere beredskabsopgaver,scenarier, øvelsestyper og samarbejdspartnere.I planlægningen af de enkelte øvelser bør organisationen forholde sig til følgende spørgsmål:• Hvad skal øves?• Hvad er det forventede udbytte?• Hvem skal deltage i øvelsen?• Hvor og hvordan skal øvelsen foregå?• Hvordan vil organisationen opsamle erfaringerne fra øvelsen?Organisationen kan ofte have fordel af at foretage en kritisk gennemgang af egen praksis iforhold til arbejdet med øvelser.Beredskabsstyrelsen11

National øvelsesvejledning3. Organisering af øvelsenØvelsesvirksomhed bør gribes systematisk an og sættes i en organisatorisk ramme. Uansetantallet af deltagende organisationer og medarbejdere bør der altid være en klar rollefordeling.Herudover hænger organisering af øvelsen sammen med den enkelte øvelsesvarighed, type og kompleksitet.ØvelsesorganisationVed afholdelse af større øvelser kan der med fordel etableres en egentlig øvelsesorganisation.Organiseringen af mindre øvelser kræver, at få personer kan løfte en bred vifte afopgaver.StyregruppeØvelsesleder/øvelsesledelseArbejdsgruppeMarkering ogfigurantArbejdsgruppeLogistikIndspil/momentArbejdsgruppeerfaringsopsamlingØvelsesdommereIndspilscelleX/momentXIndspilscelleY/momentYArbejdsgruppeKommunikationStyregruppen (opdragsgiver)Det er styregruppen, der er opdragsgiver og træffer beslutning om alle overordnede forholdvedrørende øvelsen. Styregruppen udpeger øvelseslederen og godkender de dokumenter,der er centrale for øvelsens fremdrift, f.eks. et øvelsesdirektiv (kommissorium), derfastlægger øvelsens overordnede rammer. Styregruppen er ansvarlig for at følge øvelsenløbende, f.eks. i forhold til en tidsplan, samt til sidst at evaluere det overordnede forløb.ØvelsesledelsenØvelseslederen, der står i spidsen for øvelsesledelsen, er overordnet ansvarlig for, at planlægning,gennemførelse og erfaringsopsamling udføres i forhold til den opgave, som styregruppenhar givet. Øvelseslederen er, sammen med den øvrige øvelsesledelse, ansvarligfor endeligt at fastlægge øvelsens formål og mål samt at omsætte disse til konkrete aktiviteter.Hertil skal øvelsesledelsen udarbejde relevante dokumenter, f.eks. øvelsesbestemmelser,scenariobeskrivelser og information til øvelsestagerne.12Beredskabsstyrelsen

3. Organisering af øvelsenMed henblik på at sikre en klar opgave- og ansvarsfordeling samt forbindelse til de øvrigedele af øvelsen bør eventuelle arbejdsgrupper være repræsenteret i øvelsesledelsen.Øvelsesledelsen bør, så vidt muligt, afspejle de organisationer, som deltager i øvelsen.ArbejdsgruppeVed større og/eller komplekse øvelser kan øvelsesledelsen med fordel etablere en rækkearbejdsgrupper, evt. på tværs af deltagende organisationer. Arbejdsgrupperne har til formålat løse en konkret opgave, f.eks. udarbejdelse af markeringer samt brug af figuranter, logistik,erfaringsopsamling og kommunikation, jf. figuren på foregående side.Beredskabsstyrelsen13

National øvelsesvejledning4. Planlægning af øvelsenØvelseslederen skal indledningsvist tage stilling til en række overordnede forhold vedrørendeplanlægning af øvelsen. Det skal sikre, at de deltagende organisationer og medarbejderefår det størst mulige udbytte af øvelsen med det mindst mulige ressourcetræk.Brug projektledelse som arbejdsredskabVed planlægning af større øvelser med mange aktører bør øvelseslederen benytte projektledelsesom et arbejdsredskab. Det bidrager til at sikre, at der er overblik over helheden iøvelsen, f.eks. økonomi og koordination med relevante aktører, inden de enkelte trin i øvelsenplanlægges.Skab sammenhæng mellem ressourceforbrug ogerfaringerEt stort ressourceforbrug og/eller kompleksitet i øvelsen er ikke ensbetydende med etbedre læringsudbytte. Enkelthed letter planlægningen og øger overskueligheden. Hertil kanbrugen af gode erfaringer fra tidligere øvelser mindske ressourceanvendelsen. I øvelseskalenderenpå www.øvelsesforum.dk findes eksempler på afholdte øvelser.Hertil kan det være en god ide at bruge mindre ressourcekrævende øvelsestyper (f.eks.procedure- og dilemmaøvelser) med henblik på at træne organisationens medarbejdereinden afholdelse af store og komplekse øvelser. Det kan bidrage til at opfange ”fodfejl”inden de større øvelser, hvor en ”time-out” er en større indgriben, både øvelsesteknisk ogressourcemæssigt.14Beredskabsstyrelsen

