Zeitmanagement, 3. Aufl. - Lexware lohnt sich

Meetings und Telefonate effektiver führen 93
Hierzu zählen z. B. Redezeitbegrenzungen, das Verhalten in
festgefahrenen Situationen, Feedbackregeln und Regeln zur
Entscheidungsfindung.
Vereinbaren Sie mit allen in Ihrer Abteilung für interne Meetings
harte Strafen für Verspätungen. Wer zu spät kommt,
muss später den Raum aufräumen, für alle das Mittagessen
bezahlen oder er darf an der momentanen Sitzung nicht
mehr teilnehmen. Das klingt sehr hart, ist aber der einzige
Weg, ständige Verzögerungen durch die zu spät Kommenden
zu vermeiden. Wichtig ist, dass die Sanktionen nicht zur
heimlichen Belohnung für die anderen werden („Wer ist
heute der edle Eisspender?“), und dass alle vorher zugestimmt
haben. Spätestens nachdem Sie dreimal „durchgegriffen“
haben, funktioniert diese Methode.
Wie Zeit sparen während der Besprechung?
Achten Sie während der Besprechung auf die zeitkritischen
Punkte: ablenkende Unterhaltungen, Abschweifungen, festgefahrene
Meinungsverschiedenheiten, pure Machtkämpfe,
der tote Punkt, falsche Informationen vorab oder übereilte
Beschlüsse sind nicht mehr zielführend. Manchmal sind dann
eine kurze Pause oder eine Vertagung bestimmter Punkte
besser als das Problem sofort lösen zu wollen.
Fassen Sie am Ende die Ergebnisse zusammen. Halten Sie
schriftlich fest, was wann von wem durchzuführen ist. Vereinbaren
Sie benötigte Folgebesprechungen.
Schreiben Sie Protokolle sofort auf dem Notebook mit, dann
können Sie sie im Anschluss an die Besprechung direkt an