Vergabe - u. Vertragsunterlagen HS Kehl 12-01 ... - Hochschule Kehl

Vergabe- und Vertragsunterlagen
Öffentliche Ausschreibung nach VOL / A
Output Management System (Betrieb von Kopierern und Druckern mit
Managementsoftware) der Hochschule für öffentliche Verwaltung Kehl
Inhalt:
1. Einführung
2. Allgemeine Ausschreibungsbedingungen
3. Vertragliche Bestimmungen
4. Angebotsprüfung und –wertung
5. Leistungsbeschreibung mit techn. Anforderungen
6. Umwelt
7. Schlußbestimmungen
1 Einführung
1.1 Auftraggeber (AG)
Auftraggeber ist die Hochschule für öffentliche Verwaltung Kehl.
Die Hochschule für öffentliche Verwaltung Kehl (im folgenden HS Kehl genannt) hat eine
Kapazität von rd. 1000 Studienplätzen. Gemeinsam mit dem Studentenwerk Freiburg ist eine
MulitfunktionsCard (im folgenden auch CampusCard genannt) der Firma InterCard mit Mifare-
Technologie als Mulitfunktionskarte im Einsatz. Diese Karte wird u.a. als Studierenden oder
Mitarbeiterausweis genutzt, welche mit Schlüssel- , Geldkarten- und Bibliotheksausleihfunktion
versehen ist.
1.2 Kontaktstelle
Hochschule für öffentliche Verwaltung
Kinzigallee 1
77694 Kehl a. Rh.
1.3 Bieter
Die an der Ausschreibung teilnehmenden Unternehmen werden bis zum Abschluss des Verfahrens
durch Zuschlagserteilung als Bieter bezeichnet. Für die Phase der Vertragsdurchführung wird das
Unternehmen, welches den Zuschlag erhielt als Auftragnehmer bezeichnet.
1.4 Gegenstand der Ausschreibung / Maßgebliche Projektziele
• Hochschulweite Bereitstellung adäquater Druck- und Kopiersysteme durch einen zentralen
Dienstleister, die den Anforderungen einer in Forschung und Lehre hochschulgerechten
Standards verpflichteten, modernen und zukunftsorientierten Hochschule gerecht werden.
• Vorrangiger und flächendeckender Einsatz von nutzerübergreifenden Multifunktionsgeräten
(MFPs) mit den Grundfunktionen Kopieren, Drucken und Scannen.
• Zur Verwaltung der MFPs und Arbeitsplatzdrucker soll eine zentrale, serverbasierte
Managementsoftware zur Verfügung stehen, die automatisiert sämtliche Druck-, Kopier-,
Fax- und Scanaufträge der verteilten Systeme erfasst und die erforderlichen Auswertungen
für die Hochschule bereitstellt.
• Die derzeit bestehende, sehr heterogene Systemlandschaft im Druck- und Kopierbereich soll
auf möglichst wenige leistungsfähige Modelltypen reduziert werden. Die
Systemkonfiguration und das voraussichtliche Mengengerüst können der Anlage Hardware
entnommen werden.
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• Nachhaltige Prozess- und Kostenoptimierung sowie höhere Kostentransparenz und
Planungssicherheit. Serviceverbesserung für die Studierenden, Lehrpersonal und
Hochschulbediensteten.
• Die Hochschule verfügt derzeit über eine zentrale Hausdruckerei. Für diese werden zwei
entsprechend leistungsfähige Drucksysteme beschafft.
1.5 Neue Systemumgebung
Im Fokus der neu einzuführenden Systemlandschaft stehen im Wesentlichen nutzer- bzw.
einrichtungsübergreifende Kopierer mit großem Durchsatz sowie kleinere Arbeitsplatzdrucker.
Nach Möglichkeit sind Geräte nur eines oder nur sehr weniger Hersteller zu berücksichtigen.
Die neu gelieferten Anlagen bleiben Eigentum des Auftragnehmers und werden auf Mietbasis
betrieben. Es handelt sich hierbei ausschließlich um fabrikneue Geräte. Lediglich bei
Nachbestellungen des Auftraggebers ab der zweiten Hälfte der Vertragslaufzeit (ab dem 31. Monat
der Anmietung) hat der Auftragnehmer die Möglichkeit, Gebrauchtsysteme anzubieten.
Die Installation der betr. Anlagen erfolgt kostenfrei mit der Maßgabe, dass die Vor-Ort-Installation
der kleineren Arbeitsplatzdrucker (Leistungsklasse 1) von der Hochschule selbst übernommen wird
(nur das Aufstellen der Geräte und die Netzwerkanbindung).
1.6 Leistungsort
Die Aufstellung bzw. Anlieferung der Geräte hat am Standort der Hochschule Kehl,
Kinzigallee 1, 77694 Kehl zu erfolgen.
Ein detaillierter Aufstellungsplan wird bei Vertragsabschluss dem Auftragnehmer zur
Verfügung gestellt.
1.7 Losbildung
Es erfolgt keine Losaufteilung.
1.8 Leistungszeitraum und Mengenangaben
Der Beginn der Mietlaufzeit ist der 01. März 2013. Die Mietlaufzeit endet am 28.02.2018.
1.9 Zeitplan des Ausschreibungsverfahrens
Dem Ausschreibungsverfahren liegt folgende Zeitplanung zugrunde:
Aktivität
Termin zur Abgabe der Angebote
Geplanter Zuschlagstermin 10.01.2013
Ende Zuschlags- und Bindefrist 31.01.2013
Meilenstein
14.12.2012, 12:00 Uhr
Beginn der Leistungserbringung 01.03.2013
Ende der Leistungserbringung 28.02.2018
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2. Allgemeine Ausschreibungsbedingungen
2.1 Grundsätzliche Bestimmungen
Die Vergabe erfolgt im Wege der Öffentlichen Ausschreibung nach VOL / A.
Es gelten zuerst die Bestimmungen dieser Vergabe- und Vertragsunterlagen mit Anlagen, danach
die nachfolgenden nacheinander genannten Bestimmungen in der jeweils bei Vertragsabschluss
gültigen Fassung:
• Zusätzliche Vertragsbedingungen des Landes Baden-Württemberg (ZBV-BW)
• Allgemeine Vertragsbedingungen der VOL/B
• die Bestimmungen des BGB
Allgemeine Geschäfts-, Liefer- und Zahlungsbedingungen des Auftragnehmers haben keine
Gültigkeit.
2.2 Vollständigkeit der Unterlagen
Die Vergabe- und Vertragsunterlagen bestehen aus durchnummerierten Seiten zuzüglich der
weiteren in der Aufforderung zur Angebotsabgabe aufgeführten Anhänge und Anlagen.
Sollten Seiten oder angegebene Anhänge oder Anlagen fehlen, so obliegt es dem Bieter, diese bei
der Kontaktstelle unverzüglich anzufordern.
2.3 Verwendung der Unterlagen
Die Vergabe- und Vertragsunterlagen sind ausschließlich zum Erstellen eines Angebotes zu
verwenden.
2.4 Fragen zur Ausschreibung
Falls sich aus den vorliegenden Unterlagen oder im Zusammenhang mit der Erarbeitung des
Angebots Fragen ergeben sollten, sind diese bei der Kontaktstelle zu stellen. Hierbei ist auf die
Ausschreibung sowie das Aktenzeichen Bezug zu nehmen. Ein späterer Verweis auf existierende
Unklarheiten in den Vergabe- und Vertragsunterlagen, ist ausgeschlossen.
2.5 Angebotsabgabe
Jeder Bieter ist berechtigt ein Hauptangebot entsprechend der Leistungsbeschreibung abzugeben.
Nebenangebote sind nicht zugelassen.
2.5.1 Elektronische Angebotsabgabe
Elektronische Angebotsabgabe ist nicht zulässig.
2.5.2 Teilnahme auf dem Postweg
Bei Teilnahme auf dem Postweg sind alle zur Angebotsabgabe erforderlichen Unterlagen mit einer
eigenhändigen Unterschrift bis zum Ende der angegebenen Angebotsfrist bei der Kontaktstelle
einzureichen.
Das Angebot ist in einem fensterlosen verschlossenen Umschlag zu verpacken, von außen mit dem
Angebotskennzettel zu versehen sowie mit Firmennamen und Anschrift zu bezeichnen und an
folgende Adresse zu übermitteln:
Hochschule für öffentliche Verwaltung Kehl
Kinzigallee 1
77694 Kehl
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Eine persönliche Abgabe der Angebote kann zu den gewöhnlichen Geschäftszeiten
Montag bis Donnerstag: 9.00 – 16.00 Uhr Freitag: 9.00 – 12.00 Uhr ausschließlich bei oben
genannter Adresse erfolgen.
Mit der Unterschrift unter dem Leistungsverzeichnis bestätigt der Bieter, dass sein Angebot alle in
diesem Vergabeverfahren dargestellten Anforderungen erfüllt und die geforderten Bedingungen
anerkannt werden. Die kompletten Angebotsunterlagen sind in zweifacher Ausfertigung (ein
Original und eine Kopie) einzureichen!
Für die Angebotsprüfung ist ausschließlich das als Original gekennzeichnete Angebot mit allen
geforderten Unterschriften maßgeblich.
Die Abgabe des Angebotes mittels Telekopie (Fax) ist nicht erlaubt und führt zum sofortigen
Ausschluss vom weiteren Verfahren!
2.6 Wettbewerbsbeschränkende Absprachen
Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Verfahren sich an einer
wettbewerbsbeschränkenden Absprache beteiligen, werden ausgeschlossen.
