PDF: Arbeitsanleitung - Landesamt für Finanzen - Bayern

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Landesamt für Finanzen Regensburg • Alternative: Menüpkt. Anordnung/einmalige Auszahlung/ Registerkarte Anordnung von 100,00 mit Eintrag des BKZ in Zusatzmaske Dieser Datensatz (Umbuchung oder Auszahlung) geht nun an die Kasse. Sachverhalt Bei der Kasse und in BayMBS ist das BKZ storniert. (Soll 0,00 IST 0,00). Der Zahlungspflichtige hat bei der Kasse eine weitere offene Forderung z. B. von 100,00 zu begleichen und verwechselt die beiden BKZ. Somit Soll 0,00/ IST 100,00. Der Zahlfall wird nicht mehr im aktuellen Haushaltsjahr abgewickelt. Das hat zur Folge, dass im darauffolgenden Haushaltsjahr das BKZ bei der Kasse im Bestand ist, in BayMBS jedoch nicht. Alternative: Der Zahlungspflichtige zahlt irrtümlich trotzdem ein. Arbeitsschritte: • Menüpkt. Anordnung/Sollstellung BayMBS intern/ Registerkarte Ändern • „altes“ HHJ • Buchungskennzeichen • Sollbetrag = 0,00 • • • Menüpkt. Anordnung/EinmaligeSollstellung BayMBS intern/ Registerkarte Sollstellung • „aktuelles“ HHJ • Buchungskennzeichen • Sollbetrag = 0,00 • Feld offener Teilbetrag = -100 (negative Vorgabe!) Menüpkt. Anordnung/ Umbuchung/ Registerkarte Einzelumbuchung unter Angabe des BKZ auf anderes BKZ Alternative: Menüpkt. Anordnung/einmalige Auszahlung/ Registerkarte Anordnung von 100,00 mit Eintrag des BKZ in Zusatzmaske Dieser Datensatz (Umbuchung oder Auszahlung) geht nun an die Kasse Sachverhalt Bei Buchung des Geldeingangs auf ein BKZ wurde keine Anpassung veranlasst, obwohl die von der Kasse erhobene Mahngebühr vom Zahlungspflichtigen entrichtet wurde. Um das BKZ auszugleichen soll nun eine nachträgliche Anpassung erfolgen. Arbeitsschritte: • Menüpkt. Anordnung/Sollstellung BayMBS intern/ Registerkarte Ändern • HHJ • BKZ • Sollbetrag = In Höhe des Geldeingangsetrags Leitstelle MBS Stand 09/2005 8
Landesamt für Finanzen Regensburg Besondere Hinweise • Solange für ein BKZ DTA-relevante Datensätze (Sollstellung, Änderung, Stornierung) noch nicht mit einem DTA abgearbeitet sind, kann BayMBS-Intern keine Bearbeitung dieser Datensätze erfolgen. • Zahlungen, die nach Umstellung auf BayMBS und Aufnahme des BKZ BayMBS-intern, bei der Kasse eingehen, sind als normale Geldeingänge im Menüpkt. Anordnung/ Geldeingang/ Registerkarte mit Buchungskennzeichen zu buchen. Sollstellungen für das nächste Haushaltsjahr Diese Sollstellungsart eignet sich für die Anordnung von Einnahmen auf Buchungsstellungen die vor Ende des HHJ vorzeitig abgeschlossen werden (Sperrbuchungsstellen). Sollstellungen die nach Eintritt der Sperrfrist angeordnet werden sollen können dann bereits für das nächste HHJ angeordnet werden. Voraussetzung ist, dass eine Kontostruktur für das nächste HHJ bereits angelegt wurde. Auf der Anordnungsmaske wird dann das nächste HHJ eingetragen. Die Zahlungsaufforderung kann ausgedruckt und dem Zahlungspflichtigen übersandt werden. Die Einzahlung bei der Kasse erfolgt dann auf Verwahrung. Die Datensätze werden so lange in BayMBS zurückgehalten bis der erste DTA im neuen Haushaltsjahr erfolgt. Nach Sollstellung bei der Kasse im neuen HHJ wird eine automatische Umbuchung auf den entsprechenden Haushaltstitel mit BKZ von Kassenseite vorgenommen. Die Sollstellungen können nur mit GE „N“ angeordnet werden. Änderungen und Stornierungen sind möglich. Solange für ein BKZ DTA-relevante Datensätze ( hier Sollstellung) noch nicht mit einem DTA abgearbeitet sind, kann BayMBS-Intern keine Bearbeitung dieser Datensätze erfolgen.Bilanziert werden diese Fälle unter offene Posten/Sollstellung im nächsten HHJ. Die Buchung eines Geldeingangs ist im alten HHJ nicht zulässig. Ausdruck der Zahlungsaufforderung Bei einer einmaligen Sollstellung kann zusätzlich zur Rechnungsart auch ausgewählt werden ob und in welcher Kombination der Ausdruck erfolgen soll. Folgendes ist möglich • • • • Rechnung und Überweisungsträger Rechnung ohne Überweisungsträger Überweisungsträger ohne Rechnung Ohne Rechnung ohne Überweisungsträger Beim Sicherungsvorgang erhalten die Kombinationen � Nr. 1-3 den Buchungsartschlüssel für nicht gedruckt. Für die Relevanz im Freigabeverfahren müssen diese Sollstellungen zuerst gedruckt werden. Kombination � Nr. 4 erhält beim Sicherungsvorgang sofort den Buchungsartschlüssel für gedruckt, damit das Stichprobenprüfung- und Freigabeverfahren durchlaufen werden kann. Um einen ordnungsgemäßen Gesamtausdruck zu erhalten sollte der Druck der einzelnen Kombinationen gesondert erfolgen. Bei Einsatz eines Einschachtdruckers ist dies immer erforderlich. Beachten Sie auch die Vorgaben der neu gestalteten Online-Hilfe („F1-Taste“) zu den einzelnen Buchungsmasken. Bei Problemen oder Sonderfällen, die hier nicht beschrieben sind hilft Ihnen unser Anwenderservice gerne weiter. E-Mail: hotline-r@lff.bayern.de Telefon: 0941 / 5044-500 Leitstelle MBS Stand 09/2005 9
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