Aufbewahrung elektronischer Dokumente – Die Pflichten der Hochschulen
Aufbewahrung elektronischer Dokumente – Die Pflichten der Hochschulen
Aufbewahrung elektronischer Dokumente – Die Pflichten der Hochschulen
Sie wollen auch ein ePaper? Erhöhen Sie die Reichweite Ihrer Titel.
YUMPU macht aus Druck-PDFs automatisch weboptimierte ePaper, die Google liebt.
<strong>Aufbewahrung</strong> <strong>elektronischer</strong> <strong>Dokumente</strong> <strong>–</strong><br />
<strong>Die</strong> <strong>Pflichten</strong> <strong>der</strong> <strong>Hochschulen</strong><br />
Marina Rinken<br />
Institut tfür Informations‐, Tlk Telekommunikationsund<br />
Medienrecht, Lehrstuhl Prof. Dr.<br />
ikti<br />
Hoeren<br />
Forschungsstelle Recht im Deutschen Forschungsnetz
Glie<strong>der</strong>ung<br />
I. Begriffsbestimmung<br />
II. Einführung<br />
III. Rechtliche Grundlagen<br />
IV. <strong>Aufbewahrung</strong>sfristen<br />
V. Anfor<strong>der</strong>ungen an die <strong>Aufbewahrung</strong><br />
VI. Archivierung<br />
VII. Zusammenfassung
<strong>Aufbewahrung</strong> <strong>elektronischer</strong> <strong>Dokumente</strong><br />
I. Begriffsbestimmung
I. Begriffsbestimmung<br />
… eines noch nicht<br />
abgeschlossenen Vorgangs<br />
<strong>Aufbewahrung</strong><br />
… im Verantwortungsbereich <strong>der</strong><br />
Einrichtung i nach Abschluss des<br />
Vorgangs<br />
… nach Übergabe bestimmter<br />
<strong>Dokumente</strong> an Archive
I. Begriffsbestimmung<br />
… eines noch nicht<br />
abgeschlossenen Vorgangs<br />
<strong>Aufbewahrung</strong><br />
… im Verantwortungsbereich <strong>der</strong><br />
Einrichtung i nach Abschluss des<br />
Vorgangs<br />
… nach Übergabe bestimmter<br />
<strong>Dokumente</strong> an Archive<br />
= Archivierung
I. Begriffsbestimmung<br />
<strong>Aufbewahrung</strong><br />
… eines noch nicht<br />
abgeschlossenen Vorgangs<br />
… im Verantwortungsbereich <strong>der</strong><br />
Einrichtung i nach Abschluss des<br />
Vorgangs<br />
durch die<br />
bearbeitende<br />
Einrichtungng<br />
… nach Übergabe bestimmter<br />
<strong>Dokumente</strong> an Archive<br />
= Archivierung<br />
durch das<br />
Hochschul-<br />
archiv
<strong>Aufbewahrung</strong> <strong>elektronischer</strong> <strong>Dokumente</strong><br />
II. Einführung
II. Einführung<br />
Zwecke <strong>der</strong> <strong>Aufbewahrung</strong>:<br />
1. Gedächtnisstütze und Kommunikationshilfe<br />
2. Sicherung <strong>der</strong> Beweisführung<br />
3. Kontrollen und Rechenschaftslegung<br />
4. Archivgut für die Nachwelt
II. Einführung<br />
Zwecke <strong>der</strong> <strong>Aufbewahrung</strong>:<br />
1. Gedächtnisstütze und Kommunikationshilfe Eigeninteresse<br />
2. Sicherung <strong>der</strong> Beweisführung<br />
3. Kontrollen und Rechenschaftslegung<br />
4. Archivgut für die Nachwelt<br />
Eigen‐ und<br />
Fremdinteresse<br />
Fremdinteresse
II. Einführung<br />
Interessen an <strong>der</strong> <strong>Aufbewahrung</strong>:<br />
• Eigeninteresse des Aufbewahrenden<br />
• Fremdinteresse des Betroffenen
II. Einführung<br />
Interessen an <strong>der</strong> <strong>Aufbewahrung</strong>:<br />
• Eigeninteresse des Aufbewahrenden<br />
<strong>–</strong> <strong>Aufbewahrung</strong>srecht solange es für die Erfüllung <strong>der</strong> Aufgaben<br />
<strong>der</strong> erhebenden Stelle erfor<strong>der</strong>lich ist, DSG NRW<br />
• Fremdinteresse des Betroffenen<br />
