4.5 Vereinbarung zur Dienst- und Fachaufsicht - Erzbischöfliches ...

Handbuch des Erzbischöflichen Jugendamtes
Vereinbarung zur Dienst- und Fachaufsicht über die hauptberuflichen
und hauptamtlichen Referent/innen der BDKJ-Mitgliedsverbände
Vorbemerkungen
Dieses Papier stellt eine Vereinbarung dar, die von der Leitung des Erzbischöflichen Jugendamtes,
den Diözesanleitungen bzw. -vorständen der BDKJ-Mitgliedsverbände, den hauptberuflichen/-amtlichen
Referent/innen der Mitgliedsverbände und dem Diözesanvorstand des BDKJ in
der Erzdiözese München und Freising getragen wird.
Es beinhaltet – soweit möglich und sinnvoll – verbindliche Vereinbarungen darüber, in welcher
Form Dienst- und Fachaufsicht wahrgenommen werden sollen und regelt insbesondere das Zusammenspiel
derselben. Außerdem enthält es weitere Vereinbarungen, welche die Hauptberuflichen,
Haupt- und Ehrenamtlichen bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben unterstützen sollen.
Es steht den Beteiligten frei, Vereinbarungen zu treffen, die dieses Papier ergänzen, konkretisieren
oder interpretieren. Diese sind unter Einbeziehung aller Betroffenen zu erstellen und zu dokumentieren.
Dieses Papier kann nicht jeden Sonderfall (z. B. spezielle Anstellungsverhältnisse) regeln. Für
diese sind daher gesonderte Verabredungen zwischen den Betroffenen anzustreben und zu dokumentieren.
Unzufriedenheiten oder Konflikte innerhalb oder zwischen einzelnen dieses Papier betreffenden
Parteien sind unverzüglich, an geeigneter Stelle und offen anzusprechen. Für derartige Fälle, für
die dieses Papier keine Regelungen bereit hält, sind zwischen den Betroffenen gemeinsam für
alle akzeptable Lösungen anzustreben. Notwendigenfalls ist eine Schlichtungsinstanz hinzuzuziehen.
Dienstaufsicht
Die Dienstaufsicht über die hauptberuflichen und hauptamtlichen (=gewählten) Referent/innen
der BDKJ-Mitgliedsverbände sowie die gewählten hauptamtlichen geistlichen Leiter/innen der
BDKJ-Mitgliedsverbände liegt bei der Leitung des Erzbischöflichen Jugendamtes (JAL). Sie wird
im Allgemeinen wahrgenommen vom Diözesanjugendpfarrer. Dies gilt nicht für Referent/innen,
deren Anstellungsträgerschaft bei einer anderen Stelle liegt (Kolpingjugend-Referent/in, KLJB-
Referent/in für Umwelt, DPSG-Behindertenreferent/in).
Die Dienstaufsicht bezieht sich auf alle Angelegenheiten, die das Arbeitsverhältnis (z. B. Fragen
des Dienstrechts, des Anstellungsverhältnisses, der vertraglichen, tariflichen und allgemeinen
dienstlichen Bestimmungen) betreffen und nicht unmittelbar in die unter „Fachaufsicht“ beispielhaft
beschriebenen Belange der Fachaufsicht eingreifen. Zur Dienstaufsicht gehört dabei auch,
Sorge dafür zu tragen, dass die fachaufsichtlichen Fragen rechtlich richtig, zum Wohl der Mitarbeiterin/des
Mitarbeiters wahrgenommen werden.
Über alle Belange der Dienstaufsicht führt der Jugendamtsleiter Gespräche mit jeder einzelnen
Person, die seiner Dienstaufsicht untersteht. Ein solches Gespräch wird bei Bedarf von einer der
beiden Parteien eingefordert und unverzüglich terminiert. Es wird empfohlen, jährlich ein Dienst-
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hauptberuflichen und hauptamtlichen Referent/innen der BDKJ-Mitgliedsverbände Seite 1 von 5
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aufsichtsgespräch zu verabreden. Über diese Gespräche wird nur auf Vereinbarung ein Protokoll
angefertigt; jedoch sind nicht anwesende Personen (z. B. die Fachaufsicht) über Inhalte des Gesprächs,
die für sie relevant sind, zu informieren.