4. Planlægning af øvelsenAfhængig af øvelsen kan planlægningen inkluderefølgende opgaver:• Sikre at kompetencer til planlægning, gennemførelse og erfaringsopsamlinger til stede• Fastlægge hvad der skal øves• Fastlægge øvelsens formål, mål og vurderingspunkter• Identificere deltagere: Organisationer og medarbejdere• Planlægge med udgangspunkt i deltagernes kompetencer ogerfaring• Bestemme øvelsestype• Bestemme scenario• Bestemme brugen af tidsspring i øvelsen• Bestemme øvelsens varighed samt tidspunkt• Udarbejde kommunikationsplan• Vurdere trusler og sårbarheder i forhold til øvelsesplanlægningen• Udarbejde relevante styringsdokumenter og dokumentation• Lokalisere sted for afholdelse af øvelselsen – ud fra forventet pladsforbrug• Indhente tilladelser, f.eks. ved forstyrrelse af den offentlige ordeneller ved ressourcetræk hos eksterne parter• Udfylde behovet for udstyr og materiel• Få logistikken på plads (f.eks. transport, mad og overnatning)De markerede opgaver bør generelt indgå i øvelsesplanlægningen og uddybes nedenfor. Deikke markerede opgaver anses som øvelsesspecifikkeBeredskabsstyrelsen15

National øvelsesvejledningFastlægge hvad der skal øvesØvelser bør styrke evnen til at håndtere hændelser ved at opbygge generelle kapaciteteri organisationen. Kapaciteterne skal være fleksible, skalerbare, operative og robuste, såorganisationen kan håndtere mange typer hændelser, også hændelser, der ikke er planlagtfor.I planlægningen af en øvelse bør styregruppen/øvelseslederen inddrage organisationensbehovsanalyse samt den kort- og langsigtede øvelsesplanlægning. Det kan bidrage til atstille skarpt på organisationens nuværende evne til at håndtere hændelser samt udpege deområder, hvor forbedringspotentialerne ligger.I mange tilfælde kan det være en fordel at inddrage krisestyringens fem kerneopgaver, nårøvelsen skal planlægges. Kerneopgaverne er de aktiviteter, som Beredskabsstyrelsen anbefaler,at organisationen med kort eller intet varsel sætter i værk for at håndtere følgerne af enhændelse. Formålet er at minimere konsekvenserne af hændelsen og genskabe en normaltilstandhurtigst muligt.Kerneopgaverne er formuleret med henblik på at forbedre organisationernes arbejde medberedskabsplanlægning, men da øvelser ofte tager udgangspunkt i plangrundlaget, kankerneopgaverne også tjene som inspiration for øvelsesvirket. Træning af evnen til at håndterekerneopgaverne kan bidrage til en generel kapacitetsopbygning, som gør organisationeni stand til at håndtere de trusler og afledte konsekvenser, som organisationen kanforudse – og de, som ikke kan forudses.BeredskabsplanerAktiveringog driftEvalueringerFormål,opgaver ogansvarPlanlægningsgrundlagInformationshåndteringLedelseØvelserUddannelseForebyggelse5Indsats1234KrisekommunikationKoordinationKrisestyringens kerneopgaver som beskrevet i Beredskabsstyrelsens vejledning i “Helhedsorienteretberedskabsplanlægning”16Beredskabsstyrelsen

4. Planlægning af øvelsenGennemgang af den generelle beredskabsplanOmråde Beskrivelse VurderingspunkterKerneopgave 1:Aktivering og drift af krisestabFormålet med at etablere krisestabener, at ledelsen har en fastorganisatorisk ramme fra detøjeblik, hvor det konstateres, atder er indtruffet en hændelse,som kræver overordnet krisestyringStabens aktivering:• Modtagelse af alarmer• Hvem kan beslutte aktivering afstaben• Kriterier for aktivering af staben• Stabens aktiveringsniveauer• Procedurer for aktivering afstaben• Orientering af organisationenom situationen og aktivering afstabenEksempel fra ”Gennemgang af den generelle beredskabsplan”, som kan bruges som inspirationtil at planlægge øvelserFastlægge øvelsens formål, mål og vurderingspunkterPå baggrund af de opgaver, der skal indgå i øvelsen, skal øvelseslederen, i samarbejde medstyregruppen og øvelsesledelsen, formulere et formål og mål for øvelsen. Det skal bidragetil, at øvelsesplanlæggerne er skarpe på, hvad øvelsen konkret skal resultere i – og hvad detkræver at nå resultatet. Fastlæggelsen af formål og mål bør være grundlaget for den øvrigeplanlægning af øvelsen – f.eks. i forhold til udvælgelse af deltagere, scenario, øvelsestype ogkompleksitet.Ved øvelser med flere deltagende organisationer kan der opstilles delmål for de enkelteorganisationer.Vurderingspunkterne kan bruges til at udlede læringspunkterne fra øvelsen på baggrund aføvelsens mål.Beredskabsstyrelsen17

National øvelsesvejledningØvelsens formål er en kort og præcis beskrivelse af, hvorfor øvelsen skalgennemføres. F.eks.: ”Formålet med øvelsen er at afprøve og forbedrekendskabet til møde- og alarmeringsplanen”Målet beskriver den ønskede effekt af øvelsen. Effekten vil typisk handleom, hvilken praksis eller hvilke kompetencer organisationen ønsker atafprøve, vedligeholde eller udvikle? F.eks.: ”Målet er at uddybe vagthavendesforståelse for procedurer for modtagelse og videresendelse af alarm i forholdtil det relevante action-card”Målene bør være Specifikke, Målbare, Anerkendte, Realistiske og Tidsbestemte(”SMART”)Beskrivelse af øvelsens formål og målLæs mere i Beredskabsstyrelsens ”Vejledning i brug af skabelonen til gennemgang afberedskabsplaner” samt ”Gennemgang af den generelle beredskabsplan” på www.brs.dk.Identificere deltagere: Organisationer og medarbejderePå baggrund af øvelsens formål og mål skal øvelseslederen, i samarbejde med styregruppen,udpege de organisationer, der kan have fordel af at deltage i øvelsen. Graden af deenkelte organisationers deltagelsesniveau (ledelse, medarbejdere og materiel) bør ogsåafklares. I forhold til at bevare enkeltheden, anbefales det kun at øve et niveau ad gangen,med mindre der skal sættes fokus på samarbejdet mellem de forskellige niveauer.En organisation kan også indgå som ressource i planlægningen og gennemførelsen af øvelsen.Planlægge med udgangspunkt i deltagernes kompetencerog erfaringØvelser skal ses som en mulighed for at afprøve tiltag, der kan udvikle og forbedre organisationensberedskab. Derfor bør øvelsen ses som kompetenceudvikling, der kan bidrage til,at medarbejderne har flere/bedre handlemuligheder ved næste skarpe hændelse.Øvelser bør derfor planlægges, således at deltagerne bliver udfordret på deres kompetencer.Det kan gøres ved at øve udfordringerne i hverdagssituationer, men øvelsesplanlæggernekan også stile efter at bringe deltagerne ud af ”komfort-zonen” under øvelsen, f.eks.ved at håndtere uvante situationer og relationer.18Beredskabsstyrelsen

