Beispiel eines Ablaufs ERP-System Das Postbuch ist ein ...

Das Postbuch ist ein Zusatzmodul für
DocuWare ab der Version 4.6.
Mit dem Postbuch werden eingehende
Papierbelege einfach, schnell und
praxisgerecht an das elektronische Archiv von
DocuWare übergeben und mit
personengebundenen Aufgaben und
Vorgängen verknüpft.
Nutzen
Durch die frühe Scannung und Bereitstellung der
Eingangsbelege in elektronischer Form, können die
Vorteile der elektronischen Belegbearbeitung in der
„heißen" Phase des Belegzugriffs - nämlich dann wenn
er erledigt werden muss – komplett genutzt werden.
Dies spart viel Zeit und macht die Vorgänge
transparenter und deutlich schlanker als bei der
papiergetriebenen Vorgangsbearbeitung . Eine spätere
Ablage des Belegs entfällt völlig.
Beispiel eines Ablaufs
Technische Basis und
Systemvoraussetzungen
Das Postbuch kann auf jedes bestehende
DocuWare MS-SQL Archiv aufgesetzt
werden. Bestehende Archive können somit
genutzt werden. Sie werden lediglich um ein
Feld erweitert (Barcodenummer).
Das Postbuch füllt eigene Tabellen, welche
über MSDE (MS SQL Derivat) verwaltet
werden. Somit hat das Postbuch die gleichen
Systemvoraussetzungen wie
DocuWare mit MSSQL.
Der Scann-PC braucht Windows2000 oder
größer mit mindestens 128 MB
Hauptspeicher .
ERP-System
Stammdaten
Postbuch
Data Master
Postbuch
Preindex
Archiv
Postbuch
Scann- und
Importclient
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Die Postbuch Module
Data Master
Modul zur Übernahme von Stamm- und Vorgangsdaten aus dem ERP-System des
Kunden, zur Verknüpfung der Eingangspost mit Vorgängen oder bereits erfassten
Absendern (Kunden und Lieferanten). Der Data Master kann diese Daten auch
dritten Anwendungen zur Verfügung stellen, zum Beispiel dem Mail- oder Faxserver
zur einfachen und zentralen Verwaltung aller Kontaktdaten.
Preindex
Modul zu Verknüpfung der Eingangspost mit Vorgängen oder erfassten Absendern.
Die Verknüpfung erfolgt über
eine fortlaufende und
revisionssichere Belegnummer,
die über ein Barcodesiegel
aufgebracht wird.
Scann- und Importclient
Scannung oder Übernahme der
bereits gescannten Belege aus
einem
Importverzeichnis zur Ablage im
elektronischen Archiv. Zur
Ablage werden die im
Preindex erzeugten Daten
verwendet und die Vorgangsanforderungen in den
Workflowtabellen eingetragen.
Notifier
Mit dem Notifier
werden die Benutzer
über den Erhalt von
Dokumenten und / oder
Aufgaben und Fristen
informiert und können
diese dort auch
erledigen. Die Stati der
Erledigungen sind
transparent und
werden wie die Belege
auch, zentral
gespeichert.
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ER-Prüfung
Mit dem Modul ER-Prüfung können Eingangsrechungen geprüft, sachlich und
rechnerisch richtig
gezeichnet, und
kontiert werden. Die
erfassten Daten
werden als
Buchungsvorschlagsliste
an die
Fibu übergeben.
Statistik
Überblick über
Fristen und
Erledigungen Ihrer
Aufgaben.
Transparenz für Teamdokumente und deren Belegstatus.
Postausgang
Das Postausgangsmodul hilft Ihnen bei der Erstellung der Tagespost unter der
Einbindung von MS-Office. Mit definierten Brief- und Faxvorlagen greift der
Postausgang auf den Data Master zu, übernimmt neben der gewählten Briefform
auch die Empfängeradresse und übergibt dieses Dokument beim Ausdruck auch
sofort in das Archiv.
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