Asyl und Nothilfe Leitfaden für das Erstellen von ...

Sicherheitsdirektion Kanton Zürich
Kantonales Sozialamt
Asylkoordination
Asyl und Nothilfe
Leitfaden für das Erstellen von Quartalsabrechnungen
Gültig ab 1. April 2013
Schaffhauserstr. 78, Postfach, 8090 Zürich
Telefon 043 259 24 41, Fax 043 259 51 07

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Inhalt
1. Abrechnung für sozialhilfeabhängige Personen des Asylrechts ................................ 3
1.1. Beiträge an die Gemeinden für Asylaufgaben .................................................... 3
1.1.1. Dauer und Höhe .................................................................................... 3
1.1.2. Anrechnung von Einkommen.................................................................. 4
1.2. Gesundheitskosten .......................................................................................... 5
1.2.1. Grundsatz ............................................................................................. 5
1.2.2. Beginn und Ende ................................................................................... 6
1.2.3. Abrechnungsformular ............................................................................. 6
1.2.4. Prämienverbilligung ............................................................................... 7
1.2.5. Zahnarzt ................................................................................................ 7
2. Abrechnung für Personen ohne Aufenthaltsrecht (Nothilfe) ...................................... 8
2.1. Beiträge an die Gemeinden für die Auslagen der Nothilfe .................................. 8
2.1.1. Dauer und Höhe .................................................................................... 9
2.2. Gesundheitskosten .......................................................................................... 9
2.2.1. Grundsatz ............................................................................................. 9
3. Abrechnungen und Finanzaufsicht ........................................................................ 10
3.1. Abrechnungen allgemein ................................................................................ 10
3.1.1. Frist zur Einreichung ............................................................................ 10
3.1.2. Numerische Auflistung / Berücksichtigung der Familieneinheit .............. 10
3.1.3. Form der Datenerfassung .................................................................... 10
3.1.4. Verbindlichkeit der Abrechnungsformulare ............................................ 11
3.2. Finanzaufsicht ................................................................................................ 11
3.2.1. Grundsatz, Revision, Rückforderungen ................................................ 11

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1. Abrechnung für sozialhilfeabhängige Personen des Asylrechts
Für die den Gemeinden zugewiesenen Asylsuchenden, welche auf Unterstützung
angewiesen sind, erhalten die Gemeinden vom Kanton einen Beitrag. Es handelt sich
hierbei um einen Beitrag an die Unterbringungs-, Unterstützungs- und Betreuungskosten.
Die Geltendmachung der Pauschale durch die Gemeinden bzw. die Abrechnung
erfolgt mittels den von der Asylkoordination zur Verfügung gestellten Formularen
auf elektronischem Weg.
Die Ansätze der Beiträge werden jeweils gegen Ende eines Jahres für das Folgejahr
bekannt gegeben.
1.1. Beiträge an die Gemeinden für Asylaufgaben
Der Kanton vergütet den Gemeinden bzw. Leistungserbringern einen Beitrag während
der Dauer des Asylverfahrens. Die Pauschale wird pro Person und Tag ausgerichtet.
1.1.1. Dauer und Höhe
Die Beiträge werden ab dem Tag der Zuweisung ausgerichtet bis
- eine Person die Schweiz definitiv verlassen hat (Tag der Abreise oder Rückführung
in den Heimat- oder Drittstaat).
- eine Person unkontrolliert abgereist ist. Als Datum der unkontrollierten Abreise
gilt der Tag des Verschwindens. Kann dieser Tag nicht anders bestimmt werden,
gilt als Tag des Verschwindens derjenige Tag, an dem sich eine Person
zur Auszahlung von Sozialhilfeleistungen oder zur Kontrolle der Anwesenheit
hätte melden müssen und nicht erschienen ist. Dabei wird bei den Gemeinden
mindestens eine monatliche Anwesenheitskontrolle vorausgesetzt. In jedem
Fall dürfen die Pauschalen dem Kanton nur dann in Rechnung gestellt werden,
wenn die Leistungen berechtigterweise erbracht wurden oder anrechenbare
Auslagen entstanden sind.
- zum Tag, an dem ein Nichteintretens- oder ein ablehnender Asylentscheid mit
Wegweisungsverfügung rechtskräftig wurde oder die vorläufige Aufnahme
rechtskräftig aufgehoben wurde. Die Kosten von allfällig zu leistender Nothilfe
werden danach auf der Nothilfeabrechnung aufgeführt.
- zum Tag, an dem die vorläufige Aufnahme erfolgte.
- zum Tag, an dem die Flüchtlingseigenschaft anerkannt wurde.