<strong>–</strong> <strong>Aufbewahrung</strong>spflichten wenn die Interessen des Betroffenen<br />
beson<strong>der</strong>s schützenswert sind:<br />
Rechtliche hlih Grundlage erfor<strong>der</strong>lich
II. Einführung<br />
Interessen an <strong>der</strong> <strong>Aufbewahrung</strong>:<br />
• Eigeninteresse des Aufbewahrenden<br />
<strong>–</strong> <strong>Aufbewahrung</strong>srecht solange es für die Erfüllung <strong>der</strong> Aufgaben<br />
<strong>der</strong> erhebenden Stelle erfor<strong>der</strong>lich ist, DSG NRW<br />
• Fremdinteresse des Betroffenen<br />
<strong>–</strong> <strong>Aufbewahrung</strong>spflichten wenn Gesetzgeber die Interessen des<br />
Betroffenen als beson<strong>der</strong>s schützenswert ansieht:<br />
Rechtliche hlih Grundlage erfor<strong>der</strong>lich
<strong>Aufbewahrung</strong> <strong>elektronischer</strong> <strong>Dokumente</strong><br />
III. Rechtliche Grundlagen
III. Rechtliche Grundlagen<br />
<strong>Aufbewahrung</strong>spflichten können sich ergeben aus:<br />
1. Hochschuleigene Regelungen<br />
g<br />
2. Verwaltungsvorschriften, Erlasse, sonstige Anordnungen<br />
des zuständigen Ministeriums<br />
3. Beson<strong>der</strong>e gesetzliche Regelungen<br />
4. Allgemeine Dokumentationspflicht von Behörden
III. Rechtliche Grundlagen<br />
Richten sich nach <strong>der</strong> <strong>Dokumente</strong>nart:<br />
• E‐Klausuren, E‐Hausarbeiten<br />
• Eingescannte Klausuren bzw. Hausarbeiten<br />
• Evaluation z.B. zB über Webmasken<br />
• Elektronische Rechnungen<br />
• Elektronische Bewerbungen<br />
• …
III. Rechtliche Grundlagen<br />
I. Hochschuleigene Regelungen
III.1. Hochschuleigene Regelungen<br />
• Als Ordnung o<strong>der</strong> Satzung, §2 Abs. 4 HG*<br />
• Oft elektronische <strong>Dokumente</strong> explizit genannt<br />
• Entsprechend den gedruckten <strong>Dokumente</strong>n<br />
• Liste mit <strong>Dokumente</strong>narten und Fristen bis zu 30 Jahren<br />
• Oftmals soll alles gespeichert werden was nicht bloß<br />
Tagesinformationswert tht hat<br />
* Hochschulgesetz
III.1. Hochschuleigene Regelungen<br />
Bsp.:<br />
Norm<br />
§ 1 Ordnung über<br />
<strong>Aufbewahrung</strong>sfristen und das<br />
Vernichten von <strong>Dokumente</strong>n <strong>der</strong><br />
FernUniversität in Hagen<br />
Inhalt<br />
Nr. 1 Bestimmungen zur<br />
<strong>Aufbewahrung</strong>, Ausson<strong>der</strong>ung und<br />
Archivierung von Akten und<br />
an<strong>der</strong>en Unterlagen <strong>der</strong><br />
Bergischen Universität Wuppertal
III.1. Hochschuleigene Regelungen<br />
Bsp.:<br />
Norm<br />
§ 1 Ordnung über<br />
<strong>Aufbewahrung</strong>sfristen und das<br />
Vernichten von <strong>Dokumente</strong>n <strong>der</strong><br />
FernUniversität in Hagen<br />
Nr. 1 Bestimmungen zur<br />
<strong>Aufbewahrung</strong>, Ausson<strong>der</strong>ung und<br />
Archivierung von Akten und<br />
an<strong>der</strong>en Unterlagen <strong>der</strong><br />
Bergischen Universität Wuppertal<br />
Inhalt<br />
Abs. 2: „<strong>Dokumente</strong> sind insbeson<strong>der</strong>e (…) die<br />
auf rechnergestützten Datenträgern<br />
gespeicherten Daten einschließlich <strong>der</strong><br />
dazugehörigen Dokumentationen“<br />
Abs. 4: „<strong>Die</strong>se Ordnung gilt für maschinenlesbar<br />
gespeicherte Informationen entsprechend.“
III.1. Hochschuleigene Regelungen<br />
Bsp.:<br />
Norm<br />
