Immobilien- benchmark für Kommunen - Real IS

Immobilienbenchmark
für
Kommunen
Eine echte Erfolgsstory ist die Verbundinitiative
„RealisBench – Immobilien-
Benchmarking für die çffentliche Hand“.
Seit 2004 haben sich über 250 Kommunen
mit rund 2600 Gebäuden und einer Fläche von
8,5 Mio. qm Bruttogrundfläche der Herausforderung
gestellt, sich mit den „Besten“ zu
messen. Diese Kommunen haben damit im
Themenfeld „Immobilie“ eine wichtige Vorreiterrolle
übernommen.
Entwickelt wurde diese Initiative schon 2001
für die Sparkassen selbst. Heute wird sie von
den Sparkassen auch deren Kommunalkunden
angeboten – eben eine echte Verbundinitiative.
Vor dem Hintergrund der aktuellen Haushaltslage
stellen sich Kommunen der Herausforderung,
durch gezielte Maßnahmen
der Kostensenkung bzw. Effizienzsteigerung
neue Handlungsspielräume zu schaffen. Die
Bewirtschaftung des kommunalen Immobilienbestandes
bindet laut KGSt. (Kommunale
Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement)
bis zu 20% des Verwaltungshaushalts.
Dieser Aufwand kann um 30 bis 50 %
reduziert werden, wenn die Kostenstrukturen
transparent sind und konsequent gesteuert
werden. RealisBench, das Immobilien-
Benchmarking Projekt der Real I.S., einem
Unternehmen der Sparkassen-Finanzgruppe,
schafft Transparenz als Grundlage zur
Kostensenkung und folglich eine Effizienzsteigerung
bei der Bewirtschaftung kommunaler
Gebäude. Die hohe Beteiligung am
RealisBench zeigt zum einen den hohen Stellenwert,
den das Themenfeld „Immobilie“ inzwischen
bei den Kommunen erreicht hat
und zum anderen auch die steigende Bereitschaft,
zunächst Zeit und Ressourcen (z. B. für
die Datenrecherche) auf dem Weg hin zu einem
professionellen und effizienten Gebäudemanagement
zu investieren.
Die Real I.S. AG
Die Real I.S. ist als 100 %ige Tochter der
Bayern LB die Assetmanagement Gesellschaft
für gewerbliche Immobilien.
Neben der klassischen Unternehmensberatung
für Immobilienbestandshalter sowie
der Immobilienentwicklung ist die Real I.S.
auch einer der grçßten deutschen, bankgebundenen
Initiatoren. Seit 1991 wurden
mehr als 90 Fondsangebote mit einem Gesamtinvestitionsvolumen
von e 4,8 Mrd.
für das Privatkundengeschäft und für institutionelle
Investoren emittiert.
Internet: www.realisag.de
Ziel der Initiative, die von zahlreichen
kommunalen Spitzen- sowie Sparkassenverbänden
unterstützt wird, ist es, den Kommunen
aufzuzeigen
● wo, das heißt konkret in welchem Verwaltungsgebäude,
Kindergarten etc.
● in welchem Bereich, das heißt Reinigungs-,
Strom-, Heizkosten etc.
● wie viel, das heißt wie viel Prozent im Ist-
Soll-Vergleich
● wie, das heißt mit welchen Maßnahmen
sie sparen kçnnen!
Die Gesamtheit dieser Zahlen dient den
Kommunen als Grundlage für die Definition
einer Immobilienstrategie. Die Kennzahlen
Jochen Schenk
Vorstand
Stefan
Bogenberger
Projektleiter
beide Real I.S. AG,
München
s MANAGEMENT
Praxis 53 23

Abbildung 1
24
s MANAGEMENT
Praxis 53
und Benchmarks ermçglichen den kommunalen
Entscheidern die Steuerung ihres
Immobilienbestands.
Für Sparkassen entwickelt
Schon im Jahr 2001 wurde das Benchmarking-Projekt
speziell für Sparkassen entwickelt.
Bis heute haben bundesweit über
120 Sparkassen mit über 5000 Haupt- und
Geschäftsstellen mit großem Erfolg an dem
Projekt teilgenommen. Demnach haben die
„Benchmarking-Sparkassen“ ihre Nutzungskosten
von 2001 bis 2006 um rund 30 % und
den Flächenverbrauch pro Mitarbeiter um
über 20 % senken kçnnen.
