PDF: Arbeitsanleitung - Landesamt für Finanzen - Bayern
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<strong>Landesamt</strong> <strong>für</strong> <strong>Finanzen</strong> Regensburg<br />
Leitfaden <strong>für</strong> einmalige Sollstellungen<br />
Stand Version 4.0 BayMBS<br />
GE-Buchungen im Zusammenhang mit der kassenwirksamen Sollstellung<br />
Beim Aufbau der Sollstellung besteht die Wahlmöglichkeit zwischen<br />
Geldeingang (GE) JA und Geldeingang NEIN.<br />
Geldeingang JA<br />
Entscheiden Sie sich bereits bei Erstellung der Sollstellung <strong>für</strong> eine Sollstellung mit gleichzeitigem<br />
Geldeingang, sollte dieser GE auch sichergestellt oder bereits bei der Kasse auf Verwahrung<br />
zur Verfügung stehen.<br />
Folgende Nachteile können sich aus einem gebuchten aber nicht existenten GE ergeben:<br />
• Mit diesem GE J verzichten Sie auch auf eine Zahlungsanzeige, da die Vorgabe eines<br />
entsprechenden ZA-Schlüssels nicht mehr möglich ist.<br />
• Außerdem disponieren Sie evt. mit Geldern, die in Wirklichkeit noch gar nicht eingegangen<br />
sind, da die Summe der offenen Sollstellungen dadurch verringert wird, während die<br />
IST-Beträge zu hoch sind.<br />
• Die Sollstellung ist nicht in der offenen Postendatei zu finden<br />
• Änderungen und Stornierung der Sollstellung können nur erfolgen, wenn der GE zuerst<br />
storniert wird.<br />
Beispiele:<br />
Änderungs- oder Stornierungsanordnung<br />
Sachverhalt<br />
• Kassenwirksame Sollstellung von 100,00, mit GE in BayMBS<br />
• Echter GE bei der Kasse v. 50,00<br />
Somit in BayMBS bei Kasse<br />
SOLL 100,00 IST 100,00 SOLL 100,00 IST 50,00<br />
Folgendes ist zu veranlassen <strong>für</strong> die Änderungsanordnung:<br />
Die Sollstellung soll auf 50,00 sowohl in BayMBS als auch bei der Kasse abgeändert werden,<br />
da der tatsächliche GE v. 50,00 richtig ist.<br />
• Zuerst Stornierung des GE in BayMBS von 100,00<br />
• Danach Buchung des echten GE v. 50,00 auf das BKZ !! Sollstellung nicht anpassen<br />
• Zuletzt kassenwirksame Änderungsanordnung auf 50,00<br />
Folgendes ist zu veranlassen <strong>für</strong> die Stornierungsanordnung:<br />
Die Sollstellung war an sich falsch und muss storniert werden. Der eingezahlte Betrag v.<br />
50,00 soll entweder wieder zurückgezahlt oder auf ein anderes BKZ umgebucht werden.<br />
• Zuerst die Stornierung des GE in BayMBS von 100,00<br />
•<br />
•<br />
•<br />
•<br />
Danach Buchung des echten GE v. 50,00 auf das BKZ !! Sollstellung nicht anpassen !!<br />
Kassenwirksame Auszahlung oder Umbuchung v. 50,00 mit Angabe des BKZ<br />
Stornierung der Sollstellung in BayMBS u. f. Kasse<br />
Wenn Sie diese Reihenfolge genau einhalten entstehen keine Differenzen bzgl. der<br />
Summe der offenen Posten u. der Summe der off. Sollst. in der HÜL-Liste.<br />
Grundsätzlich soll abschließend bemerkt werden, dass ein Geldeingang nicht teilstorniert<br />
werden kann, sondern im gesamten zu stornieren ist.<br />
Leitstelle MBS Stand 09/2005 1
<strong>Landesamt</strong> <strong>für</strong> <strong>Finanzen</strong> Regensburg<br />
Unterschied zwischen tatsächlichem Geldeingang u. gebuchtem GE<br />
Beispiel:<br />
Erstellung einer Sollstellung über 100,00 mit gleichzeitigem GE<br />
