Leitfäden für Clubämter - Inner Wheel Deutschland

Inner Wheel Deutschland
Distrikt 81
Leitfaden Clubpräsidentin
Aufgabenprofil
Die Clubpräsidentin ist verantwortlich für die Interessen und das Wohlergehen ihres Clubs.
Sie soll die Clubregeln und Distriktsbeschlüsse gut kennen. Sie leitet als Vorsitzende alle
Club-Meetings und die Arbeit und die Aktivitäten des Clubs. Es ist “ihr Jahr”, sie soll ihre
Ideen einbringen, aber alle Aktivitäten sollten mit dem Vorstand besprochen und
anschließend dem Club vorgetragen werden.
Wichtig: Das leitende Gremium des Clubs ist die Mitgliederversammlung, also die Mitglieder
insgesamt. In der Mitgliederversammlung werden Entscheidungen mehrheitlich gefällt. Bei
einer Abstimmung genügt die einfache Mehrheit. Bei Stimmengleichheit hat die Clubpräsidentin
die entscheidende Stimme. In diesem Fall sollte eventuell über eine erneute
Diskussion und eine Vertagung der Entscheidung auf einen späteren Zeitpunkt nachgedacht
werden.
Alle Mitglieder sollten für Aufgaben im Rahmen der Clubarbeit ansprechbar sein.
Die Clubpräsidentin muss sicherstellen, dass die Frage der Nachfolge in den Clubämtern
rechtzeitig angegangen wird.
Zeitplan
Vor Amtsantritt
Die Vize-Distriktspräsidentin lädt zum Vize-Clubpräsidentinnentreffen ein.
Juli
▪ Brief der Distriktspräsidentin mit Aufforderung zur Nominierung von Kandidatinnen für
Distrikts- und internationale Ämter, gegebenenfalls für Ämter auf nationaler Ebene.
▪ Gegebenenfalls Brief der Distriktssekretärin an die Clubpräsidentin mit den Unterlagen zur
Nominierung einer deutschen Amtsträgerin für Ämter im IIW Geschäftsführenden
Vorstand oder andere IIW Ämter (Vorstellung der Kandidatinnen, Wahlzettel).
Dezember
▪ Gegebenenfalls Brief der Distriktssekretärin an die Clubpräsidentin mit den Unterlagen zur
Nominierung einer deutschen IIW Board Director (Vorstellung der Kandidatinnen,
Wahlzettel)
▪ Brief vom IIW Headquarters an die Clubsekretärin mit dem Weihnachtsbrief der Internationalen
Präsidentin und den Wahlunterlagen zur Wahl des Internationalen Vorstands
(Board Directors, IIW-Vizepräsidentin etc.)
Stand: 3/2013 Leitfaden D81 Clubpräsidentin Seite 1

Januar
Mitgliederversammlung, Wahl für den Internationalen Vorstand, eventuell Wahl einer
Nationalen Repräsentantin
Wahlunterlagen werden von Headquarters an die im aktuellen „Directory“ benannte Clubsekretärin
versandt. Bei Verlust können Wahlunterlagen unter
www.internationalinnerwheel.org herunter geladen werden (bei Unklarheiten bitte die
Distriktssekretärin fragen).
Februar / März
▪ Online-Aktualisierung des neuen Clubvorstands und der Mitgliederdaten durch die
Sekretärin (oder Internetbeauftragte) für das Mitgliederverzeichnis beim Verlag
Schürmann + Klagges (www.innerwheel-mv.de) bis spätestens 30. März.
▪ Online-Aktualisierung des neuen Clubvorstands für das IIW-Directory durch die Sekretärin
(oder Internetbeauftragte) unter www.internationalinnerwheel.org bis spätestens 30. März.
▪ Gegebenenfalls Nominierung von Kandidatinnen für Distrikts- und internationale Ämter.
Hinweise zur Amtstätigkeit
Stimmrecht
Die Clubpräsidentin hat bei Stimmengleichheit die entscheidende (zweite) Stimme.
Vorstandssitzungen
Sie sollten so oft wie nötig stattfinden. Es wird empfohlen, monatlich eine Sitzung abzuhalten.
Außerordentliche Sitzungen können von der Clubpräsidentin oder auf Antrag von
zwei Vorstandsmitgliedern einberufen werden. Zu den Vorstandssitzungen sollten die
Delegierten eingeladen werden.
Mitgliederversammlung
Mindestens ein Meeting im Jahr muss als Mitgliederversammlung einberufen werden, zum
Beispiel im Januar. Dort geben die Amtsträgerinnen einen Tätigkeitsbericht. Die Clubpräsidentin
berichtet über ihre Aktivitäten. Die Schatzmeisterin gibt einen Bericht über den
Finanzabschluss des vorangegangenen IW-Jahres, der von zwei Mitgliedern geprüft wurde
und allen Clubmitgliedern spätestens 4 Tage vor der Mitgliederversammlung oder mit dem
vorherigen Clubprotokoll schriftlich zugehen muss. Nach den Tätigkeitsberichten bittet ein
Clubmitglied, dass weder dem amtierenden noch dem vorherigen Vorstand angehört/hat, um
Entlastung des Vorstands des vorangegangenen Inner Wheel Jahres. Clubfragen sollten
besprochen und diskutiert werden.
Wahlen (geheim) und Abstimmungen erfolgen im Rahmen einer Mitgliederversammlung.
Weitere Mitgliederversammlungen sind sinnvoll, wenn Interna besprochen werden müssen.
An die Weitergabe von Informationen aus der Versammlung sind strenge Maßstäbe
anzulegen. Das Protokoll der Mitgliederversammlung wird ausschließlich an die Clubmitglieder
versandt.
Der neue Clubvorstand muss spätestens in einer Mitgliederversammlung vor Mitte März
gewählt werden; Online-Registrierung bis 30. März.
Stand: 3/2013 Leitfaden D81 Clubpräsidentin Seite 2