§ 1 Ordnung über<br />
<strong>Aufbewahrung</strong>sfristen und das<br />
Vernichten von <strong>Dokumente</strong>n <strong>der</strong><br />
FernUniversität in Hagen<br />
Nr. 1 Bestimmungen zur<br />
<strong>Aufbewahrung</strong>, Ausson<strong>der</strong>ung und<br />
Archivierung von Akten und<br />
an<strong>der</strong>en Unterlagen <strong>der</strong><br />
Bergischen Universität Wuppertal<br />
Inhalt<br />
Abs. 2: „<strong>Dokumente</strong> sind insbeson<strong>der</strong>e (…) die<br />
auf rechnergestützten Datenträgern<br />
gespeicherten Daten einschließlich <strong>der</strong><br />
dazugehörigen Dokumentationen“<br />
Abs. 4: „<strong>Die</strong>se Ordnung gilt für maschinenlesbar<br />
gespeicherte Informationen entsprechend.“<br />
„Analog zu konventionellen Akten gelten diese<br />
Regelungen für maschinenlesbar gespeicherte<br />
Informationen und <strong>Dokumente</strong>. “<br />
„…E-Mails bedeutsamen Inhalts werden<br />
ausgedruckt und (…) zu den Akten genommen.“
III. Rechtliche Grundlagen<br />
2. Verwaltungsvorschriften,<br />
sc e Erlasse,<br />
sonstige Anordnungen des<br />
zuständigen Ministeriums
III.2. Verwaltungsvorschriften / Erlasse<br />
• Bindend für nachgeordnete Behörden<br />
• <strong>Aufbewahrung</strong> entsprechend <strong>der</strong> analogen <strong>Dokumente</strong><br />
• Bsp.:<br />
<strong>–</strong> Prüfungsunterlagen: Erlasse/Empfehlungen des<br />
Wissenschaftsministeriums<br />
<strong>–</strong> Haushaltsunterlagen: Verwaltungsvorschrift des Finanzministeriums<br />
zur Durchführung <strong>der</strong> Landeshaushaltsordnung<br />
<strong>–</strong> Personalunterlagen: Verwaltungsvorschrift des Innenministeriums<br />
zur Durchführung des Landesbeamtengesetzes
III.2. Verwaltungsvorschriften / Erlasse<br />
Bsp.:<br />
Dokument<br />
Elektronische Bewerbungen in<br />
Personalakten<br />
Kassen- und Rechnungsbelege<br />
Regelung<br />
Erlass des Innenministers und des<br />
Kultusministers „<strong>Aufbewahrung</strong>,<br />
Ausson<strong>der</strong>ung, Archivierung und Vernichtung<br />
von Personalakten“*<br />
Landeshaushaltsordnung Nordrhein<br />
Westfalen (LHO)<br />
*vom 20.2.1986, MBl. NW. 1986 S. 275
III. Rechtliche Grundlagen<br />
3. Beson<strong>der</strong>e gesetzliche<br />
Regelungen
III.3. Beson<strong>der</strong>e gesetzliche Regelungen<br />
• Direkte <strong>Aufbewahrung</strong>spflichten<br />
• Indirekte Anhaltspunkte für<br />
<strong>Aufbewahrung</strong>spflicht, fli h z.B. weil Frist für<br />
Geltendmachung von Ansprüchen genannt
III.3. Beson<strong>der</strong>e gesetzliche Regelungen<br />
Bsp.:<br />
Dokument<br />
Akten<br />
Unterlagen <strong>der</strong> öffentlich-rechtlichen Verwaltungstätigkeit<br />
Unterlagen aus dem Arbeitsverhältnis<br />
Regelung<br />
§ 29 VwVfG<br />
§ 110a SGB IV<br />
§37 TV‐L
III. Rechtliche Grundlagen<br />
4. Allgemeine<br />
Dokumentationspflicht von<br />
Behörden
III.4. Allgemeine Dokumentationspflicht von<br />
Behörden<br />
Zweck:<br />
• Kontrolle durch übergeordnete Stellen<br />
• Möglichkeit für Verfahrensbeteiligte, die Rechtmäßigkeit des<br />
Verwaltungshandelns zu überprüfen<br />
• Möglichkeit <strong>der</strong> Bearbeitung von Vorgängen losgelöst vom<br />
einzelnen Behördenmitarbeiter<br />
Nachvollziehbarkeit des Verwaltungsverfahrens<br />
Aktenkundigkeit des gesamten Vorgangs<br />
Zuordnung zum jeweiligen Vorgang / zur jeweiligen Akte
