Produktbroschüre - intex Informations-Systeme GmbH

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Digitale Personalakte und Bewerbermanagement Ihr Nutzen Finanzielle Vorteile • Weniger Kosten • Keine Transport- und • Lagerzeiten • Effi zienter Zugriff und Bearbeitung Rechtliche Vorteile • Revisionssichere Ablage • Zuverlässige Einhaltung von Fristen • Eindeutige Berechtigungskonzepte mit Zugriffsprotokollierung Operative Vorteile • Keine Redundanzen • Alle Informationen in einer Akte • Schnelle <strong>Informations</strong>gewinnung Bewerbermanagement • Prüfungs- und Freigabeprozess für Bewerbungen vom Eingang bis zur Absage oder Einstellung • Ausschreibungen • Bewerbungen • Dublettenprüfung (Bewerber bereits bekannt?) • Transparente Fortschrittsverwaltung • Statusfeld • Ampelfunktion • Kommentarfeld • Historie Digitale Personalakte und Bewerbermanagement Ob personalbezogene Steuer-, Sozialversicherungs- oder Vertragsunterlagen, führt ein Unternehmen einmal eine Personalakte, fallen eine Vielzahl von wichtigen Informationen an, die abgelegt werden müssen. In zeitlich kurzem Abstand müssen die einzelnen Akten zudem ergänzt und angepasst werden. Die digitale Personalakte macht diese Arbeit so einfach wie noch nie! RECHT EINFACH Die Personalakten eines Unternehmens sind ein besonders sensibles Gut, da sie viele persönliche Informationen enthalten. Im Hinblick auf den vom Grundgesetz gewährleisteten Schutz der Persönlichkeit gilt es einige Grundregeln bei der Verwaltung zu beachten. So dürfen die Akten nicht allgemein zugänglich aufbewahrt werden und die Anzahl der Mitarbeiter, die sich mit Personalakten befassen, sollte so gering wie möglich gehalten werden. Darüber hinaus müssen besonders sensible Informationen gesondert geschützt werden. Mit der digitalen Personalakte werden die rechtlichen Vorschriften mit spielender Leichtigkeit dauerhaft gewahrt. So kann die Fachabteilung Änderungen der Organisation oder Dokumentarten sowie die Zuordnung von Zugriffsrechten selbstständig vornehmen und das Einsichtsrecht berechtigter Personen einfach freischalten. Dabei sind die Zugriffsrechte für Mitarbeiter wie auch für Vorgesetzte zeitlich begrenzt. FLEXIBEL UND INTUITIV Die zeitintensive Suche nach konventionellen Akten, die in Reihen von Aktenschränken ruhen, gehört mit den digitalen Akten der Vergangenheit an. Aufgrund der einfachen, intuitiven Menüführung moderner Softwarelösungen sind die wichtigen Informationen nur wenige Klicks entfernt. Sie sparen Zeit und können sich auf die wesentlichen Tätigkeiten konzentrieren. Auch von unterwegs können Akten, durch ein ausgefeiltes Zugriffssystem gesichert, eingesehen und Veränderungen vorgenommen werden. Webbasierte Anwendungen gewährleisten einen ortsunabhängigen Zugriff, der sogar die Verwaltung von der Struktur und der Zugriffsrechte auch von beliebigen anderen Standorten möglich machen. Die Digitale Personalakte
Die Formularerkennung Automatisiertes Auslesen digitaler Geschäftsdokumente AUSGANGSSITUATION Abläufe beschleunigen, Prozesse optimieren, Kosten reduzieren Die Formularerkennung Ihr Nutzen • Automatisierte Bearbeitung Ihrer Bilddateien (24 x 7) • Entlastung von zeitraubenden Routinearbeiten • Hohe Erkennungsraten auf Feld- und Belegebene • Automatisierte Überprüfung der erkannten Daten • Normalisierte Daten bzw. Begriffl ichkeiten • Manuelles Eingreifen nur bei Abweichungen • Zeitgewinn durch kurze Einarbeitung des Personals • Vermeidung von aufwändigen Datenerfassungstätigkeiten • Unbegrenztes Belegvolumen je CPU Dokumente verschiedenster Formate begleiten Geschäftsprozesse in steigendem Umfang. Bisher war die Klassifi zierung, Inhaltserfassung bzw. Indizierung mit erheblichem Aufwand verbunden. Dadurch ging wertvolle Zeit verloren und die Ergebnisse waren nicht immer zufriedenstellend, da der Faktor Mensch die Hauptrolle spielte. In der Automatisierung der Dokumenterfassung bzw. Indizierung liegt also enormes Wertschöpfungspotenzial: aufwändige manuelle Tätigkeiten werden ebenso überfl üssig wie das zeitraubende Weiterleiten von Papier zwischen verschiedenen Abteilungen. Die Formularerkennung erschließt dieses Potenzial. Ihr kompletter Geschäftsprozess wird dadurch einfacher und schneller: Dokumente klassifi zieren, Dokumente auslesen, OCR-Ergebnisse überprüfen, Werte gegebenenfalls nachbearbeiten, Daten und Images exportieren – alles automatisiert, von der Erfassung bis zum Ablegen im ERP-System bzw. im Archiv. Mit der Formularerkennung gewinnen Sie in kürzester Zeit alle Informationen aus Ihren Geschäftsdokumenten, die Sie für die weitere Bearbeitung benötigen. Auf der Basis erweiterbarer Interpretationsregeln durchsucht das Programm Ihre Formulare, Dokumente und Belege nach den gewünschten Informationen. Sie können das System dabei selbst „trainieren“ und jederzeit an geänderte Geschäftsprozesse anpassen. Flexibler geht es nicht! Die Formularerkennung REDUZIERT DURCHLAUFZEITEN, ist die effi ziente Lösung zur Dokumenten-Erkennung und -Analyse. Daten können aus sämtlichen Geschäftsdokumenten - als Images importiert, - klassifi ziert, - interpretiert, - bearbeitet und - exportiert werden. Die Formularerkennung ist ein branchenübergreifendes Software-Produkt für Banken, Behörden, Handel, Industrie, Dienstleister und Versicherungen, sowie für alle anderen Unternehmen und Institute in denen Dokumente automatisch eingelesen und analysiert werden müssen. Viele Anforderungen stehen bereits mit der Standardversion Formularerkennung zur Verfügung. Mit unseren Zusatzmodulen, komfortablem Customizing und der individuellen Systemintegration erfüllen wir auch Ihre unternehmensspezifi schen Anforderungen. Über unsere Großinstallationen bei namhaften Kunden informieren wir Sie gerne ausführlich, natürlich auch bei Ihnen vor Ort.
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