Merkblatt zur Weiterleitung von Fördermitteln und Vergabe von ...

Merkblatt zur Weiterleitung von Fördermitteln und Vergabe von Aufträgen
Stand: 11.03.2013
Nicht alle Aufgaben in einem Projekt können durch den Zuwendungsempfänger immer selbst
durchgeführt werden. In diesem Fall gibt es zwei Möglichkeiten:
- Eine Weiterleitung von Fördermitteln an Dritte
- Die Vergabe eines Auftrages an einen externen Dienstleister
1. Was bedeutet Weiterleitung von Fördermitteln an Dritte?
Die Weiterleitung ist nicht mit der Vergabe von Leistungen im Leistungsaustausch zu verwechseln.
Die Weiterleitung richtet sich nach Ziff. 12 der VV zu § 44 LHO.
Eine Weiterleitung von Mitteln kommt nur dann in Betracht, wenn der Träger des so entstehenden
Teilprojekts selbst die Voraussetzungen eines Zuwendungsempfängers erfüllt. Er darf also kein
wirtschaftliches Interesse, er muss vielmehr ein unmittelbar inhaltliches Eigeninteresse an der
Wahrnehmung der geförderten Aufgaben haben. Dies ist insbesondere dann anzunehmen, wenn der
Teilprojekt-Träger in Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben handelt und maßgeblich an der
Gesamtprojektkonzeption und / oder -durchführung beteiligt ist.
Liegen diese Voraussetzungen nicht vor, kommt nur die Beschaffung einer Dienstleistung nach
Maßgabe des Vergaberechts in Betracht.
Im Falle der Weiterleitung wird ein Dritter zur (Teil-) Erfüllung des Zuwendungszwecks eingebunden.
Die Weiterleitung muss explizit von der Bewilligungsstelle zugelassen und entsprechende Regelungen
müssen im Zuwendungsbescheid des Erstempfängers aufgenommen werden. Jede im
Zuwendungsbescheid nicht ausdrücklich genehmigte Weiterleitung stellt eine zweckwidrige
Fördermittelverwendung dar, die zum Widerruf des Zuwendungsbescheides führt.
Durch die Weiterleitung wird der Zuwendungsempfänger selbst zum Zuwendungsgeber. Der
Zuwendungsempfänger gibt als Erstempfänger die Mittel im Rahmen eines
Zuwendungsrechtsverhältnisses weiter an den sogenannten Letztempfänger. Der Dritte, also der
Letztempfänger, muss ebenfalls sämtliche zuwendungsrechtlichen Bestimmungen einhalten,
insbesondere hat er entsprechende Nachweispflichten. Die allgemeinen Nebenbestimmungen der
ANBest-P/G sowie die besonderen Nebenbestimmungen aus dem Zuwendungsbescheid gelten
ebenfalls für den Dritten (Bestandteil des privatrechtlichen Weiterleitungsvertrages). Des Weiteren ist
die Prüfung der Erfüllung des Zuwendungszweckes für die weitergeleiteten Fördermittel an den
Letztempfänger durch den Zuwendungsempfänger zu dokumentieren.
Zur Durchführung der Weiterleitung beachten Sie bitte folgende Hinweise:
- Der Erstempfänger darf die Mittel nur zur Projektförderung weitergeben.
- Grundsätzlich können die Mittel vom Erstempfänger nur in privatrechtlicher Form
weitergegeben werden. Handelt es sich bei dem Zuwendungsempfänger jedoch um eine
juristische Person des öffentlichen Rechts, die Verwaltungsakte erlassen darf, kann die
Weiterleitung der Zuwendung auch in öffentlich-rechtlicher Form (Verwaltungsakt) erfolgen.
- Die Weiterleitung erfolgt direkt zwischen Erstempfänger und dem Letztempfänger ohne
Einschaltung von weiteren Personen.
- Vor Weiterleitung der Zuwendung ist zu prüfen, dass bei dem Letztempfänger eine
ordnungsgemäße Geschäftsführung gesichert erscheint und er in der Lage ist, die
Verwendung der Mittel bestimmungsgemäß nachzuweisen. Der Letztempfänger hat hierfür
auch eine projektbezogene Kostenstellenrechnung innerhalb seiner Buchhaltung einzurichten.
