NACHFOLGEREGELUNG,

Seite 9 16/07 – Das OBT Magazin x KMU Praxis
E-Mail-Archivierungs-Software schlägt zwei Fliegen mit einer Klappe
EFFIZIENTER UND
GARANTIERT GESETZESKONFORM
Kein KMU, keine Verwaltung kommt ohne E-Mails aus. Heute verfügt jede Firma, jede
Firmenabteilung und fast jeder Mitarbeitende über eine E-Mail-Adresse. Die rasche
Art, Informationen von A nach B zu transportieren, hat sich überall etabliert und die
tägliche Mailkommunikation nimmt kontinuierlich zu. Umso grösseres Gewicht erhält
deshalb eine gut organisierte und rechtskonforme Mail-Ablage.
Reto Schaffner
Partner
Informatik
Zürich und
St. Gallen
Gemäss dem Technologie-Forschungsinstitut
Gartner Research
wird die Mailflut innerhalb der
nächsten Jahre um 30 Prozent
ansteigen. Da die meisten E-Mails
geschäftsrelevante Daten enthalten,
sind die Unternehmungen
gefordert, die Verwaltung der
E-Mails zu strukturieren und eine
rechtsgültige Archivierung sicherzustellen.
Der Anteil der geschäftsrelevanten
E-Mails beläuft sich
auf bis zu 75 Prozent. Zwar kosten
die Diskkapazitäten (Festplatten)
heute nicht mehr alle Welt. Dafür
müssen sich E-Mail-Server mit
Themen wie Kapazitätsproblemen
bei der Datensicherung oder hoher
Verwaltungsbedarf befassen. In
einer 100-köpfigen Firma belaufen
sich die Kosten bei 200 Arbeitstagen
jährlich und einem Stundenansatz
von 50 Franken auf 167 000
Franken, wenn jeder Mitarbeitende
pro Tag 10 Minuten für seine
Mail-Organisation verwendet. Der
effektive Aufwand pro Mitarbeitender
und Mailbox wir international
jedoch auf 45 Minuten täglich
geschätzt.
RECHTLICHE AUFBEWAH-
RUNGSPFLICHT FÜR E-MAILS
Alles was vertraglich, steuerrechtlich
und nach Bestimmungen der
kaufmännischen Buchführung relevant
ist, muss aufbewahrt werden.
Für E-Mails gilt die gleiche Aufbewahrungspflicht
wie für Briefe,
Faxe oder andere
Dokumente – in der
Schweiz sind dies im
Normalfall 10 Jahre.
Seit dem 1. Juni 2002
gelten im Handelsrecht
die neuen Bestimmungen
des Obligationenrechts
über
die kaufmännische
Buchführung sowie
die Verordnung über
die Führung und
Aufbewahrung von
Geschäftsbüchern –
GeBüV. Falls die Führung
und Aufbewahrung
der Geschäftsbücher
elektronisch
erfolgt, sind folgende
Grundsätze der
GeBüV einzuhalten:
Allgemeine Sorgfaltspflicht,
Verfügbarkeit, Datenintegrität
(Echtheit), Aufzeichnung der
Zugriffe, Sicherstellen jederzeitiger
Lesbarkeit der Daten, Regelung der
Datenmigration, Trennung von archivierter
und aktueller Information.
SPEZIFISCHE E-MAIL-ARCHI-
VIERUNGS-SOFTWARE
Da es schwierig ist, geschäftsrelevante
von privaten E-Mails zu unterscheiden,
empfiehlt sich eine sofortige
Archivierung beim Eingang der
E-Mails. Ein entsprechender Spamund
Virenfilter separiert zudem
unerwünschte E-Mails. Alle E-Mails,
die nicht umgehend zur Verfügung
stehen müssen, oder E-Mails, welche
älter als 4 bis 5 Monate sind,
werden mit Vorteil auf einen kostengünstigen
Datenträger ausgelagert.
Mit einem Volltextsuche-Modul
können die Mails schnell aufgrund
des Inhalts abgerufen werden.
Werden sämtliche eingehenden
E-Mails archiviert, müssen die
Mitarbeiter in Bezug auf den
Datenschutz entsprechend informiert
werden. All dies lässt sich mit
einer spezifischen E-Mail-Archivierungs-Software
lösen.
Für deren Installierung werden in
der Regel ein bis zwei Tage benötigt.
Je nach Ausgangslage empfiehlt
sich eine konzeptionelle Beratung,
damit organisatorische und systemtechnische
Aspekte behandelt werden
können.
FAZIT
Wer sich für den Einsatz einer
E-Mail-Archivierungs-Softwarelösung
entscheidet, hält die gesetzlichen
Vorschriften und Richtlinien
ein und verhilft seiner Unternehmung
zu einem prozessoptimierten
Ablauf, mit welchem sich
massiv Kosten sparen lassen.