Besuch der Distriktspräsidentin
Er findet einmal im IW-Jahr statt und muss von der Clubpräsidentin vorbereitet werden. Zum
Besuch gehört auch eine Vorstandssitzung, bzw. das Gespräch des Vorstands zwecks
Kennenlernens mit der Distriktspräsidentin vor dem Meeting. Die Distriktspräsidentin ist Gast
des Clubs, d. h. die Kosten für die Bewirtung sind vom Club zu tragen. Bei Übernachtung
sollte ihr ein Privatquartier angeboten werden. Zieht sie es vor, in einem Hotel zu übernachten,
trägt nicht der Club die Kosten (die Distriktskasse hat Erstattungspauschalen
vorgesehen).
Gäste
Rotarische Ehefrauen und Nichtmitglieder sollen zu Clubmeetings nicht öfter als zweimal im
Jahr eingeladen werden und sollten nicht anwesend sein, wenn Regularien besprochen
werden.
Aufnahme neuer Mitglieder
Der vom aufzunehmenden Mitglied unterzeichnete Beitrittsantrag wird an die Distriktsschatzmeisterin
gesandt, die eine Aufnahmeurkunde, die aktuelle Satzung und ggfs. ein
Mitgliederverzeichnis zurückschickt. Bei der Aufnahme neuer Mitglieder stehen alle Clubmitglieder
auf. Die Clubpräsidentin überreicht dem neuen Mitglied die Nadel (Bestellung im
IW-Shop), die Aufnahmeurkunde (unterschrieben von der Clubpräsidentin und der
Sekretärin) und eine Rose. Sie heißt sie herzlich im Kreis aller Mitglieder willkommen.
Verbindung zum Distrikt
Zu den Distriktskonferenzen sind alle Clubmitglieder eingeladen. Neben den Delegierten
sollte wenigstens die Clubpräsidentin teilnehmen. Es ist die Pflicht der Delegierten, über die
Konferenzen beim nächsten Meeting zu berichten (anhand des Protokolls oder der eigenen
Notizen).
Protokolle der Distriktskonferenzen
Die Clubpräsidentin sollte die Protokolle der Distriktskonferenzen sorgfältig lesen und sich
mit den Distriktsbeschlüssen der vorhergegangenen Konferenzen vertraut machen.
Die Clubpräsidentin sollte auch darauf achten, dass zu Charterfeiern im eigenen Distrikt
mindestens ein Clubmitglied fährt und alle Clubmitglieder animieren, an Club-, Distrikts-,
Nationalen- und Internationalen Veranstaltungen teilzunehmen.
Geld für soziale Zwecke
Die Clubpräsidentin muss darauf achten, dass Spenden und Gelder aus Clubveranstaltungen,
wie Basare, Trödelmärkte, Konzerte, etc., auf das – getrennt vom
Clubkonto – zu führende Sozialkonto eingezahlt werden.
Die Verwendung von Geldern für soziale Zwecke muss mit den Clubmitgliedern abgestimmt
werden. Bei einer Abstimmung genügt die einfache Mehrheit.
Bei Veranstaltungen eines eventuell existierenden Fördervereins fließt der Erlös direkt auf
das Konto des Fördervereins.
Stand: 3/2013 Leitfaden D81 Clubpräsidentin Seite 3

Aktive Ehrenmitgliedschaft
Eine Auszeichnung. Ein Club kann einem aktiven Mitglied, das sich durch hervorragende
Verdienste um Inner Wheel ausgezeichnet hat, die aktive Ehrenmitgliedschaft verleihen. Der
Club bezahlt die Mitgliedsbeiträge für das Jahr, in dem die Ehrenmitgliedschaft verliehen
wurde. In den folgenden Jahren behält das Mitglied den Status der Aktiven Ehrenmitgliedschaft,
bezahlt aber seine Beiträge selbst. Ein solches Mitglied bleibt lebenslang oder bis zu
seinem Austritt aus Inner Wheel Aktives Ehrenmitglied.
Margarette Golding Award
Für besonderen ehrenamtlichen Einsatz kann seit 2001 der Margarette Golding Award an
Inner Wheelerinnen und Nicht-Inner-Wheelerinnen verliehen werden. Der Antrag auf
Verleihung des MAG wird durch den Club (die Clubpräsidentin) gestellt und geht durch die
Hände der Distriktspräsidentin zur Bewilligung zum Executive Committee nach England. Ein
Originalformular ist nicht notwendig, es reicht eine Kopie. Es empfiehlt sich eine enge
Absprache mit der Distriktspräsidentin. Die Gebühr für den Award beträgt 20 englische
Pfund, die nach einer Bewilligung zu zahlen sind.
Konfliktfall
Freundschaft ist oberstes Prinzip bei Inner Wheel, auch und gerade im Konfliktfall. In
intensiven Gesprächen mit den Beteiligten sollte alles versucht werden, um zu einer
moderaten Lösung zu kommen. Im Sinne der Clubautonomie sollte der Club zunächst
versuchen, den Konflikt clubintern zu lösen. Ist das nicht möglich, schaltet der Club die
Distriktspräsidentin ein. In jedem Konfliktfall ist absolute Vertraulichkeit geboten; der
informierte Kreis wird zu äußerster Diskretion verpflichtet und muss möglichst klein gehalten
werden.
Namensänderung
Sollte ein Club eine Namensänderung wünschen, so muss dies über die Distriktspräsidentin
nach England mit der entsprechenden Begründung mitgeteilt werden.
Pastpräsidentinnennadel
Die Pastpräsidentinnennadel kann zusätzlich zum Namensschild getragen werden.
Tag der guten Tat
Der 10. Januar ist für Inner Wheel der Tag der guten Tat. Dieser Tag ist der Gründungstag
des ersten Inner Wheel Clubs in Manchester.
Internationaler Tag des Friedens
Der 21. September ist als der Internationale Tag des Friedens der Vereinten Nationen von
Inner Wheel als Organisation anerkannt.
Inner Wheel Flyer
Für unterschiedliche Zielgruppen werden zwei Flyer benötigt. Der offizielle Flyer ist für
potentielle Mitglieder, Rotarier und die Presse und der Distrikts- oder Clubflyer für Besucher
von Basaren, Flohmärkten, Benefizveranstaltungen. Ein Clubflyer muss der Distriktspräsidentin
vorgelegt werden, bevor er in Umlauf gebracht wird.
Stand: 3/2013 Leitfaden D81 Clubpräsidentin Seite 4

Inner Wheel im Internet
Inner Wheel Deutschland präsentiert sich auch im Internet. Die Gestaltung erfolgt in
Abstimmung mit dem Distriktsvorstand. Gestaltung, Pflege sowie Kosten der Clubseite
obliegen jedem Club selbst.
Grundlagen
Qualifikation und Amtszeit
Die Clubpräsidentin muss dem Clubvorstand mindestens ein Jahr vor Übernahme ihres
Amtes angehört haben. Sie wird für ein Jahr nominiert und gewählt. Unter besonderen
Umständen kann der Geschäftsführende Vorstand von International Inner Wheel ein
weiteres Jahr gestatten. Der Antrag muss über die Distriktspräsidentin gestellt werden. Sie
leitet ihn an den IIW weiter.
Wenn eine Gründungspräsidentin es wünscht, kann sie, in Einverständnis mit ihrem Club,
anschließend an das verkürzte Jahr unmittelbar nach der Clubgründung für ein weiteres IW-
Jahr im Amt bleiben. Wenn das Amt nicht wahrgenommen werden kann, folgt die Vizepräsidentin
nach.
Stand: 3/2013 Leitfaden D81 Clubpräsidentin Seite 5

