Jahreswechsel in der WDV 32 - Praxis EDV

WDV 32
Wissen - Daten - Visionen
Produkt: WDV 32
Abteilung: Dokumentation
Die maßgeschneiderte Software
Handbuch
Jahreswechsel
Willkommen bei der Praxis Hilfe!
Verfasser: Steffen Höhn / Mark Ridlewski
Es ist Zeit
für die richtige
Software!
PRAXIS
EDV- Betriebswirtschaft- u. Software Entwicklung AG
Lange Str. 35, 99869 Pferdingsleben b. Gotha
Tel.: 036258/566-0, Fax: 036258/566-40
mail: info@praxis-edv.de
www.praxis-edv.de

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und Software – Entwicklung AG
Inhaltsverzeichnis
1. Jahreswechsel WDV32 ..........................................................................................3
1.1. Was sollte im Vorfeld des Jahreswechsels bedacht werden? .................................3
1.2. Was passiert beim Jahreswechsel?.........................................................................4
1.3. Wann sollten Sie den Jahreswechsel durchführen? ................................................5
1.4. Wir haben externe Waagen, wie wird hier der Jahreswechsel durchgeführt? .........5
1.5. Wie legen Sie diesen neuen Mandanten an? ..........................................................5
1.6. Besonderheiten der Firmenverwaltung ....................................................................9
1.6.1. Register „Nummernkreise“.......................................................................................9
1.6.2. Register „Formulare“......................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.
1.6.3. Register „Fibu / Lohn Einstellungen“......................................................................10
1.7. Ändern der nächsten Lieferscheinnummer: ...........................................................11
2. Jahreswechsel beim DATEV-Programm REWE (Damo)...................................13
3. Jahreswechsel beim DATEV-Programm REWE (Damo32)...............................13
4. Einlesen der WDV 32-Daten ins DATEV-Programm..........................................14
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1. Jahreswechsel WDV32
1.1. Was sollte im Vorfeld des Jahreswechsels bedacht werden?
Eine wichtige Vorrausetzung für die Durchführung des Jahreswechsels ist, dass Ihr
Mitarbeiter eine Administrator-Schulung bei der Firma Praxis AG durchlaufen hat.
Bitte achten Sie darauf, dass alle Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, um
Datenverlust und Schäden am Datenbestand zu vermeiden.
Führen Sie als erstes eine Datensicherung durch!
Stellen Sie sicher, dass kein Mitarbeiter in das Programm eingeloggt ist oder sich einloggt,
während Sie den Jahreswechsel durchführen.
Eine Prüfung auf angemeldete Nutzer können Sie mit dem Programm „DbAdmin“ über den
Menuepunkt „Anwender – Monitor“ durchführen.
Abb.: Fenster „Monitor“ mit angemeldetem Nutzer markiert
Prüfen Sie, dass Sie genügend freie Ressourcen (z. B. freier Speicherplatz) für den neuen
Mandanten im System bereit haben.
Mandanten-Datenbankenbanken – auch auf Waagen - können bis zu 2 GB groß sein. Aus
diesem Grund sollte Speicherplatz dieser Größenordnung auch auf dem Laufwerk auf dem
die Mandantendatenbanken der WDV32 liegen zur Verfügung stehen.
Sollten Sie Bedenken haben, dass sich bei der selbstständigen Durchführung des
Jahreswechsels Probleme ergeben, so kann selbstverständlich auch die Firma PRAXIS AG
für Sie den Jahreswechsel durchführen. Bitte vereinbaren Sie diesbezüglich einen Termin
mit uns.
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WICHTIG: Der Jahreswechsel ist ein komplexer Vorgang, der die Ressourcen der
Hardware stark beansprucht. Der Vorgang kann durchaus – je nach
Größe der Mandantendatenbank, des Umfangs der Datenbereinigungen
und der Performance der Hardware – länger dauern, manchmal bis zu
einer Stunde. In dieser Zeit wirkt die WDV32 oft wie „eingefroren“. Bitte
brechen sie den Vorgang nicht ab, sondern warten sie bis der Vorgang
beendet ist. Ein Abbruch kann zu unkalkulierbaren Fehlern führen.
1.2. Was passiert beim Jahreswechsel?
Beim Jahreswechsel wird ein neuer Mandant mit einem neuen Mandantennamen erzeugt. In
dem neuen Mandanten sind keine Bewegungsdaten (z. B. Lieferscheine und Rechnungen)
enthalten.
