Tabellenkalkulation mit EXCEL

Tabellenkalkulation mit EXCEL
WS 02/03
Eine Excel-Tabelle stellt ein elektronisches Kalkulationsblatt dar, auf dem Sie Texte, Zahlen
und Formeln eingeben können.
Aufbau :
Tabellenartig in Zeilen und Spalten gegliedert
Version Excel 2000: Zeilen von 1 bis ...65636, Spalten von A bis ..IV
Die Zelle C7 bezeichnet das Feld 3. Spalte und 7. Zeile
Eigenschaften
In eine Tabelle können Daten unterschiedlicher Art eingegeben werden.
Mit diesen Daten kann relativ einfach gerechnet werden.
Mit Hilfe der Maus läßt sich Zeigen, Klicken, Doppelklicken, Verschieben, Kopieren und
noch viel mehr erledigen.
So läßt sich mit der Maus das ganze Tabellenblatt, eine Zeile, eine Spalte oder einzelne Zellen
markieren.
Nach dem Start erhalten Sie je nach Version etwa folgendes Bild:
Hilfe erhalten Sie mit F1 bzw. durch Klicken auf das „?“.
Daten eingeben und überschreiben
Setzen Sie den Cursor in die Zelle und schreiben Sie das einzugebende Datum (die Zahl oder
den Text). Die Return-Taste schließt die Eingabe ab.
Daten ändern
Klicken Sie doppelt auf die entsprechende Zelle. Es existiert ein Einfügemodus und ein
Überschreibmodus. (Standard: Einfügemodus, umschalten mit Einfg-Taste)
Navigieren
Cursortasten gemäß Pfeilrichtung für die nächste Zelle
STRG + Cursortasten gemäß Pfeilrichtung zum Rand des Tabellenblocks
Besonderheiten bei der Eingabe
Werden ausschließlich Ziffern eingetragen, wird das von Excel als Zahl interpretiert. Für
negative Zahlen müssen Sie – vor die Zahl setzen. Zahlen werden rechtsbündig in die Zelle
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plaziert, Text linksbündig. Sehr große Zahlen werden in der Exponentialschreibweise
dargestellt. Kommazahlen benötigen ein Komma, also keinen Dezimalpunkt. Wird ein Punkt
eingegeben, versucht Excel den Wert als Datum zu interpretieren. Ist das nicht möglich, wird
der eingegebene Wert als Text interpretiert. Soll eine Zahl als Text eingegeben werden, muß
sie in „“ gesetzt werden.
Zellinhalte löschen
Erfolgt durch Markieren des Zellinhalts und anschließendes Drücken auf die entf-Taste.
Zellen entfernen
Die Zellen werden hierbei von rechts oder von unten aufgerückt.
Erfolgt durch Markieren und Klicken mit der rechten Maustaste in den markierten Bereich.
Danach müssen Sie den Kontextmenüpunkt Zellen löschen aktivieren.
Analog lassen sich Spalten und Zeilen entfernen.
Spalten, Zeilen und Zellen einfügen
Die Zeilenhöhe wird automatisch der größten Schrift angepaßt, die Spaltenbreite läßt sich
mittels Maus beeinflussen.
Mittels Maus lassen sich auch Spalten und Zeilen ausblenden.
Einfügen
EINFÜGEN - SPALTEN
EINFÜGEN - ZEILEN
EINFÜGEN - ZELLEN (hier wird nachgefragt, ob die Zellen nach unten oder oben
verschoben werden sollen).
Einfache Formeln
Formeln werden direkt in eine Zelle eingetragen, in der der Ergebniswert erscheinen soll.
Kennzeichen einer Formel ist = am Anfang der Formel.
Bsp.: =(B2+B3)*B4.
Nach jeder Änderung der Werte in den einzelnen Zellen wird die Formel neu berechnet
Bestandteile einer einfachen Formel sind
+ Addition
- Subtraktion
* Multiplikation
/ Division
^ Potenz
% Prozent
Es gelten die üblichen mathematischen Regeln (Punkt- vor Strichrechnung). Mittels
Klammerung läßt sich die Reihenfolge verändern.