Bieter, die sowohl ein eigenes Angebot, als auch ein Angebot als Teil einer Bietergemeinschaft
abgeben, werden vom Verfahren ausgeschlossen, wenn nicht nachgewiesen werden kann, dass
beide konkurrierenden Angebote unabhängig voneinander eingereicht wurden. Gleiches gilt, wenn
ein Bieter in mehreren Bietergemeinschaften anbietet.
Ferner müssen Angebote von Bietern, die sowohl ein eigenes Angebot einreichen als auch gemäß
einem anderen Angebot als Unterauftragnehmer eingesetzt werden sollen, wegen Verstoßes gegen
den Geheimwettbewerb ausgeschlossen werden, soweit Tatsachen vorliegen, die nach Art und
Umfang des Unterauftragnehmereinsatzes sowie mit Rücksicht auf die Begleitumstände eine
Kenntnis von dem zu derselben Ausschreibung abgegebenen Konkurrenzangebot annehmen lassen.
2.7 Frist zur Angebotsabgabe
Das Angebot, einschließlich aller Unterlagen, muss bis zum 14.12.2012, 12.00 Uhr, bei der
Hochschule Kehl eingegangen sein. Maßgeblich ist der Eingang bei der Hochschule Kehl und nicht
das Datum des Poststempels.
Angebote, die nicht bis zum Ende der Angebotsfrist eingegangen sind, können nicht berücksichtigt
werden, es sei denn der Bieter weist im Falle des verspäteten Eingangs nach, dass er die Verspätung
nicht zu vertreten hat.
2.8 Form und Inhalt der Angebote
Das Angebot ist gem. Leistungsverzeichnis einzureichen.
Im Angebot ist auf alle in den Vergabe- und Vertragsunterlagen aufgeführten Punkte einzugehen.
Änderungen, wie z.B. Streichungen, Umformulierungen oder Ergänzungen an den
Vertragsunterlagen sind unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebots. Werden dem
Angebot allgemeine Geschäfts-, Liefer- oder Zahlungsbedingungen des Bieters oder eines
möglichen Unterauftragnehmers beigefügt, führt dies ebenfalls zum Ausschluss vom weiteren
Verfahren. Unaufgefordert eingesendete Anlagen zum Angebot werden von der Vergabestelle nicht
als Angebotsbestandteil gewertet. Insbesondere Literaturauszüge, vorgefertigte Broschüren und
Prospekte werden in die Bewertung nicht einbezogen soweit diese nicht in den Vergabe- und
Vertragsunterlagen gefordert waren. Verweise auf Literaturauszüge, Broschüren und Prospekte sind
nicht zulässig und werden nicht gewertet. Es müssen sämtliche Erklärungen und Nachweise (z.B.
Bescheinigungen, Zertifikate, Erklärungen, Muster) des Angebotes – soweit dies gefordert wird –
ausgefüllt, an den dafür vorgesehenen Stellen mit Datum, Ort sowie Firmenstempel versehen und
eigenhändig unterzeichnet werden.
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Die geforderten Erklärungen und Nachweise (z.B. Bescheinigungen, Zertifikate, Erklärungen,
Muster) müssen bei Angebotsabgabe vorgelegt werden. Die in dem Leistungsverzeichnis als
zwingend aufgeführten Erklärungen und Nachweise führen bei Nichtvorliegen direkt zum
Ausschluss.
2.9 Sprache
Der Bieter hat sein Angebot inklusive sämtlicher Anlagen und Nachweise in deutscher Sprache zu
erstellen. Der Schriftverkehr mit dem Auftraggeber ist in deutscher Sprache zu führen. Die
Vertrags- und Verhandlungssprache ist deutsch.
2.10 Änderungen, Ergänzungen oder Rücknahme
Soweit der Bieter Änderungen in seinen Angebotsunterlagen vorgenommen hat, müssen diese
zweifelsfrei und als solche erkennbar sein. Die Eintragungen müssen dokumentenecht sein.
Nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen der Angebote sind als solche zu kennzeichnen und
müssen in einem verschlossenen Umschlag (wie das Angebot selbst) zugestellt werden. Die
Änderungen müssen dokumentenecht vorgenommen werden.
Änderungen oder Ergänzungen sind nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig.
Änderungen oder Ergänzungen von Angeboten, die nach Ablauf der Angebotsfrist bei der
Kontaktstelle eingehen, werden nicht berücksichtigt.
Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Angebote schriftlich oder fernschriftlich zurückgezogen
werden.
Nach Ablauf der Angebotsfrist ist der Bieter an sein Angebot gebunden.
2.11 Zuschlags- und Bindefrist
Der Zuschlag wird innerhalb der Zuschlagsfrist schriftlich erteilt.
Der Bieter ist bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist an sein Angebot gebunden (Bindefrist). Die
Bindefrist endet in jedem Fall mit dem rechtswirksamen Zuschlag.
2.12 Zuschlagserteilung
Wird der Zuschlag auf das Angebot rechtzeitig und ohne Änderungen erteilt, ist der Vertrag zu den
Bedingungen dieser Ausschreibung und auf Grundlage des Angebotes rechtskräftig zustande
gekommen.
Eine besondere Urkunde über den Vertrag wird nicht gefertigt.
2.13 Vergütung
Für die Teilnahme an der Ausschreibung wird keine Vergütung gewährt.
Mit Abgabe eines Angebots verzichten die Bieter auf die Geltendmachung entstandener sowie evtl.
entstehender Kosten.
2.14 Aufhebung der Ausschreibung
Die Kontaktstelle behält sich unter den Voraussetzungen des § 17 VOL/A die teilweise oder
vollständige Aufhebung der Ausschreibung vor. Die Aufhebung wird den Bietern schriftlich
mitgeteilt.
2.15 Prüfung von Vergabesperren
Es wird geprüft, ob gegen den Bieter, der für den Zuschlag vorgesehen ist, eine Meldung gemäß der
Verwaltungsvorschrift zur Korruptionsverhütung und - bekämpfung bei der Melde- und
Informationsstelle für Vergabesperren vorliegt.
Bei Vorliegen einer Vergabesperre wird der Bieter vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.
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2.16 Bietergemeinschaften
In Angeboten von Bietergemeinschaften sind sämtliche Mitglieder mit Namen und Anschrift zu
benennen. Ein Angebot einer Bietergemeinschaft findet nur Berücksichtigung, wenn
• im Angebot ein Mitglied der Bietergemeinschaft als bevollmächtigter Vertreter für die
Durchführung des Vertrages benannt ist und
• sich die Mitglieder der Bietergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag
entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten.
Diese Punkte sind durch eine von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft eigenhändig
unterschriebene gesonderte Erklärung zu bestätigen. Eine entsprechend vorgefertigte Vollmacht
für Bietergemeinschaften können Sie gerne bei der Kontaktstelle auf Anfrage erhalten. Einer
notariellen Beglaubigung dieser Erklärung bedarf es nicht.
Bietergemeinschaften können grundsätzlich nur bis zur Angebotsabgabe neu oder umgebildet
werden. Jede beabsichtigte oder vorgenommene Veränderung der Zusammensetzung einer
Bietergemeinschaft (Eintritt, Austritt oder Austausch von Mitgliedern) während der laufenden
Angebotsbearbeitungsphase bis zur Erteilung des Zuschlags muss der Kontaktstelle gegenüber
unverzüglich schriftlich angezeigt und begründet werden. Die Um- oder Neubildung einer
Bietergemeinschaft nach Angebotsabgabe kann nach obergerichtlicher Rechtsprechung unzulässig
sein und führt dann zur Nichtberücksichtigung der Gemeinschaft bzw. ihres Angebots.
Die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit sowie die geforderten Unterlagen zur
persönlichen Lage sind zwingend von allen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft nachzuweisen,
die technische Leistungsfähigkeit muss dagegen nur von den Mitgliedern der Bietergemeinschaft
erbracht werden, die die Leistung oder den jeweiligen Teil der Leistung erbringen sollen.
Sofern nach den Vergabe- und Vertragsunterlagen im Rahmen der Angebotserstellung
Unterschriften gefordert sind, müssen diese von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft
eigenhändig geleistet werden. Zur Vereinfachung kann der für die Durchführung des Vertrages
bevollmächtigte Vertreter durch die Erklärung der Bietergemeinschaft zusätzlich ermächtigt
werden, die im Rahmen der Angebotserstellung zu leistenden Unterschriften für die
gemeinschaftlich bietenden Unternehmen zu leisten. Diese Ermächtigung ist ausdrücklich in der o.
g. Erklärung zu erteilen.
2.17 Unterauftragnehmer
Ein Bieter darf sich zur Leistungserbringung eines Unterauftragnehmers bedienen.
Beabsichtigt der Bieter, Teile von Leistungen durch Unterauftragnehmer (auch Freiberufler)
ausführen zu lassen, so hat er die beabsichtigte Erfüllung der entsprechenden Leistung durch einen
Unterauftragnehmer bereits bei Angebotsabgabe anzuzeigen.
Der Bieter muss die zur Leistungserbringung vorgesehenen Unterauftragnehmer für die
entsprechende Leistung sowie den vorgesehenen Umfang erst nach Aufforderung durch die
Kontaktstelle mit Namen und Anschrift benennen. Zur Beschleunigung des weiteren Verfahrens
sollten diese Angaben möglichst bereits mit dem Angebot eingereicht werden.
Der Bieter stellt sicher, dass der Einsatz eines Unterauftragnehmers mit der vertragsgemäßen
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Ausführung der Leistung vereinbart werden kann. Weiterhin ist nachzuweisen, dass der Bieter über
die Ressourcen der benannten Unterauftragnehmer hinsichtlich des Umfangs des geplanten
Einsatzes tatsächlich verfügen kann.
Verbundene Unternehmen sind Unterauftragnehmer. Ein Zulieferer wird hingegen nicht als
Unterauftragnehmer angesehen.
