Zeitmanagement, 3. Aufl. - Lexware lohnt sich

Die E-Mail-Flut bewältigen 103
tät die E-Mail hat. Prüfen Sie, ob es Sinn macht, Ordner für
bestimmte E-Mails der A- und B-Kategorie anzulegen. Die
E-Mails der Kategorie D (Werbung, Witze usw.) können Sie
sofort ungelesen löschen. Entscheiden Sie bei C-Mails: Entweder
ist diese Nachricht es wert, dass ich mich sofort kurz
darum kümmere oder ich werde sie löschen. Wenn die Nachricht
ein Handeln zu einem bestimmten späteren Zeitpunkt
erfordert: Gleich in den Kalender übertragen und die E-Mail
löschen.
Mit der „Organisieren“-Funktion in Outlook können Sie Nachrichten
Ihrer wichtigsten Kunden, Geschäftspartner, Vorgesetzten
usw. automatisch einfärben, so dass sich diese Nachrichten
vom Rest abheben. Oder Sie verschieben mit Hilfe
von Filterfunktionen Ihres E-Mail-Programms (z. B. dem
Regel-Assistenten in Outlook) bestimmte Nachrichten automatisch
in den dafür angelegten Ordner. Die Ordner für
Newsletter sehen Sie dann nur einmal pro Woche durch.
Machen Sie sich mit den Filterfunktionen vertraut und schaffen Sie ein
für Sie passendes Ordnungssystem.
E-Mails gleich beantworten?
Viele fühlen sich gedrängt, eine neu eingetroffene Nachricht
sofort zu öffnen, sei es aus Neugier, sei es aus Angst, etwas
Wichtiges zu übersehen. Doch nicht jede Mail müssen Sie
sofort lesen oder gar bearbeiten. Wenn Sie beim Eintreffen
einer neuen E-Mail jedes Mal Ihre Tätigkeit unterbrechen,
benötigen Sie danach viel Zeit, um sich wieder in die Aufgabe
hineinzuversetzen. Überlegen Sie einmal, ob es nicht reicht,