4. Planlægning af øvelsenBestemme øvelsestypeØvelsens type bestemmes på baggrund af tildelte ressourcer, formål og mål samt deltagendeorganisationer og medarbejdere. I visse tilfælde, f.eks. hvor forskellige medarbejdergrupperskal øves, kan det være gavnligt at kombinere flere typer af øvelser. Således vilformidling af resultaterne i de enkelte øvelser blive en del af øvelsen. Fordele og ulemperved de forskellige øvelsestyper blev gennemgået i kapitel 1.Bestemme scenarioBrugen af scenario bør understøtte øvelsens formål – herunder de opgaver, som skal øves.Det valgte scenario skal udvikles til en ”historie”. Det skal bidrage til at skabe sammenhængmellem øvelsens forskellige dele, men det skal også medvirke til, at øvelsen bliver realistiskfor deltagerne.Det væsentlige er, at beskrivelsen giver en klar forståelse af hændelsens type, karakter ogomfang samt det miljø som ”indsatsen” skal foregå i. Scenariet bør være kortfattet, men somminimum indeholde:• UdgangssituationenHer beskrives den aktuelle situation samt de begivenheder, der er indtruffet umiddelbartfør øvelsens start, og som har betydning for øvelsestagernes handlemuligheder• HændelsesbeskrivelsenHer gives et billede af, hvor og hvornår hændelsen er indtruffet, rapporterede skader,tilstedeværende aktører samt de forhold (f.eks. politisk vilje, samarbejdspartnere,trafikale, geografiske og/eller meteorologiske forhold), der kan få indflydelse på indsatsensamt den forventede udviklingBestemme brugen af tidsspring i øvelsenBrugen af tidsspring i øvelser kan være en fordel, når en organisation skal øve håndteringenaf en hændelse, der strækker sig over lang tid og med mange skiftende opgaver. Øvesestagernebør forberedes på tidsspringet, så de opnår en forståelse for situationen eftertidsspringet.Udarbejde kommunikationsplanØvelsesledelsen bør udarbejde en plan for, hvem der skal informeres om hvad – oghvornår. Det er f.eks. væsentligt, at ledelsen i de deltagende organisationer er informeretom øvelsen. Det kan hjælpe til at få frigivet ressourcer til øvelsen, samt at erfaringerne fraøvelsen efterfølgende implementeres i organisationerne. Hertil kan det være relevant atinformere samarbejdspartnere, der ikke selv deltager i øvelsen, om indholdet i øvelsen – ogom, at de kan få indblik i erfaringerne.Ofte kan det være interessant for udenforstående at opleve en øvelse. Med henblik på atskabe fokus på øvelsen kan øvelsesledelsen invitere ledere og medarbejdere fra egenorganisation, samarbejdspartnere og/eller journalister til at deltage som observatører. Vedstørre øvelser kan det være en fordel at afsætte resourcer til at udarbejde og gennemføre etegentligt gæsteprogram. Her kan det f.eks. fremgå, hvordan gæsterne skal briefes, hvad deskal se, hvordan de skal vises rundt, og hvad de skal bære af udstyr.Beredskabsstyrelsen19

National øvelsesvejledningPå dagen for øvelsen kan det være relevant at informere medarbejderne i organisationenom øvelsen, f.eks. via intranettet. Det kan bidrage at sætte fokus på øvelsen og dens resultateri den samlede organisation. Hertil kan det fungere som sikkerhedsforanstaltning, f.eks.ved alarmering eller ved oprettelse af øvelsesplads.Vurdere trusler og sårbarheder i forhold til øvelsesplanlægningenDet er også øvelsesledelsens ansvar at udarbejde en vurdering af forhold, som kan hindreeller forsinke planlægning, gennemførelse og erfaringsopsamling. Vurderingen bør indeholdetre elementer: Vurdering af trusler, vurdering af deres konsekvenser og udarbejdelseaf alternative løsninger. Det kan eksempelvis dreje sig om, at en central organisation måtrække sig ud af øvelsesledelsen. Hvad får det at betydning for øvelsen – og hvordan kanden planlægges anderledes?Udarbejde relevante styringsdokumenter ogdokumentationØvelsesledelsen skal sikre, at øvelsen afvikles i forhold til opdraget. Brugen af styringsdokumenterkan understøtte øvelsesledelsens kontrol med aktiviteterne før, under og efterøvelsen.Det er forholdene for den enkelte øvelse, herunder deltagerantal, kompleksitet, materiel ogformål/mål, der afgør hvilke dokumenter, der bør udarbejdes til øvelsen. Mindre øvelserkan f.eks. gennemføres med et øvelsesdirektiv og/eller information til øvelsestagerne. Enikke-udtømmende liste kan omfatte følgende dokumenter:Tids- og projektplanØvelsesdirektivØvelsesbestemmelserDrejebogIndspilMarkerings- ogfigurantplanSikkerhedsplanØvelsesinstruksGæsteprogramog invitationerSkema til organisatoriskdebriefingØvelsesrapportImplementeringsplanDe markerede dokumenter beskrives nedenfor og findes desuden som skabeloner ikapitel 820Beredskabsstyrelsen

