Einfluss medienvermittelter Projektkommunikation auf den Erfolg ...

Einfluss medienvermittelter Projektkommunikation
auf den Erfolg von Projektteams
eine wissenschaftstheoretische Untersuchung zur Aufgaben- /
Medienpassung in Projekten
Dipl.-Medienwirt (FH) Andreas Carjell, Phone: +49 3683.688-4219, E-Mail: a.carjell@fh-sm.de,
FH Schmalkalden, Fakultät Informatik, Postfach 10 04 52, 98564 Schmalkalden
Zusammenfassung
Kommunikation ist fester Bestandteil jeder Projektbearbeitung. Die Medienwahl wird dabei jedoch
in der Praxis oft den vorliegenden Rahmenbedingungen überlassen und der erfolgswirksame Beitrag
des Kommunikationsmediums nicht differenziert betrachtet. Die vorliegende Untersuchung
wendet mittels systemtheoretischer Grundlagen und psychologischer Erkenntnisse der Organisationsforschung
existierende Modelle der Medienpassung auf die spezielle Situation in Projektteams
an. Es werden Hypothesen aufgestellt und mittels des anerkannten DN-Modells validiert. Im Anschluss
folgen erste Implikationen für Praxis und Forschung
Keywords: Projektmanagement, verteilte Teams, Medienpassung, Kommunikation, Projektpsychologie,
Organisationsforschung, Systemtheorie
1 Einleitung
Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit, Kooperation und Konfliktbewältigung innerhalb
von Teams ist gute Kommunikation unerlässlich. In Projekten kann dabei vereinfacht
der wirksame Austausch von Informationen zwischen den Projektbeteiligten
bzw. den relevanten Projektumfeldgruppen verstanden werden [1, 2]. Die Bedeutung
des Faktors Kommunikation für den Erfolg von Projekten sowie Projektmanagern
ist vielfach belegt [3 - 6]. Die Herleitungen, Empfehlungen oder Schlussfolgerungen
der Autoren zur Wahrung hochwertiger Kommunikation ähneln sich dabei
vielfach. Zumeist wird eine auf Basis klassischer Kommunikationsmodelle1 entwickelte
Forderung nach „nützlicher“ also aufgabenangemessener, „klarer“ und „zeitgerechter“
Kommunikation erhoben [2].2
In der Projektrealität überlagern allerdings eine Reihe von nicht sachlich zu begründen
Faktoren die optimale Entscheidung für eine angemessene Kommunikationsform.
Die nachfolgende Untersuchung trägt dazu bei, diese Diskrepanz zwischen
praktizierter Projektrealität und wissenschaftlichem Idealbild der Kommunikation in
Teams zu reduzieren. Ziel ist es, Projektmanagern und -teams nicht nur theoretisch
fundierte Empfehlungen zu geben, sondern die Kommunikationsplanung und bewusste
-steuerung durch realitätsnahe Betrachtungen und praxisrelevante Ergebnisse
zu ergänzen. Zu diesem Zweck wurde für den vorliegenden Beitrag eine besonders
relevante Forschungsfrage isoliert aufgegriffen. Gezeigt wird, welchen Einfluss
die medienvermittelte Kommunikation auf die Ergebnisqualität typischer Projektaufgaben
und die Kommunikation innerhalb des Teams hat. Dazu werden drei
Hypothesen theoriegeleitet erarbeitet und mittels des deduktiv-nomologischen Modells
wissenschaftstheoretisch überprüft. Neben ersten Erkenntnissen zur formulier-
1 Im Besonderen sind hier WATZLAWICK et. al. und SCHULZ VON THUN zu nennen. [7, 8]
2 Empfohlen wird dabei zumeist, das jeweilige Kommunikationsmedium bzw. die Kommunikationsform dem
Kommunikationszweck anzupassen.