Tatsächliche Einzahlung bei der Kasse v. 75,00, der restliche Anspruch gegen den Zahlungspflichtigen<br />
besteht weiter.<br />
Folgendes ist zu veranlassen:<br />
• Der vorausgesetzte GE von 100,00 muss im gesamten storniert werden, da eine Teilstornierung<br />
nicht möglich ist.<br />
• Anschließend wird der tatsächliche GE von 75,00 gebucht. Die Sollstellung darf nicht<br />
angepasst werden, da der Anspruch weiter besteht.<br />
Nun ist auch wieder eine Änderungsanordnung möglich, damit Sie Zahlungsanzeige <strong>für</strong> weitere<br />
eingehende Zahlungen von der Kasse erhalten.<br />
Geldeingang NEIN<br />
Mit GE Nein sollten Sie alle Sollstellungen buchen bei denen Sie noch keinen GE haben.<br />
Erhalten Sie von der Staatsoberkasse eine Zahlungsanzeige so bestehen folgende Möglichkeiten:<br />
•<br />
•<br />
•<br />
Der GE entspricht in voller Höhe der gebuchten Sollstellung<br />
Der GE ist niedriger als Ihre Sollstellung<br />
Der GE ist höher als Ihre Sollstellung<br />
Problematisch ist es, wenn der GE nicht dem Sollstellungsbetrag entspricht. In der GE-<br />
Buchungsmaske ist <strong>für</strong> solche Fälle eine Abfrage „Sollstellung anpassen JA oder NEIN oder<br />
Anbrechen“ eingebaut.<br />
• Wird diese Abfrage mit NEIN beantwortet bleibt die Sollstellung in Höhe des nicht eingegangenen<br />
Betrags offen oder das BKZ ist überzahlt.<br />
• Wird die Abfrage mit JA beantwortet wird der Sollbetrag dem IST-Betrag angeglichen und<br />
die Sollstellung ist im BayMBS ausgeglichen.<br />
• Wird die Anfrage mit Abbrechen beantwortet erfolgt gar keine Buchung<br />
In welchen Fällen ist eine Anpassung sinnvoll?<br />
Grundsätzlich nur dann, wenn bei der zuständigen Kasse diese Anpassung ebenfalls erfolgt.<br />
Dies ist der Fall wenn:<br />
• Die Sollstellung die Kleinbetragsregelung enthält. Dies bedeutet, dass Kleinbeträge, die<br />
nicht einbezahlt oder zuviel entrichtet wurden, bei der Kasse spätestens zum Jahresende<br />
entfallen. Wird ein Betrag der in den Rahmen der Kleinbeträge fällt nicht entrichtet oder<br />
zuviel einbezahlt, kann somit auch die Sollstellung in BayMBS angepasst werden.<br />
• Die Einzahlung mit Mahngebühr erfolgt ist. In diesem Fall erhöht sich die Sollstellung bei<br />
der Kasse automatisch um die entrichtete Mahngebühr.<br />
Sind Sie sich nicht sicher ob eine automatische Anpassung der Sollstellung bei der Kasse<br />
erfolgt, können Sie jederzeit dort nachfragen.<br />
Nachstehende Tabelle soll eine Entscheidungshilfe sein, wann angepasst werden darf<br />
oder wann nicht angepasst werden darf hat.<br />
Leitstelle MBS Stand 09/2005 2
<strong>Landesamt</strong> <strong>für</strong> <strong>Finanzen</strong> Regensburg<br />
Grundsätzlich darf ein Sollstellungsbetrag in BayMBS nur an den tatsächlichen IST-Betrag<br />
(Geldeingangbetrag) angepasst werden, wenn auch bei der Kasse der Sollstellungsbetrag<br />
dem IST-Betrag entspricht.<br />
Daher ist immer auch die Soll- und IST-Seite der Kasse zu berücksichtigen. Zur Verdeutlichung<br />
beachten Sie die nachfolgenden Beispiele.<br />
Beispiel 1 und 2 = Anpassen Nein<br />
Beispiel 3 und 4 = Anpassen JA<br />
Beispiel 1<br />
Sachverhalt / Aktion BayMBS Kasse<br />
Mehreinzahlung auf BKZ Soll IST Soll IST<br />
Aufbau der Sollstellung 100,00 100,00<br />