Somit sind alle Wege offen, um Stammdaten zu bereinigen, da es jetzt keine Verknüpfungen
zu Lieferscheinen oder Rechnungen mehr gibt. Sie können und sollten jetzt also nicht mehr
aktuelle Kunden, Fahrzeuge, Artikel, Baustellen und ähnliches entfernen.
Sie können im Jahreswechsel einstellen, ob Sie Fahrzeuge, Kunden und Baustellen, die auf
„inaktiv“ gesetzt wurden, automatisch löschen möchten. Weiterhin besteht die Möglichkeit,
Preislisten und Angebote vor einem bestimmten (frei definierbarem) Datum zu löschen und
die bestehenden Preislisten und Angebote auf ein frei definierbares ENDE -Datum zu
setzen.
Achtung: Da auch in der FIBU ein Jahreswechsel durchgeführt wird, muss die FIBU-
Anbindung nach dem Jahreswechsel geändert werden. Es muss unter
„Programm – Einstellung“ Modul „WdvClient“ Register „FIBU/Lohn
Einstellungen“ der neue Mandant ausgewählt werden. Ab der WDV 32 Version
29ADO gibt es die Firmenverwaltung. Wenn Sie diese Firmenverwaltung nutzen
werden diese Einstellungen im Firmenstamm getätigt.
Abb.: Fibu- Einstellungen ohne Firmenverwaltung
Hinweis: Wenn Sie keine Mesonic-FIBU verwenden, so müssen Sie beachten, dass die
Übergabedaten ab jetzt einen anderen Datumsbereich betreffen. Wenn Sie ein
DATEV-Produkt verwenden stehen in den Kapiteln 2 und 3 nähere
Erläuterungen.
Achtung: Wir weisen ausdrücklich daraufhin, dass die Firma PRAXIS AG keine Gewähr
übernimmt, wenn keine abgeschlossene Praxis – Admin – Schulung vorliegt.
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1.3. Wann sollten Sie den Jahreswechsel durchführen?
Empfohlen wird, den Jahreswechsel nach dem letzten Arbeitstag durchzuführen.
Prinzipiell spielt dies keine Rolle, da Sie nach dem Jahreswechsel im alten als auch im
neuen Mandanten arbeiten können. Diese Mandanten sind nach dem Jahreswechsel von
einander unabhängig.
Achten Sie darauf, dass wenn der Jahreswechsel durchgeführt wird, kein Anwender mehr in
WDV 32 arbeiten darf. Das heißt außer dem, der den Jahreswechsel durchführt, darf
niemand angemeldet sein!
Beim Jahreswechsel werden alle Daten debitorischer Rechnungen (nicht aber die
Rechnungen selbst) kumuliert in den Mandanten des neuen Wirtschaftsjahres übernommen.
Diese Daten stehen im Mandanten des neuen Wirtschaftsjahres für Statistiken (mit
Vorjahresdaten) zur Verfügung.
Diese Daten können auch noch nachträglich in den neuen Mandanten über den Menüpunkt
„Programm – Administration – Vorjahresdaten neu berechnen“). übernommen werden. Dies
kann bei folgendem Szenario sinnvoll sein.
Der Jahreswechsel wird am 28.12. durchgeführt. Im alten Mandanten werden Anfang des
Jahres noch Lieferscheine aus Dezember fakturiert. Diese Erlöse würden nicht in den
kumulierten Vorjahreswerten im neuen Mandanten enthalten sein und müssten über den
Menüpunkt Programm – Administration – Vorjahresdaten neu berechnen nach Abschluss
aller Fakturen in alten Geschäftsjahr in den Mandanten des neuen Wirtschaftjahres
nachträglich übernommen werden.
1.4. Wir haben externe Waagen, wie wird hier der Jahreswechsel
durchgeführt?
Auf den Waagen muss der Jahreswechsel genauso durchgeführt werden wie unten
beschrieben.
ACHTUNG: Bei mehreren Standorten, die einen Datenabgleich untereinander
durchführen, muss der Dateiname und beschreibende Name des Mandanten, der
beim Jahreswechsel eingetragen wird, bei allen Standorten gleichlautend sein.
1.5. Wie legen Sie diesen neuen Mandanten an?
1. WDV32 – Programm – Administration – Jahreswechsel (WDV -Administratorrechte
notwendig).
2. Geben Sie im sich nun öffnenden Assistenten als erstes den Dateinamen und den
Mandantennamen des neuen Mandanten an. WICHTIG: Beide Namen dürfen nicht
gleichlautend sein, wie die des bisherigen Mandanten. Am günstigsten wäre es, die
Firmenkurzbezeichnung und das Jahr zu wählen, beispielsweise „PRAXIS2008“.
