Adobe PDF, Job 9 - Hübner Computersysteme Chemnitz

ABFALLENTSORGUNGS- UND
STADTREINIGUNGSBETRIEB
DER STADT CHEMNITZ
Qualitätsmanagement mit DocuWare
Qualitätsmanagement ist die Festlegung der internen
Organisationsstrukturen, Verfahren, Prozesse und
Mittelverwendung. Meist liegen sie in vielfältiger Papierform
und in unterschiedlichsten Revisionen vor.
Der Abfall- und Stadtreinigungsbetrieb der Stadt
Chemnitz, der ASR, erweiterte den bisherigen Einsatzbereich
mit der elektronischen Archivierungslösung
DocuWare um den Bereich des QMS. Somit ermöglicht
er seinen Mitarbeitern einen revisionssicheren Zugriff
und eine effizientere Bearbeitung.
Problemdarstellung
Der ASR ist ein Eigenbetrieb der Stadt Chemnitz und
Betriebsführer für die kommunalen Einrichtungen der
Straßenreinigung, Abfallentsorgung und der mobilen
Abwasserbeseitigung. Sie sind zertifiziert nach der
ISO-9001:2000. Die Archivierungslösung DocuWare
wurde im Jahre 1995 eingeführt. Mittlerweile sind 37
Archive in 16 Bereiche im Einsatz.
Die Aufgabe
Durch die ISO-Zertifizierung 9001:2000 eröffnete sich
eine neue Aufgabenstellung: das QMS-Handbuch
fortwährend zu erweitern, die Aktualisierungen der
Vorgehensanweisungen festzuhalten, die Formblätter
an die gegebenen Umstände anzupassen. In den
Bereichen der Vertragsprüfung über
die Prozesslenkung bis hin zu den
internen Qualitäts-Audits wuchsen
die Anweisungen und Vorlagen in
starken Maße. Nach jeder Änderung
wurden zahllose Ausdrucke an die
Mitarbeiter verteilt und die Übersichtlichkeit
über die Revisionen, welche schon im Umlauf
waren oder noch sind, war bald nicht mehr gegeben.
Die Mitarbeiter hatten die unterschiedlichsten QMS-
Handbücher zur Verfügung und keiner wusste, welche
Revision die aktuellste ist, da sie selbstständig aktualisierten.
Die Lösung
Alle Bestandteile des Organisationshandbuches inkl.
der Formblätter, Arbeits- und Organisationsanweisungen
liegen nun in ihrer elektronischen Form im
eigenen DocuWare-Archiv. Die Formblätter werden
nur ein Mal vorgehalten, auch wenn an mehreren
Stellen darauf Bezug genommen wird. Vom Sachgebiet
des Qualitätsmanagementbeauftragten werden
die Aktualisierungen zentral eingepflegt. Alle anderen
Mitarbeiter verfügen durch das eingeschränkte Leserecht
(über das Statusfeld „gültig“) Zugriff auf die
Unterlagen im aktuellsten Revisionsstand. Bei einer
Revisions-Änderung erhalten die älteren Dokumentationen
und Vorlagen den Status „ungültig“ und stehen
dann nur noch dem Sachbearbeiter des Sachgebietes
QMB zur Verfügung.
Die Vorteile für den ASR
Die Vorteile sind ersichtlich: Das Qualitätsmanagement-Handbuch
liegt stets in der aktuellsten Revision
vor. Auf veraltete Anweisungen können die Mitarbeiter
der Firma ASR Chemnitz nicht mehr zugreifen,
mit Ausnahme der Sachbearbeiter im QMB. Diese
können sich jede Revision aufrufen, sie bearbeiten
und wieder erneut ablegen. Dadurch spart der Abfallund
Entsorgungsbetrieb bei den Wiederholungs-
Audits gegenüber dem papiergebundenen Verfahren
enorm an Zeit ein. Die Vervielfältigung, der Druck,
der Versand und der Austausch von Änderungs- und
Ergänzungsblättern sind nun nicht mehr notwendig.
