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E-Mail für Dich! In der Gestaltung der Kommunikation liegt eine wesentliche Herausforderung für Management und innerbetriebliche Ausbildung. Wie eine effektive Kommunikation die Produktivität steigern kann, erfahren Sie von Dr. Ricarda Bortoli und DDr. Helmut Bog Zu den bedeutenden Kommunikations-phänomenen unserer Zeit, aber auch zu den Problemverursachern und Zeitfressern, zählt der meist unstrukturierte Umgang mit Informationen in Organisationen. Beim Thema E- Mail, eine der größten Erfolgsgeschichten der Informationstechnologie, tritt es mittlerweile deutlich zutage: Peter Schütt, IBM Deutschland, spricht in der Zeitschrift Computerwoche (48/2006, S. 34) davon, dass das E-Mail für viele Nutzer die Schaltzentrale ihrer Kommunikation geworden ist, die gleichzeitig ihre Arbeit erstickt. Die Überflutung mit Nachrichten belastet den Arbeitsalltag erheblich, erfordert und bindet Zeit für die Auseinandersetzung mit nicht relevanten Informationen, Zeit, die an anderer Stelle fehlt. Auf E-Mail angewiesen zu sein heißt überdies nicht selten, im Informationschaos zu leben. Eine der Folgen ist, dass die Relevanz mancher Information nicht immer richtig erkannt wird, daraus Fehlleistungen resultieren, die durch ein anderes Kommunikationsverhalten durchaus vermeidbar gewesen wären. Es macht Sinn, kurz innezuhalten, zu überlegen, wie viel Verluste an Arbeitszeit in einer mangelhaften Kommunikationskultur ihre Wurzeln haben könnten. Auch Fehlentscheidungen, zum Beispiel im betriebswirtschaftlichen Bereich, die Gefährdung der Zielerreichung und die Beeinträchtigung der Motivation dürfen nicht außer Acht gelassen werden. Gerade die kritische Auseinandersetzung mit den (vermuteten) Folgen unserer Kommunikationsgewohnheiten sollte uns dazu bewegen, Veränderungsmöglichkeiten zu überlegen – auch wenn eine direkte Messbarkeit der Effektivität ebenso wie der Folgen von Unzulänglichkeiten im Bereich der Kommunikation zumeist sehr schwierig erscheint. Der Soziologe Dirk Baecker spricht in seinem 2003 erschienen Buch „Organisation und » Seite 06 Fotos: istockphoto.com Fotos: istockphoto.com,
Management“ von Arbeit als dem Produkt einer Inszenierung. Dieser Argumentation folgend, ist die Kommunikation ebenso ein Phänomen, das einer entsprechenden Inszenierung bedarf, damit sie effektiv ist. Es müssen „bespielbare Flächen, Angebote und Chancen“ vorhanden sein, argumentiert auch der Soziologe Richard Sennett in seinem Buch „Der flexible Mensch“. Unmittelbar und in fast jeder Organisation lohnenswert erscheint, die E-Mail-Nutzung kri- tisch zu analysieren und den Weg von einer sender- zu einer empfängerorientierten Kommunikation einzuschlagen oder zu verstärken. Das umfasst zunächst einmal die Sensibilisierung hinsichtlich der Verteilung. Wer benötigt die Information und zu welchem Zweck? BILDUNGaktuell 01/2007 Erwarte ich als Absender konkrete Handlungen des Empfängers oder bloß die Kenntnisnahme? Kommt es durch die Kommunikation zu einer Verschiebung von Verantwortlichkeit? Ziel sollte jedenfalls sein, dem Empfänger die Intention des Senders einfach erkennbar zu machen und Handlungserfordernisse klar zu verstehen. Empfängerorientierung bedeutet auch, dass möglicherweise ein und dieselbe Information vom Sender mit spezifischen Zusätzen für den jeweiligen Empfänger aufbe- Die digitale Informationsflut kann den Arbeitsalltag oft erheblich belasten. reitet werden müssen, was letztlich beim Absender mehr Überlegung erfordert. Wenn die Menge an E-Mails, vor allem im innerbetrieblichen Bereich, hoch ist, sollten einige klare, eindeutige Regeln vor allem in der Kultur etabliert werden, denn Dirk Baecker weist schlüs- sig nach, dass ein gemeinsames Verständnis kultureller Regeln erheblich effektiver als formelle Normen wirken. Ebenso ist die Gestaltung von Inhalten, konkret wie Gedanken zu organisieren sind, ein wesentliches Thema der Effektivität der Kommunikation. In diesem Zusammenhang möchten wir auf die Arbeit von Barbara Minto, dem im Jahr 2005 erschienenen Buch „Das Prinzip der Pyramide“ verweisen und neugierig machen: Es lohnt sich, ihre Idee des Pyramidenprinzips aufzugreifen und umzusetzen, ihre „Logik des Schreibens“. Denn, so argumentiert Minto, wenn das Geschriebene unklar ist, dann liegt es sehr wahrscheinlich daran, dass die Anordnung der Ideen im Widerspruch mit der Fähigkeit des Lesers steht, diese zu verarbeiten. Barbara Minto wurde 1963 als erste weibliche Beraterin vom internationalen Beraterunternehmen McKinsey & Company eingestellt und beschäftigt sich seit mehr als vier Jahrzehnten mit den Voraussetzungen für klares Schreiben. Sie argumentiert, dass eine erfolgreiche Vermittlung von Ideen dann passiert, wenn sie in Pyramidenform auf verschiedenen Abstraktionsebenen dargestellt werden. Die wirksamste Methode der Präsentation ist die von oben nach unten. Der Schlüssel zu klarem Schreiben liegt darin, die Ideen in diese Form zu bringen und sie hinsichtlich einiger Regeln zu prüfen, bevor mit dem Schreiben begonnen wird. Die Regeln sind weder komplex noch umfangreich, sie betreffen Gruppierung, Reihenfolge und hierarchische Gliederung in den verschiedenen Ebenen. Erforderlich ist bloß ihre konsequente Anwendung. E-Mail für Dich! Wenn wir insbesondere bedenken, dass wir in einer alternden Erwerbsgesellschaft leben, in der Menschen länger produktiv sein, jedoch gleichzeitig mit einer steigenden kommunikativen Komplexität zurecht kommen sollen, gewinnt der Stellenwert der Weiterbildung und Entwicklung des Kommunikationsverhaltens und der Kommunikationskultur enorm. Dann gilt es auch zu erkennen, dass sich Investitionen in die Entwicklung von Kompetenz und Kultur lohnen und es zweckmäßig ist, auch so alltäglichen Dingen, beispielsweise wie wir Berichte verfassen und E-Mails verwenden, Aufmerksamkeit zukommen zu lassen. BUCHTIPPS Das Prinzip der Pyramide Ideen klar, verständlich und erfolgreich kommunizieren. Barbara Minto, Pearson Studium Verlag, EUR 49,95 Klick! www.pearson-studium.de Organisation und Management Dirk Baecker, Suhrkamp Verlag, EUR 13,40 Klick! www.suhrkamp.de Der flexible Mensch Richard Sennett, Berlin Verlag, EUR 8,90 Klick! www.berlinverlage.de Seite 07
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