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- eine ausländerrechtliche Aufenthaltsbewilligung erteilt wurde oder ein Anspruch
darauf besteht. Ein Anspruch auf Erteilung einer Aufenthaltsbewilligung
entsteht insbesondere, wenn eine asylsuchende Person einen Schweizer Bürger
resp. eine Schweizer Bürgerin oder eine ausländische Person mit Niederlassungsbewilligung
C heiratet. Die Kostenerstattungspflicht endet mit dem
Datum der Heirat.
- zur Sozialhilfeunabhängigkeit.
- zum Todestag.
Bei der Anzahl in Rechnung zu stellender Tage, ist der Tag, an dem die Unterstützung
geendet hat, nicht mit einzurechnen.
1.1.1.1. Haft, Spitalaufenthalt
Keine Beiträge werden ausgerichtet:
Bei einem Spitalaufenthalt ab dem 31. Tag
Bei Personen in Haft
1.1.2. Anrechnung von Einkommen
1.1.2.1. Grundsatz
Die Einnahmen und Ausgaben sind getrennt voneinander, ohne gegenseitige Verrechnung,
in voller Höhe auszuweisen. Das ganze verfügbare Einkommen ist vollumfänglich
anzurechnen bzw. dem Kanton gutzuschreiben. Es gilt das Subsidiaritätsprinzip.
1.1.2.2. Berechnung des Nettoeinkommens
Das Nettoeinkommen berechnet sich für jede Person aus dem massgeblichen
Bruttoeinkommen (in der Regel AHV-pflichtiges Einkommen) inkl. allfälliger Zulagen,
unter Berücksichtigung folgender Abzüge:
- Sozialversicherungsbeiträge
- Erwerbsunkosten von Fr. 500.-- pro Monat und Vollzeitstelle (anteilmässige
Anrechnung bei Teilzeit). Damit sind die mit einer Erwerbstätigkeit zusammenhängenden
Gewinnungskosten abgegolten. Bei Lehrlingen und Praktikastellen
können die Erwerbsunkosten ebenfalls abgezogen werden.
Bei Ersatzeinkommen (wie Taggelder oder Renten der Arbeitslosen-, Unfalloder
Invalidenversicherung) sowie bei Ausbildungsbeiträgen (Stipendien) entfällt
der Abzug für Erwerbsunkosten.
- Sonderabgabe
Ergibt sich pro Monat ein Nettoeinkommen von weniger als Fr. 200.--, so ist dieses
nicht abzurechnen.

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1.1.2.3. Abrechnungsformular
In der Kolonne F sind alle Eigenleistungen von Asylsuchenden sowie alle Leistungen
Dritter (inkl. Nachzahlungen) bei der Abrechnung vollständig aufzuführen. Alle
Einträge müssen mit dem entsprechenden Code versehen sein. Nicht codierte
Einträge führen zu Rückfragen durch den Kanton, was zu Verzögerungen der
Auszahlung führt. Die Einträge in der Kolonne F sind der jeweiligen Person zuzuordnen.
Die entsprechenden Belege sind in Kopie beizulegen.
Code-Liste:
1 = Nettolohn aus Erwerb
2 = Leistungen der ALK / KV / UV, inkl. Nachzahlungen
3 = Leistungen der AHV / IV / EL, inkl. Nachzahlungen
4 = familienrechtliche Unterhaltszahlungen & Verwandtenunterstützung
5 = übrige
1.2. Gesundheitskosten
Die Kollektivkrankenkasse für Personen aus dem Asylbereich ist die Helsana Versicherungen
AG.
Die Prämienhöhe wird jeweils gegen Ende eines Jahres für das Folgejahr bekannt
gegeben.
1.2.1. Grundsatz
Bei ganz- oder teilweise sozialhilfeabhängigen Personen sorgt der Kanton für die
Kranken- und Unfallversicherung. Der Kanton hat eine Kollektivversicherung abgeschlossen
mit einem Gate-Keeping Modell. Die Krankenversicherung übernimmt
demnach nur Leistungen, welche vom zuständigen Grundversorger, dem Asyl-
Hausarzt erbracht, durch diesen veranlasst oder koordiniert worden sind. Leistungen
und Medikamente ausserhalb des Grundleistungskataloges (Nichtpflichtleistungen)
werden weder von der Krankenversicherung noch vom Kanton übernommen.
Prämienausstände der obligatorischen Krankenversicherung aus einer vorangehenden
Sozialhilfeunabhängigkeit sowie Kosten für Zusatzversicherungen werden
vom Kanton nicht übernommen. Besteht als Folge von Prämienausständen eine
Leistungssperre, muss diese zuerst durch die zuständige Gemeinde aufgehoben
werden, bevor die Leistungen der Kollektivversicherung zum Tragen kommen.