Hübner Computersysteme
Ihr Partner für elektronische
Archiv- und Informationssysteme
Elsasser Straße 10, D-09120 Chemnitz
Tel.: +49 371 / 400 27-5 � Fax: +49 371 / 400 27-77
www.hcs-chemnitz.de � e-Mail: info@hcs-chemnitz.de

ABFALLENTSORGUNGS- UND
STADTREINIGUNGSBETRIEB
DER STADT CHEMNITZ
Archivierung kaufmännischer Belege mit DocuWare
Der Abfall- und Stadtreinigungsbetrieb der Stadt Chemnitz
(ASR) setzt die elektronische Archivierungslösung
DocuWare im Bereich der Aufbewahrung kaufmännischer
Belege ein. Das Rechnungs-, Bescheid- und Mahnarchiv
dient neben der vom Gesetz verpflichteten Archivierung
kaufmännischer Belege auch zur fristgerechten und liquiditätsgesicherten
Bearbeitung von Mahnläufen. Vordergründlich
ermöglicht der ASR Chemnitz seinen Mitarbeitern
einen revisionssicheren Zugriff, die komplette Übersicht
der Kundenakte und eine effizientere Bearbeitung
des Vorganges.
Der Kunde
Der ASR ist ein Eigenbetrieb der Stadt Chemnitz und
Betriebsführer für die kommunalen Einrichtungen der
Straßenreinigung, Abfallentsorgung und der mobilen
Abwasserbeseitigung. Sie sind zertifiziert nach der ISO-
9001:2000. Die Archivierungslösung DocuWare wurde
im Jahre 1995 eingeführt. Mittlerweile sind 37 Archive in
16 Bereichen im Einsatz.
Die Problemstellung
Für den ASR Chemnitz gilt die Kundenzufriedenheit als
oberste Priorität. Dies heißt nicht nur, dass Dienstleistungen
schnell und ordnungsgemäß durchgeführt werden,
sondern dass auch telefonische Anfragen über versandte
Bescheide dem Kunden
sofort beantwortet werden können.
Jedoch war es ziemlich aufwendig
innerhalb eines laufenden Telefonates
den betreffenden Vorgang herauszusuchen
und dem Kunden zu
helfen. Oft musste man ihn später
zurückrufen. Ebenso war gegenüber
den Behörden, die auf Verlangen
oft nur die kaufmännischen Belege sehen wollten, ein
ziemlich hoher Zeitaufwand gegeben, um sie im Original
zu finden, sie in Kopie zu erstellen und dann in ihrer
Menge zu übergeben. Die Papierberge wuchsen ins unermessene.
Schnelle Abhilfe war von Nöten.
Die Lösung
Der komplette Druck aller Bescheide sowie deren Versand
wird weiterhin durch einen externen Dienstleister
durchgeführt. Diese gedruckten und versandten Bescheide
werden im PDF-Format an den ASR Chemnitz
zurückgeliefert. Anschließend werden sie vollautomatisiert
archiviert; ebenso Mahnungen für Gebührenbescheide
und betriebliche Mahnungen für privatrechtliche
Rechnungen. In diesem Archiv, dem
Rechnungs-, Bescheid- und Mahnarchiv, befinden sich
zusätzlich zu all diesen kaufmännischen Belegen die
dazugehörigen Widersprüche und sonstigen Korrespondenzen.
Auf Knopfdruck stehen alle relevanten
Unterlagen nun auch im Falle eines Rechtsstreites zur
Verfügung.
Die Vorteile für den ASR
Hauptsächliche Vorteile dieses Rechnungs-, Bescheidund
Mahnarchivs sind die Fristeinhaltung und die Steigerung
der Kundenzufriedenheit. Der Kundendienst ist
bei telefonischen Anfragen sofort auskunftsbereit, da
die Suche nicht mehr auf Basis des papiergebundenen
Verfahrens sondern auf dem elektronischen Weg erfolgt.