Geldeingang um 30,00 EUR höher als Sollstellung<br />
Anpassung in MBS ????<br />
!!! NEIN !!!<br />
!! wäre hier falsch, weil bei Kasse immer noch<br />
eine Differenz zwischen Soll und IST besteht<br />
Ausgleich der Sollstellung in<br />
MBS und bei Kasse durch<br />
Umbuchung oder Auszahlung aus BKZ<br />
100,00 130,00 100,00 130,00<br />
130,00<br />
100,00<br />
130,00<br />
-30,00<br />
100,00<br />
100,00<br />
100,00<br />
Hinweis zu Beispiel 1:<br />
War die erhöhte Einzahlung rechtens ist mit Änderungsanordnung der Sollbetrag sowohl in<br />
BayMBS als auch bei der Kasse auf 130,00 EUR zu erhöhen<br />
Beispiel 2<br />
130,00<br />
-30,00<br />
100,00<br />
Sachverhalt / Aktion BayMBS Kasse<br />
Mindereinzahlung auf BKZ Soll IST Soll IST<br />
Aufbau der Sollstellung 100,00 100,00<br />
Geldeingang um 30,00 EUR niedriger als Sollstellung<br />
Anpassung in MBS ????<br />
!!! NEIN !!!<br />
!! wäre hier falsch, weil bei Kasse immer noch<br />
eine Differenz zwischen Soll und IST besteht<br />
Wenn die verminderte Einzahlung in dieser<br />
Höhe rechtens ist<br />
Ausgleich der Sollstellung in MBS und bei<br />
Kasse durch Änderungsanordnung<br />
Leitstelle MBS Stand 09/2005 3<br />
100,00 70,00 100,00 70,00<br />
70,00<br />
70,00<br />
70,00<br />
70,00<br />
100,00<br />
70,00<br />
70,00<br />
70,00
<strong>Landesamt</strong> <strong>für</strong> <strong>Finanzen</strong> Regensburg<br />
Beispiel 3<br />
Sachverhalt / Aktion BayMBS Kasse<br />
Einzahlung mit Mahngebühr auf BKZ Soll IST Soll IST<br />
Aufbau der Sollstellung 100,00 100,00<br />
Mahnung bei der Kasse mit<br />
Erhebung von Mahngebühren v. 5,00 EUR<br />
Der Sollbetrag wird erhöht<br />
Geldeingang<br />
inclusive der Mahngebühr<br />
Wenn keine Anpassung erfolgt, wäre dies<br />
falsch<br />
In BayMBS wäre weiterhin eine Differenz<br />
zwischen dem Soll- u. dem IST-Betrag<br />
somit Anpassung<br />
Anpassung der Sollseite in MBS ????<br />
!!! JA !!!<br />
Beispiel 4<br />
100,00<br />
100,00<br />
100,00<br />
105,00<br />
105,00<br />
105,00<br />
105,00<br />
+ 5,00<br />
105,00<br />
105,00<br />
105,00<br />
105,00<br />
105,00<br />
105,00<br />
105,00<br />
Sachverhalt / Aktion BayMBS Kasse<br />
Mindereinzahlung Kleinbetragsregelung gilt Soll IST Soll IST<br />
Aufbau der Sollstellung mit Schlüssel <strong>für</strong><br />
Kleinbetragsregelung Ja<br />
Einzahlung von statt 100,00 nur 98,00 EUR<br />
Die Kasse behandelt die Sollstellung so als<br />
wäre komplett bezahlt und lässt die restlichen<br />
2,00 EUR zum Jahresende wegfallen<br />
Wenn keine Anpassung erfolgt, wäre dies<br />
falsch<br />
In BayMBS wäre weiterhin eine Differenz<br />
zwischen dem Soll- u. dem IST-Betrag<br />
somit Anpassung<br />
Anpassung der Sollseite in MBS ????<br />
!!! JA !!!<br />
100,00 100,00<br />
100,00<br />
100,00<br />
98,00<br />
98,00<br />
98,00<br />
98,00<br />
98,00<br />
2,00<br />
98,00<br />
98,00<br />
Hinweis zu Beispiel 4:<br />
Wurde ein Schlüssel gewählt, dass die Kleinbetragsregelung nicht gilt, darf eine Anpassung<br />
des Sollbetrags in BayMBS nicht erfolgen, da auch die Kasse am Jahresende den restlichen<br />
offenen Sollbetrag ins neue HHJ übernimmt.<br />
Geldeingang ohne BKZ<br />
Dieser Programmteil dient der Buchung von Einnahmen ohne vorherige Sollstellung.<br />