III.4. Allgemeine Dokumentationspflicht von<br />
Behörden<br />
Herleitung:<br />
• § 3a VwVfG: Elektronische <strong>Dokumente</strong> in Verwaltungen,<br />
basierend auf Grundsätzen ordnungsgemäßer Aktenführung,<br />
aber keine ausdrückliche gesetzliche Regelung<br />
g<br />
• Voraussetzung für Akteneinsichtsrecht (§ 29 VwVfG)<br />
• Rechtsstaatsprinzip und Grundsatz des fairen, objektiven<br />
und wahrheitsgetreuen Verwaltungsverfahrens
III.4. Allgemeine Dokumentationspflicht von<br />
Behörden<br />
Voraussetzung: Handeln einer Behörde<br />
• §1 Abs. 4 VwVfG: Behörde = jede Stelle, die<br />
Aufgaben <strong>der</strong> öffentlichen Verwaltung wahrnimmt
III.4. Allgemeine Dokumentationspflicht von<br />
Behörden<br />
Voraussetzung: Handeln einer Behörde<br />
• §1 Abs. 4 VwVfG: Behörde = jede Stelle, die<br />
Aufgaben <strong>der</strong> öffentlichen Verwaltung wahrnimmt
III.4. Allgemeine Dokumentationspflicht von<br />
Behörden<br />
Voraussetzung: Handeln einer Behörde<br />
• §1 Abs. 4 VwVfG: Behörde = jede Stelle, die<br />
Aufgaben <strong>der</strong> öffentlichen Verwaltung wahrnimmt<br />
Über E‐Mails o<strong>der</strong> Webmasken:<br />
<strong>–</strong> Anmeldung, Zu‐ /Nichtzulassung zu Prüfungen<br />
<strong>–</strong> Immatrikulation<br />
<strong>–</strong> Sonstige Verwaltungstätigkeit
<strong>Aufbewahrung</strong> <strong>elektronischer</strong> <strong>Dokumente</strong><br />
IV. <strong>Aufbewahrung</strong>sfristen
IV. <strong>Aufbewahrung</strong>sfristen<br />
• In den Regelungen<br />
• Sonst: Einzelfallbetrachtung<br />
<strong>–</strong> Dt Datenschutzgesetze ht t <strong>der</strong> Län<strong>der</strong>, z.B. § 19 Abs. 3<br />
DSG NRW<br />
Erfor<strong>der</strong>lichkeit für die Aufgabenerfüllung<br />
Schutzwürdige Interessen des Betroffenen
IV. <strong>Aufbewahrung</strong>sfristen<br />
Bsp.:<br />
Dokument Speicherdauer Regelung<br />
E-Klausuren,<br />
gescannte<br />
Klausuren<br />
1 Jahr ab Ablauf <strong>der</strong><br />
Wi<strong>der</strong>spruchsfrist<br />
<strong>Aufbewahrung</strong>sordnung FernUni Hagen<br />
5 Jahre <strong>Aufbewahrung</strong>sordnung Bergische<br />
Universität Wuppertal
IV. <strong>Aufbewahrung</strong>sfristen<br />
Bsp.:<br />
Dokument Speicherdauer Regelung<br />
E-Klausuren,<br />
gescannte<br />
Klausuren<br />
1 Jahr ab Ablauf <strong>der</strong><br />
Wi<strong>der</strong>spruchsfrist<br />
FernUni Hagen<br />
5 Jahre Bergische Universität Wuppertal<br />
Elektronische<br />
Kassen- und<br />
Rechnungsbelege<br />
5 Jahre Landeshaushaltsordnung Nordrhein<br />
Westfalen (LHO)<br />
FernUni Hagen
IV. <strong>Aufbewahrung</strong>sfristen<br />
Bsp.:<br />
Dokument Speicherdauer Regelung<br />
E-Klausuren,<br />
gescannte<br />
Klausuren<br />
1 Jahr ab Ablauf <strong>der</strong><br />
Wi<strong>der</strong>spruchsfrist<br />
FernUni Hagen<br />
5 Jahre Bergische Universität Wuppertal<br />
Elektronische<br />
Kassen- und<br />
Rechnungsbelege<br />
5 Jahre Landeshaushaltsordnung Nordrhein<br />
Westfalen (LHO)<br />
FernUni Hagen<br />
Elektronische Mindestens 6 § 37 TV-L<br />
Bewerbungen in Monate<br />
Personalakten
<strong>Aufbewahrung</strong> <strong>elektronischer</strong> <strong>Dokumente</strong><br />
V. Anfor<strong>der</strong>ungen an die<br />
<strong>Aufbewahrung</strong>
V. Anfor<strong>der</strong>ungen an die <strong>Aufbewahrung</strong><br />
Grundanfor<strong>der</strong>ungen:<br />
1. Integrität<br />