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1.2.2. Beginn und Ende
Die Versicherung beginnt rückwirkend auf den 1. des Monats der Gesuchstellung
um Asyl oder der Gewährung vorübergehenden Schutzes.
Die Versicherung endet jeweils am Ende des Monats, wenn eine Person:
- die Schweiz definitiv verlassen hat.
- unkontrolliert abgereist ist.
- gestorben ist.
Bei folgenden Fällen muss auf Beginn des Folgemonats des Ereignisses, ein
Übertritt in eine Einzelversicherung durch die Betreuungsorganisation veranlasst
werden:
- Bei Sozialhilfeunabhängigkeit
- Bei der Erteilung einer vorläufige Aufnahme
- Bei der Anerkennung der Flüchtlingseigenschaft
- Bei der Erteilung einer ausländerrechtliche Aufenthaltsbewilligung oder wenn
ein Anspruch darauf besteht. Ein Anspruch auf Erteilung einer Aufenthaltsbewilligung
entsteht insbesondere dann, wenn eine asylsuchende Person einen
Schweizer Bürger bzw. eine Schweizer Bürgerin oder eine ausländische Person
mit Niederlassungsbewilligung C heiratet.
Die Versicherung wird bei einem Nichteintretensentscheid gemäss Art. 34 Abs. 2
lit. d des Asylgesetzes (Dublin-Fälle) jeweils auf Ende des Monats des Datums der
Rechtskraft sistiert.
1.2.3. Abrechnungsformular
- Spalte C: Gesundheitskosten für Kollektivversicherte
Die Leistungserbringer (Asylhausärzte, Spezialärzte u. Spitäler) sind angewiesen,
alle erbrachten Leistungen, gemäss Grundleistungskatalog KVG, direkt mit der
Helsana abzurechnen. Können die Leistungserbringer mangels Konkordatsnummer
nicht direkt mit der Helsana abrechnen, müssen die Rechnungen durch die
Betreuungsorganisationen bezahlt und auf der Quartalsabrechnung unter Spalte
C, pro Code kumulativ, aufgeführt werden.
Bei den nachfolgend erwähnten Leistungen, kann die Helsana keine Direktzahlung
vornehmen. Auch diese Rechnungen müssen jeweils von den zuständigen
Betreuungsorganisationen bezahlt und auf der Quartalsabrechnung unter Spalte
C, pro Code kumulativ, aufgeführt werden. Den Quartalsabrechnungen sind
immer alle Rechnungen, inkl. ärztliche Verordnungen und Rezepte, beizulegen.
Code-Liste:
1 = Orthopädie, Hörgeräte, bar bezahlte Medikamente, Diverses
2 = Spitex, Heime (Alters- und Pflegeheim)
3 = Spital- und Transport (Austrittsmedikamente)
4 = Labor, Brillen: Kosten für einfache Gläser; Gestelle: Kosten bis max. Fr. 150.-

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- Spalte B: Gesundheitskosten für Einzelversicherte (Prämien- & Leistungsabrechnungen)
Der Kanton kann in Ausnahmefällen die Prämien (Grundversicherung) von
einzelversicherten Personen übernehmen. In der Spalte B können pro Person
und pro Quartal das Prämientotal aufgeführt werden. Zur besseren Übersicht
benutzen Sie für die Leistungsabrechnungen (Selbstbehalte/Franchise) eine
separate Zeile. Der Quartalsabrechnung sind immer die entsprechenden Prämien-
und Leistungsabrechnungen (Kopie) beizulegen.
1.2.4. Prämienverbilligung
Solange der Kanton die Krankenkassenprämien übernimmt, ist der Anspruch von
Asylsuchenden auf Prämienverbilligungsbeiträge sistiert.
1.2.5. Zahnarzt
Der Kanton vergütet die von der obligatorischen Krankenpflegeversicherung oder
anderen Versicherungseinrichtungen nicht übernommenen Kosten für notwendige
zahnmedizinische Behandlungen. Es werden Zahnbehandlungskosten (Zahnarztkosten,
Kosten für zahntechnische Arbeiten, Material, Medikamente), welche für
die Schmerzbekämpfung und Zahnerhaltung notwendig sind, übernommen. Die
Zahnarztkosten werden kumulativ in der Spalte D eingetragen.
Übersteigen die Behandlungskosten voraussichtlich den Betrag von Fr. 600.-, so
ist vorgängig mit dem vom behandelnden Zahnarzt ausgefüllten Formular ein Kostengutsprachegesuch
einzureichen. Aktuelle Röntgenbilder sind dem Gesuch beizulegen.
Gesuche sind zu richten an:
Kantonales Sozialamt
Abteilung Asylkoordination
Postfach
8090 Zürich
Das vom Vertrauenszahnarzt geprüfte Gesuch wird zusammen mit der Stellungnahme
innert nützlicher Frist zurückgesandt.