Muss diese Buchung wieder storniert werden, wird der gewünschte Datensatz über Liste auf<br />
die Buchungsmaske übernommen werden. Mit der Schaltfläche Löschen wird der Satz storniert.<br />
Leitstelle MBS Stand 09/2005 4<br />
98,00<br />
98,00<br />
98,00
<strong>Landesamt</strong> <strong>für</strong> <strong>Finanzen</strong> Regensburg<br />
BayMBS-interne Sollstellungen<br />
Folgende Menüpkte. stehen zur Verfügung:<br />
Anordnung/ EinmaligeSollstellung BayMBS-intern/ Registerkarte Sollstellung<br />
Anordnung/ EinmaligeSollstellung BayMBS-intern/ Registerkarte Änderung/Anpassung<br />
Anordnung/ EinmaligeSollstellung BayMBS-intern/ Registerkarte Stornierung<br />
Eine BayMBS-interne Sollstellung wird benötigt, wenn bei der Kasse eine Sollstellung vorhanden<br />
ist, in BayMBS aber nicht. Dies ist z. B. der Fall, wenn bei einer Dienststelle<br />
•<br />
•<br />
•<br />
ein Umstieg von einem anderen Mittelbewirtschaftungssystem auf BayMBS erfolgte<br />
ein Wechsel vom manuellen Kassenanordnungen auf BayMBS erfolgte<br />
wenn auf ein bereits storniertes BKZ bei der Kasse eine Einzahlung erfolgt (BKZ-<br />
Verwechslung durch Einzahler oder irrtümliche Einzahlung)<br />
bei der Jahresübernahme auf die Übernahme der Sollstellung verzichtet wurde<br />
bei der Buchung des Geldeingangs eine Sollstellungsanpassung nicht erfolgte oder erfolgen<br />
konnte und nachträglich angepasst werden soll, da das BKZ bei der Kasse bereits<br />
ausgeglichen ist. (z.B. Mahngebühren)<br />
Außerdem ist es möglich, dass eine bei der Kasse bereits gebuchte Einzahlung berücksichtigt<br />
wird. Diese alte Einzahlung (and. HHJ oder and. Manuelles/automatisiertes Verfahren)<br />
wirkt sich jedoch nicht auf den IST-Bestand in BayMBS aus (Erhöhung der Einnahmen in<br />
HÜL), da diese Ist-Einnahme bereits einem alten HHJ oder bei Umstieg als Vorbestand (Gesamtsumme)<br />
der HÜL gutgeschrieben wurde.<br />
•<br />
•<br />
Folgende Beispiele sollen Ihnen die Anwendung dieses Programmteils erleichtern.<br />
Sachverhalt<br />
Ein BayMBS-fremdes BKZ oder ein BKZ aus BayMBS auf dessen Übernahme bei der Jahresübernahme<br />
verzichtet wurde und das bei der Kasse noch zum Soll gestellt ist, soll geändert<br />
werden.(z.B. Adressänderung)<br />
Auf dem Buchungskennzeichen sind noch keine Einzahlungen geleistet worden.<br />
Arbeitsschritte:<br />
• Menüpkt. Anordnung/Einmalige Sollstellung BayMBS intern/ Registerkarte Sollstellung<br />
• HHJ<br />
• Buchungskennzeichen<br />
• Buchungsstelle !! wie bei Kasse !!, da Änderungsanordnung ansonsten nicht durch<br />
Kasse zu verarbeiten ist<br />
• Evt. E1- E3<br />
• Sollbetrag in Höhe des Kassensollstellungsbetrags<br />
• Feld offener Teilbetrag keine Belegung<br />
• Mind. Verwendungszweck 1 (s. ursprüngl. Sollstellung)<br />
•<br />
Menüpkt. Anordnung/Sollstellung Kasse/ Registerkarte Änderung<br />
• Eintrag des BKZ mit Liste auf Schirm holen<br />
• Änderungswerte eintragen (hier Straße u. Ort)<br />
• Sichern<br />
Dieser Datensatz geht nun an die Kasse.<br />
Leitstelle MBS Stand 09/2005 5
<strong>Landesamt</strong> <strong>für</strong> <strong>Finanzen</strong> Regensburg<br />
Sachverhalt<br />
Ein BayMBS-fremdes BKZ oder ein BKZ aus BayMBS auf dessen Übernahme bei der Jahresübernahme<br />