- Das Projekt des Letztempfängers darf noch nicht begonnen worden sein; ausgenommen, der
Maßnahme wurde die Genehmigung zum vorzeitigen Maßnahmebeginn vom Erstempfänger
zu einem Zeitpunkt erteilt, zu dem der Erstempfänger bereits einen Zuwendungsbescheid für

diese Maßnahme erhalten hatte. Soweit dem Erstempfänger noch keine Bewilligung aber die
Genehmigung des vorzeitigen Maßnahmebeginns vorliegt, kann der Erstempfänger dem
Letztempfänger eine Genehmigung zum vorzeitigen Maßnahmebeginn erteilen, soweit die
Weiterleitung Gegenstand des Antrages des Erstempfängers ist.
- Der privatrechtliche Vertrag zwischen Zuwendungsempfänger und Letztempfänger ist in
schriftlicher Form abzuschließen und muss folgenden Inhalt haben:
• die genaue Bezeichnung des Letztempfängers
• die Zuwendung muss als nicht rückzahlbarer Zuschuss bis zu einer maximalen Höhe des
im Zuwendungsbescheid ermächtigten Betrages weitergereicht werden
• die Zuwendung ist zweckgebunden, d.h. nur für die Realisierung der thematischen Zielstellung
der jeweiligen ESF-Förderrichtlinie beim Letztempfänger einzusetzen
• das Maßnahmeende des Teilprojektes darf den Bewilligungszeitraum der Gesamtmaßnahme
nicht überschreiten
• die Modalitäten zur Abwicklung des Teilprojektes, zur Zahlung der Zuwendungen, zur
beleghaften Prüfung der Mittelabrufe und des Verwendungsnachweises müssen
beschrieben werden
• Prüfungsrechte für den Erstempfänger, die Bewilligungsbehörde, den Landesrechnungshof,
das MASF, die ESF-Prüfbehörde und ESF-Bescheinigungsbehörde, die Kommission
der Europäischen Union sowie den Europäischen Rechnungshof bzw. von ihnen
benannte Vertreter müssen eingeräumt werden. Es ist darauf hinzuweisen, dass Vor-Ort-
Kontrollen jederzeit, auch unangemeldet, erfolgen können
• bei allen Veranstaltungen sind Teilnehmerlisten zu führen
• die Beihilferegelungen der EU müssen beachtet und während des Projektzeitraumes
laufend überprüft werden
• die ESF-Fördergrundsätze müssen Gegenstand des Weiterleitungsvertrages sein
• die Verwaltungsvorschriften (VV) zu § 55 Landeshaushaltsordnung (LHO) sind bei der
Vergabe von Liefer- und Dienstleistungssaufträgen zu beachten
• die Informations- und Publizitätspflichten gemäß den Verordnungen (EG) Nr. 1083/2006
und 1828/2006 sind zu beachten
• die Aufbewahrungsfristen für alle Projektunterlagen sind festzuschreiben
- Es sind Gründe für den Rücktritt vom Vertrag zu vereinbaren. Wichtige Gründe für den
Rücktritt liegen vor, wenn die Voraussetzungen für den Vertragsabschluss nachträglich
entfallen sind, der Abschluss des Vertrages durch Angaben des Letztempfängers zustande
gekommen ist, die in wesentlicher Beziehung unrichtig und unvollständig waren, oder der
Letztempfänger seinen Verpflichtungen nicht nachkommt.
- Es ist die Anerkennung der Gründe für einen Rücktritt vom Vertrag, für Rückzahlungsverpflichtungen
und Rückzahlungsregelungen durch den Letztempfänger zu vereinbaren.
- Es sind Regelungen für die Verzinsung von Rückzahlungsansprüchen zu treffen. Die
Bestimmungen der ANBest-P/G sind für den Letztempfänger bindend.
2. Was bedeutet Vergabe von Aufträgen?
Der Zuwendungsempfänger kann zur Durchführung von Projektaufgaben externe Dienstleister
beauftragen. Auch ein Empfänger weitergeleiteter Mittel nach Punkt 1 (Letztempfänger) kann externe
Dienstleister beauftragen, sofern dies in seinem Zuwendungsbescheid nicht ausgeschlossen ist.
Bei der Vergabe von Aufträgen an Dritte zur Erfüllung des Zuwendungszwecks wird ein
Leistungsaustauschverhältnis begründet, in dem der leistungserbringende Dritte für seine Tätigkeit
vom Zuwendungsempfänger ein Entgelt erhält. Der Zuwendungsempfänger kann Aufträge vergeben,
wenn er bestimmte Aktivitäten zur Zielerreichung seines Konzepts nicht selbst erbringen kann (bspw.
Studien, wissenschaftliche Begleitung, besondere Qualifizierungsbestandteile, besondere sonstige
Leistungen).