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2. Abrechnung für Personen ohne Aufenthaltsrecht (Nothilfe)
Gemäss Art. 12 BV besteht ein Recht auf Hilfe in Notlagen. Wer in Not gerät und
nicht in der Lage ist, für sich zu sorgen, hat Anspruch auf Hilfe und Betreuung und
auf die Mittel, die für ein menschenwürdiges Dasein unerlässlich sind. Dieses Grundrecht
gilt auch für ausländische Staatsangehörige, die sich illegal in der Schweiz aufhalten.
Die Ursachen der Notlage sind unerheblich. Nothilfe gewährleistet Obdach,
Nahrung, Kleidung und die medizinische Notfallversorgung. Auf darüber hinausg e-
hende Hilfe besteht kein Anspruch. Ausländerinnen und Ausländer, welche über keine
Aufenthaltsberechtigung in der Schweiz verfügen, fallen unter § 5c SHG bzw. unter
die Nothilfeverordnung.
Bei der Unterstützung von Personen gemäss Nothilfeverordnung sind folgende Personengruppen
zu unterscheiden:
rechtskräftig abgewiesene Asylsuchende,
Asylsuchende, die ihr Gesuch zurückgezogen haben,
Personen, auf deren Asylgesuch rechtskräftig nicht eingetreten worden ist (NEE),
Personen, denen die vorläufige Aufnahme entzogen wurde.
Diese Personen fallen unter den so genannten Sozialhilfestopp im Asylrecht. Sobald eine
Person rechtskräftig weggewiesen ist, ist sie verpflichtet auszureisen und hat nur
noch Anspruch auf Nothilfe gemäss Nothilfeverordnung.
2.1. Beiträge an die Gemeinden für die Auslagen der Nothilfe
Der Kanton vergütet den Gemeinden bzw. Leistungserbringern die Auslagen der
Nothilfe. Die Nothilfe umfasst Unterkunft, Nahrung, Kleidung, die Möglichkeit zur
Körperpflege sowie die medizinische Notversorgung. In der Regel wird sie in dafür
bezeichneten Unterkünften des Kantons gewährt und in Form von Sachleistungen
ausgerichtet (§ 2 Nothilfeverordnung). Wo dies nicht möglich ist, vergütet der Kanton
den Gemeinden einen Beitrag während der Dauer der Nothilfe. Die Pauschale wird
pro Person und Tag ausgerichtet.
Die Ansätze der Beiträge für Nothilfe werden jeweils gegen Ende eines Jahres für
das Folgejahr bekannt gegeben.

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2.1.1. Dauer und Höhe
Die Beiträge können auf der Nothilfeabrechnung geltend gemacht werden, ab dem
Tag der Rechtskraft des Nichteintretensentscheids oder des negativen Entscheids
oder des Erlöschens der vorläufigen Aufnahme, bis eine Person
- die Schweiz definitiv verlassen hat (Tag der Abreise oder Rückführung in den
Heimat- oder Drittstaat)
- oder unkontrolliert abgereist ist. Als Datum der unkontrollierten Abreise gilt der
Tag des Verschwindens. Kann dieser Tag nicht anders bestimmt werden, gilt
als Tag des Verschwindens derjenige Tag, an dem eine Person die Auszahlung
der Nothilfe hätte entgegennehmen müssen und nicht erschienen ist. Dabei
wird bei den Gemeinden mindestens eine wöchentliche Anwesenheitskontrolle
vorausgesetzt. In jedem Fall dürfen die Pauschalen dem Kanton nur
dann in Rechnung gestellt werden, wenn die Leistungen berechtigterweise erbracht
wurden oder anrechenbare Auslagen entstanden sind.
- oder gestorben ist.
Für Personen in Haft und bei Spitalaufenthalt werden keine Nothilfebeiträge ausgerichtet.
2.2. Gesundheitskosten
Die Kollektivkrankenkasse für Nothilfebeziehende ist die Helsana Versicherungen
AG.
Die Prämienhöhe wird jeweils gegen Ende eines Jahres für das Folgejahr bekannt
gegeben.
2.2.1. Grundsatz
Grundsätzlich sind Nothilfebezüger krankenversichert. Der Kanton hat eine Kollektivversicherung
abgeschlossen mit einem Gate-Keeping Modell. Die Krankenversicherung
übernimmt demnach nur Leistungen, welche vom zuständigen Asyl-
Hausarzt erbracht, durch diesen veranlasst oder koordiniert worden sind. Leistungen
und Medikamente ausserhalb des Grundleistungskataloges (Nichtpflichtleistungen)
werden weder von der Krankenversicherung noch vom Kanton übernommen.
Dem Kanton können die Kosten für die notwendige medizinische Versorgung sowie
notwendige zahnmedizinische Behandlungen in der Spalte C in Rechnung gestellt
werden. Der Quartalsabrechnung sind immer die entsprechenden Rechnungskopien
beizulegen.