4. Planlægning af øvelsenStyring af øvelsenDokument Formål FormatØvelsesdirektiv Beskriver de formelle ogoverordnede forhold omkringøvelsenGodkendes af styregruppen/øvelsens ejerDokumentØvelsesbestemmelserDrejebog(bilag til øvelsesbestemmelser)Indspil(bilag til øvelsesbestemmelser)Markerings- og figurantplan(bilag til øvelsesbestemmelser)Sikkerhedsplan(bilag til øvelsesbestemmelser)Øvelsesinstruks /øvelsesbriefing”Operativ” udgave af øvelsesdirektivetUdgør planlægningsgrundlagetfor øvelsenSkaber overblik over de overordnede/vigtigsteforholdHandlingsplan for afvikling aføvelsens enkelte deleSkaber overblik over og sammenstillerøvelsens delementerFremhæver de kritiske handlinger/tidspunkterSkaber fremdrift i (krisestyrings)øvelsenBruges dynamisk i forhold til atstyre handlinger og skabe prespå øvelsestagernePlanlægges med udgangspunkti forventede reaktioner hosdeltagerneBruges ved fuldskalaøvelserBeskriver hændelser (momenter)Gengiver fysisk scenarietSkaber autenticitetBeskriver de praktiske forholdomkring brugen af figuranterBruges primært ved fuldskalaøvelserBeskriver procedurer for opretholdelseaf sikkerheden medudgangspunkt i en vurdering aftrusler og i gældende retningslinjer,herunder BAR-vejledninger,f.eks: http://www.brandfolkene.dk/barvejledning1Beskriver hvem, der skal gørehvad, hvornår og hvordanForbereder øvelsesdeltagerne,så de er rustet til at indtræde iden forventede rolleAfhænger af varslet/uvarsletøvelseDokumentOversigt over aktiviteterne,herunder, tidspunkt og sted samtforventet reaktionBegivenhed, f.eks. opringning,besked, film-klip, øjenvidneberetningRemedier, f.eks. røg, eksplosioner,afsporet togvogn samt personer,der spiller en rolle, f.eks. som såret,pårørende eller journalistSkemaDokumentMundtlig præsentationBeredskabsstyrelsen21

National øvelsesvejledningErfaringsopsamling og opfølgningDokumentSkema til organisatoriskdebriefingFormålUnderstøtter en drøftelse af øvelsesdeltagernes umiddelbareerfaringerHar fokus på de positive såvel som mindre positive læringspunkterØvelsesrapportIndeholder en beskrivelse af læringspunkterne fra øvelsenUdarbejdes på organisationsniveau og/eller på tværs af organisationerMunder ud i en række anbefalinger22Beredskabsstyrelsen

5. Gennemførelse af øvelsen5. Gennemførelse af øvelsenGennemførelse af øvelser kræver en høj grad af processtyring, hvis deltagerne skal havedet forventede udbytte. Øvelsesledelsen bør derfor tænke øvelsen igennem og udarbejderelevante værktøjer til styring, f.eks. øvelsesinstrukser og indspil, inden øvelsen afholdes.Herudover findes en række metoder til processtyring under selve øvelsen. Nogle af disse involverereksterne kapaciteter, f.eks. øvelsesdommere, kontrollanter eller proceskonsulenter.BriefingBriefingen tager afsæt i øvelsesinstruksen og afvikles umiddelbart inden øvelsens start.Den skal bidrage til, at deltagerne kender f.eks. den praktiske ramme for øvelsen, øvelsensformål og mål samt forventninger til deltagerne under øvelsen.Time-outØvelsesledelsen – eller øvelsesdommere – kan vælge at fryse en øvelse, hvis øvelsenforløber uhensigtsmæssigt og skal tilbage på rette spor. Den kan også bidrage til at sættefokus på et særligt læringspunkt.Brug af øvelsesdommereØvelsesdommere har til formål at følge øvelsestagerne og vurdere deres handlinger. Detfordrer, at øvelsesdommerne har de rette beredskabsfaglige kompetencer, og at de er satgrundigt ind i deres rolle, og hvor meget de må støtte øvelsestagerne. Øvelsestagerne kanogså være informerede om, at de støttes af øvelsesdommere.Brug af proceskonsulenterEn proceskonsulent kan bidrage til at gennemføre diskussionstunge øvelser, typisk dilemmaøvelser.Konsulenten kan bidrage til at skabe fremdrift i øvelsen samt at udfordre de erfaringer,som kommer frem i diskussionerne. Denne vil ofte kunne supplere med metodiskefærdigheder.Kommunikation under øvelsenØvelsesledelsen bør have en klar aftale om hvilke kommunikationskanaler, der benyttesunder øvelsen. Det er vigtigt, at al mundtlig og skriftlig kommunikation under øvelsen,herunder telefonopkald, e-mails eller logs, markeres med et øvelsespræfiks, f.eks. øvelseøvelse-øvelse.Dette skal sikre, at deltagerne kan skelne mellem de hændelser, som er endel af øvelsen, og skarpe hændelser.Beredskabsstyrelsen23