ten Fragestellung erfolgt eine Evaluierung, inwiefern die eingesetzten Hypothesen
sowie Randbedingungen geeignet sind, den Untersuchungsgegenstand zu erklären
und welche Rahmenbedingungen für eine empirische Prüfung gelten müssen.
1.1 Projektkommunikation und Medienwahl
Projektkommunikation geht über den reinen Informationsaustausch hinaus und bedingt
ein interaktives Kommunikationsverständnis [9]. Zur Bestimmung des für eine
Aufgabe optimalen Mediums werden zunächst Modelle benötigt, mit deren Hilfe eine
Beschreibung des Verhältnisses von Aufgaben und Medien möglich ist. Eine
solche Modellierung übernimmt das Task-Media-Fit Model von MCGRATH /
HOLLINGSHEAD3 [10]. Die Autoren gehen dabei von der Annahme aus, dass ein Medium
umso besser zum Lösen einer Aufgabe geeignet ist, je genauer es die zur Erfüllung
der Aufgabe erforderliche Informationsvielfalt bzw. –reduktion ermöglicht.
Stellt ein Medium zu viel oder zu wenig aufgabenbezogene Informationen bereit, so
liegt eine schlechte Passung vor.
Es lassen sich aus dem Modell die folgenden zwei Hypothesen4 für die vorliegende
Untersuchung ableiten:
H1: Je komplexer eine zu bearbeitende Aufgabe empfunden wird, um so mehr tragen
reichhaltige Medien zur Ergebnisqualität bei.
H2: Je ähnlicher die Ansichten und klarer die Ziele einer Aufgabe sind, um so mehr
tragen ökonomisch gewählte Medien zur Ergebnisqualität bei.
Dabei ist unter ökonomisch gewählten Medien im Sinne der H2 eine transaktionskostenbasierte
Betrachtung zu verstehen.5
Die bislang vorliegenden Forschungsergebnisse zur Bestätigung des Task-Media-
Fit Model sind allerdings widersprüchlich [12]. So bleibt bei der reinen Aufgabenorientierung
als Entscheidungskriterium der Medienwahl - insb. der Einfluss gruppendynamischer
Prozesse - unberücksichtigt. In einem alternativen Ansatz treffen daher
DENNIS / VALACICH eine Unterscheidung zwischen Gruppen die bereits etabliert
sind und solchen, die erst neu zusammengetroffen sind [13]. Ähnliche Annahmen
treffen auch RIETHMÜLLER und BOSS, deren Medien-Kompensationsmodell umschreibt,
dass die Nutzung eines Mediums mit niedriger Passung durch ein geeignetes
Kommunikationsverhalten kompensiert werden kann [14], was das besondere
Interesse zur Untersuchung von Kommunikationsformen mit ähnlicher Passung in
neu gebildeten Teams unterstreicht. Ergänzend lässt sich eine dritte Hypothese
ableiten:
H3: Ist die Aufgaben-/Medienpassung gering, so steigt der Kommunikationsaufwand
zur Erreichung gleichwertiger Ergebnisse.
3 Das Modell seinerseits beruht auf der Media Richness Theory von DRAFT / LENGEL (1984, 1986).
4 Zur Interpretation der den Hypothesen zugrundeliegenden Modellinterpretation vgl. auch HERTEL /
ORLIKOWSKI [11].
5 Vgl. hierzu insb. den Messaging Threshold Approach von REID et. al (1996).

2 Gültigkeit der aufgestellten Hypothesen
Nachfolgend werden die aufgestellten Hypothesen als Explanandum aufgefasst. In
der theoretischen Prüfung ist somit zu zeigen, aus welchen allgemeinen Gesetzesaussagen
und empirischen Randbedingungen sich diese herleiten lassen [15, 16].