verzichtet wurde und das bei der Kasse noch zum Soll gestellt ist, soll storniert<br />
werden, da der Zahlungspflichtige nicht mehr leisten muss.<br />
Auf dem Buchungskennzeichen sind noch keine Einzahlungen geleistet worden.<br />
Arbeitsschritte:<br />
• Menüpkt. Anordnung/EinmaligeSollstellung BayMBS intern/ Registerkarte Sollstellung<br />
• HHJ<br />
• Buchungskennzeichen<br />
• Buchungsstelle !! wie bei Kasse !!, da Änderungsanordnung ansonsten nicht durch<br />
Kasse zu verarbeiten ist<br />
• Evt. E1- E3<br />
• Sollbetrag in Höhe des Kassensollstellungsbetrags<br />
• Feld offener Teilbetrag keine Belegung<br />
• Mind. Verwendungszweck 1 (s. ursprüngl. Sollstellung)<br />
•<br />
Menüpkt. Anordnung/Sollstellung Kasse/ Registerkarte Stornierung<br />
• Eintrag des BKZ mit Liste auf Schirm holen<br />
• Löschen<br />
Dieser Datensatz geht nun an die Kasse.<br />
Sachverhalt<br />
Ein BayMBS-fremdes BKZ oder ein BKZ aus BayMBS auf dessen Übernahme bei der Jahresübernahme<br />
verzichtet wurde und das bei der Kasse mit 150,00 zum Soll gestellt ist, soll<br />
geändert werden. (Adressänderung),<br />
Auf dem Buchungskennzeichen sind bereits Einzahlungen in Höhe von 100,00 geleistet<br />
worden.<br />
Arbeitsschritte:<br />
• Menüpkt. Anordnung/Einmalige Sollstellung BayMBS intern/ Registerkarte Sollstellung<br />
• HHJ<br />
• Buchungskennzeichen<br />
• Buchungsstelle !! wie bei Kasse !!, da Änderungsanordnung ansonsten nicht durch<br />
Kasse zu verarbeiten ist<br />
• Evt. E1- E3<br />
• Sollbetrag in Höhe des Kassensollstellungsbetrags = 150,00<br />
• Feld offener Teilbetrag = 50,00<br />
• Mind. Verwendungszweck 1 (s. ursprüngl. Sollstellung)<br />
•<br />
Menüpkt. Anordnung/Sollstellung Kasse/ Registerkarte Änderung<br />
• Eintrag des BKZ mit Liste auf Schirm holen<br />
• Änderungswerte eintragen (hier Straße u. Ort)<br />
• Sichern<br />
Dieser Datensatz geht nun an die Kasse.<br />
Leitstelle MBS Stand 09/2005 6
<strong>Landesamt</strong> <strong>für</strong> <strong>Finanzen</strong> Regensburg<br />
Sachverhalt<br />
Ein BayMBS-fremdes BKZ oder ein BKZ aus BayMBS auf dessen Übernahme bei der Jahresübernahme<br />
verzichtet wurde und das bei der Kasse mit 150,00 zum Soll gestellt ist, soll<br />
storniert werden. Der Zahlungspflichtige muss nicht mehr leisten.<br />
Auf dem Buchungskennzeichen sind bereits Einzahlungen von 100,00 eingegangen. Diese<br />
sind dem Zahlungspflichtigen zurück zu erstatten bzw. <strong>für</strong> ein anderes BKZ bestimmt.<br />
Arbeitsschritte:<br />
• Menüpkt. Anordnung/EinmaligeSollstellung BayMBS intern/ Registerkarte Sollstellung<br />
• HHJ<br />
• Buchungskennzeichen<br />
• Buchungsstelle !! wie bei Kasse !!, da Änderungsanordnung ansonsten nicht durch<br />
Kasse zu verarbeiten ist<br />
• Evt. E1- E3<br />
• Sollbetrag in Höhe des Kassensollstellungsbetrags = 150,00<br />
• Feld offener Teilbetrag = 50,00<br />
• Mind. Verwendungszweck 1 (s. ursprüngl. Sollstellung)<br />
•<br />
•<br />
Menüpkt. Anordnung/Sollstellung Kasse/ Registerkarte Stornierung<br />
• Eintrag des BKZ mit Liste auf Schirm holen<br />
• Löschen<br />
Arbeitsschritte:<br />
• Menüpkt. Anordnung/Sollstellung BayMBS intern/ Registerkarte Ändern<br />
• HHJ<br />
• Buchungskennzeichen<br />
• Sollbetrag = 0,00<br />
•<br />