Summenfunktion
=SUMME(B5:B20)
Die Summe der Zellinhalte von B5 bis B20 wird bestimmt.
Mittels Prozentsymbol wird das Ergebnis mit 100 multipliziert und das Prozentsymbol
ausgegeben, z.B. =B5/B22 gibt den Inhalt von Feld B5 als prozentualen Anteil von B22 aus.
Ähnlich wie in Word lassen sich Dateien (hier die Arbeitsmappen) schließen und speichern
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Zellen kopieren, verschieben, ausfüllen
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Verschieben: Zellbereich markieren, mit der Maus auf die Umrandung zeigen und zur neuen
Stelle ziehen
Kopieren: wie verschieben, aber Strg-Taste gedrückt halten.
Verschieben ohne Lücken und ohne Zellen zu überschreiben: wie verschieben, aber Hoch-
Taste gedrückt halten
Bem.: Es läßt sich auch über die Zwischenablage ausschneiden, kopieren, einfügen.
Ein Wert läßt sich in mehrere Zellen gleichzeitig kopieren, indem man den Zielbereich
markiert: Wert eingeben, mit STRG+Return abschließen. Damit steht der Wert in allen
markierten Zellen.
Ausfüllen von Zellen
Am Anfasser ziehen
Aufzählungsarten:
- Zahlenaufzählung
- Datum und Uhrzeit
- Textaufzählung
- Tage und Monate
- Individuell erstellte Aufzählungslisten lassen sich über den Menüpunkt EXTRAS
OPTIONEN erzeugen. Zur Erzeugung einer Aufzählung genügt es, den ersten Eintrag als
Anfangswert in das Tabellenblatt einzugeben und, wie oben beschrieben, die Ausfüllfunktion
anzuwenden.
Besonderheiten von Formeln
Wird eine Zelle kopiert, die eine Formel enthält, so werden die Formel und die relativen
Bezüge der Formel an die neue Stelle kopiert. (Hierbei wird mit relativen Koordinaten
gearbeitet.) Das Ausfüllen von Formeln erfolgt aufgrund relativer Koordinaten. Beim
Verschieben von Formeln werden absolute Koordinaten verwendet.
Formatierung
Eine gute Formatierung verbessert die Lesbarkeit eines jeden Dokuments und ist deshalb
mehr als "schöngeistiges Getue".
Zellformatierung erfolgt über Format Zellen.
Schriftarten und Schriftgröße (Schriftgrad) sowie die Ausrichtung von Zellinhalten (rechts,
links, zentriert) sowie Einrückungen lassen sich analog Word benutzen.
Zusätzlich lassen sich Zellinhalte über FORMATZELLENAUSRICHTUNG drehen.
Verbinden von mehreren Zellen zu einer Zelle erfolgt durch das Verbinden - Symbol oder
durch FORMATZELLENAUSRICHTUNGZELLEN VERBINDEN (Häckchen
machen)
Die Verbindung zurücknehmen erfolgt nur durch FORMATZELLEN
AUSRICHTUNGbei ZELLEN VERBINDEN Häckchen zurücknehmen.
Zur Formatierung können Sie zusätzlich Rahmen und Hintergründe wählen.
Für die Zahlenformatierung existiert eine große Palette.
Formate lassen sich mit dem Pinsel kopieren.
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Spalten lassen sich wahlweise einzeln aufsteigend oder absteigend sortieren. Oft benötigen
Sie eine Sortierung der ganzen Tabelle oder eines Bereiches nach einem oder mehreren
Sortierschlüsseln. DATEN SORTIERUNG liefert das passende Menü zur Sortierauswahl.
Bem.: Die ursprüngliche Reihenfolge läßt sich nur wiederherstellen, wenn Sie vor der
Sortierung eine zusätzliche Spalte eingefügt haben, die als Sortierkriterium gelten kann, z.B.
eine fortlaufende Nummer.