National øvelsesvejledning6. Erfaringsopsamling fra øvelsenNår øvelsens formål og mål fastlægges, bør øvelseslederen/øvelsesledelsen samtidigtafklare hvilke vurderingspunkter, der skal bruges til at ”måle” håndteringen af opgavernei øvelsen. De skal også planlægge hvilke metoder, der skal bruges til at opsamle erfaringernefra øvelsen. Både vurderingspunkter og metode for erfaringsopsamling afhængeraf den enkelte øvelse og hvilke opgaver, der skal øves.VurderingspunkterMåling af læring bør ske ved at opstille vurderingspunkter ved øvelsens enkelte mål. Disseskal bruges til at vurdere organisationens håndtering af de opgaver, som skal afprøves ellerudvikles i øvelsen.Det er øvelsesplanlæggerne, der er ansvarlige for at opstille vurderingspunkterne. Inspirationkan hentes i vejledningen ”Gennemgang af den generelle beredskabsplan”, som ogsåer nævnt i kapitel 4.Beredskabsstyrelsen afholdte en mindre intern krisestyringsøvelse. Deleaf beredskabsplanen skulle afprøves for at forbedre en række interneprocedurer, herunder håndtering af informationer om krisenMed udgangspunkt i øvelsens formål og mål formulerede øvelsesledelsenen række vurderingspunkter til at måle læringspunkterne fra øvelsen. Etvurderingspunkt var, at situationsbilledet var opdateret og sendt til stabensmedlemmerErfaringsopsamlingen var baseret på øvelsesledelsens observationer,en mundtlig organisatorisk debriefing efter øvelsen samt øvelsestagernesskriftlige tilbagemeldingerEksempel på vurderingspunkter samt erfaringsopsamling i forbindelse med en intern krisestyringsøvelseMetoder for erfaringsopsamlingErfaringsopsamling kan ske på en række forskellige måder. Organisationen kan selv foreståerfaringsopsamlingen, ligesom den har mulighed for at inddrage eksterne kapaciteter somøvelsesdommere eller proceskonsulenter. Inddragelse af organisationens egne medarbejdere(med erfaring inden for facilitiering) som proceskonsulenter vil bidrage med et solidtkendskab til organisationen og de faglige aspekter i øvelsen. Brugen af eksterne øvelses-24Beredskabsstyrelsen

6. Erfaringsopsamling af øvelsendommere eller proceskonsulenter kan tilføje ekstra kompetencer, f.eks. objektivitet i forholdorganisationens behov for udvikling samt kendskab til metode.Time-outGennemgang af skriftligtmaterialeVideomaterialeOrganisatorisk debriefingSeminarSpørgeskemaerInterviewsØvelsesledelsen/øvelsesdommereafbryder øvelsen for at sætte fokuspå særlige forholdMetoder for erfaringsopsamlingMetode Beskrivelse FormålObservationØvelsesdommere/kontrollanterindhenter erfaringer ved fysiskobservationNuancere beredskabsfagligeaspekterElement af kontrol, som kannedtones ved fokus på rådgivningØvelsesledelsen/øvelsesdeltagernegennemgår skriftlige materialer,f.eks. e-mails, situationsrapporterog logsVideo bruges til at dokumentereenkelte handlingerEfter øvelsen gennemfører enproceskonsulent en organisatoriskdebriefingEt par uger efter øvelsen gennemføreren proceskonsulent enorganisatorisk debriefingUmiddelbart efter øvelsen udsendesspørgeskemaer til alle/udvalgte deltagereEn person gennemfører interviewsmed udvalgte personer påbaggrund af udvalgte spørgsmålNuancere særlige aspekter,herunder udfordringer ellerlæringspunkterPerspektivere handlinger, oftemed henblik på kontrol samtafrapportering i øvelsesrapportOpsamle læring fra ”fysiskehandlinger”, f.eks. ved intervieweller brug af materielUmiddelbar refleksion overkonkrete handlinger, erfaringereller læringspunkterReflektere over udvalgteemner, evt. på baggrundaf en (foreløbig) analyse aflæringspunkter fra øvelsenIndsamle supplerende informationtil f.eks. en øvelsesrapportog/eller fungere som”selvevaluering”Supplere den øvrige erfaringsopsamling,f.eks. i forholdtil særlige udfordringereller læringspunkterBeredskabsstyrelsen25

National øvelsesvejledningAnalyse af læringspunkterneUanset metoden for erfaringsopsamlingen bør den munde ud i en analyse, der udlederlæringspunkterne fra øvelsen.I analysen skal læringspunkterne holdes op mod øvelsens formål og mål samt devurderingspunkter, der er fastsat af øvelsesledelsen. I analysen bør der fokuseres ligeligt pådet, som gik godt, og det, som gik mindre godt, f.eks. ved at inddrage følgende diskussionspunkter:• Hvad er det overordnede indtryk af øvelsen?• Hvad gik godt?• Blev øvelsens formål og mål opfyldt?• Hvordan var sammenhængen mellem øvelsesdeltagernes handlinger og de opstilledevurderingspunkter?• Var alle deltagerne i stand til at udføre deres opgaver?• Kendte deltagerne til relevante planer og procedurer?• Var planer og procedurer relevante for øvelsen?• Hvordan forløb det tværgående samarbejde?• Hvilke styrker blev identificeret?• Hvilke forbedringspunkter blev identificeret?• Hvad er de vigtigste læringspunkter?• Hvordan kan deltagerne arbejde videre med læringspunkterne?Som en del af øvelseskulturen skal der være en positiv tilgang til opsamling af viden oglæring fra øvelsen. De deltagende organisationer bør fokusere på en løbende udvikling,hvor deltagerne aktivt kan bruge læringspunkterne i beredskabsarbejdet.AnbefalingerAnalysen kan med fordel omsættes i en række anbefalinger, hvori det beskrives, hvordanlæringspunkterne kan omsættes til forbedringer i den enkelte organisation samt på tværs afdeltagende organisationer.AfrapporteringMuligheden for at følge op på læringspunkter og anbefalinger afhænger delvist af, hvordande forankres hos deltagende organisationer og medarbejdere. Øvelsesledelsen har forskelligemuligheder for formidling, alt efter øvelses formål, type og omfang:26Beredskabsstyrelsen

