Leitfaden Clubpräsidentin 2012 2013 - Inner Wheel Deutschland

Distrikt 90 Inner Wheel Deutschland
Leitfaden Clubpräsidentin 2012 / 2013
(zur Genehmigung durch die Distriktskonferenz)
Aufgabenprofil
Die Präsidentin ist verantwortlich für die Interessen und das Wohlergehen ihres Clubs. Sie
muss die Clubregeln und Distriktsbeschlüsse gut kennen. Sie leitet als Vorsitzende alle Club-
Meetings und die Arbeit und die Aktivitäten des Clubs. Es ist “ihr Jahr”, sie soll ihre Ideen
einbringen, aber alle Aktivitäten werden mit dem Vorstand besprochen und anschließend
dem Club vorgetragen.
Zeitplan
Vor dem Amt / März
• Die Vize-Distriktspräsidentin lädt Vizepräsidentinnen und Vize-Sekretärinnen zu einem
Vize-Amtsträgerinnentreffen ein.
• Die Vize-Clubpräsidentin schickt der Vize-Distriktspräsidentin und der
Inc.Distriktssekretärin per E-Mail eine Liste ihres Clubvorstands mit Postadressen und
E-Mail-Adressen.
Juli
• Brief der Distriktspräsidentin mit Aufforderung zur Nominierung von Kandidatinnen für
Distrikts- und weitere Ämter
Dezember
• Brief von IIW Headquarters an die Clubsekretärin mit dem Weihnachtsbrief der Internationalen
Präsidentin und den Wahlunterlagen zur Wahl des Internationalen Vorstands
(Board Directors, IIW-Vizepräsidentin etc.)
Januar
• Erhalt des Briefes der Distriktssekretärin. Der Inhalt:
− Checkliste zur Kontrolle, ob alle Unterlagen vollzählig im Club eingetroffen sind –
in Zusammenarbeit mit der Clubsekretärin auszufüllen, dann umgehender
Versand an die Distriktssekretärin
− Hinweise zu den Wahlen des Internationalen Vorstands (bei Unklarheiten bitte die
Distriktssekretärin fragen)
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• Im Rahmen des Januar-Meetings (Mitgliederversammlung) werden die Wahlen für den
Internationalen Vorstand des nächsten Inner Wheel Jahres durchgeführt. Anschließend:
Versand der ausgefüllten Wahlzettel für den Internationalen Vorstand im dafür vorgesehenen
Umschlag direkt an IIW Headquarters, spätestens bis 15. März (muss bis
31. März im Headquarters eingetroffen sein)
Februar / März
• Clubinformation für IIW Headquarters online: jeder Club trägt unter Verwendung seiner
clubspezifischen IIW-Adresse und Passwort (Login-Daten bei der Clubsekretärin) den
neuen Clubvorstand unmittelbar in die online-Datenbank auf der Internetseite von IIW
ein, spätestens bis zum 31.03. IIW Headquarters übernimmt die Daten für das neue
Directory.
• Wichtig: Regelmäßige Kontrolle dieses E-Mail-Ordners auf elektronische Mitteilungen
von IIW Headquarters
• Mitgliederverzeichnis: Der neue Clubvorstand muss spätestens beim Januarmeeting
gewählt und von der Sekretärin bis spätestens 31.03. online in das Mitgliederverzeichnis
der Fa. Schürmann & Klagges eingetragen werden: http://www.innerwheel-mv.de. Die
Clubsekretärin prüft und aktualisiert die Daten, so auch die persönlichen Daten der
Mitglieder. Alle Änderungen, die bis zum 31.3. vorgenommen werden, werden in das
nächste Verzeichnis aufgenommen.
Die Zugangsdaten für den Lese- und Schreibaccount des Clubs werden von Sekretärin
zu Sekretärin weitergegeben.
März
spätestens bis 15. März (muss bis 31. März im Headquarters eingetroffen sein): Versand
der ausgefüllten Wahlzettel für den Internationalen Vorstand direkt an IIW Headquarters.
April
• Falls der Club Amtsträgerinnen nominiert hat, Versand der Nominierungsunterlagen an
die Distriktssekretärin rechtzeitig vor der Distriktskonferenz
Hinweise zur Amtstätigkeit
Stimmrecht
Das leitende Gremium des Clubs umfasst laut Satzung alle aktiven Mitglieder des Clubs.
Die Präsidentin hat bei Stimmengleichheit die entscheidende (zweite) Stimme.
Vorstandssitzungen
Sie sollten so oft wie nötig stattfinden. Es wird empfohlen, monatlich eine Sitzung abzuhalten.
Außerordentliche Sitzungen können von der Präsidentin oder auf Antrag von zwei
Vorstandsmitgliedern einberufen werden. Zu den Vorstandssitzungen werden auch die
Delegierten eingeladen.