Gültigkeitsregeln für die Dateneingabe
Um Fehleingaben in eine Tabelle zu vermeiden, kann es sinnvoll sein, die
Eingabemöglichkeiten zu beschränken. Bspw. möchten sie festlegen, daß in einer Zelle Rabatt
nur Werte zwischen 0% und 50% gültig sind.
Markieren Sie dazu die Zelle und rufen den Menüpunkt DATENGÜLTIGKEIT auf. Im
Register EINSTELLUNGEN können Sie den Datentyp und den Wertebereich festlegen. Im
Register EINGABEMELDUNG lassen sich Hinweise für die Benutzenden eingeben. Das
Register FEHLERMELDUNG dient zum Festlegen, welche Meldung ausgegeben wird, wenn
die Gültigkeitsregel nicht erfüllt ist. Bestehende Daten einer Tabelle lassen sich auf
Gültigkeitsregeln überprüfen, indem Sie
EXTRAS DETEKTIVDETEKTIVSYMBOLLEISTE
wählen und auf das Symbol UNGÜLTIGE DATEN MARKIEREN klicken. Alle Zellen, die
die Regeln nicht erfüllen, werden rot markiert. Diese Markierung läßt sich durch
DETEKTIVGÜLTIGKEITSKREISE LÖSCHEN wieder löschen. So lassen sich Tabellen,
die bereits Daten enthalten, mit Gültigkeitsregeln ausstatten und nachträglich auf dren
Einhaltung überprüfen.
Formeln und Funktionen
Bestandteile einer Formel:
=, Operatoren, Konstanten, Funktionen, Klammern
Zellbezüge
B3: beide Teile werden beim Kopieren angepaßt
$B$3 beim Kopieren wird nichts verändert
B$3 absolute Zeilenadresse, beim Kopieren wird nur der Spaltenbuchstabe angepaßt
$B3 absolute Spaltenadresse, beim Kopieren wird nur die Zeilennummer angepaßt
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Funktionen stellen in Excel spezielle vorgefertigte Formeln dar. Sie können ineinander
verschachtelt werden.
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Fehlermeldungen in einer Formel
#BEZUG! Zellbezüge überprüfen, die sich evtl. durch Löschen geändert haben.
Der Fehler kann beim falschen Kombinieren von Daten über mehrere
Tabellenblätter entstehen.
#DIV/!0 Division durch 0 Zellbezüge (z.B. mit Detektiv überprüfen)
#NAME? Name von Zellen oder Zellbereichen wurde falsch geschrieben oder existiert
nicht
#NULL! Die Zellbezüge konnten nicht gefunden werden. Schreibweise der Argumente
auf Korrektheit überprüfen.
#WERT! Der Datentyp eines Arguments stimmt nicht mit der erforderlichen Syntax
überein.
#ZAHL! Argumente liegen nicht in den korrekten Zahlbereichen.
#NV Die Formeln enthalten evtl. Bezüge auf leere Zellen. Vorgänger- und
Nachfolgerzellen m.H. des Detektivs überprüfen.
Bem: Lange Formeln lassen sich mittels ALT Return umbrechen.
Bessere Übersicht mit Namen
Häufig liefert eine Formel wie A1*D3*F4+D4/G2*F8 kaum noch einen Rückschluß darauf,
was eigentlich berechnet wird. Zur Erhöhung der Übersichtlichkeit lassen sich Zellen und
Zellbereiche mit Namen versehen.
Mittels EINFÜGENNAMENDEFINIEREN können Sie Namen löschen, neue Namen
erstellen und den Geltungsbereich ändern.
Dokumente verwalten
Zusammenhängende Tabellenblätter (Tabelle1, Tabelle2, ...) lassen sich in einer
Arbeitsmappe speichern.
Einzelne Arbeitsmappen (Mappe1, Mappe2, ...) lassen sich in einem Ordner speichern.
Mehrere Ordner können in einem übergeordneten Ordner zusammengefaßt werden.