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3. Legen Sie nun die nächste zu verwendete Belegnummer für die unterschiedlichen
Belegarten (Rechnungen, Gutschriften, Angebote, etc.) fest, ab dem in dem neuen Jahr
begonnen werden soll. Arbeiten sie mit der Firmenverwaltung können sie hier keine
Nummer eintragen (Bild unten rechts). Dies muss dann nach dem Jahr im Firmenstamm
aller Firmen separat getan werden. Dies ist weiter unten erläutert.
Abb.: Nächste freie Nummer ohne Firmenverwaltung Abb.: Nächste freie Nummer mit Firmenverwaltung
4. Sie müssen alle Nummern eintragen, für die meisten Kunden sind jedoch nur „Faktura
Debitoren“ (nächste Rechnungsnummer) von Bedeutung. Diese Daten können in dem
neuen Mandanten unter „Programm – Einstellungen – Fakturierungsmodul“ beliebig
verändert werden, Fehleingaben an dieser Stelle können also noch nach dem
Jahreswechsel korrigiert werden.
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Nun zu den weiteren Optionen:
Abb.: Einstellungsfenster für den Jahreswechsel bei der WDV 32 Version 32
5. Preislisten: „alle Preislisten bis einschließlich löschen“ hier besteht die
Möglichkeit, alle Preislisten deren Gültigkeitsdatum bis älter oder gleich dem
angegebenen Datum sind automatisch durch den Jahreswechsel zu löschen.
Geben sie hier den 30.12.2007 ein werden alle Preislisten, deren Gültigkeitsdatum älter
und gleich dem 30.12.2007 ist, nicht in den neuen Mandanten übernommen.
6. Preislisten: Ablaufdatum aller Preisliste auf setzen wird diese Option
gesetzt, wird das Gültigkeits-Datum-Bis aller Preislisten, die übernommen werden, auf
das angegebene Datum gesetzt.
7. Preislisten: wenn deren Ablaufdatum ist Dies Option ist ein Zusatzoption zur
im Punkt 6. beschriebenen Option. Sie zu setzen macht dann Sinn, wenn sie Preislisten
haben die am 31.12.2007 enden und andere deren Gültigkeit bis ins neue Jahr reicht.
Diese Preislisten wollen sie unverändert übernehmen, die Preislisten die am 31.12.2007
enden, aber zunächst auf den 31.03.2008 verlängern. Unter dieser Konstellation setzen
das Datum unter der Option Ablaufdatum aller Preisliste …auf den 31.03.2008 und das
Datum der Option wenn deren Ablaufdatum auf den 31.12.2007
8. Angebot u. Aufträge vor dem ... löschen. Hier besteht die Möglichkeit, alle
Angebote/Aufträge deren Gültigkeitsdatum bis älter bzw. gleich dem definierten Datum
ist, nicht in den neuen Mandanten zu übernehmen
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9. „Inaktive Fahrzeuge löschen“
Hier besteht die Möglichkeit, alle Fahrzeuge, die im Fahrzeugstamm einen Haken bei
„inaktiv“ haben zu entfernen.
10. „Inaktive Baustellen löschen“
Hier besteht die Möglichkeit, alle Baustellen, die im Baustellenstamm einen Haken bei
„inaktiv“ haben zu entfernen.
11. „Inaktive Kunden löschen“
Hier besteht die Möglichkeit, alle Kunden, die im Kundenstamm einen Haken bei
„inaktiv“ haben zu entfernen.
12. „Baustellen ohne Umsatz löschen“
hier besteht die Möglichkeit, Baustellen ohne Umsatz zu löschen (das heißt nicht in
Belegen oder Lieferscheinen enthalten sind). Weitere Bedingung ist, dass sie nicht in
weiteren Bewegungsdaten, wie Angeboten, Aufträgen oder Ausschreibungen verwendet
sind. Wird ein Bezugsdatum angegeben, wenn nur Baustellen gelöscht, die seit diesem
Datum keine Bewegungen hatten.
13. „Kunden ohne Umsatz löschen“
hier besteht die Möglichkeit, Kunden ohne Umsatz zu löschen (das heißt nicht in
Belegen oder Lieferscheinen enthalten sind). Weitere Bedingung ist, dass sie nicht in
weiteren Bewegungsdaten, wie Angeboten, Aufträgen oder Ausschreibungen verwendet
sind. Wird ein Bezugsdatum angegeben, wenn nur Kunden gelöscht, die seit diesem
Datum keine Bewegungen hatten.