Und was ist der Nutzen beim Benchmarking
für Kommunen für die Sparkasse
selbst? Die Bandbreite der Nutzenargumente
ist lang: Von der Vermittlungsprovision,
der Kundenneugewinnung über die Intensivierung
der Kundenbindung bis hin zur
Platzierung konkreter Folgeprodukte, die die
Sparkasse auf Basis der Transparenzschaffung
und somit Kundensensibilisierung ihren
Kommunalkunden gezielt erarbeiten
und anbieten kann. Hierbei reicht die Produktpalette
vom klassischen Kommunalkredit
für Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen,
über die Forfaitierung im Rahmen
eines Energieeinspar-Contractings bis
hin zu den „neuen“ Finanzierungslçsungen
anhand Public Private Partnership.
Laut dem Vorstandsvorsitzenden der
Sparkasse Günzburg-Krumbach, Walter Pache,
gilt das Motto: „Den Kunden ganzheitlich
betreuen und sich folglich ein Stück weit
den Markt bzw. die Nachfrage selbst schaffen.
Und schlichtweg: Den Kommunalkunden
sensibilisieren und an sich binden, bevor
es die Anderen tun.“
Dabei bleibt der Aufwand für die Sparkasse
überschaubar: Die Verbundinitiative ist
im Markt etabliert, Informationsmaterial
über die Real I.S. erhältlich, die Umsetzung
des Projektes wird nunmehr seit Jahren routiniert
abgewickelt. Als Aufgabe der Sparkassen
bleiben lediglich die Information ihrer
Kommunalkunden und das Begleiten von
mçglichen Folgeprojekten.
Vergleichsgruppen Benchmark
Die Vergleichbarkeit der Ergebnisse ist eine
entscheidende Grundlage für aussagefähige
Resultate und damit die zentrale Forderung
an ein Benchmarking-Projekt. Diese Herausforderung,
nur „¾pfel mit ¾pfeln“ zu vergleichen,
wird zusammen mit der Ludwig-Maximilians-Universität
München gelçst. Das innovative
Benchmarking-Modell zur Berechnung
der so genannten internen Benchmarks
– die „Vergleichsgruppen Benchmark“ für das
RealisBench ist auf der Expo Real mit dem
Facility Management Anwenderpreis der Immobilien-Fachpresse
ausgezeichnet worden
– ermçglicht eine in der „Immobilienwelt“
bisher einmalige Vergleichbarkeit und somit
hohe Aussagefähigkeit der Ergebnisse.
Mit den internen Benchmarks werden die
Ergebnisse eines Gebäudes nur mit den
Benchmarks verglichen, die speziell für diese
homogene Vergleichsgruppe definiert
worden sind, zu der das jeweilige Gebäude

gehçrt (siehe Abb. 1). Der mehrstufige Prozess
lehnt sich an die Methodik der Erstellung
eines Mietpreisspiegels an.
Bei den Best-Practice-Werten handelt es
sich um Kosten bzw. Verbrauch von Gebäuden,
die sich in erstklassigem Zustand (Neubau
oder Generalsanierung) befinden. Die
externen Benchmarks werden für das Themenfeld
Nutzungskosten bei den verschiedenen
Gebäudearten (Verwaltung, Schule,
Kinderbetreuung, Feuerwehr sowie Turnund
Mehrzweckhalle) auf Basis verschiedener
Quellen synthetisiert. Neben einer Datenbank
der Firma DS-Plan mit über 3500
Objekten, bei denen die Nutzungskosten bereits
optimiert sind, werden für den Bereich
der Energie (Heizung und Strom) Werte aus
der VDI 3807 bzw. AGES-Studie herangezogen.
Zusätzlich wird ein Abgleich der Benchmarks
mit denen anderer Benchmarking-
Projekte (IFMA Benchmarking Report, OSCAR
Studie, ATIS Müller International) vorgenommen.
