Inner Wheel Deutschland Distrikt 81 Leitfaden Distriktskonferenzen

Inner Wheel Deutschland
Distrikt 81
Leitfaden Distriktskonferenzen
1. Inhalte obligatorischer und fakultativer Art
Laut Satzung von International Inner Wheel tritt der Distriktsvorstand, bestehend aus
dem Geschäftsführenden Distriktsvorstand und den Delegierten der Clubs des
Distriktes, mindestens zweimal im Jahr zusammen. Zum Gelingen einer
Distriktskonferenz tragen wesentlich einige obligatorische und fakultative Inhalte bei.
Methodische und organisatorische Empfehlungen entstammen Erfahrungen, die in
den Distrikten gemacht wurden.
Obligatorische Inhalte
- Berichte der Amtsträgerinnen des Geschäftsführenden Distriktsvorstands mit
Aussprache zu den Berichten (Ablauf und Dauer müssen vor der Konferenz
koordiniert werden!)
- Wahl des Geschäftsführenden Distriktsvorstands (Herbst)
- Nominierung für Ämter von International Inner Wheel (Sommer)
- Behandlung von Anträgen und Anfragen
- Allgemeine Aussprache
Fakultative Inhalte
- Wenn gewünscht, können Arbeitskreise für Amtsträgerinnen aus den Clubs
(Informationsrunden für Sekretärinnen, Schatzmeisterinnen,
Korrespondentinnen) gebildet werden.
- Gesprächs- und Diskussionsrunden für Delegierte und Gäste
- Die Herbstkonferenz ist eine Arbeitskonferenz, mit einem oder mehreren
Workshops zu Inner-Wheel-relevanten Themen.
- Ein Rahmenprogramm am Vortag bzw. -abend sowie für Begleitpersonen
parallel zur Arbeitskonferenz ist möglich
- Verkauf des Benefizshops während der Konferenz
Organisatorische Empfehlungen
- Einladung nach Rücksprache mit der Distriktspräsidentin frühzeitig versenden
an den Geschäftsführenden Distriktsvorstand, die Clubpräsidentinnen, die 1.
Clubdelegierte, die Con- Distriktspräsidentinnen und

Vizedistriktspräsidentinnen der deutschen Distrikte sowie die zuständigen
Rotary-Governors.
- Tagesordnung mit Anträgen sowie Vorstellung der nominierten Kandidatinnen
nach Rücksprache mit der Distriktssekretärin versenden an:
die 1. Clubdelegierte mit der Bitte um Weiterleitung an die 2. und evtl. 3.
Delegierte und die Clubpräsidentin, den Geschäftsführenden Distriktsvorstand
und die Koordinierende Redakteurin.
- Genaue schriftliche Ablaufplanung der Konferenz an die Mitglieder des
Geschäftsführenden Distriktsvorstands und an die Präsidentin des
gastgebenden Clubs versenden.
- Tagesordnung der Konferenz auch für Gäste auslegen.
- Podium, Raum und Mikrofone prüfen, wenn möglich, Handmikrofone für
Diskussionen zur Verfügung stellen.
- Technische Assistenz durch jemanden vom Konferenzort, der während der
Konferenz zur Verfügung steht, sichern.
- Reichlich Zeit vorher einplanen für Sitzordnung, Verteilen von Unterlagen usw.
- Getränke für alle Teilnehmerinnen sowie am Rednerpult bereitstellen lassen.
- Die Sitzordnung der Clubs sollte variieren; bei der Sommerkonferenz A -> Z,
bei der Herbstkonferenz Z -> A
- Rechtzeitige Kontaktaufnahme zum Benefizshop und Organisation zum
Verkauf während der Konferenz
- Erstellen einer Delegiertenliste
Methodische Empfehlungen
- Offizielle Redner und außenstehende Gäste bereits im Vorfeld auf die
gewünschten Minuten Redezeit deutlich aufmerksam machen.
- Zäsur machen durch freundliche Verabschiedung der Redner,
hinausbegleiten.