Inner Wheel Deutschland
Distrikt 81
Leitfaden Club-Vizepräsidentin
Aufgabenprofil
Die Vizepräsidentin vertritt, wenn nötig, die Präsidentin. Sie leitet die Meetings in Abwesenheit
der Präsidentin. Sie kann sehr viel nützliche Erfahrung sammeln, wenn sie der
Präsidentin auf jede nur mögliche Art hilft.
Die Vizepräsidentin bereitet ihr Amtsjahr als Clubpräsidentin vor. Sie plant das Programm
und interessiert geeignete Clubfreundinnen für neu zu besetzende Clubämter.
Zeitplan
März / April
Teilnahme am Vizepräsidentinnentreffen
Hinweise zur Amtstätigkeit
Vizepräsidentinnentreffen
Die Vize-Distriktspräsidentin lädt im Frühjahr ihre Vize-Clubpräsidentinnen zum gegenseitigen
Kennenlernen und zur Information über ihre Amtsführung ein. Sie stellt ihren
Distriktsvorstand des kommenden Inner-Wheel-Jahres vor.
Grundlagen
Qualifikation und Amtszeit
Die Vizepräsidentin muss dem geschäftsführenden Clubvorstand mindestens ein Jahr vor
der Übernahme ihres Amtes angehört haben (Ausnahme: bei Clubneugründung).
Sie wird jährlich nominiert und gewählt und darf nicht länger als zwei aufeinander folgende
Jahre im Amt sein.
Sie gehört dem Geschäftsführenden Clubvorstand an.
Sie soll, wenn die Präsidentin ihr Amt nicht wahrnehmen kann, das Amt übernehmen. Sie
kann dann trotzdem im darauf folgenden Jahr zur Präsidentin gewählt werden.
Wenn das Amt der Vizepräsidentin nicht wahrgenommen werden kann, muss der Club ein
früheres oder gegenwärtiges Mitglied des Clubvorstands zur Nachfolgerin wählen.
Stand 3/2013 Leitfaden D81 Club-Vizepräsidentin Seite 1

Inner Wheel Deutschland
Distrikt 81
Leitfaden Past-Clubpräsidentin
Aufgabenprofil
Die Past-Präsidentin gehört zum Geschäftsführenden Clubvorstand. Sie gibt der Leitung des
Clubs Kontinuität. Die Erfahrungen und die Kenntnisse, die sie während ihrer Amtszeit als
Präsidentin gewonnen hat, können sehr wertvoll für das Clubleben sein.
Grundlagen
Die unmittelbare Pastpräsidentin darf in dem Jahr nach ihrer Amtszeit in kein Amt im Club
oder im Geschäftsführenden Clubvorstand gewählt werden. Sie muss das vorgegebene
Sabbat-Jahr im Club einhalten.
Stand 3/2013 Leitfaden D81 Past-Clubpräsidentin Seite 1

Inner Wheel Deutschland
Distrikt 81
Leitfaden Clubsekretärin
Aufgabenprofil
1. Protokollführung bei Vorstandssitzungen,
Versand dieses Protokolls an die Vorstandsmitglieder
2. Protokollführung bei Meetings (Meetingbericht),
Versand der Meetingberichte an:
• Clubmitglieder
• den eigenen Distriktsvorstand (protokolle@innerwheel-81.de – dabei im „Betreff“
bitte den eigenen Clubnamen angeben)
• an alle Clubs im eigenen Distrikt (falls Distriktsbeschluss vorhanden)
• an alle neugegründeten Clubs im eigenen Distrikt bis zur Charterfeier
• andere Clubs, Kontaktclubs, Rotary Clubs nach eigenem Ermessen
3. Jahresbericht vorbereiten
4. Allgemeine Korrespondenz umgehend erledigen.
Zeitplan
August
Falls der Club Amtsträgerinnen auf Distrikts-, nationaler und IIW-Ebene nominiert, Versand
der Nominierungsunterlagen an die Distriktssekretärin spätestens 6 Wochen vor der
Distriktskonferenz.
Dezember
Brief vom IIW Headquarters an die im aktuellen „Directory“ benannte Clubsekretärin mit
dem Weihnachtsbrief der Internationalen Präsidentin,
den Wahlunterlagen zur Wahl des Internationalen Vorstands - bitte nach der Wahl
bis 15. Februar an die Nationale Repräsentantin schicken - bestehend aus
▪ der Kandidatinnenliste für das Amt der IIW-Präsidentin, IIW-Vizepräsidentin,
IIW-Schatzmeisterin und IIW-Redakteurin und
▪ der Kandidatinnenliste für das Amt der Board-Direktorin
▪ Wahlzetteln unterschiedlicher Farbe (nicht für alle Ämter)
▪ Umschlag für die Rücksendung der Wahlzettel
▪ Finanzabschluss von IIW.
Stand 3/2013 Leitfaden D81 Clubsekretärin Seite 1

Januar / Februar
Im Rahmen des Januar-Meetings werden die Wahlen für den Internationalen Vorstand des
nächsten Inner Wheel Jahres durchgeführt. Bei Verlust können Wahlunterlagen unter
www.internationalinnerwheel.org herunter geladen werden (bei Unklarheiten bitte die
Distriktssekretärin fragen). Anschließend: Versand der ausgefüllten Wahlzettel für den Internationalen
Vorstand im dafür vorgesehenen Umschlag bis spätestens 15. Februar an die
Nationale Repräsentantin. Auf der Vorderseite des beiliegenden Wahlumschlags wird dick
der Name des Clubs und die Nummer des Distrikts eingetragen.
März
▪ Clubinformation für IIW Headquarters: Im Jahr 2012 wurde jeder Club gebeten, sich mit
einer IIW-Adresse und einem Passwort unter www.internationalinnerwheel.org zu
registrieren. Jeder Club trägt nunmehr den neuen Clubvorstand unmittelbar in diese
online-Datenbank ein, spätestens bis zum 30. März. IIW Headquarters übernimmt am
31.03. die Daten für das neue Directory. Die korrekte Eintragung ist Voraussetzung für
den ordnungsgemäßen Erhalt aller (Wahl-)Unterlagen des Headquarters.
- Regelmäßige Kontrolle dieses Email-Ordners auf elektronische Mitteilungen von IIW-
Headquarters.
- Wichtig: Die Login-Daten (IIW-Adresse nebst Passwort) sind von Sekretärin zu
Sekretärin weiterzugeben. Der Club kann eine Internetbeauftragte wählen, die diese
Aufgaben wahrnimmt und ihre Nachfolgerin persönlich einweist.
▪ Mitgliederverzeichnis: Bis spätestens 30. März. Aktualisierung der Clubämter und
Mitgliederdaten online beim Verlag Schürmann + Klagges auf der Internetseite
http://www.innerwheel-mv.de.
- Löschen Sie nicht die Ämter für das noch laufende Jahr, da diese für die Historie
verwendet werden! Bei der Anzeige der Ämter in der Mitgliederliste werden immer die
Ämter des aktuellen IW-Jahres angezeigt.
- Prüfung und Aktualisierung der persönlichen Daten der Mitglieder, insbesondere auch
hinsichtlich Neuaufnahmen / Abgängen. Bei verstorbenen Pastpräsidentinnen ist ein +
zu setzen. Alle Änderungen, die bis zum Stichtag 31.3. vorgenommen werden, werden
in das nächste Verzeichnis aufgenommen.
- Die Zugangsdaten für den Lese- und Schreibaccount des Clubs werden von der
Sekretärin (oder Internetbeauftragten) an die Nachfolgerin weitergegeben, die persönlich
eingewiesen werden muß.
- Bei Rückfragen zum Internetzugang oder zur Überarbeitung der Clubseiten des
Mitgliederverzeichnisses ist die Verantwortliche, Frau Renate Bauer (IWC Leverkusen-
Dormagen) zu kontaktieren.
April
Falls der Club Amtsträgerinnen nominiert hat, Versand der Nominierungsunterlagen an die
Distriktssekretärin spätestens 6 Wochen vor der Distriktskonferenz
Stand 3/2013 Leitfaden D81 Clubsekretärin Seite 2