In den Bereichen, in denen ein Unterauftragnehmer zum Einsatz kommen soll, muss vom Bieter die
technische Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers nachgewiesen werden. Die Einschaltung
weiterer Unterauftragnehmer als der nach Aufforderung Benannten, bedarf der vorherigen
schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers. Der Bieter stellt sicher, dass der Unterauftragnehmer
die Leistungen nicht seinerseits ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Auftraggebers weiter
vergibt.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, bei der Übertragung eines Unterauftrags
• nach wettbewerbsrechtlichen Gesichtspunkten zu verfahren,
• dem Unterauftragnehmer auf Verlangen den Auftraggeber zu benennen,
• dem Unterauftragnehmer insgesamt keine ungünstigeren Bedingungen – insbesondere
hinsichtlich der Zahlungsweise und Sicherheitsleistungen – zu stellen als zwischen ihm und
dem Auftraggeber vereinbart sind.
Bei der Einholung von Angeboten für Unteraufträge sind regelmäßig kleine und mittlere
Unternehmen angemessen zu beteiligen. Der Auftragnehmer bemüht sich ferner, Unteraufträge an
kleine und mittlere Unternehmen in dem Umfang zu erteilen, wie er es mit der
vertragsgemäßen Ausführung der Leistung vereinbaren kann.
Für sämtliche erbrachten Leistungen – insbesondere auch für die von Unterauftragnehmern
ausgeführten – trägt der Auftragnehmer die Verantwortung.
2.18 Verschwiegenheitspflicht
Der Bieter hat - auch nach Beendigung der Angebotsphase und Nichtzustandekommen des
Vertrages - über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen vertraulichen Daten des
Auftraggebers Verschwiegenheit zu bewahren. Unter vertraulichen Daten sind insbesondere
Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sowie auch sämtliche Kenntnisse, die im Rahmen von
Ausschreibungen, Vorarbeiten von Ausschreibungen oder Teststellungen erlangt werden, wie zum
Beispiel die Daten der teilnehmenden Bieter, deren Preise, angebotene Geräte, Dienstleistungen
oder Ähnliches, zu zählen. Er hat hierzu auch die mit der Erstellung des Angebotes beschäftigten
Mitarbeiter zu verpflichten. Insbesondere dürfen die Vergabe- und Vertragsunterlagen nur zur
Erstellung eines Angebots verwendet werden. Ein grob fahrlässiger oder vorsätzlicher Verstoß des
Bieters gegen die Verschwiegenheitspflicht führt zum Ausschluss vom Verfahren und verpflichtet
zudem zum Ersatz aller hieraus erwachsenden Schäden. Eine (auch auszugsweise) Weitergabe
solcher Unterlagen an Dritte ist nicht gestattet. Auch für den Fall, dass Sie sich nicht an der
Ausschreibung beteiligen, sind Sie verpflichtet, über sämtliche Details Verschwiegenheit zu wahren
und die Unterlagen ggf. dauerhaft und nicht wieder herstellbar zu vernichten.
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3 Vertragliche Bestimmungen
Es wird darauf hingewiesen, dass sämtliche Ausschreibungsinhalte in den Vergabeunterlagen mit
Zuschlagserteilung zum verbindlichen Vertragsinhalt werden.
3.1 Vertragsbestandteile
Im Fall eines Zuschlags werden Vertragsbestandteile:
• die Vergabeunterlagen gem. der Auflistung in der Aufforderung zur Angebotsabgabe
• das Angebot des Auftragnehmers auf der Grundlage der Leistungsbeschreibung mit den
zugehörigen Angebotsblättern, das die Regelungen des vorstehenden Vertrages nur
ausfüllen, aber nicht abändern kann sowie das im Angebot enthaltene Preisblatt.
Dazugehörige Anlagen sind Bestandteile der vorgenannten Dokumente
• die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/A) – in
der bei Veröffentlichung der Vergabe- und Vertragsunterlagen gültigen Fassung
• Zusätzliche Vertragsbedingungen des Landes Baden-Württemberg (ZBV-BW)
• Allgemeine Vertragsbedingungen der VOL/B
• die Bestimmungen des BGB
Bei Widersprüchen gelten die Vertragsbestandteile in dieser Reihenfolge.
Allgemeine Geschäfts-, Liefer- und Zahlungsbedingungen sowie sonstige vorformulierte
Vertragsbedingungen des Bieters sind ausgeschlossen und werden nicht zum Vertragsbestandteil.
Die VOL kann unter www.bmwi.de abgerufen werden.
3.2 Vertragsschluss
Der Vertrag gilt mit Zuschlag als geschlossen.
3.3 Vertragsdauer
Der Vertrag wird über eine Laufzeit von 60 Monaten geschlossen.
3.4 Einbindung und Ablöse bestehender Geräte und Anlagen
Der Auftragnehmer hat sämtliche an der Hochschule Kehl zum Zeitpunkt des Vertragsbeginns
vorhandenen Drucker und Faxe zum jeweiligen Restbuchwert abzunehmen. Es bleibt der
Hochschule unbenommen, einzelne Geräte von dieser Regelung auszunehmen und
erforderlichenfalls in eigener Verantwortung weiter zu betreiben.
Auf Basis einer aktuell durchgeführten Erhebung der Hochschule ergibt sich eine Restwertsumme
zum geplanten Übernahmezeitpunkt 01.03.2013 von 2.490,-- Euro für 10 Geräte. Auf Anfrage stellt
der Auftraggeber eine Übersicht der bestehenden Geräte mit Restbuchwert zur Verfügung.
Der genaue Fälligkeitstermin für eine eventuelle Zahlung ist abhängig vom Rollout und wird
zwischen den Vertragsparteien gesondert vereinbart. Spätestens zum Zeitpunkt der Geräteübergabe
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muss die Gutschrift auf dem Konto der Hochschule nachgewiesen sein.
Die Abholung der bei Vertragsbeginn zu übernehmenden Geräte hat durch den
Auftragnehmer kostenfrei zu erfolgen.
3.5 Nachmietoption
Um auf eventuelle Veränderungen bei der Hochschule Kehl reagieren zu können, steht es der
Hochschule frei, bis zum Vertragsbeginn die in Anlage 1_Technische Mindestanforderungen
aufgeführte Geräteanzahl der Leistungsklassen 1 bis 5 in der Größenordnung bis 10 v.H. zu
verändern. Sollte dies Auswirkungen auf die angegebenen Mietpreise (vgl. Leistungsverzeichnis)
bspw. wegen Mindestbestellmengen etc. haben, ist dies detailliert anzugeben und zu erläutern.
Während der Vertragslaufzeit hat der Auftraggeber jederzeit die Möglichkeit, Systeme der
Leistungsklassen 1-5 nachzumieten.
Der Auftraggeber hat jedoch nicht die Pflicht nachzumieten. Es steht dem Auftraggeber auch nach
Leistungsbeginn (1.3.2012) jederzeit frei Geräte, auch von anderen Anbietern zu mieten oder sonst
wie zu beschaffen.
Die Preise richten sich hierbei ebenfalls nach den Angaben im Leistungsverzeichnis mit der
nachfolgenden Maßgabe:
Die jeweilige Monatsgrundmiete berechnet sich in diesen Fällen wie folgt:
a) Nachmietungen in der Zeit vom 1. Monat bis 30. Monat der Anmietung: Grundmiete gem.
Angebot / Anzahl Monate Restlaufzeit x 60 Monate
b) Nachmietungen in der Zeit vom 31. Monat bis zum regulären Vertragsende (60. Monat):
Grundmiete gem. Angebot / 30 Monate Restlaufzeit x 60 Monate
Der Anbieter hat in diesen Fällen die Möglichkeit, Gebrauchtsysteme anzubieten, sofern diese
vorab auf ihre technische Funktionsfähigkeit überprüft wurden und mindestens den Leistungsdaten
entsprechen, die in der Ausschreibung festgelegt wurden.
Mit Beendigung des Vertrages enden auch die abgeschlossenen Nachmietverträge, ohne dass es
einer besonderen Kündigung bedarf. Alle sonstigen Vertragsbedingungen gelten auch für die
nachträglich gemieteten Geräte.
3.6 Änderungen und Anpassungen während der Vertragslaufzeit
Der Auftraggeber hat während der gesamten Vertragslaufzeit jederzeit das Recht, den
Gerätebestand zu verändern und Anpassungen – auch technischer Art– im Rahmen des
Vertragsverhältnisses bspw. durch
• eine Änderung des Stellplatzes,
• einen Gerätetausch,
• eine Geräteerweiterung (z.B. Zubehör, optionale Erweiterungen soweit nicht bereits in der
Standardausstattung enthalten, Abrechnungssystem, veränderte Leistungsanforderungen
u.ä.),
• Einrichtung eines neuen Stellplatzes,
bei sich ändernden Anforderungen der Nutzer und zur Herstellung bedarfsgerechter Installationen
vom Auftraggeber zu verlangen. Die Anpassungen sind zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer
abzustimmen. Sie sind jederzeit möglich und zeitnah zu realisieren.
Kommt es im Rahmen dieser Anpassungen nicht zu einer für beide Vertragsparteien
zufriedenstellenden Einigung bspw. hinsichtlich der Ausstattung etc., behält sich der Auftraggeber
vor, Geräte anderer Bieter kurzfristig zu beschaffen bzw. anzumieten.
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Die Durchführung der betr. (Installations-) Maßnahmen, optionale Erweiterungen / Nachrüstungen,
soweit sie nicht bereits ohnehin typenbedingt sind, Transporte von Druck-/Kopiergeräten inkl.