6. Erfaringsopsamling af øvelsenOrganisatorisk debriefingEfter øvelsen gennemfører en repræsentant fra øvelsesledelsen en organisatoriskdebriefing. Dette giver god mulighed for at synliggøre erfaringer oglæringspunkter ved mindre øvelser eller ved kort tidsfristSeminarEn proceskonsulent gennemfører et seminar 2 - 4 uger efter øvelsen. Drøftelserbør ske med udgangspunkt i erfaringer fra øvelsen, evt. med brug afforeløbige analyser af erfaringerne. Dette giver god mulighed for at drøftelæringspunkter på tværs af organisationer på basis af foreløbige konklusionerRapportPå baggrund af tilgængeligt materiale, ofte indhentet ved brug af fleremetoder for erfaringsopsamling, udarbejdes en rapport på organisationsniveauog/eller tværgående niveau. Rapporten er en god mulighed for at dokumentereog fastholde læringspunkter fra ressourcetunge øvelser med flereaktører. Ofte vil rapporten også fungere som information til væsentlige interessenter,f.eks. beslutningstagere. Hovedpunkterne fra rapporten kan evt.omsættes til et faktaarkMetoder til afrapporteringBeredskabsstyrelsen27

National øvelsesvejledning7. Implementering af læring fraøvelsenLæringspunkterne fra øvelsen bør omsættes til en handlingsplan. Heri kan det beskrives,hvordan organisationen vil omsætte læringspunkterne fra øvelsen til konkrete initiativer. Forat sikre opbakning til gennemførelsen af fremtidige initiativer, bør planen præsenteres forledelsen i de organisationer, der har deltaget i øvelsen.Ansvaret for at prioritere anbefalingerne ligger hos øvelsesledelsen, mens de deltagendeorganisationer er ansvarlige for at sikre implementeringen af læringspunkter. Opfølgningenkan ske på organisationsniveau og på tværs af organisationer.Anbefaling(hvad)Deltagere(hvem)Aktivitet(hvordan)AnsvarligLæringspunktOpmærksomhedspunktTidspunktEksternkrisekommunikationikke koordineretSkærpetfokus påansvar forkoordineringafeksternkrisekommunikationDe lokale beredskabsstabInddragelse afhele ledelsesniveuaetRepræsentanterfrakommunikationsafdelingerSeminarvedr. krisekommunikationLeder afden lokaleberedskabsstabAfholdelseaf dilemmaøvelsevedr. krisekommunikationKommunikationsansvarligKræver eksternbistandEksempel på implementeringsskemaDelagtiggør alle relevante modtagere ilæringspunkterneBeredskabsaktører gennemfører jævnligt øvelser for at forbedre egen praksis. Læringenvil naturligvis have betydning for øvelsesplanlæggerne og øvelsestagerne. Hertil kan forskelligeelementer af evalueringen have betydning for andre dele af organisationen – ogfor andre organisationer. Erfaringsopsamlingen kan være formel/uformel og ske ved f.eks.foredrag eller ved at bruge www.øvelsesforum.dk til at formidle erfaringerne fra øvelsen.28Beredskabsstyrelsen

8. Skabeloner8. SkabelonerSkabelonerne kan bruges direkte eller tjene som inspiration i øvelsesplanlægningen. Skabelonernefølger strukturen fra kapitel 4.Skabelon I: ØvelsesdirektivPunktFormål1. Øvelsens baggrund ogopdrag2. Øvelsens navn, type, tidog sted3. Overordnet formål medøvelsenBeskriver hvem der ”ejer” øvelsen, og hvorfor øvelsen skalgennemføres. Sammenhæng til behovsanalyse samt kort- oglangsigtet øvelsesplanlægning bør fremgåBeskriver den praktiske ramme for øvelsen. Navnet kan ogsåbidrage til at angive retning for øvelsenBeskriver hvorfor øvelsen skal gennemføres4. Mål for øvelsen Målet beskriver, hvad øvelsen konkret skal resultere i – den ønskedeeffekt, evt. opdelt på organisationer5. Fremgangsmåde Beskriver retningslinjer for planlægning, gennemførelse og erfaringsopsamlingaf øvelsen6. Scenario Beskriver scenariet i hovedtræk7. Øvelsesdeltagere Beskriver hvem der deltager i øvelsen som øvelsesledelse ogøvelsesdeltagere8. Økonomi og ressourcer Beskriver de overordnede økonomiske og ressourcemæssigerammer og fordeling af udgifter9. Sikkerheds- og miljøbestemmelserBeskriver at gældende sikkerheds- og miljøbestemmelser overholdes10. Erfaringsopsamling Beskriver hvordan erfaringsopsamlingen skal foregå11. Implementering Beskriver hvordan læringspunkterne fra øvelsen forventes formidletog omsat12. Medier Beskriver hvordan pressen bør håndteresBeredskabsstyrelsen29