Potenziale
Die Ergebnisse des Projektes zeigen über alle
Gebäudearten hinweg sehr hohe Einsparpotenziale
bei den Nutzungskosten (Strom,
Wasser, Heizung und Reinigung): Von 39 %
bei Schulen bis zu 57 % bei Kindergärten. Die
Potenziale bei den einzelnen Kostengruppen
am Beispiel der Verwaltungsgebäude
bewegen sich auf zwischen 41 % bei Reinigung
bis zu 74 % bei Strom (siehe Abb. 2).
Das identifizierte jährliche Einsparpotenzial
je Nutzungsart beträgt:
● über 38 000 e je Verwaltungsgebäude,
● über 12 000 e je Kindergarten,
● über 38 000 e je Schule,
● über 6 000 e je Feuerwehrgebäude sowie
● über 17 000 e je Halle.
In Summe über alle 2600 Objekte sind dies
über 63 Mio. e bzw. über 7 e/qm Bruttogrundfläche.
Instandhaltungsrückstau
Für den Bereich Instandhaltung werden unter
Kostengesichtspunkten „negative Potenziale“
berechnet. Im Gegensatz zu anderen
Kostenarten, wo geringe Kosten in der Regel
positiv zu bewerten sind, gibt es bei den Instandhaltungskosten
Grenzkosten, die nicht
unterschritten werden sollten, will man einen
Werteverzehr bei den Objekten verhindern.
Die im Rahmen des Projektes ermittelten
durchschnittlichen Instandhaltungsaufwendungen
reichen bei weitem nicht aus, Bausubstanz
und technische Ausstattung der
Objekte in einem funktionsfähigen Zustand
zu erhalten. Ein sehr hoher Instandhaltungsrückstau
und ein damit verbundener Werteverzehr
der Bausubstanz sowie hohe Belastungen
der çffentlichen Haushalte und
damit mittelbar auch der Steuerzahler
Abbildung 2
s MANAGEMENT
Praxis 53 25

Abbildung 3
26
s MANAGEMENT
Praxis 53
Referenz, z.B.:
Stadt Heilsbronn
„Die detaillierte Kennzahlen-Analyse hat
uns aufgezeigt, wo die grçßten Kostentreiber
in unserem Immobilienbestand
liegen und durch deren Minimierung
kçnnen wir in den nächsten Jahren eine
5-stellige Summe im Haushalt einsparen!“
Walter Träger, Brügermeister
werden in der Zukunft entstehen. Diese Einschätzung
wird durch die vorliegenden Projektergebnisse
untermauert. Beispielsweise
ergibt sich bei 774 Gebäuden (Schwerpunkt
Schulen) nach Auskunft der Kommunen ein
„Instandhaltungsrückstau“, darunter sind
bautechnisch notwendige Maßnahmen zu
verstehen, die z.B. aus finanziellen Gründen
zurückgestellt wurden, von rund 241 Mio. e!
Bei einer Gebäudefläche von rund 4,3 Mio.
qm Nettogrundfläche (NGF) bei diesen 774
Gebäuden beträgt der durchschnittliche Instandhaltungsrückstau
über 56 e pro qm!
Effizienz – ein Stück çffentlicher Auftrag
Die Grundvoraussetzung für eine wirtschaftliche
Bereitstellung der „Ressource Immobilie“
ist ein effizientes Gebäudemanagement.
Daher wird für die einzelnen Kommunen die
Effizienz ihrer Organisation im Bereich Gebäudemanagement
mittels der Kennzahl
„Organisation“ bewertet.
Die wesentlichen Kriterien, die eine effiziente
Organisation charakterisieren, sind:
● Kostentransparenz,
● Wirtschaftlichkeit der Abläufe sowie
● Flexibilität und Transparenz der Organisation.
Neun Faktoren, die Einfluss auf die Effizienz
der Organisation haben, werden im
Rahmen der Studie erhoben. Diese Faktoren
haben jedoch nicht alle den gleichen Einfluss
auf oben genannte Kriterien und werden deshalb
unterschiedlich gewichtet. Beispielsweise
kann der Einsatz eines computerunterstützten
Facility Management (CAFM) Systems
die Kostentransparenz einer Organisation
in hohem Maße verbessern, die Flexibilität
der Organisation wird hingegen nur
gering beeinflusst.
