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W H I T E P A P E R 2 0 1 3 „ N E X T G E N E R A T I O N F L E E T M A N A G E M E N T “ FALLBEISPIEL: FLOTTENMANAGEMENT IN EINEM UNTERNEHMEN DER REINIGUNGS- UND HYGIENEBRANCHE Die Zusammenstellung der Ergebnisse des Einsatzes eines Flottenmanagement-Systems durch ein Lieferund Service-Unternehmen der Reinigungs- und Hygienebranche zeigt ein im Verhältnis zum notwendigen Investment beeindruckendes Ergebnis. Eingesetzt wurden ein Flottenmanagement-System mit Echtzeit-Tracking und Erfassung der beziehungsweise Einflussnahme auf die Parameter Fahrverhalten, Lieferdauer, Kraftstoffverbrauch, Fahr- Effizienz (Kilometer je Liter Kraftstoff), Wegstreckenlängen und Geschwindigkeit. Über diese Verbesserungen und Einsparungen hinaus konnte bereits im ersten Jahr des Einsatzes des Flottenmanagement-Systems eine Senkung der Kfz- Versicherungsprämien um rund 62.000 Euro für die Gesamtflotte aus Lkw und Pkw erreicht werden. Ausgangslage Unternehmen Reinigungs- und Hygienebranche Kunden Gastronomie, Beherbergung, Sport- und Freizeitmärkte Belieferungen / Tag 1.000 Investment Ausgestattete LKW Anzahl 61 Fleet-Management-System € / Stück 925 € Gesamthardwarekosten 61 LKW 56.500 € Abschreibung / Jahr 5.650 € FMS-Gebühren (61 LKW, 12 Monate) 9.800 € Gesamtkosten p.a. 15.450 € Ergebnisse p.a. Veränderung A – Kennzahlenverbesserung CO 2 -Emissionen / Jahr (Hochrechnung) -28 % B – Imponderabilien Anzahl Beinaheunfälle Auftragsdisposition Antwort-, Reaktionszeiten verringert verbessert verbessert C – Kosteneinsparungen Kraftstoffkosten 274.000 € Wartungskosten 61.500 € Gesamtersparnis p.a. 335.500 € Abbildung 14: Flottenmanagement in einem Unternehmen der Reinigungs- und Hygienebranche Quelle: TomTom Business Solutions, 2013 (gerundete Werte) 28
W H I T E P A P E R 2 0 1 3 „ N E X T G E N E R A T I O N F L E E T M A N A G E M E N T “ Die Management-Dimension bei Auswahl und Einführung von Flottenmanagement-Systemen Die Einführung und Etablierung eines Flottenmanagement-Systems der nächsten Generation in einem Unternehmen beschränken sich nicht nur auf die Auswahl einer geeigneten Technologie. Es sind die Arbeitsabläufe im Unternehmen betroffen, die schließlich durch die Einführung der neuen Systeme verbessert und gestrafft werden sollen, und nicht zuletzt die Mitarbeiter, die die neuen Systeme akzeptieren und effizient nutzen sollen. VORBEREITUNG: FRÜHZEITIGE EINBEZIEHUNG DER FUNKTIONSVERANTWORTLICHEN Der Einsatz eines Flottenmanagement-Systems im Unternehmen ist nicht alleine durch das Fuhrparkmanagement oder die Geschäftsleitung zu bewerkstelligen, wenn sie langfristig Erfolg haben soll. Von der betrieblichen Seite sind Logistiker und Disponenten einzubinden, um die reibungslose Anbindung und das Zusammenspiel mit den branchenspezifischen, im Hause benutzten Software-Paketen sicherzustellen. Auch Controlling und Finanzbuchhaltung sind einzubeziehen, um die reibungslose Durchleitung der gesammelten und ausgewerteten Daten in die kaufmännischen Systeme des Unternehmens (ERP-Systeme) zu gewährleisten. Einbezogen wird darüber hinaus sinnvollerweise der Betriebsrat, um eine frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter in einem sensiblen Themenfeld zu gewährleisten. In der Tat sind einige der benötigten Informationen über die Fahrzeugflotte (und Fahrverhalten der Fahrer) von sensiblem Charakter. Dies ist definitiv ein Thema zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmern, das sich allerdings durch Vereinbarung von Datenschutz und durch eine sorgfältige Definition der Zugangsberechtigungen zu den Daten einvernehmlich regeln lässt. Hiermit können sensible Daten geschützt werden. Darüber hinaus unterstützen technische Lösungen, wie der ‚Privatmodus‘, der im Gegensatz zum ‚Geschäftsmodus‘, die Fahrzeugposition verbirgt, Datensicherheit und Privatsphäre. Zudem ist frühzeitig der Rat der unternehmenseigenen IT einzuholen, um grundsätzlich zu entscheiden, welche Teile und Services einer Flottenmanagement-Lösung (Hardware, Software, Betrieb, Cloud Services) durch das eigene Unternehmen oder durch Fremdanbieter in Teilen oder komplett erbracht werden sollen und wie die Daten in andere Systeme einzubinden sind. UNTERNEHMENSSPEZIFISCHE ANFORDERUNGEN AN EIN FLOTTENMANAGEMENT-SYSTEM Im Prinzip sind vor der Einführung einer Flottenmanagement-Lösung Pflichten- und Lastenhefte wie bei jeder gängigen Software-Applikation zu erstellen. Bei der Einführung ist besonderes Augenmerk zu legen auf die Anbindung des Flottenmanagement- Systems einerseits an die verwendete branchenspezifische Software im Unternehmen, und andererseits auf die eingesetzten Ressourcenplanungssysteme. Nur so kann der volle Nutzen einer durchgängigen 29
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