National øvelsesvejledningSkabelon II: ØvelsesbestemmelserPunktFormål1. Øvelsens baggrund Beskriver hvem der ”ejer” øvelsen, og hvorfor øvelsen skal gennemføres.Sammenhæng til behovsanalyse samt kort- og langsigtetøvelsesplanlægning bør fremgå2. Formål med øvelsen Beskriver hvorfor øvelsen skal gennemføres3. Mål for øvelsen Målet beskriver, hvad øvelsen konkret skal resultere i – den ønskedeeffekt, evt. opdelt på organisationer4. Øvelsens navn og type Beskriver type og navn5. Tid og sted Beskriver hvornår og hvor øvelsen gennemføres6. Gennemførelse Beskriver hvordan øvelsen skal gennemføres, herunder hvordan denpåbegyndes og afsluttes7. Scenario Beskriver scenariet i korte træk, og evt. hvordan deltagerne forventes atreagere på hændelserne8. Øvelsesdeltagere Beskriver hvem der deltager i øvelsen som øvelsesledelse og øvelsesdeltageresamt observatører og evt. gæster9. Øvelsesmetode Skitserer hændelserne fra scenariet, og hvordan de vil blive præsenteretBeskriver desuden det forventede samarbejde mellem øvelsestagerneBeskriver evt. tidsspring i øvelsen10. Markeringsleder ogmarkeringsplanBeskriver hvem der er markeringsleder og med i markeringsgruppen.Kan evt. kortfattet redegøre for hovedtræk i markeringsplanen11. Kommunikation Beskriver hvem der bør informeres om hvad – og hvordan12. Sikkerheds- ogBeskriver kort de gældende sikkerhedsbestemmelsermiljøbestemmelser13. Grafik Materiale, som kort eller video, kan vedlægges30Beredskabsstyrelsen

Skabelon III: Eksempel på drejebog (bilag til øvelsesbestemmelser)Punkt Tid Opgave/hændelseIndspilAngivertidspunkt forigangsættelseOpsummeropgavensamt statusi forhold tiludgangssituation,baggrundsistorieog scenarioForventetreaktionBeskriverhvordanøvelsestagerneforventesat reagereAnsvarlig Sted BemærkningAngiverhvem, derer ansvarligAngiver lokalitetSkabelon IV: Eksempel på indspil (bilag til øvelsesbestemmelser)Beskriversupplerendeforhold,f.eks. iagttagelserDatotidsgruppe(DTG)IndspillerModtagerAngiver DTG1)FaktiskstartAngiver hvem fra øvelsesledelsen,der igangsætterindspilletAngiverstarttidspunktforløsningPå vegne afAfsluttetAngiver sluttidspunktfor løsningAngiver den overordnede ansvarlige, f.eks.myndighedHændelseIndspilAngiver hvem, der er nærmeste ansvarlig for opgavens løsning (f.eks. en afdeling i myndigheden)KommunikationsvejBeskriver hvad der er sket umiddelbart indenØVELSEAngiver hvad øvelsestagerne skal agere ud fra, f.eks. en e-mail vedhæftet en situationsrapportØVELSEHjemmeside: E-mail: Fax: Tlf.: Andet:FormålBeskriver hvad indspillet skal bidrage til som en del af øvelsenForventetreaktionKontrolpunktReel reaktionBemærkningerBeskriver hvordan øvelsestagerne forventes at reagereBeskriver hvordan håndteringen af indspillet skal kontrolleresBeskriver hvordan øvelsestagerne reagerAngiver yderligere iagttagelser eller forholdNote 1: DTG angives som dag, timer og minutter + evt. måned. 15. november 2012 kl. 0901 =15 0901 (NOV)Beredskabsstyrelsen31

National øvelsesvejledningSkabelon V: Markerings- og figurantplan (bilag til øvelsesbestemmelser)PunktFormål1. Formål med øvelsen Beskriver hvorfor øvelsen skal gennemføres2. Mål for øvelsen Målet beskriver, hvad øvelsen konkret skal resultere i – den ønskedeeffekt, evt. opdelt på organisationer3. Tidsplan Beskriver markeringsholdets tid til etablering af markeringen, styrkensalarmeringstidspunkt, styrkens forventede ankomsttid, tidspunkt foraktivering af momenter samt øvelsens forventede sluttidspunkt4. Sted Beskriver øvelsesstedet med adresse – evt. med kortreference. Præcisbeskrivelse af enkelte markeringer, evt. som bilag5. Scenario Beskriver det overordnede scenario, den overordnede ide for markeringensamt sammenhæng til delmomenter6. Figuranter Beskriver hvordan figuranter indgår i markeringerne, herunder hvordande udlægges på momenter, og hvordan de skal sminkesBeskriver kommunikation, herunder varsel om mødetid samt instruktion/briefingAnfører praktiske detaljer, herunder hvor og hvornår figuranterneankommer/afhentes, og hvordan de forplejes7. Markering Beskriver nøjagtigt markerings størrelse og omfang8. Midler Beskriver hvilke markeringsmidler, der må anvendes9. Reaktion Beskriver styrkens forventede reaktion og løsning af opgaven10. Sikkerhed Beskriver sikkerhedsbestemmelser samt særlige sikkerhedsmæssigeforanstaltninger11. Miljø Beskriver miljøbestemmelser samt særlige miljømæssige foranstaltninger12. Efter øvelsen Beskriver detaljeret den aftalte reetablering af øvelsesstedet13. Kontaktliste Angiver telefonnummer, e-mailadresse og evt. faxnummer på personer iøvelsesledelsen, således at de kan kontaktes om nødvendigt32Beredskabsstyrelsen

