Zeitmanagement, 3. Aufl. - Lexware lohnt sich

Meetings und Telefonate effektiver führen 89
Fragen Sie vor längeren Gesprächen, ob der andere jetzt
Zeit für die entsprechenden Punkte hat.
Kluge Notizen während des Gesprächs ersparen Ihnen
peinliche Nachfragen oder längeres Grübeln („Wann war
jetzt noch mal der Termin?“).
Schreiben Sie Ergebnisse und Folgeaktivitäten des Gesprächs
auf.
Fassen Sie sich kurz und beenden Sie (geschäftliche) Telefonate
zügig. Trotzdem können Sie dabei freundlich bleiben.
Fassen Sie das Gespräch am Ende kurz zusammen –
das hilft auch Ihnen, das Wichtigste zu speichern.
Wenn der Anrufbeantworter drangeht: Fassen Sie sich
kurz. Wiederholen Sie Ihre Rückrufnummer. Wenn Sie
nichts aufsprechen wollen, legen Sie vor dem Piepston auf.
Bei Anrufen: Blocken Sie Small Talk ab, wenn Sie es eilig
haben. Mit der Frage „Was kann ich für Sie tun?“ kommen
Sie am schnellsten zum Kern der Sache. Wenn das Telefonat
zu lange dauert oder Sie sehr beschäftigt sind, können
Sie das Gespräch auch unterbrechen und einen Rückruf
anbieten.
Ruhe vor dem Telefon
Richten Sie stille Stunden ein. Ihr Kollege kann Ihr Telefon
annehmen, danach übernehmen Sie entsprechend seines.
Stellen Sie beim Abschirmen über den Anrufbeantworter die
Mithörfunktion aus – sonst können Sie auch selbst rangehen.
Lassen Sie andere nicht lügen oder Geschichten erfinden. „Er