Hinweise zur Amtstätigkeit
Vorgänge und Aufgaben gegenüber dem Distrikt und Headquarters
Im Dezember/Januar treffen bei Clubsekretärin und Clubpräsidentin Schriftstücke ein, die
unbedingt gemeinsam bearbeitet werden sollten! Bitte die andere Amtsträgerin sofort über
das Eintreffen der Unterlagen benachrichtigen! Voraussetzung ist die korrekte Registrierung
in der IIW-online-Datenbank. Die Distriktspräsidentinnen weisen bei ihren Clubbesuchen
darauf hin, dass alle Briefe gründlich und genau gelesen werden müssen, damit alles, z. B.
Wahlunterlagen, termingerecht an die richtigen Empfänger gelangen.
Bei Verlust oder unvollständigem Eingang können alle (Wahl)Unterlagen von Headquarters
unter www.internationalinnerwheel.org heruntergeladen werden (bei Unklarheiten bitte die
Distriktssekretärin fragen).
Wahlen
Für die Wahl des IIW Vorstands müssen die beigelegten Formulare und der beigelegte
Umschlag verwendet werden!
Clubberichte
Die Clubberichte werden folgendermaßen verschickt:
▪ an die eigenen Clubmitglieder
▪ an die neuen Clubs des eigenen Distrikts bis zur Charterfeier
▪ an alle Mitglieder des eigenen Distriktsvorstands (protokolle@innerwheel-81.de – dabei
im „Betreff“ bitte den eigenen Clubnamen angeben).
▪ Jeder Club kann selbst entscheiden, ob er an befreundete Nachbarclubs und Kontaktclubs
seine Berichte schicken will.
Geldsummen in Berichten: Die durch Clubaktivitäten, Basare oder dergleichen erwirtschafteten
Geldsummen können in den Clubberichten genannt werden.
An die Weitergabe von Informationen aus der Mitgliederversammlung sind strenge Maßstäbe
anzulegen. Das Protokoll der Mitgliederversammlung wird ausschließlich an die Clubmitglieder
versandt.
Protokolle, Inner-Wheel-Korrespondenz
Es steht dem Club frei, per Brief, per E-Mail oder per Fax zu korrespondieren.
Protokolle anderer Clubs
Protokolle anderer Clubs im Distrikt sollten an den Vorstand und alle interessierten Clubmitglieder
weitergegeben werden.
Directories
werden über die Distriktsschatzmeisterin bestellt.
Newsletters
Jeder Club erhält 10 Exemplare. Überzählige Exemplare können bei Distriktskonferenzen
ausgelegt werden.
Stand 3/2013 Leitfaden D81 Clubsekretärin Seite 3

Korrespondenz
Jede Veränderung im Clubvorstand ist dem Distrikt mitzuteilen.
Schatzmeisterin / Abschluss vom Distriktsvorstand: Der schriftliche Kassenbericht wird über
den Distrikt den Clubs bekannt gegeben.
Orthographie
Inner Wheel in Verbindung mit einem Substantiv wird mit Bindestrichen geschrieben.
Ausnahmen sind Eigennamen, wie z. B. Inner Wheel Club etc.
Grundlagen
Qualifikation und Amtszeit
Die Sekretärin gehört dem Geschäftsführenden Clubvorstand an. Sie wird für ein Jahr
nominiert und gewählt. Sie kann für einen Zeitraum von höchstens zwei weiteren
aufeinanderfolgenden Jahren jährlich wiedergewählt werden.
Wenn das Amt nicht wahrgenommen werden kann, ernennt der Vorstand eine Nachfolgerin.
Distriktsspezifisches
Für den Versand der Clubberichte per E-Mail an den Distriktsvorstand ist eine Mailingliste
eingerichtet. Bitte senden Sie die Clubberichte an protokolle@innerwheel-81.de dann
erhalten automatisch alle Mitglieder des Distriktsvorstands Ihre Berichte.
Stand 3/2013 Leitfaden D81 Clubsekretärin Seite 4

Inner Wheel Deutschland
Distrikt 81
Leitfaden Clubschatzmeisterin
Aufgabenprofil
Beiträge einziehen:
▪ Jahresbeitrag
▪ Rundschau
▪ Mitgliederverzeichnis
Jedes IW-Mitglied ist zur Abnahme des Mitgliederverzeichnisses, der Rundschau und der
Satzung bei Neudruck verpflichtet.
Zur ersten Vorstandssitzung einen Haushaltsentwurf für das laufende IW-Jahr erstellen.
Zum 30. Juni Jahresabschluss anfertigen und von zwei Clubmitgliedern prüfen lassen.
Jahresabschluss des vorangegangenen IW-Jahres vor der Mitgliederversammlung im darauf
folgenden IW-Jahr allen Mitgliedern 4 Tage vor der Versammlung oder mit dem vorherigen
Meetingprotokoll schriftlich zur Verfügung stellen.
Jahresabschluss auf der Mitgliederversammlung erläutern. Entlastung wird von einem
Clubmitglied, das kein Vorstandsmitglied des vergangenen IW-Jahres gewesen sein darf,
beantragt.
Das Sozialkonto sorgfältig wie das Clubkonto führen. Darüber ebenfalls einen Jahresabschluss
anfertigen und den Mitgliedern Rechenschaft ablegen. Das Sozialkonto wird nur
für soziale Zwecke verwendet.
Bitte umgehend Meldung von Neuaufnahmen per Beitrittserklärung, Austritten, Clubwechsel
und Todesfällen (auch von Ehrenmitgliedern) an die Distriktsschatzmeisterin.
Zeitplan
September
▪ Zum 30. September: Nach Rechnungsstellung durch die Distriktsschatzmeisterin den
Distriktsbeitrag (Directory, Capitation Fee, Rundschau, Mitgliederverzeichnisse)
überweisen. Überprüfung der Anzahl der Mitglieder. Für Ehrenmitglieder muss ebenfalls
der volle Distriktsbeitrag überwiesen werden.
▪ Überweisung des Distriktsbeitrages für jedes neue Mitglied nach Rechnungsstellung
durch die Distriktsschatzmeisterin.
Eintrittsdatum:
- Vom 1. Juli bis 31. Dezember voller Beitrag
- Vom 1. Januar bis 30. Juni halber Beitrag
Stand 3/2013 Leitfaden D81 Clubschatzmeisterin Seite 1