Dagegen liegt kein Anlass zur Vergabe von Leistungen an Dritte vor, wenn der
Zuwendungsempfänger die für die Zielerreichung notwendigen Leistungen selbst erbringt oder die
Leistungen, die er nicht erbringen kann, bereits im Projektkonzept dem Leistungsprofil eines
Kooperationspartners zugeordnet worden sind und hierfür eine Weiterleitung von Fördermitteln gemäß
Punkt 1 vorgesehen ist.
Zur Beurteilung der Notwendigkeit einer Vergabe von Leistungen an externe Dritte wird deshalb aus
Gründen des Gebots des sparsamen und wirtschaftlichen Umgangs mit Fördermitteln durch die
Bewilligungsstelle regelmäßig überprüft, ob das Konzept eher
- aufgrund besonderer professioneller Anforderungen auf den Einkauf bestimmter
Leistungsbestandteile am Markt angewiesen ist (Leistungsaustausch im Rahmen einer
Vergabe von Leistungen) oder
- auf einer Kooperation von Partnereinrichtungen aufbaut (Weiterleitung).
Gemäß Ziffer 3.1 der ANBest-P und ANBest-G sowie nach Maßgabe der Bewilligungsbescheide und
der ESF-Fördergrundsätze muss dem Abschluss eines Dienstleistungs- und Liefervertrages
unabhängig von der Höhe der Zuwendung grundsätzlich ein Vergabeverfahren entsprechend der
jeweils anzuwendenden Vergabeordnung vorausgehen. Dabei sind die VV zu § 55 LHO entsprechend
anzuwenden. Aufträge sind danach im Wettbewerb sowie auf transparente und nicht diskriminierende
Art und Weise zu vergeben.
Die potenziellen Bieter sind vom Zuwendungsempfänger aufzufordern, Angebote einzureichen. Der
Aufforderung zur Abgabe eines Angebots ist grundsätzlich eine schriftliche Beschreibung der
erforderlichen Leistung beizufügen. Die Bieter erstellen auf der Grundlage dieser
Leistungsbeschreibung ihre Angebote, um deren Vergleichbarkeit zu gewährleisten.
Es werden folgende Vergabearten unterschieden:
1. Bei einer öffentlichen Ausschreibung werden Leistungen im vorgeschriebenen Verfahren nach
öffentlicher Aufforderung einer unbeschränkten Zahl von Unternehmen zur Einreichung von
Angeboten vergeben.
2. Bei einer beschränkten Ausschreibung werden Leistungen im vorgeschriebenen Verfahren nach
Aufforderung einer beschränkten Zahl von Unternehmen zur Angebotseinreichung vergeben.
3. Bei einer Freihändigen Vergabe werden die Leistungen ohne ein förmliches Verfahren vergeben.
Eine Aufforderung zur Angebotsabgabe kann sogar telefonisch erfolgen.
Sowohl die öffentliche, als auch die beschränkte Ausschreibung erfordern ein formelles Verfahren mit
festgelegten Fristen. Die Fristen sind bei einer Planung der Projekte zu berücksichtigen.
Bei der Auswahl der Vergabeart muss man sich an den in den VV zu § 55 LHO festgelegten
Auftragswerten orientieren. Die Wertgrenzen umfassen die geschätzten Auftragswerte ohne die
jeweils geltende Umsatzsteuer (VV zu § 55 LHO, Nr. 1.5).
Es gelten folgende Auftragswerte:
bis 500 €
Preiserkundung zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots, die
Preiserkundung und die Entscheidung für das wirtschaftlichste
Angebot ist zu dokumentieren
500,01 - 20.000 € Freihändige Vergabe, mindestens 3 Angebote, Vergabevermerk
oder beschränkte Ausschreibung ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb,
mindestens 5 Angebote, Vergabevermerk
ab 20.000,01 €
ab 200.000,00 €
Öffentliche Ausschreibung, mindestens 5 Angebote, Vergabevermerk
europaweite Öffentliche Ausschreibung notwendig.

Für Freihändige Vergaben gelten folgende Verfahren:
Bei Aufträgen über 500 EUR ist das Verfahren und das Ergebnis der Preisermittlung stets in einem
den Anforderungen der jeweils anzuwendenden Vergabeordnung entsprechenden Vergabevermerk
aktenkundig zu machen. Daneben bestehende Dokumentationspflichten gemäß der jeweils
anzuwendenden Vergabeordnung (z.B. VOF oder VOL/A) bleiben hiervon unberührt.