Ist abzusehen, dass die Inhalte des Gesprächs auch für die jeweilige Fachaufsicht von Belang
sein werden, so ist diese zu dem Gespräch einzuladen, es sei denn, eine der beiden Parteien
widerspricht dem ausdrücklich.
Fachaufsicht
Die Fachaufsicht über die hauptberuflichen Referent/innen der BDKJ-Mitgliedsverbände ist der
Diözesanleitung bzw. dem Diözesanvorstand des jeweiligen Mitgliedsverbands von der Jugendamtsleitung
(Kolpingjugend: vom Kolpingwerk) auf Dauer übertragen. Sie wird in der Regel von
einem ehrenamtlichen Vorstandsmitglied wahrgenommen.
Inhalte der Fachaufsicht sind alle Fragen der inhaltlichen Gestaltung der Arbeit wie z. B. Vereinbarungen
über Arbeitsfelder, Arbeitsschwerpunkte, verbandliche Delegationen, Übertragung von
Vollmachten und Zuständigkeiten innerhalb des Verbandes, Teilnahme an Sitzungen und Konferenzen,
Unterstützung und Zuarbeit für Ehrenamtliche etc. Dies beinhaltet ein fachliches Weisungsrecht.
Darüber hinaus muss die Fachaufsicht Urlaubs- und Fortbildungsanträge und Ähnliches (unter
Berücksichtigung dienstlicher Erfordernisse) befürworten, ehe diese der JAL zur Genehmigung
vorgelegt werden. Konkrete Arbeitszeitregelungen werden unter Berücksichtigung der für den/die
Arbeitnehmer/in geltenden Bestimmungen (Dienstordnung und Ähnliches) mit der Fachaufsicht
vereinbart; Arbeitszeitnachweise werden vor der Weiterleitung an die JAL von der Fachaufsicht
unterschrieben.
Die Art und Weise der Wahrnehmung der Fachaufsicht vereinbart die/der jeweilige Verbandsleitung/Verbandsvorstand
einvernehmlich mit den betroffenen Referent/innen und informiert hierüber
die JAL und das zuständige Mitglied des BDKJ-Diözesanvorstandes. Es ist in jedem Fall
eine Vereinbarung über Zuständigkeiten, Ansprechpartner/innen, regelmäßige Gespräche etc. zu
treffen.
Ehrenamtliche, die erstmals Fachaufsicht wahrnehmen, sind zu Beginn ihrer Amtszeit von der
Jugendamtsleitung umfassend in ihre Aufgabe einzuführen. Die JAL kann diese Aufgabe an eine
geeignete Person delegieren.
Die für die Fachaufsicht Zuständigen sind angehalten, sich in diesem Bereich fortzubilden; eine
Übersicht über entsprechende Seminare wird regelmäßig vom BDKJ-Diözesanvorstand erstellt
und verbreitet.
Ein Fachgespräch aller, die Fachaufsicht wahrnehmen, wird jährlich vom BDKJ-
Diözesanvorstand einberufen, vorbereitet und geleitet. An ihm nimmt auch die JAL teil. Das Gespräch
dient dem Erfahrungsaustausch, der internen (gegenseitigen) Qualifikation und der Vereinbarung
von verbesserten Regelungen. Bei Bedarf werden kompetente Fachleute hinzugezogen.
4.5 Vereinbarung zur Dienst- und Fachaufsicht über die
hauptberuflichen und hauptamtlichen Referent/innen der BDKJ-Mitgliedsverbände Seite 2 von 5
Stand Oktober 1997
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Die Fachaufsicht über die gewählten hauptamtlichen geistlichen Leiter/innen * und die gewählten
hauptamtlichen Referent/innen * der BDKJ-Mitgliedsverbände liegt letztverantwortlich beim jeweiligen
Wahl-Gremium. Dieses sollte die Fachaufsicht an eine Person außerhalb der jeweiligen
Diözesanleitung oder an das dafür zuständige Gremium (z. B. Diözesanausschuss) delegieren.