•<br />
Menüpkt. Anordnung/einmalige Auszahlung/ Registerkarte Anordnung von 100,00 mit<br />
Eintrag des BKZ oder Menüpkt. Anordnung/ Umbuchung/ Registerkarte Einzelumbuchung<br />
unter Angabe des BKZ auf anderes BKZ<br />
Dieser Datensatz geht nun an die Kasse.<br />
Sachverhalt<br />
Bei der Kasse und in BayMBS ist das BKZ storniert. (Soll 0,00 IST 0,00). Der Zahlungspflichtige<br />
hat bei der Kasse eine weitere offene Forderung z. B. von 100,00 zu begleichen<br />
und verwechselt die beiden BKZ. Durch die Einzahlung auf das im aktuellen Haushaltsjahr<br />
stornierte BKZ wird die Sollstellung bei der Kasse (mit demselben BKZ!) wieder aufgebaut.<br />
Somit Soll 0,00/ IST 100,00.<br />
Alternative: Der Zahlungspflichtige zahlt irrtümlich trotzdem ein.<br />
Menüpkt. Anordnung/ Geldeingang/ Registerkarte mit Buchungskennzeichen in Höhe<br />
von 100,00<br />
Menüpkt. Anordnung/ Umbuchung/ Registerkarte Einzelumbuchung unter Angabe des<br />
BKZ auf anderes BKZ<br />
Leitstelle MBS Stand 09/2005 7
<strong>Landesamt</strong> <strong>für</strong> <strong>Finanzen</strong> Regensburg<br />
• Alternative: Menüpkt. Anordnung/einmalige Auszahlung/ Registerkarte Anordnung von<br />
100,00 mit Eintrag des BKZ in Zusatzmaske<br />
Dieser Datensatz (Umbuchung oder Auszahlung) geht nun an die Kasse.<br />
Sachverhalt<br />
Bei der Kasse und in BayMBS ist das BKZ storniert. (Soll 0,00 IST 0,00). Der Zahlungspflichtige<br />
hat bei der Kasse eine weitere offene Forderung z. B. von 100,00 zu begleichen<br />
und verwechselt die beiden BKZ. Somit Soll 0,00/ IST 100,00.<br />
Der Zahlfall wird nicht mehr im aktuellen Haushaltsjahr abgewickelt. Das hat zur Folge, dass<br />
im darauffolgenden Haushaltsjahr das BKZ bei der Kasse im Bestand ist, in BayMBS jedoch<br />
nicht.<br />
Alternative: Der Zahlungspflichtige zahlt irrtümlich trotzdem ein.<br />
Arbeitsschritte:<br />
• Menüpkt. Anordnung/Sollstellung BayMBS intern/ Registerkarte Ändern<br />
• „altes“ HHJ<br />
• Buchungskennzeichen<br />
• Sollbetrag = 0,00<br />
•<br />
•<br />
•<br />
Menüpkt. Anordnung/EinmaligeSollstellung BayMBS intern/ Registerkarte Sollstellung<br />
• „aktuelles“ HHJ<br />
• Buchungskennzeichen<br />
• Sollbetrag = 0,00<br />
• Feld offener Teilbetrag = -100 (negative Vorgabe!)<br />
Menüpkt. Anordnung/ Umbuchung/ Registerkarte Einzelumbuchung unter Angabe des<br />
BKZ auf anderes BKZ<br />
Alternative: Menüpkt. Anordnung/einmalige Auszahlung/ Registerkarte Anordnung von<br />
100,00 mit Eintrag des BKZ in Zusatzmaske<br />
Dieser Datensatz (Umbuchung oder Auszahlung) geht nun an die Kasse<br />
Sachverhalt<br />
Bei Buchung des Geldeingangs auf ein BKZ wurde keine Anpassung veranlasst, obwohl die<br />
von der Kasse erhobene Mahngebühr vom Zahlungspflichtigen entrichtet wurde.<br />
Um das BKZ auszugleichen soll nun eine nachträgliche Anpassung erfolgen.<br />
Arbeitsschritte:<br />
• Menüpkt. Anordnung/Sollstellung BayMBS intern/ Registerkarte Ändern<br />
• HHJ<br />
• BKZ<br />
• Sollbetrag = In Höhe des Geldeingangsetrags<br />
Leitstelle MBS Stand 09/2005 8
<strong>Landesamt</strong> <strong>für</strong> <strong>Finanzen</strong> Regensburg<br />
Besondere Hinweise<br />
• Solange <strong>für</strong> ein BKZ DTA-relevante Datensätze (Sollstellung, Änderung, Stornierung)<br />
