FVA - MERKBLATT

FORSCHUNGSVEREINIGUNG ANTRIEBSTECHNIK E. V.
Lyoner Straße 18, 60528 Frankfurt/ Main
www.fva-net.de
FVA - MERKBLATT
Nr. 0 / 16 / V2 Elektronische Dokumente
1 Zweck
Hinweise zur Erstellung von Dokumenten im Dateiformat
Zukünftig werden FVA-Dokumente direkt aus Dateien
gedruckt, außerdem sollen den FVA-Mitgliedern
Dokumente auch elektronisch zur Verfügung gestellt
werden können. Hierzu ist es erforderlich, dass qualitativ
hochwertige Dateien erstellt werden, die für jedermann
lesbar sind. Da in der Vergangenheit des öfteren
Probleme bei der Konvertierung von Dateien auftraten,
hat die FVA dies zum Anlass genommen, einen
Workshop mit Beteiligung von Forschungsinstituten
durchzuführen. Ziel dieser Veranstaltung war es, den
FVA-Forschungsinstituten ein Hilfsmittel an die Hand zu
geben, mit dem sicher elektronische Dokumente erstellt
werden können. Ergebnis dieses Workshops ist dieses
Merkblatt, welches eine Richtlinie zur Erstellung von
Dateien für FVA-Dokumentationen (Tischvorlagen,
Zwischenberichte, Arbeits- und Infoblätter, Abschlussberichte
und Programmdokumentationen) darstellt.
2 Dateiformate
Aufgrund der Plattformunabhängigkeit, der weiten Verbreitung
und der kostenlosen Verfügbarkeit von Anzeigeund
Druckprogrammen müssen alle Dokumente im so
genannten „Portable Document Format“ PDF vorliegen.
3 Vorgehensweise zur Erstellung von
PDF-Dateien
3.1 Erstellung des Dokuments
3.1.1 Farben
FVA-Dokumentationen werden in der Regel einfarbig,
d.h. in Graustufen, gedruckt. Bereits bei Erstellung der
Dokumente ist darauf zu achten, dass verwendete
Farben auch in Graustufen bzw. in Schwarz-Weiß noch
unterschieden werden können. Farbe kann ein Hilfsmittel
bei der Verarbeitung der Dokumente am Bildschirm sein,
daher ist der Einsatz von Farben prinzipiell zulässig.
Hierbei muss allerdings geprüft werden, ob eine
Erkennbar- bzw. Unterscheidbarkeit in Grau gegeben ist.
In Diagrammen ist eine Verwendung verschiedener
Linientypen anstelle verschiedener Linienfarben
vorzuziehen.
3.1.2 Linien
Die Mindestlinienstärke in Diagrammen, Zeichnungen,
Symbolen usw. ist 0,5 Punkt bzw. 0,25 mm. Hierauf ist
besonders zu achten, wenn eine erzeugte Grafik
anschließend herunterskaliert wird. Haarlinien werden im
Druck nicht einwandfrei dargestellt.
3.1.3 Grafiken, Bilder
Grafiken sollten möglichst in einem Vektorformat
eingebunden werden.
Grafiken und Bilder als Bitmaps sollten mit einer
Auflösung von 300 dpi bei Farbe und Graustufen, 600 dpi
bei Schwarz-Weiß eingebunden sein.
Bitte bei allen Grafiken und Bildern darauf achten, dass
darin enthaltene Schrift ausreichend groß dargestellt
wird. Insbesondere bei Screenshots (digitale Bildschirm-
Fotografien) muss dann dem Bild entsprechend viel Platz
eingeräumt werden.
3.1.4 Schrift
Empfohlen wird prinzipiell der Einsatz von Postscript-
Schriftarten, da hier bei der Umwandlung in PDF kein
Ersetzen der Schrift erfolgt und somit das Risiko von
verschobenen Seitenumbrüchen und sonstigen Schriftersetzungsfehlern
vermindert wird. Ist ein Einsatz von
Postscript-Schriften nicht möglich, sollten Standard-
Schriften wie z.B. „Arial“ bzw. „Times New Roman“ sowie
„Symbol“ für Formelzeichen verwendet werden.
Exotische Schriftarten führen oft zu Umwandlungsproblemen.
3.1.5 Elektronische Verweise (Hyperlinks)
Der Einsatz von elektronischen Verweisen, die in das
PDF–Format übernommen werden können, ist zulässig,
da hierdurch der Komfort bei der Verarbeitung der
Dokumente am Bildschirm erhöht wird. Hierbei muss
allerdings beachtet werden, dass das Dokument auch im
Ausdruck noch voll verwendbar sein muss, d.h. die
Verweise müssen im Klartext lesbar sein.