Zubehör, Montagemaß- nahmen und ähnliches obliegt dem Auftragnehmer auf eigene Kosten und
Gefahr. Für den An- und Abtransport werden demnach keine zusätzlichen Kosten in Rechnung
gestellt. Zu realisierende Standortänderungen innerhalb der Gebäude und Anlagen des
Auftraggebers erfolgen –falls erforderlich unter angemessener Beteiligung der Hochschule
ebenfalls kostenlos.
3.7 Preise
Für die gesamte Laufzeit des Vertrages gelten feste Preise, das heißt es sind alle für die Erbringung
der Leistung anfallenden Kosten im angegebenen Preis enthalten. Die anzugebenden Preise
beinhalten auch sämtliche Auslagen und Nebenkosten (z.B. Verpackung, Aufladen, Beförderung zu
den Anlieferstellen, das Abladen, Spesen, Übernachtungs- und Fahrtkosten, Reise- und
Aufenthaltskosten, Post- und Fernsprechgebühren, Druck- und Versandkosten, Bürokosten,
gesetzliche Abgaben etc.), auch Reisezeiten werden nicht gesondert vergütet. Eine Geltendmachung
weiterer Kosten ist nicht möglich.
Es gelten die Endpreise aus dem Angebot des jeweiligen Auftragnehmers. Bei den zugrunde
gelegten Endpreisen handelt es sich um verbindliche „Preise für marktgängige Leistungen“.
Die Mehrwertsteuer wird nach dem am Tag der Entstehung der Steuerschuld geltenden Steuersatz
in Rechnung gestellt.
3.8 Finanzierungsmodell / Zahlungsbedingungen
Die gesamte Systemkonzeption finanziert sich über eine geräteabhängige Grundmiete sowie
verbrauchsabhängigen Seitenpreisen pro gedruckter schwarz/weiss-Seite DIN A4 sowie
Seitenpreisen pro gedruckter Farbseite DIN A4. Dabei soll unterschieden werden zwischen
Seitenpreisen für die Arbeitsplatzdrucker und für zentrale Multifunktionssysteme. Diese
Seitenpreise werden nachfolgend auch Klickpreise genannt.
Durch die Grundmiete ist die bereitgestellte Hard- und Software (inkl. Upgrades und Updates), u.a.
bestehend aus Managementsoftware, Druckern, MFPs, Umbuchungsterminals und Kartenlesern
finanziert. In den Klickpreisen enthalten sind der Service für die Instandhaltung / Wartung der
Hardwaresysteme (Drucker, MFPs, Umbucher und Kartenleser) sowie sämtliches Reparatur- und
Verbrauchsmaterial, insbesondere Toner und Ersatzteile, auch Heftklammern, jedoch kein Papier.
Das Papier wird von der Hochschule Kehl gesondert beschafft. Scans werden nicht berechnet.
Die genannten Volumina dienen gleichzeitig als Richtwert für die Kalkulation im Rahmen des
Vergabeverfahrens und werden bei Vertragsschluss nicht garantiert. Die Volumina können sich
während der Vertragslaufzeit ändern. Mindestabnahmemengen werden nicht zugesichert.
Eine DIN A3-Seite wird wie zwei DlN A4-Seiten abgerechnet.
Die Verbrauchsmengen müssen vom Anbieter automatisiert abgelesen werden.
Es erfolgt vierteljährliche Abrechnung nach Verbrauch mit den jeweiligen Grundmonatsmieten. Die
Zahlung der Vergütung erfolgt nach vollständiger Erbringung der Leistung innerhalb von 30 Tagen
nach Eingang einer ordnungsgemäßen und prüffähigen Rechnung an den Auftraggeber.
3.9 Lieferbedingungen
Die Anlieferung und Installation aller vertraglich vereinbarter Hardwarekomponenten, des
Abrechnungssystems (Managementsoftware) und der notwendigen Infrastruktur erfolgt mit der
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Maßgabe, dass die Vorortinstallation der Geräte von dem Auftragnehmer ausgeführt wird
(Ausnahme LKL. 1 Arbeitsplatzdrucker, hier erfolgt das Aufstellen und nur die Netzwerkanbindung
durch die HS Kehl). Die bereitzustellende Hardware besteht aus Druckern, MFPs, Kartenlesern,
Umbuchungsterminals (der Fa. InterCard GmbH, 78054 VS-Schwenningen sowie der ggf.
erforderlichen Zubehörteile (siehe Anlage 1_Techn.Anforderungen)
Die Hardwarekomponenten inkl. Umbucher sind nach Absprache mit der Hochschule Kehl
innerhalb des Auslieferungszeitraumes vom 01.02.2013 bis 28.02.2013 zu liefern, aufzustellen und
in Betrieb zu nehmen.
Die Geräte sind zum Ende der Mietzeit wieder kostenlos abzubauen und abzuholen. Die Daten
müssen auf den Geräten fachgerecht gelöscht werden. Die Löschung ist dem Auftraggeber
nachzuweisen.
Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber mindestens drei Werktage vor Lieferung der
Hardwarekomponenten den genauen Termin der Lieferung mit. Sollte die Terminvorgabe der
Hochschule Kehl nicht passen, so wird im gegenseitigen Einvernehmen ein für beide Seiten
passender alternativer Liefertermin gefunden. Eine Annahme einer Anlieferung ohne entsprechende
Vereinbarung kann von der HS Kehl verweigert werden. Hierdurch entstehende Mehrkosten trägt
allein der Auftragnehmer.
Die Aufstellung enthält folgende Leistungen (Ausnahme LKl. 1):
- Anlieferung und Transport an den Bestimmungsort im jeweiligen Gebäude
- Entfernung der Verpackungen
- Vorkonfiguration der Geräte (die dazu benötigten Daten wie IP-Adresse, Subnetzwerke und
Gateway werden vorgegeben)
- Fachgerechter Aufbau am Bestimmungsort
- Installation und Konfiguration der Neusysteme und der Software mit entsprechender
Einweisung der EDV-Personals des AG
- Anschluss des Systems an die vorhandene Netzwerkdose bzw. bei Fax an die Faxdose und
Eintragen der vorgegebenen IP-Adresse
- Überprüfung der Netzwerkverbindung
- Installation Administrationstool zur Verwaltung der MFGs
- Funktionstest der Geräte (Kopie und Ausdruck Testseiten)
- Abnahmeprotokoll erstellen
- Entsorgung des Verpackungsmaterials
3.10 Verbrauchsmaterial
Die Lieferung von Verbrauchsmaterial, insbesondere Toner und Ersatzteile, auch Heftklammern,
jedoch kein Papier hat durch den Auftraggeber bedarfsgerecht und rechtzeitig zu erfolgen. In der
Regel mindestens einmal je Quartal in ein Lager der Hochschule Kehl.
3.11 Wechsel von Druckkartuschen und Heftklammern
Der Wechsel von Druckkartuschen und Heftklammern wird nach entsprechender
Einweisung durch den Auftraggeber vorgenommen.
Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass dafür im Lager der Hochschule Kehl immer ein
ausreichender Vorrat vorhanden ist.
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Service und Betrieb
3.12. Störungsmeldungen und Service
Störungsmeldungen durch die Hochschule können telefonisch an eine kostenlose Servicenummer
erfolgen. Die Sprache ist deutsch. Darüber hinaus sind Störungsmeldungen ebenfalls per E-Mail
möglich. Der Auftragnehmer teilt der Hochschule zu diesem Zwecke die betr. Servicenummer und
E-Mail- Adresse mit.
Für den Vor-Ort-Service werden folgende Reaktionszeiten für die unterschiedlichen
Leistungsklassen inkl. Zubehör gem. Anlage 1_Technische Mindestanforderungen (Tabellenblatt 4)
zugesagt:
• spätestens am nächsten Arbeitstag für die Arbeitsplatzdrucker (Leistungsklasse 1)
• innerhalb 6 Arbeitsstunden für alle anderen Leistungsklassen (inklusive Kartenleser)
• innerhalb 8 Arbeitsstunden für die Umbuchungsterminals der Fa. InterCard GmbH in 78054
VS- Schwenningen (gilt nur, soweit das dem Bieter unter Berücksichtigung der Zusagen der o.a.
Firma überhaupt möglich ist; ansonsten wird zwingend um Angabe des betr. Zeitrahmens
gebeten).
Alle Systeme müssen an ein Fernwartungssystem des Anbieters angebunden sein. Dieses umfasst
folgende Leistungen:
• automatisierte Zählerstandsauslesung
• Tonerleerstandsmeldungen und Tonerlagermanagement
• Meldung von Störungen an das Helpdesk des Auftragnehmers
Die Störung muss spätestens am 1. Arbeitstag nach einer eingegangenen Störmeldung beseitigt
sein. Sollte eine Störungsbeseitigung innerhalb dieser Zeit nicht möglich sein, so ist spätestens am
dritten Arbeitstag nach einer eingegangenen Störmeldung ein funktional gleichwertiges Gerät oder
Zubehöreinrichtung betriebsbereit zu installieren.
Bei Nichterfüllung dieser Anforderung kann die Hochschule für jeden vollen Kalendertag an dem
das betreffende Gerät ab dieser Frist nicht voll funktionsfähig ist, einen pauschalen Betrag in
Rechnung gestellen. Es finden folgende pauschale Minderungen statt:
Geräte der Leistungsklasse 1: 10,-- Euro / je Geräte / je Arbeitstag,
Geräte der Leistungsklasse 2: 30,-- Euro /je Geräte / je Arbeitstag,
Geräte der Leistungsklasse 3 bis 5: 100,-- Euro /je Geräte / je Arbeitstag.
Dieser pauschale Betrag kann vom Auftraggeber jeweils von der Monatsrechnung abgezogen
werden.
Weitergehende Schadensersatzansprüche bleiben hiervon unbenommen.