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3. Abrechnungen und Finanzaufsicht
3.1. Abrechnungen allgemein
3.1.1. Frist zur Einreichung
Die Abrechnungen sind dem Kanton innert 30 Tagen nach Ablauf des Quartals
einzureichen. Die Ersteller bestätigen die Richtigkeit der Abrechnungen mit deren
Stempel und Unterschrift. Die Abrechnungen sind zusätzlich zur Einreichung in
Papierform auch mittels elektronischer Form (CSV-Datei) dem Kanton zu übermitteln.
3.1.2. Numerische Auflistung / Berücksichtigung der Familieneinheit
Alle Abrechnungslisten müssen in numerischer Reihenfolge (nach N-Nummer aufsteigend)
sortiert sein. Die Familieneinheit (Auflistung aller Familienangehörigen
nacheinander, pro Person eine Zeile) muss berücksichtigt werden. Die Summe aller
pro Familieneinheit aufgeführten Ausgaben muss auf jedem Formular in der
jeweiligen Kolonne E „Total der Ausgaben…“ ersichtlich sein.
Die beigelegten Belege zu jeder Ausgabe und Einnahme sind spaltenweise in der
Reihenfolge der abgerechneten Personen zu sortieren.
Es genügen gut lesbare Kopien von Rechnungen, Quittungen, Rezepten, Lohnausweisen,
Verfügungen usw. Die Originale verbleiben bei den Gemeinden. Es
können auch alle Belege in eine PDF-Datei eingescannt und zusammen mit der
CSV-Datei eingereicht werden.
3.1.3. Form der Datenerfassung
Die Personen sind in der Datenbank so zu erfassen, dass in der CSV-Datei die N-
Nummern ohne "N", ohne Punkte, ohne Apostrophe und ohne Leerschläge erfasst
werden. Analoges gilt für die BFM-Nummer.
Wenn die Abrechnung erstellt ist, ist die CSV-Export-Datei für den Versand an den
Kanton zu sichern. Dann kann der Papierausdruck erstellt werden. Die CSV-
Export-Datei muss mit den Papierformularen identisch sein.

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3.1.4. Verbindlichkeit der Abrechnungsformulare
Die Abrechnungsformulare für sozialhilfeabhängige Personen aus dem Asylbereich
und für ausländische Personen ohne Aufenthaltsrecht (Nothilfe) sind in ihrem
tabellarischen Aufbau und der Darstellung verbindlich. Abrechnungen welche diesen
Vorgaben nicht entsprechen, können nicht behandelt werden.
Die Inhalte von Papierabrechnung und der CSV-Datei müssen zwingend identisch
sein, um bearbeitet werden zu können. Andernfalls werden die Unterlagen nicht
verarbeitet und der Gemeinde retourniert.
3.2. Finanzaufsicht
3.2.1. Grundsatz, Revision, Rückforderungen
Der Kanton prüft die subventionsrechtlich korrekte Verwendung und die vorschriftsgemässe
Abrechnung der Kantonsbeiträge. Er kann zudem bei den Gemeinden
Prüfungen durchführen. Der Kanton kann diese Aufgabe Dritten übertragen.
Der Kanton prüft die Abrechnungen zuerst auf formale Richtigkeit. Ist diese in
Ordnung wird die Zahlung ab Eingang der Abrechnung innert 40 Tagen ausgelöst.
Danach werden die Abrechnungen auf ihre inhaltliche Richtigkeit geprüft. Das Ergebnis
wird den Erstellern, unter Vorbehalt einer allfälligen Revision, mitgeteilt.
Die kantonale Finanzkontrolle, die kantonale Asylkoordination oder von diesen
beauftragte Dritte können jederzeit materiell geprüfte Abrechnungen nachträglich
einer Revision unterziehen.
Rückforderungen aus materiellen Prüfungen und Revisionen werden mit laufenden
bzw. künftigen Guthaben verrechnet.
März 2013
20130221_Leitfaden Abrechnungen Asyl und Nothilfe_V6.doc