ACHTUNG! Da beim Setzen der beiden letztgenannten Optionen sehr viele
programminterne Prüfungen durchgeführt werden müssen, dauert der
Jahreswechsel unter Umständen lange.
Hinweis: Der Jahreswechsel in der Zentral-WDV32 und der WDV32 auf Waagen sollte
mit identischen Optionen vorgenommen werden
Beginnen Sie den Vorgang mit „OK“ bzw. .
Nach dem Durchlaufen des Jahreswechsels führen Sie einen Mandantenwechsel durch.
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1.6. Besonderheiten der Firmenverwaltung
Wenn Sie die Firmenverwaltung nutzen, dann verhält sich der Jahreswechsel etwas anders.
Die nächsten zu verwendeten Belegnummern werden nach dem Jahreswechsel im neuen
Mandanten im Firmenstamm eingetragen
Sie müssen sich also nach dem Jahreswechsel an den neuen Mandanten anmelden, und
den Firmenstamm öffnen („Stammdaten – Werke – Firmen“)
Dort gibt es 2 Register deren Einstellungen angepasst werden müssen.
Diese Register sind „Nummernkreise“ und „Fibu / Lohn Einstellungen“.
1.6.1. Register „Nummernkreise“
Abb.: Firmenverwaltung Register „Nummernkreise“
Im Register Nummernkreise werden die in dieser Firma verwendeten Nummernkreise
festgelegt.
Hinweis: Dabei ist zu beachten, dass Sie pro Firma einen eigenen Nummernkreis
verwenden, und diese Nummernkreise sich auch unterscheiden müssen.
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1.6.2. Register „Fibu / Lohn Einstellungen“
Abb.: Firmenverwaltung Register „Fibu / Lohn Einstellungen“
Im Register „Fibu / Lohn Einstellungen“ werden die Einstellungen für die Mesonic-Fibu
getätigt. Hier wird muss der neue Fibu-Mandant eingetragen werden. Da ja in der Fibu
ebenfalls ein Jahreswechsel durchgeführt wird, muss hier die Zuordnung aktualisiert werden.
Dies geschieht im Feld „CWL-Mandant“. Es kann für jede Firma ein eigener CWL-Mandant
verwendet werden.
Arbeiten sie nicht mit der Firmenverwaltung müssen sie die CWL-Mandantenzuordnung in
den Einstellungen des Faktura-Moduls der WDV32 für den neuen WDV32-Mandaten
einstellen.
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1.7. Ändern der nächsten Lieferscheinnummer:
Es ist durchaus sinnvoll, im neuen Jahr auch für die Lieferscheine einen neuen
Nummernkreis einzustellen.
Dazu gehen Sie im neuen Mandanten unter „Stammdaten – Stationen“ und rufen die
entsprechende Station auf – setzen Sie die nächste zu verwendende Lieferscheinnummer“
wie gewünscht auf die entsprechende Nummer.
Bei externen Waagen muss die neue Lieferscheinnummer direkt auf der Waage eingetragen
werden, da beim Datenabgleich der Stationsstamm üblicherweise nicht abgeglichen wird.
Bitte beachten Sie, dass die Lieferscheinnummer in der WDV32 pro Mandant eindeutig sein
muss. Eine bewährte Methode die sicherzustellen ist, die Lieferscheinnummer eines Werkes
bzw. einer Station folgendermaßen aufzubauen:
Bsp: Werk bzw. Stationsnummer ist 60, das Jahr in 2008 dann würde die erste
Lieferscheinnummer nach diesem Prinzip 600800001 heißen
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Sinngemäß gilt dies auch für alle einzutragenden Nummern des Stationsstamms. Diese sind
aber nur dann für Sie relevant, wenn sie mit dem Labormodul der WDV32 arbeiten bzw.
Rohmaterial-Scheine erfassen möchten.
Um zu verhindern, dass Anwender auf den alten Mandanten zugreifen, (in dem Glauben
bereits in dem neuen Mandanten zu sein) können Sie im Admin der WDV32 bestimmte
Anwender für bestimmte Mandanten sperren.
Dazu öffnen Sie den DbAdmin (Programm – WDV32 – Administration). Geben Sie den
entsprechenden Anwendernamen ein, welcher Administratorrechte hat.
Klicken Sie nun in der Menueleiste auf „Mandant – Mandantenstamm“. Wählen Sie über die
Lupe den Mandanten des vergangenen Wirtschaftsjahres aus.
Klicken Sie auf die Page „Anwender“. Jetzt können Sie die Haken wegnehmen bei den
Anwendern, die zukünftig nicht mehr auf den alten Mandanten zurückgreifen dürfen.
