praxis - RA-Micro

Die E-Akte ist das Herzstück elektronischer
Aktenführung
Der Zugriff auf die Akte – zur Bearbeitung der Angelegenheit
– ist über das E1 „DMS-Archiv“ möglich.
Grundsätzlich soll die E-Akte nicht anders geführt
werden als die Papierakte, sie ist ein Abbild der Papierakte.
Der weitestgehende Umstieg auf elektronische Akteninhalte
hat mehrere Vorteile: Über das ra-micro
DMS sind die Akten schneller im Zugriff, die tägliche
Suche nach der Papierakte entfällt. Mandantentelefonate
bzw. –rückrufe verkürzen sich oder werden
überflüssig, da relevante Unterlagen schneller am
Bildschirm zur Verfügung stehen. Die Anwaltskanzlei
wirkt kompetenter, als wenn am Telefon eingestanden
werden müsste, dass man gerade nicht auf dem
Laufenden ist.
Kommunikation von Postkorb zu Postkorb
Die Bearbeitung erfolgt wie üblich mit den entsprechenden
ra-micro-Programmen wie Textverarbeitung,
DictaNet-Recorder und -Player, Aktenkonto, Gebühren,
OP-Liste oder ZV Forderungskonto. Z. B.
startet der Anwalt neben seinem Postkorb den Dicta-
Net-Recorder und leitet das Diktat über den DictaNet-
Workflow an die ihm zugeordnete Schreibkraft weiter.
Diese sendet das fertige Dokument nicht an einen
Drucker, sondern zurück in den Postkorb des Anwalts
zur Genehmigung.
Oder Dokumente im Postkorb werden nach Prüfung
mit einer Verfügung an die Sachbearbeiterin geleitet,
beispielsweise zwecks Adress- oder Bonitätsprüfung
über ra e recherche, Kurzbriefantwort, Rechnungslegung
oder Mahnung. Aus den genannten Programmen
können schließlich nicht nur papierne Dokumente
gedruckt werden, vielmehr stellt S5 „ra e brief“ das
geeignete ausschließlich elektronische Kommunikationsmittel
zur Verfügung.
ra e briefe statt Papierpost
Fertige ra e briefe gelangen zunächst in das zentrale
S6 „A-Postfach“ und können entweder gleich oder
zum gewünschten Zeitpunkt durch Klick auf „Senden“
versandt werden. Es ist empfehlenswert, hier die
gleiche zentrale E-Mail-Kanzleiadresse zu konfigurieren
wie für den Posteingang. Entscheidend ist die integrierte
Signaturmöglichkeit des Postausgangs. Sollte
zu diesem Zeitpunkt doch noch Korrekturbedarf
anfallen, so kann der ra e brief auch zurück an einen
Postkorb zur weiteren Bearbeitung gesendet werden.
Das Journal des Postausgangs dokumentiert schließlich
übersichtlich den gesamten Postausgang der
Kanzlei und dient somit als Nachweis und zur Beweissicherung.
Kontakt: Frau Scholz, info@ra-micro-berlin.de
Nützliche Jurasoft-Tools
kurz präsentiert
Wir stellen einige nützliche Software-Tools vor,
mit denen sich der Kanzleialltag noch effizienter
bewältigen lässt.
Domino-Desk
Nach einiger Zeit
stellt sich auf dem
Windows-Desktop
gewöhnlich ein unübersichtliches
Chaos
verschieden ster
Icons her. Mit dem
Domino-Desk lassen
sich diese unordentlichen
„Icon-
Wolken“ in einer
klaren Baumstruktur
sortieren. Die
Icons können einfach
mit der Maus
an den Baum gezogen
und an passender
Stelle fallengelassen
werden. Das
Erscheinungsbild des Domino-Desks lässt sich über
die Einstellungen auf vielerlei Weise anpassen.
Domino benötigt Windows Vista oder Windows 7 und
das Framework 3.5 SP1. Das Tool kann als Home-Variante
kostenlos von der Webseite www.dominodesk.de
heruntergeladen werden, steht ferner in einer
der nächsten ra-micro Versionen integriert zur
Verfügung. Aus dem Tabellenmenü von ra-micro 7
können dann einzelne Programmfunktionen als Icons
auf den Windows-Desktop gezogen oder gleich in
Domino „angedockt“ werden.
DictaNet-Recorder und Player
Das digitale DictaNet-Diktiersystem ermöglicht Aufnahme,
Bearbeitung
und Wiedergabe
von Diktaten
in hoher digitaler
Qualität. Nachträglich
können Passagen
eingefügt werden.
Bei der Auf -
nahme lassen sich
Akteninformation,
Sachbearbeiter,
Länge und Erstellungsdatum, Priorität sowie Bemerkung
mitspeichern. Die Schreibkraft kann den Player
per Fußschalter bedienen und z. B. Abspielgeschwindigkeit
und Lautstärke anpassen. Optional ist der erweiterte
Einsatz mit Spracherkennung (Dragon für
DictaNet).
2 10/2010 praxis