März
Zum 1. März: Nach Rückfrage durch die Distriktsschatzmeisterin Bestellung von Directories
(Internationales Verzeichnis) und bei Neuerscheinung von 2 Constitution and Handbooks
(IIW Satzung). Clubmitglieder fragen, ob Interesse an Eigenbedarf besteht. Bezahlung nach
Rechnungsstellung durch die Distriktsschatzmeisterin.
Hinweise zur Amtstätigkeit
Organisatorisches
Einrichtung eines Bankkontos
Kontobezeichnung: Name der Schatzmeisterin, Name des Clubs
Beschaffung der Scheckkarte
Einrichtung eines vom Clubkonto getrennten Sozialkontos
Führen eines Journals, Nummerierung der Buchungsbelege.
Finanztechnische Grundlagen
Der Stichtag für den Rechnungsabschluss ist der 30. Juni jeden Jahres. Bis dahin noch nicht
abgerechnete Posten müssen als Rechnungsabgrenzungsposten deklariert werden.
Inner Wheel Clubs dürfen als nicht rechtsfähige Vereine keine Überschüsse erwirtschaften.
Zinsabschlagsteuer: Inner Wheel Clubs sind nichtrechtsfähige Vereine. Jeder nicht eingetragene
Verein braucht keine Steuern zu bezahlen, wenn er gemeinnützige Zwecke erfüllt, d.
h. die Allgemeinheit auf materiellem, geistigem oder sittlichem Gebiet fördert. (§ 52,1 KStG).
Die Clubs können einen Freistellungsantrag bei Zinseinnahmen bis zu € 3.000,- auf Sparbeträge
bei ihrer Bank stellen.
Konten
Zwei Konten sollen geführt werden:
Konto Nr. 1
Konto Nr. 2
Allgemeines Clubkonto
für die Beiträge für International Inner Wheel, für die Nationale und
stellvertretende Nationale Repräsentantin und für den Distrikt; ebenso
Auslagen für Büromaterial, Porto, Telefongespräche, Druckkosten und
Kopien, Lokalmieten, Honorare für Gastreferenten und alle weiteren
notwendigen Verwaltungskosten.
Alle Zahlungen vom Clubkonto müssen mit Scheck, durch Dauerauftrag,
Abbuchung oder Überweisung erfolgen.
Sozialkonto
Alle Geldmittel, die als Beitrag oder Spende für den sozialen Dienst
gesammelt worden sind, dürfen nur für diesen Zweck und nicht zur
Deckung von Clubausgaben verwendet werden.
Die Verwendung von Geldern für soziale Zwecke muss mit den Clubmitgliedern
abgestimmt werden. Bei einer Abstimmung genügt die einfache
Mehrheit.
Stand 3/2013 Leitfaden D81 Clubschatzmeisterin Seite 2

Neue Mitglieder
Bitte umgehend Meldung von Neuaufnahmen per Beitrittserklärung an die Distriktsschatzmeisterin.
Überweisung des Distriktsbeitrages für jedes neue Mitglied nach Eintrittsdatum:
Vom 1. Juli bis 31. Dezember voller Beitrag, vom 1. Januar bis 30. Juni halber Beitrag.
Mitgliedschaft im Ruhestand
Die Clubs können aus sozialen Gründen den Distriktsbeitrag übernehmen.
Aktive Ehrenmitgliedschaft
Eine Auszeichnung. Ein Club kann einem aktiven Mitglied, das sich durch hervorragende
Verdienste um Inner Wheel ausgezeichnet hat, die aktive Ehrenmitgliedschaft verleihen. Der
Club bezahlt die Mitgliedsbeiträge für das Jahr, in dem die Ehrenmitgliedschaft verliehen
wurde. In den folgenden Jahren behält das Mitglied den Status der Aktiven Ehrenmitgliedschaft,
bezahlt aber seine Beiträge selbst. Ein solches Mitglied bleibt lebenslang oder bis zu
seinem Austritt aus Inner Wheel Aktives Ehrenmitglied.
Deutschlandtreffen
Der das Treffen ausrichtende Club erhält von jedem Inner Wheel Mitglied 1 € in dem Jahr, in
dem das Treffen statt findet. Die Distriktsschatzmeisterin erhebt diesen mit ihrer Rechnung
an den Club und leitet ihn weiter.
Directory
Das internationale Clubverzeichnis „Directory“ erscheint jährlich. Der Distrikt bestellt für
jeden Club ein Exemplar. Für diese besteht, wie auch für die Mitgliederverzeichnisse, die
Rundschau und die Satzung Abnahmepflicht. Sollte mehr als ein Directory gebraucht
werden, müssen bis zum 31. März bei der Distriktsschatzmeisterin weitere Exemplare
bestellt werden.
IIW Constitution und Handbuch
Die IIW Constitution und Handbuch erscheint alle drei Jahre nach der World-Convention und
wird vom Verlag für jedes Mitglied an die Clubschatzmeisterin versandt. Vom Distrikt wird für
jedes Mitglied ein Exemplar bestellt. Die Kosten sind im Distriktsbeitrag enthalten. Sollten
weitere Exemplare benötigt werden, sind diese bei der Distriktsschatzmeisterin zu bestellen
und zu bezahlen.
Mitgliederverzeichnisse, Rundschau-Exemplare, Aufnahme-Urkunden, IW-Faltblätter
Zusätzliche Exemplare können während des Inner Wheel Jahres bei der Distriktsschatzmeisterin
angefordert werden.
Clubneugründungen
Bei Clubneugründungen sollen der Distriktsschatzmeisterin neben der Liste der Gründungsmitglieder
auch die aus einem anderen Club überwechselnden Damen zusätzlich auf einem
gesonderten Blatt aufgelistet werden (Angabe des bisherigen Clubs), um unerwünschte
Doppelzahlungen zu vermeiden – aus diesem Grund muss auch jeder Wechsel in einen
anderen Distrikt gemeldet werden.
Für eine Clubgründung im Juni wird erst ab dem neuen Inner-Wheel-Jahr, d. h. ab Juli, die
Capitation Fee berechnet.
Stand 3/2013 Leitfaden D81 Clubschatzmeisterin Seite 3

