Judith Keinemann berichtet hier über ihre erste Praxisprüfung - Soest

Die Praxisprüfung/Aktenarbeit im Bachelor
Im Jahr 2010 wurde erstmals der Bachelor an den Fachhochschulen für öffentliche
Verwaltung und in den NRW-Kommunen eingeführt, der damit den zuvor
bestehenden Diplom-Studiengang ablöste.
Damit haben sich insbesondere auch die Arten der Prüfungen, die der oder die
Auszubildende zu bestehen hat, geändert. Eine der größten Veränderungen ist die
Einführung einer Praxisprüfung, der so genannten Aktenarbeit.
Während der dreijährigen Ausbildung durchlaufen die Auszubildenden neben dem
Studium vier verschiedene Abteilungen in der Verwaltung („Organisation,
Personalmanagement und Personalrecht“, „Ordnungsverwaltung“,
„Finanzmanagement“ und „Leistungsverwaltung“). Der jeweilige
Ausbildungsabschnitt in der Abteilung heißt Praktikum.
Nach jedem Praktikum haben die Auszubildenden eine Aktenarbeit zu absolvieren
und zu bestehen. Durch die Aktenarbeit sollen die Auszubildenden ihre Befähigung
nachweisen, eine verwaltungsspezifische Problemstellung zu bearbeiten, einen
schriftlichen Lösungsvorschlag zu unterbreiten oder in freier Rede zu präsentieren
und argumentativ zu begründen.
Dabei gibt es drei Arten der Aktenarbeit:
1. Aktenarbeit im engeren Sinn
Die Aktenarbeit im engeren Sinn besteht aus einer schriftlichen Ausarbeitung,
die maximal 10 Seiten umfasst.
2. Der Aktenvortrag in Form eines Fallvortrages
Der Aktenvortrag in Form eines Fallvortrages besteht aus einer mündlichen
Sachverhaltsdarstellung, einem Entscheidungsvorschlag und der schriftlichen
Begründung, die maximal 2 Seiten umfassen soll.
3. Der Themenvortrag
Bei einem Themenvortrag soll die Problemstellung der gestellten Aufgabe
strukturiert aufgearbeitet und in einem 15-minütigen Vortrag präsentiert
werden. Hinzu kommt eine kurze schriftliche Ausarbeitung der
Problemstellung, die ebenfalls maximal 2 Seiten umfassen sollte.
Die Prüfung erfolgt während der letzten drei Wochen des Praktikums. Die
Bearbeitungszeit beträgt 7 Stunden und soll mit den Belastungen eines normalen
Arbeitstages stattfinden (z.B. Telefonklingeln, Bürgeranfragen, etc.).
Die Aufgabenstellung für die Aktenarbeit wird dem Aufgabengebiet des jeweiligen
Praktikumsabschnitts entnommen. Während der Prüfung kann man sich an allen am
Arbeitsplatz zur Verfügung stehenden Informationsquellen bedienen.

Vor meiner ersten Praxisprüfung war ich sehr aufgeregt. Zwar ist es eine Prüfung im
gewohnten Umfeld, da man den Prüfer bzw. die Prüferin kennt, aber es bleibt eben
doch eine Prüfung.
Als ich meine Aufgabenstellung (ein Aktenvortrag in Form eines Fallvortrages) am
Prüfungstag um 8.00 Uhr in die Hände bekam, wurde ich direkt ruhiger und die erste
Aufregung war verflogen. Die Aufgabe bestand aus einem Antrag einer fiktiven
Mitarbeiterin der Stadt Soest, den ich zu prüfen hatte, um anschließend eine
Entscheidung über den Antrag zu treffen und diese einmal in einer Verfügung zu
dokumentieren und außerdem ein Schreiben an die fiktive Mitarbeiterin anzufertigen.
Ich besann mich auf die drei Monate des Praktikumsabschnitts zurück, in denen ich
unter anderem auch verschiedene reale Anträge bearbeiten durfte und legte los.
Mein Arbeitsplatz befand sich im Büro meiner Ausbildungsleiterin, ausgestattet mit
einem eigenen PC.
Ich plante die sieben Stunden Bearbeitungszeit durch und entschied mich dafür,
etwa die Hälfte der Zeit für das Erstellen von Verfügung und Anschreiben zu
investieren und die andere Hälfte für das Beschriften der Plakate meiner
Präsentation zu nutzen, sodass ich danach meinen geplanten Vortrag auch noch in
Ruhe durchgehen konnte.
Die Zeit zum Schreiben der beiden Dokumente verging wie im Flug. Zwischenzeitlich
beantwortete ich gelegentlich das Telefon oder half einem verirrten Bürger der Stadt
weiter, doch diese Unterbrechungen lockerten die Prüfungssituation etwas auf,
sodass man nicht nur verbissen an der schriftlichen Ausarbeitung saß.
Nachdem ich mit dem „Wissensteil“ fertig war, machte ich mich an die kreative Arbeit,
besorgte mir Flipchartmarker und begab mich in den Sitzungssaal, in dem meine
Prüfung stattfinden würde den ich für die Prüfung vorreserviert hatte. Das Beschriften
der Plakate fiel mir leicht, da ich mich an meiner zuvor erstellten schriftlichen
Ausarbeitung orientieren konnte.
Um 13 Uhr machte ich eine halbstündige Mittagspause und dachte für kurze Zeit gar
nicht an die Prüfung, um dem Kopf eine kleine Auszeit zu gönnen. Anschließend
stellte ich die Plakatbeschriftung fertig und ging noch einmal alle Punkte meiner
Präsentation durch. Die gestellte Aufgabe hatte sich als optimal für eine 7-stündige
Bearbeitungszeit erwiesen, ich hatte alle Punkte abgearbeitet und war nun bereit für
die Präsentation.
Um 15.00 Uhr erschienen meine Praxisprüferin und eine Beisitzerin, vor denen ich
die Prüfung abzuhalten hatte. Die geforderten 15 Minuten Präsentationszeit hielt ich
ein, es erinnerte ein wenig an ein Referat in der Schule.
Nun bin ich schon gespannt auf die nächste und kann jedem nur raten, dass ein
bisschen Aufregung vor der Prüfung in Ordnung ist, aber niemand deswegen in
Panik geraten sollte!