Bewährte Methoden, kompetente Beratung - MICUS Management ...

Im Rahmen der Organisationsberatung werden die Voraussetzungen für eine geplante
IT-Einführung getroffen und die bestehenden Prozesse hinsichtlich der Anforderungen
an ein modernes Verwaltungsmanagement ausgerichtet. Ziel ist es, die
Soll-Prozesse so zu gestalten, dass eine organisatorisch optimierte, medienbruchfreie
Arbeit gewährleistet werden kann. Darauf aufbauend erfolgt die Konzeption
und Einführung geeigneter IT-Systeme, die eine optimale Unterstützung des Verwaltungshandelns
gewährleisten. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass mit der
Einführung von IT keine veralteten Arbeitsabläufe zementiert werden, sondern ein
modernes Verwaltungsarbeiten informationstechnisch optimal unterstützt wird.
Wesentlich für eine erfolgreiche Einführung der Online-Dienstleistungen ist neben
der Prozessoptimierung und IT-Unterstützung die Motivation und Akzeptanz der
MitarbeiterInnen angesichts neuer Verwaltungsabläufe, Arbeitswerkzeuge und
-hilfsmittel. Denn nur wenn die veränderten Rahmenbedingungen durch die MitarbeiterInnen
ausgefüllt und gelebt werden, ist der Erfolg der Veränderung nachhaltig
sichergestellt. Um dies zu gewährleisten, unterstützt das CC VBPO eine enge
Zusammenarbeit mit dem Kunden im Laufe der Projektarbeiten.
Vorgehen des CC VBPO
Für den Übergang von einer papiergebundenen zu einer elektronischen Dienstleistungserbringung
verwendet das CC VBPO das folgende Vorgehensmodell (vgl. Abbildung
4):
Projektphasen
Unterstützung
durch das
CC VBPO
Vorbereitung
Kick-off
Projekt-
planung
Analyse
Aufnahme
Ist-Prozesse
Aufnahme
der Rahmen-
bedingungen
Kritische
Würdigung
Coaching
Konzeption
Sollkonzept
Anforderungs-
spezifikation
Ausschreibung/
Vergabe
Realisierung
Einführungs-
konzept
Fachliche und
technische
Spezifikation
Architektur
und Betriebs-
konzept
Einführung
Pilotierung
Rollout
Vorbereitung:
In der Phase „Vorbereitung“ werden die Voraussetzungen für die Durchführung
des Beratungsprojektes geschaffen und die Inhalte zusammen mit der Behörde
geplant.
Analyse:
Gegenstand dieser Phase sind Beratungsleistungen im Bereich der Prozessanalyse
und Identifikation von Optimierungspotenzialen.
Konzeption:
In der Konzeption werden die Anforderungen an das zukünftige IT-System auf
Basis des Prozessmodells definiert und die Ausschreibung und Vergabe für die
Beschaffung des Systems durchgeführt.
Verbindung von
Organisation und Technik
Einbeziehung und
Motivation der Mitarbeiter
Vorgehensmodell des
CC VBPO
Abbildung 4
Vorgehensweise des
CC VBPO
11