Beispiel:
Falsch Richtig
Weitere Informationen
finden Sie hier
...finden Sie im Internet
bei der FVA
Weitere Informationen finden
Sie unter 3.1.5
...finden Sie im Internet
unter www.fva-net.de
3.2 Umwandlung in PDF
3.2.1 Umwandlungsprogramme
Es gibt eine Reihe von Programmen zur Umwandlung
von Dateien in das PDF-Format. Meist muss hierbei
zunächst mittels eines Postscript-Druckertreibers eine
Postscript-Datei erzeugt werden. Im Anschluss wird
diese PS-Datei mit einem Konvertierungsprogramm in
das PDF-Format konvertiert. Aufgrund der weiten
Verbreitung wird hier die Vorgehensweise anhand des
Programmpaketes „Acrobat“ der Fa. Adobe beschrieben.
Enthalten ist dort u.a. der „Distiller“ zum Erzeugen von
PDF-Dateien aus Postscript-Dateien sowie der „PDF-
Writer“, ein Druckertreiber zum direkten Erzeugen von
PDF-Dateien.
Aufgrund der schlechten Konvertierungsqualität darf
der „PDF-Writer“ nicht für FVA-Dokumentation
1/4 - Nr.0/16/V2 Stand März 2005 -

eingesetzt werden, allenfalls können hiermit einfache
Texte ohne Bilder erstellt werden. Vielmehr soll auf den
ohnehin im Programmpaket enthaltenen „Distiller“
zurückgegriffen werden. Bei der PDF-Erzeugung aus
Microsoft-Office-Anwendungen kann alternativ der
ebenfalls enthaltene „PDFMaker“, ein Makro zum
direkten Erstellen von PDF aus Microsoft Word und
Microsoft PowerPoint, was bei der Installation von
Acrobat in diese Anwendungen eingebunden wird.
Achtung! Bei Acrobat 4 wird unter MS Excel97 der PDF-
Writer verwendet, hier besser den Distiller anwenden!
Bei Einsatz von alternativen PDF-Generatoren ist
grundsätzlich auf gleichwertige Qualität der
erzeugten PDF-Dateien zu achten.
3.2.2 Vorbereitung bei Adobe Acrobat
3.2.2.1 Druckertreiber
Installieren Sie den „AdobePS Acrobat Distiller“-
Druckertreiber, dieser ist für PDF optimiert, erledigt die
Umwandlung in Postscript automatisch im Hintergrund
und liefert direkt eine PDF-Datei. Bei Installation von
Acrobat wird dieser in der Regel als „Acrobat Distiller“-
Drucker automatisch angelegt (Windows); sie finden
diesen Treiber auch auf der Acrobat-CD.
3.2.2.2 Einstellungen im Acrobat Distiller
Öffnen Sie Acrobat Distiller. Im Menü Voreinstellungen
/Einstellungen sollten grundsätzlich folgende Einstellungen
vorgenommen werden:
Allgemein:
Komprimierung:
Schriften:
Hinweis:
Bei einer Fehlermeldung, dass mache Schriften nicht verwendet
werden konnten, kann das manuelle Hinzufügen der
verwendeten Schriften evtl. Abhilfe schaffen.
Farbe:
Erweitert:
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Diese Einstellungen können als Einstellungsdatei „fvadruck05.joboptions“
bei der FVA per E-Mail angefordert
oder aus dem Downloadbereich der FVA-Internetseiten
heruntergeladen werden unter:
http://www.fva-net.de/download/fva-druck05.joboptions
Die Einstellungsdatei muss in den Ordner
.../Acrobat/Distillr/Settings gespeichert werden.
Sicherheitseinstellungen:
Damit die PDF-Datei für etwaige Änderungen an
Nummern o.ä. noch editierbar bleibt und Mitgliedsfirmen
der FVA Notizen hinterlegen bzw. Zitate entnehmen
können, darf das Dokument mit keinerlei Schreibschutzkennwörtern
versehen werden. Vor Veröffentlichung
wird von der FVA-Geschäftsstelle ein Änderungsschutz
eingefügt.
3.2.3 Vorgehensweise bei Adobe Acrobat Distiller
1. Einstellungen
Darauf achten, dass die Einstellungsdatei „fva-druck05“
im Distiller-Hauptmenü unter „Einstellungen“ ausgewählt
ist (siehe 3.2.2.2). Weitere Einstellungen sind hier nicht
vorzunehmen.