Sollte für derartige Ämter eine konkrete Fachaufsicht nicht eingerichtet sein, so sind Reflexionsgespräche
innerhalb der jeweiligen Verbandsleitung dringend zu empfehlen.
Zusammenwirken von Dienst- und Fachaufsicht
Einmal im Jahr findet für jeden Verband ein gemeinsames Gespräch, das sogenannte Jahresgespräch,
statt. An diesem nehmen teil:
• Diözesanleitung/-vorstand des Verbandes
• geistliche/r Leiter/in des Verbandes
• hauptberufliche/r bzw. hauptamtliche/r Referent/in(nen)
• Jugendamtsleitung, in der Regel vertreten durch den Diözesanjugendpfarrer
Aufgrund einer gemeinsamen Vereinbarung zwischen diesen Parteien kann das für den Verband
zuständige Mitglied des BDKJ-Diözesanvorstands zum Jahresgespräch hinzugezogen werden.
Ziel des Gespräches ist, zu einer möglichst guten Kooperation und zu einer gemeinsamen Abstimmung
von Grundlinien der Arbeit zu kommen; diese dienen der Situation des Verbandes, der
Hauptberuflichen und der Ehrenamtlichen.
Grundlage des Jahresgesprächs ist ein schriftlicher Bericht der hauptberuflichen Referent/innen.
Hierin geht es um
• eine kurze Reflexion des vergangenen Arbeitsjahres mit Blick insbesondere auf die eigene
Arbeitszufriedenheit,
• eine Beschreibung der derzeitigen persönlichen Arbeitssituation und der an der jeweiligen
Diözesanstelle sowie
• eine Darlegung der Arbeitsperspektiven für das kommende Jahr, welche selbstverständlich
mit der Fachaufsicht rückgekoppelt sein sollten.
Darüber hinaus ist es sinnvoll, im schriftlichen Bericht ein Schlaglicht auf die aktuelle Situation
des Verbandes aus Referent/innen-Sicht zu werfen. Zusammenarbeit, die eigene Rolle, Defizite,
Beispielhaftes und Ideen für Verbandsperspektiven können dabei Inhalte sein.
Die offene und ehrliche Beratung der hier dargestellten Themen ist auch wesentlicher Inhalt des
Jahresgesprächs. Darüber hinaus geht es um alle Fragen, die die inhaltliche Arbeit der Referent/innen
in Zusammenhang mit ihren dienst(recht)lichen Auswirkungen, z. B. Umgang mit übermäßigen
Überstunden etc., betreffen. Auch notwendige Veränderungen des Arbeitsfeldes
sowie inhaltliche Fragen des Arbeitszeitnachweises, der Planung der Arbeitszeit oder der beruflichen
Perspektiven der hauptberuflichen Referent/innen sollen hier besprochen und vereinbart
werden.
* Gewählte Hauptamtliche unterliegen streng genommen keiner „Fachaufsicht“, sondern unterstehen dem Wahl-
Gremium. Dennoch ist auch für diese eine Begleitung sinnvoll. Diese Begleitung wird hier ebenfalls mit dem Begriff
„Fachaufsicht“ beschrieben.
4.5 Vereinbarung zur Dienst- und Fachaufsicht über die
hauptberuflichen und hauptamtlichen Referent/innen der BDKJ-Mitgliedsverbände Seite 3 von 5
Stand Oktober 1997
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Im Jahresgespräch sollte dabei auch die Sicht der Verbandsleitung auf alle angesprochenen
Themen und Fragestellungen breiten Raum haben und die Möglichkeit zur gegenseitigen Rückmeldung
bestehen.