In der Serviceleistung sind auch die Schäden abgedeckt, welche an den Geräten durch den
Auftraggeber bei sachgerechter Benutzung und bei sachgerechter Befüllung mit Verbrauchsmaterial
fahrlässig verursacht werden.
Wenn an einem Gerät innerhalb von drei Monaten drei Störungen auftreten, bei denen der Betrieb
jeweils mindestens 24 Stunden nicht möglich ist, kann der Auftraggeber verlangen, dass dieses
Gerät dauerhaft durch ein gleichwertiges anderes System ersetzt wird.
Der Bieter muss in den Angebotsunterlagen darlegen (Servicekonzept), wie er gewährleistet, dass
diese Service-Bedingungen eingehalten werden (Prozesse, Eskalation, Verfügbarkeit von
Ersatzteilen und Service- Technikern). Eventuelle Zertifizierungen der Service-Organisation sind
anzugeben.
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3.13 Einweisung / Schulungskonzeption
Es sind Schulungen für die Bedienung der MFPs und der Managementsoftware durchzuführen. Die
Schulung beinhaltet die visuelle Bereitstellung der betr. Anleitungen sowie die erforderlichen
Workshops zur Präsentation der Möglichkeiten des Systems und Abstimmung für das nachfolgende
Customizing, Integration des Systems in die IT-Landschaft des Auftraggebers und zur Definition
und Anpassung der erforderlichen Schnittstellen. Im Rahmen des vom Bieter mit den
Angebotsunterlagen zwingend vorzulegenden Schulungskonzepts ist zu berücksichtigen, dass
sowohl die Studierenden als auch die MitarbeiterInnen der Hochschule eine gründliche Einweisung,
insbesondere in die Funktion der Multifunktionssysteme erhalten müssen. Hierzu soll ein kleiner
Kreis von Hochschulmitarbeitern und Studierenden zu sog. Keyusern ausgebildet werden. Es sind
hier zwei Gruppen mit jeweils ca. 10 Teilnehmern zu schulen. Diese sollen ein gesondertes,
intensives Produkttraining erhalten. Außerdem ist eine Schulung in die Funktionalitäten der
Managementsoftware für ca. 5 Mitarbeiter der Hochschule einzuplanen (Administratoren). Eine
laminierte Kurzbedienungsanleitung, insbesondere mit konkreten Hinweisen im Störungsfall, ist
nach vorheriger Abstimmung mit der Hochschule an jedem MFP von dem Auftragnehmer
anzubringen.
Die Kosten für diese Schulung sind im Angebotspreis enthalten. Im Einzelfall werden kostenlose
Nachschulungen nach Anforderung durch die Hochschule Kehl während der gesamten
Vertragsdauer durchgeführt.
3.14 Beistellleistungen des Auftraggebers
• Die Hardware und das Betriebssystem für den Betrieb von einem Windows- Printserver (MS
Server2008 R2) für die Managementsoftware.
• Daneben stellt der Auftraggeber bei Bedarf noch einen MS SQLServer 2008 zur Verfügung.
Falls der Auftragnehmer für die Managementsoftware eine andere Datenbank als MS-SQL
benötigt, muss er diese selbst bereitstellen.
• Bereitstellung eines Lagerraumes an der Hochschule für das anzuliefernde
Verbrauchsmaterial.
• Pflege der Benutzerverwaltung(en) mit den notwendigen Daten
• Befüllung der Geräte mit Papier, Toner und Heftkammern
3.15 Gefahrübergang
Erfüllungsort ist der Geschäftssitz des Auftraggebers. Die Gefahr geht mit der Übergabe der Geräte
über. Der Auftragnehmer haftet demnach für alle Schäden auf dem Transportweg bis zur
Auslieferung an den Auftragggeber. Eine Untersuchungs- und Rügepflicht des
Auftraggeber/Bezugsberechtigten im Sinne des § 377 HGB besteht nicht.
3.16 Verpackungsmaterial
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, das Verpackungsmaterial zurückzunehmen oder einen
Ansprechpartner für die Entsorgung des Verpackungsmaterials zu benennen. Der Auftragnehmer
hat das Verpackungsmaterial nach den gesetzlichen Vorschriften fachgerecht zu entsorgen.
Bei einer Lieferung „Frei Haus“ ist eine sofortige Rückgabe des Verpackungsmaterials aus
organisatorischen Gründen meist nicht möglich. Die Verpackung ist in diesem Fall vom
Auftragnehmer nach Abstimmung, in der Regel innerhalb von einer Woche nach Lieferung der
Ware, auf seine Kosten abzuholen und zu entsorgen.
3.17 Verzug
Hält der Auftragnehmer die vereinbarten Liefertermine nicht ein, kommt er ohne Mahnung in
Verzug, es sei denn, der Auftragnehmer hat die Verzögerung nachweislich nicht zu vertreten.
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3.18 Mängelhaftung
Alle im Rahmen dieses Vertrages gelieferten Produkte müssen mangelfrei sein, auch unerhebliche
Mängel sind beachtlich.
3.19 Vertragsstrafe
Kommt der Auftragnehmer mit der Einhaltung eines vereinbarten Liefertermins in Verzug, kann der
Auftraggeber für jeden weiteren Verzugstag, der auf einen Werktag fällt, eine Vertragsstrafe
verlangen. Die Vertragsstrafe beträgt 0,1 % je Arbeitstag und höchstens 10 % der Auftragsumme.
Es gelten die §§ 339 bis 345 BGB.
3.20 Vorzeitige Vertragsbeendigung und Insolvenz
Im Falle von vorzeitigen Vertragsbeendigungen jeglicher Art und insbesondere bei einem
Insolvenzverfahren gegen den Auftragnehmer treffen den Auftragnehmer die im Folgenden
aufgeführten Pflichten.
Über die Einreichung eines Insolvenzantrags sowie über die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens
hat der AN den AG unverzüglich zu unterrichten. Das vertraglich vereinbarte Rücktrittsrecht bleibt
unberührt.
Der Auftraggeber hat ein vertragliches Rücktrittsrecht in folgenden Fällen:
• bei Nichteinhaltung der festgelegten Lieferzeiträume,
• bei schuldhafter Nichteinhaltung der Pflichten gemäß „Vereinbarung Geheimhaltung und
Datenschutz“ innerhalb einer gesetzten angemessenen Frist oder vorsätzlicher oder grob
fahrlässiger Verletzung von Datenschutzvorschriften,
• bei Bekanntwerden nachweislich wettbewerbsbeschränkender Absprachen des
Auftragnehmers nach Zuschlagserteilung,
• wenn die Eigenerklärungen zur persönlichen Lage oder wirtschaftlichen und finanziellen
Leistungsfähigkeit schuldhaft falsch ausgefüllt werden oder sonstige die Zuverlässigkeit
erheblich beeinträchtigende Umstände eintreten
• wenn durch ein entsprechendes feststellendes Urteil des EuGH die BRD
verpflichtet wird, den Vertrag zu beenden bzw. rückabzuwickeln.
3.21 Aufrechnung und Zurückbehaltungsrecht
Der Auftragnehmer kann gegenüber Ansprüchen des Auftraggebers mit eigenen Ansprüchen nicht
aufrechnen, es sei denn, der Auftraggeber hat solche Ansprüche ausdrücklich anerkannt oder sie
sind rechtskräftig festgestellt.
Ein Zurückbehaltungsrecht kann nur wegen Gegenansprüchen aus diesem Vertragsverhältnis
geltend gemacht werden.
3.22 Geheimhaltung und Datenschutz
Der Auftraggeber ist verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Kenntnisse
von Geschäftsgeheimnissen vertraulich zu behandeln; im Übrigen bleibt der Erfahrungsaustausch
zwischen öffentlichen Auftraggebern unberührt.
Der Auftragnehmer hat alle ihm im Zusammenhang mit der Angebotserstellung und
Auftragserfüllung zur Kenntnis gelangenden Unterlagen gegen die Kenntnisnahme durch
Unbefugte zu sichern. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber diese Unterlagen
einschließlich evtl. Kopien spätestens mit der Übergabe der jeweiligen Leistung herauszugeben.
Über diese Verpflichtungen hinaus können Sicherheitsvereinbarungen in den Vergabe- und
Vertragsunterlagen oder in einem gesonderten Vertrag getroffen werden.
Es gelten die Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und in der bei Veröffentlichung
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der Verdingungsunterlagen gültigen Fassung.
3.23 Gerichtsstand
Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus dem Vertrag und den Einzelaufträgen ist Kehl a. Rhein.
4 Angebotsprüfung und –wertung
4.1 Überblick Bewertungsvorgehen
Die Bewertung der Angebote erfolgt in vier Wertungsstufen:
a) Formale Angebotsprüfung
b) Eignungsprüfung
c) Prüfung der Angemessenheit der Preise
d) Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes
Die Angebote müssen die Anforderungen der einzelnen Wertungsstufen erfüllen, um in der
nächsten Bewertungsstufe berücksichtigt werden zu können.
4.1 Formale Angebotsprüfung
Alle Angebote werden gem. VOL/A formal geprüft. Insbesondere werden folgende
Ausschlusskriterien überprüft:
• ordnungsgemäßer und termingerechter Eingang des Angebots
• ein Angebot (Original) ist als solches gekennzeichnet, mit Datum, Ort sowie Firmenstempel
versehen und eigenhändig unterschrieben
• alle geforderten eigenhändigen Unterschriften wurden geleistet
• zur Angebotserstellung wurden die Originalvordrucke und Formulare verwendet
• Vorliegen sämtlicher geforderter Erklärungen und Nachweise (Anlage 2)
• es wurden keine Veränderungen an den Vergabe- und Vertragsunterlagen, Vordrucken und
Formularen vorgenommen
• Änderungen in den Angebotsunterlagen sind zweifelsfrei
• es wurden keine eigenen Geschäfts-, Liefer- und / oder Zahlungsbedingungen mit den
Angebotsunterlagen eingereicht
• für die Wertung sind alle Preisangaben vorhanden.