Einflussfaktoren, die für die Berechnung
der Kennzahl „Organisation“ herangezogen
wurden, sind u. a. die Haushaltsführung, Art
und Umfang der Flächeninformationen, Outsourcinggrad
in den Bereichen Reinigung sowie
Instandhaltung etc. Als Ergebnis der
Nutzwertanalyse erhalten die Kommunen
eine Art Schulnote, die Aufschluss über die
Effizienz des kommunalen Gebäudemanagements
gibt.
Die Ergebnisse zeigen, dass insbesondere
in der Gebäudeverwaltung noch ein sehr großer
Handlungsbedarf bei den Kommunen
besteht und sich ein
Großteil der nennenswerten
Potenziale bei den
Nutzungskosten mit den
ineffizienten Strukturen
in der Gebäudeverwaltung
erklären lässt. Dieser Zusammenhang
wurde im
Rahmen der statistischen
Analyse des Datenbestandes
nachgewiesen.
In Abbildung 3 werden
die mittleren Gesamtnutzungskosten
(ohne Instandhaltung)
in e je qm
p. a. am Beispiel Schulen
innerhalb der Effizienzklassen
dargestellt. Hier
wird deutlich, dass bei einer
optimierten Organisation
die Gesamtkosten nur
noch 80 % im Vergleich
zu einer ineffizienten Organisation
betragen
(18,41 e/qm im Vergleich
zu 22,42 e/qm). Der

Unterschied zwischen einer „gut“ und „mäßig“
organisierten Gebäudebewirtschaftung
kann also monetär, z.B. bei nur einer durchschnittlichen
Schule (2500 qm), eine Einsparung
von bis zu 10000 e jährlich bedeuten!
Die Kommunen, die hier in einem sehr
guten Bereich liegen, erreichen dies überwiegend
durch bereits abgeschlossene Projekte
zur Reorganisation der Gebäudeverwaltung
und durch den Einsatz unterstützender
IT-Systeme. Die Themenbereiche
Contracting und Public Private Partnership
wurden bisher nur bei wenigen Kommunen
durchgeführt. Dagegen ist das Thema Outsourcing
von Leistungen, bereits bei relativ
vielen Kommunen umgesetzt.
Konsequentes Management
zahlt sich aus
Heute bekennen sich immer mehr Kommunen
zu einem zentralisierten Immobilienmanagement.
Dessen gemeinsames Ziel
es ist, sämtliche strategische, operative sowie
investive Aktivitäten und Entscheidungen
zu bündeln.
Konsequente Anwender, wie beispielsweise
eine Vielzahl der Benchmarking-Kommunen,
verknüpfen erzielte Kostensenkung
(auf Gebäudeebene) mit der Investition in
die eigene Organisation (auf Kommunalebe-
ne). Sie nutzen eindrucksvoll die kurzfristig
erzielten Ergebnisse, um die eigene Bewirtschaftung
von innen heraus langfristig zu
entwickeln: Mit der Umsetzung eines zentralen
Immobilienmanagements bis in die operativen
Einheiten sind die Nutzungskosten
seit 2004 stetig gesunken. Nicht zu vergessen:
Im Vergleich dazu haben die Energiepreise
in diesem Zeitraum dramatisch zugelegt.
Diese Entwicklung ist natürlich nicht
überraschend, denn „wer seine Gebäude gut
managt, hat die Kosten im Griff“!
Auch wenn der Erfolg viele Väter hat: Die
Resultate sind kein Einzelfall. Kommunen,
die ein wertorientiertes Immobilienmanagement,
Stichwort „Ressource“ Immobilie,
wirklich leben, erzielen eine weitaus hçhere
Effizienzsteigerung.
Fazit
Die Real I.S. AG, als Unternehmen der Sparkassen
Finanzgruppe, bietet die in Deutschland
einmalige Verbundinitiative seit 2004
einmal jährlich an und wird dabei von einer
Vielzahl kommunaler Spitzenverbände unterstützt.
Ziel des Immobilien-Benchmarkings
ist die Transparenzschaffung im kommunalen
Immobilienbestand, um Einsparpotenziale
identifizieren, quantifizieren und
realisieren zu kçnnen.
s MANAGEMENT
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