Vergabe - u. Vertragsunterlagen HS Kehl 12-01 ... - Hochschule Kehl

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Service und Betrieb 3.12. Störungsmeldungen und Service Störungsmeldungen durch die Hochschule können telefonisch an eine kostenlose Servicenummer erfolgen. Die Sprache ist deutsch. Darüber hinaus sind Störungsmeldungen ebenfalls per E-Mail möglich. Der Auftragnehmer teilt der Hochschule zu diesem Zwecke die betr. Servicenummer und E-Mail- Adresse mit. Für den Vor-Ort-Service werden folgende Reaktionszeiten für die unterschiedlichen Leistungsklassen inkl. Zubehör gem. Anlage 1_Technische Mindestanforderungen (Tabellenblatt 4) zugesagt: • spätestens am nächsten Arbeitstag für die Arbeitsplatzdrucker (Leistungsklasse 1) • innerhalb 6 Arbeitsstunden für alle anderen Leistungsklassen (inklusive Kartenleser) • innerhalb 8 Arbeitsstunden für die Umbuchungsterminals der Fa. InterCard GmbH in 78054 VS- Schwenningen (gilt nur, soweit das dem Bieter unter Berücksichtigung der Zusagen der o.a. Firma überhaupt möglich ist; ansonsten wird zwingend um Angabe des betr. Zeitrahmens gebeten). Alle Systeme müssen an ein Fernwartungssystem des Anbieters angebunden sein. Dieses umfasst folgende Leistungen: • automatisierte Zählerstandsauslesung • Tonerleerstandsmeldungen und Tonerlagermanagement • Meldung von Störungen an das Helpdesk des Auftragnehmers Die Störung muss spätestens am 1. Arbeitstag nach einer eingegangenen Störmeldung beseitigt sein. Sollte eine Störungsbeseitigung innerhalb dieser Zeit nicht möglich sein, so ist spätestens am dritten Arbeitstag nach einer eingegangenen Störmeldung ein funktional gleichwertiges Gerät oder Zubehöreinrichtung betriebsbereit zu installieren. Bei Nichterfüllung dieser Anforderung kann die Hochschule für jeden vollen Kalendertag an dem das betreffende Gerät ab dieser Frist nicht voll funktionsfähig ist, einen pauschalen Betrag in Rechnung gestellen. Es finden folgende pauschale Minderungen statt: Geräte der Leistungsklasse 1: 10,-- Euro / je Geräte / je Arbeitstag, Geräte der Leistungsklasse 2: 30,-- Euro /je Geräte / je Arbeitstag, Geräte der Leistungsklasse 3 bis 5: 100,-- Euro /je Geräte / je Arbeitstag. Dieser pauschale Betrag kann vom Auftraggeber jeweils von der Monatsrechnung abgezogen werden. Weitergehende Schadensersatzansprüche bleiben hiervon unbenommen. In der Serviceleistung sind auch die Schäden abgedeckt, welche an den Geräten durch den Auftraggeber bei sachgerechter Benutzung und bei sachgerechter Befüllung mit Verbrauchsmaterial fahrlässig verursacht werden. Wenn an einem Gerät innerhalb von drei Monaten drei Störungen auftreten, bei denen der Betrieb jeweils mindestens 24 Stunden nicht möglich ist, kann der Auftraggeber verlangen, dass dieses Gerät dauerhaft durch ein gleichwertiges anderes System ersetzt wird. Der Bieter muss in den Angebotsunterlagen darlegen (Servicekonzept), wie er gewährleistet, dass diese Service-Bedingungen eingehalten werden (Prozesse, Eskalation, Verfügbarkeit von Ersatzteilen und Service- Technikern). Eventuelle Zertifizierungen der Service-Organisation sind anzugeben. Seite 12 von 23
3.13 Einweisung / Schulungskonzeption Es sind Schulungen für die Bedienung der MFPs und der Managementsoftware durchzuführen. Die Schulung beinhaltet die visuelle Bereitstellung der betr. Anleitungen sowie die erforderlichen Workshops zur Präsentation der Möglichkeiten des Systems und Abstimmung für das nachfolgende Customizing, Integration des Systems in die IT-Landschaft des Auftraggebers und zur Definition und Anpassung der erforderlichen Schnittstellen. Im Rahmen des vom Bieter mit den Angebotsunterlagen zwingend vorzulegenden Schulungskonzepts ist zu berücksichtigen, dass sowohl die Studierenden als auch die MitarbeiterInnen der Hochschule eine gründliche Einweisung, insbesondere in die Funktion der Multifunktionssysteme erhalten müssen. Hierzu soll ein kleiner Kreis von Hochschulmitarbeitern und Studierenden zu sog. Keyusern ausgebildet werden. Es sind hier zwei Gruppen mit jeweils ca. 10 Teilnehmern zu schulen. Diese sollen ein gesondertes, intensives Produkttraining erhalten. Außerdem ist eine Schulung in die Funktionalitäten der Managementsoftware für ca. 5 Mitarbeiter der Hochschule einzuplanen (Administratoren). Eine laminierte Kurzbedienungsanleitung, insbesondere mit konkreten Hinweisen im Störungsfall, ist nach vorheriger Abstimmung mit der Hochschule an jedem MFP von dem Auftragnehmer anzubringen. Die Kosten für diese Schulung sind im Angebotspreis enthalten. Im Einzelfall werden kostenlose Nachschulungen nach Anforderung durch die Hochschule Kehl während der gesamten Vertragsdauer durchgeführt. 3.14 Beistellleistungen des Auftraggebers • Die Hardware und das Betriebssystem für den Betrieb von einem Windows- Printserver (MS Server2008 R2) für die Managementsoftware. • Daneben stellt der Auftraggeber bei Bedarf noch einen MS SQLServer 2008 zur Verfügung. Falls der Auftragnehmer für die Managementsoftware eine andere Datenbank als MS-SQL benötigt, muss er diese selbst bereitstellen. • Bereitstellung eines Lagerraumes an der Hochschule für das anzuliefernde Verbrauchsmaterial. • Pflege der Benutzerverwaltung(en) mit den notwendigen Daten • Befüllung der Geräte mit Papier, Toner und Heftkammern 3.15 Gefahrübergang Erfüllungsort ist der Geschäftssitz des Auftraggebers. Die Gefahr geht mit der Übergabe der Geräte über. Der Auftragnehmer haftet demnach für alle Schäden auf dem Transportweg bis zur Auslieferung an den Auftragggeber. Eine Untersuchungs- und Rügepflicht des Auftraggeber/Bezugsberechtigten im Sinne des § 377 HGB besteht nicht. 3.16 Verpackungsmaterial Der Auftragnehmer verpflichtet sich, das Verpackungsmaterial zurückzunehmen oder einen Ansprechpartner für die Entsorgung des Verpackungsmaterials zu benennen. Der Auftragnehmer hat das Verpackungsmaterial nach den gesetzlichen Vorschriften fachgerecht zu entsorgen. Bei einer Lieferung „Frei Haus“ ist eine sofortige Rückgabe des Verpackungsmaterials aus organisatorischen Gründen meist nicht möglich. Die Verpackung ist in diesem Fall vom Auftragnehmer nach Abstimmung, in der Regel innerhalb von einer Woche nach Lieferung der Ware, auf seine Kosten abzuholen und zu entsorgen. 3.17 Verzug Hält der Auftragnehmer die vereinbarten Liefertermine nicht ein, kommt er ohne Mahnung in Verzug, es sei denn, der Auftragnehmer hat die Verzögerung nachweislich nicht zu vertreten. Seite 13 von 23
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