noch nicht mit einem DTA abgearbeitet sind, kann BayMBS-Intern keine Bearbeitung<br />
dieser Datensätze erfolgen.<br />
• Zahlungen, die nach Umstellung auf BayMBS und Aufnahme des BKZ BayMBS-intern,<br />
bei der Kasse eingehen, sind als normale Geldeingänge im Menüpkt. Anordnung/ Geldeingang/<br />
Registerkarte mit Buchungskennzeichen zu buchen.<br />
Sollstellungen <strong>für</strong> das nächste Haushaltsjahr<br />
Diese Sollstellungsart eignet sich <strong>für</strong> die Anordnung von Einnahmen auf Buchungsstellungen<br />
die vor Ende des HHJ vorzeitig abgeschlossen werden (Sperrbuchungsstellen). Sollstellungen<br />
die nach Eintritt der Sperrfrist angeordnet werden sollen können dann bereits <strong>für</strong> das<br />
nächste HHJ angeordnet werden.<br />
Voraussetzung ist, dass eine Kontostruktur <strong>für</strong> das nächste HHJ bereits angelegt wurde.<br />
Auf der Anordnungsmaske wird dann das nächste HHJ eingetragen. Die Zahlungsaufforderung<br />
kann ausgedruckt und dem Zahlungspflichtigen übersandt werden. Die Einzahlung bei<br />
der Kasse erfolgt dann auf Verwahrung.<br />
Die Datensätze werden so lange in BayMBS zurückgehalten bis der erste DTA im neuen<br />
Haushaltsjahr erfolgt. Nach Sollstellung bei der Kasse im neuen HHJ wird eine automatische<br />
Umbuchung auf den entsprechenden Haushaltstitel mit BKZ von Kassenseite vorgenommen.<br />
Die Sollstellungen können nur mit GE „N“ angeordnet werden. Änderungen und<br />
Stornierungen sind möglich. Solange <strong>für</strong> ein BKZ DTA-relevante Datensätze ( hier Sollstellung)<br />
noch nicht mit einem DTA abgearbeitet sind, kann BayMBS-Intern keine Bearbeitung<br />
dieser Datensätze erfolgen.Bilanziert werden diese Fälle unter offene Posten/Sollstellung im<br />
nächsten HHJ. Die Buchung eines Geldeingangs ist im alten HHJ nicht zulässig.<br />
Ausdruck der Zahlungsaufforderung<br />
Bei einer einmaligen Sollstellung kann zusätzlich zur Rechnungsart auch ausgewählt werden<br />
ob und in welcher Kombination der Ausdruck erfolgen soll.<br />
Folgendes ist möglich<br />
•<br />
•<br />
•<br />
•<br />
Rechnung und Überweisungsträger<br />
Rechnung ohne Überweisungsträger<br />
Überweisungsträger ohne Rechnung<br />
Ohne Rechnung ohne Überweisungsträger<br />
Beim Sicherungsvorgang erhalten die Kombinationen � Nr. 1-3 den Buchungsartschlüssel<br />
<strong>für</strong> nicht gedruckt. Für die Relevanz im Freigabeverfahren müssen diese Sollstellungen zuerst<br />
gedruckt werden.<br />
Kombination � Nr. 4 erhält beim Sicherungsvorgang sofort den Buchungsartschlüssel <strong>für</strong><br />
gedruckt, damit das Stichprobenprüfung- und Freigabeverfahren durchlaufen werden kann.<br />
Um einen ordnungsgemäßen Gesamtausdruck zu erhalten sollte der Druck der einzelnen<br />
Kombinationen gesondert erfolgen. Bei Einsatz eines Einschachtdruckers ist dies immer erforderlich.<br />
Beachten Sie auch die Vorgaben der neu gestalteten Online-Hilfe („F1-Taste“) zu den<br />
einzelnen Buchungsmasken. Bei Problemen oder Sonderfällen, die hier nicht beschrieben<br />
sind hilft Ihnen unser Anwenderservice gerne weiter.<br />
E-Mail: hotline-r@lff.bayern.de<br />
Telefon: 0941 / 5044-500<br />
Leitstelle MBS Stand 09/2005 9
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