Direkt auf der Bildschirmfläche läßt sich eine Verknüpfung erstellen, indem im Explorer mit
der Maus auf die Datei oder den Ordner bei gleichzeitigem Drücken von Strg Umschalt-Taste
geklickt wird und der Ordner oder die Datei auf eine freie Fläche auf dem BS gezogen wird.
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Nur Strg-Taste drücken liefert Kopie. Keine der beiden Tasten verschiebt die Datei oder den
Ordner.
Soll von einer Datei eine Sicherungskopie erstellt werden, lohnt sich: SPEICHERN
UNTEREXTRASALLGEMEINE OPTIONENSICHERUNGSDATEI ERSTELLEN
zu aktivieren.
Tabellen und Zellen schützen
Es existieren die Schutzarten Zellenschutz (Tabelleninhalte können vor versehentlichen
Änderungen geschützt werden) und Zugriffsschutz (Arbeitsmappen, die wichtige Daten
enthalten, können durch ein Kennwort geschützt werden. Der Zellenschutz besteht aus zwei
Teilen: Globalschutz und Zellsperrung. Der Globalschutz legt fest, ob auf gesperrte Felder
geachtet wird. Er wird global für das Tabellenblatt oder die gesamte Arbeitsmappe aktiviert
und die aktuelle Einstellung wird zusammen mit der Tabelle gespeichert. Die Zellsperrung
legt fest, ob der Zellinhalt bei eingeschaltetem Globalschutz verändert werden darf.
Vorgehen zum Zellenschutz
Markieren der Zellen, die nach Einschalten des Globalschutzes verändert werden dürfen.
Menüpunkt FORMATZELLENSCHUTZ. Hier Kontrollfeld gesperrt ausschalten. Damit
werden die markierten Zellen nicht gesperrt. Bem.: Durch Einschalten von Formel ausblenden
läßt sich hier die Anzeige von Formeln verhindern. Mit OK bestätigen und Globalschutz
einschalten. Dazu EXTRASSCHUTZBLATT wählen, evtl. Kennwort eingeben und mit
OK bestätigen. Danach sollte die Arbeitsmappe gespeichert werden, um alle Änderungen zu
sichern. Nach Einschalten des Globalschutzes läßt sich mit der Tab-Taste schnell von nicht
geschützter zu nicht geschützter Zelle springen. (Umschalt –Tab dient zum rückwärts
springen).
Vorgehen zum Zugriffsschutz
Zu schützende Arbeitsmappe öffnen
DATEI SPEICHERN UNTEREXTRAALLGEMEINE OPTIONEN gewünschte
Schutzart eingeben OK. Danach wie gewohnt speichern. Entfernen bzw. Ändern von
Kennwörtern erfolgt analog Erzeugen des Kennwortes. Die **** müssen lediglich gelöscht
bzw. neue Kennwörter eingetragen werden.
Arbeitsmappen
Standardmäßig existieren drei Tabellenblätter (erweiterbar auf 255) in einer Arbeitsmappe.
Die Tabellenblätter lassen sich umbenennen, indem auf den Namen doppelt geklickt wird.
Mehrere Tabellenblätter markieren, um Formatierungen auf allen Blättern wirksam werden zu
lassen. Der Gruppenmodus wird deaktiviert, indem ein Tabellenblatt, das nicht zur Gruppe
gehört, markiert wird. Alternativ: Kontextmenü: Gruppierung aufheben.
Manchmal hat man eine Vielzahl von Tabellenblättern, von denen nur eine gewissen Anzahl
ständig zu sehen sein soll, auf die anderen Tabellenblätter sollen aber alle Formatierungen
wirken. Für diesen Zweck lassen sich Tabellenblätter ausblenden.
FORMATBLATTAUSBLENDEN. Wieder Einblenden erfolgt mit
FORMATBLATTEINBLENDEN.