2. Dokument umwandeln
a) Ausdrucken auf „Acrobat Distiller“ Drucker
Im Menü Datei/Drucken der Textverarbeitung bzw. des
Grafik- oder DTP-Programmes in der Druckerauswahl
„Acrobat Distiller“ auswählen. Das Kontrollkästchen
„Ausgabe in Datei umleiten“ nicht ankreuzen. Wird
dieses angekreuzt, ist die weitere Vorgehensweise wie
unter b). Wird es nicht angekreuzt, erfolgt die Ausgabe
einer identisch benannten PDF-Datei im Verzeichnis
.../Acrobat/PDF Output. Die Postscript-Datei wird
temporär im Hintergrund erstellt.
b) Ausdrucken auf andere Postscript-Drucker
Es wird grundsätzlich empfohlen, wenn möglich auf den
„Acrobat Distiller“ Drucker zurückzugreifen. Wenn dieser
nicht eingesetzt werden kann, in der Druckerauswahl
einen alternativen, farbfähigen Postscript-Drucker
auswählen. Das Kontrollkästchen „Ausgabe in Datei
umleiten“ ankreuzen. Im folgenden Dialog kann man
bestimmen, an welchen Ort eine Postscript-Datei
gespeichert wird. Diese muss dann manuell im Distiller
geöffnet werden, die weitere Konvertierung erfolgt
automatisch. Die PDF-Datei wird dann vom Distiller am
gleichen Ort abgelegt, in dem die Postscript-Datei
gespeichert ist.
3.2.4 Vorgehensweise bei Adobe Acrobat PDFMaker
Dieses Makro steht zur Zeit nur für Microsoft Office-
Programme zur Verfügung, siehe auch 3.2.1.
Der große Vorteil hierbei ist, dass das in Microsoft Word
und PowerPoint formatierte Inhaltsverzeichnis sowie
Verweise als solche vom PDFMaker erkannt und in das
PDF als Lesezeichen (Bookmarks) integriert werden.
Das macht das Lesen bzw. schnelle Nachschlagen am
Bildschirm vor allem bei größeren Dokumenten
wesentlich komfortabler, da man mit einem Klick an die
entsprechende Stelle im Dokument gelangt. Dies wurde
zur Anschauung auch bei der PDF-Datei dieses
Merkblatts integriert (drücken Sie im Acrobat Reader F5
zur Anzeige). Außerdem werden vorhandene Hyperlinks
auf Internetseiten übernommen. Grundvoraussetzung für
diese Funktionen ist natürlich eine entsprechende
Formatierung von Überschriften bzw. Textmarken und
Hyperlinks in Word bzw. PowerPoint.
1. Einstellungen
Einstellungen im Distiller sind nicht vorzunehmen.
2. Dokument umwandeln
Öffnen Sie eine Datei und wählen Sie eine der folgenden
Möglichkeiten:
• Wählen Sie “Datei > PDF-Datei erstellen”.
• Klicken Sie auf das Adobe Acrobat-Symbol in der
Symbolleiste von Word.
Klicken Sie im Dialogfeld des PDFMaker auf der
Registerkarte “Allgemein” auf „Standard wiederherstellen“,
wenn Sie zuvor die Einstellungen geändert
haben. Überprüfen Sie dass “Acrobat Distiller verwenden”
und die Option “Drucken mit Distiller-Drucker”
ausgewählt sind, damit PDFMaker die PDF-Datei unter
Verwendung von Acrobat Distiller erstellt. Wählen Sie
unter „Distiller-Einstellungen“ die Einstellungsdatei „fvadruck05“
aus (siehe 3.2.2.2). Wenn Sie Lesezeichen
integrieren möchten, sollten Sie unter der Registrierkarte
„Lesezeichen“ nur „Word-Überschriften“ auswählen, die
Übernahme von Word-Stilen und Dokumentenstruktur
machen den Umgang mit der Datei zu komplex. Unter
„Anzeigeoptionen“ sollten Sie „Unsichtbares Rechteck“
einstellen, ansonsten wird die Darstellung im Reader
durch diese „Verknüpfungskästen“ gestört. Sollten die
Lesezeichen nicht richtig umgesetzt werden, prüfen Sie
zunächst die Formatierung in Word, kontrollieren Sie
dann die Einstellungen im PDFMaker unter
„Lesezeichen“. Wenn Sie keinen Erfolg haben, können
Sie die Verknüpfungen unter „Ausgabe“ deaktivieren.
Starten Sie die Konvertierung mit dem Button „Erstellen“.
Die PDF-Datei wird automatisch im gleichen Verzeichnis
wie die Ursprungsdatei abgelegt.
4 Kontrolle der PDF-Datei
Überprüfen Sie sorgfältig die erzeugte PDF-Datei.
