E-Brief - RA-Micro

Nr. 91 | Stand: 19.03.2012 | ps
E-Brief
Der E-Brief ist ein Kommunikationsprogramm, das speziell an die Bedürfnisse der deutschen
Anwaltschaft angepasst ist. Bekannte Funktionen aus E-Mail-Programmen werden mit ra-micro
Programmfunktionen vereint, die im Kanzleialltag benötigt werden, um auf elektronischem Weg
professionell Nachrichten auszutauschen. Der E-Brief ist wesentlicher Bestandteil des ra-micro
E-Workflows.
Versand mit vielen Optionen
Wie bei üblichen E-Mails ist es auch beim E-Brief
möglich, an weitere Empfänger Kopien zu
senden.
Der E-Brief kann aber noch viel mehr:
E-Briefe an mehrere Empfänger sind einzeln
personalisierbar.
Wenn Sie beispielsweise an den gegnerischen
Anwalt einen E-Brief senden, fügen Sie im
gleichen Arbeitsschritt einfach Ihren Mandanten
als Empfänger hinzu und ergänzen
Erläuterungen zu diesem Schreiben. Der
gegnerische Anwalt erhält die Urfassung,
wohingegen Ihr Mandant dasselbe Schreiben
samt inhaltlichen Erläuterungen erhält.
Der E-Brief kann direkt an Aktenbeteiligte
(Mandanten, Gegner, zahlreiche Gerichte oder
Behörden und Rechtsschutzversicherungen)
versandt werden.
Die E-Mail Adresse wird entweder aus dem
ra-micro Adressdatenbestand eingelesen oder -
ähnlich dem konventionellen E-Mail-Verkehr -
frei wählbar eingegeben.
Das Archivieren in die E-Akte ist wie der Versand
an einen E-Postkorb Benutzer optional
vorgesehen. Vor dem Postausgang kann der
E-Brief in den Genehmigungsordner eines
Kanzlei-Sachbearbeiters abgelegt werden.
E-Briefe können selbstverständlich – wie Sie es
bei E-Mails gewohnt sind - auch als Entwurf
gespeichert werden, um sie zu einem späteren
Zeitpunkt wieder aufrufen und weiterbearbeiten
zu können.
In der Praxis häufig genutzte Betreffzeilen
können gespeichert und für eine spätere
Verwendung jederzeit wieder eingelesen werden.
Mit dem E-Brief versenden Sie keine
unpersönlichen E-Mails, sondern treten mit
einem professionellen Briefkopf auf. ra-micro
stellt Auswahllisten mit Briefkopfdateien zur
Verfügung. Jede Kanzlei kann den passenden
Briefkopf individuell gestalten.
Der E-Brief

Sicherheit beim E-Brief
Durch die Verschlüsselung von Anhängen
können ohne Sicherheitsbedenken auch
vertrauliche Informationen über das Internet
versandt werden.
Optional können die Anlagen oder der
E-Brief selbst qualifiziert elektronisch signiert
werden (digitale Unterschrift). Sind dem E-Brief
mehrere Anlagen beigefügt worden, kann
gewählt werden, welche dieser Anlagen signiert
werden soll.
Sie benötigen lediglich eine entsprechende
Signaturkarte sowie ein Kartenlesegerät. Die
kostenlose Signatur-Software SecSigner ist im
Lieferumfang enthalten.
Ein Vorteil besteht z. B. darin, dass Sie Klagen
über diesen Weg rechtswirksam einreichen
können, ohne dass diese gedruckt werden
müssen - vorausgesetzt, die angesprochenen
Gerichte sind an das Elektronische Gerichts- und
Verwaltungspostfach (EGVP) angeschlossen.
Voraussetzungen für die
Nutzung des E-Briefes
Der E-Brief Absender muss lediglich seine pop3,
IMAP oder Microsoft Exchange-Server E-Mail-
Account-Daten in die ra-micro E-Mail-
Kontenverwaltung eintragen.
Der Adressat benötigt zum Empfang von
E-Briefen keine speziellen Zugangsdaten oder
Programme. Seine normale E-Mail-Adresse ist
dafür ausreichend.
Lediglich zum Öffnen von ggf. verschlüsselten
Anhängen muss eine Zusatzsoftware beim
Empfänger installiert werden, die er über
www.ra-micro.de herunterladen kann.
Über ra-micro empfangene E-Briefe werden
automatisch entschlüsselt.
Elektronische Kommunikation
mit Rechtschutzversicherungen
Am ra e vs Dienst teilnehmende Rechtschutzversicherungen
werden direkt mit dem E-Brief
angesprochen.
Bei elektronischen Deckungsanfragen können die
versendeten Informationen dann in der Regel in
den EDV-Anlagen der Versicherer automatisiert
weiterverarbeitet werden, was zu schnelleren
Reaktionen führt.