4.5 Vereinbarung zur Dienst- und Fachaufsicht - Erzbischöfliches ...

Handbuch des Erzbischöflichen Jugendamtes
Im Jahresgespräch sollte dabei auch die Sicht der Verbandsleitung auf alle angesprochenen
Themen und Fragestellungen breiten Raum haben und die Möglichkeit zur gegenseitigen Rückmeldung
bestehen.
Aufgrund seiner/ihrer „Doppelfunktion“ (Kolleg/in in der Diözesanstelle und Leitungs-/Vorstandsmitglied)
hat der/die hauptamtliche geistliche Leiter/in des Verbandes in diesem Gespräch eine
besondere Rolle: Er/sie verfasst in der Regel ebenfalls einen schriftlichen Bericht (in enger Kooperation
und Übereinstimmung mit dem Kollegen/der Kollegin), ist im Gespräch aber ebenso als
Mitglied der Leitung/des Vorstands anwesend. Für die gewählten hauptamtlichen Verbandsreferent/innen
gilt dies in ähnlicher Form.
Der Bericht hat eine Woche vor dem Gesprächstermin allen Gesprächsteilnehmer/innen schriftlich
vorzuliegen.
Das Jahresgespräch sollte jeweils turnusmäßig in einem bestimmten, günstigen Zeitraum unter
Berücksichtigung relevanter Verbandstermine stattfinden. Wie ein gemeinsamer Termin zustande
kommt, wird für jeden Verband gesondert vereinbart. In der Regel lädt der Jugendamtsleiter nach
Absprache zu dem Gespräch ein; ein mögliches Modell ist jedoch auch, dass er einmal jährlich in
eine Diözesanleitungs-/-vorstandssitzung kommt, an welcher auch der/die Referent/in teilnimmt
und in der es um die beschriebenen Fragestellungen geht.
Die genannten Vereinbarungen zum Zusammenwirken von Dienst- und Fachaufsicht gelten in
der beschriebenen Form auch für die Kolpingjugend; am Jahresgespräch nimmt neben den genannten
Parteien auch die für die Dienstaufsicht zuständige Person des Kolpingwerkes teil.
Weitere Anmerkungen
Das Vorgehen bei einem Stellenbesetzungsverfahren (Stellenausschreibung, Sichtung eingehender
Bewerbungen, Vorstellungsgespräche, Entscheidung etc.) wird im jeweiligen Einzelfall
zwischen dem betroffenen Verband und der JAL (und bei Bedarf dem BDKJ-Diözesanvorstand)
abgesprochen. Hier findet eine enge Zusammenarbeit und Abstimmung unter notwendiger Einbeziehung
des Erzbischöflichen Ordinariates statt; verantwortlich für das gesamte Verfahren ist
der Diözesanjugendpfarrer. Der genaue, modellhafte Ablauf eines Stellenbesetzungsverfahrens
wird in einer gesondert zu erstellenden Checkliste beschrieben.
Stellenbeschreibungen sind regelmäßig bzw. bei Bedarf fortzuschreiben. In dieses Verfahren
sind die Fachaufsicht, die Dienstaufsicht und der BDKJ-Diözesanvorstand einzubeziehen.
Arbeitszeugnisse für hauptberufliche und hauptamtliche Mitarbeiter/innen werden vom Erzbischöflichen
Ordinariat ausgestellt. Eine Vorlage hierfür erstellt die JAL in enger Absprache –
nach Möglichkeit vor dem Hintergrund einer schriftlichen Vorlage – mit der jeweils zuständigen
verbandlichen Fachaufsicht.
Als weiterführende Literatur sei an dieser Stelle empfohlen:
„Personalentwicklung – ein Konzept für die kirchliche Jugendarbeit in Bayern.“ bai-FORUM 10,
Landesstelle für katholische Jugendarbeit in Bayern, München 1995.
4.5 Vereinbarung zur Dienst- und Fachaufsicht über die
hauptberuflichen und hauptamtlichen Referent/innen der BDKJ-Mitgliedsverbände Seite 4 von 5
Stand Oktober 1997
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