Von der Kontaktstelle werden sämtliche abgefragten Preise als wesentlich angesehen, das bedeutet
bei fehlenden Preisangaben erfolgt ein Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren.
4.12 Eignungsprüfung
Da der Auftrag nur an geeignete, fachkundige, zuverlässige, gesetzestreue und leistungsfähige
Bieter vergeben werden darf, muss der Bieter ein wirtschaftlich gesundes und leistungsfähiges
Unternehmen sein.
Bieter müssen ihre Eignung zur Durchführung der ausgeschriebenen Leistung nachweisen, in dem
sie die geforderten Unterlagen vorlegen.
Der Bieter hat beim Einsatz von Unterauftragnehmern für die übertragenen Bereiche die
technische Leistungsfähigkeit für die vorgesehenen Unterauftragnehmer nach Aufforderung
nachzuweisen. Zur Beschleunigung des weiteren Verfahrens sollten diese Angaben möglichst
bereits mit dem Angebot eingereicht werden.
In gleicher Weise müssen Bietergemeinschaften ihre Unterlagen einreichen. Die geforderten
Unterlagen zur finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit sowie die geforderten
Unterlagen zur persönlichen Lage sind zwingend von allen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft
vorzulegen. Hinsichtlich der technischen Leistungsfähigkeit kommt es auf die gemeinschaftlichen
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Bewerber insgesamt an, d. h. der Einzelnachweis muss nur von dem jeweiligen Mitglied der
Bietergemeinschaft, der den entsprechenden Teil der Leistung ausführt, erbracht werden.
4.12.1 Persönliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers
1) aktueller Nachweis, dass der Bieter im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der
Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens
eingetragen ist, in dem er ansässig ist.
Hinweis: Unternehmen, die weder im Berufs- noch Handelsregister noch einem anderen Register
geführt werden, legen eine Kopie der Gewerbeanmeldung der zuständigen Stelle des Landes, in
dem sie ansässig sind (soweit erforderlich) oder einen anderen geeigneten Nachweis (z.B.
bereinigter Steuerbescheid) vor, der Aufschluss über die Art der beruflichen Tätigkeit gibt.
2) Eigenerklärung, dass keine rechtskräftigen Verurteilungen der in § 6 EG Abs. 4 VOL/A
aufgezählten Straftaten vorliegen (vgl. Leistungsverzeichnis).
3) Angaben zum Gesamtumsatz des Unternehmens für die vergangenen drei Jahre.
4) Angaben zum Umsatz im Bereich des Ausschreibungsgegenstandes für die vergangenen drei
Jahre.
4.12.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
1) Eigenerklärung, dass eine Betriebshaftpflichtversicherung besteht und dass die Versicherung bei
Angebotsabgabe nicht gekündigt ist. Die Deckungssumme beträgt mindestens das 1,5-fache des
Auftragswertes.
2) Eigenerklärung, dass über das Vermögen des Bewerbers kein Insolvenzverfahren oder ein
vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag
mangels Masse abgelehnt worden ist.
3) Eigenerklärung, dass sich der Bewerber nicht in Liquidation befindet.
4) Eigenerklärung, dass der Bewerber seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und
Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (u.a. auch zur Berufsgenossenschaft)
ordnungsgemäß nachgekommen ist.
5) Eigenerklärung, dass der Bewerber keine Verstöße im Sinne des § 5 des Gesetzes zur
Bekämpfung der Schwarzarbeit begangen hat, bzw. keine Eintragungen im Gewerbezentralregister
wegen illegaler Beschäftigung bestehen.
6) Eigenerklärung, in welcher der Bieter bestätigt, dass weder sein Unternehmen, noch
Mehrheitsanteilseigner oder Gesellschafter, noch eine Mutter- oder Tochtergesellschaft oder
Mitglieder der Bietergemeinschaft auf einer der in den Anlagen zu den Verordnungen 881/2002 und
2580/2001 sowie der Anlage des Standpunktes des Rates 2001/931/GASP befindlichen Terrorlisten
erscheint.
4.12.3 Technische Leistungsfähigkeit
1) Nachweis von mind. einem, max. drei vergleichbaren Referenzprojekten (bevorzugt im
Hochschulbereich) der letzten drei Jahre durch eine Eigenerklärung als Anlage zum Angebot.
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Die Referenz(en) müssen Angaben zum Ansprechpartner bei dem jeweiligen Referenz-
Auftraggeber beinhalten und erkennen lassen, dass der Bieter für die Erbringung der gewünschten
Leistung geeignet ist. Insbesondere muss daraus hervorgehen, dass der Auftraggeber kompetent und
erfahren im Betrieb von Druckern und Kopierern in heterogenen LAN- und WLAN-Netzen sowie
in der Installation einer geeigneten Managementsoftware ist.
Die Kontaktstelle ist berechtigt, die angegebenen Referenzen selbst auf Richtigkeit zu überprüfen
und bei den entsprechenden Ansprechpartnern Informationen über das Referenzprojekt einzuholen.
Sollten sich dabei Tatsachen ergeben, die den Bieter als nicht geeignet darstellen, kann er vom
weiteren Verfahren aufgrund mangelnder Eignung ausgeschlossen werden.
2) Zertifikat Umweltmanagement ISO 14001 und/oder EMAS als Anlage zum Angebot.
Der Bieter hat alle geforderten Angaben zum Eignungsnachweis als Anlage zum Angebot
beizufügen, die vorgefertigten Anlagen auszufüllen bzw. im Rahmen von Eigenerklärungen im
Leistungsverzeichnis zu bestätigen.
3) Kriterien „A“ Ausschlusskriterium
Alle „A“-Kriterien stellen die Mindestanforderungen an die ausgeschriebenen Produkte dar und
legen so die geforderte Leistung fest.
Die Anforderung ist zwingend und muss uneingeschränkt und umfassend erfüllt werden. Bei
Nichterfüllung von Ausschlusskriterien wird das Angebot nicht berücksichtigt, auch wenn es auf
anderen Gebieten besonders gute Leistungen beinhaltet. A-Kriterien müssen entweder mit einem
„JA“ bestätigt werden oder die geforderten Angaben liefern. Jede anders lautende Formulierung
führt zum Ausschluss.
„B“
Bewertungskriterium
Die Anforderung ist wichtig und soll uneingeschränkt und umfassend erfüllt werden.
4.13 Angemessenheit der Preise
Es wird eine Prüfung der Angemessenheit der Preise durchgeführt. Auf Angebote, deren Preise in
offenbarem Missverhältnis zur Leistung stehen (sowohl zu niedrige als auch zu hohe Preise), darf
der Zuschlag nicht erteilt werden. Ein solches Angebot wird daher von der weiteren Wertung
ausgeschlossen.
4.14 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots
Der Zuschlag wird, nach erfolgreicher verifizierender Teststellung, auf den preislich günstigsten
Anbieter erteilt.
4.15 Gerätevorführungen beim Bieter
Eine Vorführung der angebotenen Gerätetypen und der Managementsoftware ist vom Bieter im
angebotenen Leistungsumfang auf Anforderung innerhalb von 20 Tagen zu ermöglichen. Die
Bemusterung erfolgt für den Auftraggeber kostenlos und unverbindlich. Aus der Erprobung kann
kein Rechtsanspruch auf eine spätere Beschaffung abgeleitet werden. Die Gerätevorführungen
dienen dabei lediglich zur Verifizierung der von den Bietern gemachten Angaben.
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5 Leistungsbeschreibung (inkl. technischer Anforderungen)
5.1 Funktionen der Managementsoftware
Die Managementsoftware (im folgenden MS genannt) muss sich folgende Informationen
automatisiert aus einer oder mehreren Benutzerverwaltungen importieren:
• Seriennummern der Chipkarten,
• Matrikel- bzw. Personalnummern,
• Windows- und E-Mail-Accounts der Benutzer,
• Pfade der Homedirectories,
• Kostenstellen/Kostenträger.
5.1.1 Interne Abrechnung und Auswertung
Die Verbräuche (Kopien, Scans und Drucke) der Nutzer werden zentral in der Managementsoftware
auf benutzerbezogenen Konten verbucht. Diese werden auf einem zentralen Server gespeichert.
Hierbei wird unterschieden zwischen Konten von Studierenden und Konten von Mitarbeitern für
Dienst- bzw. Privatkopien sowie von Gästen.
Die internen Preise können seitens des Auftraggebers für die Geräte- und/oder die Benutzer
und/oder Benutzergruppen spezifisch- bzw. beliebig definiert und festgelegt werden.
Die Auswertungen der Verbräuche müssen mindestens möglich sein nach folgenden Kritierien:
• Nutzer/-gruppen (Studierende, Mitarbeiter ggf. sep. nach Dienst- und Privatverbrauch,
Gäste),
• KostensteIlen und/oder Kostenträger (Projekte),
• Geräte inkl. Auslastung der einzelnen Systeme in verschiedenen Zeiträumen.
Der Auswertungsbericht nach Kostenstellen/-träger beinhaltet neben den jeweils aufgelaufenen
Summen sowohl die Kostenstellen/-trägerbezeichnung als auch die dazugehörige Numerik, die auch
das führende Kriterium bei der Sortierung darstellt.
Der Auftragnehmer gewährleistet insbesondere, dass neben den Dienst- auch die Privatkopien/-
drucke der HochschulmitarbeiterInnen separat ausgewertet werden können. Auf Anforderung der
Hochschule werden die ursprünglich vom Nutzer verwendeten Druckauftragsbezeichungen
kostenlos vom Auftragnehmer in den betr. systemseitig vorgehaltenen
Berichtsvorlagen/Dateien/Tabellen entfernt bzw. systemseitig kryptisiert. Die Auswertungen
müssen in den Formaten Excel, PDF und XML erstellt werden können.