Achten Sie insbesondere auf Formeln, Bilder und
Diagramme sowie Seitenumbrüche.
Wenn Sie den PDFMaker eingesetzt haben:
Kontrollieren Sie das Inhaltsverzeichnis. Kontrollieren
Sie die Verknüpfungen im Text, oft verschieben sich
die Verknüpfungsfenster. Um sie sichtbar zu machen,
klicken Sie in Acrobat auf das Verknüpfungswerkzeug
(kleine Kette) und schieben Sie die Verknüpfungsfenster
über die Verknüpfungen.
Ist alles in Ordnung, schauen Sie sich die Datei
möglichst noch einmal auf einem anderen Rechner an.
Machen Sie einen Ausdruck. Überprüfen Sie auch
diesen sorgfältig.
5 Benennung von Dateien
Die Datei soll nach folgendem Schema benannt werden:
(A)_(B)_(C).PDF
z.B. 241IV_BA_V3.PDF
Erläuterung:
(A) FVA-Nr.:
3-stellig mit Zusatz, z.B.
241 241IV 302Ib 302IuII
oder
T-Nr. wenn noch keine FVA-Nr. vergeben:
4-stellig z.B.
0812 0722
(B) Art der Dokumentes:
TV – Themenvorschlag
AS – Ausschreibung
FA – Forschungsantrag
SB – Sachstandsbericht / Tischvorlage AK
TB – Tagungsbericht
EB – Ergebnisbericht (Protokoll)
AB – Arbeitsblatt
IB – Infoblatt
MB – Merkblatt
PD – Programmdokumentation
FH – Forschungsheft (Abschlussbericht)
LR – Literaturrecherche
ST – Studie
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Wenn sich das Dokument nicht zu den obigen Arten
zuordnen lässt, bitte in einem Wort Dokumentart
ausschreiben, z. B. Anfrage. Dateinamen sollten jedoch
möglichst kurz gehalten werden.
(C) Version, z.B.:
E1, E2 usw. – Entwürfe, haben keinen „entgültigen“
Status, d.h. können noch geändert werden und
sollten nicht ohne entsprechenden Hinweis verteilt
werden.
Dieser Status ist gedacht für Dokumente, welche
von mehreren Stellen noch überarbeitet werden
(können), z.B. im AK / der AG.
V1, V2 usw. – Zur Verteilung freigegebene
Versionen, sind für die Verteilung auch an Personen
ohne Vorkenntnis, z.B. außerhalb des AK / der AG,
geeignet.
6 Übermittlung an die FVA-Geschäftsstelle
Für die Übermittlung von Dateien an die Geschäftsstelle
stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
- Per E-Mail
Nur für kleinere Dateien (bis ca. 5MB) geeignet. Bei sehr
wichtigen bzw. terminkritischen Dokumenten bitte vom
Eingang bei der Geschäftsstelle überzeugen.
- Auf Datenträger per Post
Diskette oder CD-ROM verwenden.
- Per Dateiupload
Auf den FTP-Server der FVA. In diesem Fall die
Geschäftsstelle kontaktieren.
Bei in größerer Auflage zu druckenden Dokumenten
wie z.B. Abschlussberichten, Arbeits- und Infoblättern
sowie Programmdokumentationen ist in
jedem Fall auch der kontrollierte Ausdruck der PDF-
Datei per Post an die Geschäftsstelle zu senden. Bei
Tischvorlagen usw. ist dies nicht erforderlich.
7 Literatur
Baltes-Götz, B. Elektronisches Publizieren im PDF-
Format, Ausarbeitung des Universitäts-Rechenzentrum
Trier, erhältlich unter:
http://www.uni-trier.de/urt/user/baltes/docs/pdf/pdf.pdf
Niepel, L. Empfehlungen zur Erstellung und Übermittlung
von Dokumenten in elektronischer Form, Ausarbeitung
der Technischen Informationsbibliothek Hannover,
erhältlich unter:
http://www.tib.uni-hannover.de/e_bib/edtf/leitbmbf.pdf
Adobe Acrobat 4.0 online Benutzerhandbuch
oder höhere Version.
Adobe PDFMaker 4.0 Benutzerhandbuch
oder höhere Version.
Weitere Information an deutschen Universitäten:
http://elib.suub.unibremen.de/dissertations/doc/tech/pdftips.html
http://www.tu-berlin.de/zrz/software/dokument/genpdf/
http://www.ub.uni-koeln.de/ediss/konvert_pdf.htm
Weitere Tipps und Informationen zu PDF:
http://www.adobe.com/community
http://www.pdfzone.de/
http://www.pdfnews.de/
http://www.prepress.ch/
http://www.planetpdf.com/
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