CONNECT to NOTES
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<strong>CONNECT</strong> <strong>to</strong> <strong>NOTES</strong><br />
Sortieren, einheften, ablegen.<br />
Mit DocuWare für Lotus Notes<br />
Mit DocuWare können Dokumente jeder Art –<br />
unter anderem Dateien aus Office-Anwendungen, gescannte<br />
Belege und auch E-Mails – in einem gemeinsamen<br />
Dokumenten-Pool abgelegt werden. Das Modul <strong>CONNECT</strong> <strong>to</strong><br />
<strong>NOTES</strong> bietet die Möglichkeit, sämtliche in Lotus Notes/<br />
Domino enthaltenen Dokumente sowohl manuell, als auch<br />
vollau<strong>to</strong>matisch und mit Indexierung in einem bereits<br />
vorkonfigurierten Archiv abzulegen. Innerhalb von DocuWare<br />
stehen dem Anwender unterschiedliche Bearbeitungsfunktionen<br />
zur Verfügung. So können zum Beispiel<br />
eingescannte Dokumente sortiert und geheftet werden. Aus<br />
DocuWare heraus werden diese Dokumente ganz einfach<br />
wieder an die Lotus Notes Anwendung übergeben.<br />
Manuelle Archivierung:<br />
Ein zusätzlicher DocuWare Menüpunkt ermöglicht<br />
dem Benutzer innerhalb der Lotus Notes Anwendung<br />
eine einfache Bedienung. Dokumente, die in<br />
einer Notes Liste markiert wurden, werden per<br />
Mausklick abgelegt.<br />
Au<strong>to</strong>matische Archivierung:<br />
Geänderte oder neu angelegte Notes Dokumente<br />
werden im Hintergrund au<strong>to</strong>matisch in das konfigurierte<br />
DocuWare Archiv abgelegt. Die Ablage<br />
erfolgt dabei nach bestimmten Kriterien. So<br />
werden die Dokumente z.B. innerhalb gewisser<br />
Zeitabstände au<strong>to</strong>matisch archiviert.<br />
Funktionsbeschreibung<br />
Das Modul DocuWare <strong>CONNECT</strong> <strong>to</strong> <strong>NOTES</strong><br />
wird vollständig in die Lotus Notes Anwendung<br />
integriert. Dadurch können die Einstellungen für die<br />
Archivierung in der gewohnten Notes Umgebung<br />
angelegt werden.<br />
Notwendige Konfigurationen sind:<br />
die Zuordnung zu einem bestimmten DocuWare-<br />
Archiv,<br />
die Zuweisung von Notes-Datenbankfeldern zur<br />
au<strong>to</strong>matischen Indexierung,<br />
die Steuerung der Archivierungsoptionen,<br />
die Bestimmung einer Notes Pro<strong>to</strong>koll-Datenbank.<br />
Archivierung<br />
Für die Archivierung stehen zwei unterschiedliche<br />
Optionen zur Verfügung:<br />
Lotus Notes Oberfläche mit Demo-Datenbank<br />
Highlights<br />
Archivierung von Dokumenten in DocuWare-<br />
Archive aus Lotus Notes heraus<br />
Au<strong>to</strong>matische Archivierung im Hintergrund<br />
möglich<br />
Einfacher Import von Dokumenten von<br />
DocuWare nach Lotus Notes<br />
Direkter Zugriff aus Notes auf archivierte<br />
Attachments<br />
Suche im DocuWare-Archiv direkt aus Notes<br />
<strong>CONNECT</strong> <strong>to</strong> <strong>NOTES</strong> · Seite 1<br />
www.docuware.com
Die Archivierung erfolgt nach den voreingestellten<br />
Profilen, dabei gibt es folgende Optionen:<br />
Das Notes Dokument wird als RTF-Datei archiviert.<br />
Notes Dokument und Attachment werden beide<br />
abgelegt.<br />
Nur das Attachment eines Notes Dokuments wird<br />
archiviert.<br />
Mit der Möglichkeit, Attachments zu archivieren und<br />
über Referenzen immer im Zugriff zu haben, wird der<br />
benötigte Speicherplatz für die Notes Datenbank<br />
erheblich verringert. Dies erleichtert die Wartung,<br />
Sicherung und Replikation der Datenbank beträchtlich.<br />
Bei gleicher Größe der Datenbank können<br />
wesentlich mehr Notes Dokumente inklusive<br />
Anhänge im direkten Zugriff stehen.<br />
Die au<strong>to</strong>matische Index-Vergabe für die Archivierung<br />
wird innerhalb der Notes Anwendung voreingestellt.<br />
Dabei werden aus dem Notes-Dokument anhand<br />
bestimmter Formeln die entsprechenden Daten für<br />
das DocuWare Datenbankfeld ausgewählt.<br />
Ablageoptionen<br />
In Abhängigkeit davon besteht dann die Möglichkeit<br />
nach der Archivierung alles aus Notes zu löschen,<br />
lediglich das Attachment aus Notes zu löschen,<br />
sowohl das Notes Dokument, als auch das Attachment<br />
in Notes unverändert zu belassen.<br />
Ebenso wird die Dokument ID-Nummer eines Notes<br />
Dokuments bei der Archivierung als Indexbegriff<br />
übernommen. Dadurch ist jederzeit eine eindeutige<br />
Zuordnung des archivierten Dokuments zu dem<br />
ursprünglichen Notes Dokument gegeben. Auch<br />
werden sämtliche Archivierungsvorgänge in einer<br />
eigenen Notes Pro<strong>to</strong>koll-Datenbank aufgezeichnet.<br />