Die Anzahl der Benutzer (Client) und der Ausgabegeräte hat im Hinblick auf die
Managementsoftware den in Anlagen aufgeführten Kriterien zu entsprechen.
5.1.2 Nutzerkonten für Studierende und Gästekarteninhaber
Das Guthaben des serverbasierten Nutzerkontos für Studierende und Gäste wird über sogenannte
Umbuchungsterminals aufgebucht. Zur Authentifizierung wird die betreffende Chipkarte der
Hochschule Kehl (derzeit: MifareClassic-Technologie) genutzt. Nur solange auf dem betr.
Nutzerkonto ein Guthaben vorhanden ist, kann der Studierende/Gast kopieren und drucken.
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Die Umbuchungsterminals sollen in der Eingangshalle der Hochschule installiert werden. Die
Installation hat auf Kosten des Auftragnehmer zu erfolgen.
5.1.3 Nutzerkonten für Mitarbeiter
Die Nutzerkonten der Mitarbeiter sind jeweils direkt einer Kostenstelle / Kostenträger zugeordnet.
Es ist möglich, einem Mitarbeiter auch mehrere Kostenstellen/Kostenträger zuzuordnen, welche
dann beim Drucken oder Kopieren spezifisch ausgewählt werden müssen. Den Mitarbeitern muss
die Möglichkeit geboten werden Privatkopien bzw. Privatdrucke durchführen zu können. Im
Idealfall soll für die Privatkopien die gleiche Umbuchungsfunktion wie bei den Studierenden
genutzt werden.
5.1.4 Benutzerverwaltung
Das Managementsystem verfügt zur Eingliederung in das zentrale Identitätsmanagement der
Hochschule über eine Schnittstelle zur Anbindung an dem AD (Microsoft Active Directory)
Verzeichnisdienst. Der Verzeichnisdienst nimmt dabei die Rolle des führenden Systems ein, so dass
sich die Verwaltung der Benutzerkonten im Managementsystem durch Pflege entsprechender
Attribute im Verzeichnisdienst in folgendem Umfang steuern und automatisieren lässt:
• Import und zeitnahe Aktualisierung definierter Benutzerdaten in das Managementsystem
• Steuerung der Vorgänge zur Neuanlage, Sperrung, Löschung von Benutzerkonten im
Managementsystem und angeschlossenen Diensten
• Authentifizierung gegen den Verzeichnisdienst (Account, Chipkarten- Seriennummer)
• Authorisierung zur Nutzung der Dienste des „Outputmanagementsystems“ anhand im
Verzeichnisdienst hinterlegter Berechtigungsinformation (Attribut-, Gruppen-basiert)
• Zuordnung von Benutzern zu Gruppen im Managementsystem auf Basis von Attributen und
Gruppenmitgliedschaften im Verzeichnisdienst. Mindestens folgende Benutzerdaten können
im Managementsystem geführt und über die Schnittstelle aus dem Verzeichnisdienst
bezogen und in interne Benutzerdaten umgesetzt werden:
• Kennung des Benutzeraccounts (Loginname), zur Authentifizierung und als
persistenter Synchronisationsschlüssel
• Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Homedirectory (Pfad Netzlaufwerk)
• Matrikel- oder Personalnummer
• Primäre und weitere Kostenstellen/-träger (bei Mitarbeitern und Gästen)
• Mitgliedschaft in definierten Benutzer- und Berechtigungsgruppen
(im Verzeichnisdienst)
• die Chipkarten-Seriennummer der Hochschule Kehl sind nicht im Verzeichnisdienst
hinterlegt, Es muss deshalb eine Möglichkeit geboten werden diese maschinell den
Benutzern im Druckmanagementsystem zuzuordnen. Eine manuelle Massenerfassung ist
grundsätzlich nicht zulässig.
Benutzerkonten und Schnittstelle des Managementsystems sind hinsichtlich der Attribute
erweiterbar.
Die Neuanlage eines Benutzerkontos im Managementsystem erfolgt erst, wenn der Benutzer im
Verzeichnisdienst die Freigabe zur Nutzung des Dienstes erhalten hat (z.B. über ein Dienst-
Berechtigungsattribut im Verzeichnisdienst, das vom Suchfilter der Schnittstelle berücksichtigt
wird). Bei der erstmaligen Nutzung der Dienste muss eine Zuordnung der Karte zum AD Account
erfolgen bzw. schon gegeben sein, zB durch Einlesen der Kartennummer am Gerät und
Authentifizierung gegen den Verzeichnisdienst (Login/Passwort).
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Das Managementsystem unterstützt den automatisierten, asynchronen Abgleich von Benutzerdaten
aus dem AD Verzeichnisdienst. Eine synchrone Online- Aktualisierung von Benutzerdaten zum
Zeitpunkt der Nutzung der Dienste (Drucker, Kopierer, MFP) ist wünschenswert, so dass im AD
hinterlegte Berechtigungs- bzw. Sperrinformationen vom Managementsystem auch unabhängig
vom zeitgesteuerten AD Datenabgleich berücksichtigt werden.
Die Verwaltung der „Budget/Abrechnungs-Klasse“ im Managementsystem kann über den
Verzeichnisdienst erfolgen: Z.B. wird für Benutzer mit Kostenstelle die Kontingent-Überwachung
automatisch deaktiviert, während sie bei anderen Benutzergruppen, z.B. Studierende automatisch
aktiviert wird.
Die Sperrung von Benutzerkonten bzw. Chipkarten und der angeschlossenen Dienste kann über den
Verzeichnisdienst automatisch angestoßen werden: z.B. durch Setzen eines expliziten Sperrattributs
oder durch Entzug des oben genannten Berechtigungsattributs, oder durch Entfernen der
Chipkarten-Seriennummer im Verzeichnisdienst (nur Sperrung Chipkarten basierter Dienste). Die
Löschung von Benutzerkonten lässt sich analog über den Verzeichnisdienst gezielt steuern.
Spezifische Anforderungen an die Verzeichnisdienst-Schnittstelle des Managementsystems:
• Unterstützung des LDAP Protokollstandards und der Standardfunktionen von LDAP Clients
als konfigurierbare Parameter: Server-Name/URL, BaseDN, insbesondere besteht die
Möglichkeit über LDAP-konforme Suchfilter gezielte LDAP-Objekte auszuwählen.
• Die Anbindung sowohl an ein Microsoft Active Directory, als auch an andere LDAP
Verzeichnis- dienste, wie z.B. OpenLDAP wird unterstützt. Mehrere, unterschiedliche
Verzeichnisdienste können in der Schnittstelle als parallele Instanzen mit eigener
Synchronisation konfiguriert und angesteuert werden(z.B. Quelle für verschiedene
Benutzergruppen, Implementierung definierter Synchronisations-Jobs).
• Konfigurierbares Mapping von Verzeichnisdienst-Attributen zu Attributen im
Managementsystem (Benutzer-,Steuerungsdaten). Die Verzeichnisdienst- Attribute, darunter
das persistente Schlüsselattribut für den Abgleich sowie das Attribut für die
Benutzerkennung, sind frei definierbar und unterliegen keiner Schema-Vorgabe.
• Ein konfigurierbares Mapping von Attributen und Gruppenzugehörigkeiten im
Verzeichnisdienst in Gruppenmitgliedschaften im Managementsystem wird unterstützt
• Unterstützung der spezifischen Authentifizierungsmechanismen von Active Directory und
anderen Verzeichnisdiensten (gängige Passwort Hashverfahren werden unterstützt).
Die Umsetzung aus dem Verzeichnisdienst in das Managementsystem erfolgt entsprechend
den jeweiligen Anforderungen an die Aktualität der einzelnen Information zeitnah über die
Schnittstelle. Diese unterstützt dazu verschiedene Mechanismen der Synchronisation:
• automatisiert durch im Managementsystem hinterlegte, zeitlich konfigurierbare
Synchronisations-Jobs (sog. Scheduling, z.B. täglich, stündlich, alle X Minuten). Sowohl für
alle Einträge im Verzeichnisdienst (Vollabgleich) als auch für spezifische, z.B. im
Verzeichnisdienst durch ein bestimmtes Attribut markierte, Benutzer (z.B. gezielter
Abgleich der seit einem definierbaren Zeitraum geänderten Benutzer, etwa gesteuert durch
Angabe des LDAP- ModifyTimestamp im Suchfilter).
• on demand für spezifische Benutzerkonten, entweder manuell im Managementsystem
angestoßen oder extern durch programmgesteuerten Aufruf einer Schnittstelle, vorzugsweise
der LDAP- Schnittstelle, des Managementsystems (z.B. durch RPC oder Webservice).
Bei der Erstellung der Schnittstelle wirkt der Auftragnehmer mit: Im notwendigen Umfang
werden dazu Programmierleistungen erbracht.
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5.1.5 Identifikation der Nutzer an den Systemen
Die Nutzer identifizieren sich an den öffentlich zugänglichen Geräten über ihre Chipkarte. Dazu ist
an den MFP-Geräten der Leistungsklassen 3-5 jeweils ein Chipkartenleser (erkennt Mifare-Classic
und Mifare-Desfire) zu installieren, welcher die Seriennummer von der Chipkarte des Nutzers liest.
Optional können Nutzer sich auch über ihren Windows-Account an den MFPs identifizieren. Die
Software muss gewährleisten, dass mehrere Kostenstellen/-träger ausgewählt werden können.
An nicht-öffentlichen Geräten erfolgt die Identifikation mittels PIN, sofern das Gerät von
Mitarbeitern unterschiedlicher Kostenstellen/Kostenträger genutzt wird.