Innerhalb weniger Sekunden hat jeder einzelne
Mitarbeiter des Unternehmens den betreffenden Bescheid
oder Schriftsatz vorliegen. Dadurch spart der
ASR Chemnitz nicht nur enorm an Zeit ein, sondern
auch an Kosten für z.B. telefonische Rückrufe. Sie sind
nun in solch einen Fall nicht mehr notwendig. Weiterhin
ist die Einsparung an Papier deutlich spürbar,
schon allein durch den fehlenden doppelten Ausdruck
jeder Akte. Auf Grund der Eintragung der nicht zugestellten
Mahnungen, Bescheide und Rechnungen ist
eine schnellere Reaktion auf verzogene Kunden möglich.
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ABFALLENTSORGUNGS- UND
STADTREINIGUNGSBETRIEB
DER STADT CHEMNITZ
Schadensregulierung mit DocuWare
Der Abfall- und Stadtreinigungsbetrieb der Stadt
Chemnitz, auch ASR genannt, erweiterte den bisherigen
Einsatzbereich der elektronischen Archivierungslösung
DocuWare um den Bereich der
Schadensregulierung. Dabei werden sie mit den
Vorteilen von DocuWare - von der Fristwahrung
bis hin zum direkten Zugriff auf die Akte in aktuellster
und komplettester Form für die betreffenden
Bereiche - unterstützt.
Der Kunde
Der ASR ist ein Eigenbetrieb der Stadt Chemnitz
und Betriebsführer für die kommunalen Einrichtungen
der Straßenreinigung, Abfallentsorgung
und der mobilen Abwasserbeseitigung. Sie sind
zertifiziert nach der ISO-9001:2000. Die Software
DocuWare setzen sie schon seit dem Jahre
1995 ein. Mittlerweile sind 37 Archive in 16 Bereiche
im Einsatz.
Problemstellung
Die Mitarbeiter der Firma ASR Chemnitz konnten
im Bedarfsfall nicht immer auf die
gewünschte Schadensakte zugreifen.
Meist waren sie dann auch
noch unvollständig, die aktuellsten
Schriftsätze fehlten. Auch
wurden dadurch teilweise die
Fristen nicht eingehalten, von den
daraus resultierenden Folgen ganz abgesehen.
Die Lösung
Als ein eigenes Archiv wurde die elektronische
Schadensakte angelegt. In ihr werden nun alle
Dokumente für die Schadensbearbeitung, welche
im Rahmen der Betriebs- und Kfz-Haftpflicht entstehen,
aufbewahrt. Im Falle einer Schadensmeldung
wird ein Datensatz angelegt, der als Informationen
die Schadenshöhe, den Geschädigten,
die Versicherung, das Datum und den Status
enthält. Sukzessiv werden die Schadensbilder,
die Gutachten, die Korrespondenz mit der Versicherung,
die Schriftsätze mit den Rechtsanwälten
und dem Gericht sowie ggf. deren Urteile angefügt.
Die Fristwahrung wird durch die Funktion
der Widervorlage unterstützt. Nach Abschluss
eines Vorganges wird der Status auf „erledigt“
gesetzt.
Die Vorteile
Jede einzelne Schadensakte ist für die Mitarbeiter
jederzeit vollständig und direkt im Zugriff. Dadurch
erhalten die betroffenen Bereiche stets den
aktuellsten Bearbeitungsstand. Über die Wiedervorlage-Funktion
werden gesetzte Fristen
eingehalten. Der Abfall- und
Stadtreinigungsbetrieb der Stadt Chemnitz spart
durch den Einsatz von DocuWare in diesem
Bereich zusätzlich an Raum ein, da
abgeschlossene
werden können.
Vorgänge sofort archiviert
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