Mitgliederversammlung
Mindestens ein Meeting im Jahr muss als Mitgliederversammlung einberufen werden.
Dabei geben die Amtsträgerinnen einen Tätigkeitsbericht. Die Präsidentin berichtet über ihre
Aktivitäten. Die Schatzmeisterin gibt einen Bericht über den Finanzabschluss des vorangegangenen
IW-Jahres, der von zwei Mitgliedern geprüft wurde und allen Clubmitgliedern
spätestens 4 Tage vor der Mitgliederversammlung oder mit dem vorherigen Clubprotokoll
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schriftlich zugehen muss. Nach den Tätigkeitsberichten bittet ein Clubmitglied um Entlastung
des Vorstands des vorangegangenen Inner Wheel Jahres.
Weitere Mitgliederversammlungen erfolgen so oft wie nötig, in der Regel im Rahmen eines
Clubmeetings, mit vorheriger Ankündigung und Hinweis auf die anstehenden
Diskussionspunkte und Entscheidungen.
Auf der Mitgliederversammlung sollten Clubfragen besprochen und diskutiert werden.
Wahlen und Abstimmungen erfolgen im Rahmen einer Mitgliederversammlung. Über die
Aufnahme eines Mitglieds ohne rotarisch-innerwheelerischen Hintergrund muss mehrheitlich
in der Mitgliederversammlung abgestimmt werden, und zwar vor der ersten Einladung.
Mitgliederversammlungen sind immer notwendig, wenn Interna besprochen werden müssen.
An die Weitergabe von Informationen aus der Versammlung sind strenge Maßstäbe
anzulegen. Die Inhalte der Mitgliederversammlung sind Interna und gehören nicht in das
Protokoll. Die Dokumentation der Inhalte der Mitgliederversammlung kann ggf. als separates
Schriftstück den Mitgliedern übermittelt werden.
Der neue Clubvorstand muss spätestens beim Januarmeeting gewählt werden.
Besuch der Distriktspräsidentin
Er findet einmal im IW-Jahr statt und muss von der Präsidentin vorbereitet werden. Zum
Besuch gehört auch eine Vorstandssitzung, bzw. das Gespräch des Vorstands zwecks
Kennenlernens mit der Distriktspräsidentin vor dem Meeting. Die Distriktspräsidentin ist Gast
des Clubs, d.h. die Kosten für die Bewirtung sind vom Club zu tragen.
Gäste
Rotarische Ehefrauen und Nichtmitglieder sollten nicht anwesend sein, wenn Regularien
besprochen werden.
Aufnahme neuer Mitglieder
Bei der Aufnahme neuer Mitglieder stehen alle Clubmitglieder auf. Die Präsidentin
(Amtskette!) überreicht dem neuen Mitglied die Nadel, die Aufnahmeurkunde (unterschrieben
von der Präsidentin und der Sekretärin) und eine Rose, außerdem die deutsche „Gelbe
Satzung“. Sie heißt sie herzlich im Kreis aller Mitglieder willkommen.
Verbindung zum Distrikt
Zu den Distriktskonferenzen sind alle Clubmitglieder eingeladen. Neben den Delegierten
sollte wenigstens die Präsidentin teilnehmen. Es ist die Pflicht der Delegierten, über die
Konferenzen beim nächsten Meeting zu berichten (anhand des Protokolls oder der eigenen
Notizen).
Protokolle der Distriktskonferenzen
Die Präsidentin liest sorgfältig die Protokolle der Distriktskonferenzen und macht sich mit den
Distriktsbeschlüssen der vorhergegangenen Konferenzen vertraut.
Teilnahme an Inner-Wheel-Veranstaltungen
Die Präsidentin achtet darauf, dass zu Charterfeiern im eigenen Distrikt mindestens ein
Clubmitglied fährt. Sie animiert alle Clubmitglieder, an Club-, Distrikts-, nationalen und internationalen
Inner-Wheel-Veranstaltungen teilzunehmen.
Geld für soziale Zwecke
Die Verwendung von Geldern für soziale Zwecke wird mit den Clubmitgliedern/Mitgliedern
des Fördervereins abgestimmt. Bei einer Abstimmung genügt die einfache Mehrheit.
Em
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Aktive Ehrenmitgliedschaft
Die aktive Ehrenmitgliedschaft ist die höchste Auszeichnung, die einer Inner Wheelerin von
ihrem Club verliehen werden kann. Der Club beschließt über die Dauer dieser
Ehrenmitgliedschaft. Einem solchen Ehrenmitglied – honoured active member – kann der
erste Jahres-Clubbeitrag erlassen und aus der Clubkasse bezahlt werden. Dem
Ehrenmitglied kann eine Ehrennadel verliehen werden.