Für H1 ist zunächst zu belegen, inwiefern Projektaufgaben dem Merkmal der Komplexität
genügen, was als Randbedingung für die aufgestellte Hypothese zu sehen
ist. Komplexität im systemtheoretischen Kontext bedeutet vor allem, dass es „in einem
System immer mehr Möglichkeiten gibt, als […] jeweils aktualisiert werden
können“ [17]. Für Projekte ist dies per Definition gegeben, denn das Wesen der
Projektarbeit besteht darin, Komplexität im Sinne von alternativen Handlungsmöglichkeiten
so lange zu reduzieren, bis das Endergebnis (Projektziel) erreicht ist. Dabei
ist zum Projektstart, insb. auf Grund der Erst- oder Einmaligkeit der zu lösenden
Gesamtaufgabe, der tatsächliche Weg der Komplexitätsreduktion nur begrenzt
vorhersagbar. Die Randbedingung zur H1 ist damit als gegeben zu betrachten.
Um H1 vollständig zu prüfen, sollten ferner reichhaltige Medien eher geeignet sein,
zur Ergebnisqualität beizutragen, als weniger reichhaltige. Die Reichhaltigkeit eines
Mediums wird bestimmt durch die Zahl und Kapazität der Kommunikationskanäle
sowie die Unmittelbarkeit des Feedbacks. In diesem Kontext kann, wie zuvor gezeigt
wurde, die Ergebnisqualität auch als Eignung aufgefasst werden, Komplexität
effizient zu reduzieren. Wichtigstes Werkzeug der Komplexitätsreduktion ist die
Kommunikation, die hier als dreistufiger Selektionsprozess aus Information (Selektion
von Möglichkeiten), Mitteilung und Verstehen aufgefasst wird [18, 19]. Es werden
Daten aus der Umwelt aufgegriffen, durch Wahrnehmungs- und Interpretationsprozesse
in Informationen umgewandelt und letztlich in einen Projektzusammenhang
gestellt. Damit entsteht Wissen, welches zur Reduzierung der vorliegenden
Komplexität geeignet ist.6 Grundvoraussetzung für einen effizienten Prozess ist
damit die Aufnahme möglichst reichhaltiger Informationen, was durch reichhaltigere
Medien begünstigt wird. H1 kann entsprechend als mögliche Erklärung7 im Weiteren
verwendet werden.
Herrscht relative Zielklarheit im Sinne der 2. Hypothese über eine zu erfüllende
Aufgabe, so ist davon auszugehen, dass bereits eine erfolgreiche Komplexitätsreduktion
stattgefunden hat.8 Dies belegt den Einfluss der ökonomischen Medienwahl
in diesem Kontext. Auch H2 kann somit als mögliche Erklärung im Weiteren verwendet
werden.
6 Vgl. zum hier verwendeten Kommunikationsprozess als Basis der Komplexitätsreduktion in Organisationen
auch WEHLING (2007), 45ff. [20].
7 In Anlehnung an HEMPEL (1977) wird in diesem Beitrag im Rahmen der Anwendung des DN-Modells von
„potentiellen“ oder „möglichen“ Erklärungen gesprochen, da der empirische Bestätigungsgrad der Hypothesen
noch weitgehend unklar ist. Vgl. hierzu SCHNELL / HILL / ESSER (2008), S. 59f. [21].
8 Alternativ kann auch eine andere Form des impliziten Lernprozesses dazu beigetragen haben, dieses
gemeinsame Verständnis zu ermöglichen. Die Ergebnisqualität wird in beiden Fällen anschließend durch
andere Aspekte bedingt (z. B. Zeitmanagement, Ausmaß ungeplanter Störungen, Aufwand für Nebentätigkeiten,
persönliche Präferenzen, Symbolwirkung von Medien, soziale / emotionale Störeinflüsse bei der
Einschätzung von Information). Vgl. HERTEL / ORLIKOWSKI (2009), 332f. sowie die dort referenzierten Quellen
/ Verweise [11].