(Der Anwender kann auch jederzeit wieder hinzugefügt werden).
Bei Kunden mit Werksabrechnung ist zu beachten, dass die Rechnungsnummer nicht
zurückgesetzt werden darf. Entweder bleibt diese fortlaufend oder es wird ein anderer
Nummernkreis verwendet (z.B. durch Verändern der ersten beiden Ziffern).
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass telefonische Rückfragen zum Jahreswechsel
kostenpflichtig sind.
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2. Jahreswechsel beim DATEV-Programm REWE (Damo)
Wenn Sie das DATEV-Programm REWE (Damo) verwenden, müssen Sie beim
Jahreswechsel folgende Schritte zur Änderung der Einstellungen in der DATEV- Schnittstelle
von der WDV 32 zu REWE durchführen.
Grundsätzlich sind folgende Punkte zu kontrollieren und gegebenenfalls anzupassen:
Es gibt pro Mandant eine Datei EINGABE.INI.
1. Editieren der Datei EINGABE.INI und anschließendes Speichern der Änderungen
2. Kontrolle der Berater- und Mandantennummer in den Blöcken
[FBOP-BW- Vorlauf] und [OPOS-ST- Vorlauf]
3. Anpassung der Jahreskennung als 2-stellige Position unter
[FBOP-BW- Vorlauf]
...
Abrechnungsnummer=199 ; Abrechnungsnummer 1 für 1999
Bsp.: für 2005
Abrechnungsnummer=105 ; Abrechnungsnummer 1 für 2005
4. Anpassung der Jahreskennung als 2-stellige Position unter
[OPOS-ST- Vorlauf]
...
Abrechnungsnummer=18999 ; Abrechnungsnummer 189 Jahr 1999
Bsp.: für 2005
Abrechnungsnummer=18905 ; Abrechnungsnummer 189 Jahr 2008
Beachten Sie, dass telefonische Nachfragen zum Jahreswechsel für Kunden ohne
Wartungsvertrag kostenpflichtig sind.
3. Jahreswechsel beim DATEV-Programm REWE (Damo32)
Wenn Sie das DATEV-Programm REWE (Damo32) verwenden, so müssen die hier
aufgeführten Schritte zur Änderung der Einstellungen zum Jahreswechsel in der DATEV-
Schnittstelle von WDV32 zu REWE gemacht werden.
Grundsätzlich sind folgende Punkte anzupassen:
Es gibt pro Mandant eine Datei DAMO32.INI.
Diese Anpassungen werden ausschließlich in allen Dateien namens DAMO32.INI
in den Verzeichnissen Buch01-Buch12 und Stamm durchgeführt.
Berater=44780 Beraternummer des Steuerberaters
Mandant=301 Mandantennummer
Wirtschaftsjahr:2005
Datum-von=010105
Datum-bis=310105
Achten Sie bitte darauf, jeweils nur das aktuelle Jahr zu ändern (Fettdruck).
Beachten Sie beim Monat Februar unbedingt das Schaltjahr.
Die Berater- und die Mandantennummer bleibt in den meisten Fällen gleich, aber da es
vorkommen kann dass man den Berater wechselt sind diese Punkte hier noch aufgeführt
Die Pfade der WDV32 bleiben unverändert.
Bei Problemen und Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.
Beachten Sie, dass telefonische Nachfragen zum Jahreswechsel für Kunden ohne
Wartungsvertrag kostenpflichtig sind.
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4. Einlesen der WDV 32-Daten ins DATEV-Programm
Nachdem in der WDV 32 der Rechnungsausgang (RA) mit dem RA-Treiber „DATEV-Fibu“
durchgeführt wurde, liegen die Rechnungsdaten als DATEV -Postversand-Daten vor.
Diese müssen nun noch in die „REWE – Rechnungswesen“ eingelesen werden.
Abb.: DATEV -Programm – Ausschnitt des Startfensters
Dazu startet man das Programm und öffnet dann den Menuepunkt „Buchen –
Dialogerfassen“.
Abb.: Dialog zum Start des Datenimports
In diesem betätigt man den Button „Importieren“ und öffnet so ein Übersichtsfenster, in
welchem man den betreffenden Rechnungsstapel über den Button „ “ auswählt.
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Abb.: Dialog zum Start des Datenimports – Auswahl der zu importierenden Daten
Man liest nur Daten des Dateityps „Postversanddaten“ ein.
Abb.: Dialog zum Start des Datenimports – Bestätigung der Vorgänge
Nach dem Einlesen werden die Daten im Importfenster angezeigt.
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