Margarette Golding Award
Für besonderen ehrenamtlichen Einsatz kann seit 2001 der Margarette Golding Award an
Inner Wheelerinnen und andere Personen verliehen werden. Der Antrag auf Verleihung des
MGA wird durch den Club (die Präsidentin) gestellt und geht durch die Hände der
Distriktspräsidentin zur Bewilligung zum Executive Committee an IIW Headquarters. Das
Formular findet sich auf der Homepage von International Inner Wheel. Es empfiehlt sich eine
enge Absprache mit der Distriktspräsidentin. Die Gebühr für den Award beträgt 20 ₤, die
nach einer Bewilligung zu zahlen sind.
Konfliktfall
Freundschaft ist oberstes Prinzip bei Inner Wheel, auch und gerade im Konfliktfall. In
intensiven Gesprächen mit den Beteiligten sollte alles versucht werden, um zu einer
moderaten Lösung zu kommen. Im Sinne der Clubautonomie sollte der Club zunächst
versuchen, den Konflikt clubintern zu lösen. Ist das nicht möglich, schaltet der Club die
Distriktspräsidentin ein. In jedem Konfliktfall ist absolute Vertraulichkeit geboten; der
informierte Kreis wird zu äußerster Diskretion verpflichtet und muss möglichst klein gehalten
werden.
Namensänderung
Sollte ein Club eine Namensänderung wünschen, so muss dies an IIW Headquarters mit der
entsprechenden Begründung mitgeteilt werden.
Pastpräsidentinnennadel
Die Pastpräsidentinnennadel kann zusätzlich zum Namensschild getragen werden.
Tag der guten Tat
Der 10.Januar ist für Inner Wheel der Tag der guten Tat. Dieser Tag ist der Gründungstag
des ersten Inner Wheel Clubs in Manchester.
Inner Wheel Flyer
Für unterschiedliche Zielgruppen werden zwei Flyer benötigt. Der offizielle Flyer ist für
potentielle Mitglieder, Rotarier und die Presse und der Distrikts- oder Clubflyer für Besucher
von Basaren, Flohmärkten, Benefizveranstaltungen. Ein Clubflyer muss der Distriktspräsidentin
vorgelegt werden, bevor er in Umlauf gebracht wird.
Inner Wheel im Internet
Die Gestaltung einer Club-Homepage erfolgt in Abstimmung mit dem Distriktsvorstand.
Gestaltung, Pflege sowie Kosten der Clubseite obliegen jedem Club selbst.
Korrespondenz
Die Korrespondenz zu Informations- oder organisatorischen Zwecken erfolgt in der Regel per
E-Mail. Die Clubpräsidentin muss in alle Vorgänge informatorisch eingebunden sein (E-Mail).
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Grundlagen
Qualifikation und Amtszeit
Die Präsidentin muss dem Clubvorstand mindestens ein Jahr vor Übernahme ihres Amtes
angehört haben. Sie wird für ein Jahr nominiert und gewählt. Unter besonderen Umständen
kann der Geschäftsführende Vorstand von International Inner Wheel ein weiteres Jahr
gestatten. Der Antrag muss über den Distriktsvorstand gestellt werden. Er leitet ihn an den
IIW weiter.
Wenn eine Gründungspräsidentin es wünscht, kann sie, in Einverständnis mit ihrem Club,
anschließend an das verkürzte Jahr unmittelbar nach der Clubgründung für ein weiteres IW-
Jahr im Amt bleiben. Wenn das Amt nicht wahrgenommen werden kann, folgt die Vizepräsidentin
nach.
Zum Amtsverständnis
Von Inner-Wheel-Amtsträgerinnen wird erwartet, dass sie sich „kümmern“.
Geschäftsführende Vorstände, im Club oder auf Distriktsebene, haben keine Macht- oder
Weisungsbefugnis. Im Klartext: Profilierung ist bei Inner Wheel nicht angesagt.
Amtsträgerinnen „repräsentieren“ ihren Club nach außen, sie vermitteln und moderieren,
erledigen die „daily affairs“. Sie sollten im Geist von Inner Wheel handeln und durchaus für
die Inner-Wheel-Ideale kämpfen, vor allem für das erste Ziel, die Freundschaft.
Amtsträgerinnen investieren in ihre Aufgabe viel Zeit und Energie. Sie sind keine Profis, aber
alle geben ihr Bestes. Im Gegenzug ist es nur angemessen, dass die Clubs, der Distrikt die
Amtsträgerinnen in ihrer Arbeit unterstützen. Partnerschaftliches Miteinander,
partnerschaftliche Zusammenarbeit sind angesagt, im Club wie in der Vorstandsarbeit auf
Club- und Distriktsebene. Gerade Amtsträgerinnen sollten sich an ihrer Glaubwürdigkeit,
Verlässlichkeit und möglicherweise auch Vorbildhaftigkeit in Freundschaft und
Sozialengagement im Sinne Inner Wheels messen lassen. Nur das zählt.
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