Für H3 ist als Grundvoraussetzung zu belegen, dass eine geringe Aufgaben-/ Medienpassung
zu erhöhtem Kommunikationsaufwand führt. Das Modell von
RIETHMÜLLER und BOSS berücksichtigt das Gruppenverhalten zur Kompensation
schlechter Passungen. Es ist allerdings noch nicht als vollständig gesichert anzusehen
und zeigt nicht klar, ob das Verhalten der Gruppe auch als erhöhter Aufwand
zu betrachten ist. Dafür liefert das hier im Rahmen der Prüfung zu H1 vorgestellt
Kommunikationsmodell den weiterführenden Nachweis. Soll bei schlechter Passung
die gleiche Informationsaufnahme- und Verarbeitungsqualität erreicht werden, so ist
etwa eine geringere Kanalanzahl nur durch eine größere Menge der aufgenommenen
Informationen zu kompensieren. Ähnliches gilt für den Ausgleich von weniger
unmittelbarem Feedback, welches ebenfalls durch erhöhte Anstrengungen (Absicherung,
Nachfragen, Zeitverlust etc.) ausgeglichen werden muss. Sollen demnach
gleichwertige Ergebnisse unterschiedlicher Medienpassungen erreicht werden, so
kann für die schlechtere Passung der erhöhte Aufwand als gegeben angenommen
werden. Auch H3 ist daher als mögliche Erklärung im Weiteren geeignet.
Wie gezeigt wurde, lassen sich alle drei aufgestellten Hypothesen aus den vorliegenden
Rahmenbedingungen und implizit formulierten Kontexthypothesen logisch
ableiten. Die Gültigkeit der hier aufgestellten Hypothesen ist damit im nächsten
Schritt empirisch mittels adäquaten Versuchsdesigns zu belegen.
3 Implikationen für Wissenschaft und Praxis
Die im vorliegenden Beitrag theoriegeleitet gewonnene Erkenntnisse belegen die
bereits bekannte hohe Relevanz des Managements der Themenbereiche „Komplexität“,
„Zieldefinition“ und „angepasste Medienwahl“ für den speziellen Bereich der
Projektkommunikation. Nach den vorliegenden Ergebnissen ist insb. zu empfehlen,
gezielt Instrumente zur Messung der Komplexität bzw. Zielklarheit in Projektsituationen
einzusetzen (Größe, Diversität, Vernetzung, Teamerfahrung und
–zusammensetzung etc.), damit im Anschluss effektive und effiziente Projektkommunikation
erreicht werden kann. Erfordern Rahmenbedingungen eine unpassende
Medienwahl, so ist mit steigendem Kommunikationsaufwand im Team zu rechnen,
um gleichwertige Ergebnisse zu erzielen.
Für die Wissenschaft steht die empirische Prüfung der formulierten Hypothesen in
Anlehnung an reale Projektsituationen aus. Dies kann zum Beispiel durch psychologisch
fundierte Gruppenvergleiche im Labor erreicht werden. Eine solche
Hypothesenprüfung ist auch deshalb zu empfehlen, da viele der den Hypothesen
zugrunde liegenden Modelle auf Basis von Befragungen ermittelt bzw. validiert wurden.
Eine solche Umsetzung birgt daher das Potential, einer theoretischen Fundierung
der vorliegenden Erkenntnisse bei gleichzeitiger Sicherstellung der Relevanz
für die Praxis. Neben dem Vergleich verschiedener Medienformen wird dabei, in
nachfolgenden Untersuchungen, auch moderierenden Variablen im Kontext der hier
erarbeiteten Ansätze besondere Bedeutung zukommen.
Hinweis: Dieser Beitrag ist in inhaltlich identischer Form erschienen im Tagungsband zur 13. Konferenz
für wissenschaftlichen Nachwuchs an mitteldeutschen Fachhochschulen (Nachwuchswissenschaftlerkonferenz)
am 19. April 2012 an der Hochschule Hochschule Zittau/Görlitz.

4 Literatur
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