Mitgliedschaftsveränderungen im Club
Die Clubschatzmeisterin informiert die Distriktsschatzmeisterin über alle Mitgliedschaftsveränderungen
im Club: Beitritt, Austritt und Tod eines Mitglieds, Wechsel in einen anderen
Club.
Grundlagen
Qualifikation und Amtszeit
Die Schatzmeisterin gehört dem Geschäftsführenden Clubvorstand an. Sie wird für ein Jahr
nominiert und gewählt und kann für einen Zeitraum von höchstens zwei weiteren aufeinander
folgenden Jahren jährlich wieder gewählt werden.
Stand 3/2013 Leitfaden D81 Clubschatzmeisterin Seite 4

Inner Wheel Deutschland
Distrikt 81
Leitfaden Clubmeisterin
Aufgabenprofil
Die Clubmeisterin ist zuständig für das äußere Arrangement der Meetings.
Dazu gehören z.B.
Auslegen von Teilnehmerlisten diverser geplanter Veranstaltungen
für Eintragungen in das Gästebuch zu sorgen
das Anheften der Wimpel und deren Aufbewahrung
den Vortragenden ein Glas Wasser auf das Rednerpult zu stellen
für die Bereitstellung technischer Geräte (Projektor etc.) bei Vorträgen zu sorgen.
Sie sollte sich um das Wohlergehen der Gäste kümmern.
Ist die Clubmeisterin anderweitig beschäftigt, sollte sie ein Clubmitglied als Betreuerin des
Gastes bestimmen.
Größere Veranstaltungen werden vom gesamten Vorstand geplant.
Eine weitere wichtige Aufgabe der Clubmeisterin ist es, für eine rotierende Tischordnung zu
sorgen.
In vielen Clubs organisiert die Clubmeisterin Clubveranstaltungen, Fahrten und Ausflüge.
Grundlagen
Qualifikation und Amtszeit
Die Clubmeisterin gehört zum geschäftsführenden Clubvorstand.
Stand 3/2013 Leitfaden D81 Clubmeisterin Seite 1

Inner Wheel Deutschland
Distrikt 81
Leitfaden Clubkorrespondentin
1. Amt
Die Clubkorrespondentin gehört dem geschäftsführenden Clubvorstand an.
Sie wird für ein Jahr nominiert und gewählt, kann aber jährlich wieder gewählt werden
für einen Zeitraum von maximal drei aufeinander folgenden Jahren.
Wenn das Jahr nicht wahrgenommen werden kann, beruft der Geschäftsführende
Clubvorstand ein anderes Clubmitglied.
2. Aufgaben
Die Clubkorrespondentin macht Informationen über ihren Club in der Inner Wheel
Rundschau zugänglich. Die Inner Wheel Rundschau erscheint zwei Mal im Jahr, in
der Regel im Mitte April (Frühjahrsrundschau) und Mitte Oktober (Herbstrundschau).
Berichtszeitraum ist jeweils das erste bzw. zweite Halbjahr des Inner Wheel Jahres.
Die Clubkorrespondentin versorgt die Distriktsredakteurin mit wichtigen Daten
(Geburtstage ab 80, Jubiläen, Todesfälle usw.). Sie schreibt über die Clubaktivitäten
und verfasst Artikel über besondere Begebenheiten in ihrem Club.
Die Rundschau soll Inner Wheelerinnen in Deutschland über unsere weltweite
Organisation International Inner Wheel informieren, sie soll zum Mitmachen sowie zu
besonderem Einsatz motivieren und zur Auseinandersetzung mit den Entwicklungen
von International Inner Wheel und Inner Wheel Deutschland anregen. Insbesondere
soll sie auch zeigen, was deutschlandweit in den Clubs geschieht. Die
Clubkorrespondentin ist Mittlerin für ihren Club.
Ältere Ausgaben der Rundschau können zur Mitarbeit und Vorgehensweise inspirieren.
Berichte über besondere Begebenheiten sollten sofort geschrieben und weitergeleitet
werden, solange die Eindrücke noch frisch sind.
Abkürzungen außer IW und RC dürfen nicht benutzt werden, und bei den aufgeführten
Personen müssen Titel, Vor- und Zunamen, Clubname und Amtsbezeichnung
angegeben werden.
Wichtig sind ausschließlich digitale Fotos, lebendige, aussagekräftige Bilder, die
die Aktivitäten und die Arbeit im Club treffend darstellen.
Nicht zu umfangreiche Bildunterschriften mit evtl. Namensnennungen vervollständigen
das Foto.
Stand 3/2013 Leitfaden D81 Clubkorrespondentin Seite 1

Für jeden Bericht muss überlegt werden:
· Wer soll ihn gern lesen?
· Was ist daran interessant?
· Worin unterscheidet er sich vom Üblichen?
· Wie wird die Botschaft am besten vermittelt?
Beim Schreiben kann folgendermaßen vorgegangen werden:
· aussagekräftige Überschriften finden, “Knüller” an den Anfang stellen
· “Worum geht es?” (mit abnehmendem Wichtigkeitsgehalt, falls gekürzt werden
muss)
· Abrundung durch prägnanten Schlusssatz.
Von der Clubkorrespondentin werden interessante Informationen, gutes Material und
fertige, den technischen Anforderungen entsprechende Artikel (siehe Hinweise für das
Erstellen von Rundschauartikeln) erwartet, die diese an die Distriktsredakteurin leitet.
Alle Beiträge und Clubnachrichten sollten vor Abgabe mit den letzten beiden
Rundschauausgaben verglichen und auf Wiederholungen bzw. Vollständigkeit geprüft
werden.
Berichte für die Rundschau sollten vor der Weitergabe an die Distriktsredakteurin mit
der Clubpräsidentin abgesprochen werden.
3. Zeitplan/Arbeitsablauf
ab Juli
- Begrüßungsbrief der Distriktsredakteurin mit Leitfaden für die Clubkorrespondentin,
Hinweisen für das Erstellen von Rundschauartikeln und dem Fragebogen zu den
Clubnachrichten trifft per mail ein.
- kontinuierliches Erstellen der Artikel für die Rundschau unter Beachtung der
"Hinweise für das Erstellen von Rundschauartikeln"
- kontinuierliche Weiterleitung der Rundschauartikel an die Distriktsredakteurin
- kontinuierliches Ausfüllen des halbjährigen Fragebogens zu den Clubnachrichten
Oktober
Distriktsredakteurin gibt den Redaktionsschluss für die Frühjahrsausgabe der
Rundschau bekannt (dieser liegt in der Regel Mitte Dezember mit der Möglichkeit,
Berichte zum Tag der guten Tat am 10. Januar nachzureichen bis Mitte Januar) und
verschickt nochmals den Fragebogen zu den Clubnachrichten.
Dezember
Abgabe des Fragebogens und aller noch nicht der Distriktsredakteurin übersandten
Artikel bis zum Redaktionsschluss.
Stand 3/2013 Leitfaden D81 Clubkorrespondentin Seite 2