Dies ermöglicht eine vollständige Kontrolle aller<br />
au<strong>to</strong>matischer und manueller Archivierungen.<br />
Falls das Attachment archiviert und aus Notes<br />
gelöscht ist, das Notes-Dokument oder die E-Mail<br />
jedoch in Notes verbleibt, ist ein direkter Zugriff auf<br />
den archivierten Anhang möglich. Mit einem Klick auf<br />
die Referenz öffnet sich das in DocuWare archivierte<br />
Attachenment.<br />
<strong>CONNECT</strong> <strong>to</strong> <strong>NOTES</strong> · Seite 2<br />
Pro<strong>to</strong>koll-Datenbank<br />
www.docuware.com
Import von DocuWare-Dokumenten nach<br />
Lotus Notes<br />
Mit DocuWare <strong>CONNECT</strong> <strong>to</strong> <strong>NOTES</strong> werden Dokumente<br />
aus einem DocuWare-Briefkorb als Kopien<br />
übernommen und an Notes Dokumente als Attachment<br />
angehängt.<br />
Die Dokumente im DocuWare-Briefkorb können aus<br />
einem Archiv stammen oder durch Scannen, den<br />
TIFFMAKER oder ACTIVE IM-PORT erfasst worden<br />
sein. Innerhalb von DocuWare stehen dem Anwender<br />
nützliche Funktionen zur Bearbeitung der Dokumente<br />
zur Verfügung, wie zum Beispiel das Ent- und<br />
Zusammenheften einzelner Dokumente oder<br />
Archiviertes Notes-Dokument in<br />
DocuWare<br />
Import eines DocuWare Dokuments nach Lotus Notes<br />
auch die sehr leistungsfähige Stempelfunktion.<br />
Diese DocuWare-Dokumente können ganz einfach<br />
an Lotus Notes übergeben und dort genutzt werden.<br />
Für die Auswahl der Dokumente gibt es diese<br />
Optionen:<br />
Übernahme markierter Dokumente: Sind im<br />
DocuWare-Briefkorb bereits Dokumente markiert,<br />
werden diese au<strong>to</strong>matisch übernommen.<br />
Sind im DocuWare-Briefkorb keine Dokumente<br />
markiert, erscheint eine Auswahlliste aller im<br />
Zielbriefkorb enthaltenen Dokumente. Der Notes-<br />
Anwender kann so auswählen, welche DocuWare-<br />
Dokumente als Attachment übernommen werden<br />
sollen.<br />
www.docuware.com <strong>CONNECT</strong> <strong>to</strong> <strong>NOTES</strong> · Seite 3
Suche im DocuWare-Archiv<br />
Bei Einsatz des DocuWare Zusatzmoduls INTERNET-<br />
SERVER ist ein direkter Zugriff auf alle Notes Dokumente<br />
gewährleistet, die inklusive ihrer Anhänge<br />
nach der Ablage im DocuWare-Archiv gelöscht<br />
wurden. Für die Recherche stehen den Anwendern<br />
Ein Notes-Administra<strong>to</strong>r nimmt alle Einstellungen<br />
von DocuWare <strong>CONNECT</strong> <strong>to</strong> <strong>NOTES</strong> vor. Dies<br />
umfasst die Angabe des DocuWare-Archives, die<br />
Art der Archivierung, die Zuordnung der Indexbegriffe,<br />
das Anlegen der Pro<strong>to</strong>koll-Datenbank, etc..<br />
Ein Notes-Anwender nutzt anschließend bei<br />
manueller Archivierung lediglich die Schaltflächen<br />
um einen Archivierungsvorgang anzus<strong>to</strong>ßen. Die<br />
au<strong>to</strong>matische Archivierung erfolgt auf dem Notes/<br />
Domino-Server vollständig im Hintergrund.<br />
Recherche in DocuWare-Archiven direkt aus Lotus Notes<br />
aus der ihnen vertrauten Notes Oberfläche leistungsfähige<br />
Suchfunktionen zur Verfügung. Notes Anwender<br />
können in DocuWare-Archiven komfortabel nach<br />
Kategorien, Indexbegriffen oder im Volltext suchen.<br />
Dokumente können angezeigt und heruntergeladen<br />
werden.<br />
Installation<br />
Die Integration von DocuWare <strong>CONNECT</strong> <strong>to</strong><br />
<strong>NOTES</strong> in eine bestehende Datenbank wird von<br />
einem Notes-Programmierer übernommen. Mit<br />
Hilfe des Lotus Notes-Designers werden die<br />
Agenten und andere Komponenten in eine<br />
bestehende Notes Anwendung übernommen.<br />
Systemvoraussetzungen<br />
DocuWare ab 4.1b<br />
<strong>CONNECT</strong> <strong>to</strong> <strong>NOTES</strong> funktioniert in Verbindung mit<br />
DocuWare-Archiven, die über den in DocuWare<br />
integrierten SQL-Server oder andere ODBC Datenbanken<br />
verwaltet werden<br />
Netzwerk-Arbeitsplatz: mind. PC Pentium mit<br />
64 MB RAM, 250 MB HD, Windows 95, 98, NT,<br />
2000, XP für Lotus Notes R5.04, R5.05 und 6,<br />
DocuWare<br />
DocuWare Netzwerk-Server für Programmdateien<br />
und Dokumente: Novell, Windows NT, 2000, XP<br />
DocuWare Datenbankserver: Pentium 200 Mhz,<br />
128 MB RAM, mind. 10 GB Festplatte, Windows<br />
NT 4+ Service Pack 4+ oder Windows 2000, XP,<br />
MS Internet-Explorer 4 und höher<br />
Stempel<br />
<strong>CONNECT</strong> <strong>to</strong> <strong>NOTES</strong> · Seite 4<br />
www.docuware.com
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