Jahreswechsel in der WDV 32 - Praxis EDV

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PRAXIS EDV-Betriebswirtschaft- und Software – Entwicklung AG WICHTIG: Der Jahreswechsel ist ein komplexer Vorgang, der die Ressourcen der Hardware stark beansprucht. Der Vorgang kann durchaus – je nach Größe der Mandantendatenbank, des Umfangs der Datenbereinigungen und der Performance der Hardware – länger dauern, manchmal bis zu einer Stunde. In dieser Zeit wirkt die WDV32 oft wie „eingefroren“. Bitte brechen sie den Vorgang nicht ab, sondern warten sie bis der Vorgang beendet ist. Ein Abbruch kann zu unkalkulierbaren Fehlern führen. 1.2. Was passiert beim Jahreswechsel? Beim Jahreswechsel wird ein neuer Mandant mit einem neuen Mandantennamen erzeugt. In dem neuen Mandanten sind keine Bewegungsdaten (z. B. Lieferscheine und Rechnungen) enthalten. Somit sind alle Wege offen, um Stammdaten zu bereinigen, da es jetzt keine Verknüpfungen zu Lieferscheinen oder Rechnungen mehr gibt. Sie können und sollten jetzt also nicht mehr aktuelle Kunden, Fahrzeuge, Artikel, Baustellen und ähnliches entfernen. Sie können im Jahreswechsel einstellen, ob Sie Fahrzeuge, Kunden und Baustellen, die auf „inaktiv“ gesetzt wurden, automatisch löschen möchten. Weiterhin besteht die Möglichkeit, Preislisten und Angebote vor einem bestimmten (frei definierbarem) Datum zu löschen und die bestehenden Preislisten und Angebote auf ein frei definierbares ENDE -Datum zu setzen. Achtung: Da auch in der FIBU ein Jahreswechsel durchgeführt wird, muss die FIBU- Anbindung nach dem Jahreswechsel geändert werden. Es muss unter „Programm – Einstellung“ Modul „WdvClient“ Register „FIBU/Lohn Einstellungen“ der neue Mandant ausgewählt werden. Ab der WDV 32 Version 29ADO gibt es die Firmenverwaltung. Wenn Sie diese Firmenverwaltung nutzen werden diese Einstellungen im Firmenstamm getätigt. Abb.: Fibu- Einstellungen ohne Firmenverwaltung Hinweis: Wenn Sie keine Mesonic-FIBU verwenden, so müssen Sie beachten, dass die Übergabedaten ab jetzt einen anderen Datumsbereich betreffen. Wenn Sie ein DATEV-Produkt verwenden stehen in den Kapiteln 2 und 3 nähere Erläuterungen. Achtung: Wir weisen ausdrücklich daraufhin, dass die Firma PRAXIS AG keine Gewähr übernimmt, wenn keine abgeschlossene Praxis – Admin – Schulung vorliegt. Handbuch Jahreswechsel Seite 4 von 15
PRAXIS EDV-Betriebswirtschaft- und Software – Entwicklung AG 1.3. Wann sollten Sie den Jahreswechsel durchführen? Empfohlen wird, den Jahreswechsel nach dem letzten Arbeitstag durchzuführen. Prinzipiell spielt dies keine Rolle, da Sie nach dem Jahreswechsel im alten als auch im neuen Mandanten arbeiten können. Diese Mandanten sind nach dem Jahreswechsel von einander unabhängig. Achten Sie darauf, dass wenn der Jahreswechsel durchgeführt wird, kein Anwender mehr in WDV 32 arbeiten darf. Das heißt außer dem, der den Jahreswechsel durchführt, darf niemand angemeldet sein! Beim Jahreswechsel werden alle Daten debitorischer Rechnungen (nicht aber die Rechnungen selbst) kumuliert in den Mandanten des neuen Wirtschaftsjahres übernommen. Diese Daten stehen im Mandanten des neuen Wirtschaftsjahres für Statistiken (mit Vorjahresdaten) zur Verfügung. Diese Daten können auch noch nachträglich in den neuen Mandanten über den Menüpunkt „Programm – Administration – Vorjahresdaten neu berechnen“). übernommen werden. Dies kann bei folgendem Szenario sinnvoll sein. Der Jahreswechsel wird am 28.12. durchgeführt. Im alten Mandanten werden Anfang des Jahres noch Lieferscheine aus Dezember fakturiert. Diese Erlöse würden nicht in den kumulierten Vorjahreswerten im neuen Mandanten enthalten sein und müssten über den Menüpunkt Programm – Administration – Vorjahresdaten neu berechnen nach Abschluss aller Fakturen in alten Geschäftsjahr in den Mandanten des neuen Wirtschaftjahres nachträglich übernommen werden. 1.4. Wir haben externe Waagen, wie wird hier der Jahreswechsel durchgeführt? Auf den Waagen muss der Jahreswechsel genauso durchgeführt werden wie unten beschrieben. ACHTUNG: Bei mehreren Standorten, die einen Datenabgleich untereinander durchführen, muss der Dateiname und beschreibende Name des Mandanten, der beim Jahreswechsel eingetragen wird, bei allen Standorten gleichlautend sein. 1.5. Wie legen Sie diesen neuen Mandanten an? 1. WDV32 – Programm – Administration – Jahreswechsel (WDV -Administratorrechte notwendig). 2. Geben Sie im sich nun öffnenden Assistenten als erstes den Dateinamen und den Mandantennamen des neuen Mandanten an. WICHTIG: Beide Namen dürfen nicht gleichlautend sein, wie die des bisherigen Mandanten. Am günstigsten wäre es, die Firmenkurzbezeichnung und das Jahr zu wählen, beispielsweise „PRAXIS2008“. Handbuch Jahreswechsel Seite 5 von 15
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