April
Distriktsredakteurin gibt den Redaktionsschluss für die Herbstausgabe der Rundschau
bekannt ( dieser liegt in der Regel Ende Mai/Anfang Juni)
Ende Mai/Anfang Juni
Abgabe des Fragebogens und aller noch nicht übersandten Artikel bis zum
Redaktionsschluss an die Distriktsredakteurin.
Anlagen: - Hinweise für das Erstellen von Rundschauartikeln
- Fragebogen zur Inner Wheel Rundschau, Clubnachrichten
Dr. Liliana Djeković-Sachs, Redakteurin Inner Wheel Rundschau 2011/2012,
München im Juli 2011
Stand 3/2013 Leitfaden D81 Clubkorrespondentin Seite 3

Hinweise für das Erstellen von Rundschauartikeln
1. Inhaltliche Vorgaben
Für Veröffentlichung kann die aktuelle Rundschau als Orientierung dienen. Die für die
Clubkorrespondentin relevanten Gliederungspunkte sind:
- Titelthema
Für die aktuelle und die kommenden Ausgaben der Rundschau lautet das
Titelthema "Inner Wheel im Wandel"
Clubkorrespondentin und Distriktsredakteurin initiieren und sammeln hierzu Beiträge
in Form von Artikeln, Überlegungen in Thesenform, "Leserbriefen", Vorträgen,
Buchbesprechungen interessanten Lebensläufen und anderem mehr.
- Clubjubiläen
Dabei handelt es sich um Charterjubiläen und nicht um Gründungsjubiläen, aus
Platzgründen können Feiern erst ab dem 10-jährigen Jubiläum berücksichtigt
werden.
- Inner Wheel und Rotary stellt gemeinsame, auch überregionale Veranstaltungen
mit Rotary und sonstige gemeinsame Projekte und Aktivitäten vor, auch RFPD.
- In Soziale Aktivitäten stellen Clubs ihre sozialen Projekte vor, wobei neue Projekte
ausführlich beschrieben werden sollen. Bei den einzelnen Projekten sollte ein
Ansprechpartner bzw. eine e-mail oder Internet-Adresse genannt werden.
Besondere Beachtung sollten in dieser Kategorie Aktivitäten zum Inner Wheel Tag
der guten Tat, der jährlich am 10. Januar stattfindet, finden.
- Fundraising stellt Wege dar, welche die Clubs beschreiten, um ihre sozialen
Projekte zu finanzieren, z.B. Benefizkonzerte, Weihnachtsstände, Turniere etc.
- Von Land zu Land sowie von Club zu Club berichtet über die internationalen und
nationalen Kontakttreffen. Dabei sollte nicht jeder beteiligte deutsche Club einen
eigenen Bericht einreichen. Ein Bericht mit einem schönen Foto, auf den sich die
beteiligten Clubs vorher einigen, hat gute Chancen veröffentlicht zu werden.
- Die Vortragsbörse sammelt in den Clubs gehaltene Vorträge, die deutschlandweit
interessieren könnten. Diese Vorträge können auch ungekürzt in der Vortragsbörse
angeboten werden. Die Freigabe des Urhebers muss vor der Veröffentlichung
eingeholt werden. Der Distriktsredakteurin kann ein kurzer Bericht über den Vortrag
oder der Vortrag selbst in ungekürzter Form zugesandt werden.
- In das Clubpanorama gehören Beiträge mit Clubbesonderheiten oder Kuriositäten,
die nicht in eine der obigen Kategorien einzuordnen sind
- Die Bücherecke umfasst Buchempfehlungen, Benefizpublikationen und evtl.
Rezensionen dazu.
- Clubnachrichten werden in den Fragebogen eingetragen - "Fragebogen zu den
Clubnachrichten". Er beinhaltet die bis zum Redaktionsschluss erfolgten neuen:
Aktiven Ehrenmitgliedschaften, Margarette Golding Awards, Paul Harris
Fallowships, Bundesverdienstkreuze, verstorbene Clubfreundinnen, runde und
halbrunde Geburtstage ab 80 Jahre - 80, 85 und dann jährlich - und Neuaufnahmen.
Diese persönlichen Daten sind besonders wichtig und sollten vollständig auf
dem Fragebogen zu den Clubnachrichten erfasst werden.
Stand 3/2013 Leitfaden D81 Clubkorrespondentin Seite 4

Für die Distriktsredakteurin zusätzlich relevante Gliederungspunkte sind:
- Aus den Distrikten
Erfasst werden hier Berichte über Distriktskonferenzen, evtl. Präsidentinnen- und
Vizepräsidentinnentreffen im Distrikt, Sozialprojekt des Distrikts,
distriktsübergreifende Projekte und Aktionen von überregionaler Bedeutung
- Charterfeiern neu gegründeter Clubs
- Nationale und internationale Termine wie z.B. Charterfeiern, Distriktskonferenzen
etc.
- Clubneugründungen mit Angabe aller Gründungsmitglieder sowie der Gründungspräsidentin
mit Anschrift
2. Technische Vorgaben
- Beiträge sollten 120-150 Worte ( bis ca. 1000 Zeichen ohne Leerzeichen) und
1 Bild möglichst nicht überschreiten.
Ausnahmen: Charterfeiern, Distriktskonferenzen, überregionale oder internationale
Veranstaltungen. Hierbei sollte eine Rundschau-Seite nicht überschritten werden,
d.h. 500 Wörter, entspricht ca. 3000 Zeichen ohne Leerzeichen.
- Text im Fließtext mit Schrift Arial 12 und 1,5 Zeilenabstand, Überschriften
Bitte keine Einzüge, Tabstops, Silbentrennung, manuellen Zeilenumbrüche und
Aufzählungszeichen verwenden, kein Fettdruck, keine Unterstreichungen, keine
doppelten Leerstellen.
- Namen und Club der Clubkorrespondentin bzw. Namenskürzel der
Distriktsredakteurin unter den Text schreiben: rechtsbündig, Arial 11, kursiv, z.B.
Hildegard Friedberger, IWC Tegernsee bzw. lds
- Fotos ausschließlich digital, Anforderung des Verlages: 300 dpi, 2spaltige
Bilder (124mm Breite) ca. 1400 Pixel in der Breite, 1spaltige Bilder (60 mm Breite)
ca. 700 Pixel in der Breite, keine Handyfotos!
Fotos passend zum Text beschriften! Als Bildunterschrift Club, Anlass und
Namen der gezeigten Personen, evtl. mit Amtsbezeichnung angeben, wenn es
kein Gruppenfoto mit zahlreichen Personen ist.
- Speichern der Artikel:
Beispiel: Text-Datei: Benefizgolfturnier IWC Bamberg.doc
Foto-Datei: Benefizgolfturnier IWC Bamberg Foto1.jpg (wenn
mehr als 1 Foto verschickt wird)
- Text und Fotos als mail-Anhang bzw. auf CD übermitteln
Beiträge/Fotos können ausschließlich in elektronischer Form akzeptiert
werden - Text als Word-Datei, doc-Datei, und Fotos als jpg-Datei, da sie nur in
dieser Form an den Verlag zum Druck weitergegeben werden können!
Dr. Liliana Djeković-Sachs, Redakteurin Inner Wheel Rundschau 2011/2012,
München im Juli 2011
Stand 3/2013 Leitfaden D81 Clubkorrespondentin Seite 5