Skabelon VI: Sikkerhedsplan (bilag til øvelsesbestemmelser)PunktFormål1. ArbejdssikkerhedsanalyseBeskriver mulige trusler og forebyggende tiltag ved de enkelte delmomenter(inddrag den relevante BAR-vejledning)2. Stopord Angiver hvilke stopord, der skal benyttes ved uheld3. Nødprocedure Beskriver hvilke nødprocedurer (afhjælpende tiltag), der benyttes veduheld4. Kommunikation Beskriver hvem, der skal kontaktes hvordan i tilfælde af et uheld5. Placering af førstehjælpsudstyrBeskriver placering af det nærmeste førstehjælpeudstyrSkabelon VII: Øvelsesinstruks (briefing)PunktFormål1. Tid og sted Beskriver hvornår og hvor øvelsen gennemføres (hvis øvelsen ikke eruvarslet)2. Baggrund og formål Beskriver hvem der ”ejer” øvelsen, og hvorfor øvelsen skal gennemføres.Sammenhæng til behovsanalyse samt kort- og langsigtetøvelsesplanlægning kan fremgå3. Type Beskriver type og navn4. Øvelsesdeltagere Angiver hvem (organisationer og/eller personer), der deltager iøvelsen5. Øvelsesleder/ øvelsesledelsen Angiver navnet på øvelsesleder/øvelsesledelsen6. Procedurer Beskriver praktiske forhold, f.eks. yderlige information, telefonnumre/mailadresser og koder, som skal benyttes under øvelsen7. Kontaktliste Angiver telefonnummer, e-mailadresse og evt. faxnummer på personeri øvelsesledelsen, således at de kan kontaktes om nødvendigtBeredskabsstyrelsen33

National øvelsesvejledningSkabelon VIII: Skema til organisatorisk debriefingProgrampunkt Hvordan? Praktiske rådIntroduktion (5 minutter) Gennemgang af debriefingensindhold:1. At reflektere over øvelsen2. At identificere personlige erfaringer3. At drøfte erfaringer med henblikpå at skabe:- personlig læring- input til organisationens håndteringaf kriserVær bevidst om centrale forhold iøvelsenVær bevidst om deltagerneserfaringer med øvelsen – og medorganisatoriske debriefingerSkriv målet med debriefingen nedFortæl om programmetForklar reglerneForklar, at der er plads til forskelligesynspunkterSæt fokus på åbenhed og læringFælles tilbageblik(5 minutter)Individuelle overvejelser(10 minutter)Drøftelser i plenum(1 time)Fælles opsamling(2 minutter)Gennemgang af øvelsens faser (evt.diagram)Hvad gik mindre godt under øvelsen?Hvad gik godt under øvelsen?Faciliteret erfaringsopsamling ud fraerfaringerFacilitatoren opsummerer de centralepunkterGør øvelsen visuel, inddrag f.eks.foto og kortBed deltagerne om at skrive nedSkriv spørgsmål opBed om ro til øvelsenTjek forståelsenKontroller tidenNu til fælles udvekslingTag udgangspunkt i øvelsens mål,(kerne)opgaver, mv.Tale på skiftFørst negative i fokus, derefterpositiveAlle har samme taleretSaml op med nøgleordBrug åbne/ledende/faciliterendespørgsmålVær neutralOpfordr til fælles drøftelserHold tidenVær tro overfor drøftelserFælles drøftelser lukkesIngen taleretIndividuelt tilbageblik(6 minutter)Hvad har jeg lært af øvelsen?Hvad ville jeg gøre anderledesnæste gang?Sidste del af erfaringsopsamlingSkriv de to spørgsmål opKontroller forståelseHold tidenFælles drøftelse(10 minutter)Afslutning(2 minutter)Faciliteret erfaringsopsamling. Hvadhar vi lært?Sig tak for i dagLyt – ingen drøftelserAlle har taleretUndgå uddybning af synspunkterFortæl, hvordan du vil bruge inputvidereOpfordr til efterfølgende videndeling34Beredskabsstyrelsen

Skabelon IX: Disposition til øvelsesrapportPunktFormål1. Forside/titelblad Øvelsens navn og dato for gennemførelse2. Sammenfatning KonklusionerAnbefalinger3. Indledning med baggrund for øvelsen Opgaven og mandatØvelsens formål og målOrganisering (ansvar for øvelse samt evaluering)Deltagere i øvelsen (aktører)Øvelsens type, scenarie og faserRamme for evaluering af øvelsen (evalueringsspørgsmål,indikatorer, metode for erfaringsopsamling)4. Resultater af øvelsen Gennemgang af øvelsens faser med udgangspunkt i formål/mål, evalueringsspørgsmål og indikatorer5. Analyse af viden og læring fra øvelsen Gennemgang af læringspunkter (med udgangspunkt idiskussionspunkterne i kapitel 6)6. Konklusion Resultat af øvelsen, f.eks. nye kompetencer eller ændredehandlemuligheder, jf. formål/mål7. Afrapportering Formidling af konklusioner og læringspunkter8. Handlingsplan Plan for implementering af læring (hvem kan have nytte afden nye viden og hvordan?)9. Bilag F.eks.: Skitse over markeringerF.eks.: Oversigt over anvendte forkortelserBeredskabsstyrelsen35

National øvelsesvejledning36Beredskabsstyrelsen