Wird ein Gerät von Mitarbeitern nur einer Kostenstelle genutzt, ist keine Anmeldung notwendig
und die Verbräuche des Gerätes werden direkt auf die betreffende KostensteIle/Kostenträger
gebucht.
Für die an das Managementsystem angeschlossenen Arbeitsplatzdrucker ist keine Anmeldung
notwendig. An diesen Geräten erfolgt der Ausdruck direkt. Die Identifikation des Nutzers erfolgt
hierbei auf Basis des Login- namens des Benutzers, unter welchem der Druckjob gesendet wird.
5.2 Funktionsumfang der Systeme
5.2.1 Voraussetzungen an den MFPs
Die MFPs der Leistungsklassen 3-5 beinhalten jeweils einen Chipkartenleser, der die
Seriennummer der an der Hochschule eingesetzten Chipkarten lesen kann. Die MFPs müssen an das
Netzwerk der Hochschule angeschlossen werden können.
Ein MFP kann auch wie ein Drucker ohne Nutzung des Follow-Me-Speichers adressiert werden.
Um u.U. Warteschlangen an den betr. zentralen MFPs der Leistungsklassen 3 - 5 durch evtl.
vorhandene sehr zeitintensive Phasen der Geräteerwärmung zu vermeiden, ist der Standby-Betrieb
bei Installation auf die Erfordernisse der Hochschule abzustimmen. Eine automatisierte
Energieabsenkung der Geräte außerhalb der üblichen Betriebszeiten sollte zwingend möglich sein.
Es ist darüber hinaus möglich, an den MFPs ein externes USB-Speichermedium anzuschließen und
die dort gespeicherten Dateien auszudrucken. Die druckbaren Formate sind in den Anlagen
spezifiziert. Diese Drucke werden dann ebenfalls von der Abrechnungs-Software erfasst und nach
erfolgtem Druck abgerechnet.
5.2.2 Kopiervorgang
Im Rahmen der Identifikation mittels Chipkarte muss es möglich sein, dass das verfügbare
Guthaben des jeweiligen Nutzers eingesehen werden kann. Nach erfolgtem Kopieren wird das
Nutzerkonto mit dem systemseitig hinterlegten Preis belastet. Wenn das Nutzerkonto nicht die
erforderliche Deckung aufweist, wird die Ausführung des Kopierauftrages verweigert.
Sofern ein Mitarbeiter auf mehrere Kostenstellen kopiert, erscheint zunächst eine Auswahl der
Kostenstellen auf dem Display. Der Nutzer muss zunächst die Kostenstelle auswählen die belastet
werden soll, bevor der Kopiervorgang gestartet werden kann.
5.2.3 Druckvorgang
Von jedem Rechner, der sich im Hochschulnetz befindet, kann ein Druckauftrag abgesendet
werden. Über einen Druckmanager werden zu diesem Zweck verschiedene Zieldrucker angeboten -
und zwar die vorhanden Netzwerkdrucker, der gegebenenfalls lokal angeschlossene Drucker sowie
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alle MFPs, auf denen nach dem "Follow-Me"-Prinzip gedruckt werden kann. Die Funktionen der
Drucker und MFPs können dabei angesteuert werden.
Wenn das Nutzerkonto nicht die erforderliche Deckung aufweist, muss dies im Display des MFPs
erkennbar sein. und der komplette Druckauftrag soll abgelehnt werden.
An allen Geräten ist die Einstellung „Duplexdruck" sowie der Farbmodus „schwarz/weiss“
voreingestellt.
5.2.4 Drucken auf einen sog. Arbeitsplatzdrucker
Jeder Arbeitsplatzdrucker (LK 1) ist mindestens einer Kostenstelle zugeordnet. Wird ein
Arbeitsplatzdrucker ausgewählt, wird der Druck sofort an dem gewünschten Zielgerät ausgegeben.
Zusätzlich muss benutzer – bzw. benutzergruppenabhängig konfigurierbar sein, dass ab einer
bestimmten Seitenzahl der Ausdruck automatisiert an die „Follow-Me-Queue“ umgelenkt werden
kann.
Das Nutzerkonto wird nach erfolgtem Ausdruck mit dem systemseitig hinterlegten Preis belastet.
5.2.5 Drucken in den "Follow-Me"-Speicher
Der Druck auf die MFP-Systeme erfolgt nach dem "Follow-Me"-Prinzip. Der Druckauftrag des
Benutzers wird benutzerbezogen zentral gespeichert. Der Ausdruck kann dann an einem beliebigen
Gerät durchgeführt werden, an welchem sich der Nutzer per Chipkarte identifiziert hat. Nach der
Identifizierung wird das Nutzerkonto mit dem verfügbaren Guthaben angezeigt. Außerdem werden
dem Nutzer alle (persönlichen) Druckaufträge angezeigt, die noch in der FollowMe-
Druckerwarteschlange stehen. Jeder der angezeigten Druckaufträge kann selektiert und nachfolgend
entweder gelöscht oder ausgedruckt werden. Vor dem Ausdruck können noch die
Ausgabemodalitäten modifiziert werden (z.B. Anzahl Kopien, Verkleinern, Vergrößern,
Papierformat, Doppelseitig, Farbe, Heften, Lochen etc.). Nach erfolgtem Ausdruck wird das
Nutzerkonto mit dem vereinbarten Preis belastet. Wenn das Nutzerkonto nicht die erforderliche
Deckung aufweist, wird die Ausführung des kompletten Druckauftrages verweigert. Nicht
abgeholte Drucke werden nach Ablauf einer einstellbaren Frist gelöscht.
5.2.6 Drucken aus einem Archiv
Verschiedene Dokumente (z.B. Scripte) werden von der Hochschule in einem zentralen Archiv
vorgehalten und regelmäßig aktualisiert. Über das Display eines MFPs (LK 3 bis 5) muss ein
Zugriff auf dieses Archiv möglich sein. Die Dokumente können dann ausgedruckt werden und
werden entsprechend dem Nutzerkonto belastet.
5.2.7 Mobile Printing über E-Mail (Optionale Position)
Druckjobs können auch per e-Mail an die Follow-Me-Funktion übergeben werden. Mindestens
zwei E-Mail Adressen pro User sollen in der MS verwaltet werden können.
5.2.8 Datenschutzkonforme Löschung von Kopierdaten
Die zum Kopieren eingescannten Dokumente müssen automatisiert gelöscht werden, sodass ein
Zugriff auf sensible Daten verhindert wird.
5.2.9 Scanvorgang
Nach der Identifikation mittels Chipkarte kann an den betreffenden Systemen gescannt werden. Die
Scans können entweder auf einem mobilen Datenträger (USB-Schnittstelle) gespeichert oder per
Mail versendet werden. Bei Mailversand darf nur an die E-Mail-Adresse des am MFP
angemeldeten Nutzers versendet werden. Scans werden zwar durch die Abrechnungssoftware
separat nachgewiesen, es erfolgt jedoch keine Inrechnungstellung zu Lasten der Hochschule.
Es muss möglich sein, dass die Hochschule Scans berechnen kann.
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5.3 Systemumgebung
5.3.1 Installation und Betrieb des Managementsystems
• Die notwendige Infrastruktur des Managementsystems (Applikationssoftware,
Schnittstellen) wird vom Auftragnehmer in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber
installiert.
• Zur Wartung und Pflege stellt der Auftraggeber dem Auftragnehmer einen
Fernwartungszugang zur Verfügung.
• Die Pflege der Bewegungsdaten im System (Benutzerkonten, Preise, Clearing) wird von
der Hochschule vorgenommen.
5.3.2 Unterstützte Client-Betriebssysteme
Druckaufträge müssen von PCs und Notebooks abgesendet werden können, die mit
folgenden Betriebssystemen arbeiten:
• Microsoft Windows (XP und neuer),
• Mac OSX,
• Linux
Die Managementsoftware gewährleistet, dass der Nutzer mehrere Logins gleichzeitig durchführen
kann und verschiedene Loginnamen (z.B. für Windows und Linux) verwenden kann.
5.3.3 Netzwerkumgebung
Das System muss auch von Clients genutzt werden können, die über WLAN angeschlossen sind.
5.4. Datenschutzkonzept
Der Datenschutz des Outputmanagmentsystems der HS Kehl ist nach den gesetzlichen
Bestimmungen zu dokumentieren. Der Auftragnehmer hat für die Erstellung des
Datenschutzkonzeptes, insbesondere am Verfahrensverzeichnis nach § 11 Landesdatenschutzgesetz
Baden Württemberg, die erforderlichen Vorlagen, Informationen und Beschreibungen kostenlos der
Hochschule Kehl zu liefern.
6 Umweltschutz
Das Land Baden-Württemberg und damit auch die Hochschule für öffentliche Verwaltung Kehl
legen besonderen Wert darauf, dass bei der Herstellung, dem Betrieb und der Wartung der Druckund
Kopiersysteme Gesichtspunkte des Umweltschutzes und der Energieeinsparung berücksichtigt
werden.
Die angebotenen Systeme müssen dem neuesten Standard und somit allen derzeit gültigen
Sicherheits- und Umweltschutzvorschriften entsprechen. Geeignete technische Vorrichtungen
müssen insbesondere einen staubfreien Tonerwechsel ermöglichen.
Für jede Leistungsklasse ist dem Angebot ein sep. Informationsblatt mit den maßgeblichen
technischen Daten inklusive Energieverbrauch und Geräuschemission beizulegen.
7 Schlussbestimmungen
Sollten einzelne Bestimmungen der Ausschreibungs- und Vertragsunterlagen unwirksam sein, so
wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestandteile nicht berührt.
Nebenabreden und Vertragsergänzungen bedürfen der Schriftform.
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