<strong>–</strong> Unversehrtheit <strong>der</strong> Daten<br />
2. Authentizität<br />
t tät<br />
<strong>–</strong> Eindeutige Bestimmung <strong>der</strong> Quelle <strong>der</strong> Daten<br />
3. Lesbarkeit<br />
<strong>–</strong> Sichtbarmachung <strong>der</strong> in den Daten enthaltenen<br />
Informationen<br />
<strong>–</strong> Verkehrsfähigkeit
V. Anfor<strong>der</strong>ungen an die <strong>Aufbewahrung</strong><br />
Weitere Anfor<strong>der</strong>ungen:<br />
4. Vollständigkeit<br />
5. Vertraulichkeit
V. Anfor<strong>der</strong>ungen an die <strong>Aufbewahrung</strong><br />
• Gesetzgeber ist technikneutral<br />
Entscheidungsfreiheit<br />
• Orientierungshilfe: Außergesetzliche Richtlinien o<strong>der</strong><br />
Standards, zB z.B. OAIS* , ISO 15 489, IT‐Grundschutz‐Kataloge<br />
des BSI<br />
*Open Archival Information System, ISO 14721
V. Anfor<strong>der</strong>ungen an die <strong>Aufbewahrung</strong><br />
• Systembezogene Sicherungsmittel:<br />
Beschränkung des Zugriffs auf die Daten<br />
<strong>–</strong> Nur‐Lese‐Modus: Keine Authentizität und nicht verkehrsfähig<br />
<strong>–</strong> Zugriffs‐ und Zutrittsbeschränkungen: nicht verkehrsfähig<br />
• Datenträgerbezogene Sicherungsmittel:<br />
nicht wie<strong>der</strong>beschreibbare Speichermedien, die Verän<strong>der</strong>ungen <strong>der</strong><br />
Informationen ausschließen, z.B. CD‐ROM<br />
• <strong>Dokumente</strong>nbezogene Sicherungsmittel:<br />
Schutz <strong>der</strong> <strong>Dokumente</strong> selbst, z.B. qualifizierte elektronische Signatur
V. Anfor<strong>der</strong>ungen an die <strong>Aufbewahrung</strong><br />
• Beachte:<br />
Sicherungsmittel unterliegen dem<br />
technischen Verfall<br />
Aktualisierung notwendig
<strong>Aufbewahrung</strong> <strong>elektronischer</strong> <strong>Dokumente</strong><br />
VI. Archivierung
VI. Archivierung<br />
• Dauerhafte <strong>Aufbewahrung</strong> durch Hochschularchive<br />
• Nach Ablauf <strong>der</strong> <strong>Aufbewahrung</strong>sfrist o<strong>der</strong> spätestens nach 30<br />
Jahren<br />
• Anbietungspflicht auch für elektronische <strong>Dokumente</strong> (§ 4 Abs.<br />
1 ArchivG NRW)<br />
• Archivar befindet über Archivwürdigkeit<br />
= wenn bleiben<strong>der</strong> Wert für Wissenschaft und Forschung, historischpolitische<br />
Bildung, Gesetzgebung, Rechtsprechung, Institutionen o<strong>der</strong><br />
Dritte, §2 Abs. 6 ArchivG NRW<br />
• Wenn keine Archivierung: datenschutzkonforme Vernichtung
<strong>Aufbewahrung</strong> <strong>elektronischer</strong> <strong>Dokumente</strong><br />
VII. Zusammenfassung
VII. Zusammenfassung<br />
• <strong>Aufbewahrung</strong>spflichten bei schützwürdigem Interesse<br />
• Regelungen entsprechen denen für Papierdokumente<br />
• Wahrung von Authentizität, Lesbarkeit, Vollständigkeit<br />
• Verschiedene Arten von Sicherungsmaßnahmen, Standards<br />
• Qualifizierte elektronische Signaturen und nicht wie<strong>der</strong>beschreibbare<br />
Speichermedien entsprechen den Anfor<strong>der</strong>ungen am ehesten<br />
• Bei E‐Mails: Ausdruck<br />
• Vor Vernichtung: Anbietungspflicht an Archive<br />
• Datenschutzkonforme Vernichtung/Löschung
<strong>Aufbewahrung</strong> <strong>elektronischer</strong> <strong>Dokumente</strong><br />
Forschungsstelle Recht im DFN<br />
E‐Mail: recht@dfn.de<br />
Vielen Dank für Ihre<br />
Aufmerksamkeit!
Change language