Mit FENSTERNEUES FENSTER und FENSTERANORDNEN erhält man eine Kopie
der Arbeitsmappe in einem neuen Fenster. Die Fenster lassen sich horizontal und vertikal
anordnen. Dann kann man auf verschiedene Tabellenblätter klicken und somit sind mehrere
Tabellenblätter gemeinsam auf dem BS zu sehen.
Zellbezüge auf anderen Blättern
durch Zeigen auf das andere Blatt oder
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Tabellenblattname!Zellbezug
Bsp.: =SUMME(Oldenburg!B4; Rastede!B4; Wilhelmshaven!B4), wenn die Tabellenblätter
Oldenburg, Rastede und Wilhelmshaven heißen.
Daten importieren und verknüpfen
Möglichkeiten:
Daten über die Zwischenablage kopieren
Fremdformate einlesen
Daten verknüpfen (das ist Verweis auf Zellinhalte einer anderen Arbeitsmappe)
Verknüpfung erzeugen
Zu verknüpfende Tabellen öffnen
FENSTERNEUES FENSTER wählen. Mit FENSTERANORDNEN die Arbeitsmappen-
Fenster nebeneinander uoder untereinander anordnen.
Setzen Sie den Cursor in der Zieltabelle auf die Zelle, in der auf eine Zelle in der Quelltabelle
verwiesen werden soll.
Formeleingabe wie gewohnt mit = beginnen
Auf die Quelltabelle und anschließend auf die Zelle der Quelltabelle klicken, auf die
verwiesen werden soll. Standardmäßig werden absolute Zellbezüge für die Verknüpfung
genutzt. (Mit F4 kann man das umschalten).
Syntax: ='Laufwerk:\Pfad\[Dateiname]Tabellenblatt'!Zellbezug
Bsp.: 'C:\arbeit\EX97\[hausaufg1.xls]Umsätze'!$B$9
Angabe von Laufwerk und Pfad nur notwendig, wenn sich Quell -und Zieldatei in diesen
Angaben unterscheiden.
Verknüpfte Quelldateien lassen sich durch BEARBEITEN VERKNÜPFUNGEN
bearbeiten.
Verknüpfungen lösen: Zellen mit der Verknüpfungsformel in der Zieltabelle markieren
BEARBEITENKOPIEREN aufrufen
BEARBEITENINHALTE EINFÜGEN aufrufen.
Im geöffneten Dialogfenster die Option Werte wählen und mit ESC bestätigen
Kopie in Wordtabelle einfügen, sollte leicht sein (in Word INHALTE EINFÜGEN)
Nützliches für große Tabellen
Schnelles Bewegen und Markieren mit der Maus
Mittels BEARBEITENGEHE ZU, danach Namen oder Bezug eingeben. Der Cursor springt
direkt zum gewünschten Zellbezug bzw. zum Bereich. Der Name läßt sich auch durch
Anklicken wählen (links in der Kopfleiste).
Mit BEARBEITENSUCHEN lassen sich Zellinhalte suchen und gegebenenfalls ersetzen.
Tabellen lassen sich in Ausschnitte teilen, indem oberhalb der Bildlaufleiste bzw, rechts von
der Bildlaufleiste mit der Maus nach unten bzw. links gezogen wird. Damit lassen sich
verschiedene Abschnitte der Tabelle auf dem Monitor sehen.
Um eine Überschrift (oder Seitenschrift) immer sichtbar zu behalten, kann man FENSTER
FIXIEREN aufrufen.
I.a. werden Formeln sofort wieder neu berechnet, wenn sich Datenwerte geändert haben. Bei
großen Tabellen kann das sehr lange dauern. Ausweg: Manuelle Berechnung, also
Ausschalten der automatischen Berechnung. Das erfolgt durch EXTRASOPTIONEN und
dort Register BERECHNEN.
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Diagramme
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Visualisierung von Funktionen: Argumente in eine Spalte, rechts vom ersten Argument
Formel schreiben, Formel kopieren, Diagramm aufrufen, Auswahl Punktediagramm, dort
Ausgleichskurven.