Aufgrund seiner/ihrer „Doppelfunktion“ (Kolleg/in in der Diözesanstelle und Leitungs-/Vorstandsmitglied)
hat der/die hauptamtliche geistliche Leiter/in des Verbandes in diesem Gespräch eine
besondere Rolle: Er/sie verfasst in der Regel ebenfalls einen schriftlichen Bericht (in enger Kooperation
und Übereinstimmung mit dem Kollegen/der Kollegin), ist im Gespräch aber ebenso als
Mitglied der Leitung/des Vorstands anwesend. Für die gewählten hauptamtlichen Verbandsreferent/innen
gilt dies in ähnlicher Form.
Der Bericht hat eine Woche vor dem Gesprächstermin allen Gesprächsteilnehmer/innen schriftlich
vorzuliegen.
Das Jahresgespräch sollte jeweils turnusmäßig in einem bestimmten, günstigen Zeitraum unter
Berücksichtigung relevanter Verbandstermine stattfinden. Wie ein gemeinsamer Termin zustande
kommt, wird für jeden Verband gesondert vereinbart. In der Regel lädt der Jugendamtsleiter nach
Absprache zu dem Gespräch ein; ein mögliches Modell ist jedoch auch, dass er einmal jährlich in
eine Diözesanleitungs-/-vorstandssitzung kommt, an welcher auch der/die Referent/in teilnimmt
und in der es um die beschriebenen Fragestellungen geht.
Die genannten Vereinbarungen zum Zusammenwirken von Dienst- und Fachaufsicht gelten in
der beschriebenen Form auch für die Kolpingjugend; am Jahresgespräch nimmt neben den genannten
Parteien auch die für die Dienstaufsicht zuständige Person des Kolpingwerkes teil.
Weitere Anmerkungen
Das Vorgehen bei einem Stellenbesetzungsverfahren (Stellenausschreibung, Sichtung eingehender
Bewerbungen, Vorstellungsgespräche, Entscheidung etc.) wird im jeweiligen Einzelfall
zwischen dem betroffenen Verband und der JAL (und bei Bedarf dem BDKJ-Diözesanvorstand)
abgesprochen. Hier findet eine enge Zusammenarbeit und Abstimmung unter notwendiger Einbeziehung
des Erzbischöflichen Ordinariates statt; verantwortlich für das gesamte Verfahren ist
der Diözesanjugendpfarrer. Der genaue, modellhafte Ablauf eines Stellenbesetzungsverfahrens
wird in einer gesondert zu erstellenden Checkliste beschrieben.
Stellenbeschreibungen sind regelmäßig bzw. bei Bedarf fortzuschreiben. In dieses Verfahren
sind die Fachaufsicht, die Dienstaufsicht und der BDKJ-Diözesanvorstand einzubeziehen.
Arbeitszeugnisse für hauptberufliche und hauptamtliche Mitarbeiter/innen werden vom Erzbischöflichen
Ordinariat ausgestellt. Eine Vorlage hierfür erstellt die JAL in enger Absprache –
nach Möglichkeit vor dem Hintergrund einer schriftlichen Vorlage – mit der jeweils zuständigen
verbandlichen Fachaufsicht.
Als weiterführende Literatur sei an dieser Stelle empfohlen:
„Personalentwicklung – ein Konzept für die kirchliche Jugendarbeit in Bayern.“ bai-FORUM 10,
Landesstelle für katholische Jugendarbeit in Bayern, München 1995.
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hauptberuflichen und hauptamtlichen Referent/innen der BDKJ-Mitgliedsverbände Seite 4 von 5
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Abschließend...
Dieser Vereinbarung haben
• die Diözesankonferenz der Mitgliedsverbände,
• die Leitung des Erzbischöflichen Jugendamtes,
• das Treffen der Verbandsreferent/innen
• der BDKJ-Diözesanvorstand
in der Erzdiözese München und Freising im Oktober 1997 zugestimmt.
Die Vereinbarung findet erstmals Anwendung in der „Jugendarbeitssaison 97/98“, wird von der
JAL mit Nachdruck verfolgt und in den zuständigen Gremien im Sommer 1998 erstmals ausgewertet.
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hauptberuflichen und hauptamtlichen Referent/innen der BDKJ-Mitgliedsverbände Seite 5 von 5
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