Inner Wheel Deutschland
Distrikt 81
Leitfaden Club Internationaler Dienst
Aufgabenprofil
Die Beauftragte für den Internationalen Dienst soll die Korrespondenz mit ausländischen
Clubs führen. Bei Treffen mit Clubs aus dem Ausland ist sie für die Organisation verantwortlich.
Die Beauftragte für den Internationalen Dienst sollte auch Kontakt zur ISO (International
Service Organizer) in ihrem Distrikt halten.
Die Beauftragte für den Internationalen Dienst sollte den Clubmitgliedern bei den Meetings
über ihre Arbeit berichten.
Hinweise zur Amtstätigkeit
Es ist wünschenswert, dass die Beauftragte für den Internationalen Dienst auch Fremdsprachenkenntnisse
besitzt.
Grundlagen
Qualifikation und Amtszeit
Die Beauftragte für den Internationalen Dienst gehört zum erweiterten Clubvorstand. Sie wird
für ein Jahr nominiert und gewählt. Sie kann für einen Zeitraum von höchstens drei
aufeinander folgenden Jahren wieder gewählt werden.
Das Amt der Beauftragten für den Internationalen Dienst kann auch von einem anderen
Vorstandsmitglied mit übernommen werden (Sekretärin, Pastpräsidentin, Vizepräsidentin
etc.)
Stand 3/2013 Leitfaden D81 Club Internationaler Dienst Seite 1

Inner Wheel Deutschland
Distrikt 81
Leitfaden für stimmberechtigte Clubdelegierte
im Distriktsvorstand
Aufgabenprofil
Die Clubdelegierten haben als Bindeglied zwischen Club und Distrikt ein herausragendes
und verantwortungsvolles Amt, was eine besondere Bereitschaft zum überregionalen Einsatz
erfordert. Dies sollte sowohl bei der Nominierung als auch bei der Übernahme des Amtes
bedacht werden. Die Clubdelegierten sollten - sofern sie nicht Vorstandsmitglieder sind - an
den Vorstandssitzungen teilnehmen, um die nötigen Informationen zu bekommen, den Club
bei Distriktskonferenzen in seinem Sinn vertreten zu können.
Bei einem neuen Club können die Präsidentin und ein weiteres Vorstandsmitglied Clubdelegierte
sein. Später müssen es immer ehemalige Vorstandsmitglieder sein.
Alle Unterlagen für die Konferenz sowie die Protokolle gehen den Delegierten und den Clubpräsidentinnen
durch die Distriktssekretärin umgehend per Mailinglisten zur Information und
Prüfung zu.
Der Club muss für den Vertretungsfall zwei Ersatzdelegierte bestimmen, damit bei wesentlichen
Entscheidungen keine Stimmen verloren gehen.
Wenn eine Clubdelegierte verhindert ist, an einer Konferenz teilzunehmen, muss sie die vom
Club bestimmte Ersatzdelegierte mit den nötigen Unterlagen versehen. Die Ersatzdelegierte
sollte der Distriktssekretärin und der Clubsekretärin des ausrichtenden Clubs möglichst
umgehend namentlich zur Aufnahme in die Teilnehmerliste angegeben werden. Kann ein
Club nachweislich weder Delegierte noch Ersatzdelegierte zu einer Distriktskonferenz entsenden
(wenn z.B. zeitgleich ein nicht verschiebbares Clubereignis stattfindet), kann er in
dieser Ausnahmesituation sein schriftliches Votum für Abstimmungen der Distriktspräsidentin
zusenden. Dies gilt nicht für Wahlen. Hier müssen die Stimmberechtigten persönlich
abstimmen.
Beim ersten Clubmeeting nach einer Distriktskonferenz sollte den Clubdelegierten ausreichend
Gelegenheit gegeben werden, den Club umfassend über wichtige Ergebnisse zu
informieren. Das Protokoll der Distriktskonferenz sollte nach Übermittlung durch die
Distriktssekretärin an alle Clubmitglieder (per Email) verteilt werden.
Stand 3/2013 Leitfaden D81 Clubdelegierte Seite 1

Zeitplan
September/Oktober:
• Teilnahme an der Distriktskonferenz, anschließend Bericht im Club
Mai/Juni
• Teilnahme an der Distriktskonferenz, anschließend Bericht im Club
Hinweise zur Amtstätigkeit
Kostenerstattung anlässlich der Distriktskonferenzen
Die Reisespesen der Delegierten werden vom Distrikt gemäss entsprechender Distriktsbeschlüsse
übernommen. Die Anmeldegebühren zu Distriktskonferenzen werden entweder
von den Delegierten oder fairerweise von ihrem Club getragen.
Grundlagen
Qualifikation und Amtszeit
Stimmberechtigte Clubdelegierte müssen zur Zeit ihrer Nominierung mindestens ein Jahr
dem Geschäftsführenden Vorstand eines Inner Wheel Clubs angehört haben. Sie dürfen ihr
Amt nicht länger als drei aufeinander folgende Jahre innehaben, sofern sie nicht in den
Geschäftsführenden Distriktsvorstand gewählt werden.
Wenn das Amt nicht wahrgenommen werden kann, ernennt der Club eine geeignete Nachfolgerin.
Sie gehören nicht qua Amtes dem geschäftsführenden Clubvorstand an. Sie können aber in
der Kategorie „C“ (bis zu 6 weitere Mitglieder) in diesen gewählt werden.
Jeder Club entsendet zwei stimmberechtigte Clubdelegierte - oder deren Vertreterinnen - als
Mitglieder in den Distriktsvorstand. Eine dritte stimmberechtigte Clubdelegierte kann von
Clubs mit 51 oder mehr Aktiven Mitgliedern gewählt und entsandt werden.
Stimmberechtigte Clubdelegierte vertreten ihren Club im Distriktsvorstand.
Clubs reichen Vorschläge und Anträge für die Tagesordnung einer Distriktskonferenz
mindestens 6 Wochen vor der Konferenz bei der Distriktssekretärin ein.
Stand 3/2013 Leitfaden D81 Clubdelegierte Seite 2