Balkendiagramme Überschriften und Rubriken bei der Auswahl der Daten nicht vergessen,
überlegen, was miteinander verglichen werden soll. Werte sind entweder in Zeilen oder in
Spalten, das andere ist die Rubrikenachse (=x-Achse). Nachträglich formatieren mittels
Menüpunkt Diagramm und Unterpunkte Diagrammtyp, Diagrammquelle, Diagrammoptionen.
Werte gibt man wie folgt ein:
=Tabelle1!$D$3:$D$5
Bei Rubrikenachsenbeschriftung ex. mehrere Möglichkeiten: ={"C3"."C4"."C5"}
=Tabelle1!$C$3:$C$5
Die Verwendung eines Oberflächendiagramms empfiehlt sich, wenn die optimale
Kombination zweier Datensätze gefunden werden soll. Ähnlich wie bei topografischen
Landkarten kennzeichnen die verschiedenen Farben und Muster Bereiche, die denselben Wert
aufweisen. In dem Beispieldiagramm der Hilfestellung werden die verschiedenen
Kombinationen von Temperatur und Zeit angezeigt, die dieselbe Zugfestigkeit ergeben.
Rechnen mit Datum und Uhrzeit
Berechnungen von Zeiträumen, Fristen und Zeitpunkten sind zentrale Elemente von
Lohnabrechnungen, Mahnbescheiden und vielen anderen Geschäftsvorgängen. Um mit
Zeitangaben rechnen zu können, wandelt diese Excel intern in serielle Zahlen um.
Datumsangaben werden intern als ganze Zahlen, Uhrzeitangaben als Dezimalzahlen
gespeichert.
Datumseingaben: Alle Eingaben mit zwei Punkten ab 1.1.1900 werden als Datumseingaben
interpretiert. Statt . kann / oder – verwendet werden. Zweistellige Jahresangaben für die Jahr
1930 bis 2029 werden richtig interpretiert. Alle anderen Jahresangaben müssen vierstellig
sein.
Bsp.: 2 Okt 03
2 Oktober 03
02.10.03
Uhrzeitangaben: Stunden, Minuten, Sekunden sind jeweils mit einem Doppelpunkt zu
trennen. Wird am oder a bzw. pm oder p nach der Zeit (Trennzeichen ist ein Leerzeichen)
angegeben, zeigt Excel die amerikanische Schreibweise.
Bsp.: 12:00
9 PM
9 p
Kombinierte Datums- und Uhrzeitangaben werden durch Leerzeichen getrennt.
Um das aktuelle Datum einzugeben strg und . eingeben.
Um aktuelle Uhrzeit einzugeben strg und umschalt und . eingeben
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Rechnen mit Datum und Uhrzeit
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Das Ergebnis muß evtl. noch in das passende Format konvertiert werden
Formel (oder zeigen) Bsp Ergebnis
Zeitpunkt ermitteln =“Datum“+zahl+“Zeit“ =“14.6.01“+5+“7:30“ 19.06.2001 07:30
=“Datum“-zahl-“Zeit =“14.6.01“-20-“8:00 24.05.2001 16:30
Zeitraum berechnen =“Datum“- “Datum“ =“14.6.01“- “9.6.01“ 5
Bedingungen
In vielen Fällen hängt das Ergebnis einer Berechnung von bestimmten Faktoren ab. Man
kann die Ausführung einer Formel von einer Bedingung abhängig machen. Je nachdem ob
eine Bedingung wahr oder falsch ist, wird die Formel ausgeführt oder nicht ausgeführt oder es
wird eine alternative Formel ausgeführt.
Z.B. wenn Umsatz< 300.000 dann 4% des Umsatzes
sonst 8% des Umsatzes
Lsg als Formel:
=Wenn(B4=0;“Gewinn“;“Verlust“)
=Wenn(B1;B1*3/17;“Wert fehlt“)
verschachtelte Wenn-Funktion:
Wenn kleiner 50 dann keine Provision
sonst Wenn kleiner 200 dann 6% des Umsatzes
sonst 10% des Umsatzes
=Wenn(B4