- Rednerliste führen lassen (durch Sekretärin oder Vizepräsidentin)
- Während des Ablaufs der Konferenz immer wieder genügend Zeit lassen für
Aussprache: die stimmberechtigten Clubdelegierten als Mitglieder des
Distriktsvorstand müssen hinreichend zu Wort kommen!
- Die Distriktspräsidentin sollte die Diskussion moderieren, bei Fragen selbst
kurz antworten oder jemand Berufenen – der Frage entsprechend – um
Beantwortung bitten (Mitglieder des Geschäftsführenden Distriktsvorstands
bzw. Delegierte)
- Bei der vorhergehenden Distriktskonferenz übernehmen:
Club- und Vorstandsschilder und Überprüfung auf Vollständigkeit
das IW-Tuches für das Podium,
die Ständer,
das IW-Rades,
2 IW-Aufsteller (Rollos),
das Gästebuches
die Bereitstellung des Diktiergerätes für die Konferenz mit der Distrikts-
Sekretärin absprechen (Funktion überprüfen)
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2. Wahlen und Abstimmungen
Durchführung von Wahlen
- Geheime, schriftliche Wahl obligatorisch, Wahlzettel vorher vorbereiten mit
Kästchen für „ja“ – „nein“ – „Enthaltung“
- Alle Mitglieder des Geschäftsführenden Distriktsvorstands
(Distriktspräsidentin, Vizedistriktspräsidentin, Past-Distriktspräsidentin,
Sekretärin, Schatzmeisterin, Gründungsbeauftragte, Redakteurin, ISO-
Beauftragte) und persönlich anwesende stimmberechtigte Clubdelegierte
sind wahlberechtigt
- Unabhängigen Wahlausschuss während der Konferenz bilden, d.h. keine
stimmberechtigten Mitglieder des Distriktsvorstands oder Kandidatinnen
(Vorschlag: Mitglieder des gastgebenden Clubs ohne Funktion)
- Zahl der anwesenden Wahlberechtigten von der Distriktssekretärin genau
feststellen und notieren lassen, nur die dementsprechende Anzahl von
Wahlzetteln an die Mitglieder des gesamten Distriktsvorstands verteilen lassen
- Bei Stimmengleichheit hat die Distriktspräsidentin eine zweite Stimme.
- Zahl der anwesenden Wahlberechtigten und der abgegebenen Stimmen
sowie das Wahlergebnis verkünden, Ergebnis vom Wahlvorstand abzeichnen
lassen, Stimmzettel aufbewahren (1 Jahr)
- Frage an die Kandidatinnen, ob sie die Wahl annehmen.
Abstimmung über Anträge
- Stimmberechtigt sind der Geschäftsführende Distriktsvorstand und die
stimmberechtigten persönlich anwesenden Clubdelegierten. Ein schriftliches
Votum kann nur in Ausnahmefällen – z.B. Clubveranstaltung mit
Präsenzverpflichtung aller Clubmitglieder – vorab von der Distriktspräsidentin
zugelassen werden, so dass ein Inner Wheel Club die Delegierten eines
anderen IWC bevollmächtigt, entsprechend seinen schriftlichen Anweisungen
bei Abstimmungen zu votieren.
- Abstimmungen erfolgen im Konsensfall per Handzeichen, auf Wunsch
schriftlich.
Abstimmung über Anträge auf dem Postweg
- Abstimmung auf dem Postweg ist satzungsgemäß möglich mit der
Zustimmung der Distriktspräsidentin – Zahl der Stimmzettel entsprechend der
Zahl der stimmberechtigten Clubdelegierten und der Mitglieder des
Geschäftsführenden Distriktsvorstands
- Die Stimmabgabe wird gemäß Satzung 14 Tage nach dem Versand des
betreffenden Antrags für abgeschlossen erklärt. Es empfiehlt sich, den Clubs 1
Meeting zur Abstimmung Zeit zu lassen.
- Die Auszählung der Abstimmung sollen Mitglieder des Geschäftsführenden
Vorstands vornehmen, Stimmzettel aufbewahren.
- Die Durchführung einer Abstimmung auf dem Postweg muss bei der nächsten
Distriktskonferenz bestätigt werden.
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